MANUAL DE AYUDA AL EXPOSITOR

Transcripción

1 MANUAL DE AYUDA AL EXPOSITOR EXPO INMOBILIARIA ACOBIR 2012 Miércoles 1 al Domingo 5 de Febrero Centro de Convenciones ATLAPA MONTAJE INAUGURACIÓN FERIA DESMONTAJE Del Lunes 30 de Enero 4:30 p.m. al Miércoles 1 de Febrero 4:00 p.m. Miércoles 1 de Febrero 6:00 9:00 p.m. Del Jueves 2 al Domingo 5 de Febrero 2:00 9:00 pm. Lunes 6 de Febrero 8:00 a.m. 6:00 p.m. 1

2 INDICE a. Bienvenida b. Planeación para la participación exitosa de su empresa c. Directorio d. Información General e. Disposiciones y Regulaciones f. Planos g. Formularios de Contratación h. Credenciales 2

3 Bienvenida 3

4 BIENVENIDA ACOBIR, le da la mas cordial bienvenida a la Cuarta versión de la Expo Inmobiliaria Acobir, que se celebrará del miércoles 1 al domingo 5 de Febrero en el Centro de Convenciones ATLAPA A Continuación le hacemos entrega del Manual de Ayuda al Expositor cuyo propósito es darle a usted la mayor cantidad de información sobre los servicios que puede requerir, detalles sobre la instalación de su stand y fechas de interés. Para hacerle mas fácil su participación en la Feria, le estamos incluyendo algunos puntos importantes y recomendaciones básicas que hemos denominado etapas pre, durante y post evento, con el fin de que las utilice para que su participación sea más exitosa. Para cualquier información adicional sobre los servicios que se ofrecen en este Manual, favor de contactar Grupo de Ferias Congresos y Eventos, S.A. Tels: Fax: Celular gfceventos@hotmail.com Atentamente, Xenia Kwai Ben Directora Ejecutiva ACOBIR 4

5 Planeación para la participación exitosa de su empresa 5

6 ETAPA PRE EVENTO PLANEACION PARA LA PARTICIPACION EXITOSA DE SU EMPRESA OBJETIVOS DE LA EMPRESA En la medida en que usted defina su objetivo, su presencia en la Feria será más productiva; recuerde que la Feria permite que exista un contacto directo entre el vendedor y el comprador; aproveche ese momento. ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE PARTICIPACION Además del alquiler del espacio y decoración usted debe calcular a tiempo algunos gastos claves como Personal Artículos promociónales Publicidad, prensa y promoción Revista de la Feria DECORACION DEL STAND Selecciones un buen decorador que le permita enviar un excelente mensaje a los compradores potenciales ORGANIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS Es importante calcular el costo de transporte de las maquetas, cuadros, televisores, etc. que se instalarán en el stand. ACTIVIDAD DENTRO DEL STAND Se recomienda que lleve a cabo algún tipo de actividad dentro de stand para atraer la atención del comprador potencial 6

7 PLANEACION PARA LA PARTICIPACION EXITOSA DE SU EMPRESA ETAPA DURANTE EL EVENTO ELABORACIÓN DE UN RÉCORD DE CLIENTES: Si es posible, cada expositor debe guardar un récord de los clientes que visiten su stand, para luego darle el debido seguimiento una vez terminada la feria. COMPARACIÓN DE NUESTROS PRODUCTOS: Es importante que compare sus productos con los de la competencia; evaluar sencillamente si nuestros productos tienen buen precio y gustan al visitante; esto se puede lograr con pequeñas encuestas aprovechando el gran flujo de visitantes. RECOMENDACIONES PARA EL PERSONAL QUE ESTARÁ EN EL STAND: El personal que da la bienvenida a los clientes que entran a su stand debe ser una persona calificada y agradable que cautive desde la llegada. Controlar el hablar por celular cuando se está atendiendo a un cliente De igual forma no chatear cuando se tiene a un cliente enfrente El personal debe tratar de estar parado igual que el visitante. Recuerde que los primeros 5 minutos pueden decidir la venta de un producto.. 7

