INVITACION PÚBLICA Nº032/2014 CORREDOR DE SEGUROS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS DEL BANCO UNION S.A.

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1 PLIEGO DE CONDICIONES CORREDOR DE SEGUROS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS DEL BANCO UNIÓN S.A. I. INFORMACIÓN GENERAL A LOS PROPONENTES 1.1. ENTIDAD CONVOCANTE Banco Unión S.A PRESENTACIÓN Y OBJETO El BANCO UNION S.A. en adelante denominado "Convocante", invita a las personas jurídicas legalmente constituidas y autorizadas por la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros a presentar propuestas para la Contratación de: CORREDOR DE SEGUROS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS DEL BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES, SAFI UNIÓN S.A. Y VALORES UNION S.A. No se consideraran proponentes habilitados las Empresas corredoras de seguros vinculadas a grupos financieros que mantengan participación con entidades de intermediación financiera DOMICILIO El convocante, fija su domicilio en la siguiente dirección: Av. Camacho Nº1415 Edif. Crispieri Nardin, Piso Nº2 Subgerencia Nacional de Administración RELACIONAMIENTO ENTRE PROPONENTES Y CONVOCANTE El relacionamiento entre cualquier proponente y el convocante, debe guardar los más altos estándares de ética y solamente debe ser realizado en forma escrita cuando sea referido a esta convocatoria COSTO Y PREPARACION DE LA OFERTA El proponente absorberá todos los costos relacionados con la elaboración y presentación de su propuesta VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS. La propuesta deberá tener una validez de por lo menos noventa 90 días calendario, desde la fecha fijada para la recepción de propuestas. La propuesta cuyo período de validez sea menor al requerido, no serán consideradas por no ajustarse al plazo requerido en el Pliego de Condiciones GARANTIAS De acuerdo a lo establecido con las políticas de Adquisiciones del Banco, el tipo de Garantía requerida para los procesos de contratación son: la Boleta de Garantía Bancaria o Póliza de Seguro de Caución; emitidas por entidades autorizadas por la ASFI o la APS respectivamente; además dichas garantías deben expresar su carácter de renovable, irrevocable y de ejecución inmediata. Las garantías requeridas, de acuerdo con el objeto para este proceso de contratación son: a) Póliza de Garantía de Seriedad de Propuesta a ser ejecutada a primer requerimiento, renovable e irrevocable, emitida por una Aseguradora Local con calificación no menor a AA2 o Boleta de Garantía Bancaria a favor de BANCO UNIÓN S.A., por un monto de US$. 10,000. (Diez mil con 00/100 Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica), con validez de 90 días calendario a partir de la fecha de cierre para la presentación de las Propuestas. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 1 de 29

2 b) Compromiso del Proponente Adjudicado, en caso de resultar adjudicada su Propuesta, de presentar una Boleta de Garantía Bancaria o Póliza de Garantía de Cumplimiento de Contrato (emitida por una Compañía Aseguradora Local con calificación no menor a AA2) dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de adjudicación, por el monto de US$ (Treinta mil con 00/100 Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica) a favor del Banco Unión S.A. por una vigencia de 90 días adicionales al plazo del contrato (Aproximadamente 630 días calendario 21 meses). La Garantía de Seriedad de Propuesta será ejecutada cuando: a) El proponente decida retirar su propuesta con posterioridad al plazo límite de presentación de propuestas. b) El proponente adjudicado no presente, para la suscripción del contrato, la documentación original o fotocopia legalizada de los documentos señalados en el presente Pliego de Condiciones, en los plazos establecidos, salvo impedimento debidamente justificado, presentado oportunamente a la entidad y aceptada por esta última. c) El proponente adjudicado no suscriba el contrato en los plazos establecidos por el Convocante. d) Se determine, a criterio exclusivo del Convocante que el proponente se encuentra impedido para participar en el proceso de contratación. e) El proponente adjudicado no presente la Garantía de Cumplimiento de Contrato, en los plazos establecidos. Devolución de la Garantía de Seriedad de Propuesta: La Garantía de Seriedad de Propuesta, será devuelta a los proponentes, en los siguientes casos: Después de la notificación de la Declaratoria Desierta. Cuando la entidad convocante solicite la extensión del periodo de validez de propuestas y el proponente rehúse aceptar la solicitud. Después de notificada la Cancelación y/o Anulación del Proceso de Contratación. Después de suscrito el contrato con el proponente adjudicado. El tratamiento de ejecución y devolución de las Garantías de Cumplimiento de Contrato, se establecerá en el Contrato (Cuando corresponda) CONFIDENCIALIDAD Este pliego de condiciones contiene información propia y confidencial del convocante y su acceso está limitado solamente a los potenciales proponentes del presente requerimiento. Cualquier otro uso no autorizado de este pliego y/o de cualquier otra información propia y confidencial del convocante será considerada un perjuicio directo al convocante, quien podrá reclamar daños y perjuicios por la vía que corresponda. La información relativa al análisis y evaluación de las propuestas y sus respectivos informes, es considerada información confidencial del convocante y no será revelada a personas ajenas a la Comisión. Toda la información proporcionada por el Banco Unión tiene carácter de alta confidencialidad, por lo tanto las empresas Proponentes están obligadas a guardar la información y no divulgarla en ninguna Instancia, si se presentara infidencia por parte de la empresa esta será sancionada al punto de rescindir el contrato, quedando el Banco habilitado para iniciar las acciones legales correspondientes. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 2 de 29

