[IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO PARA UNA FUNDACIÓN EN MEDICINA.]

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1 [IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO PARA UNA FUNDACIÓN EN MEDICINA.] [Julio 2013]

2 INDICE AGRADECIMIENTOS... 3 INTRODUCCIÓN... 4 CAPÍTULO 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO... 6 SECCIÓN 1.1 OBJETIVOS... 6 SECCIÓN 1.2 METODOLOGÍA... 6 SECCIÓN 1.3 ESTRUCTURA DEL TFG... 9 SECCIÓN 1.4. GÉNESIS DOCUMENTAL. LA PRÁCTICA ARCHIVÍSTICA CAPÍTULO 2. INFORMACIÓN CIENTÍFICA SECCIÓN 2.1 FUENTES DE INFORMACIÓN EN MEDICINA CAPÍTULO 3. GESTIÓN DE ARCHIVO, GESTIÓN DE CONTENIDOS Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN UNA FUNDACIÓN EN MEDICINA SECCIÓN 3.1 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN. SU PAPEL EN EL CAMBIO ORGANIZATIVO SECCIÓN 3.2 BENEFICIOS Y DIFICULTADES EN LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS CAPÍTULO 4. ARCHIVOS DE EMPRESA SECCIÓN 4.1 SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE EMPRESA SECCIÓN 4.2 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVO DE EMPRESA SECCIÓN 4.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA. AGENTES RELACIONADOS EN LA ORGANIZACIÓN SECCIÓN 4.4 FUENTES (ESTANDARES Y MODELOS NORMATIVOS) CAPÍTULO 5. UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO. RECURSOS HUMANOS SECCIÓN 5.1 SERVICIOS CAPÍTULO 6. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO SECCIÓN 6.1 DEFINICIÓN DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN SECCIÓN 6.2 DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO SECCIÓN 6.3 DISEÑO Y ARQUITECTURA DEL SISTEMA. AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS Y ACTIVIDADES SECCIÓN 6.4 GESTIÓN DEL FLUJO DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE ARCHIVO SECCIÓN 6.5 METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN DE UN GESTOR DOCUMENTAL SECCIÓN 6.6 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE LA COLECCIÓN CAPÍTULO 7. EVALUACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DEL SISTEMA GESTOR

3 SECCIÓN 7.1. SOFTWARE LIBRE. OPEN SOURCE SECCIÓN 7.2 SERVIDOR DE APLICACIONES. SERVIDOR DE ARCHIVO SECCIÓN 7.3 LINUX COMO SISTEMA OPERATIVO SECCIÓN 7.4 CMS JOOMLA. GESTOR DE CONTENIDOS PARA EL PORTALWEB DE LA FUNDACIÓN SECCIÓN 7.5 DSPACE COMO REPOSITORIO INSTITUCIONAL SECCIÓN 7.6 KOHA\KOBLI COMO GESTOR DEL CATÁLOGO DE LA FUNDACIÓN SECCIÓN 7.7 SUGAR-CRM (GESTIÓN DE RELACIONES CON EL CLIENTE) SECCIÓN 7.8 EVALUACIÓN DEL HARDWARE ALMACENAMIENTO. RESPALDO Y PRESERVACIÓN CAPÍTULO 8. CONTESTO JURÍDICO Y NORMATIVO SECCIÓN 8.1 LEGISLACIÓN SOBRE ARCHIVOS DE EMPRESA SECCIÓN 8.2 ASPECTOS LEGALES EN MEDICINA SECCIÓN 8.3 DERECHOS DE AUTOR SECCIÓN 8.4 PROPIEDAD INTELECTUAL Y REPOSITORIOS CAPÍTULO 9. CONCLUSIONES CAPÍTULO 10.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

4 AGRADECIMIENTOS Dedico este trabajo en primer lugar a todos mis profesores. Sin ellos sencillamente no hubiera sido posible la realización de este proyecto final de carrera. A todos sin excepción, pues uno a uno todos han ido moldeando mi formación, mi experiencia didáctica y académica. Dedicarlo en segundo lugar a todos mis compañeros que han formado parte de este periodo lectivo y vital de nuestras vidas, con los que he podido interactuar para lo bueno y para lo malo. Agradecer y dedicar también a todas aquellas personas de la comunidad universitaria, con las que he podido compartir momentos importantes para mí, el personal de cafetería, el de servicios, los compañeros de la biblioteca donde he podido realizar la beca de colaboración. Por último y en especial dedicárselo a mi hermana y mis padres. 3

