Administración de la Cobranza

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1 Administración de la Cobranza Visión general Introducción Este capítulo se encuentra la estructura que conforma la administración de la cobranza de Líneas Comerciales de GNP. Propósito El propósito de este capítulo es dar a conocer la forma, conductos y medios de cobranza, así como los aspectos más importantes de la misma. 1

2 Tabla Contenido Este capítulo contiene la explicación de los siguientes conceptos: Concepto Página Forma de Pago 3 Conductos de Cobro 4 Conductos de Cobro Automáticos 6 Medios de Cobro 10 Esquema de Cobranza 11 Factura, Comprobantes de pago y Notas de crédito 15 2

3 Forma de Pago Clasificación El Asegurado puede elegir, al contratar su seguro, la forma de pago que le convenga entre las siguientes opciones: Anual 1 pago Semestral 2 pagos Trimestral 4 pagos Mensual 12 pagos Quincenal 24 pagos Catorcenal 26 pagos Decenal 36 pagos Semanal 52 pagos Estas formas de pago dependen, no obstante, del tipo de producto. Recargo por pago fraccionado Como la prima está calculada con base en la forma de pago anual, en las formas de pago semestral, trimestral y mensual se genera un recargo por pago fraccionado, conforme a las políticas vigentes en la Compañía, que se aplica a la prima total del seguro. Cambio de la forma de pago Se puede cambiar de forma de pago solamente antes de cobrar el primer comprobante de pago o al vencimiento de cualquiera de ellos, es decir, cuando se haya devengado completamente un comprobante de pago liquidado. 3

4 Conductos de Cobro Clasificación La cobranza se puede hacer a través de los siguientes conductos: Intermediario del seguro (agente, gerente de zona, corredores o agencias autorizadas por GNP). Transferencia electrónica (TE) Directo en las Oficinas de Servicio o Centro Regional Banco, en sucursal o por Internet (PEB) Domiciliación bancaria Tarjeta de crédito (CAT y CUT) Aplicación de los conductos de cobro El siguiente cuadro resume los conductos de pago. Nota: Se deben conocer las siguientes condiciones ya que la forma de pago determina los conductos de cobro. Conducto Cómo y dónde pagar Cuándo y cómo Líneas Comerciales aplica la póliza TE Directo en GNP Transferencia electrónica de fondos desde cualquier banco a las cuentas bancarias de GNP. A través de cheques directamente en cajas de GNP. Se aplica al siguiente día hábil de que se ingrese la liquidación a GNP. Se aplica el mismo día. Sí aplica Sí aplica PEB Domiciliación En cualquier banca electrónica o sucursal de los siguientes bancos: Banamex (MN) BBVA (MN y USDls) Banorte (MN) HSBC (MN y USDls) Serfin (MN) Autorización de cargo programado a cuenta de cheques y tarjeta de débito mediante el formato integrado en la solicitud de domiciliación. Es operable en todos los bancos. Se aplica al si guiente día hábil de autorización del cargo, sin necesidad de formato. Se aplica el mismo día de la autorización del cargo, sin necesidad de ingresar liquidación a GNP. Sí aplica Aplica sólo si el dueño de la tarjeta / chequera es el contratante o los asegurados en caso de que éstos contribuyan al pago de la prima CAT CUT Autorización de pago programado a tarjetas de crédito afiliadas a Masterd Card, Visa o American Express. Autorización de cargo único a tarjeta de crédito afiliada a Masterd Card, Visa o American Express, llamando a los teléfonos: y (asegurados) y opción 6 (agentes) a través del formato electrónico 4 Se aplica el mismo día de la autorización del cargo, sin necesidad de ingresar liquidación a GNP. Se aplica el mismo día de autorización del cargo, sin necesidad de formato. Aplica sólo si el dueño de la tarjeta es el contratante. Aplica sólo si el dueño de la tarjeta es el contratante. Estos conductos de cobro dependen, no obstante, del tipo de producto