3 BANCO UNIÓN S.A, y los Proponentes reconocen, que la información entregada en esta Invitación es confidencial, por lo que estos últimos se obligan a no hacer ninguna declaración o anuncio publicitario o publico en conexión con el objeto de la presente invitación y a no divulgar las comunicaciones desarrolladas a lo largo del proceso, opiniones, procesos, formas de operar del BANCO UNIÓN S.A. o cualquier otra información en general puesta en conocimiento de los mismos. Cualquier indicio de uso o revelación no autorizada de esta información será motivo suficiente para considerar la descalificación del Proponente o en su caso, la resolución del contrato, conservando el BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES el derecho de demandar al infractor y a los que resultaren, sea por dolo o culpa, copartícipes materiales y/o intelectuales del daño ocasionado. El BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES se comprometen a mantener la confidencialidad respecto a la información y la propuesta proporcionada por los Proponentes. El deber de confidencialidad se mantendrá de forma indefinida para BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES y los Proponentes, salvo que un acuerdo escrito posterior establezca otra cosa. La revelación no autorizada de la información de la presente invitación se mantendrá aún después de concluido el proceso de contratación. II. INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 2.1. FORMA DE PRESENTACIÓN: La propuesta deberá ser presentada en sobre cerrado, citando el Número de Invitación Pública y el objeto de la Convocatoria. El rótulo del sobre podrá ser el siguiente: Código de Control Interno INVITACION PUBLICA IP Nº032/2014 BANCO UNION S.A. SUBGERENCIA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN LUGAR DE ENTREGA DE LA PROPUESTA: Mesa de Entrada de Correspondencia, ubicada en Av. Camacho Nº1415 Edif. Crispieri Nardin, Planta Baja. RAZÓN SOCIAL O NOMBRE DEL PROPONENTE: (indicar si es una empresa comercial o asociación accidental u otro tipo de empresa) CORREDOR DE SEGUROS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS (PRIMERA CONVOCATORIA) No abrir antes de horas 16:30 del día viernes 18/07/2014 No se aceptarán propuestas que contengan textos entre líneas, borrones y tachaduras, siendo causal de descalificación PLAZO Y LUGAR DE PRESENTACIÓN: Las propuestas deberán ser presentadas dentro del plazo (fecha y hora) fijado y en el domicilio establecido en el presente documento. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 3 de 29

4 La Paz: Mesa de Entrada de Correspondencia, ubicada en la Av. Camacho Nº1415 Edif. Crispieri Nardin, Planta Baja; hasta el día viernes 18/07/2014, a Hrs.16:30. Las propuestas podrán ser entregadas en persona o por correo certificado (Courier). En todos los casos el proponente es el responsable de que su propuesta sea presentada dentro el plazo establecido. No se aceptaran propuestas fuera del plazo, lugar y hora establecida en la convocatoria MODIFICACIONES Y RETIRO DE PROPUESTAS: Las propuestas presentadas sólo podrán modificarse antes del plazo límite establecido para el cierre de presentación de propuestas; para este propósito el proponente, a través de su Representante Legal o apoderado con facultades suficientes, deberá solicitar por escrito la devolución total de su propuesta, que será efectuada bajo constancia escrita y liberando de cualquier responsabilidad a la entidad convocante. Efectuadas las modificaciones, podrá proceder a su presentación siempre y cuando se encuentre en el plazo establecido en la convocatoria. Vencidos los plazos citados, las propuestas no podrán ser modificadas o alteradas de manera alguna AMPLIACIÓN DE PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS El Banco podrá ampliar el plazo de presentación de propuestas como máximo por diez (10) días hábiles y deberá ser realizada hasta antes de la fecha y hora establecidas para la presentación de propuestas. Los nuevos plazos serán publicados en uno o varios periódicos de circulación Nacional de acuerdo a lo establecido por el Banco. III. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 3.1. Con respecto a la preparación de propuestas Las propuestas deberán estar escritas en castellano. La propuesta deberá presentarse en sobre cerrado y debidamente identificada, y entregada en fecha y hora establecida. Las propuestas deben incluir un índice, que permita la rápida ubicación de los documentos presentados. Las propuestas deberán ser presentadas en dos (2) ejemplares: un (1) Original y una (1) copia; ambos debidamente foliados y rubricados por el Representante Legal o Apoderado con facultades suficientes para presentar propuestas por parte del Proponente Con respecto a los documentos que debe presentar el proponente. La propuesta deberá contener la siguiente documentación: a) Carta de Presentación de Propuesta, firmada por el Representante Legal o Apoderado con facultades suficientes Formulario Nº1 Original (Ver Anexo 1). b) Identificación del Proponente Formulario Nº 2 Original (Ver Anexos). Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 4 de 29

