MANUAL ERP- AX BAN_01_Creación Cuenta Bancaria

Transcripción

1 MANUAL ERP- AX BAN_01_Creación Cuenta Bancaria

2 Contenido Introducción... 3 Descripción... 3 Mapa del Macro Proceso Contabilidad... 4 Mapa Sub Proceso Crear Cuentas Bancarias... 5 Tipos de roles... 6 Pre-Requisitos... 6 Pasos a seguir... 7 Glosario de Términos

3 Introducción Descripción Génesis, proyecto de implementación de un ERP CRM para el Grupo Gtd, va a soportar los procesos de negocios asociados a las áreas de: o Recursos Humanos o Finanzas o Adquisición y Logística o Proyectos o BI Más un conjunto de funcionalidades de CRM que permitan dar una respuesta rápida a las necesidades del cliente en las siguientes áreas: o Área Comercial o Área de Atención a Clientes Éste nos permitirá contar con información oportuna y unificada, mejorando la experiencia del cliente, teniendo un mayor soporte para el crecimiento de los negocios y así poder potenciar nuestra gestión. Es una solución fácil y amigable lo que nos proporcionará valor de forma más rápida, sacar mejor partido de las oportunidades de negocio, y propiciar la participación de los usuarios y la innovación en toda la organización. 3

4 Mapa del Macro Proceso Contabilidad CONTABILIDAD AX Configuración y mantención Transacciones Cierres contables 01 Crear/modificar Dimensiones financieras 05 Mantener tipos de cambio 08 Acumulaciones contables 11 Ajustes contables 12 Conciliación bancaria - Manual 15 Corrección Monetaria Tributaria de Existencias 18 Cierre fin de mes 02 Crear/modificar cuentas contables 06 Crear/Actualizar perfil de contabilización Cliente 09 Asignaciones contables 13 Conciliación bancaria - Automática 16 Consolidación - proceso eliminación 19 Cierre de fin de año 03 Configurar informes financieros 07 Crear/Actualizar perfil de contabilización Proveedor 10 Transacciones Intercompañía 14 Revaluar Monedas 17 Consolidación Importación/ exportación de datos 04 Mantener Plan de cuentas 4

5 Mapa Sub Proceso Crear Cuentas Bancarias Procesos Finanzas Contabilidad Crear/Modificar Cuentas Contables Bancaria Jefe de Contabilidad Solicitud de Área de Finanzas Recibir y evaluar solicitud de creación de cuenta Bancaria Crear Cuenta contable Registrar parámetros de tipo de cuenta, moneda y dimensiones financieras Validar / actualizar estructura financiera Configuración Cuenta Bancaria Analista contable Bancos SI 03 Configurar informes financieros Modificar Reportes NO Crar / Actualizar Instructivos y/o procedimientos Validar / modificar reportería Comunicar a áreas relacionadas FIN 5

6 Tipos de roles Analista contable bancos Crear cuentas bancarias. Jefe de contabilidad Evalúa la creación de la cuenta bancaria. Pre-Requisitos - Debe estar creado el usuario como empleado en AX. - Que tenga permisos en AX. 6

7 Pasos a seguir 1. Crear Cuentas Bancarias Para crear una cuenta bancaria hay que crear una cuenta contable, realizar su configuración descritas en el manual GTD_Genesis_MAN_FIN_01_Manual Plan Contable. Es necesario validar y actualizar la estructura contable descrito en el manual GTD_Genesis_MAN_FIN_03_Manual Estructuras Contables. En el momento de la creación de la cuenta bancaria se debe ir a la siguiente ruta: Ruta > Gestión de efectivo y bancos > Común > Cuentas bancarias. Se debe oprimir el botón Nuevo/Cuenta bancaria: 7

8 Se ingresa al formulario Cuentas bancarias y se visualizan las pestañas donde se ingresa la información o los datos necesarios para la creación de la cuenta bancaria. Para GTD relacionamos las pestañas a ingresar la información: a. Pestaña General i. Campo Cuenta bancaria, se usa escribir un identificador único que se utiliza para identificar la cuenta bancaria en los informes impresos y en el sistema. Este campo es alfanumérico de 10 caracteres como máximo. ii. Campo Número de ruta, se ingresa el número único de registro del banco, a continuación, se muestra el código a ingresar por cada banco en este campo. 8

9 Código Descripción 1 Banco de Chile / A. Edwards 9 Banco Internacional 11 Dresdner Bank Leteinamerika 12 Banco del Estado de Chile 14 Scotiabank 16 Banco Crédito e Inversiones 17 Banco Do Brasil S.A. 27 Corpbanca 28 Banco Bice 31 HSBC Bank Chile 37 Banco Santander - Santiago 39 Banco Itaú 41 JP Morgan Chase Bank 43 Banco de la Nación Argentina 45 The Bank of Tokyo Mitsubishi 46 Abn Amro Bank (Chile) 49 Banco Security 51 Banco Falabella 52 Deutsche Bank (Chile) 53 Banco Ripley 54 HNS Banco 55 Banco Consorcio 504 BBVA Banco Bhif 507 Banco del Desarrollo 734 Banco Conosur iii. iv. Campo Número de cuenta bancaria, se usa para ingresar el número de cuenta bancaria que especifica el banco. Este campo es alfanumérico de 10 caracteres como máximo y se ingresa con ceros, guiones, puntos etc. Campo Nombre, se usa para escribir el nombre único que se utiliza para identificar la cuenta bancaria en los informes impresos y en el sistema. v. Campo Grupo de bancos, seleccione del listado el Banco al que pertenece la cuenta. 9