5 INTRODUCCIÓN En el presente trabajo se realiza un ejercicio práctico con carácter divulgativo que a modo de manual de procedimiento nos acerca a un ejemplo real de plantificación y puesta en marcha de un sistema documental, estableciendo una aproximación a su diseño, funcionamiento, estructura, características y peculiaridades. De esta manera intento aportar los conocimientos adquiridos en mi formación universitaria como gestor en Información y documentación a los sistemas de archivo en el mundo empresarial en España, un campo en auge que avanza lentamente. Un trabajo de investigación de campo donde se analizan, describen e interpretan los datos recogidos de interés para trasladarlos y proyectarlos a las actividades de una Fundación, una organización con unas necesidades específicas. Un estudio de caso de carácter descriptivo y práctico, en el que me intereso por las relaciones y condiciones existentes en un entorno de trabajo multidisciplinar donde interactúan diferentes campos del conocimiento. La implantación de un sistema de gestión de archivo conlleva la necesidad de generar un equipo de trabajo que gestione el flujo de información. Una unidad documental que preste servicios de administración. Este proyecto proporciona los elementos útiles para ayudar al profesional de la gestión de información de la Institución en el desempeño de sus actividades. El equipo humano del servicio documental de la Institución como responsable de la gestión del Archivo además de contribuir a la adecuada gestión de la información constituye un valioso aporte a la Fundación como vehículo de transmisión del conocimiento facilitando la gestión de contenidos, la publicación de informes, artículos, acceso a bases de datos y posibilitando el trabajo de investigación. Una adecuada gestión documental contribuye a desarrollar el capital Intelectual de una organización. La fundación es una Institución integrada en un sistema de información que requiere de una estructura documental que les permita administrar y gestionar tanto los archivos de oficina como la divulgación y conservación del 4

6 conocimiento y de un grupo de profesionales que contribuyan a la prestación de servicios de información facilitando la disponibilidad y el acceso intensivo a los recursos. Se hace por tanto necesario escoger y definir una tecnología adecuada que procure su actividad y brinde una asistencia técnica integral acorde a las necesidades de la institución y contribuya a conseguir sus objetivos y aumente su nivel de visibilidad, recopile información sobre las actividades que la realice y elabore programas de difusión y conservación de contenidos. Para ello se fija una estructura operativa y funcional de aplicaciones que hacen posible la gestión como son un portal web, un catálogo y un repositorio institucional. Un conjunto de programas dependientes de la configuración, instalación y mantenimiento de unos servidores que soporten la carga documental y el diseño del flujo de trabajo. Aplicaciones tecnológicas sobre las que vamos a trabajar y que van a generar una tipología documental determinada por el entorno digital de una arquitectura web, donde se integran bases de datos que van permitir la disponibilidad y accesibilidad en las etapas sucesivas de todo el ciclo de vida del documento. El TFG pretende ser un punto de partida que sirva de guía orientativa para la gestión del Archivo de una Fundación en Medicina y para la toma de decisiones que pueda conllevar la constitución de una organización de este tipo sensibilizando a todas las partes interesadas de las posibilidades que brindan los diferentes modelos de tecnologías software libre y la diversidad de opciones que permiten el acceso a diferentes usuarios a que desarrollen las soluciones que mejor se ajusten a sus necesidades. El modelo de interacción tecnológico propuesto fomenta el acceso a la información y al conocimiento y es considerado como un componente vital de una Sociedad de la Información verdaderamente integradora. El TFG desarrolla el vínculo que existe entre la Fundación de medicina y la Unidad de Servicios Documentales del Sistema de Archivo asociado que se esforzarán en promover el acceso universal, con las mismas oportunidades para todos, al conocimiento, creación y divulgación de información científica y técnica, con inclusión de las iniciativas de acceso abierto para las publicaciones y con herramientas de gestión que faciliten las actividades de la organización. 5