5 c) Declaración Jurada, que acredite la veracidad y autenticidad de su condición legal, administrativa y de otros aspectos requeridos en el Pliego de Condiciones firmada por el Representante Legal o Apoderado con facultades suficientes Formulario Nº 3 Original (Ver Anexos 1) d) Propuesta Técnica que además deberá incluir lo siguiente: i) Formulario de Currículum Vitae para Empresas (Formularios 4 Original), debidamente documentado (Ver Anexo 1). ii) Formulario de Currículum Vitae para el Personal Propuesto (Formularios 5 Original), debidamente documentado (Ver Anexo 1). iii) Estados Financieros de las dos (2) últimas gestiones, con dictamen completo de auditoria externa y presentación de la declaración al Servicio de Impuestos Nacionales (Fotocopias Simples). iv) Resolución Administrativa de Constitución emitida por la APS que autoriza su funcionamiento como Corredora de Seguros (Fotocopia Simple). v) Autorización de Funcionamiento emitida por la APS. (Fotocopia Simple). vi) vii) Certificación emitida por la APS donde indique si la corredora tiene procesos administrativos sancionatorios en las últimas tres gestiones. (Original o copia legalizada) Nota firmada por el Proponente que acredite la ubicación de sus oficinas centrales, regionales o sucursales en el Territorio Nacional con personal propio (original). e) Garantía de Seriedad de Propuesta (Original) f) Certificado de Matricula de Registro de Comercio (FUNDAEMPRESA) actualizada y vigente (Fotocopia Simple). g) Cedulas de identidad del o los representante(s) legal (es) o apoderado con facultades suficientes de la empresa proponente (Fotocopias Simples). h) Poder del Representante Legal o apoderado con facultades suficientes de la empresa proponente, vigente y registrada en FUNDEMPRESA (Fotocopia Simple). i) Testimonio de Constitución de la empresa proponente, cuando corresponda (Fotocopia Simple). j) Fotocopia Simple(s) de la(s) escritura(s) de modificación a la constitución de la empresa, cuando corresponda. k) NIT Número de Identificación Tributaria (Fotocopia Simple). Los Formularios de presentación de propuesta son declaraciones juradas de los proponentes, que deben ser presentados en original y con la firma del Representante Legal o Apoderado con facultades suficientes para tal efecto. Nota: Para esta primera parte del proceso (Presentación de Propuestas) no son exigibles documentos originales o fotocopias legalizadas con excepción de la Garantía de Seriedad de Propuesta y la documentación solicitada en original (Formularios y Notas solicitadas). Para la firma de contrato, el proponente adjudicado deberá presentar en original y/o fotocopia legalizada la documentación descrita en los incisos f); h) e i) además de cualquier otro documento solicitado, en esa instanci,a por el Banco. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 5 de 29

6 IV. ASPECTOS RELACIONADOS A LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: 4.1. ACEPTACION Y SOMETIMIENTO A TERMINOS Y CONDICIONES Se deja establecido que la presentación de una Propuesta en atención a la presente Convocatoria implicará la aceptación y sujeción del Proponente a todas las disposiciones, términos, condiciones y especificaciones contenidas en este Pliego y sus anexos, sin necesidad de declaración expresa alguna. Por tanto, los Proponentes deberán examinar cuidadosamente todos y cada uno de los documentos que integran el Pliego e informarse cabalmente de todas las circunstancias que puedan de alguna forma incidir en los términos de su oferta. No se consideraran propuestas de Empresas corredoras de seguros vinculadas a grupos financieros, que mantengan participación con entidades de intermediación financiera APERTURA DE PROPUESTAS La apertura de propuestas, se realizará en acto privado, sin lugar a reclamo alguno por parte de los proponentes. Esta actividad tiene por objetivo, verificar el cumplimiento en la presentación de los documentos legales, administrativos y técnicos solicitados en el Pliego de Condiciones EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS La evaluación de las propuestas, estará a cargo de la Comisión de Calificación y se realizará de acuerdo a los procedimientos internos del convocante. Se aclara que la verificación de los documentos presentados y su posterior evaluación, será realizada en forma reservada por parte del BANCO. La calificación de las propuestas se efectuara considerando factores de Calidad y orden en la presentación, Estructura de la organización, Número de oficinas a nivel Nacional, Experiencia General y Específica. Por otro lado, al ser el convocante una entidad con recursos propios para la ejecución de sus adquisiciones, se reserva el derecho de calificar las propuestas de la manera más conveniente para el cumplimiento de sus objetivos e intereses. El proponente, al presentar su propuesta acepta esta condición, renunciando a todo derecho que le permita realizar cualquier reclamo o a solicitar algún reembolso por cualquier gasto en el que haya incurrido en la preparación de su propuesta. Los Proponentes reconocen y aceptan que el BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES no tiene la obligación de hacer públicos sus cálculos de evaluación, ni de prestar aclaraciones o explicaciones de ningún tipo respecto a tales cálculos ERRORES SUBSANABLES Error Subsanable es aquel que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, accesorios o de forma, sin afectar la legalidad ni la solvencia de las propuestas. A criterio de la Comisión de Calificación, es susceptible de ser rectificado dentro de un plazo razonable a partir de su constatación, siempre y cuando no afecte los términos y condiciones de la oferta y no conceda ventajas indebidas en detrimento de los otros competidores. Se consideran errores subsanables, los siguientes aspectos: a) Documentos presentados que no sean legibles Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 6 de 29

