ANEXO 2 REPORTE DE TRANSACCIONES INDIVIDUALES Y MÚLTIPLES EN EFECTIVO.

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1 ANEXO 2 REPORTE DE TRANSACCIONES INDIVIDUALES Y MÚLTIPLES EN EFECTIVO. UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANALISIS FINANCIERO - UIAF

2 Tabla de contenido REPORTE DE TRANSACCIONES INDIVIDUALES Y MULTIPLES EN EFECTIVO Especificaciones Iniciales Procedimiento de Reporte... 4 Instrucciones Generales: Estructura del Archivo Diseño de los Registros... 6 Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo)... 6 Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas)... 7 Registro tipo 3 (uno por cada archivo al del mismo) Instrucciones de diligenciamiento Soporte

3 ANEXO No. 2 REPORTE DE TRANSACCIONES INDIVIDUALES Y MULTIPLES EN EFECTIVO Abril de 2014 Por la cual se impone a las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera del cooperativismo, tales como los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas, entre otras al envío de reporte de transacciones en efectivo individuales y múltiples. Se debe cargar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones: 1. Especificaciones Iniciales Tema: Formato: Objetivo: Tipo de entidad a la que aplica: Entidad usuaria: Periodicidad: Fecha de entrega de información: Fecha de corte de la información: Medio de envío: Numero de Archivos: Longitud de registro: Información de transacciones en efectivo Archivo plano. Entregar información a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), dentro el periodo del 11 al 20 después del terminado el trimestre de reporte. (ver literal 4.5 Periodicidad de los reportes, de la C). Reporte de transacciones múltiples en efectivo: Las organizaciones deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante el trimestre inmediatamente anterior, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas. Reporte de transacciones individuales en efectivo: Las organizaciones deberán reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas, durante el trimestre inmediatamente anterior. Organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera del cooperativismo. Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF Trimestral Del 11 al 20 del mes siguiente terminado el trimestre. Ultimo día del mes del trimestre. Sistema de Reporte en línea SIREL Entregar un (1) solo archivo plano con toda la información. 549 posiciones 3

4 2. Procedimiento de Reporte Las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera del cooperativismo, tales como los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas, entre otras al envío de reporte de transacciones en efectivo individuales y múltiples deberán entregar a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF cada trimestre, un reporte que incluya información de las transacciones efectuadas en efectivo. Este reporte deberá ser cargado en el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) del 11 al 20 de cada mes después de culminado el trimestre de reporte. Instrucciones Generales: 1. Todos los sujetos obligados a reportar deben solicitar a la UIAF la actualización de datos a través del siguiente enlace paso obligatorio para poder realizar la solicitud de acceso al Sistema de Reporte en Línea. 2. Una vez realizada la actualización de datos, la UIAF informara el código asignado en la respuesta de la misma. 3. Todas las entidades sin excepción deberán solicitar el acceso al Sistema de Reporte en Linea ingresando a Reportantes Nuevos Usuario Solicitud de Acceso a Sirel o ingresando al siguiente enlace 4. En todos los casos la información (reportes) debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL) ( 4. Para el correcto uso del sistema de reporte en línea, descargue el manual de usuario que se encuentra en la página web en la sección Reportantes Formatos y Manuales - Manual Rápido de Usuario - Sistema de Reporte en Línea. 5. En el evento que no se realicen tales transacciones en efectivo, la organización debe, enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del Sistema de Reporte en Línea en los plazos establecidos 4

5 La organización recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: EXITOSO O FALLIDO. En el evento en el que el cargue sea FALLIDO, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea EXITOSO. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de izado el plazo. Se debe reportar: Reporte de transacciones en efectivo. Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera. El reporte de transacciones en efectivo se compone de: a. Reporte de transacciones múltiples en efectivo: Las organizaciones deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante el trimestre inmediatamente anterior, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas. b. Reporte de transacciones individuales en efectivo: Las organizaciones deberán reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas, durante el trimestre inmediatamente anterior. Tanto las transacciones múltiples como las transacciones individuales en efectivo se deben reportar en un solo archivo. En el evento que no se realicen tales transacciones, la organización debe, enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del Sistema de Reporte en Línea en los plazos establecidos. 5

6 3. Estructura del Archivo Se debe generar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros: Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro tipo 1 por archivo (Cabecera del archivo). Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. y/o reportadas. Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. Existirá un registro tipo 1 por archivo (Cola del archivo) 4. Diseño de los Registros Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo) No. Nombre del campo Formato Contenido 1 Consecutivo 1 10 Numérico -Siempre el valor cero 0 -Alineado a la derecha 2 Código de la Alfanumérico -Formato SSTTTCCCCC donde S organización identifica al sector (6). La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la UIAF -Alineado a la izquierda 3 Fecha de Corte Numérico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del trimestre reportado. Ej. Junio 30 del 2013 será Número total de transacciones Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. 6

7 reportadas -Alineado a la derecha. 5 Fin de registro Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 549 posiciones. Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas) No. Nombre del campo Formato Contenido 1 Consecutivo Número de 1 10 Numérico -Inicia en 1. registro -No se puede repetir. -Alineado a la derecha.. 2 Fecha de la transacción Numérico - Fecha de la transacción bajo formato AAAA-MM-DD. -Si el día o el mes tiene un solo digito se debe llevar el otro con 0. Ejemplo. Julio 1 de 2014 será Campo Obligatorio 3 Valor de la transacción Numérico -Valor de la transacción, sin incluir decimales, ni separadores de miles. -Valores positivos. -Valor en pesos. -Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la derecha. 4 Tipo de Moneda Numérico -1 Moneda nacional. -2 Moneda extranjera. 5 Código de la oficina Alfanumérico -Oficina en donde se realiza la transacción. -Alineado a la izquierda.. 6 Código del departamento/municipio Numérico - De acuerdo con la codificación del DANE. -Alineado a la derecha. -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio =

8 No. Nombre del campo Formato Contenido. 7 Tipo de Producto Numérico 90 = Depósitos de ahorro a la vista 91 = Depósitos de ahorro a término (CDAT) 92= Depósitos de ahorro contractual 93= Depósitos de ahorro permanente 94 = Aportes 09 = Otros - Campo obligatorio 8 Tipo Transacción Numérico -1 Retiro (dinero en efectivo que entrega la entidad). -2 Depósito (dinero en efectivo que recibe la entidad).. 9 Número de la cuenta Alfanumérico -Número que identifica a la cuenta o producto. -No incluir guiones ni otros separadores. -Alineado a la izquierda.. 10 Tipo de Identificación del titular de la cuenta o producto 11 Número Identificación del titular de la cuenta o producto 12 Primer Apellido del titular de la cuenta o producto Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento. (12) Tarjeta de identidad. (13) Cedula de Ciudadanía. (21) Tarjeta de Extranjería. (22) Cedula de Extranjería. (31) NIT. (41) Pasaporte. (42) Tipo de Documento Extranjero. (00) Otro tipo de identificación Alfanumérico -Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la Persona o Empresa. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación. - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor Alfanumérico - Primer Apellido de la Persona. - Solo diligenciar en caso de ser una 8

9 No. Nombre del campo 13 Segundo Apellido del titular de la cuenta o producto 14 Primer Nombre del titular del producto financiero 15 Otros Nombres del titular del producto financiero 16 Razón Social de la Persona Jurídica titular de la cuenta o producto 17 Actividad económica del titular de la cuenta o producto 18 Ingreso mensual del titular de la cuenta o producto Formato Contenido cuando se trate de una persona natural Alfanumérico - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una -Campo opcional Alfanumérico - Primer Nombre de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una cuando se trate de una persona natural Alfanumérico - Otros Nombres de la Persona - Solo diligenciar en caso de ser una -Campo opcional Alfanumérico - Razón social de la empresa - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario cuando se trate de una persona jurídica Alfanumérico -Código actividad económica del titular del producto, según última revisión de la codificación CIIU publicada por el DANE para clientes y opcional para usuarios de la entidad Numérico - Se refiere al monto del ingreso mensual del titular del producto. -Formato #################.## -El punto. decimal se debe incluir. (2 decimales) -Alineado a la derecha Campo obligatorio para clientes y 9

10 No. Nombre del campo Formato Contenido opcional para usuarios de la entidad 19 Tipo de Identificación de la persona que realiza la transacción individual 20 Número Identificación de la persona que realiza la transacción individual 21 Primer Apellido de la persona que realiza la transacción individual 22 Segundo Apellido de la persona que realiza la transacción individual Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas. No aplica para múltiples Alfanumérico -Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la Persona. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples Alfanumérico - Primer Apellido de la Persona. - Solo diligenciar en caso de ser una - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados Alfanumérico - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una 10

11 No. Nombre del campo 23 Primer Nombre de la persona que realiza la transacción individual 24 Otros Nombres de la persona que realiza la transacción individual Formato Contenido - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples Alfanumérico - Primer Nombre de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples Alfanumérico - Otros Nombres de la Persona - Solo diligenciar en caso de ser una - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($ ) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. Registro tipo 3 (uno por cada archivo al del mismo) No. Nombre del campo Formato Contenido 1 Consecutivo 1 10 Numérico -Siempre el valor cero 0 -Alineado a la derecha 2 Código de la Entidad Alfanumérico -Formato SSTTTCCCCC donde S identifica al sector (6). La T el tipo de entidad (xxx) y la C el código de la entidad, asignados por la UIAF -Alineado a la izquierda 3 Número total de Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados en el 11

12 transacciones reportadas archivo. -Alineado a la derecha. 4 Fin de registro Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 549 posiciones. 5. Instrucciones de diligenciamiento. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma. 2. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF ( en el menú Reportantes Formatos y Manuales podrá descargar: Codificación DANE para departamentos y municipios. Utilidad en Excel que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido. 6. Soporte Con el objetivo de solucionar sus inquietudes la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados: Línea Telefónica en Bogotá: PBX: Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita : Chat Técnico: Disponible de lunes a viernes de 8:30 am a 12:00 p.m. y de 2:30 p.m. a 5:00 p.m. ( Módulo PQRSD (Peticiones Quejas Reclamos y Denuncias) en - Servicio de Información al Ciudadano ( ). Notas de interés: Recuerde solicitar la derogación de los usuarios retirados de la entidad. Los usuarios están ligados al número de identificación de quien se registra, por tanto todo cambio realizado debe solicitar nuevo usuario. La actualización de datos se realiza a través del módulo PQRSD. Recuerde que para un óptimo desempeño del Sistema de Reporte en Línea (Sirel) debe usar el navegador Internet Explorer. 12

13 El presente Anexo puede ser actualizado, modificado o complementado por la UIAF cuando ésta lo considere necesario. Documento elaborado por la Subdirección de Informática 13