7 CAPÍTULO 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO SECCIÓN 1.1 OBJETIVOS El objetivo del presente trabajo de Fin de Grado es implantar un sistema de archivo en una Fundación, un tipo de empresa en cuyo contexto y marco trabajo abordaremos los procesos de gestión documental que deben ser tenidos en cuenta y que permitirán dar un servicio a los integrantes de la organización. El proyecto descrito en este documento consiste en la instalación y puesta en marcha de una infraestructura específica para el desarrollo de una actividad en la que se integrarán herramientas tecnológicas de gestión y servicios y entre las que se encuentran un repositorio, un catálogo, un CRM 1 y un portal web institucional de contenidos. Un sistema que servirá de plataforma y herramienta de trabajo para la gestión, administración, conservación, distribución y difusión de contenidos. Un proyecto factible donde elaboro y desarrollo una propuesta para una fundación dedicada a la investigación y lucha contra el cáncer. Un modelo operativo viable para la solución de un problema donde se aportan los requisitos técnicos específicos que tendrá que incorporar el sistema de gestión electrónica de documentos de archivo y entre los que se incluyen también unos equipos que puedan dar soporte a la infraestructura web de servicios de alojamiento, almacenamiento y difusión. SECCIÓN 1.2 METODOLOGÍA El esquema planteado es un caso práctico de puesta en marcha de un Sistema de Gestión de Archivo donde se detalla la relación entre las variables que se obtienen de la observación de un marco estructural, social y situacional específico. Se ha combinado el estudio de fuentes de información sobre estrategias de desarrollo de arquitecturas de información, de búsquedas de fuentes relacionadas con la medicina y bibliografía del ámbito estrictamente tecnológico. 1 Gestor de procesos internos. (de la sigla del término en inglés «customer relationship management») 6

8 Para contextualizar la Fundación en Medicina en la sociedad de la información y en la gestión integral de Archivo, he seguido líneas de estudio actuales optando por una visión construida a partir de los planes de acción de los principales organismos relevantes a nivel internacional, especialmente las normas ISO-UNE e ISO y UNE Se ha tenido en cuenta también el Modulo 2 (ISO :2011): Guidelines and Functional Requirements for Digital Records Management Systems y una diversidad de fuentes que han servido de soporte metodológico para el desarrollo del trabajo y me han permitido establecer directamente las relaciones que intervienen. Se ha partido de los principales manuales de referencia como el Dirks Step de la National Archives of Australia y el Marco de Comprobación de MoReq2 buscando un enfoque global al estudio de la aplicación tecnológica de servicios documentales en una Unidad de Archivo. Junto a estos estudios teóricos de amplio alcance se ha usado la información comercial y técnica derivada de los productos de automatización tanto en empresas privadas como en centros de recursos existentes, y de las numerosas experiencias y casos prácticos recogidos en la bibliografía perteneciente a los temas de sistemas automatizados en empresas y centros de información, tecnología para Unidades de archivo, gestión de la tecnología y documentos digitales en el sector empresarial y de servicios. La propuesta también integra principios y fundamentos conceptuales recogidos de la visión archivística tradicional del Archivo sintetizando aspectos claves para la gestión de documentación tanto impresa como digital. Se sitúa el modelo propuesto de aplicación de un Sistema de gestión de Archivo, dentro del campo de la automatización extendida en Servicios documentales y conforme a un modelo conceptual genérico de Unidad de Archivo híbrido. Se aplica también una metodología de evaluación de riesgos donde se identifican cuáles son las áreas críticas. Para ello se realiza una evaluación de factibilidad que incluirá la determinación de la factibilidad o viabilidad del proyecto que implican: Necesidad operativa. Dadas las características del servicio que se propone, la fundación debe contar con un servidor para posibilitar la consulta de sus recursos, las 24 horas del día, 7

9 durante los 365 días del año, sin restricciones geográficas, tanto desde las instalaciones de la Institución como desde el domicilio de los usuarios. El personal necesario para el desarrollo y mantenimiento del sistema. Una Unidad de información que realice las funciones de Centro de recursos. Valor financiero Se determina al alcance del proyecto previsto y si financieramente es viable teniendo en cuenta el costo de los gastos ocasionados en la implantación. Se garantiza unos requisitos mínimos legales y reglamentarios para la puesta en marcha. Viabilidad técnica Los objetivos que pretendemos conseguir y los objetivos mínimos que debe proporcionar el sistema de archivo son: Proporcionar a la organización, capacidad para obtener diferentes clases de productos documentales integrando herramientas de gestión a un sistema automatizado basado en la recuperación, clasificación, conservación y difusión de contenidos. La propuesta técnica factible abarata los costes económicos que conlleva la implantación del sistema y la mayoría del software seleccionado es libre y open source, repositorio, catálogo, CRM, sistema operativo, portal web institucional y servidor web. La unidad de Información ofrece al usuario, con gran rapidez, la información almacenada en otras redes situadas en cualquier lugar del mundo, a través de la transferencia de información tecnológica y fuentes dispares. El sistema de gestión documental permite a la organización: gestionar sus actividades de forma más eficiente y productiva disponer de un soporte continuo para la toma de decisiones garantizar la continuidad de la organización en caso de desastre o pérdida accidental de documentos cumplir los requisitos de legalidad y disponer de protección de los 8