7 b) La falta del índice de contenido de la propuesta. c) Los errores en las sumas intermedias, siempre y cuando estos se encuentren respaldados por formularios o documentos presentados por la propuesta. d) Garantías de Seriedad de Propuesta, giradas por monto o plazo de vigencia mayor al requerido. e) Cuando existan diferencias entre el numeral y literal de las cantidades prevalecerá el literal. f) La falta de las escrituras de modificación a la constitución de la empresa proponente, que hayan sido emitidas y registradas por FUNDEMPRESA antes del plazo límite de presentación de propuestas. g) Cualquier otro error cometido por el proponente que sea considerado subsanable por la Comisión de Calificación, a su exclusivo criterio; entendiéndose este como un error no sustancial (de forma) y que no afecte la legalidad ni la solvencia de las propuestas. Todo error considerado subsanable por la Comisión de Calificación será consignado según corresponda en las Actas de Apertura y/o Calificación; siendo el área administrativa responsable de solicitar a los proponentes los respaldos documentarios para su rectificación. El plazo concedido para subsanar este error no deberá ser mayor a dos (2) días hábiles; vencido el plazo establecido la propuesta será rechazada. Se procederá a descalificar las propuestas presentadas, en los casos que se detallan a continuación, considerándose las mismas como ERRORES NO SUBSANABLES: a) Cuando el proponente hubiese omitido la presentación de cualquier documento requerido en el Pliego de Condiciones, excepto aquellos considerados subsanables por la Comisión de Calificación. b) Cuando los documentos presentados no cumplan con las condiciones de validez requeridas, a criterio exclusivo de la Comisión de Calificación. c) La falta de firma del representante legal u apoderado en uno o varios Formularios de Presentación de Propuesta. d) La falta de presentación de la Garantía de Seriedad de Propuesta o cuando la misma fuese emitida en forma errónea. e) Cuando la Garantía de Seriedad de Propuesta sea girada por un plazo y monto menor al solicitado en el Pliego de Condiciones. f) Cuando se presente en fotocopia simple la documentación solicitada en original. g) Cuando la propuesta técnica no cumpla con las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones, a criterio exclusivo de la Comisión de Calificación. h) Si se verificase que la empresa proponente incumplió contratos con empresas públicas y/o privadas. i) Si se verificase que estuviese en trámite o declarada la disolución o quiebra de la empresa proponente. j) Cuando se presenten ofertas parciales que difieran de lo solicitado en el Pliego de Condiciones k) La actuación de las empresas proponentes deben regirse permanentemente por principios éticos que gobiernan a la práctica nacional e internacional sobre el rubro, por lo que la contravención de un adecuado comportamiento ético determinará su exclusión. l) Cuando un mismo representante o apoderado legal se acredite en dos (2) o más propuestas. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 7 de 29

8 4.5. ADJUDICACIÓN Y/O DECLARATORIA DESIERTA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Adjudicación y Plazo para su Notificación Una vez concluido el proceso de evaluación y definida la propuesta a adjudicarse, el convocante enviará una notificación al proponente adjudicado. Asimismo comunicará los resultados del proceso a los proponentes no adjudicados una vez firmado el contrato Declaratoria Desierta La convocatoria será declarada desierta cuando: a) Si vencido el plazo para la presentación de propuestas no se hubiera recepcionado ni una propuesta. b) Como resultado del proceso de evaluación, ninguna propuesta cumpliera con los requisitos del Banco, a criterio exclusivo de la Comisión de Calificación. c) El proponente desista de formalizar la contratación y no existan otras propuestas calificadas para su adjudicación. La declaración desierta del proceso, no generará ningún tipo de obligación o responsabilidad para el Convocante, independientemente de la causal aducida para tal efecto SUSPENSIÓN, ANULACION O CANCELACION DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Suspensión, Anulación o Cancelación del Proceso de Contratación Por velar los intereses del Banco o sus Filiales, sin necesidad de manifestar otro argumento o las razones de su determinación, el convocante expresa que podrá suspender, anular y/o cancelar el proceso de contratación en cualquier momento, dejándose expresamente establecido que el Convocante no asume ningún tipo de responsabilidad u obligación con relación a los proponentes que se entiendan afectados por dicha determinación. El convocante no incurre en responsabilidad alguna respecto de los proponentes afectados por esta decisión. Las causales de Suspensión, Anulación o Cancelación de los Proceso de Contratación se encuentran definidas en las Políticas de Adquisición de Bienes y Servicios del Banco (TAD 001). Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 8 de 29

9 V.INFORMACIÓN TÉCNICA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN A. CONVOCATORIA: Entidad convocante : BANCO UNION S.A. Modalidad de Contratación : INVITACIÓN PÚBLICA Código de Control Interno : IP Nº032/2014 Objeto de la contratación : CORREDOR DE SEGUROS PARA LA ADMINISTRACION DEL PROGRAMA DE SEGUROS Forma de Adjudicación : A criterio del Banco el programa de seguros podrá ser adjudicado de manera total o de forma separada en Seguros Generales y/o Seguro de Personas. Lugar de Entrega del Servicio : A nivel nacional Plazo del Contrato : El Plazo del Contrato será de un año y medio 18 meses calendario). Garantía de Seriedad de Propuesta Garantía de Cumplimiento de Contrato : : Equivalente a $us 10,000 a nombre del Banco Unión S.A. con una vigencia de 90 días calendario a partir de la fecha de cierre de presentación de propuestas. El proponente adjudicado deberá constituir la garantía del cumplimiento de contrato (Boleta Bancaria o póliza de seguro) equivalente a $us 30,000 con vigencia a partir de la firma del contrato hasta 90 días posteriores a la culminación del mismo. Forma de Pago : El pago por el servicio de Corretaje se realizara de acuerdo a lo establecido en el mercado local de seguros, a través de comisiones que entre partes son pactadas entre las Compañías de seguros y los corredores. B. INFORMACION DE CONTACTO Horario de atención del Banco : 09:00 a.m. a 16:30 p.m. Domicilio fijado para el proceso de contratación por la entidad convocante : Av. Camacho Nº1415 Edif. Crispieri Nardin, Piso Nº2 Subgerencia Nacional de Administración. Consultas Escritas. : Las consultas escritas (técnicas y/o administrativas) podrán ser remitidas a las siguientes direcciones: a) Vía Correo electrónico: b) Vía Mesa de Entrada de Correspondencia: Ubicada en la Av. Camacho Nº1415 Edif. Crispieri Nardin, Planta Baja. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 9 de 29