5 Conductos de Cobro Conductos de Cobro Automáticos Los conductos de cobro automáticos son: Transferencias electrónicas Transferencia electrónica Pago en banco - En sucursal - Por Internet Domiciliación bancaria CAT Las transferencias electrónicas se hacen a través de un medio electrónico que agiliza el ingreso y la aplicación de la prima, con lo que se brinda una mayor comodidad al cliente. Requisitos El agente o despacho debe: Proporcionar la referencia bancaria que el sistema Ficha Múltiple genera a través de una macro en excel. Avisar a GNP de las transferencias efectuadas y anexar el comprobante del ingreso a: Área de transferencias del área de Contraloría, Of. Patriotismo Tel ext Dirección de correo Bancos disponibles Hay tres bancos disponibles para esta forma de pago: Banco HSBC Banamex Bancomer Tipo de pago Depósito en banco Transferencia y depósito Depósito en banco Continúa en la siguiente página 5

6 Conductos de Cobro Automáticos, continúa Pago en banco Este conducto permite al Asegurado pagar los importes de sus recibos directamente en la banca electrónica o sucursal bancaria de su preferencia, con la garantía de la aplicación inmediata de su pago mediante el uso de la referencia bancaria anexa en cada comprobante de pago. En sucursal Se entregan los recibos junto con la póliza. Los recibos sirven como ficha de depósito, pues contienen la referencia bancaria del banco que se elegió entre los bancos disponibles. Por Internet Los portales para pagar por Internet son centros disponibles para los cuentahabientes de cada institución bancaria y operan únicamente con cargo a cuenta de cheques. Continúa en la siguiente página 6

7 Conductos de Cobro Automáticos, continúa Pago por Internet Los clientes de Banamex y usuarios de los servicios de BancaNet, pueden pagar por Internet cualquier día de la semana mediante el siguiente procedimiento: https://boveda.banamex.com.mx/serban/ Paso Acción 1 Accesar a BancaNet 2 Registrarse 3 Seleccionar en el menú de la izquierda Pago de Servicios 4 Seleccionar la categoría Seguros 5 Seleccionar Grupo Nacional Provincial 6 Seleccionar la Cuenta Origen 7 Ingresar la referencia y el importe a pagar (mismos que aparecen en el comprobante de pago) 8 El banco asignará un Número de autorización, que sirve como comprobante de la transacción. Continúa en la siguiente página 7

8 Conductos de Cobro Automáticos, continúa Domiciliación bancaria La domiciliación bancaria sustituye el cargo automático a cuenta de cheques (CACH). Este servicio eficienta los procesos de cobranza mediante instrucciones programadas, recurrentes y automáticas con cargo (previamente autorizado por el asegurado) a cuentas de cheques y tarjeta de débito. Para dar de alta el servicio de domiciliación bancaria se debe presentar un formato con los datos indispensables: Nombre del cuentahabiente Clave Bancaria Estandarizada (CLABE) Autorización formal con las firmas de los cuentahabientes Formato para domiciliación bancaria El formato que se utiliza en la domiciliación bancaria es el siguiente: Continúa en la siguiente página 8

9 Conductos de Cobro Automáticos, continúa Cargo automático a tarjeta (CAT) El CAT consiste en hacer cargos periódicos programados a la tarjeta de crédito del asegurado. Cómo establecer el CAT El CAT se establece desde la contratación de la póliza mediante el formato Aceptación de Cargo automático a Tarjeta, firmado por el contratante, quien debe ser el dueño de la tarjeta / chequera. La diferencia entre este conducto y el Cargo único a tarjeta (CUT) es que en este último se carga a la tarjeta una sola vez, sin necesidad de formato, a menos que el importe sea mayor a $35,0000. Formato 9

