Movimientos que no Generan Flujos de Caja

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1 Página 1 de Objetivo y Alcance Establecer una guía de orientación que permita establecer los pasos y requisitos que se deben tener en cuenta, para la presentación de los informes que requiere la administración y los entes de control. 2. Responsables El responsable de la implementación adecuada de este instructivo es el líder del proceso Gestión Presupuestal y Contabilidad. 3. Definiciones 3.1 Devolución de IVA IVA, es un impuesto al consumo y su nombre completo es Impuesto al Valor Agregado esto significa que es un impuesto que se estará pagando por el valor que agreguemos a los productos o servicios que hayamos adquirido. Según la ley 30 de 1992 en el articulo 92, establece que el IVA que paga las Universidades Públicas en la adquisiciones de bienes y contratación de servicios es objeto de devolución por parte de la DIAN. El calendario para la solicitud del IVA es bimestral teniendo en cuenta la normatividad vigente sobre las devoluciones realizadas por la DIAN: 3.2 Movimientos que no Generan Flujo de Efectivo Amortización: proceso financiero mediante el cual se extingue, gradualmente, una deuda por medio de pagos periódicos, que pueden ser iguales o diferentes Depreciación: mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable Provisiones: Son las reservas que han de realizar las empresas para hacer frente a las obligaciones futuras contraídas con los Deudores Cruce de Costos: procedimiento mediante el cual se trasladan los costos registrados en la cuenta 7 para la cuenta contable 6, al final del periodo SEUD: Servicio Estadístico Unificado de la Deuda, formato mediante el cual se registran todos los movimientos que genera la adquisición, amortización y pago de de los Créditos de Corto y Largo Plazo, adquiridas con entidades financieras. Elaboró Aprobó Validó Firma Yorcley Angarita Rivero Firma Mariela Villamizar Vera Firma María Victoria Bautista Bochaga Fecha 16 de mayo de 2014 Fecha 23 de mayo de 2014 Fecha 27 de mayo de 2014

2 Página 2 de Contenido Nº DE ACTIVIDAD 1 DEVOLUCION DE IVA ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 1.1 Aspectos Generales Devolución de IVA Verificar que las cuentas cumplan con los requisitos de la DIAN, con las facturas que vienen adjuntos igual a la información registrada en los egresos. Con el fin de que sea devuelto el dinero solicitado. 2 días Líder del proceso, Técnico de Presupuesto. BIMESTRE FECHA PRESENTADA Ene-Feb Ultimo día Hábil de Marzo Mar-Abr Ultimo día Hábil de Mayo May-Jun Ultimo día Hábil de Julio Jul-Agos Ultimo día Hábil de Septiembre Sep-Octu Ultimo día Hábil de Noviembre Nov-Dic Ultimo día Hábil de Enero 1.2 Solicitud de comprobantes de egreso que tengan IVA Se solicita al proceso de Gestión de Tesorería y Pagaduría, los comprobantes de egreso que tengan objeto de devolución de IVA. El técnico de Pagaduría y Tesorería busca entre el movimiento solicitado del bimestre correspondiente, las facturas que cumplan los requisitos. 2 días Técnico Administrativo Presupuesto. 1.3 Revisión de las facturas Una vez se tengan el proceso de Gestión de Tesorería y Pagaduría reporta los egresos respectivos del bimestre, se procede a sacar fotocopia del egreso y la factura, se revisa su diligenciamiento con el fin de verificar que no presenten enmendaduras, tachones o borrones, que concuerde el valor facturado y el pagado. Los Requisitos de la factura son: 1. Estar denominada expresamente como "Factura de Venta". 2 días Técnico Administrativo Presupuesto FGT-12 Memorando 2. Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3 Página 3 de Siempre deberá estar expedida a nombre de la Universidad de Pamplona, NIT Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 5. Fecha de su expedición. 6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. 7. Valor total de la operación. 8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. 9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.(régimen común o simplificado) 10. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a, b, d y h deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión. Efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. Después de verificadas las facturas se empieza a digitar la información solicitada por la DIAN en una hoja de Excel, que contiene la siguiente información: 1. El número de la factura 2. Fecha de exp. de la factura 3. NIT del vendedor o de quien presta el servicio 4. nombres y apellidos o razón social quien presta el servicio 5. Dirección de quien presta el servicio 6. Valor sin IVA 7. IVA 8. Fecha pago del comprobante de egreso 9. Numero de cheque por el cual se canceló el servicio 10. Cta. bancaria Posteriormente se ordena alfabéticamente todos los egresos con sus respectivos soportes y se hace una relación de los extractos y conciliaciones mediante el FGT-12 Memorando solicitando a la oficina de Pagaduría y Tesorería copia de los mismos. 1.4 Diligenciamiento del formato FGP-32 Solicitud Devolución de IVA Posteriormente el Técnico de Presupuesto y Contabilidad diligencia FGP-37 Solicitud 2 días Técnico de Presupuesto y Contabilidad FGP-37 Solicitud Devolución