10 C. CRONOGRAMA DEL PROCESO: Nº ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS FECHA HORA LUGAR 1 Publicación de la Convocatoria : 29/06/2014 Medios de Comunicación Escrita de Circulación Nacional 2 Entrega de Pliegos : 30/06/ Consultas Escritas : 04/07/ :30 4 Reunión de Aclaración : 08/07/ :30 5 Fecha límite de presentación : 18/07/ :30 Vía Correo Electrónico Vía Correo Electrónico: Vía Mesa de Entrada de Correspondencia: Ubicada en la Av. Camacho Nº1415 Edif. Crispieri Nardin, Planta Baja Sala de Reuniones del Piso Nº8 del Edif. Crispieri Nardin, ubicado en la Av. Camacho Nº Av. Camacho Nº 1415, Edif. Crispieri Nardin, Planta Baja Correspondencia, en la Ciudad de La Paz. Nota: Las actividades de Apertura, Evaluación y Calificación de Sobres se realizarán en acto privado de acuerdo a lo establecido en la normativa interna del Banco. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 10 de 29

11 V.I. TERMINOS DE REFERNCIA DEL SERVICIO SOLICITADO: 6.1. OBETIVO El BANCO UNIÓN y sus FILIALES, requieren contratar los servicios especializados de una Empresa Corredora de Seguros quien deberá presentar una Propuesta integral para la Administración de las Pólizas de Seguro que comprende: a) La Administración de las actuales pólizas de seguros vigentes hasta la conclusión de cada una de ellas b) El análisis de la estructura de las potenciales proveedoras de Seguros en el mercado local, solvencia económica y técnica, capacidad de suscripción, límites o capacidades de contratos automáticos de suscripción, ranking de aseguradoras. c) La realización de un análisis de riesgo a cuenta y costo de la Corredora, para identificar situaciones de riesgo y alcance de las pólizas a ser contratadas por el BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES. d) La preparación de los términos y condiciones para el programa de seguros de BANCO UNIÓN S.A. y sus FILIALES que deberá incluir todos los activos y actividades del giro del negocio de la institución. e) La Preparación de los Términos de Referencia del Programa de seguros de BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES para licitar los seguros con empresas aseguradoras autorizadas en Bolivia para suscribir las pólizas identificadas y necesarias. f) Evaluación de las propuestas recibidas de las aseguradoras y preparación de informe de adjudicación del programa licitado. g) Prestar todos los servicios de administración y manejo de las pólizas y coberturas adjudicadas, incluyendo pero no limitado a control documentario de las pólizas, verificación de todos los textos de las pólizas, administración de altas, bajas, control de pagos de prima, inclusiones nuevas de cobertura, control, administración de siniestros, gestión en su atención, representación y acompañamiento en todos los temas concernientes al seguro, asesoramiento en general en temas vinculados al seguro. h) Personal de la Corredora con la suficiente experiencia, para atención y asistencia exclusiva para el Banco Unión S.A. y sus Filiales. Este Requerimiento de Propuesta contiene las condiciones que el Proponente debe cumplir y los documentos que debe presentar para formular su Propuesta en relación a lo indicado líneas arriba ALCANCE DEL SERVICIO El alcance de los servicios del Proponente Adjudicado, en su calidad de Corredor de Seguros de BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES será, de manera enunciativa y no limitativa, el siguiente: 1. Servicios de Corretaje de Seguros. 2. Permanente coordinación con la Compañía Aseguradora para la prestación de un servicio integral al BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES. 3. El Corredor de Seguros, deberá asesorar al BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES, a los fines de contratar las pólizas, coberturas y condiciones adecuadas a sus intereses, alcanzando las mejores condiciones, minimizando costos de primas y franquicias. 4. Asistir, apoyar, detallar las especificaciones técnicas y de calificación incluyendo las ponderaciones para la selección de la Compañía Aseguradora, emitiendo un informe con sus sugerencias. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 11 de 29

12 5. Administración de las Pólizas que comprenden el Programa de Seguros de la licitación y de otras que se tomen en el futuro. 6. Asesorar al BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES como asegurados o tomadores del seguro de manera detallada y precisa sobre las condiciones, coberturas, cláusulas del contrato de seguro, su interpretación y su extensión, verificando que la póliza contenga las estipulaciones y condiciones bajo las cuales se contrató el seguro, así como la relación contractual con la aseguradora. 7. Asistencia a las solicitudes de información y requerimientos de los clientes y las diferentes instituciones con las que el BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES se relaciona y atención a la correspondencia en relación al Programa de Seguros en coordinación con el Banco. 8. Coordinar la contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito SOAT, para los vehículos del BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES y la atención en caso de siniestros. 9. Asistencia al BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES, durante la vigencia del contrato de seguro, acerca de sus derechos y obligaciones, en materia de siniestros y pago de primas. 10. Asistencia técnico/legal y gestión de trámites en temas vinculados al seguro en los cuales intervenga la Autoridad Reguladora y de gestión en la presentación y tramitación de reclamos en general. 11. Efectuar seguimiento permanente en aspectos relativos a la contratación de las pólizas, modificaciones de coberturas, modificaciones del riesgo y otros aspectos relevantes, notificando oportunamente y en forma periódica al BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES. 12. Controlar y realizar seguimiento del correcto registro de las Condiciones y Textos de la(s) póliza(s) de la Compañía Aseguradora ante la APS, previa y después de la contratación de las pólizas por el BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES. 13. Realizar seguimiento y controlar la emisión de Notas de Cobertura, emitida por la Compañía Aseguradora, en un plazo máximo de 48 horas a partir de la adjudicación a la Aseguradora. 14. Atención de Reclamos Antiguos por siniestros que quedan pendientes de resolución y que fueron atendidos por los anteriores Corredores de Seguros y/o aseguradora Local. 15. Mantener informado al BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES a través de las correspondientes alarmas sobre plazos y situaciones relacionadas al Programa de Seguros. 16. Mantener informado al BANCO UNIÓN S.A. Y SUS FILIALES sobre las distintas novedades que se presenten en el ámbito asegurador del mercado boliviano e internacional y la de nuevas tecnologías y/o coberturas. 17. Capacitaciones periódicas al personal del Banco en general sobre Seguros. 18. Facilitar al Área de Administración de Seguros del Banco de software para seguimiento y control de siniestros. 19. Capacidad de mantener interfaces en línea con el sistema CORE del Banco cumpliendo las regulaciones de la ASFI. 20. El proponente deberá presentar y describir la plataforma tecnológica con la que brindara servicios, tanto a los seguros Generales como al seguro de Personas relacionados a las Garantías Hipotecarias y a los seguros de desgravamen. 21. Descripción y detalle de la estructura organizativa de Servicio para la atención de seguros Generales u Personas. Se valorará las propuestas que oferten servicios adicionales a los descritos. El Proponente Adjudicado será responsable por el cumplimiento del alcance requerido tal y como se describe en el presente documento. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 12 de 29