10 derechos y los intereses de la organización en caso de litigio (seguridad jurídica) fijar la identidad y la memoria colectiva, así como dar soporte a su futura investigación histórica. Utilizando estos criterios determinaremos si el proyecto es una opción realista y viable para la organización. La elección de software libre como modelo metodológico propuesto es un fenómeno que está llamado a revolucionar modelos de negocio de la industria del software y los modos de gestión en las empresas. Ofrecen el código fuente de la aplicación, se distribuyen bajo alguna de las licencias consideradas de referencia como las Open Source. Pueden ser modificadas, copiadas y distribuidas libremente. El software libre y de código abierto abre la puerta a una nueva filosofía de trabajo más participativa y colaborativa para los profesionales de la información en ciencias de la salud. Muchos miembros de la comunidad científica, profesionales pertenecientes a hospitales, universidades, centros de investigación, administración pública o empresas privadas, han demostrado que las soluciones libres son válidas para cualquier tipo de contexto, tanto para unidades de información que dependen de potentes órganos administrativos como unidades de informaciones aisladas, singulares o unipersonales. SECCIÓN 1.3 ESTRUCTURA DEL TFG El presente documento está dividido en tres partes: 1. Empieza por la elaboración del marco teórico, una investigación de carácter bibliográfico que sin pretender ser exhaustiva describe nuestro marco inicial conceptual de estudio, una revisión documental sobre la gestión del conocimiento y los principios archivísticos necesarios que han de ser tenidos en cuenta para preparar el terreno sobre el que se proyectará la propuesta. Apuntes historiográficos que nos situarán en un marco preliminar de referencia y nos permitirá abordar la base del TFG. En este primer apartado se verá la importancia histórica de la gestión en Información, la procedencia de los documentos, la evolución, la tradición, 9

11 la conservación y difusión. Se hace un repaso a las fuentes de investigación científica y a las necesarias en el campo en concreto en el que nos movemos, la medicina. Una introducción que a modo de repaso nos sirve para establecer una hoja de ruta donde se pueden distinguir las conexiones entre aquellos elementos fundamentales susceptibles de ser expuestos y trasladados a un escenario específico de trabajo, el de la Gestión de Archivo en una Fundación de Medicina. Parámetros relevantes como la práctica archivística y el reconocimiento de una tradición documental que nos aportará el sustento básico para el diseño de un modelo de gestión. De cómo ha influido las tecnologías de la información en los cambios que se han producido en los sistemas de gestión y de cómo los procesos asociados se han ido automatizando. 2. Resultados que nos conducen a un segundo tramo del informe que responde a la necesidad de generar un sistema gestor de archivo donde conviven el documento en papel y el archivo digital y en donde se identifican sus funciones, su rol en una institución determinada por la necesidad de administrar la Información y la documentación que genera y sus principales características. En el análisis de este segundo punto del proyecto entramos en los requisitos básicos de una gestión documental integrada en un sistema de información concreto. Se hace necesario por tanto hacer una revisión del panorama actual de los sistemas integrales de gestión de archivo que nos permita ajustar nuestro modelo a las necesidades del estudio de caso. Para ello se expone la situación actual en los archivos de empresa, su definición y funciones y se traslada al archivo en el que incide, a quien va dirigido su actuación, la Fundación. Una organización que fomenta la difusión de sus investigaciones. 3. Este capítulo comprende una fase de investigación preliminar de la empresa donde se recogen datos y se determina su entorno con sus fortalezas y debilidades, se analizan cuestiones relativas a su estructura orgánica, el contexto y tipo de trabajo desempeñado, las fuentes utilizadas, la cultura corporativa, el marco legal en el que se mueves y las necesidades a cubrir. Se describen conceptos clave para la gestión de documentos en entornos 10