10 Medios de Cobro Políticas de aceptación Se acepta el pago del asegurado por cualquiera de los siguientes medios: Efectivo, sólo personas físicas Cheque, bancario y de viajero Transferencia electrónica Tarjeta de crédito Tarjeta de débito Con cargo a dividendos generados por la póliza (1) Cuenta de cheques, cargo automático Nota de crédito, cumpliendo con los requisitos fijados por este concepto No se acepta el pago de Intermediarios mediante: Cheque personal Tarjeta de crédito o débito Cargos en el estado de cuenta (1) Nota: en el caso de pago con cargo a Dividendos de Vida, deberá seguirse el procedimiento y políticas para el cálculo, recuperación y control del pago de Dividendos. 10

11 Esquema de Cobranza Clasificación La estrategia Andantis cuenta con los siguientes cinco esquemas de cobranza: Preliquidaciones - Directo en el sistema INFO Remesado Cargas Masivas Cobranza electrónica Pagos renovación garantizada (para autos) Al final de esta sección mencionamos las áreas que brindan soporte para cada uno de estos esquemas. Preliquidación La preliquidación es la selección de pólizas de uno o más asegurados para agrupar los pagos en un solo trabajo. Aplicación La preliquidación se puede llevar a cabo de la siguiente manera: Directo en el sistema INFO Con acceso para... Oficinas de Servicio Usuarios con perfil al módulo de administración Descripción Consiste en seleccionar varios pagos generando un trabajo que se entrega al área de caja para agilizar el registro en línea de los ingresos. Por el portal ContactoGNP - Micro Sitios (para Autos) Con acceso para... Direcciones de agencia Agentes Clientes Descripción Consiste en agrupar varios pagos generando un recibo global y una referencia bancaria para que se efectúen los pagos por depósito bancario. Con ello se busca la aplicación automática. Continúa en la siguiente página 11

12 Esquema de Cobranza, continúa Remesado Este esquema está diseñado para la cobranza programada con calendarios de pagos. Aplicación Se pueden administrar: Nóminas semanales, decenales, catorcenales, quincenales y mensuales Flotillas, Grupos y colectividades de acuerdo con la forma de pago acordada Descripción Este esquema permite: Controlar el negocio desde su instalación Administrar diferentes formas de pago Dar seguimiento a los pagos Controlar la emisión de los recibos subsecuentes y cobrar oportunamente La cobranza se hace mediante Cargas Masivas de pagos y cuenta con todos los reportes de seguimiento, conciliación y resultado de lo procesado. Cargas Masivas Este esquema está diseñado para la cobranza que no está programada al día. Aplicación Las cargas están diseñadas para todos los ramos (volúmenes mayores). Descripción El esquema permite cargar masivamente los pagos; el resultado del proceso se consulta en el sistema, con la opción de extraer los archivos correspondientes. Continúa en la siguiente página 12

13 Esquema de Cobranza, continúa Cobranza electrónica Este esquema está diseñado para la cobranza programada mediante pagos vía cargos a tarjetas de crédito (CAT) débito y chequeras (domiciliación). Aplicación Se puede administrar la cobranza electrónica para: individual y empleados. Descripción Esta cobranza forma parte del Centro de Servicio, que cuenta con un Call Center para el seguimiento y la activación de la cartera que no se haya cobrado en los primeros intentos. Una vez instalada la cobranza, opera en automático. Áreas de soporte Las áreas que brindan soporte para cada esquema de cobranza descrito son: Oficina Oficinas de Servicio Centro de servicio (para autos) Unidad Administradora Front office Está a cargo de... Los esquemas de preliquidaciones Los esquemas de cobranza electrónica (Autos) Los esquemas de Remesado y Cargas Masivas Ventas Medio de comunicación Toda aclaración con los clientes se concentra en los Intermediarios, las Direcciones de Agencia y Ejecutivos de Cuenta de Oficinas de Servicio. 13

14 Esquema de Cobranza, continúa Pagos renovación garantizada Este esquema está diseñado para la cobranza de cuentas por renovar. Aplicación Se puede administrar el esquema de pagos renovación garantizada para Líneas Comerciales y Personales Descripción El esquema emite las pólizas pagadas mediante la identificación del depósito bancario de referencia, identificación que opera tomando diariamente de la base del CAB (sistema de control bancario) las partidas con sus respectivas referencias bancarias. El esquema genera los archivos con la información necesaria para el formato de Cargas Masivas de Contratación y Pagos. Estos archivos se cargan para su emisión y aplicación mediante un proceso nocturno. 14

