Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto

Transcripción

1 Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto

2 Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto Las Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto se elaboraron en coordinación con la Dirección de Presupuesto Nacional (DNP) y la Secretaria Técnica de Autoridad Presupuestaria (STAP) del Ministerio de Hacienda y la Secretaría Técnica de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) de la Contraloría General de la República (CGR), en el contexto del cumplimiento de las disposiciones giradas por la CGR, a la Unidad de Inversiones Públicas (UIP) del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN). Su objetivo es facilitar la identificación clara y precisa de los proyectos de inversión pública y las asignaciones presupuestarias correspondientes. Los artículos 19 y 20 de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento para las Entidades Públicas, Ministerios y Órganos Desconcentrados, según corresponda, cubiertos por el ámbito de la Autoridad Presupuestaria, para el año 2017, le otorgan el carácter de obligatoriedad a las Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto, tal como se señala a continuación: Artículo 19- Las entidades públicas, los ministerios y los órganos desconcentrados, en lo referente a los gastos de capital destinados a la creación, ampliación o conservación de los bienes de capital del país, así como los gastos de mantenimiento asociados a esos, deberán inscribirlos al Banco de Proyectos de Inversión Pública de MIDEPLAN y aportar la información de seguimiento requerida en el Anexo que será debidamente publicado en la página electrónica del MIDEPLAN, con las especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto en los informes de ejecución presupuestaria. Artículo 20- Los Ministros Rectores serán responsables de garantizar que en la formulación de los presupuestos de los órganos desconcentrados incluyan solo aquellos proyectos que cuenten con el código asignado por el Banco de Proyectos de Inversión Pública de MIDEPLAN, dispongan de los recursos financieros y técnicos necesarios para su ejecución, que sean prioritarios según el PND y el Plan Nacional de Inversión Pública; además, deberán cumplir con los lineamientos y directrices establecidos por dicho Ministerio. 1

3 Asimismo deberán proporcionar trimestralmente a MIDEPLAN, la información física y financiera de los avances de los proyectos de inversión para la actualización del BPIP. La información asociada a las Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto responde a generalidades del proyecto, avance físico, programación y ejecución presupuestaria, la cual debe de registrarse en línea en el Banco de Proyectos de Inversiones Públicas (BPIP) desde el software y generar un reporte que se constituirá en el Anexo referido en el artículo 19. El registro de la información así como la generación del reporte requiere de una estrecha coordinación entre las unidades responsables del presupuesto y las Unidades de Planificación Institucional (UPI), debe realizarse durante el proceso de formulación de los presupuestos, independientemente de la cantidad de períodos que dure la ejecución del proyecto, y de acuerdo al estrato en que se ubique la institución, según el monto de su presupuesto inicial del período para el que se presupuesten los recursos destinados al proyecto: Proyectos que deben aportar la información de las especificaciones técnicas, según el costo total estimado de cada proyecto y el monto del presupuesto de la institución Millones de colones Aquellos proyectos que no se han inscrito en el BPIP deben en primer lugar registrarse en el mismo, para poder completar las Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto. 2

4 Las Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto, se incluirán en el BPIP, de acuerdo al Manual de usuario del Delphos, siguiendo los siguientes pasos 1 : I. INGRESO AL SOFTWARE Para tener acceso al software se debe ingresar al sitio web del MIDEPLAN ( en la parte inferior se debe ingresar en la Extranet, como se visualiza en la siguiente imagen: Al ingresar a la extranet, se encontrará la siguiente pantalla aparecen los Manuales, Guías y Videos para utilizar el software. No olvide configurar el navegador de internet antes de continuar con las instrucciones posteriores. 1 El ingreso y autorización de la información del proyecto sobre las Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto al sistema Delphos en el módulo del BPIP, debe ser realizado por funcionarios inscritos con el rol de Registrador y Autorizador. En caso de requerir autorización para estos roles por que no existan en la institución, debe solicitarse por escrito al MIDEPLAN. 3

