AUTOMATED ACCOUNTS PAYABLE

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1 AUTOMATED ACCOUNTS PAYABLE

2 México, junto a Brasil y Chile, lidera el proceso de tránsito de la factura en papel a la facturación electrónica, pero no sólo en América Latina, sino en todo el mundo. Cada año, las empresas mexicanas emiten más de 4 mil 500 millones de facturas, de las que un tercio ya son electrónicas. Según estudios del Intertional Market Forecast (IMF) el ahorro de costos de operación de la facturación electrónica, en relación a la de papel es de un 50 a un 80%. Entre los motivos que explican el ahorro se encuentra un aprovechamiento más eficiente del tiempo y del espacio físico. La facturación electrónica ahorra en gasto de papel, fotocopias, archiveros y el proceso se realiza con mayor rapidez, lo que implica menos horas de trabajo dedicadas a los procesos de facturación. Además de por la obligatoriedad, los ahorros de la facturación electrónica hacen que a gestión de las cuentas por pagar se realice íntegramente en ese formato, por lo que serán necesarias aplicaciones para su correcta administración. Automated Accounts Payable de SGAIM Solución para la gestión de cuentas por pagar, que integra distintos módulos de servicios de SGAIM, los cuales están creados para dar la mejor solución a cada uno de los pasos necesarios en el proceso de gestión de facturas de proveedor. tecnologías lingüísticas y estadísticas, extrayendo todos los datos necesarios para validar las facturas, contrastándolas con la información de los pedidos almacenados en las aplicaciones del cliente. Con Automated Accounts Payable de SGAIM, se gestionan las facturas electrónicas que se reciben en formato XML y toda la información relacionada a ellas, como lo son: la Orden de Compra, el Aviso de Recepción y el Detalle de Pago, esta información adicional a la factura se puede recibir en formatos basados en el intercambio de datos electrónicos de negocio ampliamente reconocidos, como lo son: EDI, X12, UBL y ebxml, entre otros. Posteriormente se realiza la captura inteligente de los campos mediante: reconocimiento óptico de caracteres, mapeado, La solución contempla la posibilidad del envío de correos automáticos a los diferentes proveedores avisándoles de incidencias para que procedan a corregir la factura emitida. Los emisores de las facturas tienen acceso a la información de su cliente para saber lo que pueden facturar, los acuerdos comerciales alcanzados o las cotizaciones de sus productos. Finalmente los datos son integrados con la aplicación de negocio del cliente y publicados de forma inmediata en el portal web de SGAIM TTID, al que tienen acceso tanto proveedores como el departamento de cuentas por pagar del cliente. 02

3 Beneficios de Automated Accounts Payable Reducción de costes en un promedio del 70-80%. Facilidad de consulta de facturas, acuerdos comerciales, pedidos y resto de documentos relacionados con la facturación, gracias a la centralización de la información y su disponibilidad inmediata vía web. Reducción de tiempos en la gestión de facturas para poder obtener descuentos por pronto pago y mejorar el poder de negociación con el proveedor. Incremento en la fluidez del proceso completo debido a la automatización de las tareas. Minimización de los errores al automatizarse el proceso y reducirse la intervención humana 03

4 Valor añadido a la solución Automatic Account Payable: el Portal de Proveedores de SGAIM. Las empresas de gran distribución que gestionan grandes cantidades de facturas se enfrentan a una importante inversión de tiempo para atender las reclamaciones de los proveedores sobre el estado de sus facturas. Solución SGAIM SGAIM ofrece la posibilidad de poner a disposición de los proveedores (Empresas y Autónomos) de sus clientes un portal para la consulta del estado de las facturas. El objetivo de esta solución es liberar al cliente de SGAIM de dar soporte a las dudas que plantean sus proveedores sobre el estado de sus facturas. La plataforma permite la consulta del estado de los pagos en cualquier momento sin tener que contactar con la empresa que debe realizarlos. SGAIM, tras prestar el servicio de Gestión de Facturas de Proveedores, cuenta con toda la información relevante para poder ofrecer a los proveedores de sus clientes un Portal en el que consultar, por el campo que necesiten, si la factura se ha recibido correctamente, si se ha producido alguna incidencia, si está pendiente de pago, si está pagada, etc. La solución es de fácil uso e implantación para los proveedores, quienes solo tienen que acceder vía WEB al Portal de Proveedores de SGAIM para ver sus facturas enviadas y el estado de las mismas. La plataforma consta de una serie de módulos: Módulo para el cliente de SGAIM: Auto-gestión de usuarios: Permite que el cliente de SGAIM limite el acceso a los proveedores que considere. Módulos para proveedores: Consulta del estado de facturas: Permite a los proveedores visualizar el inventario de las facturas enviadas, buscar la que necesite por el campo que seleccione y descargarlas en formato PDF en cualquier momento. Upload de facturas: El cliente de SGAIM puede permitir a sus proveedores que, mediante Upload, incorporen sus facturas en el Portal de Proveedores sin necesidad de que tengan que enviarlas vía , con la finalidad de agilizar el proceso y optimizar las gestiones posteriores 04

5 Los detalles generales de la solución Seguimiento de altas y bajas de usuarios La aplicación registra las modificaciones que se produzcan con respecto a los usuarios, alta, baja o modificación de los datos de cada uno de ellos. Seguridad El acceso a las zonas privadas protegidas se realiza mediante usuario y contraseña, a través de una conexión segura https. Datos actualizados Todas las consultas realizadas desde el Portal de Proveedores se realizan sobre la base de datos de SGAIM con la información que se ha recopilado en el servicio de Gestión de Facturas de Proveedores, siendo un proceso seguro y manteniendo siempre el último estado de cada documento. Organización de las facturas La ordenación se establece en función del criterio que se acuerde por ambas partes ya que existen diferentes maneras de clasificar las facturas. Beneficios Liberar al cliente de gestionar las reclamaciones de sus proveedores para conocer el estado de las facturas que han enviado, consiguiendo un importante ahorro de tiempos. Utilizar una aplicación de acceso ágil y sencillo que permita a los proveedores utilizarla ONLINE sin necesidad de realizar ningún tipo de instalación en sus equipos. Facilidad ofrecida a los proveedores que aporta transparencia y agilidad al proceso de consulta del estado de las facturas 05

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