10 Grupo de bancos BBVA BCI BCI USD BICE CHILE CHILE EDW CORPBANCA ESTADO SANTANDER SCOTIABANK SECUR USD SECURITY vi. Campo Estado de la cuenta bancaria, se usa para seleccionar el estado que se va a utilizar en la cuenta bancaria. Activo para todas las transacciones, significa que la cuenta bancaria estará activa y disponible para todas las transacciones en AX. Inactivo para las transacciones nuevas, significa que en la cuenta bancaria no se pueden programar nuevas transacciones, si hay transacciones existentes que aún no se hayan completado, como los pagos pendientes, seguirán llevándose a cabo tal como se programaron inicialmente. Inactivo para todas las transacciones, significa que no se pueden programar ni procesar transacciones nuevas o existentes en la cuenta bancaria. b. Pestaña Gestión de divisa 10

11 i. Campo Cuenta principal, se usa para seleccionar la cuenta contable en la que se van a registrar automáticamente todas las transacciones de la cuenta bancaria. ii. Campo Divisa, se usa para seleccionar la divisa o moneda de la cuenta bancaria. c. Pestaña Conciliación 11

12 i. Campo Conciliación bancaria avanzada, se usa para activar o habilitar la conciliación bancaria avanzada o automática, es decir, conciliar los registros del extracto con los registros de la cuenta contable basado en reglas de coincidencia. ii. Campo Conjunto de reglas de coincidencia predeterminada, se usa para seleccionar el conjunto de reglas de coincidencia que se procesará en la conciliación de la cuenta y se procesan en secuencia durante el proceso. iii. Campo Formato de extracto, se selecciona el formato de extracto bancario para la cuenta. iv. Campo Regla de coincidencia consulta diario de caja, se usa para seleccionar la regla de coincidencia que procesará el reporte de saldo diario de caja, sino se selecciona la regla de coincidencia, el reporte de saldo diario de caja no se ejecutaría. Luego se procede a validar y actualizar reportes con la cuenta contable creada para la cuenta bancaria. 12

13 2. Crear Cheques en la cuenta bancaria Para poder realizar un pago con cheques a proveedores el primer paso es la configuración de las cuentas bancarias para dicha funcionalidad. Las cuentas bancarias se encuentran en la ruta Gestión de efectivo y bancos Común Cuentas bancarias: Para las cuentas bancarias desde las cuales se generan pagos a proveedores (Empleados, Proveedores Nacionales) empleando un cheque bancario se debe ir a la pestaña Configurar Diseño Cheque: En este formulario se deben asignar las siguientes características al cheque: 13

14 Campo Método de numeración de cheques Formulario de Cheques Longitud del papel Inicio del cheque Unidad de longitud del papel Unidad de posición de inicio Observaciones Indica el método a emplear para numerar los cheques a utilizar en el sistema, por defecto se deja el valor en Fijo para que de este modo se pueda tener una enumeración continua de los cheques en AX. Tipo de formulario que se desea imprimir. Corresponde a la medida del cheque sobre el cual se desea imprimir. Corresponde a la medida desde la cual se debe considerar comienza la impresión del cheque. Unidad para determinar el tamaño de la longitud del cheque. Unidad para determinar el inicio de impresión del cheque. Para crear la numeración de los cheques se debe ir a la pestaña Administrar Pagos Información Relacionada Cheques: 14

15 Desde esta opción se abre el siguiente formulario donde se debe oprimir el botón crear cheques: Al crear los cheques se ingresa la siguiente información: 15

16 Campo Desde: el número de inicio de la secuencia para la numeración de los cheques. Campo Cantidad: corresponde a la cantidad de cheques a crear. La creación de los cheques se debe realizar por cada una de las cuentas bancarias que tengan chequera. Los estados de los cheques son: Estado Creado Pagado Anulado Cancelado Descripción Estado por defecto en el momento de la creación del cheque EL cheque ha sido girado al proveedor a través del diario de pagos y su contabilización En el momento que es cheque es rechazado Cuando se efectúa la reversión del pago a través de la funcionalidad Inversión del Pago. 16

17 Glosario de Términos Conjunto de reglas de coincidencia predeterminada: Es el conjunto o agrupaciones de reglas de coincidencia que se asignan a la cuenta bancaria para el proceso de conciliación automática, criterios que se usan para filtrar líneas del extracto bancario y líneas de documento bancario durante el proceso de conciliación. Regla de coincidencia consulta diario de caja: Es una regla que se selecciona a la cuenta bancaria para la ejecución el reporte consulta diario de caja, tiene el criterio de filtrar líneas del extracto bancario y línea de documentos bancarios para los cheques. 17