5 Al final de la página encontrará el apartado Ingrese al Sistema en:, haga clic en el link del Plan Nacional de Desarrollo (PND)-Banco de Proyectos de Inversión Pública (BPIP)- Pérdidas Ocasionadas por Fenómenos Naturales. Se desplegará la pantalla que solicita el nombre de Usuario y Contraseña para poder acceder a la aplicación. Se debe digitar el texto correspondiente al nombre de usuario y clave, que le fueron asignados por MIDEPLAN. Seguidamente, presionar el botón con la leyenda Aceptar. 4

6 Se mostrará la pantalla donde se encuentran los modelos creados por el MIDEPLAN y a los que usted tiene derecho para acceder: Se debe seleccionar el modelo con el nombre Banco de Proyectos de Inversión Pública (BPIP), presionando clic, donde se desplegará la pantalla con los diferentes módulos de la aplicación, como se muestra en la siguiente imagen: II. ACCESO AL BPIP MÓDULO PROPUESTOS Este proceso es para aquellos proyectos que ya se han inscrito previamente en el BPIP, los que no se han inscrito deben registrar primero, para poder realizar este procedimiento. En la pantalla del Menú Principal, se debe escoger la Opción con el nombre de Propuestos. 5

7 Una vez que se despliega el menú de propuestos, debe ingresar al primer ícono Objetos, donde deberá ubicar el proyecto al que se le incluirá la información solicitada en las Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto, y en caso de ser necesario, se actualizará la información registrada en el BPIP para que sea consistente con lo solicitado en las especificaciones. Para esto debe ingresar en el ícono Asociar objetos para modificación que se encuentra en el margen superior derecho, como se muestra en la siguiente imagen. Después de ingresar a Asociar Objetos para Modificación, aparece un cuadro de diálogo con un mensaje solicitándole seleccionar el centro de autorización, allí aparecerá el nombre de su institución y debe darse aceptar. 6

8 Se desplegará la pantalla con el nombre Objetivos/Seleccionando, donde debe darse clic en el nombre de la institución. Una vez seleccionado el nombre de la institución aparece el listado de proyectos, se debe seleccionar el proyecto que se actualizará. 7

9 Posteriormente presionar el botón con la leyenda Aceptar, donde se le desplegará la pantalla con el nombre Objetivos propuestos con todos los proyectos y sus estados del flujo, como se visualiza en la siguiente pantalla: Se debe seleccionar el proyecto que se va a actualizar, como se visualiza en la siguiente imagen: Para actualizar la información del proyecto seleccionado, se debe ingresar en el ícono con la leyenda Editar donde se desplegará la siguiente pantalla: 8

10 Se procede a actualizar la información del objeto propuesto, seleccionando el ícono con la leyenda Objetivos relacionados y se visualizará la pantalla con los campos e íconos correspondientes al objeto propuesto como se observa en la siguiente imagen: En la pantalla Datos Generales del Objetivo, se actualizará la información de: Ø Indicadores relacionados Ø Campos adicionales Ø Bitácoras relacionadas 9

11 Al dar clic al primer icono, que señala los indicadores relacionados se ingresa a la pantalla del mismo nombre, a continuación se explica los pasos a seguir en la misma. 1. Indicadores relacionados: Indicadores: se utiliza para crear los indicadores de avance, gestión, entre otros, relacionados al proyecto. Para adjuntar a las Especificaciones técnicas del presupuesto por proyecto, se van a crear dos indicadores, el de Porcentaje de Avance Físico Ejecución que pretende medir la evolución física del proyecto durante la etapa de ejecución y el de Avance Financiero del Proyecto que pretende medir como se va ejecutando el presupuesto del proyecto. 1.1 Porcentaje de Avance Físico Para incluir a los indicadores relacionados el indicador de Porcentaje de Avance Físico se debe ingresar en el ícono con la leyenda Indicadores relacionados, como se visualiza en la siguiente pantalla. Al darle clic se le desplegará la siguiente pantalla, en la que se debe dar clic al primer icono para crear el nuevo indicador si es la primera vez que se incluirá-, o en caso de que el indicador ya exista debe darse en modificar. 10