13 6.3. CARACTERISTICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA. La Corredora de Seguros a contratar debe estar autorizada por la APS, y contar con una póliza de seguro de Errores y Omisiones vigente (en respaldo de sus operaciones), su composición debe ser de Sociedad Anónima (S.A.) o Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.). La Corredora de Seguros debe cumplir con los siguientes requisitos: I. Contar con oficinas centrales, regionales o sucursales en el Territorio Nacional (Mínimamente en el eje troncal La Paz, Santa Cruz y Cochabamba, especificar otras sucursales a nivel nacional) con personal propio. II. III. Presentar Fotocopias de la póliza de Errores u Omisiones vigente Presentar carta de Declaración Jurada informando que el Corredor como empresa ni sus ejecutivos, no cuentan con Procesos judiciales, civiles o penales administrativos, con instituciones del estado ni con otras Entidades Financieras EXPERIENCIA DE LA EMPRESA (CORREDOR DE SEGUROS) El proponente debe utilizar el Formulario N 4 de Currículum Vitae para Empresa (Ver Anexo No.1), a objeto de describir su experiencia general y especifica. a. Experiencia General El Proponente debe contar con un mínimo de 5 años de experiencia como corredora, con clientes en General que involucren manejo de pólizas facultativas dentro los Seguros de Ramos Generales, asimismo, deberá detallar el manejo de cartera o pólizas de Seguro de Personas con la administración de cartera de Seguros de Desgravamen y Garantías Hipotecarias; en ambos casos, detallar los nombres de los clientes. También deberán describir su experiencia en armar y diseñar programas de seguro mostrando especial énfasis en los recursos intelectuales propios con los que cuenta, mismos que aplicaron en dichos trabajos; enumerar estos procesos emprendidos señalando nombre de los clientes. VER ANEXO No. 1, FORMULARIO 4. Cuadro I b. Experiencia Especifica El Proponente debe acreditar experiencia específica en atención de CLIENTES DEL SECTOR FINANCIERO (Bancos, Fondos Financieros Privados, Mutuales de Ahorro y Préstamo) con la atención de cuentas facultativas con primas mayores a $us 60,000; enumerando en el mismo cuadro gestión de siniestros mayores a $us 25,000 en coberturas relacionadas a la póliza BBB y otras pólizas relacionadas a sus programas de seguros de entidad financiera, en los últimos 5 años. VER ANEXO No. 1, FORMULARIO 4. Cuadro II Para el manejo de Cartera de Seguros de Desgravamen y Seguros de Garantías Hipotecarias, el proponente deberá presentar experiencia de por lo menos 3 años, detallando los clientes a los que ha o se encuentra prestando servicio; asimismo deberá demostrar el volumen de cartera en cuanto al manejo de cuentas y de primas (por cada uno) VER ANEXO No. 1, FORMULARIO 4. Cuadro III Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 13 de 29