12 electrónicos proponiendo un conjunto de estrategias generales para la gestión documental y concluyendo con las implicaciones tecnológicas de dichas estrategias que nos delimitarán una infraestructura adecuada para su implantación. Se concluye este apartado con los estándares y modelos normativos seguidos para la puesta en marcha. En la parte última del informe se desarrolla por un lado el modelo escogido de sistema integral de archivo que nos ayudará a determinar en qué marco genérico la fundación va a producir sus documentos electrónicos, preservar y asignar recursos. Para entender mejor este análisis final del proyecto se divide la puesta en marcha del sistema en varios capítulos donde se nos presentan por un lado los fundamentos conceptuales que nos permitirán entender la automatización o aplicación de las tecnologías de la información al Sistema de Gestión de archivo desde la evaluación de las herramientas que hacen posible su administración y por otro la existencia de una Unidad productora de Información vinculante con la Institución y el sistema de gestión. Una Unidad de Archivo y servicio documental que tenga lugar en la estructura orgánica de la Fundación y que apoye a las actividades de producción o distribución de bienes y servicios permitiendo a sus miembros el acceso a los recursos y al tratamiento, clasificación, difusión y conservación de la información. Este trabajo por tanto comprenderá tres zonas de acción bien delimitadas; Un primer estudio previo donde se recoge información y se identifican agentes relacionados. Un segundo donde se delimitan estrategias y se diseña un sistema de gestión documental que nos conduce a una última fase donde se plantea la puesta en marcha de una infraestructura tecnológica para la gestión del sistema con la capacidad para almacenar y gestionar de una forma eficaz todo el flujo informativo que se vaya generando, basado en la integración de herramientas, actividades y recursos necesarios. Como parte final de estas tres secciones se incluye el contesto jurídico y normativo que una fundación debe de tener en cuenta y los derechos de autor y propiedad intelectual. Aspectos legales que la Institución médica conjunto a la Unidad de Archivo deben de incluir en sus políticas de acción. Se concluye con las referencias bibliográficas. 11

13 SECCIÓN 1.4. GÉNESIS DOCUMENTAL. LA PRÁCTICA ARCHIVÍSTICA La metodología archivística dispone de una serie de principios y técnicas que permiten y garantizan la gestión y tratamiento adecuado de los documentos en una organización, una teoría que ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y en la actualidad podemos decir que los principios y procedimientos concebidos en la segunda mitad del siglo XIX y la primera del XX han sido reformulados e integrados a un nuevo escenario, un entorno digital donde mucha de la información física ha pasado a ser documentación electrónica. Este proyecto presenta un enfoque archivístico respecto a la información electrónica actual, basándose en conceptos clave de tratamiento documental. Para José Ramón Cruz Mundet el fin que persigue la archivística debe ser el almacenamiento de los documentos y hacerlos recuperable para su uso y servicio de la sociedad, ofreciendo la información ya sea a las instituciones productoras o a los ciudadanos. Esos conceptos se aplican a todos los documentos, con independencia del formato y del soporte. Los principios archivísticos están intrínsecamente relacionados con la gestión documental y con la identificación, clasificación, descripción, gestión del acceso y conservación. El tratamiento archivístico sigue teniendo como referente el respeto al principio de procedencia, en sus dos dimensiones: el respeto de los fondos y el respeto del orden original. Además, mantiene vigente la preocupación por la preservación del patrimonio documental. Uno de los retos más importantes de la Archivística actual es su capacidad de integración con otras disciplinas científicas en un proceso de normalización y en especial a una ciencia que interviene en su proceso como son las Tecnologías de la Información. Los principios teóricos de la archivística respecto a la gestión de los documentos electrónicos no tan sólo son vigentes, sino que son fundamentales para poderla llevar a cabo de forma eficiente y eficaz. En un primer acercamiento a los objetivos marcados, se intentará adecuar las 12

