AUTOMATED ACCOUNTS PAYABLE

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1 AUTOMATED ACCOUNTS PAYABLE

2 Según Aecoc (Asociación Española de Codificación Comercial) las empresas de gran distribución reciben hasta 5 millones de facturas al año, que deben ser pagadas en el plazo y las condiciones establecidas. En el caso de las empresas de un tamaño medio el número anual de facturas recibidas es de unas , según la experiencia de los propios clientes de SGAIM. El informe de 2009 Tecnologías de la información y las Comunicaciones en la empresa española elaborado por el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones establece que el 31,7% de las empresas de 10 o más trabajadores reciben ya facturas en formato electrónico. Automated Accounts Payable de SGAIM Solución completa para la gestión de cuentas a pagar, que integra distintos módulos de servicios de SGAIM, los cuales están creados para dar la mejor solución a cada uno de los pasos necesarios en el proceso de gestión de facturas de proveedor. Con AAP de SGAIM, se centraliza la recepción de las facturas tanto en formato físico como digital enviadas por los proveedores. Aquellas facturas recibidas en formato físico son digitalizadas y posteriormente procesadas según las reglas de negocio específicas de cada cliente, quedando los originales custodiados en los centros operativos de SGAIM. Mediante el servicio Electronic Invoice Solution de SGAIM las facturas electrónicas llegan en los distintos formatos que se manejan en el mercado: EDI o XML, Factura-e (estándar de la AEAT), editran, edifac, x12, ubl y ebxml. Las facturas se reciben a través de correo electrónico, sftp, web service o upload. Se efectúa la comprobación de la validez de la firma electrónica para dar valor legal al documento electrónico y se verifica su no revocación. Posteriormente se realiza la captura inteligente de los campos mediante: reconocimiento óptico de caracteres, mapeado, tecnologías lingüísticas y estadísticas, extrayendo todos los datos necesarios para validar las facturas, contrastándolas con la información de los pedidos almacenados en el ERP del cliente. Intelligent Reconciliation de SGAIM permite el envío de correos automáticos a los diferentes proveedores avisándoles de incidencias para que procedan a corregir la factura emitida. Los emisores de las facturas tienen acceso a la información del ERP de su cliente para saber lo que pueden facturar, los acuerdos comerciales alcanzados o las cotizaciones de sus productos, gracias al servicio de Commercial Dispute Prevention de SGAIM. Finalmente los datos son integrados con la aplicación de negocio del cliente y publicados de forma inmediata en el portal web de SGAIM, TTID, al que tienen acceso tanto proveedores como el departamento de cuentas a pagar del cliente. La contabilización y el pago de la factura, ya conciliada y revisada, se puede hacer con seguridad gracias al módulo de Business Process Management de SGAIM. 02

3 Beneficios de Automated Accounts Payable Reducción de costes en un promedio del 70-80%. Facilidad de consulta de facturas, acuerdos comerciales, pedidos y resto de documentos relacionados con la facturación, gracias a la centralización de la información y su disponibilidad inmediata vía web. Reducción de tiempos en la gestión de facturas para poder obtener descuentos por pronto pago y mejorar el poder de negociación con el proveedor. Incremento en la fluidez del proceso completo debido a la automatización de las tareas. Minimización de los errores al automatizarse el proceso y reducirse la intervención humana. SGAIM ofrece a sus clientes un nuevo servicio de Certificación y fechado con depósito notarial. La aplicación de este servicio en la gestión de facturas es muy amplia, siendo la más representativa la aplicación de digitalización certificada, mediante una solución acreditada por la Agencia Tributaria, con el objeto de permitir a la entidad prescindir de los originales recibidos en papel, en base a la aplicación de la norma EHA/967/2007. Una de las principales ventajas de este servicio es que permite unificar el archivo electrónico de las facturas recibidas tanto en papel como soporte digital con la máxima economía. Además otra de las aplicaciones es la certificación y fechado cualquier comunicación electrónica que se realice a los proveedores. 03

4 Valor añadido a la solución Automatic Account Payable: el Portal de Proveedores de SGAIM. Las empresas de gran distribución que gestionan grandes cantidades de facturas se enfrentan a una importante inversión de tiempo para atender las reclamaciones de los proveedores sobre el estado de sus facturas. Solución SGAIM SGAIM ofrece la posibilidad de poner a disposición de los proveedores (Empresas y Autónomos) de sus clientes un portal para la consulta del estado de las facturas. El objetivo de esta solución es liberar al cliente de SGAIM de dar soporte a las dudas que plantean sus proveedores sobre el estado de sus facturas. La plataforma permite la consulta del estado de los pagos en cualquier momento sin tener que contactar con la empresa que debe realizarlos. SGAIM, tras prestar el servicio de Gestión de Facturas de Proveedores, cuenta con toda la información relevante para poder ofrecer a los proveedores de sus clientes un Portal en el que consultar, por el campo que necesiten, si la factura se ha recibido correctamente, si se ha producido alguna incidencia, si está pendiente de pago, pagada, etc. La solución es de fácil uso e implantación para los proveedores, quienes solo tienen que acceder vía WEB al Portal de Proveedores de SGAIM para ver sus facturas enviadas y el estado de las mismas. La plataforma consta de una serie de módulos: Módulo para el cliente de SGAIM: Auto-gestión de usuarios: Permite que el cliente de SGAIM limite el acceso a los proveedores que considere. Módulos para proveedores: Consulta del estado de facturas: Permite a los proveedores visualizar el inventario de las facturas enviadas, buscar la que necesite por el campo que seleccione y descargarlas en PDF en cualquier momento. Upload de facturas: El cliente de SGAIM puede permitir a sus proveedores que, mediante Upload, incorporen sus facturas en el Portal de Proveedores sin necesidad de que tengan que enviarlas vía , con la finalidad de agilizar el proceso y optimizar las gestiones posteriores. 04

5 Los detalles generales de la solución Seguimiento de altas y bajas de usuarios La aplicación registra las modificaciones que se produzcan con respecto a los usuarios, alta, baja o modificación de los datos de cada uno de ellos. Seguridad El acceso a las zonas privadas protegidas se realiza mediante usuario y contraseña, a través de una conexión segura https. Datos actualizados Todas las consultas realizadas desde el Portal de Proveedores se realizan sobre la base de datos de SGAIM con la información que se ha recopilado en el servicio de Gestión de Facturas de Proveedores, siendo un proceso seguro y manteniendo siempre el último estado de cada documento. Organización de las facturas La ordenación se establece en función del criterio que se acuerde por ambas partes ya que existen diferentes maneras de clasificar las facturas. Beneficios Liberar al cliente de gestionar las reclamaciones de sus proveedores para conocer el estado de las facturas que han enviado, consiguiendo un importante ahorro de tiempos. Utilizar una aplicación de acceso ágil y sencillo que permita a los proveedores utilizarla ONLINE sin necesidad de realizar ningún tipo de instalación en sus equipos. Facilidad ofrecida a los proveedores que aporta transparencia y agilidad al proceso de consulta del estado de las facturas. 05

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