14 CARACTERISTICAS DEL PERSONAL PROPUESTO: El Personal Propuesto deberá estar compuesto mínimamente por el siguiente equipo de trabajo: 1. Un (1) Gerente de la Cuenta 2. Un (1) Ejecutivo de Cuenta (Sénior) Seguros Generales 3. Un (1)Ejecutivo de Cuenta (Sénior) Seguros Personales 4. Mínimo un (1) Funcionario de Atención al Cliente para la atención de siniestros, mínimamente en of. de La Paz, Santa Cruz y Cochabamba. (Seguros Generales) 5. Mínimo un (1) Funcionario de Atención al Cliente para la atención de siniestros, SEGURO DE PERSONAS mínimamente en of. de La Paz, Santa Cruz y Cochabamba. (Seguro de Personas) A continuación se describe las características solicitadas para el Personal Propuesto Requisito Habilitante. Los ejecutivos y Funcionarios que conformen la plantilla de Personal Propuesto, deberán contar como requisito habilitante con: o La Credencial de Personal Habilitado otorgado por la APS (Vigente) a) GERENTE DE CUENTA: con el siguiente perfil: Formación Profesional : o Licenciatura en Provisión Nacional en carreras Económicas, Financieras o Derecho u otras relacionadas (Deseable) o Diplomado, Post Grado o Maestría relacionado a seguros (Calificante) Experiencia General: o Experiencia de al menos cinco (5) años en campo profesional de seguros. Experiencia Específica: o Experiencia de al menos cinco (5) años en Seguros relacionados a corredoras de seguros y manejo de cartera de empresas del sector Bancario y/o financiero; probada según Certificados de Trabajo emitidas por las empresas constituidas y Curriculum con el detalle de Clientes, incluyendo datos o personas de referencia. b) EJECUTIVOS DE CUENTAS (Senior) PARA SEGUROS GENERALES Y PERSONAS: con el siguiente perfil: Formación Profesional: o Licenciatura Provisión Nacional y/o Técnico en Seguros (Calificante) Experiencia General: o Experiencia de al menos cinco (5) años en campo profesional de seguros. Experiencia Específica: o Experiencia de al menos tres (3) años en Seguros, probada según Certificados de Trabajo emitidas por Entidades Bancarias, Fondos Financieros Privados o Mutuales de Ahorro y Préstamo y Curriculum con el detalle de Clientes, incluyendo datos o personas de referencia. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 14 de 29

15 c) FUNCIONARIOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE : con las siguientes calificaciones: Formación Profesional: o Conocimiento en seguros en los ramos de Generales y/o Personas o Técnico en Seguros (Deseable). Experiencia General: o Experiencia de al menos tres (3) años en campo profesional de seguros. Experiencia Especifica: o Experiencia en la atención de siniestros. El Proponente debe presentar el Currículum Vitae de cada miembro del equipo de trabajo que manejará o esté vinculado la cuenta del Programa de Seguros del BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES, el cual debe ser dependiente (Funcionario permanente) de la empresa Corredora de Seguros, detallando la información necesaria para juzgar adecuadamente los años de experiencia en la gestión y administración de pólizas de Seguro especialmente de empresas del sector financiero de cada miembro del equipo de trabajo, incluyendo datos de personas relacionadas a las cuentas o clientes para solicitud de referencias si el Banco ve por conveniente. Es obligación del Proponente Adjudicado, durante todo el periodo de cobertura de las pólizas de seguros, garantizar que el personal descrito en su oferta, cuenta con los conocimientos y la experiencia requeridos para prestar a satisfacción del BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES los servicios solicitados, así como las tareas específicas descritas en el contrato a ser firmado; en caso de cualquier cambio del personal asignado, el Corredor de Seguros deberá poner a consideración del BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES al nuevo personal nominado, a fin de que éste emita su no objeción. Por su parte, el BANCO podrá comprobar en cualquier momento, si el personal asignado cumple o no con las exigencias requeridas y podrá exigir su reemplazo en caso de no conformidad PROPUESTA TECNICA El proponente debe presentar su Propuesta Técnica considerando mínimamente los siguientes criterios: ENFOQUE TECNICO El Proponente debe presentar en su Propuesta Técnica los Slips Técnicos para cada póliza descrita en el PROGRAMA DE SEGUROS que a continuación se detalla: POLIZAS DE SEGUROS CORPORATIVOS: a) Póliza de Seguro de Todo Riesgo de Daños a la Propiedad b) Póliza de Seguro de Todo Riesgo de Daños a la Propiedad para Bienes Adjudicados c) Póliza de Seguro Bancario Bankers Blanket Bond (BBB) incluyendo Delitos Electrónicos d) Póliza de Responsabilidad Civil Directores y Ejecutivos (D&O) e) Póliza de Errores u Omisiones (Responsabilidad Civil Profesional) f) Póliza de Seguro Responsabilidad Civil General g) Póliza de Seguro de Accidentes Personales h) Póliza de Seguro de Vida en Grupo i) Póliza de Seguro de Automotores j) Póliza de Seguro de Transporte k) Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 15 de 29

16 POLIZAS DE SEGUROS COLECTIVOS: a) Póliza de Seguro de Desgravamen Hipotecario Anual b) Póliza de Seguro de Todo Riesgo de Daños a la Propiedad para Inmuebles en Garantía Hipotecaria c) Póliza de Seguro de Todo Riesgo de Daños a la Propiedad para Existencias en Garantía Hipotecaria d) Póliza de Seguro de Automotores en Garantía Hipotecaria e) Póliza de Seguro para Rotura de Maquinaria en Garantías Hipotecarias f) Póliza de Seguro para Equipo Móvil Contratista en Garantías Hipotecaria g) Pólizas de Seguro para Equipo Electrónico en Garantía Hipotecaria Condición especial: La administración de seguros colectivos podrán sufrir modificaciones según lo establecido en el artículo 87 de la Ley de Servicios Financieros, que determina que dichos seguros serán licitados de forma pública de acuerdo a pólizas uniformes normadas por la APS. Asimismo, dicho Programa incluirá el asesoramiento, corretaje y administración de otras Pólizas correspondientes a otros proyectos o actividades del BANCO o sus empresas Filiales que pudieran ser contratadas o estén vigentes. Se deberá Incluir de forma enumerada Coberturas, Clausulas y Condiciones Especiales propias de cada riesgo (a modo de Condiciones Particulares en cada póliza). El Corredor deberá presentar dentro su propuesta, un Plan de Trabajo y Cronograma donde describa los procedimientos, cronogramas e informes a ser presentados sobre los siguientes puntos, los cuales no son limitantes ya que el Corredor podrá ampliar los que considere necesarios: Una vez adjudicado, el corredor seleccionado deberá realizar un análisis de las necesidades del Banco y sus Filiales y el diagnostico de las actuales pólizas, deberá efectuar la recolección de documentos e información tanto del actual corredor como de la o las Compañías aseguradoras con quienes se tiene suscritas las pólizas vigentes, incluyendo el seguimiento a todos los trámites de siniestros en proceso de atención. El trabajo descrito en el párrafo que antecede, servirá para que el Corredor en coordinación con las unidades del Banco que correspondan, elabore los términos de referencia para cada una de las pólizas del próximo Programa de Seguros ; para dicho efecto, el corredor deberá incluir en su oferta la descripción de los mismos. El Corredor deberá sugerir al Banco, un proceso de contratación del nuevo programa, incluyendo metodología de presentación de propuestas, calificación, la convocatoria, apertura de sobres, para lo cual entre el Banco y el corredor previamente coordinarán las características, evaluación, condiciones y peculiaridades del proceso de contratación. Asimismo, los proponentes podrán incluir en la presente oferta, servicios adicionales, sin costo para el BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES, respecto a la evaluación y gerencia de riesgos, que tiendan a mejorar la calidad de cobertura y optimización de los recursos de BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES. Para fines comparativos, se debe detallar el trabajo a realizarse y otros Beneficios Adicionales que deben estar claramente descritos en su oferta. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 16 de 29

