MANUAL DE CARTAS DESCRIPTIVAS Y PERFILES DECARGO

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1 DESCRIPCIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: PROGRAMA: Coordinador de Recaudo de Donaciones Oficina Nacional REPORTA A (Cargo): Director de Desarrollo de Fondos y Comunicaciones Salario-contrato laboral: $ $ más prestaciones de ley I. MISIÓN DEL CARGO Diseñar, ejecutar y monitorear la estrategia de recaudo de ingresos generados por las donaciones individuales y empresariales recurrentes, mediante procesos de cobro efectivos y orientados a las metas de recaudación de fondos, con alto grado de organización, monitoreo y análisis. II. RESPONSABILIDADES 1 Diseñar, ejecutar y monitorear la estrategia de recaudo de ingresos generados por las donaciones individuales y empresariales recurrentes Administrar y gestionar el cobro efectivo de donantes individuales y corporativos recurrentes a través de los diferentes canales de cobranza (domiciliación bancaria, consignaciones, pagos esporádicos y recaudo domiciliario). Coordinar y negociar con los bancos la gestión de cobro efectivo y los rechazos de la cobranza asignada. Administración, gestión y seguimiento de las bases de datos de donantes activos para envío a cobro, donantes inactivos para gestión de reactivación y donantes rechazados para gestión de otros canales de cobro. Mantener actualizados los registros de cobro a donantes, con el fin de generar reportes de cobro efectivo, rechazos e inefectividades. Supervisar el proceso recurrente de envío de bases de datos de donantes a cobro, a través de las plataformas establecidas. Suministrar la información y bases de datos para la creación de campañas de recaudo efectivo de donantes con pagos rechazados o inactivos. Elaborar reportes mensuales para el análisis de la gestión efectiva de la cobranza, con el fin de establecer estrategias de mejora de la tasa de efectividad de acuerdo con las expectativas.

2 Elaborar el reporte de conciliación bancaria y aprobar los gastos bancarios efectuados. Realizar el seguimiento a la cobranza realizada a través de plataformas externas y mantener una relación efectiva con los proveedores. 2 3 Garantizar la correcta administración de la base de datos de donantes de manera confidencial y segura Cumplimiento estricto y difusión dentro del equipo de todas las leyes locales de las actividades y/o procedimientos del área, en especial aquellas relacionadas con el manejo de la seguridad y privacidad de la información bancaria y personal. Supervisar el acceso a información confidencial de los donantes en las bases datos de recaudo. Valida la información del balance mensual de donantes con cobro efectivo. Propias de la coordinación del área Desarrollar herramientas de medición que permitan la lectura de la gestión de cobranza y del desempeño del equipo. Coordinar, acompañar y monitorear la gestión del equipo de colaboradores de recaudo (supervisor de recaudo domiciliario, agendadores, cobradores y asistente). Aprobar y hacer seguimiento a los gastos del área de recaudo. Motivar y acompañar al equipo de recaudo para el logro de los objetivos planteados. Participar de las actividades de planeación, seguimiento y re-diseño de las estrategias de desarrollo de fondos, comunicaciones y recaudo. III. RELACIONES INTERNAS Director de Desarrollo de Fondos y Comunicaciones Coordinadores de otras áreas de DFC Donantes individuales Entidades bancarias EXTERNAS

3 Colaboradores del área de sostenibilidad financiera y administrativa Pequeñas y medianas empresas donantes recurrentes Colaboradores de la oficina regional de SOSKDI LAAM IV. AUTONOMÍA DECISIONES AUTÓNOMAS Organización del trabajo y actividades operativas. Acciones orientadas al desarrollo del área, enmarcadas en las políticas, lineamientos y criterios de la Organización y directrices del área. DECISIONES CONSULTADAS Lineamientos o políticas de tipo estratégico que tengan impacto organizacional. Situaciones coyunturales y/o críticas. V. INDICADORES Tasa de efectividad en la cobranza 85% Tasa de atrición de donantes 8% Bases de datos para la creación de campañas de recaudo efectivo de donantes con pagos rechazados o inactivos. Reportes mensuales para el análisis de la gestión efectiva de la cobranza, con el fin de establecer estrategias de mejora de la tasa de efectividad de acuerdo con las expectativas. Reporte de conciliación bancaria y aprobar los gastos bancarios efectuados.