14 pautas y métodos de trabajo tradicional a la estructura organizativa de la Fundación, técnicas elementales y básicas que se pueden ser aplicadas a cualquier entorno de trabajo desde una perspectiva documental actual. Teniendo en cuenta estos aspectos un sistema integral de gestión de archivo y documentos electrónicos debe apoyarse de manera firme en los principios archivísticos. La Norma ISO , enumera las áreas de interés comunes y los puntos de posible actuación conjunta de archiveros y otros profesionales de la información responsables de la gestión de documentos. Para los programas de gestión de documentos, la Norma ISO señala los tres principios siguientes: - Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades propias de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco reglamentario y facilitar la necesaria rendición de cuentas, las organizaciones deberían crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario; - Las reglas aplicables a la creación y la incorporación de documentos y metadatos relativos a los mismos deberían incluirse en los procedimientos que rigen todos los procesos de negocio en los que se requiere una evidencia de la actividad; y - Los planes para asegurar la continuidad de las actividades de la organización y las medidas de emergencia, como parte del análisis de riesgos, deberían garantizar la identificación, protección y recuperación de los documentos que son esenciales para el funcionamiento de la organización. La ISO constituye un marco internacionalmente reconocido para el desarrollo de un programa de gestión de documentos. Esta norma sirve de base para delimitar el tratamiento archivístico en los documentos de la Fundación. Este tipo de institución es una empresa que necesita unos recursos que le permitan funcionar adecuadamente y desarrollarse. Uno de estos recursos son los informativos, sin información los organismos no podrían funcionar adecuadamente. Esta se debe gestionar de una forma eficaz. Una fundación de medicina es un sistema abierto que produce documentos que se transfieren 13

15 regularmente de una etapa a otra y necesita estar al día en todo aquello que le afecta. La información es utilizada por sus miembros para planificar trabajos de investigación científica y destinar sus recursos para la difusión de los resultados en la lucha contra el cáncer. El proyecto va dirigido a configurar e implantar un sistema de gestión de archivo en un contexto en el que la mayor parte de las fuentes documentales las encontraremos en formato digital. En el marco de una comisión Europea y como resultado de las conclusiones del primer foro sobre los problemas derivados de gestión de los documentos de archivo se encargó a una consultora, dentro del programa Interchange of Data betwen Administrations (IDA), la elaboración de un modelo de requisitos. El resultado fue el Model requirements for the management of elecronic records (MoReq), que ha constituido un modelo de referencia para la definición de funcionalidades en el mercado europeo de soluciones de gestión documental. Esta norma proporciona requisitos funcionales relativos a los sistemas de clasificación, a la seguridad, la valoración, la selección, la transferencia, la conservación y la eliminación de documentos, a la búsqueda y representación de los documentos y, finalmente, a la administración del sistema. Conforme estos parámetros se puede desarrollar una visión estratégica adaptando la percepción archivística de lo que se espera conseguir y la realidad del contexto organizativo en un marco digital empresarial. Por tanto en el TFG se configura un escenario donde la documentación digital adquiere mayor importancia y la gestión electrónica de los se orienta no solo a garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos también a facilitar su difusión y conservación. La tecnología empleada e implementada en el proyecto facilita la interoperabilidad de los elementos del sistema digital y garantiza el acceso y difusión de los contenidos en un formato y protocolos de actuación que establecen un plan de acción específico. El Diccionario de Terminología Archivística editado por el Consejo Internacional de Archivos define el término Gestión de Documentos como un aspecto de la Administración general relacionado con la búsqueda de la economía 14

16 y eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos. Teniendo en cuenta estos aspectos y en la necesidad de gestionar un sistema de información la comunidad científica de la Fundación delegará la responsabilidad a un equipo humano que será el responsable de mantener el sistema integral de gestión de archivo y documentos electrónicos encargándose de su diseño e implantación apoyándose de manera firme en los principios archivísticos donde se pueden establecer criterios comunes de procedimiento en la ejecución de las tareas propias de la organización y la gestión de los archivos, mediante técnicas descriptivas se asegura, la difusión, transmisión y divulgación de contenidos. La incorporación de información se puede interpretar desde los orígenes del documento independientemente del periodo que se vaya a conservar. Por lo que para abordar la tarea fundamental de este proyecto, se necesitan sólidos principios de archivística integradas en un proceso de normalización con los nuevos retos tecnológicos. CAPÍTULO 2. INFORMACIÓN CIENTÍFICA. SECCIÓN 2.1 FUENTES DE INFORMACIÓN EN MEDICINA La información científica es necesaria para cualquier investigación. Todo proceso de investigación se caracteriza por su naturaleza cíclica: el investigador consume información para documentarse, pero después la produce, al plasmar su trabajo por escrito. Esta información será utilizada a su vez por otras personas. La Información científica se caracteriza por la velocidad con que una información caduca y deja por tanto de tener interés para los usuarios. La obsolescencia es muy acusada en Ciencia y Tecnología. Una información de actualidad es una información de alto valor científico. Price calificó como una característica de la ciencia su contemporaneidad. La mayor parte de los usuarios de la fundación tendrán una misma necesidad de información y está formada fundamentalmente por científicos del área de 15

17 medicina. La Unidad de archivo se integrará en un flujo informativo mayoritariamente científico teniendo en cuenta que los investigadores se apoyan en instituciones prestigiosas en busca de calidad y fiabilidad documental, de fuentes con un carácter internacional más acusado que otras ramas de la ciencia y con una capacidad interrelación con otras disciplinas en las que se apoyan y se complementan, por lo que los productos documentales intentarán adaptarse a ellos y a sus dinámicas de trabajo. La unidad de Archivo y servicio documental de la Fundación se enfrenta a una integración de los canales de difusión científica y tecnológica, a una singularidad de las estructuras de las fuentes de información. Las características básicas que hay que tener en cuenta de la información científica son la obsolescencia, la calidad, la interdisciplinariedad, la cobertura geográfica y lingüística. Son los parámetros con los que se cuenta para configurar un servicio documental que cubra las necesidades de los usuarios. El ámbito de trabajo está claramente delimitado, con una metodología regulada, una terminología específica, la mayoría en inglés. La información se renueva continuamente por sustitución, no hay solapamiento de conocimientos. Los investigadores de la Fundación precisan informaciones muy precisas de forma urgente, por lo que los productos documentales descritos en este proyecto estarán claramente delimitados por un marco digital de gestión en el que se evalúa un sistema que da soporte electrónico a los integrantes de la Institución en una comunicación precisa, concisa y con mayor libertad y cobertura geográfica. El crecimiento de la información: (especializada o científica) es exponencial y origina abundancia, exceso y vida media del documento (obsolescencia) lo que exige precisión selectiva y rapidez. Los recursos documentales y las fuentes de información son evaluados a partir del estudio de usuarios de la fundación, de tal manera que principalmente serán seleccionados y adquiridos los que tengan una demanda real para los investigadores. Se incorporan tecnología en el diseño para la producción de publicaciones electrónicas, para la digitalización y codificación de documentos, para la comunicación con otros sistemas digitales, se facilita el acceso con la incorporación de aplicaciones específicas, se colabora con la elaboración de manuales de operación de los sistemas de información a la comunidad científica y 16

18 a usuarios externos. Estos fenómenos han dificultado el acceso a la información científica médica más pertinente y determina una mayor especialización en los centros de documentación que tienen que cubrir unas necesidades de usuarios específicas de una determinada temática o interés científico. En 1992, el grupo de trabajo de MBE, formado por internistas y epidemiólogos clínicos de la canadiense McMaster University, publica un artículo en la revista Journal of the American Association donde se propugna un nuevo paradigma para la práctica de la medicina, destacando la importancia de basar las decisiones clínicas en las evidencias halladas en la investigación (Evidence Based Medicine Working Group, 1992). En la actualidad es definida como el uso consciente, juicioso y explícito de la mejor evidencia actual para tomar decisiones sobre el cuidado del paciente individual. Su práctica consiste en la integración de la competencia clínica con la mejor evidencia clínica externa disponible a partir de la investigación sistemática (Sackett, 1996). Por mejor evidencia clínica externa disponible se entiende la investigación clínicamente relevante, especialmente la que se centra en el paciente y que estudia la exactitud y precisión de tests diagnósticos, la potencia de indicadores pronósticos así como la eficacia y seguridad de procedimientos terapéuticos, preventivos y rehabilitadores. Su incorporación a la práctica clínica está relacionada directamente con el proceso de búsqueda de información, donde se interroga al sistema con una definición de las preguntas clínicamente relevantes. Consiste en identificar la necesidad de información y traducirla al lenguaje de recuperación del sistema que se vaya a utilizar, es decir, diseñar la mejor estrategia de búsqueda de la mejor evidencia mediante la ejecución de la consulta en las fuentes de información apropiadas. Esto ha supuesto un cambio en el papel y en el uso de la información por parte del profesional de la salud que se ha enfrentado siempre, para tomar decisiones basadas en la mejor evidencia, a la gran dificultad de localizar y conseguir toda la información relevante, analizarla y sintetizarla. Proporcionar información de calidad que ya ha sido contrastada por expertos, en la que se analiza la validez 17

19 metodológica de los estudios y se evalúa la relevancia clínica de los resultados (a la vez que se indican sus implicaciones en la práctica clínica diaria), viene a simplificar este proceso. En otras palabras, el médico recibe información sobre el mejor método que puede aplicar a un paciente particular. Durante los últimos años hemos asistido a un creciente interés por los recursos de síntesis y evaluación de información, lo que ha provocado un aumento importante de bases de datos y publicaciones especializadas en la materia. Todas ellas tienen una característica en común: que las revisiones y artículos que contienen se han sometido a un riguroso filtro de valoración crítica por parte de expertos que aseguran la validez de la información que proporcionan. No se pretende en este trabajo aportar todos los recursos más apropiados para la búsqueda de soluciones basadas en la evidencia pero si se comentan los más importantes como son la Cocrane Library, una base de datos de una organización mundial sin ánimo de lucro formada por expertos de 40 especialidades clínicas, agrupados en grupos colaboradores que se encargan de revisar las publicaciones. La versión en castellano de la Cochrane Library es la Cochrane Library Plus, con acceso gratuito en todo el territorio español. La base de datos de guías de práctica clínica (GPC), un conjunto de sistematizado de instrucciones que tiene como objetivo ayudar al médico y/o paciente en la adopción de las medidas más adecuadas ante un problema específico de salud. Constituyen otra fuente importante de evidencia evaluada, especialmente si están dirigidas al tratamiento o diagnóstico de una enfermedad. En España cabe destacar las publicadas por el Centro Cochrane Iberoamericano y la unidad que existe en Fisterra. Las bases de temas valorados críticamente (CAT), critical appraisal topic término acuñado por el Center for Evidence Based Medicine de Oxford-, un metabuscador de evidencias disponibles sobre preguntas clínicas comunes. Los artículos de las revistas científicas revisiones sistemáticas, meta análisis y otros informes elaborados con métodos basados en la evidencia, como Bandolier o Clinical Evidence. También se encuentran los denominados servicios de pregunta respuesta. En ocasiones no es fácil traducir la pregunta de manera apropiada y obtener una respuesta. De ahí que para ayudar a los profesionales de la salud a resolver sus dudas ante un caso práctico, algunos servicios nacionales de salud han creado 18

20 unidades especializadas en resolver las dudas mediante los servicios denominados de pregunta respuesta. Uno de los más conocidos es Attract (Ask trip to rapidly alleviate confused thoughts), creado por el NHS británico, en el que un equipo de expertos responde a las preguntas enviadas por los profesionales sanitarios. Para ello, realizan la búsqueda bibliográfica en diversas fuentes y la valoración crítica, remitiendo al médico que envió la pregunta la mejor respuesta hallada o un resumen de los trabajos de investigación más relevantes. Se dispondrá también de Motores de búsqueda web como TRIP, metabuscador que utiliza simultáneamente 110 fuentes de información de gran calidad en la Web, incluida una búsqueda paralela en PubMed y las bases de datos bibliográficas de Medicina donde destacamos Embase y las producidas por la U. S. National Library of Medicine (NLM), especialmente Medline, accesible gratuitamente a través de PubMed. Por otro lado tenemos la literatura gris, semipublicada, no convencional con información primaria muy especializada y muy útil para los médicos e investigadores de la fundación. Tesis doctorales, prepublicaciones o pre-prints, congresos y actas de congresos, informes, working papers, traducciones, normas, patentes. CAPÍTULO 3. GESTIÓN DE ARCHIVO, GESTIÓN DE CONTENIDOS Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN UNA FUNDACIÓN EN MEDICINA. Se puede hablar de gestión, o mejor dicho del inicio de las investigaciones sobre este concepto como tal proceso, a principios del s. XIX cuando la revolución industrial hizo posible la reproducción en serie de productos. La gestión de archivos consiste en una serie de pasos interrelacionados, diseñados para asegurar la fácil identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de la gestión de archivos, hay que planificar con antelación para evitar tomar decisiones que limiten las opciones posteriormente. La gestión documental tiene que ver con la gestión del conocimiento, el estudio 19

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