4 Página 4 de 13 Devolución de IVA, se tiene en cuenta la información digitada en el cuadro en Excel, la cual se extrae de las facturas y soportes físicos de cada una de las cuentas a las que se le está solicitando la devolución del IVA. de IVA Con esta información se procede así: Se ordena los proveedores por su Nombre o Razón Social. Luego para cada uno de los proveedores, se ordena las facturas objeto de devolución del IVA.por la fecha de expedición desde la más antigua a la más reciente. Una vez ordenados por proveedores, se suma el valor del IVA para cada uno de los periodos (meses) de cada tercero en que se haya expedido las facturas y se registra el valor en una fila adicional. Finalmente, se registra el valor total de los periodos del proveedor en una fila adicional que contiene la sumatoria de todos los periodos. En caso de que solo se haya expedido factura para un solo periodo, se totaliza directamente el valor de la factura y el respectivo IVA a descontar en una fila adicional. Este proceso se hace para cada una de los proveedores relacionados en el bimestre para solicitud de devolución de IVA. Finalmente, una vez totalizado el valor de las facturas de todos los proveedores, se registra en fila adicional, el valor global del IVA a solicitar. En la última columna con el título de % se muestra el porcentaje del IVA solicitado que le corresponde a cada proveedor con respecto a valor final del IVA solicitado para el bimestre. Se digita el folio del extracto donde se relaciona el valor de la factura cancelada. Una vez elaborado el formato de las facturas discriminadas del impuesto de IVA pagado se imprime y junto al Formulario de solicitud de devolución y/o compensación en original y dos copias diligenciados y firmados por la Directora de Presupuesto y Contabilidad, se envía a la oficina de rectoría para que sean firmados por el rector (a). 1.5 Recopilación de documentación Una vez se firmados los Formulario de solicitud de devolución y/o compensación en original y dos copias y el cuadro de las facturas discriminadas del impuesto de IVA pagado y la certificación, se archiva en una carpeta o en una A Z, recopilando la siguiente documentación, para ser entregada a la DIAN: 1. Formulario de solicitud de devolución y/o compensación en original y dos copias. 1 día Líder del proceso, Técnico Presupuesto y Contabilidad FGP-37 Solicitud Devolución de IVA 2. Copia de la Cédula del Representante Legal.

5 Página 5 de Constancia del Ministerio de Educación Nacional MEN, donde certifica la Representación Legal. 4. Certificación de que no existe orden de no pago en los cheques 5. Relación de las facturas discriminadas del impuesto de IVA pagado FGP-37 solicitud Devolución de IVA 6. Copia de las facturas objeto de devolución del IVA y su correspondiente comprobante de egreso. 7. Extractos bancarios del bimestre solicitado. 8. Conciliaciones bancarias del bimestre solicitado 1.6 Foliar la documentación Cuando ya esté el informe con sus respectivos soportes se debe foliar una a una las copia que allí se recopilaron, y armar una carpeta legajada con la información. 0.5 días Técnico Presupuesto y Contabilidad 1.7 Archivo y Custodia Se debe tomar la información del FGP-37 Solicitud Devolución de IVA de las facturas discriminadas del impuesto de IVA pagado y copiarlo en un CD. 0.5 días Técnico de Presupuesto y Contabilidad FGP-37 Solicitud Devolución de IVA 1.8 Enviar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN (DIAN) Una vez esté listo el paquete se debe enviar a la ciudad de Cúcuta para que sea radicada en la DIAN Dirección de Impuestos Y Aduanas Nacionales de la siguiente manera: Técnico de Presupuesto y Contabilidad Que se presente en forma personal por el representante legal de la Institución, y si por alguna circunstancia de fuerza mayor no puede presentarse, podrá ir un funcionario de la misma con una autorización notariada y firmada por el representante legal para hacer la respectiva entrega 1 día 2. Que se presente dentro del tiempo estipulado en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente. 3. Y que vaya acompañado de la documentación.

