Cómo iniciarse en el mundo de la Gestión de Proyectos?

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1 Cómo iniciarse en el mundo de la Gestión de Proyectos? Autor: Norberto Figuerola Introducción El valor de una gestión eficaz de proyectos es indiscutible. Las organizaciones que se adhieren fuertemente a las mejores prácticas de gestión de proyectos, obtienen consistentemente más éxito que las que no lo hacen. La gestión de proyectos es una habilidad y capacidad esencial para la mayoría de las organizaciones. Aquellas que ya conocen esto, son las que tienen prácticas consistentes, coherentes y reconocidas, tratan de evolucionar continuamente e invertir en estas prácticas, creando y apoyando esta evolución. Pero el conocimiento de estas prácticas no siempre es fácil. Existen varias alternativas para comenzar a introducirse en el mundo del Project Management, por ejemplo leer libros y blogs sobre la disciplina (existen muchísimos en internet), conocer las herramientas que se utilizan en la industria, también puede conseguir un rol de ayudante en un proyecto, o ayudar a un Gerente de Proyecto en su trabajo, por supuesto asistir a algún curso, obtener una certificación, o inclusive como lo he visto varios PM comenzaron su carrera obteniendo un flamante MBA en una universidad (aunque lamentablemente nunca tuvieron experiencia práctica). Yo puedo contarles acerca de mis experiencias personales y compartir algunos consejos: La Experiencia en primer lugar. La Educación en segundo lugar.

2 Si alguna vez usted tiene que elegir entre una educación formal de gestión de proyectos o una experiencia real, vaya con la segunda opción, porque aprenderá mucho más. En realidad, esto no significa necesariamente que una es la opción a la otra, dado que las dos son necesarias, pero siempre haga hincapié en sus posibilidades de adquirir experiencia en el mundo real. Así comencé yo. Lamentablemente a veces es como el huevo o la gallina, cómo obtener un proyecto si no tengo experiencia? La situación óptima sería cuando usted puede trabajar en proyectos pequeños que no requieran de certificaciones especiales y que le ofrezcan la flexibilidad para probar nuevos conceptos que usted vaya adquiriendo mientras en paralelo toma cursos formales. Ejemplo de esto pueden ser proyectos ad honorem o voluntarios. Pero cuidado, si usted piensa que una vez que sea un profesional en la gestión de proyectos usted podrá elegir entre proyectos que le gustan y rechazar aquellos que no le gusten, le tengo una mala noticia: esto no es así. La vida no es tan bonita como le contaron. La Educación en Project Management Siguiendo con la educación formal dentro de la Gestión de Proyectos, la oferta también es muy variada. Existen consultoras especializadas, universidades y hasta cursos a distancia. Mucha gente me consulta sobre la necesidad de tomar un curso a través de una institución REP del PMI o un MBA en una universidad. Con todo el respeto que me merecen, no siempre tiene sentido gastar más dinero teniendo en cuenta dicha reputación. Habiendo trabajado en ambos sitios puedo afirmarles que no representa una garantía de calidad haber tomado cursos en dichas instituciones. En realidad también todo dependerá del objetivo que realmente usted persigue. En principio usted debería reconocer dos tipos de conocimientos que debería adquirir: 1. Conocer las Mejores Prácticas (el qué) manual, guía o enciclopedia sobre los conocimientos y mejores procesos en la gestión de los proyectos. 2. Conocer una metodología (el cómo) que explique cómo implementar esas mejores prácticas Con respecto al punto 2, existen diferentes variantes para optar, tales como Prince2, Rational, MSF, o las Metodologías Agiles. Normalmente la principal diferencia en la elección de opciones para Metodologías estará en el tipo de proyecto o industria en dónde usted trabaje (ejemplo: en la industria de desarrollo de software es muy común utilizar metodologías ágiles). Con respecto al punto 1, usted podrá elegir entre instituciones que se dedicaron a escribir Guías para las mejores prácticas en la disciplina tales como el IPMA, el PMI, el APM, el GAAPS entre otros. Personalmente respecto al conocimiento sobre las mejores prácticas del Project

3 Management, yo considero que el PMI es la institución que ofrece la Guía más completa para la profesión (PMBOK ) junto con una serie de otras ventajas adicionales (certificaciones, bibliografías, simposios, etc.). Tal es así que muchas veces se dice que el PMBOK es un estándar de facto para el Project Management y que el PMI es una Metodología. Si bien, tal cual lo expliqué, el PMI no ofrece una Metodología, muy bien puede armarse una en base al cuerpo de conocimiento volcado en el PMBOK (y de hecho muchísimas empresas tienen sus metodologías basadas en dichos procesos y conceptos). Siguiendo con mis consejos personales, yo recomendaría una educación formal teórica utilizando las mejores prácticas que nos explica el PMBOK, pero debido a que el mundo está en constante cambio, siempre es razonable conocer conceptos, procesos o herramientas de otros cuerpos de conocimiento valorados (IPMA, APM, etc.) y de otras metodologías (Prince2, Métodos ágiles, etc.) dado que la fórmula de éxito normalmente se da con un blending de varios conocimientos. Con algo de experiencia usted sabrá muy bien cómo aprovechar conocimientos de distintas fuentes en una sola metodología. Modalidades de Entrenamiento La educación on-line es una forma de aprendizaje cuyo crecimiento es el más rápido hoy en día. Sin embargo esta innovación en el aprendizaje causa que la gente se pregunte si es más ventajosa dicha técnica que los cursos tradicionales presenciales con instructor. En realidad la respuesta y conforme a los especialistas, depende de la prospectiva de cada estudiante y del tipo de curso en cuestión. Ventajas de los cursos on-line Desventajas de los cursos on-line Interrupción mínima en la vida diaria No hay interacción con el instructor No existe tiempo de traslado ni costo Reputación o Percepción negativa Flexibilidad Requerimientos tecnológicos Menor Costo Soporte limitado Accesibilidad Falta de intercambio estudiantil

4 Estudios efectuados por organismos educativos y consultoras, demuestran que la educación tradicional ofrece más respecto y confianza a los empleadores y a la gente en general que los colegios on-line. Las preguntas más frecuentes que se hacen los alumnos antes de efectuar una inscripción a un curso son: Cuál tiene más prestigio? (mayor reconocimiento en el mercado) Cual tiene menor costo? (incluye la matrícula y gastos de traslados) Cuánta experiencia tiene el instructor? (experiencia educativa y profesional) Cómo es el temario del curso? (detalle del syllabus, profundidad de los temas, diversidad) Cuánto tiempo de mi vida demanda la asistencia al curso? (horas que debo dedicarle al curso incluyendo traslados) Qué calidad ofrece los materiales que me entregan? (Slides, blogs, artículos, libros, etc.) En algunos casos las desventajas que tiene un curso on-line hacen que sea más deseable el curso presencial. Conforme a las investigaciones de On-line School.org, Villanova University y PMSolution cuyo gráfico se muestra a continuación, en materia de estudio de Project Management el método más efectivo sigue siendo clases presenciales con instructor. Ahora bien, es innegable que en ciudades complicadas por el tránsito, o retiradas de los centros de estudio, las ventajas que tiene poder tomar un curso de forma on-line se hacen más fuertes. La pregunta es si existe alguna forma intermedia en donde no se pierdan estas ventajas y sin embargo se pueda seguir con el método más efectivo para el aprendizaje a través de clases con instructor. La solución más apropiada que toma en cuenta las ventajas de ambos métodos es la capacitación on-site o in company. A través de este tipo de capacitación, el instructor es el que se traslada a las oficinas de la organización, cuyo objetivo es capacitar a sus empleados. Este tipo de técnica trae una serie de ventajas y flexibilidades tales como:

5 Determinar el mejor horario de dictado de cursos, el cual puede también incluír 50% durante hs de trabajo y 50% fuera de las horas de trabajo. Elimina gastos y tiempo de traslados en una ciudad tan compleja como la nuestra. Se puede flexibilizar además la frecuencia y duración de los cursos, a través de una planificación previa y el estudio de los objetivos organizacionales, pudiendo alterar o adaptar el temario del curso. Se continúa manteniendo la relación con el instructor y la interacción de una clase, lo que aporta enormes ventajas a la hora de despejar dudas y enriquecer las charlas. Se pueden complementar las clases con lecturas adicionales, reuniones en chat-rooms, Blogs u on-line vía internet, bibliografía digital, comunicación vía con el instructor, etc. Si no es el caso suyo porque la empresa no le financia dicho estudio, o bien porque aún financiándoselo, no desea cursos in company, la recomendación es elegir el centro de estudio más cercano que ofrezca cursos de calidad con un profesor altamente calificado, o seleccionar en última instancia la opción de cursos a distancia. Objetivos que usted busca en la Capacitación He dictado cientos de cursos durante toda mi vida y siempre encontré objetivos distintos en cada alumno. Hubo gente que venía a los cursos porque se lo requería la empresa. Otros porque realmente querían o necesitaban conocer los fundamentos de una Gestión de Proyectos. Otros porque buscaban una certificación especial el PMP. Otros buscaban algo más que lo que dice el PMBOK o realmente una explicación de cómo en la vida diaria y práctica se gestiona verdaderamente un proyecto. Al existir tantos objetivos, es imposible que un mismo curso pueda satisfacer a todos ellos. Siguiendo la misma línea de lo que venimos exponiendo, yo voy a darle mi opinión personal sobre qué tipo de curso usted necesita en base a sus objetivos. En este sentido partimos del supuesto que vamos a capacitarnos basándonos en las mejores prácticas del PMI y con las siguientes opciones de objetivos personales: Opción 1: Conocer los fundamentos básicos del Project Management Opción 2: Conocer las Mejores Prácticas del PMBOK para la gestión de proyectos Opción 3: Obtener la certificación PMP del PMI En la opción 1 usted sólo busca una introducción al mundo del Project Management. En este caso no será necesario que el curso le ofrezca un conocimiento acabado de cada proceso (entradas, salidas, herramientas) de las distintas áreas de conocimiento, sino más bien los fundamentos básicos sobre los cuales creció esta disciplina.

6 En la opción 2 usted ya desea conocer y entender el PMBOK, una Guía de los Fundamentos de la Gestión de Proyectos, libro voluminoso y tedioso. Mi recomendación es que el curso esté orientado hacia los procesos de dirección de un proyecto, es decir, una explicación de cómo iniciar el proyecto hasta llegar a su fin. La opción de explicar dicha Guía tal cual fue escrita, esto es, por sus Areas de Conocimiento pueden llegar a confundirlo aún más. Mi otra recomendación es que el curso debe ofrecer conocimientos alternativos sobre otros temas muy importantes en la gestión de proyectos que sin embargo no están en el PMBOK, y puede complementarse con otras mejores prácticas o herramientas metodológicas de acuerdo a su orientación (ejemplo: comparación con métodos ágiles, gestión de proyectos en TI, etc.). La recomendación final es la experiencia del instructor, dado que es necesario explicar los conceptos llevándolos a ejemplos prácticos. En la opción 3 usted necesita buscar una certificación que hoy en día sigue siendo una de las más difíciles de obtener por lo riguroso de sus requisitos y su examen. En este caso seré muy claro, el 50% de éxito de que usted rinda bien el examen depende enteramente de usted y no de un curso. He leído que el PMI podría llegar a revocar las licencias REP a aquellas instituciones que ofrecen sus cursos de preparación para el examen PMP 100% garantizado. He escrito y existen varios artículos con consejos y recomendaciones para este tipo de estudio con indicación de cuáles son los requisitos para obtener una certificación, pero no es el objetivo detallarlos aquí. Simplemente me remitiré a que si usted ha escogido este objetivo, primero debería tomar un curso tipo, como la opción 2. Luego del curso debería estudiar por su cuenta el PMBOK y bibliografía adicional. Transcurrido un tiempo, debería tomar un curso específico de Preparación para el examen PMP en donde lo que hará es un repaso general y varios exámenes tipos y tendrá la oportunidad de entender cómo es el mismo. Terminado dicho curso deberá continuar estudiando por su cuenta con el material recomendado y realizar la mayor cantidad de exámenes o cuestionarios tipo, hasta que logre el 85% de respuestas positivas. Conclusiones Existen como vimos distintas instituciones que tienen su cuerpo de conocimientos sobre la disciplina, asi como distintas metodologías para iniciarse en el camino del Project Management. Particularmente les recomendé seguir con el PMI porque es el más requerido por estos lugares. Tener un título de un curso o mejor aún una certificación profesional le permitirá abrir muchas puertas. Pero en definitiva, la experiencia y la formación que brinda la práctica sigue y seguirá siendo irremplazable. Está prohibida la difusión, transmisión, modificación, copia, reproducción y/o distribución total o parcial del presente Documento, en cualquier forma y por cualquier medio, sin la previa autorización escrita del autor, encontrándose protegidos por las Leyes de Derecho de Autor, Marcas, Lealtad Comercial, Bases de Datos y otras normas Asimismo, queda prohibido cualquier uso de los Documentos o parte de los mismos con fines comerciales. La violación de los derechos antes señalados puede acarrear condenas civiles y/o penales establecidas en las normas precedentemente citadas. Se exigirán responsabilidades a los infractores por todas las vías disponibles en derecho. Fecha y lugar de publicación: Buenos Aires, Agosto de Queda hecho el depósito que establece la Ley

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