UNIDAD DE COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO

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1 UNIDAD DE COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO

2 UNIDAD DE COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO INTEGRACIÓN DEL PERSONAL No. ORDEN NOMBRE DEL PUESTO CANTIDAD DE PUESTOS 1 JEFE DE MERCADEO 1 2 ASISTENTE TECNICO III 2 3 ANALISTA DE MERCADEO 2 4 RELACIONISTA PÚBLICO 1 5 SECRETARIA DE UNIDAD 1 6 ASISTENTE TÉCNICO I 1 TOTAL DE PUESTOS 8

3 UNIDAD DE COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO Para la consecución de sus objetivos, esta unidad tiene las funciones siguientes: 1. Desarrollar actividades de selección e investigación de mercados para establecer programas de mercadeo, atraer nuevos clientes y satisfacer al usuario ofreciendo excelentes servicios portuarios. 2. Analizar, planear, implementar y controlar los programas dirigidos a crear, formar y mantener relaciones óptimas con usuarios para canalizar los objetivos de venta de la Empresa. 3. Llevar control sobre los niveles de venta y estimular la demanda de los servicios mediante las investigaciones y atención de las necesidades del usuario. 4. Coordinar las actividades de publicidad, comercialización y mercadeo para optimizar los recursos y brindar servicios portuarios eficientes y seguros a nivel nacional e internacional. 5. Revisar y fortalecer los procesos de comercialización y mercadeo mediante el desarrollo de estrategias. 6. Establecer contacto con usuarios a efectos de tratar lo relacionado a las condiciones contractuales. 7. Llevar control de contratos a efecto de coordinar con la Unidad de Asesoría Jurídica su elaboración, actualización o ampliación. 8. Planificar reuniones de trabajo con usuarios y personal de la Empresa para revisar y actualizar procedimientos relacionados con la manipulación de carga y presentación de servicios.

4 I. UNIDAD: COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: JEFE DE MERCADEO CÓDIGO: FUNCIÓN BÁSICA: Consiste en planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se ejecutan en la Unidad de Comercialización y Mercadeo de la Empresa. FUNCIONES: 1. Planificar, organizar, dirigir, controlar el plan y programas de Mercadeo de la Empresa, con el fin de crear, canalizar y mantener relaciones óptimas con los usuarios. 2. Formular la planificación estratégica de mercadeo a corto, mediano y largo plazo, para la toma de decisiones gerencial que orienten el desarrollo del puerto. 3. Coordinar reuniones periódicas con las Agencias Navieras autorizadas para definir proyectos de mercados, expansión, operaciones e identificación de problemas de interés mutuo. 4. Establecer contactos con puertos que pertenezcan a países desarrollados para adoptar técnicas estratégicas. 5. Coordinar y supervisar actividades de elaboración y divulgación de la revista de la Empresa. 6. Proporcionar información a usuarios sobre la clase de servicios, procedimientos de solicitud y costo de operación. 7. Participar en reuniones de trabajo con funcionarios de la Empresa, autoridades de Agencias Navieras y Compañías Estibadores. 8. Evaluar el desempeño de funciones del personal a su cargo. 9. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de personas, instalaciones y carga. 10. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 11. Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia General o Subgerencia General. ESPECIALIDAD: MERCADEO

5 CÓDIGO: V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Gerente y Subgerente General Ejercida a: Personal de la Unidad de Comercialización y Mercadeo. VI. VII. RELACIONES: Con las autoridades superiores, Gerentes de Área y Jefes de Unidad de la Empresa. Funcionarios de Instituciones Públicas y privadas, asimismo con organismos internacionales y usuarios de los Servicios Portuarios. REQUISITOS: Opción "A" interna: Tres años como Profesional Especializado III en la especialidad del puesto. Legal: Colegiado Activo. Opción "B" externa: Profesional de las Ciencias Económicas. Legal: Colegiado Activo Experiencia: Tres años en trabajos relacionados al puesto específico. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Mercadeo y Ventas Marketing Portuario Plan Anual de Mercadeo Estrategias de Marketing Etiqueta y Protocolo Dominio del idioma inglés Habilidades: Manejo de recursos humanos Administración del tiempo para atender asuntos globales y relevantes de su Unidad Capacidad de análisis situacional y manejo de la información Capacidad de negociación colectiva e individual Toma de decisiones Distribución espacial y abstracta Técnica para el manejo de equipo de cómputo y presentaciones Don de mando Redacción de dictámenes

6 CÓDIGO: VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Responsable por el mobiliario y equipo cargado en su tarjeta de responsabilidad. Documentación e Información: Documentos que respaldan compromisos, contratos y la información que es suministrada a los clientes o posibles inversionistas.