4 PERFIL DE COMPETENCIAS DEL CARGO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: COORDINACION DE RECAUDO DE DONACIONES 1. AREA: SOPORTE MISIONAL 2. CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR DE DESARROLLO DE FONDOS Y COMUNICACIONES 3. No. PERSONAS QUE SUPERVISA: 12 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE QUIEN OCUPE EL CARGO: NIVEL EDUCATIVO: AÑOS DE EXPERIENCIA: Mínimo 5 años PRIMARIA BACHILLERATO TÉCNICO PROFESIONAL X EXPERIENCIA PREVIA EN: Como jefe de cartera, relaciones con proveedores de cobranza efectiva, análisis de datos, manejo de bases de datos, cobros bancarios, manejo de personal y logísitca. POSTGRADO CARRERA(S): Profesional en Carreras Administrativas, Contables, Económicas. Deseable post-grado en finanzas o manejo de clientes. COMPETENCIAS COGNITIVAS Aptitud numérica Alta Análisis Alta Clasificación de información Alta Aptitud verbal Alta Concentración Alta Seguimiento de instrucciones Memoria Alta Atención al detalle Alta Aptitud espacial OTRAS COMPETENCIAS Coordinación motora Destreza Manual Otras:

5 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Y DEL CARGO (VER ESCALAS DE INVENTARIO DE COMPETENCIAS) COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 1 SENSIBILIDAD SOCIAL Y SERVICIO NIVEL DE EXIGENCIA COMPORTAMIENTO 4 La persona emprende acciones para el mejoramiento continuo del servicio 2 COMUNICACIÓN, ESCUCHA Y CONCERTACIÓN 3 TRABAJO EN EQUIPO 4 5 Promueve el diálogo, la participación y la concertación. Solicita la retroalimentación a sus ideas, argumentos y desempeño. Está dispuesto a recibir la retroalimentación cuando se la ofrecen. Coordina actividades para el logro de un objetivo común. Promueve en otros el compromiso hacia el trabajo en equipo. 4 PROACTIVIDAD, INICIATIVA 5 5 DESARROLLO Y APRENDIZAJE 4 Propone y aplica alternativas de solución. Tiene una actitud constructiva frente a la dificultad, la identifica como una oportunidad de aprendizaje Busca nueva información o adquiere conocimientos y habilidades para incorporarlos a su trabajo, mejorándolo. Analiza los éxitos y fracasos para encontrar los factores que lo ayuden a su desarrollo personal y laboral.

6 COMPETENCIAS ESPECIFICAS PARA EL CARGO NIVEL DE EXIGENCIA 1. Construcción de relaciones 4 2. Planeación y Organización 5 3. Motivación por el logro 5 4. Orientación a la iniciativa 4 5. Impacto e influencia 4 COMPORTAMIENTO La persona utiliza las fuertes relaciones de trabajo y contactos externos para lograr el cumplimiento de las metas organizacionales. La persona es capaz de atender en paralelo diversos proyectos y/o acciones personales y de su equipo de trabajo. La persona realiza acciones numerosas y mantenidas en el tiempo para alcanzar metas marcadas por su talante emprendedor, culminando con éxito sus empeños. La persona aprovecha todas las oportunidades que se le presentan para cumplir con los objetivos de su trabajo y realiza las acciones necesarias dentro de los parámetros establecidos. La persona utiliza los recursos necesarios para persuadir, en forma planificada a lo largo del tiempo. Expone argumentos en diferentes fases. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS PARA EL CARGO: - Nivel de inglés medio deseable - Herramientas informáticas especialmente Excel avanzado, tablas dinámicas, gráficas e informes. - Manejo de cartera - Relaciones con proveedores de cobranza efectiva -Análisis de datos, manejo de bases de datos - Finanzas y Cobros bancarios - Manejo de personal - CRM de clientes - Buena comunicación oral y escrita DESTREZAS - Análisis de información detallada - Habilidades en estadística y en particular en análisis de datos - Motivación de equipos de trabajo - Contabilidad y finanzas

7 REGISTROS (Se detallan los documentos que deben presentar el candidato y luego, colaborador, que acredite el cumplimiento de los requisitos) Títulos de educación profesional y/o acta de grado. Certificados de experiencia laboral Hoja de vida. Resultados de pruebas de aptitud. Resultados de valoración de las competencias.

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