12 Para crear un nuevo indicador se debe dar clic en el ícono con la leyenda Crear y asociar, nótese que arrastra la siguiente información previamente definida en la pantalla anterior el nombre del proyecto, el usuario y el identificador, como se visualiza en la siguiente imagen: En la pantalla Datos Generales del Indicador, se debe incluir la siguiente información general en los campos e íconos: Nombre: Se borra el nombre del proyecto que aparece por defecto y se digita el texto correspondiente al nombre del indicador, el cual estará compuesto por el número del proyecto y el nombre del indicador. Por ejemplo para el Proyecto , el nombre sería Porcentaje de Avance Físico - Ejecución. Identificador: Se conserva el código del proyecto y se le agrega la letra E, por ejemplo si el número del proyecto es , el identificador sería E 11

13 Usuario: Muestra el nombre del usuario responsable que creó o modificó la información del proyecto, esta información no se debe digitar el sistema la despliega en forma automática. Unidad de Medida: Al final de la línea está el ícono Unidades de Medida en el cual se da clic, desplegando el listado. Al posicionarse sobre la unidad de medida requerida se da clic sobre el nombre, en este caso la unidad de medida será Porcentaje de Avance. Categoría: Para seleccionar la categoría correspondiente a los indicadores de avance físico, se elige presionando el ícono Categoría pantalla:, como se visualiza en la siguiente Se debe seleccionar la categoría correspondiente y luego presionar el botón con la leyenda Aceptar. Nivel de período: Se utiliza para especificar el nivel de período del indicador; se elige presionando el botón de la derecha del campo opciones:, desplegándose las siguientes 12

14 Se debe seleccionar la opción Trimestral. Edición de períodos: Para ingresar los datos relacionados al Valor meta (programado) y al Valor real (ejecutado) de los indicadores, se debe seleccionar el ícono con el texto Edición de periodos imagen:, donde se desplegará una cuadrícula como se visualiza en la siguiente 13

15 En la columna Período se muestra las opciones trimestrales y el año correspondiente, se deben digitar los valores correspondientes al período presupuestario. La primera vez que se ingrese esta información se requiere establecer una línea base del proyecto, por lo que se deberán poner los acumulados al año anterior en el último trimestre de ese año tanto para el valor real como para el valor meta. Se debe presionar el botón con la leyenda Aceptar para guardar los datos, como se visualiza en la siguiente imagen: En la pantalla Datos Generales del Indicador, se debe presionar el botón con la leyenda Aceptar. 14

16 Al finalizar el proceso descrito se concluye con un indicador y luego debe realizarse el mismo procedimiento para incluir el otro. 1.2 Porcentaje de Financiero Para incluir a los indicadores relacionados el indicador de Porcentaje de Avance Financiero se debe ingresar en el ícono con la leyenda Indicadores relacionados, como se visualiza en la siguiente pantalla. Al darle clic se le desplegará la siguiente pantalla, en la que se debe dar clic al primer icono para crear el nuevo indicador si es la primera vez que se incluirá-, o en caso de que el indicador ya exista debe darse en modificar. Para crear un nuevo indicador se debe dar clic en el ícono con la leyenda Crear y asociar, nótese que arrastra la siguiente información previamente definida en la pantalla anterior el nombre del proyecto, el usuario y el identificador, como se visualiza en la siguiente imagen: 15

17 En la pantalla Datos Generales del Indicador, se debe incluir la siguiente información general en los campos e íconos: Nombre: Se borra el nombre del proyecto que aparece por defecto y se digita el texto correspondiente al nombre del indicador, el cual estará compuesto por el número del proyecto y el nombre del indicador. Por ejemplo para el Proyecto , el nombre sería Avance Financiero. Identificador: Se conserva el código del proyecto y se le agrega la letra F, por ejemplo: si el número del proyecto es , el identificador sería F. Usuario: Muestra el nombre del usuario responsable que creó o modificó la información del proyecto, esta información no se debe digitar el sistema la despliega en forma automática. Unidad de Medida: Al final de la línea está el ícono Unidades de Medida en el cual se da clic, desplegando el listado. Al posicionarse sobre la unidad de medida requerida se da clic sobre el nombre, agregando como la unidad de medida Cantidad, una vez que se escoge se presiona el botón con la leyenda Aceptar. Categoría: Para seleccionar la categoría correspondiente a los indicadores de avance financiero, se elige presionando el ícono Categoría siguiente pantalla:, como se visualiza en la 16