7 I. UNIDAD: COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO III CÓDIGO: FUNCIÓN BÁSICA: Responsable de realizar labores de asistencia técnica en el área de mercadeo y apoyo en la implantación de estrategias de atención al cliente. FUNCIONES: 1. Encargado de participar en reuniones periódicas con usuarios, para atender sus necesidades de servicio, dándoles solución a sus problemas. 2. Asistir a la Jefatura de la Unidad, en cuanto a políticas de comercialización y mercadeo. 3. Preparar propuestas técnicas de mercadeo y materiales promociónales como: boletines, guías, volantes, etc. 4. Brindar soporte e Información a la Gerencia General con relación a los índices de satisfacción de los clientes en las diferentes áreas de la Empresa. 5. Dar seguimiento a los clientes a quienes se les otorga en arrendamiento las áreas y locales de la Empresa. 6. Mantener actualizada la base de datos de los clientes de la Empresa. 7. Apoyar las diferentes actividades de la Unidad 8. Atender de manera cordial y atenta ya sea personalmente o telefónicamente al cliente que desea hacer un reclamo, queja o pedir alguna información. 9. Responsable de recopilar datos para encuestas, entrevistando a los clientes. 10. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de personas, instalaciones y carga. 11. Cumplir con las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 12. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe inmediato. ESPECIALIDAD: MERCADEO V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de Mercadeo Ejercida a: Ninguno

8 VI. VII. CÓDIGO: RELACIONES: Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con el personal de la Unidad y de otras unidades de la Empresa. Con clientes, arrendatarios de áreas y locales y proveedores. REQUISITOS: Opción "A" interna: Un año como Asistente Técnico II en la especialidad del puesto requerido. Opción "B" externa: Cuarto año aprobado en una carrera universitaria afín a la especialidad del puesto. Experiencia: Tres años en labores relacionadas con el puesto. Capacitación: Básico Operativo Portuario (B.O.P) Sistemas de Gestión Mercadeo y Ventas Marketing Portuario Servicio al Cliente Etiqueta y Protocolo Microsoft Office Habilidades: Trabajo en equipo. Comunicación. Relaciones humanas. Capacidad de análisis. Iniciativa Integridad VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo a su cargo. Documentación e Información: Por los documentos que maneja.

9 I. UNIDAD: COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: ANALISTA DE MERCADEO CÓDIGO: FUNCION BÁSICA: Responsable de efectuar labores de análisis e investigaciones de Mercadeo y apoyar al Jefe de la Unidad en planificar, organizar y dirigir las actividades de comercialización de la Empresa. FUNCIONES: 1. Encargado de participar en reuniones periódicas con usuarios, para analizar estadísticamente los servicios que se brinda, indicando tipo, montos (quetzales), peso, frecuencias etc. 2. Responsable de efectuar investigaciones, propuestas y estudios técnicos de Mercadeo para analizar la tendencia de mercado, tomando como base las tendencias de crecimiento económico del país y del comercio internacional. Que incluye la elaboración de diagnósticos, propuestas de planes, técnicas y Bench Marketing en el área de mercadeo. 3. Contactar con otros puertos, para comparar fuerzas y debilidades y promocionar los servicios portuarios e instalaciones. 4. Preparar materiales promociónales y atender al usuario, dando solución a sus problemas dentro de su competencia. 5. Elaborar encuestas del área y de otras que le asignen, tabulaciòn y presentación de las mismas. 6. Elaborar datos, graficas o formatos estadísticos de los reportes entregados para presentación de resultados de la Gerencia General. 7. Verificar que estén recogiendo todos los reclamos en el área de atención al cliente y que se les de seguimiento correspondiente para su pronta solución. 8. En ocasiones especiales atenderá personal o telefónicamente a los clientes con reclamos serios, deberá asistirlos y proporcionarles una solución al problema o comunicar de inmediato al área correspondiente, así mismo deberá dar seguimiento y control a estos reclamos hasta la entera satisfacción de los clientes en las diferentes áreas de la empresa. 9. Brindar soporte e información importante a la Gerencia General con relación a los índices de satisfacción de los clientes en las diferentes áreas de la Empresa. 10. Mantener actualizada la base de datos de los clientes de la Empresa.