17 PLAZO DEL CONTRATO El proponente seleccionado firmará un contrato por un plazo de un año y medio (18 meses calendario) FORMA DE PAGO El proponente no percibirá ningún pago por servicios o gastos por parte del BANCO UNIÓN S.A. y SUS FILIALES quedando su remuneración, sujeta al sistema de comisiones que otorga y tiene convenido cada Compañía Aseguradora con los Corredores VALIDEZ DE LA PROPUESTA La propuesta deberá tener una vigencia de 90 días calendario a partir de la fecha de cierre de la entrega de propuesta en oficinas del Banco. Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 17 de 29

18 ANEXO Nº1 FORMULARIOS DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA a) Formulario Nº1 Carta de Presentación de Propuesta, firmada por el proponente. b) Formulario Nº2 Identificación del Proponente c) Formulario Nº3 Declaración Jurada, que acredite la veracidad y autenticidad de su condición legal, administrativa y de otros aspectos requeridos en el Pliego de Condiciones d) Formulario Nº4 Formulario de Curriculum Vitae para Empresas debidamente documentado Experiencia y Referencias (Lista de servicios o productos ofertados, cartera de clientes y referencias de clientes). e) Formulario Nº5 Formulario de Curriculum Vitae para el Personal Propuesto debidamente documentado (por persona). Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 18 de 29

19 FORMULARIO Nº 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA Señores BANCO UNION S.A. Presente (Fecha)... Ref. CORREDOR DE SEGUROS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS Estimados señores: Luego de haber examinado el pliego de condiciones el suscrito ofrece sus servicios como Corredor de Seguros para la Administración del Programa de Seguros del Banco Unión S.A. y sus Filiales, cumpliendo estrictamente lo establecido en el Pliego de Condiciones. La propuesta tiene un plazo de validez de 90 días (noventa días) calendario a partir de la fecha de cierre para la presentación de propuestas. La propuesta podrá ser aceptada en cualquier momento antes de que expire el período indicado. Declaramos, bajo juramento, la veracidad y exactitud de toda la información proporcionada y autorizamos, a que cualquier persona individual o colectiva, suministre a sus representantes autorizados, toda la información que consideren necesaria para verificar la documentación que presentamos, y en caso de comprobarse cualquier incorrección en la misma, nos damos por notificados que su Entidad descalificará nuestra propuesta. Declaramos ser conocedores que el BANCO UNION S.A. calificará nuestra propuesta de la manera que vea conveniente, adjudicando el requerimiento servicio de Corredores de Seguros al proponente que presente la propuesta más apropiada a sus intereses, por tal motivo renunciamos expresamente a presentar cualquier reclamo o a seguir cualquier proceso legal que objete de alguna manera sus determinaciones referentes al presente proceso de licitación. Si nuestra propuesta es aceptada, presentaremos una Boleta de Garantía Bancaria de Cumplimiento de Contrato o Póliza de Garantía de Cumplimiento de Contrato, emitida a favor del Banco Unión S.A. correspondiente a $us 30,000 (treinta mil 00/100 Dólares Americanos), con vencimiento de 90 días calendario posteriores a la terminación de la vigencia del contrato con el Banco Unión S.A. (Firma del Representante Legal) (Nombre completo del Representante Legal) Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 19 de 29

20 FORMULARIO Nº 2 IDENTIFICACIÓN DEL PROPONENTE 1. Nombre o razón social: 2. Dirección principal: 3. Ciudad: 4. País: 5. Casilla: 6. Teléfonos: 7. Fax: Dirección electrónica ( ): 8. Nombre original y año de fundación de la Firma: 9. Nombre del Representante Legal en Bolivia: 10. Dirección del Representante Legal en Bolivia: 11. Tipo de Proponente (marque con una X el que corresponda) Empresa Unipersonal ( ) Profesional Independiente ( ) Pequeña o Microempresa Contratista ( ) Persona Individual o Contratista ( ) Sociedad Anónima ( ) Sociedad Accidental ( ) Sociedad de Responsabilidad Limitada ( ) Número de NIT: 12. Otros: (Firma del Representante Legal) (Nombre completo del Representante Legal) Pliego de Condiciones Banco Unión S.A. Página 20 de 29

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