18 Se debe seleccionar la categoría correspondiente y luego presionar el botón con la leyenda Aceptar. Nivel de período: Se utiliza para especificar el nivel de período del indicador; se elige presionando el botón de la derecha del campo opciones:, desplegándose las siguientes Se debe seleccionar la opción Trimestral. 17

19 Edición de períodos: Para ingresar los datos relacionados al Valor meta (programado) y al Valor real (ejecutado) de los indicadores, se debe seleccionar el ícono con el texto Edición de periodos imagen:, donde se desplegará una cuadrícula como se visualiza en la siguiente En la columna Período se muestra las opciones trimestrales y el año correspondiente, se deben digitar los valores correspondientes al período presupuestario. La primera vez que se ingrese esta información se requiere establecer una línea base del proyecto, por lo que se deberán poner los acumulados al año anterior en el último trimestre de ese año tanto para el valor real como para el valor meta. Se debe presionar el botón con la leyenda Aceptar para guardar los datos, como se visualiza en la siguiente imagen: 18

20 En la pantalla Datos Generales del Indicador, se debe presionar el botón con la leyenda Aceptar. 19

21 2. Campos Adicionales Para los proyectos que sean de formación de capital físico, debe ingresarse en la pantalla de Datos Generales del Objeto, para ello seleccionar el ícono donde se incluirá la Vida útil del proyecto (años). Campos Adicionales, Aparece la siguiente pantalla con la información ordenada alfabéticamente. Para poder incluir la información, deberá dar clic en los puntos suspensivos que aparecen en la columna Valor, en el campo V. Vida útil del proyecto (años) el valor a incluir corresponde la duración en años que se estima puede tener cumpliendo correctamente con su función el bien producto del proyecto, para esto se debe tomar en consideración el efecto sobre la vida útil del proyecto que pueden tener las acciones de mantenimiento. Una vez incorporado el campo adicional arriba mencionado, deberá dar clic en Cerrar. 20

22 3. Bitácoras Relacionadas Se utiliza para incluir/visualizar los elementos de las contrataciones de un proyecto, por ejemplo el nombre de la empresa ejecutora, el tipo de contratación, número de contratos, entre otros. Para incluir los elementos de la contratación se debe ingresar en la pantalla Datos Generales del Objeto, deberá seleccionar el ícono con la leyenda Bitácoras Relacionadas, como se visualiza en la siguiente imagen. Para crear una nueva bitácora se debe dar clic en el ícono con la leyenda Nuevo, desplegándose la siguiente pantalla: En el campo Descripción se debe digitar el texto Contratación. Posteriormente para seleccionar los elementos de la contratación, se debe presionar el botón con la leyenda Asignar plantilla ubicado en el margen derecho, como se visualiza en la imagen: Se despliega entonces la pantalla Plantillas para Bitácoras donde se debe seleccionar la que se llama Elementos de Contratación, para esto se debe posicionar sobre ella y darle aceptar en la parte de abajo a la izquierda. 21

23 Se despliega la pantalla Mantenimiento de Bitácoras Objetivo creando, donde se debe incluir la información que allí se solicita: Para incluir la información en la pantalla Mantenimiento de Bitácoras Objetivo creando, se debe considerar la información requerida de acuerdo a lo siguiente: Empresa ejecutora: Empresa contratada para la ejecución de componentes o actividades en las diversas etapas del ciclo de vida del proyecto. En caso de que existan diferentes empresas responsables por fase o etapa del ciclo de vida del proyecto, se deben detallar. Número de contrato: Identificador del contrato, código numérico o alfanumérico que permite identificar el contrato con la empresa ejecutora. 22

