MANUAL DE USUARIO. Actualización de Información General y Solicitud de Clave de Acceso

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1 MANUAL DE USUARIO Actualización de Información General y Solicitud de Clave de Acceso Versión: 04

2 Actualización de Información General y Solicitud de Clave de Acceso VERSION 04 FECHA: 18/06/13 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación Cambio en la figura 21 Mensaje de confirmación Cancelar. 08/10/ Cambio en la figura 22 Mensaje de confirmación Guardar. 08/10/ Cambio en la figura 26 Mensaje de confirmación Guardar. 08/10/ Cambio en la figura 29 Mensaje de confirmación Guardar. 08/10/ Cambio en la figura 32 Correo electrónico para validación. 08/10/ Cambio en la figura 33 Pantalla para impresión de formulario y solicitud 08/10/ Se agrega la frase que puede estar a en el ítem 4 de los documentos de soporte para representante legal persona natural. 08/10/2012 2

3 Actualización de Información General y Solicitud de Clave de Acceso VERSION 04 FECHA: 18/06/ Se agrega la frase que puede estar a en el ítem 6 de los documentos de soporte para representante legal persona jurídica. 08/10/ Se agrega figura 34 Correo electrónico con clave de acceso temporal. Se agrega en Requisitos Técnicos los navegadores de internet que pueden utilizarse para realizar el proceso de actualización. Cambio en la pantalla Actualización de Información General. Cambio en la figura 19 Pantalla Actualización de Información General Sección A. Se incluye campo para confirmar correo electrónico (numeral 26). Se incluye actividad 24 referente al rechazo de formularios. Se incluye figura 36 Pantalla de Actualización de Información General. Cambio en los ítems 4 y 6 de los requisitos para actualización de información si el representante legal es una persona natural. Cambio en los ítems 6 y 8 de los requisitos para actualización de información si el representante legal es una persona jurídica. 08/10/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ , 8, 9 y 10 Actualización de formas de ingreso. 18/06/2013 3

4 ÍNDICE OBJETO...5 ALCANCE...5 REQUISITOS TÉCNICOS...5 CONSIDERACIONES...5 GLOSARIO...6 INGRESO AL SISTEMA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS...7 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL PRESENTACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS

5 OBJETO El objeto del presente manual de usuario es facilitar a las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, la actualización de información general y la solicitud clave de usuario. ALCANCE El presente manual de usuario inicia con el ingreso al Sistema de Actualización de información general y culmina con la presentación física del Formulario de Actualización de Información General y la Solicitud de Acceso y Declaración de Responsabilidad. REQUISITOS TÉCNICOS Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con acceso a internet. Un navegador de Internet actualizado, puede ser Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Netscape, Safari. Poseer usuario y contraseña para el acceso al portal web de la Superintendencia de Compañías. CONSIDERACIONES La actualización de información general y solicitud de clave de acceso será realizada a través del portal web institucional, por las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías. Se deberá considerar las disposiciones establecidas en la Resolución No. SC.SG.DRS.G del 25 de septiembre del 2012, que establece el Reglamento para la Actualización de información general, el registro y obtención de clave de acceso en línea al portal web institucional, de las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías. 5

6 GLOSARIO Actualización de Información General.- La actualización de información general incluye la actualización del domicilio, teléfonos y correo electrónico de las compañías y de sus representantes legales, así como, la actualización de información adicional relacionada con las actividades que realizan dichas compañías. Formulario de Actualización de Datos: Formulario generado por el sistema. Contiene la información general actualizada de la compañía. Solicitud de Acceso y Declaración de Responsabilidad.- Formulario generado por el sistema. Contiene la solicitud de una clave de acceso al portal web de la Superintendencia de Compañías y una declaración de responsabilidad que servirá de sustento para el envío de información financiera y societaria. 6

7 INGRESO AL SISTEMA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS 1. Ingrese al portal web de la Superintendencia de Compañías: (Ver figura 1) Figura 1 Portal web Superintendencia de Compañías 2. Si es la primera vez que actualiza datos: 2.1. Seleccione la opción INGRESAR de la sección USUARIOS EN LÍNEA. (Ver figura 2) Figura 2 Recuadro usuarios en Línea 2.2. En la pantalla Ingresar al Sistema, ingrese su Usuario y Contraseña. (Ver figura 3) 7

8 Figura 3 Pantalla Ingresar al Sistema 2.3. Presione el botón INGRESAR Si no cuenta con un Nombre de Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para registro de usuario en el portal web de la Superintendencia de Compañías. Ver Manual para Registro de Usuario Si olvidó su Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para recuperar clave de acceso. Ver Manual para Recuperar Clave de acceso Al ingresar al Sistema, seleccione la opción SU COMPAÑÍA ONLINE ubicada en la barra de menú. (Ver figura 4) Figura 4 Opción Su Compañía Online El Sistema mostrará el listado de las compañías en las que el Usuario es representante legal. 8

9 Figura 5 Selección de compañías 2.5. Seleccione la compañía de la cual desea actualizar información. (Ver figura 5) 2.6. El sistema mostrará la pantalla Opciones de la compañía, seleccione la opción ACTUALIZAR INFORMACIÓN GENERAL. (Ver figura 6) 2.7. Continúa actividad 4. Figura 6 Opciones Su Compañía Online 3. Si no es la primera vez que actualiza datos: 3.1. Seleccione la opción PORTAL DE TRÁMITES. (Ver figura 1) 3.2. En la pantalla Ingreso al Sistema, ingrese su usuario y contraseña Si olvidó su Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para recuperar clave de acceso. Ver Manual para Recuperar Clave de acceso. 9

10 3.3. Dentro del Menú Portal de Trámites, seleccione la opción ACTUALIZACIÓN DE DATOS (Ver figura 7). Figura 7 Menú Portal de Trámites 10

11 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL 4. El sistema mostrará la pantalla Actualización de Información General y le permitirá hacer la actualización correspondiente. Los campos con asterisco son obligatorios. Figura 20.- Pantalla Actualización de Información General La pantalla está dividida en 4 secciones: A. Información de la compañía B. Identificación del domicilio legal C. Información y domicilio del representante legal o apoderado 11

12 D. Información adicional de la sociedad 5. Actualizar la información en los campos habilitados de la sección A y B. Figura 21.- Pantalla Actualización de información general sección A: Información de la compañía La sección A: Información de la compañía contiene los siguientes campos (Ver figura 19): 2.1. Razón social: Denominación de la compañía. Campo no editable Nombre comercial: Nombre de fantasía de la compañía. Campo editable y opcional Número de RUC: Número de Registro Único de Contribuyente. Campo editable y obligatorio sólo si el campo está en blanco Número de Expediente: Número de identificación de la compañía otorgado por la Superintendencia de Compañías. Campo no editable Provincia: Provincia del domicilio de la compañía. Campo no editable. 12

13 2.6. Cantón: Cantón del domicilio de la compañía. Campo no editable Parroquia: Parroquia del domicilio de la compañía. Campo editable Ciudadela: Ciudadela del domicilio de la compañía. Campo editable y opcional Barrio: Barrio del domicilio de la compañía. Campo editable y opcional Calle * : Calle principal del domicilio legal de la compañía. Campo editable y obligatorio Número*: Número de identificación de casa o edificio del domicilio de la compañía. Campo editable y obligatorio Intersección/Manzana*: Nombre de la calle secundaria o número de la manzana del domicilio de la compañía. Campo editable y obligatorio Conjunto: Nombre del conjunto residencial del domicilio de la compañía. Campo editable y opcional Bloque: Número o letra del bloque del domicilio de la compañía. Campo editable y opcional Edificio o centro comercial: Nombre del edificio o centro comercial del domicilio de la compañía. Campo editable y opcional Número de oficina: Número de oficina del domicilio de la compañía. Campo editable y opcional Kilómetro: Kilómetro de la carretera del domicilio de la compañía. Campo editable y opcional Camino: Nombre de la vía del domicilio de la compañía. Campo editable y opcional Referencia ubicación*: Detalle de la ubicación del domicilio de la compañía. Campo editable y obligatorio Teléfono 1*: Número de teléfono convencional principal de la compañía. Campo editable y obligatorio. 13

14 2.21. Teléfono 2: Número de teléfono convencional secundario de la compañía. Campo editable y opcional Celular*: Número de teléfono celular de la compañía. Campo editable y obligatorio Fax: Número de teléfono fax de la compañía. Campo editable y opcional Casillero postal: Dirección postal de la compañía. Campo editable y opcional Correo electrónico 1*: Dirección de correo electrónico principal de la compañía. Campo editable y obligatorio Confirmar correo electrónico*: Campo habilitado para confirmar el correo electrónico 1. El usuario deberá ingresar nuevamente el correo electrónico. Campo editable y obligatorio Correo electrónico 2: Dirección de correo electrónico secundario de la compañía. Campo editable y opcional Sitio web: Dirección de la página web de la compañía. Campo editable y opcional. Figura 22.- Pantalla Actualización de información general sección B: Identificación del Domicilio Legal La sección B: Identificación del Domicilio Legal contiene los siguientes campos (Ver figura 20): Provincia: Provincia del domicilio de la compañía. Campo no editable Cantón: Cantón del domicilio de la compañía. Campo no editable. 6. Actualizar la información en los campos habilitados de la sección C. 14