10 11. Apoyar las diferentes actividades de la Unidad CÓDIGO: Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de personas, instalaciones y carga. 13. Cumplir con las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 14. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Mercadeo. ESPECIALIDAD: MERCADEO V. SUPERVISION: Recibida de: Jefe de Mercadeo Ejercida a: Ninguno VI. VII. RELACIONES: Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con el personal de la Unidad y de otras unidades de la Empresa. Con clientes, arrendatarios de áreas y locales y proveedores. REQUISITOS: Opción "A" interna: Profesional Especializado I afín al puesto. Legal: Colegiado activo. Opción "B" externa: Profesional Licenciatura en Mercadotecnia o Administración de Empresas. Legal: Colegiado Activo. Experiencia: Cuatro años de experiencia profesional en trabajos relacionados en el área de mercadeo y comercialización, que incluya supervisión de personal técnico. Capacitación: Básico Operativo Portuario (B.O.P) Sistemas de Gestión Mercadeo y ventas Marketing Portuario Plan Anual de Mercadeo Estrategias de Marketing Servicio al cliente Power point avanzado Excel avanzado Relaciones humanas Etiqueta y protocolo Dominio del idioma inglés técnico

11 CÓDIGO: Habilidades: Administración del tiempo para atender asuntos globales y relevantes de su puesto. Capacidad de análisis situacional y manejo de la información. Toma de decisiones. Distribución espacial y abstracta. Técnica para el manejo de equipo de cómputo y presentaciones. Redacción de dictámenes. Iniciativa Integridad VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo cargado en su tarjeta de responsabilidad. Documentación e Información: Documentos que respaldan compromisos, contratos y la información que es suministrada a los clientes o posibles inversionistas.

12 I. UNIDAD: COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: RELACIONISTA PÚBLICO CÓDIGO: FUNCIÓN BÁSICA: Consiste en planificar, coordinar, dirigir y ejecutar las actividades de Relaciones Públicas de Empresa Portuaria Quetzal. FUNCIONES: 1. Redactar artículos y noticias para la prensa, boletines, folletos, anuncios, publicación de licitaciones y otros informes relacionados con las Relaciones Públicas de la Empresa. 2. Establecer excelentes relaciones con periodistas y medios de comunicación para el buen desarrollo de las Relaciones Públicas de la Empresa. 3. Brindar información referente a las actividades del Puerto Quetzal a reporteros, periodistas y otros visitantes. 4. Llevar el control y registro de noticias y comentarios que conciernen a Empresa Portuaria Quetzal. 5. Organizar y representar eventos culturales y otros similares de Relaciones Publicas. 6. Apoyar las actividades de la Unidad de Comercialización y mercadeo con el propósito de mejorar la imagen comercial de la Empresa. 7. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de personas, instalaciones y carga. 8. Cumplir con las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 9. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe inmediato. ESPECIALIDAD: RELACIONES PÚBLICAS V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de Mercadeo Ejercida a: Secretaria y personal bajo su cargo. VI. RELACIONES: Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con personal de otras unidades y departamentos de la Empresa. Con periodistas, proveedores, profesionales y ejecutivos de Instituciones Públicas y Privadas, Nacionales e Internacionales.

13 VII. REQUISITOS: CÓDIGO: Opción "A" interna: Un año como Asistente Técnico III en la especialidad del puesto que se trate. Opción "B" externa: Noveno semestre de una carrera afín a la especialidad del puesto. Experiencia: Tres años en labores relacionadas con el puesto. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Atención al cliente Mercadeo Portuario Publicidad y propaganda Presentaciones estratégicas Ingles técnico Habilidades: Administración del tiempo para atender asuntos globales y relevantes de su puesto. Capacidad de análisis situacional y manejo de la información. Técnica para el manejo de equipo de cómputo y presentaciones. Redacción de informes, artículos, noticias para prensa. Iniciativa Liderazgo Comunicación Orientación al cliente VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Es responsable del mobiliario y equipo a su cargo en su tarjeta de responsabilidad (equipo de cómputo, equipo de edición, videograbadoras, cámaras fotográficas y video). Documentación e Información: Por los documentos e informes que maneja, requiere discrecionalidad en el manejo de la información.