24 Gerente o administrador del proyecto: Identificación de la persona líder de la administración del proyecto (se le conoce como: gerente de proyecto, administrador del proyecto, encargado de proyecto, etc.). En caso de que esta persona varíe según el ciclo de vida del proyecto, debe incluirse la identificación de cada una de las personas encargadas e identificar en qué fase o etapa intervendrá como líder. Encargado de la contratación: contraparte institucional responsable de detallar aspectos remitidos sobre la contratación administrativa. Objeto de la contratación: Describir el producto o actividad que se quiere obtener con la contratación efectuada. En caso de que existan contrataciones con distintos objetos según la fase o etapa del ciclo de vida del proyecto, deben detallarse. Programa presupuestario: numeración y nombre del programa presupuestario. En caso de que se afecten distintos programas presupuestarios, se deben detallar. Tipo de contratación: o modalidad de contratación que se utilizará según la legislación pertinente. En caso de que existan diferentes tipos o modalidades de contratación según la fase o etapa del ciclo de vida del proyecto, deben detallarse. Estos datos deben incluirse para todas las contrataciones que se tengan en el proyecto, empezando por la primera contratación a la que se completarán todos los datos requeridos, luego la siguiente y así se continua de esta forma hasta que se terminan de incluir las contrataciones existentes. Entonces se debe presionar el botón con el texto Aceptar, automáticamente el sistema nos regresará a la pantalla con el nombre Bitácoras asociadas. Presionar nuevamente el botón con la leyenda Cerrar. III. CAMBIO DE ESTADO Una vez incluida la información de la actualización del proyecto, el registrador (pasa el estado de Registrado nuevo a Para ser autorizado, y continua el flujo (Autorizador, Evaluador) y el proyecto se actualizará en la base de datos real. 23

25 1. Cambio de estado de Estado Registrado a Para ser autorizado Una vez finalizada la inclusión del proyecto y el Registrador estando seguro de la información suministrada al Delphos, procede a cambiar el estado del flujo a: Para ser Autorizado. Además, deberá verificar que haya adjuntado en el software, los documentos requeridos. El software enviará un correo electrónico al Autorizador indicando que el proyecto se encuentra en el estado Para ser autorizado. Importante: Al realizar el cambio en el estado, el Registrador no podrá editar la información del proyecto, porque el flujo estará, a partir de ahí, en manos del Autorizador. 2. Cambio de estado de Estado Para ser autorizado a Autorizado En el estado Para ser autorizado, el funcionario con el rol de Autorizador procede a revisar la información incluida y puede devolverlo al estado Registrado nuevo o pasarlo al estado Autorizado o Anulado. El software enviará un correo electrónico a los Registradores indicando que el proyecto ha sido devuelto al estado Registrado nuevo, Autorizado o bien Anulado. En la pantalla con el nombre de Objetivos propuestos, el autorizador puede visualizar las sugerencias incluidas por el evaluador, dando clic en el link con el nombre Ver sugerencias, como se visualiza en la siguiente imagen: Si no hubieren observaciones a los objetos relacionados al proyecto, el Autorizador pasa el estado de Para ser autorizado a Autorizado para revisión del MIDEPLAN. El software enviará un correo electrónico a los Registradores indicando que el proyecto ha sido Autorizado. 24

26 3. Evaluación de la Unidad de Inversión Pública En el estado Autorizado, el funcionario con el rol de Evaluador (funcionario del MIDEPLAN), procede a revisar la información incluida del proyecto en las diferentes pantallas del software. El Evaluador puede cambiar al estado Revisión, Aprobado o Rechazado. El software enviará un correo electrónico al Autorizador y los Registradores indicando que el proyecto ha sido Aprobado o Rechazado. Revisión Es el estado que indica que el Evaluador está revisando la información incluida del proyecto de inversión pública para proceder a cambiar el estado a Aprobado o Rechazado. Aprobado Es el estado que indica que el Evaluador da el visto bueno al proyecto de inversión pública y cambia el estado de Revisión por Aprobado. El Evaluador procede a asignar el código (6 dígitos) que identificará al proyecto durante su vida útil en el módulo Gestión, donde podrá ser consultado por cualquier rol. En el momento que el proyecto propuesto es aprobado por el Evaluador, ingresa a la base de Datos Real. El software enviará un correo electrónico al Autorizador y los Registradores indicando que el proyecto ha sido Aprobado. Rechazado Es el estado en que el Evaluador no da su visto bueno al proyecto de inversión pública incorporado en el software, por lo que se devuelve al Autorizador. El software enviará un correo electrónico al Autorizador y los Registradores indicando que el proyecto ha sido Rechazado. Una vez rechazado por el Evaluador el proyecto propuesto, el mismo puede ingresar nuevamente en el Flujo de Ingreso de la información de los objetos, con el objetivo que no tenga que volver a ser digitada nuevamente toda la información del proyecto. El autorizador puede ingresar al objeto y cambiar el estado a Para ser autorizado y seguidamente a Registrado nuevo con el objetivo de devolverlo al registrador para que ingrese al flujo nuevamente. 25

