PROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CON BASE EN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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- David Domínguez Rivero
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1 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/ ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL 1.2. OBJETIVO DEL Organizar los archivos de gestión de manera eficaz, eficiente y uniforme, con base en las Tablas de Retención Documental TRD, con el fin de que se conserve y pueda ser consultada para el uso oportuno de la administración LCNCE DEL Inicia desde la recepción, producción, trámite e identificación de documentos y aplicación de las Tablas de Retención Documental en las dependencias hasta la transferencia documental primaria de la misma al rchivo Central. 2. GLOSRIO: rchivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Clasificación: es el efecto de ordenar o acomodar por clases, para el caso de los documentos conformar por series y subseries documentales. Documento: Información y su medio de soporte. Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Un cliente, un proveedor, la entidad de certificación, entes organizacionales, entre otros. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Foliación: cto de enumerar los folios solo por su cara recta, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. GD: Gestión Documental Organización Documental: sistema diseñado para alcanzar satisfactoriamente una serie de tareas cuyo objetivo o metas es cumplir con la clasificación, ordenación de los documentos. Producción Documental: Proceso por medio del cual se crean documentos. Rotular: Colocar dentro del esquema los nombres de series, subseries para identificar los documentos.
2 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/2015 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. 3. CONDICIONES GENERLES Para la organización de los rchivos de Gestión de cada una de las dependencias de la entidad es importante realizar las actividades de: Clasificar Ordenación Depuración Retiro de material metálico Foliación Identificación lmacenamiento Inventario Único Documental. Para los contratos la entidad se cuenta con una hoja de verificación, la cual es ingresada al inicio del expediente, con el fin de controlar la producción documental de la dependencia. Para realizar el suministro de cajas y/o carpetas para la organización del rchivo de Gestión, el funcionario de la dependencia debe enviar un correo solicitando el material al área de Logística. La ordenación de la documentación al interior de las carpetas, de tal manera que el primer documento refleje la fecha más antigua y el último documento la fecha más reciente. El personal de la entidad al momento de de la desvinculación deben diligenciar el paz y salvo que genera el área de Logística con la firma conjunta del responsable del área de Gestión Documental, una vez revisado la finalización de trámites en el Módulo de Correspondencia.
3 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/ RELCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT Áreas o dependencias del Instituto Carpetas de archivos/ Inventario documental/ archivos de gestión, Tablas de Retención Documental. Organización documental con base en las Tablas de Retención Documental..Formatos/ tramites/ Carpetas de archivos/ inventarios documentales/ Áreas o dependencias del Instituto rchivo Central Mejora Continua 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto
4 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/ ICONOGRFI DEL DIGRM DE FLUJO:
5 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/ DIGRM DE FLUJO. PHV GESTOR DOCUMENTL DEL ÀRE Y/O RESPONSBLE DEL RCHIVO DE GESTIÓN Inicio SLID 1. Recepcionar o producir D-I06 Instructivo para producción documental y gestión de correspondencia D-I06 V 2. Revisar y definir requiere D-I05 3. Clasificar la documentación Tabla de retención documental Instructivo para aplicación de TRD D-I05 4. Ordenar la documentación D-I05, D-F25 Instructivo para aplicación de TRD D-I05 Formato control de expedientes D-F25 5.Depurar la documentación al interior del expediente D-I05 Instructivo para aplicación de TRD D-I05 6. Retirar Material metálico de la documentación D-I05 Instructivo para aplicación de TRD D-I05
6 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/2015 PHV GESTOR DOCUMENTL DEL ÀRE Y/O RESPONSBLE DEL RCHIVO DE GESTIÓN SLID 7. Foliar la documentación D-I05 Instructivo para aplicación de TRD D-I05 8. Identificar y rotular D-I05 D-F020 Instructivo para aplicación de TRD D-I05 Formato Rotulo Carpeta D-F Inventariar D-F08 Inventario documental 10. lmacenar D-I05 D-F021 Instructivo para aplicación de TRD D-I05 Formato Rotulo Caja D-F021 H D-I Realizar la preparación física de documentos Instructivo para aplicación de TRD D-I Relacionar la documentación en el Inventario Documental D-F08 Inventario Documental D-F08 B
7 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/2015 PHV LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTL Y/O RESPONSBLE B SLID 13. Revisar la documentación a transferir D-F Realizar la publicación del inventario documental D-F08 Fin
8 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/ CLRCIÓN DE LS CTIVIDDES: ctividad No. 1: El Gestor Documental y/o servidor es el encargado de recepcionar o producir la documentación de acuerdo a lo establecido en el Instructivo para producción documental y Gestión de Correspondencia D-I06 ctividad No. 2: El Gestor Documental se encarga de verificar el trámite a seguir y asignar al responsable de la dependencia. ctividad No. 3: El Gestor Documental y/o servidor debe clasificar la documentación con base en las Tablas de Retención Documental -TRD el tipo de documento. Si corresponde a un documento de consulta (apoyo o facilitativo) ubicar en el lugar adecuado para archivo y marcar como documento de apoyo o facilitativo. Si es un documento de archivo el equipo de trabajo y/o gestor documental examina para identificar la Serie o subserie documental que corresponde, de acuerdo con la TRD. ctividad No. 4: El Gestor Documental de cada área debe ordenar la documentación de manera cronológica ascendente de izquierda a derecha respetando el trámite de la documentación y utilizar la unidad de conservación adecuada (carpeta yute) e incluirle al inicio la hoja de control de expedientes D-F25. ctividad No. 5: El Gestor Documental y/o responsable del archivo es el encargado de depurar la documentación según el Instructivo para aplicación de TRD -D-I05 retirando todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco o sin firma, recortes de prensa, fotocopias, duplicados, plegables, tarjetas de invitación o felicitación, catálogos, fax y demás que no correspondan a la producción del área. ctividad No. 6: El Gestor Documental y/o responsable del archivo es el encargado de retirar el material metálico de la documentación, de la documentación que posee valores secundarios según la Tabla de Retención Documental. ctividad No. 7: Después de organizado el expediente se debe foliar la documentación a lápiz de mina negra en la parte superior derecha y si el documento ya presenta foliación realizar una línea oblicua sobre el número y situar el otro número debajo. ctividad No. 8: Identificar y rotular la carpeta con los siguientes datos de acuerdo con el Formato Rotulo Carpeta D-F020 Código de área, Nombre del área, nombre de la serie documental, nombre de la subserie documental, No. de folios, fecha de inicio. ctividad No. 9: Gestionar para que el Gestor Documental y/o servidor realice el procedimiento de inventariar la documentación en el formato Inventario Documental D-F08 el cual debe estar actualizado. ctividad No. 10: El Gestor documental debe almacenar las carpetas en el orden en que se encuentras sus TRD dentro de la unidad archivística (caja X200) de izquierda a derecha formato rotulo caja D-F021. ctividad No. 11: El Gestor documental debe realizar la preparación física de documentos para transferir al archivo central, verificando que cumpla con la organización de acuerdo al Instructivo para aplicación de TRD D-I05. ctividad No. 12: El Gestor documental debe relacionar todos los documentos por unidad archivística, carpeta o expediente a transferir, diligenciando el
9 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/2015 Inventario Documental D-F08 en físico y en magnético. ctividad No. 13: Comunicar al responsable de Gestión documental y archivo para que se programe la revisión de los documentos a transferir. ctividad No. 14: Realizar la publicación del Inventario documental 7. POLÍTICS DE OPERCIÓN: La organización Documental debe estar acorde con los lineamientos establecidos en el Instructivo para producción documental y Gestión de Documentos 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME Inserte tantas filas sea necesario CTIVIDD 11. Realizar la preparación física de documentos PRODUCTO Y/O SERVICIO Que los documentos no se encuentren organizados de acuerdo a los parámetros establecidos por el área de gestión documental CRITERIO DE CEPTCIÓN No aplica CORRECCIÓN sesoría en la organización de los archivos de gestión REGISTRO Planilla de asistencia a la asesoría 9. DOCUMENTOS SOCIDOS Instructivo para aplicación de TRD D-I01 Instructivo para producción documental y Gestión de Correspondencia D-I06 Formato Inventario Documental D-F08 Formato Rotulo Carpeta D-F020 Formato hoja de control de expedientes D-F25 Procedimiento lmacenamiento, Custodia y Consulta Documental D-P08
10 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/ NORMTIV SOCID Ver Normograma. Ley 594 de 2000 Decreto Distrital 514 de RECURSOS Équipo de Cómputo Página web del Instituto Distrital de Turismo (Intranet) Sistema Integrado de Gestión -SIG-.
11 PROCESO: DMINISTRCIÓN DOCUMENTL ORGNIZCIÓN DOCUMENTL CON BSE EN L TBL DE RETENCIÓN DOCUMENTL CÓDIGO: D-P07 FECH : 19/05/2015 CONTROL DE PROBCIÓN ELBORÓ REVISÓ PROBÓ FECH Sandra Milena révalo Contratista Ing. Sergio Danilo Vargas Planeación y Sistemas Carmen Elena Martínez García Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario Ing. Eduardo Navarro Tellez. Contratista Planeación y Sistemas Carlos lfonso Gaitán Sánchez sesor Planeación y Sistemas Representante de la lta Dirección - SIG
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