14 I. UNIDAD: COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO II. III. IV. TÍTULO DEL PUESTO: SECRETARIA DE UNIDAD CÓDIGO: FUNCIÓN BÁSICA: Consiste en efectuar actividades secretariales de la Unidad de Comercialización y Mercadeo. FUNCIONES: 1. Recibir, enviar y codificar la correspondencia que ingresa o egresa respectivamente de la Unidad de Comercialización y Mercadeo, llevando el archivo de la documentación correspondiente. Posteriormente, trasladar a su Jefe Inmediato. 2. Tomar dictados taquigráficos (oficios, providencias, actas, reuniones, minutas, informe mensual de actividades de la Unidad), transcribir y trasladarlos al Jefe para revisión y firma. 3. Llevar agenda de las citas y asuntos pendientes de su Jefe Inmediato y efectuar los recordatorios pendientes. 4. Recibir y hacer llamadas telefónicas; atender al público en general, funcionarios y empleados de la Empresa, proporcionando la información correspondiente. 5. Reproducir los informes, cuadros y documentos generados en la Unidad de Comercialización y Mercadeo, elaborar conocimientos de la correspondencia, expedientes y otros documentos. 6 Elaborar y llevar control de los materiales y suministros. 7. Asistir a su superior en seminarios, conferencias, reuniones de trabajo y otros eventos. 8. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de personas, instalaciones y carga. 9. Cumplir con las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 10. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Mercadeo. ESPECIALIDAD: ACTIVIDAD SECRETARIAL V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de Mercadeo. Ejercida a: Ninguno

15 VI. VII. CÓDIGO: RELACIONES: Con el Jefe de Mercadeo para recibir instrucciones de trabajo. Con el personal de la Unidad para apoyar y proporcionar información y/o documentos que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras áreas de la Empresa, usuarios y funcionarios de otras entidades públicas. REQUISITOS: Opción "A" interna: Dos años como Secretaria de Departamento Opción "B" externa: Título de Secretaria Comercial y Oficinista o Secretaria Bilingüe. Experiencia: Tres años en labores de secretaría y conocimiento del idioma inglés (preferiblemente). Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Redacción y ortografía Redacción de Informes Trabajo en Equipo Relaciones humanas Servicio al cliente Ingles Habilidades: Redacción Taquigrafía Manejo de equipo de cómputo Agudeza visual y auditiva Relaciones humanas Comunicación. VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Es responsable del mobiliario y equipo en la realización de sus labores. Documentación e Información: Es responsable por la recepción de documentos y archivo de expedientes de valor.

16 I. UNIDAD: COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO I CÓDIGO: FUNCIÓN BÁSICA: Recibir, atender y asistir tanto a los clientes internos como externos con relación a llamadas o visitas a la Unidad de Comercialización y Mercadeo en cuanto a cualquier requerimiento de los mismos. FUNCIONES: 1. Elaborar agenda de reuniones varias que se desarrollen dentro de la Unidad. 2. Envío de correos por diversos asuntos y coordinación de refacciones para distintas reuniones, relacionadas con la Unidad. 3. Realizar y atender llamadas telefónicas internas y externas. 4. Recibir y redactar documentos y trasladarlos a donde correspondan 5. Atender clientes internos y externos. 6. Elaborar solicitudes de compra, vales de caja chica, darle seguimiento y liquidación al finalizar el proceso. 7. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de personas, instalaciones y carga. 8. Cumplir con las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 9. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Mercadeo. ESPECIALIDAD: RELACIONES PÚBLICAS V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de Mercadeo. Ejercida a: Ninguno. VI. RELACIONES: Con el Relacionista Público, Jefe de Mercadeo, para recibir instrucciones. Con el personal de otras unidades de la Empresa, casas comerciales, entidades navieras y sector público.

17 VII. REQUISITOS: CÓDIGO: Opción "A" interna: Dos años como Oficial Administrativo II o Secretaria de Departamento en la especialidad del puesto. Opción "B" externa: Cuarto año aprobado en una carrera universitaria afín al puesto. Experiencia: Dos años en un puesto similar. Capacitación: Básico Operativo Portuario (B.O.P) Sistemas de Gestión Atención al cliente Habilidades: Trabajo en equipo Comunicación Relaciones humanas Manejo de fotografía y video grabación VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Es responsable del mobiliario y equipo a su cargo en su tarjeta de responsabilidad. Documentación e Información: Por la documentación que maneja, valores y efectivo.