6 Página 6 de 13 2 INFORME CONTADURIA GENERAL DE LA NACION (CHIP) 2.1 Consolidación de Información Financiera Para la elaboración del CGN se debe tener cerrados los periodos contables y presupuestales, para lo cual la información financiera debe estar verificada, haber realizado la depreciación, amortización, provisiones y cruce de costos respectivos para cada mes; se verifica que no existan cuentas sobregiradas y que los egresos generados hayan afectado correctamente las cuentas por pagar. Se debe reportar dos formatos INFORMACION CONTABLE PUBLICA según el formato anexo establecido por la CGN: 15 días CGN001_ Saldos y Movimientos. Y CGN002_Operaciones Reciprocas según formato anexo establecido por la CGN.

7 Página 7 de Generación del Informe Una vez verificada que la información financiera está consolidada, se procede a generar el archivo plano para cargarlo al sistema CHIP, teniendo en cuenta la ruta contabilidad-consultas e informes-cgn, en esta ventana se selecciona el formato a ejecutar, el periodo, y la cuenta inicial y final que se requiere. 10 días Líder del Proceso.

8 Página 8 de SERVICIO ESTADISTICO UNIFICADO DE LA DEUDA Recolección y Conciliación de la Información El último día hábil de cada mes se debe solicitar a las entidades financieras con las cuales la Universidad suscribió Créditos Bancarios de corto y largo plazo, certificación de los saldos a capital a corte de 30 del mes anterior, y copia de las notas contables en las cuales se especifica el aporte a Capital e intereses de cada crédito Una vez recibida la anterior información, se procede a conciliar los datos con los registros del aplicativo Gestasoft, se verifican los saldos de cada crédito registrados en la cuenta 2306 Operaciones de Financiamiento Internas de Corto Plazo y 2307 Operaciones de Financiamiento Internas de Largo Plazo, igualmente se verifica que la ejecución presupuestal de obligaciones financieras concuerde con los pagos realizados por la Universidad por capital e intereses. 1 día Analista de Contabilidad. Nota: normatividad aplicable Ley 533 de 1999, Circular 09 de 2011-Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 3.2 Diligenciamiento del Formato Conciliada la información se procede a diligenciar el formato externo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Contraloría General del Departamento *SEUD MINISTERIO ver enlace. *SEUD CONTRALORIA ver enlace. Para el caso del Ministerio de Hacienda se relacionan cada funcionalidad en los comentarios del formato: 5 días

9 Página 9 de 13 Se diligencian los siguientes campos: Descripción del Crédito. Hace referencia al nombre del crédito que da la Entidad Financiera. F26 CGNDS Sistema Estadístico Unificado de la Deuda. Código del Crédito: hace referencia al código que da el Ministerio de Hacienda cuando autoriza un crédito nuevo o la refinanciación de la Obligación Financiera. Nro. de Tramo: hacer referencia al consecutivo de los créditos adquiridos. Fecha de vencimiento: hace referencia a la fecha en la cual se vence el crédito bancario. Fecha de Operación: hace referencia a la fecha en la cual se adquiere el crédito, se bona a capital o a intereses. Tipo Operación: hace referencia al tipo de transacción que se realiza en el mes, según los códigos: 05 Desembolso del Capital Prestado, 06 Amortización Capital, 07 Abono Intereses, 08 Comisión, 11 Prepago, 13 Diferidos, 99 Saldo de Capital adeudado y Acumulado de capital pagado. Tasa de Intereses en números reales: hace referencia a la tasa efectiva que aplica el banco. Valor de operación en monde del Pago: hace referencia al valor cancelado dependiendo del tipo de operación que se realice en el mes. Acumulado de Movimientos: hace referencia al acumulado del capital pagado. Saldo Deuda: hace referencia al saldo de la deuda a la fecha. Y para la Contraloría existe un manual del usuario el cual se encuentra en la ruta se ingresa al ítem SIA-GUIA PARA LA RENDICION DE INFORMES 3.3 Revisión y Envió de Informes Una vez consolidado el informe se imprime un balance de comprobación de la 2306 y 2307, una ejecución presupuestal del rubro Servicio de la Deuda Pública del mes a reportar, las constancias de los bancos y el informe, para revisión por parte del líder del proceso. Verificado el informe la líder del proceso autoriza el envió del informe, el del Ministerio se envía al seud@minhacienda.gov.co y dguevara@minhacienda.gov.co; el de la 2 días

10 Página 10 de 13 Contraloría se debe ingresar a la ruta SIA-MENU DEL SISTEMA seleccionar ADMINISTRADOR DE EXPEDIENTES dar clic en la opción examinar y cargar el archivo cvs establecido según el manual de la Contraloría. El sistema genera dos archivos un.log y un.fmt si el archivo formato_201204_f26_cgdns.log genera errores se deben realizar las correcciones y se vuelve a subir el archivo. Después de cargados correctamente los archivos se guardan una copia de los mismos en el PC. 4 INGRESO DE NOTAS CONTABLES 4.1 Aspectos Generales Dentro de los procedimientos que desarrolla el proceso de Gestión Presupuestal y Contable, se establece la elaboración de Notas de Contabilidad con las cuales se registra la Amortización, Depreciación Provisiones, Cruce de Costos, registro de movimientos contables que no requieren CDP, RP y causación de pago, y Depuración de la Información Financiera. Los cuales son realizados por los funcionarios del proceso, de acuerdo a la necesidad que se requiera en el desarrollo de las actividades que ejecuta el proceso para el logro de los objetivos. Líder del proceso, Analista Contable, Técnico Presupuesto, Analista Convenios. 4.2 Ingreso de Notas Contables Teniendo en cuenta los soportes que justifican la Nota de Contabilidad a realizar, se procede a ingresar al aplicativo Gestasoft, ruta CONTABILIDAD-REGISTRO DE MOVIMIENTOS, seleccionar el periodo en el cual se va a realizar la NC, se le da agregarcontinuar y en el encabezado se selecciona Nota Contable, se procede a diligenciar el FGP-36 Nota Contable según los requerimientos de la información que se vayan a legalizar según lo citado en el ítem día Líder del proceso, Analista Contable, Analista Convenios, Técnico Presupuesto. FGP-36 Nota Contable

11 Página 11 de Se imprime teniendo en cuenta la siguiente ruta: CONTABILIDAD-CONSULTAR MOVIMIENTOS CONTABLES, selecciona el modulo Contabilidad, Tipo Documento Contable Nota Contable, el periodo inicio y fin que en la que se realizó la nota. Se anexan los soportes de la Nota Contabilidad y se entrega al líder del proceso para su revisión y firma, posteriormente se archiva según tablas de retención. Nota: Los soportes de las Notas Contables relacionados con la Depuración de la información financiera, se imprimen directamente del sistema TNS o el Aplicativo Gestasoft, por lo tanto no están firmados por las personas que elaboraron o aprobaron ya que los archivos originales reposan en el proceso de Gestión de Tesorería y Pagos, o en el archivo central; lo cual generaría que la depuración sea dispendiosa; por otra parte los funcionarios responsables en la mayoría de casos ya no laboran con la Universidad de Pamplona.

12 Página 12 de 13 5 IDENTIFICACION Y REGISTRO DE CONTINGENCIAS 5.1 Identificación Contingencias. El analista contable solicita al proceso de Asesoría Jurídica, la relación de contingencias a la fecha mediante oficio, memorando o EL proceso de Asesoría Jurídica remite el listado de las contingencias existentes a la fecha, especificando el nombre del demandante y demandado con sus respectivos datos básicos, tipo de proceso, estado en que se encuentra el proceso, monto exacto de las pretensiones. 8 días Analista Contable FGP-36 Nota contable Con el listado se realiza un proceso de conciliación entre la relación y libros de contabilidad, registrando mediante FGP-36 v.00 Nota Contable las variaciones que se presenten como resultado de la conciliación. 5.2 Registro Contingencias. Se ingresa al aplicativo Gestasoft, al módulo de Contabilidad- Movimientos-Registro de Movimientos- selecciona el periodo en el cual se va a registrar las contingencias, y se agrega la nota contable En este se registra el concepto, detalle, documentos soporte, valor y el nombre del tercero a quien corresponde la contingencia. Una vez diligenciado se procede a imprimir el FGP-36 Nota Contable, para verificación y firma de la líder del proceso, y se adjuntan los soportes remitidos por el proceso de Asesoría Jurídica. 5 días Analista Contable FGP-36 Nota contable Nota: Para el registro se debe tener en cuenta el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación

13 Página 13 de 13 5 Documentos de Referencia: NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Ley 962 Antitrámites 6 Historia de Modificaciones Versión 00 Naturaleza del Cambio Actualización del documento según consta en el Acta N. 11 del 23 de mayo de 2014 Fecha de Aprobación Fecha de Validación 23 Mayo del de mayo de Anexos No Aplica