15 El sistema mostrará el listado de los representantes legales de la compañía. Para poder editar la información debe dar clic sobre la palabra Editar. (Ver figura 23) Figura 23.- Pantalla Actualización de información general sección C: Información y Domicilio del Representante Legal o Apoderado El sistema mostrará la pantalla Información y Domicilio del Representante Legal o Apoderado (Ver figura 24), que contiene los siguientes campos: Figura 24.- Pantalla Información y Domicilio del Representante Legal o Apoderado Tipo de persona: Persona natural o persona jurídica. Campo no editable. 15

16 Si el representante legal es una Persona Natural Nombre completo: Apellidos y nombres del representante legal. Campo no editable Tipo de identificación: Tipo de documento de identificación, éste puede ser cédula, RUC o pasaporte. Campo no editable Número de identificación: Número de cédula, RUC o pasaporte. Campo no editable Tipo de representación legal*: Tipo de representación de la persona, ésta puede ser individual o conjunta. Campo editable Nacionalidad: Nacionalidad del representante legal. Campo no editable Cargo que desempeña: Cargo que consta en el nombramiento. Campo no editable Provincia*: Provincia del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio Fecha de inscripción del nombramiento en el Registro Mercantil: Fecha de inscripción del nombramiento como representante legal. Campo no editable Cantón*: Cantón del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio Parroquia*: Parroquia del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio Ciudadela: Ciudadela del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional Barrio: Barrio del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional Calle*: Calle principal del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio Número*: Número de identificación de casa o edificio del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio. 16

17 2.46. Intersección/Manzana*: Nombre de la calle secundaria o número de la manzana del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio Conjunto: Nombre del conjunto residencial del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional Bloque: Número o letra del bloque del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional Edificio o centro comercial: Nombre del edificio o centro comercial del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional Número de oficina: Número de oficina del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional Kilómetro: Kilómetro de la carretera del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional Camino: Nombre de la vía del domicilio del representante legal. Campo editable y opcional Referencia ubicación*: Detalle de la ubicación del domicilio del representante legal. Campo editable y obligatorio Correo electrónico*: Dirección de correo electrónico del representante legal. Campo editable y obligatorio Teléfono*: Número de teléfono convencional principal del representante legal. Campo editable y obligatorio Celular*: Número de celular del representante legal. Campo editable y obligatorio. Si el representante legal es una Persona Jurídica Razón social: Denominación de la compañía que es representante legal. Campo no editable Número de RUC: Número de Registro Único de Contribuyente de la persona jurídica que ejerce la representación legal. Campo no editable Número de expediente: Número de identificación de la compañía que es representante legal, otorgado por la Superintendencia de Compañías. Campo no editable. 17

18 7. Si no desea guardar los cambios realizados, presione el botón CANCELAR. El sistema le mostrará un mensaje para confirmar que desea cerrar la ventana sin guardar. (Ver figura 25) Figura 25.- Mensaje de confirmación cancelar Si presiona YES, el sistema no guardará los cambios realizados y regresará a la pantalla Actualización de Información General. Si presiona NO, el sistema regresará a la pantalla Información y Domicilio del Representante Legal. 8. Si desea GUARDAR los cambios realizados, presione el botón GUARDAR. El sistema le mostrará un mensaje para confirmar que desea guardar los cambios realizados. (Ver figura 26) Figura 26.- Mensaje de confirmación guardar Si presiona YES, el sistema guardará los cambios realizados y mostrará la pantalla de la figura 27. Al dar clic sobre el botón OK, el sistema regresará a la pantalla Actualización de Información General. Figura 27.- Mensaje de confirmación datos guardados Si presiona NO, el sistema regresará a la pantalla Información y Domicilio del Representante Legal. 18

19 Nota: Se deberá realizar la actualización de la información y domicilio (sección C) de cada uno de los representantes legales que aparezcan en la pantalla Actualización de Información General. 9. Actualizar la información en los campos habilitados de la sección D Figura 28.- Mensaje de confirmación datos guardados La sección D: Información adicional de la compañía contiene los siguientes campos (Ver figura 28): Es proveedor de bienes o servicios del Estado?: Pregunta sobre actividades de la compañía. Debe seleccionar Si o No. Campo obligatorio Ofrece ventas con crédito directo a sus clientes y cobra intereses?: Pregunta sobre actividades de la compañía. Debe seleccionar Si o No. Campo obligatorio Ofrece servicios de pago de remesas?: Pregunta sobre actividades de la compañía. Debe seleccionar Si o No. Campo obligatorio. Al final de la pantalla de Actualización de Información General, aparecerán los botones CERRAR, GUARDAR y ENVIAR. (Ver figura 29) Figura 29.- Botones de la Pantalla de Actualización 10. En el caso de que no desee continuar con la actualización, seleccionar la opción CERRAR para eliminar el registro y volver a la pantalla anterior. 11. En el caso de que desee continuar con la actualización, seleccionar la opción GUARDAR. El sistema mostrará un mensaje para confirmar que desea guardar los cambios realizados. (Ver figura 30) 19

20 Figura 30.- Mensaje de confirmación guardar Si presiona YES, el sistema guardará los cambios realizados y mostrará un mensaje indicando que la información ha sido guardada y que debe seleccionar la opción ENVIAR para transmitir la información a la Superintendencia de Compañías. Al dar clic en el botón OK, el sistema regresará a la pantalla Actualización de Información General. (Ver figura 31) Figura 31.- Mensaje de confirmación de información guardada Si presiona NO, el sistema no guardará los cambios y regresará a la pantalla Actualización de Información General. La opción GUARDAR le permitirá guardar temporalmente la información ingresada sin enviarla a la Superintendencia de Compañías. 12. Cuando haya finalizado la actualización y esté seguro de que toda la información es correcta, presionar el botón ENVIAR. Al seleccionar esta opción, la información será enviada a la Superintendencia de Compañías para la respectiva validación de la cuenta de correo y generación de los documentos. El sistema mostrará una ventana para la selección del representante legal que firmará el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS, la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD. (Ver figura 32) Figura 32.- Selección del Representante Legal 20

21 13. Seleccionar al representante legal que firmará los documentos. Nota: En caso de que la representación legal sea conjunta, se deberá seleccionar dos nombres, que serán los que se mostrarán en el Formulario de Actualización de Datos y en la Solicitud de Acceso. 14. Presionar el botón ACEPTAR. El sistema mostrará un mensaje para confirmar que desea guardar los cambios realizados. (Ver figura 33) Figura 33.- Mensaje confirmación guardar Si presiona NO, el sistema no guardará los cambios y regresará a la pantalla Selección del Representante Legal. Si presiona YES, el sistema guardará los cambios realizados y mostrará un mensaje indicando que se enviará un mensaje de correo electrónico a la cuenta de correo registrada para validar la cuenta y generar los documentos respectivos. (Ver figura 34) Figura 34.- Mensaje envío de información al correo electrónico 15. Presionar OK. El sistema mostrará la siguiente pantalla mientras la solicitud de actualización esté en proceso. Figura 35.- Pantalla Resultado actualización de datos 21

22 16. Ingresar a la cuenta de correo electrónico registrada y dar clic sobre los hipervínculos para generar los documentos. (Ver figura 36) Figura 36.- Correo electrónico para validación y generación de documentos Cada hipervínculo lo llevará a la pantalla de activación, donde deberá esperar unos segundos hasta que el sistema genere el FORMULARIO DE ACTUALIZACION DE DATOS y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD a partir de la información ingresada. El Sistema presentará el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD para su impresión. (Ver figura 37) RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL Figura 37.- Pantalla para impresión de formulario y solicitud 22

23 17. Imprimir el Formulario de Actualización de Datos y la Solicitud de Acceso. El Formulario de Actualización de Datos incluye la fecha máxima de presentación de los documentos a la Superintendencia de Compañías. 18. Firmar el Formulario de Actualización de Datos y la Solicitud de Acceso y Declaración de Responsabilidad. Continúa actividad Si el formulario enviado tiene algún error en la información ingresada o no le llega el mensaje de correo electrónico con los hipervínculos para generar los documentos, el usuario debe rechazar el formulario, de la siguiente manera: Ingresar a las opciones de la compañía Seleccionar la opción Actualización de Información General de la sección Estados Financieros Rechazar el formulario de actualización enviado, presionando el botón RECHAZAR. (Ver figura 38) Una vez rechazado el formulario, el usuario deberá realizar nuevamente el procedimiento de actualización de información general. Figura 38.- Pantalla de Actualización de información general después de enviar la información 23

24 PRESENTACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS 20. Presentar el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD a la Superintendencia de Compañías, para su aprobación. NOTA: Si no es la primera vez que actualiza datos y el representante legal que firmó la primera Solicitud de Acceso y Declaración de Responsabilidad es el mismo, no es necesario presentar la solicitud nuevamente. El representante legal deberá acercarse a las oficinas de la Superintendencia de Compañías con el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS, la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD y los documentos de soporte. Los documentos de soporte definidos son: Si el representante legal es una persona natural Copia simple del nombramiento del representante legal o del poder en caso de apoderado. Copia legible a color de la cédula o pasaporte del representante legal o apoderado, según el caso. Copia legible a color del certificado de votación del representante legal o apoderado, según el caso. Copia simple de una planilla de servicios básicos (agua, luz o teléfono) del domicilio de la compañía, que puede estar a nombre de la compañía, su representante legal/apoderado o socio/accionista. Debe corresponder a cualquiera de los dos meses anteriores a la fecha de presentación. En el caso de que la planilla esté a nombre de un tercero, es necesario una carta de cesión de espacio con autenticación/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial) o un contrato de arrendamiento inscrito en el Juzgado de Inquilinato o con autenticación/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial). Copia simple del Registro Único de Contribuyente vigente de la compañía. Para el caso de que un tercero sea la persona que presente la documentación, se deberá incluir la carta de autorización con autenticación/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de 24

25 la Ley Notarial), adjuntando copia legible a color de cédula o pasaporte y certificado de votación de la persona autorizada. Si el representante legal es una persona jurídica Copia simple del nombramiento del representante legal (persona jurídica). Copia simple del RUC de la persona jurídica que ejerce la representación legal de la compañía objeto de la actualización. Copia simple del nombramiento del representante legal (persona natural) de la persona jurídica que ejerce la representación legal de la compañía objeto de la actualización. Copia legible a color de la cédula o pasaporte del representante legal (persona natural) de la persona jurídica que ejerce la representación legal de la compañía objeto de la actualización. Copia legible a color del certificado de votación del representante legal de la persona jurídica que ejerce la representación legal de la compañía objeto de la actualización. Copia simple de una planilla de servicios básicos (agua, luz o teléfono) del domicilio de la compañía, que puede estar a nombre de la compañía, su representante legal/apoderado o socio/accionista. Debe corresponder a cualquiera de los dos meses anteriores a la fecha de presentación. En el caso de que la planilla esté a nombre de un tercero, es necesario una carta de cesión de espacio con autenticación/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial) o un contrato de arrendamiento inscrito en el Juzgado de Inquilinato o con autenticación/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial). Copia simple del Registro Único de Contribuyente vigente de la compañía objeto de la actualización. Para el caso de que un tercero sea la persona que presente la documentación, se deberá incluir la carta de autorización con autenticación/reconocimiento de firma ante Notario (Art. 18 de la Ley Notarial), adjuntando copia legible a color de cédula o pasaporte y certificado de votación de la persona autorizada. El incumplimiento de la actualización de datos se registrará en el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones hasta que dicho incumplimiento sea superado y para ello deberá realizar nuevamente el procedimiento. 25

26 Una vez aprobados los documentos, se enviará un mensaje a la cuenta de correo electrónico de la compañía registrada, con la clave de acceso temporal. En el caso de que los documentos sean rechazados, el representante legal deberá realizar nuevamente el procedimiento de actualización de información general. 21. Revisar la cuenta de correo electrónico de la compañía para conocer la clave de acceso temporal. (Ver figura 39) RSG17S Figura 39.- Correo electrónico con clave de acceso temporal Para ingresar al portal web de la Superintendencia de Compañías, después de ser aprobada la actualización de datos, deberá utilizar como nombre de usuario el número de RUC de la compañía y como contraseña la clave de acceso temporal. La primera vez que ingrese al sistema, deberá cambiar la clave de acceso temporal otorgada por la Superintendencia de Compañías, por una de su elección. Esta clave de acceso debe ser una combinación alfanumérica de 6 dígitos. Fin del procedimiento. 26

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