15 Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito Introducción En esta sección presentamos: Facturas Comprobantes de pago Agrupación de las facturas y los comprobante de pago Notas de crédito Desglose de las filiales Factura Esquema de facturación El esquema de facturación en GNP se alinea a la Reforma fiscal de 2003, por lo que se emite una sola factura por la prima total de la póliza, sea cual fuere la form-a de pago elegida por el asegurado. Políticas La factura debe emitirse: De acuerdo con la vigencia de la póliza, es decir, si ésta es anual, la factura será anual Con la póliza, para las personas morales, y sólo a petición, para personas físicas Si la póliza se modifica o se cancela, se deben generar nuevas facturas que actualicen la versión de la póliza con el mismo esquema de facturación descrito Nota: La facturación depende de la naturaleza del negocio Continúa en la siguiente página 15

16 Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito, continúa Factura Formato Sección Descripción 1 Datos del contratante. 2 Fecha de expedición, forma de pago, moneda y conducto de pago. 3 Descripción del producto adquirido y ramo. 4 Cédula fiscal de GNP. 5 Folio fiscal de la factura, número de la póliza y versión. 6 Vigencia del movimiento. 7 Importe total a pagar. 8 Nombre y clave del agente. Comprobante de pago Políticas Los comprobantes de pago: Deben emitirse con base en la forma de pago seleccionada: el primero a la emisión y los subsecuentes 45 días antes del inicio de su vigencia Tienen como referencia el folio fiscal de la factura global Si la póliza se modifica o se cancela, se deben generar nuevos comprobantes de pago que actualicen la versión de la póliza con el mismo esquema de facturación descrito. Continúa en la siguiente página 16

17 Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito, continúa Comprobante de pago (continúa) Formato Sección Descripción 1 Datos del contratante. 2 Fecha de expedición de la factura y el comprobante, forma de pago, moneda y conducto de pago. 3 Nombre y clave del agente. 4 Referencias bancarias para el pago de primas. 5 Número del comprobante, folio fiscal, número de la póliza y versión. 6 Periodo que cubre. 7 Importe total a pagar y fecha límite de pago. 8 Lugar de expedición. Continúa en la siguiente página 17

18 Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito, continúa Agrupación de facturas y comprobantes de pago Este proceso permite agrupar varias facturas y comprobantes de pago en un solo recibo, cuando el contratante es el mismo y no se mezclan distintos periodos (años fiscales), sin importar si se trata de un grupo o colectividad. El nivel de agrupación, ya sea por negocio, contrato, división, subdivisión o carátula, debe indicarse desde la contratación de la póliza. Ejemplo: Nivel de agrupación Conteo Número de facturas Contratante 1 sólo contratante 1 Carátula 5 carátulas 5 Nota: En el primer comprobante o recibo, la definición de agrupamiento que hagas para la factura es el que aplica para los comprobantes de pago; los subsecuentes se agrupan conforme a los movimientos que generes. Notas de crédito Cuando una póliza se cancela o se modifica, los movimientos que se aplican afectan la prima y generan, además de la póliza, una factura y un comprobante de pago por dicho cambio. Algunos de estos movimientos implican una disminución en la prima, por lo que la factura y el comprobante de pago indican un saldo a favor del asegurado. Estos documentos se denominan Nota de crédito de factura y Nota de crédito de comprobante de pago. Son iguales a la factura y comprobante de pago; lo que los distingue es el saldo a favor del asegurado. 18

19 Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito, continúa Desglose de filiales El desglose de filiales consiste en emitir una factura o comprobante por cada filial o sucursal. Se debe precisar desde la contratación con qué esquema realizas la distribución de filiales, indicando los datos de cada sucursal (RFC, dirección), y el porcentaje que se le debe aplicar a cada una de ellas. 19

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