27 IV. MÓDULO VISUALIZACIÓN: El Módulo Visualización, es para la generación de los cubos y reportes relacionados con los proyectos de inversión pública registrados en el BPIP: Se presentan las opciones de las salidas, de los objetos relacionados a los proyectos en caso que existan. La primera salida que vamos a mencionar son los cubos de información, para esto debe seleccionar la opción con el nombre Cubos. 1. Cubos Se despliega el listado de los cubos diseñados en el software, como se presenta en la siguiente imagen: 26

28 Se selecciona el cubo con el nombre Especificaciones Técnicas - Avance Físico sobre él, posteriormente se presiona clic sobre el ícono que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla con forma de lupa siguiente pantalla:, con la leyenda Ver, desplegándose la Para visualizar la información se debe dar clic en el botón con la leyenda Pivotear. Posteriormente, debe seleccionar la o las variables que requiera, posicionándose en ésta y presionando el botón izquierdo del mouse para arrastrarla a la zona de Área de filas en la parte izquierda inferior de la pantalla o en el Área de columnas en la parte superior derecha de la pantalla, según desee la visualización de la información. Una vez 27

29 seleccionadas todas las variables de su interés debe presionar el botón con la leyenda Actualizar 2 Para visualizar la información de las variables seleccionadas presione el ícono con forma de que se encuentra en la pantalla. Podrá ingresar al botón Pivotear cuantas veces así lo requiera, para adicionar o quitar variables que desee visualizar en el cubo. Por ejemplo, se moverán las variables Institución Responsable, Proyecto, Meta programa/proyecto, Indicador, entre otras, al Área de filas, como se observa en la siguiente pantalla: El resultado se visualiza en la siguiente imagen: 2 En caso que desee ir observando el despliegue de las variables en la pantalla, antes de seleccionar las variables para arrastrarlas al área de fila o columnas según corresponda, debe desactivar el check ubicado a la par del texto Actualización de Diseño Diferido. 28

30 Una vez que visualiza el cubo, podrá realizar filtros adicionales. Para realizarlos se debe posicionar en la primera variable que desee, ubicada de izquierda a derecha, por ejemplo deseo visualizar la información de solamente de una institución, como se visualiza en las siguientes imágenes: La información del cubo se puede exportar a diferentes formatos, dando clic en el ícono que corresponda, en la parte superior izquierda de la pantalla.. Si desea visualizar la información gráficamente, presione el ícono, para volver a la visualización del cubo se presiona el ícono. Para salir de la pantalla del cubo, presione el ícono. Ejemplos de la exportación de los datos a: PDF 29

31 Excel 2. Reportes Igual que en los Cubos se ingresa en el módulo Visualización, ahora en donde dice Reportes : Al ingresar a reportes, se debe escoger la opción con el nombre Especificaciones Técnicas del Presupuesto posicionándose sobre el nombre y dando clic sobre el ícono, una vez seleccionada nos muestra la siguiente pantalla: 30

32 Donde se debe incluir el nombre de la institución o las siglas en medio de signos %, por ejemplo si la institución fuera la ARESEP, se debería digitar así %(ARESEP)%, luego se da clic en Aceptar, entonces el sistema nos despliega un archivo en PDF con la siguiente información: 31

33 Este archivo debe imprimirse y adjuntarse al Presupuesto, para enviar a la Dirección General de Presupuesto. 32