EDUCACION FORMACION HABILIDADES EXPERIENCIA

Transcripción

1 Pagina 1 de 5 ROL: Auxiliar de Contratación PROCEDIMIENTOS EN QUE PARTICIPA: Compras DEPENDENCIA JERARQUICA: DEPENDE DE: Director(a) Adquisición de Bienes y Servicios. DEPENDEN: EDUCACION FORMACION HABILIDADES EXPERIENCIA Diploma Bachiller Conocimiento en sistemas de información. Conocimientos en contabilidad, secretariado comercial y gerencia del servicio. Conocimiento de la Norma ISO 9001:2000. Administración de documentos. Servicio y atención al cliente. Fluidez verbal Conocimiento del trabajo Administración de los recursos Buenas relaciones Interpersonales. Orientación de servicio al cliente Trabajo en equipo Un (1) año de experiencia especifica o relacionada. RESPONSABILIDAD AUTORIDAD COMUNICACION Recibir y revisar los requerimientos mensualmente de las distintas dependencias dentro del periodo establecido. Solicitar, invitar y recepcionar las cotizaciones de bienes y/o servicios de los proveedores. N/A = No Aplica A través de correo electrónico o por escrito cuando sea necesario.

2 Pagina 2 de 5 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal ante el proceso de Gestión Presupuestal y Contable de las compras de bienes y/o Servicios. Evaluar junto con el líder del proceso las cotizaciones presentadas, dentro de los principios de eficiencia, objetividad, transparencia y meritocracia. Comunicar al proveedor la solicitud de compra, una vez evaluadas las cotizaciones e informando de los requisitos y exigencias de nuestra Institución. Diligenciar el FAD-26 Control del Bien y/o prestación del Servicio, con el fin de controlar la entrega de los bienes y servicios dentro del tiempo establecido en las órdenes de compra y/o contratos en coordinación con el líder del proceso. Administración del sistema TNS del módulo de compras realizando los formatos que demanda el proceso de compras.

3 Pagina 3 de 5 Diligenciar el FAD-39 Hoja de ruta de Orden de compra en cada actividad del proceso de adquisición de Bienes y Servicios. Ofrecer asistencia secretarial y de asesoría al Director (a) de Adquisiciones y Almacén. Elaborar y participar en los diversos trabajos de oficina, relacionados con la elaboración de cartas, informes y trámite de documentos cuando sea necesario. Recibir, radicar, revisar, clasificar, tramitar, archivar, controlar con la debida discrecionalidad del caso, documentos, datos, elementos relacionados con los asuntos propios de la dependencia. Aplicar técnicas modernas de redacción elaboración, clasificación y remisión de la comunicación propia de la dependencia.

4 Pagina 4 de 5 Informar al superior inmediato en forma oportuna sobre las inconsistencias y anomalías relacionadas con las tareas, elementos o documentos encomendados. Participar activamente en los grupos de mejoramiento, en la elaboración de los planes y en acciones correctivas y preventivas del proceso. Participar en el análisis y cálculo de indicadores. Participar activamente en la evaluación de la medición de la satisfacción del cliente, incluyendo sus quejas, reclamos y sugerencias, proponiendo acciones de mejora. Informar a los funcionarios designados como interventores de sus funciones en el proceso de compras de bienes y/o servicios, de acuerdo al monto establecido, buscando asegurar el éxito en el proceso de compras.

5 Pagina 5 de 5 Las demás funciones que le asigne el Director(a) inmediato relacionadas con la naturaleza del cargo. OBSERVACIONES: