INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA POR PROCESO
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- Juan Antonio Contreras Coronel
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1 . INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA POR PROCESO Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Publicado: Diciembre de 1 Datos a corte: Noviembre de 1
2 Rectoría Iván Enrique Ramos Calderón, Rector Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Profesora Ángela María Franco Representante de la Dirección Equipo Coordinador de Implantación Ingeniera Claudia Milena Muñoz Patiño Ingeniero Juan Esteban Goyes Contratista Marco Antonio Salcedo Empresa Consultora Proyecto de Mantenimiento del GICUV, Unión Temporal MS Consultores - EQTEC Documento elaborado por: Ing. Vanessa Montero Ingeniera Vanessa Montero Ingeniero Fernando Maya Ingeniero Omar Losada Rivera Ingeniero (c) Andrés Arango El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente. Consúltelo en Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 1- Espacio 16 Telefono: 1 Ext Cali, Colombia Publicación diciembre de 1 1
3 TABLA DE CONTENIDO 1. INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.... RESULTADOS GENERALES.... EVOLUCIÓN GENERAL DE LOS RESULTADOS RESULTADOS POR PROCESO Planeación Institucional Comunicación Institucional Gestión del Control Formación Extensión y Proyección Social Investigación y Generación de Conocimiento Desarrollo Humano y Bienestar Gestión de Bienes y Servicios Gestión Financiera Gestión del Talento Humano Gestión de Recursos Tecnológicos Gestión de la Calidad Gestión del Mejoramiento RESULTADOS FACULTADES E INSTITUTOS ACADÉMICOS RESULTADOS SEDES REGIONALES CONCLUSIONES GENERALES... 19
4 1. INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA En este informe se presentan las estadísticas de las acciones correctivas, preventivas y de mejora de los procesos, Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales que han sido reportadas al Sistema de Gestión Integral de la Universidad del Valle GICUV-. La información aquí presentada corresponde a las estadísticas del periodo comprendido entre enero y noviembre de 1, reportadas por las siguientes fuentes: Auditorías Internas de Calidad Indicadores Informe de Gestión de Procesos Sugerencias de los Funcionarios Peticiones Quejas o Reclamos Seguimiento Plan de Acción Dificultades en el Desarrollo de los Procesos. RESULTADOS GENERALES A continuación se presentan los resultados generales de las acciones reportadas al Área de Calidad y Mejoramiento para todos los procesos. 1,% 9,1% 77,5% TIPO DE ACCIÓN NÚMERO PORCENTAJE Correctivas 7 77,5% Preventivas 7 1,% de Mejora 9,1% TOTAL ACCIONES 51 1,% Correctivas Preventivas de Mejora Grafica 1. Clasificación Correctivas, Preventivas y de Mejora. El grafico presenta la cantidad de acciones reportadas por proceso.
5 ACCIONES POR PROCESO,9% 5,6% 5,7% 5,1%,%,%,1% 1,% 1,%,9%,%,%,% 5. Formación 8. Desarrollo Humano y Bienestar 7. Investigación y Generación de Conocimiento. Comunicación Institucional 1. Planeación Institucional 1. Gestión del Mejoramiento 11. Gestión del. Gestión de la Talento Calidad Humano 1. Gestión Financiera 1. Gestión de Recursos Tecnologicos. Gestión del Control 6. Extensión y Proyección Social 9. Gestión de Bienes y Servicios Grafica. Número de por Proceso Reportadas en el 1. Los procesos Extensión y Proyección Social, Gestión de Bienes y Servicios y Gestión del Control no presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 1. Datos registrados a corte noviembre de 1.
6 A continuación se presenta el estado de las acciones que se encuentran abiertas a corte noviembre de 1. Retrasadas: 5 Cerradas: 165 7% : 186 5% con Tiempo: 16 Grafica. Estado de.. EVOLUCIÓN GENERAL DE LOS RESULTADOS 9-1 A continuación se muestra la comparación anual del número de acciones del 9 al Total por Año Año Total por Año Grafica. Total acciones por año, periodo 9-1. La grafica muestra la tendencia según la clasificación de las acciones desde el año 9 al año 1. 5
7 Número de Correctivas Preventivas de Mejora Grafica 5. Correctivas, Preventivas y de Mejora por año. Se observa una tendencia decreciente de las acciones del año 11 al 1, frente a esta tendencia se ha identificado lo siguiente: La herramienta diseñada en el 1 para el reporte de las acciones era acumulativa, es decir los datos al 11 incluían los del año 1, en el 11 esta herramienta fue actualizada y para el 1 se muestran solo los datos correspondientes a este año. Durante el año 1 el proyecto de mantenimiento del Sistema inició a mediados de año, afectando significativamente el seguimiento llevado a cabo en años anteriores. En el número de acciones preventivas mostrado, no se encuentran incluidas las acciones preventivas identificadas en el Mapa de Riesgo Institucional, esta consideración fue identificada este año, y se espera incluir esta información en el siguiente informe. Teniendo en cuenta los factores expuestos se puede observar que la tendencia decreciente no implica que haya una reducción en el planteamiento y reporte de acciones.. RESULTADOS POR PROCESO A continuación se muestran los resultados para los reportes de cada proceso, estos resultados incluyen las acciones reportadas que tienen como fuente auditoría interna..1. Planeación Institucional El proceso Planeación Institucional reporta en total 1 acciones, de las cuales 11 corresponden al subproceso de Planeación Institucional (6 abiertas, 5 cerradas) y 6
8 corresponden al subproceso Planeación de la Estructura Organizacional ( abiertas, cerradas): Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora Planeación Institucional Planeación de la Estructura Organizacional Grafica 6. Correctivas, Preventivas, de Mejora por Proceso Planeación Institucional. ESTADO ACCIONES Retrasadas: Cerradas: 5 6% : 9 6% con Tiempo: 9 Grafica 7. Estado Proceso Planeación Institucional... Comunicación Institucional El proceso Comunicación Institucional reporta en total 18 acciones, las 18 correspondientes al subproceso Comunicación Institucional (5 abiertas, 1 cerradas): 7
9 Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora Comunicación Institucional Grafica 8. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Comunicación Institucional. ESTADO ACCIONES Retrasadas: Cerradas: 1 7% : 5 8% con Tiempo: 5 Grafica 9. Estado Proceso Planeación Institucional... Gestión del Control No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 1. Datos registrados a corte noviembre de 1... Formación El proceso Formación reporta en total 119 acciones, de las cuales 8 corresponden al subproceso Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes (8 abiertas, cerradas), 19 corresponden al subproceso Gestión del Material Bibliográfico (86 abiertas, cerradas) y corresponden al subproceso Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje ( abiertas, cerradas). Los Subprocesos Gestión de Programas Académicos, Apoyo y Estímulos a Estudiantes y Desarrollo de Actividades Académicas no reportan acciones para el periodo enero noviembre 1 (datos con corte de noviembre de 1). 8
10 Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes Gestión del Material Bibliográfico Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje Grafica 1. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Formación. ESTADO ACCIONES Retrasadas: Cerradas: 6 % : 9 78% con Tiempo: 6 Grafica 11. Estado Proceso Formación..5. Extensión y Proyección Social No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 1. Datos registrados a corte noviembre de 1. El proceso reporta que se planteó y llevo a cabo una acción correspondiente al Programa Institucional de emprendimiento que se encuentra consignada en las cartas Seguimiento Hallazgos resultados de la auditoría de certificación y la carta Respuesta a comunicación PQRS que pueden ser consultadas con el responsable del subproceso..6. Investigación y Generación de Conocimiento El proceso reporta en total acciones, de las cuales corresponden al subproceso Gestión de Proyectos de Investigación ( abiertas, cerradas), 1 corresponden al subproceso Transferencia de Resultados de Investigación ( abiertas, 6 cerradas), 1 9
11 corresponden al subproceso de Internacionalización ( abiertas, 6 cerradas) y 7 corresponden a Todos los Subprocesos ( abiertas, 7 cerradas). Los Subprocesos Gestión de Formas Organizativas de Investigación y Programas de Apoyo a la Investigación, no reportan acciones para el periodo enero noviembre 1 (datos con corte de noviembre de 1) Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora Gestión de Proyectos de Investigación Transferencia de Resultados de Investigación Internacionalización Todos los Subprocesos Grafica 1. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Investigación y Generación de Conocimiento. ESTADO ACCIONES Retrasadas: Cerradas: 7% : 8 7% con Tiempo: 8 Grafica 1. Estado Proceso Investigación y Generación de Conocimiento..7. Desarrollo Humano y Bienestar El proceso reporta en total 9 acciones, de las cuales 15 corresponden al subproceso Gestión de la Cultura, la Recreación y el Deporte (9 abiertas, 6 cerradas), 7 corresponden al subproceso Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal ( abiertas, cerradas), 1 corresponden al subproceso Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria (8 abiertas, cerradas) y 58 corresponden a Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral (11 abiertas, 7 cerradas). 1
12 El Subproceso Gestión de la Salud Ocupacional, no reporta acciones para el periodo enero noviembre 1 (datos con corte de noviembre de 1), se aclara que debido a la naturaleza del Subproceso este reporte será realizado en enero de Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora Gestión de la Cultura, la Recreación y el Deporte Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria Grafica 1. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Desarrollo Humano y Bienestar. Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral 1 ESTADO ACCIONES Retrasadas: Cerradas: 58 6% : 6% con Tiempo: 9 Grafica 15. Estado Proceso Desarrollo Humano y Bienestar..8. Gestión de Bienes y Servicios No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 1 para ninguno de los subprocesos (Contratación y Compras Nacionales, Compras Internacionales, Donaciones, Gestión de Proyectos de Construcción, Servicios Generales, Gestión Documental, Vigilancia). Datos registrados a corte noviembre de 1. 11
13 .9. Gestión Financiera El proceso Gestión Financiera reporta en total 5 acciones, las 5 correspondientes al subproceso Gestión Financiera (1 abierta, cerradas) Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora 5 Gestión Financiera Grafica 16. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión Financiera. ESTADO ACCIONES Retrasadas: Cerradas: 8% : 1 % con Tiempo: 1 Grafica 17. Estado Proceso Gestión Financiera..1. Gestión del Talento Humano El proceso Gestión del Talento Humano reporta en total 11 acciones, de las cuales corresponden al Subproceso Ingreso de Personal ( abiertas retrasadas, 1 cerrada), al Subproceso Gestión del Desarrollo Humano de Personal (1 abierta, 1 cerrada), 5 al Subproceso Permanencia de Personal (1 abierta, cerradas). Los subprocesos Desarrollo del Talento Humano Docente y Retiro de Personal no reportan acciones para el periodo enero noviembre 1 (datos con corte de noviembre de 1). 1
14 5 1 1 Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora Desarrollo del Talento Humano Docente Gestión del Desarrollo Humano de Personal Ingreso de Personal Permanencia de Personal Grafica 18. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Talento Humano. ESTADO ACCIONES Cerradas: 6 55% : 5 5% Retrasadas: con Tiempo: Grafica 19. Estado Proceso Gestión del Talento Humano..11. Gestión de Recursos Tecnológicos El Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos reporta en total acciones, de las cuales corresponden al Subproceso Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL (1 abierta, cerradas). Los Subprocesos Gestión del Diseño de Servicios OITEL, Administración del Software, y Gestión de la Transición de los Servicios de la OITEL no reportan acciones para el periodo enero noviembre 1 (datos con corte de noviembre de 1). 1
15 1 Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL Grafica. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos. ESTADO ACCIONES Retrasadas: Cerradas: 1 5% : 75% con Tiempo: Grafica 1. Estado Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos..1. Gestión de la Calidad El proceso Gestión de la Calidad reporta en total 5 acciones, las 5 correspondientes al subproceso Gestión de la Calidad (5 abiertas, cerradas) Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora 5 Gestión de la Calidad Grafica. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Talento Humano. 1
16 Cerradas: % ESTADO ACCIONES Retrasadas: : 5 1% con Tiempo: 5 Grafica. Estado Proceso Gestión del Talento Humano..1. Gestión del Mejoramiento El proceso Gestión del Mejoramiento reporta en total 1 acciones, las 1 correspondientes al subproceso Gestión del Mejoramiento ( abiertas, 1 cerradas) Acción Correctiva Acción Preventiva Acción de Mejora Cerradas Gestión del Mejoramiento Grafica. Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Mejoramiento. 15
17 ESTADO ACCIONES Retrasadas: Cerradas: 11 79% : 1% con Tiempo: Grafica 5. Estado Proceso Gestión del Mejoramiento. 5. RESULTADOS FACULTADES E INSTITUTOS ACADÉMICOS Las acciones de Facultades e Institutos Académicos pueden ser consultadas en la Unidad correspondiente, las fechas y el análisis de causas se encuentran consignados en las actas de los cuerpos colegiados de la misma. 6. RESULTADOS SEDES REGIONALES Los datos de las Sedes regionales fueron reportados en informes consolidados, las estadísticas presentadas corresponden a las distintas fuentes de acciones reportadas. Las causas de estas acciones, así como la eficacia de las mismas, se encuentran consignadas en los registros correspondientes a cada Sede Regional. 16
18 CLASIFICACIÓN ACCIONES POR SEDE Número de TULUA PACIFICO CARTAGO PALMIRA NORTE DEL CAUCA Correctivas de Mejora Preventivas CAICEDONIA YUMBO BUGA ZARZAL Total de Grafica 6. Correctivas, Preventivas y de Mejora por Sede. La Sede Regional Tuluá presenta en su informe adicionalmente 11 correcciones. En el caso de la Sede Caicedonia los datos de clasificación de las acciones no se encontraban disponibles en el informe. No se recibió el reporte de acciones de la Sede Buga ni de la Sede Zarzal. 17
19 : 5 5% Cerradas: 18 75% Cerradas: 56% : 17 % Retrasadas: 9 con Tiempo: 8 Grafica 7. Estado Sede Regional Tuluá. Grafica 8. Estado Sede Regional Pacifico. Retrasadas: Cerradas: 8 6% : 5% Retrasadas: 1 con Tiempo: 19 Cerradas: 75% : 15 5% con Tiempo: 15 Grafica 9. Estado Sede Regional Cartago. Grafica. Estado Sede Regional Palmira. Cerradas: 75% : 17 5% Retrasadas: 9 con Tiempo: 8 : 5 6% Cerradas: 1 % Grafica 1. Estado Sede Regional Norte del Cauca. Grafica. Estado Sede Regional Caicedonia. 18
20 Cerradas: 1 75% : 7 5% Retrasadas: con Tiempo: Grafica. Estado Sede Regional Yumbo. 7. CONCLUSIONES GENERALES Es importante continuar el trabajo que se está realizando desde el Área de Calidad en el fomento del reporte de acciones generadas por las distintas fuentes, así como también reforzar la cultura del reporte oportuno de los datos de establecimiento de acciones. Se puede observar en general una mejoría en el seguimiento de las acciones, ya que en el 11 se reporta un 17% de acciones abiertas, de las cuales el 8% se encontraban retrasadas y en el 1 se reporta un 5% de acciones abiertas, de las cuales solo el 1% se encuentran retrasadas. Es importante contar con los datos correspondientes al reporte de acciones preventivas incluidas en el Mapa de Riesgos Institucional, esto permitirá ver información más precisa de la evolución de este reporte. La unificación de los informes reportados por las Sedes permitirá un análisis más preciso de los datos suministrados. 19
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