8 PLANEACION PARA LA PARTICIPACION EXITOSA DE SU EMPRESA ETAPA POST EVENTO A partir del 3 de Febrero del 2011 REVISION DEL CONTROL DE CLIENTES QUE VISITARON EL STAND Revisión del Control de Clientes interesados para luego determinar cuáles se pueden convertir en clientes reales. Contactar a los que se convirtieron en clientes durante la Feria, ya sea porque compraron o realizaron abonos sobre productos exhibidos. Seguimiento permanente del Registro o Control de Clientes contactados. EVALUACION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE LA FERIA Cálculos de todos los gastos de participación. Evaluación del Registro de Visitantes Comparación de la estructura de visitantes con los objetivos, con los resultados de ferias o eventos anteriores y con las encuestas realizadas. Análisis de las actividades de los competidores. El control de estos puntos permitirá corregir errores de organización, sirviendo al mismo tiempo como base para tomar una decisión sobre participaciones futuras. La relación entre gastos por contacto establecido en la Feria permitirá realizar un análisis en general, de costos y aprovechamiento 8

9 Directorio de Proveedores 9

10 DIRECTORIO DE PROVEEDORES ORGANIZADORES ACOBIR: Avenida Morgan, Ancón, Panamá. Tels: / 47 Fax: Xenia Kwai Ben Directora Ejecutiva direccion@acobir.com Jacqueline Cosme Departamento de Contabilidad contabilidad@acobir.com COORDINADORES: GRUPO DE FERIAS CONGRESOS Y EVENTOS, S.A.: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, PH Gloria, Suite No.1. Tel: , Fax: Celular: Manuel Alzamora gfceventos@hotmail.com Kathia Nazas knazas@grupoenlaze.com DECORADORES DE STANDS : 1. Grupo Cubex: Urbanización Costa del Este. Tels: Fax: disenocubex@cableonda.net 2. Rótulos Carlos Carlos Ospina: Celular: rotulos_krlos@hotmail.com 3. No Limit Design Tels: David Dolum. ddolum@me.co 4. Kalo Consulting Tels: / Kmilo Pinilla. : camilo@kaloconsulting.com 10

11 INFORMACION GENERAL 11

12 INFORMACION GENERAL Horario Montaje para los Decoradores a partir del Lunes 30 de Enero a las 4:30 p. m. IMPORTANTE: Los Expositores que no retiren su mercancía dentro de las fechas estipuladas como Desmontaje, tendrán que pagar al Centro de Convenciones ATLAPA por el almacenaje de las mismas; La Feria no se responsabiliza por las mercancías que permanezcan después de la fecha del desmontaje. 12

13 INFORMACION GENERAL 13

14 Disposiciones y Regulaciones 14

15 DISPOSICIONES Y REGULACIONES Reglamento para los Arquitectos, Decoradores, Constructores y Personal del Expositor 15

16 Planos 16

17 17

18 18

19 Formularios de Servicios Pre decorado Accesorios para el stand Mobiliario ATLAPA Servicios Eléctricos Teléfono ATLAPA Teléfono Directo FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GFCE POR MAIL: Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.:

20 SOLICITUD DE STAND PRE DECORADO SOLICITUD DE PRE DECORADO B/ Las áreas de exhibición se dividen en stands o puestos de exhibición, las cuales se pueden adquirir vacías (solamente el espacio) o bien con paredes luces y nombre de la empresa, o sea pre decorados. Normalmente los stands que se ALQUILAN son sin pre decorados es decir solamente el espacio de exhibición, con el fin de dar la oportunidad a cada expositor de decorar los stands con diseños propios. Sin embargo, los interesados en tener un stand básico con pre decorado, pueden optar por un sistema denominado pre decorado, que incluye Paredes modulares, de 2.4 m de altura, 3 m de ancho x 3 m de profundidad = 9m2, alfombra, tres spot lights, una toma eléctrica doble de 300 watts, nombre y número de la empresa, dos sillas, una mesa. (Precio $ % de ITBMS). Estos precios han sido calculados para los cinco (5) días de la Feria Si desea solicitar este servicio, favor llenar el siguiente formulario. Favor confeccionar cheque a nombre de ACOBIR Incluimos cheque # por B/. Compañía No.Stand Persona Responsable: Teléfonos: FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. POR MAIL: gfceventos@hotmail.com Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Telf:

21 FOTO EJEMPLO STAND PRE DECORADO 21

22 SOLICITUD DE ACCESORIOS PARA EL STAND RECORDAR AGREGAR EL 7% DE ITBM Código de Accesorio solicitado: Cantidad Precio Total B/. Incluimos cheque # por B/. Compañía No.Stand Persona Responsable: Teléfonos FAVOR HACER CHEQUE A NOMBRE DE ACOBIR FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. POR MAIL: gfceventos@hotmail.com Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.:

23 PRECIOS DE ALQUILER ACCESORIOS PARA EL STAND C1 cubo melamina blanca 30x30x60 B/ C2 cubo melamina blanca 45x45x75 B/ C3 cubo melamina blanca 60x60x90 B/ C4 sillón tapizado negro B/ C5 refrigeradora B/ C6 silla plastica blanca B/ C6 a silla de aluminio B/ C7 mesa tipo bar B/ C8 mesa redonda B/ C8b mesa de aluminio C9 repisa B/ C9b estanteria de libros B/ C10 mostrador perl de madera B/ C11 mostrador vitrina B/ C11b vitrina cristal B/ C12 vitrina cristal B/ C12b vitrina cristal B/ C14 panel melamina liso B/ C14b panel melamina perforado B/ C15 panel acrílico (1.00m) B/ C15b panel acrílico (0.50m) B/ C15c panel tapizado 1 color B/ C15d panel tapizado impresión digital B/ C16a regleta de 3 focos B/ C16b regleta de 2 focos B/ C16c regleta de 1 foco B/ C16d luz halógena B/ C16e luz de brazo B/ C17 cuadro electrico de proteccion y 2 tomaco. B/ C18 taburete de bar alto B/ C19 mesa de centro de aluminio B/ C20 revistero de 3 niveles B/ C21 puerta con cerradura B/ C21a puerta plegable B/ C22 gancho para colgar cuadros B/ C23 colgador para perchas de barra B/ C23b colgador para perchas de cascada B/ C24 alfombra ferial instalada por m2 B/ C25 rotulo extras en fascias B/

24 ACCESORIOS PARA EL STAND 24

25 ACCESORIOS PARA EL STAND 25

26 ACCESORIOS PARA EL STAND 26

27 SOLICITUD DE MOBILIARIO DE ATLAPA MOBILIARIO PRECIO CANTIDAD TOTAL 5 DIAS Mantel $10.00 Mesa 18 x 96 $20.00 Mesa 30 x 72 $21.00 Mesa 30 x 96 $25.00 Mesa 36 x 36 $20.00 Silla plegable acolchonada $ 8.00 RECORDAR AGREGAR EL 7% DE ITBM GRAN TOTAL FAVOR HACER CHEQUE A NOMBRE DE ACOBIR Incluimos cheque # por B/. Compañía No.Stand Persona Responsable: Teléfonos FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. POR MAIL: gfceventos@hotmail.com Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.:

28 SOLICITUD DE SALIDAS ELECTRICAS Para servicio de 24 horas, se cargará al precio un 25% adicional RECORDAR AGREGAR EL 7% DE ITBM Salidas Eléctricas /120 volt: PRECIO 5 DIAS SALIDAS TOTAL B/. Después del 15/ENE. De 0 a 300 watts $27.00 De 301 a 500 watts $42.00 De 501 a 1000 watts $59.00 De 1001 a 2000 watts $72.00 Salidas de Motor: ¼HP de 120 volt $43.00 ½HP de 120 volt. $ HP de 208 volt. $ HP de 208 volt. $ HP de 208 volt. $ HP de 208 volt. $ FAVOR HACER CHEQUE A NOMBRE DE ACOBIR Incluimos cheque # por B/. Compañía No.Stand Persona Responsable: Teléfonos FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. POR MAIL: gfceventos@hotmail.com Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.:

29 SOLICITUD DE LINEA TELEFÓNICA CENTRAL DE ATLAPA RECORDAR AGREGAR EL 7% DE ITBM TELÉFONOS DE EXTENSIONES ATLAPA Un número limitado de teléfonos están disponibles para instalar en su stand durante la Feria. No hay restricciones de llamadas que se hagan ni el número de llamadas que se reciban. El costo por el uso e instalación es de $60.00 por los cinco (5) días de la feria. El pago debe realizarse por adelantado. FAVOR HACER CHEQUE A NOMBRE DE ACOBIR Incluimos cheque # por B/. Compañía No.Stand Persona Responsable: Teléfonos FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. POR MAIL: gfceventos@hotmail.com Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.:

30 SOLICITUD DE LINEA DE TELÉFONO DIRECTO CON CABLE & WIRELESS Los interesados en tener teléfono directo deberán preparar una carta (en hoja membretada de la empresa) dirigida al Departamento de Mercadeo de CABLE & WIRELESS especificando el número de su stand y a cual sala pertenece, los días que desea el servicio, anotar el número de su cuenta o teléfono donde desea que se le carguen las llamadas y enviar la carta original a la oficina del Coordinador antes del 15 de enero del 2012 para lograr tramitar a tiempo dichas solicitudes. Si usted desea además que ellos le den el servicio de internet debe agregarlo en la carta. El cargo por este servicio será reflejado en su próxima facturación A continuación un ejemplo de carta. RECORDAR AGREGAR EL 7% DE ITBM Panamá, 5 de febrero del 2011 Señores Departamento de Mercadeo Cable & Wireless Panamá Ciudad Estimados Señores: Debido a que nuestra empresa estará participando en la Expo inmobiliaria ACOBIR2012 a celebrarse del 1 al 5 de febrero del 2012, en el Centro de Convenciones ATLAPA, queremos solicitarles se nos instale una línea telefónica en el stand de (nombre del stand) con número (número del stand) de la sala (A, B, C). Dicho servicio debe darse solamente del día 1 al 5 de febrero del Favor cargar este servicio a la cuenta No. a nombre de: Atentamente, (Firma del Representante) Cargo 30

31 SOLICITUD DE INTERNET ATLAPA SOLICITUD DE SERVICIO DE INTERNET ATLAPA B/.5.00 DIARIO + 7% DE ITBM Estos precios han sido calculados DIARIAMENTE. Si desea solicitar este servicio, favor llenar el siguiente formulario. FAVOR HACER CHEQUE A NOMBRE DE ACOBIR Incluimos cheque # por B/. Compañía No.Stand Persona Responsable: Teléfonos FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. POR MAIL: gfceventos@hotmail.com Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.:

32 Formularios de Credenciales Expositores Personal del Expositor FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. Por mail: gfceventos@hotmail.com Por Fax: Por Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.:

33 SOLICITUD DE CREDENCIAL PARA EXPOSITORES Estas credenciales para el Expositor están diseñadas para los dueños, gerentes y altos ejecutivos con poder de decisión dentro de la empresa. Cada empresa tendrá derecho a un máximo de 5 gafetes por stand. Dicho gafete servirá para entrar a la feria, desde el período del montaje hasta que finalice el evento. Cada expositor tiene derecho a 5 (cinco) gafetes sin costo alguno. Favor llenar con letra imprenta y enviar copia a los coordinadores GFCE NOMBRE COMPLETO CARGO QUE DESEMPEÑA Compañía No.Stand FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. POR MAIL: gfceventos@hotmail.com Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.:

34 SOLICITUD DE CREDENCIAL PARA PERSONAL DEL EXPOSITOR Estas credenciales para el Personal del Expositor están diseñadas para Azafatas, y Vendedores dentro de la empresa. Cada empresa tendrá derecho a un máximo de 5 gafetes por stand Dicho gafete servirá para entrar a la feria, desde el período del montaje hasta que finalice el evento. Cada expositor tiene derecho a 5 (cinco) gafetes sin costo alguno. Favor llenar con letra imprenta y enviar copia a los coordinadores GFCE NOMBRE COMPLETO CARGO QUE DESEMPEÑA Compañía No.Stand FAVOR ENVIAR TODAS LAS SOLICITUDES AL COORDINADOR GRUPO DE FERIAS, CONGRESOS Y EVENTOS, S.A. POR MAIL: gfceventos@hotmail.com Fax: Mensajería: El Cangrejo Ave. Eusebio A. Morales, Edificio Gloria Suite 1, Tel.: