Trabajo móvil: Toshiba y OneNote para mayor productividad y valor para la empresa

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1 ARTÍCULO DESTACADO ARTÍCULO TRABAJO WHITEPAPER TÉCNICO MÓVIL, ESTILO MOBILE TRABAJO DE VIDA WORKING MÓVIL Trabajo móvil: Toshiba y OneNote para mayor productividad y valor para la empresa Trabajo móvil

2 EL AGITADO MUNDO ACTUAL Y CADA VEZ MÁS MÓVIL DEMANDA ACCESO A INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL. INCLUSO UN BREVE RETRASO EN LA BÚSQUEDA DE UNA NOTA IMPORTANTE PUEDE SUPONER UN COSTE SIGNIFICATIVO PARA EL NEGOCIO Y LAS PERSONAS. ADEMÁS, ES NECESARIO DISPONER DE ACCESO SENCILLO A NOTAS, INFORMACIÓN Y TAREAS PARA TOMAR DECISIONES Y TRABAJAR EN COLABORACIÓN DE MANERA EFICAZ. PARA SATISFACER ESTAS NECESIDADES, LOS PORTÁTILES TOSHIBA CON MICROSOFT ONENOTE 2003 PROPORCIONAN A LOS USUARIOS UNA UBICACIÓN ÚNICA PARA RECOPILAR, ORGANIZAR, REUTILIZAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN. EN ESTE ARTÍCULO TÉCNICO SE PROPORCIONA INFORMACIÓN SOBRE CÓMO LOS PORTÁTILES TOSHIBA CON MICROSOFT ONENOTE 2003 PUEDEN MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD Y PROPORCIONAR UN VALOR AÑADIDO A CUALQUIER NEGOCIO. ÍNDICE 01. TRABAJO MÓVIL MÁS EFICAZ CON TOSHIBA Y ONENOTE 02. EL VALOR AÑADIDO DE TOSHIBA Y ONENOTE: ESCENARIOS Y SOLUCIONES A) ESCENARIO UNO: LOS QUE TRABAJAN CON INFORMACIÓN B) ESCENARIO DOS: TRABAJAR EN EQUIPO DE MANERA SENCILLA C) ESCENARIO TRES: TRABAJAR EN EL MUNDO VIRTUAL 03. RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS 04. CONCLUSIÓN Trabajo móvil 2

3 TRABAJO MÓVIL MÁS EFICAZ CON TOSHIBA Y ONENOTE En los últimos años, la informática móvil ha transformado la manera de trabajar. Cada vez son mayores las posibilidades de acceso a diversas fuentes y formatos de datos, a los que se puede acceder mediante conexiones de cable, inalámbricas o de marcación telefónica. Las tareas que realizamos continuamente incluyen capturar, organizar, reutilizar y compartir datos en tiempo real. Toshiba y OneNote ofrecen conjuntamente mayor eficacia a este entorno de trabajo móvil. Esto lo consiguen de cuatro maneras: permitiendo recopilar, organizar, reutilizar y compartir información fácilmente. 1. CAPTURA DE INFORMACIÓN La información nos llega de numerosas fuentes y en distintos formatos. Durante las reuniones, conversaciones, llamadas telefónicas y discusiones tenemos que tomar notas completas y precisas. Después, necesitamos asimilar y analizar estos datos. OneNote facilita la reunión de diversos formatos y fuentes de información, incluidas notas escritas, tinta digital, grabaciones de audio, vídeo, extractos de páginas Web y mucho más en un único almacén. La capacidad de ubicar toda la información recopilada en cualquier lugar de la página permite tomar notas de manera espontánea e intuitiva. 2. ORGANIZAR INFORMACIÓN Y ORGANIZARSE Una vez recopilada la información necesaria, tenemos que decidir qué información merce la pena conservar, qué notas se pueden descartar y cuáles necesitan seguimiento. Para hacerlo, es necesario encontrar todas las notas y descifrar y extraer toda la información que contienen. Para llevar a cabo esta tarea, suele ser necesario volver a escribir o transcribir información escrita a mano o grabada. Puesto que OneNote permite a los que trabajan con información guardar todas sus notas en un único lugar, incluido texto escrito a mano y grabaciones de audio, las notas se pueden organizar rápidamente incluso al recopilarse. Por tanto, aquellos que trabajan con información pueden disminuir significativamente el tiempo que dedican a la tediosa tarea de buscar notas e información relevante. En su lugar, pueden centrarse en aspectos del trabajo que son fundamentales. Reutilizar Compartir Recopilar Organizar 3. REUTILIZAR INFORMACIÓN La información guardada en notas suele presentar la base del capital intelectual de una compañía. Si dicha información se pierde o es difícil de descifrar, el valioso capital intelectual se verá amenazado. Las notas guardadas en OneNote se publican y presentan fácilmente, ya que se pueden reunir para crear la base de documentos, presentaciones y propuestas. Las innovadoras herramientas de búsqueda de OneNote permiten a los que trabajan con información acceder Trabajo móvil 3

4 fácilmente a notas antiguas de reuniones, llamadas telefónicas o conversaciones con clientes anteriores. Las investigaciones de Microsoft indican que las organizaciones que adoptaron el uso de OneNote han podido reducir el tiempo de revisión de documentos en un 50%, han mejorado el tiempo de entrega de documentos en un 15% y han mejorado la eficacia operativa en un 30%. 4. COMPARTIR LA EXPERIENCIA ONENOTE Gracias a las posibilidades de compartir notas de OneNote, la colaboración es mucho más eficaz. Los usuarios de OneNote pueden guardar notas en formato HTML como una página Web y guardarlos en un archivo compartido, un servidor Web o un sitio SharePoint. Posteriormente, otros usuarios pueden ver fácilmente las notas compartidas utilizando un navegador Web o abriendo y editándolas con Microsoft Word. Además, la función de sesión compartida de OneNote permite crear o unirse a una sesión de red punto a punto en la que varios usuarios pueden interactuar con páginas compartidas con OneNote. Después de una reunión, las notas consolidadas en OneNote pueden compartirse fácilmente con todos los interesados a través de correo electrónico o Internet. OneNote permite mantener notas eficaces de reuniones y guardar esta información en un único lugar con los demás documentos relevantes, reduciendo la necesidad de efectuar un seguimiento de reuniones, llamadas telefónicas y discusiones. Los estudios demuestran que los tiempos de reunión pueden reducirse en un 50% gracias a la eficacia de almacenamiento de notas de OneNote. CÓMO PROPORCIONAN TOSHIBA Y ONENOTE VALOR AL NEGOCIO ESCENARIOS Y SOLUCIONES El éxito de un negocio actual depende en gran medida de la productividad individual y de la productividad general en colaboración. En particular, puesto que personas de distintos puntos geográficos deben coordinar sus actividades y compartir información para poder completar un proyecto, la capacidad de colaborar on-line de manera efectiva es fundamental. A continuación, describimos tres escenarios en los que Toshiba y OneNote demuestran el valor añadido con el que pueden contribuir al entorno de trabajo móvil actual. ESCENARIO UNO: LOS QUE TRABAJAN CON INFORMACIÓN Aquellos que trabajan con información en la actualidad se enfrentan a numerosas tareas que deben realizar cada día. La mayoría de estas tareas, tanto llamadas de teléfono, como reuniones, entrevistas o simplemente aportar ideas, requieren el mantenimiento de algún tipo de registro para uso personal o profesional. No obstante, en los días que tenemos más trabajo, solemos escribir nuestras notas e ideas en panfletos, notas o papeles sueltos. Dichas fuentes de información suelen ser difíciles de localizar y posteriormente, aunque se encuentren, no suelen ser lógicas en absoluto. Como muchos de nosotros hemos experimentado en primera persona, la búsqueda y descifrado de información que necesitamos puede convertirse en una fuente de frustración. Trabajo móvil 4

5 Information workers are bombarded with information in many formats and from many sources. Por ejemplo, imaginemos que participa en una reunión virtual de dirección y le solicitan que proporcione información de un socio de ventas con el que ha hablado por teléfono. Acaba de hablar con ese socio por teléfono y sabe que ha apuntado los principales datos. Sin embargo, mientras que los demás esperan su respuesta, usted no logra encontrar la información que le solicitan entre los numerosos trozos de papel que inundan su mesa. Finalmente, encuentra las notas que necesita y se da cuenta de que no puede descifrar sus propias notas. Le resulta familiar? Seguro que no es el único, de hecho, un estudio realizado por Microsoft demuestra que el 23% de las personas que trabajan con información no pueden encontrar la información que necesitan después de haber tomado notas. Además, las investigaciones de IDC indican que los trabajadores pasan del 15 al 30% de su tiempo buscando información necesaria para realizar sus trabajos. SOLUCIÓN DE TOSHIBA Y ONENOTE Los resultados de estas investigaciones deberían alarmar a cualquier organización de gran tamaño. Sin embargo, esta información también sugiere que la productividad podría aumentar significativamente si los trabajadores altamente cualificados dispusieran de medios más eficaces para tomar y organizar notas. La buena noticia: Los portátiles de Toshiba con OneNote proporcionan mayor eficacia al permitir recopilar toda la información procedente de varios formatos en un solo lugar, donde se guarda automáticamente y se encuentra fácilmente. Toshiba noteboooks with OneNote make it easy to capture ideas while on the move. Las notas se pueden escribir en el ordenador, a mano o grabarse en un único almacén, eliminando los prolongados tiempos de búsqueda. Durante un día de trabajo ajetreado, aquellos trabajadores equipados con un portátil Toshiba o un Tablet PC no tienen que preocuparse de localizar información. Todos sus datos pueden recopilarse fácilmente y se pueden acceder a ellos rápidamente desde cualquier lugar. Además, mobilidad significa que se puede añadir o actualizar información a lo largo del día, mediante conexión por cable, inalámbrica, de marcación telefónica o WWAN. Trabajo móvil 5

6 ESCENARIO DOS: TRABAJAR EN EQUIPO DE MANERA SENCILLA Un aspecto significativo del trabajo en colaboración implica la generación de capital intelectual que pueda reutilizarse para crear valor añadido y duradero a la compañía. Sin embargo, puesto que los profesionales se ven inundados por numerosas fuentes de datos como diagramas, correo electrónico, notas escritas a mano, documentos escritos, secuencias de Internet y grabaciones de audio y vídeo, lo mejor es que todo se encuentre en una única ubicación. Además, cuando se escriben notas a mano o de manera desorganizada, resulta difícil comunicárselas a otras personas. Por ejemplo, se encuentra en una reunión de equipo y quiere compartir su información escrita a mano en un documento con un miembro del equipo. Para asegurarse de que ese miembro del equipo tenga su información, usted fotocopia sus notas. El miembro del equipo no consigue descifrar su caligrafía y tiene que programar otra reunión para revisar de nuevo su información, lo que supone una pérdida de tiempo de productividad para los dos. Esta vez, usted escribe sus notas en el ordenador para garantizar su claridad, lo que también requiere más tiempo. Effective teamwork depends on being able to easily share information and to-do lists. Después de enviar sus notas electrónicas al miembro del equipo, este crea una versión final del documento con el que usted ha estado trabajando y se lo envía a todos los interesados. Entonces, usted se da cuenta de que faltan algunos datos en el documento porque ha olvidado adjuntar un documento relevante a las notas. No le da importancia porque los datos no son cruciales. Sin embargo, el resultado de no haber compartido esta información es una pérdida de capital intelectual para la compañía. SOLUCIÓN DE TOSHIBA Y ONENOTE Para prevenir la pérdida de capital intelectual como resultado de notas perdidas o desorganizadas, los portátiles Toshiba con OneNote permiten recopilar en un único lugar todas las notas y documentos, incluidos documentos de Office, secuencias de Internet, texto escrito a mano, grabaciones de audio y vídeo, gráficos y diagramas. Una vez almacenadas juntas, las notas suponen una base de uso sencillo para crear documentos y presentaciones y poder compartir con otros a través de correo electrónico o Internet. Para ayudarle a organizar todos sus datos, OneNote admite la creación de carpetas de proyectos y tareas, así como listas de tareas pendientes. Esta función permite configurar una lista de tareas y crear carpetas para cada tarea y proyecto, garantizando que el día quede bien organizado y que las responsabilidades se asignen correctamente. Las notas e información de OneNote se pueden compartir fácilmente a través de correo electrónico Trabajo móvil 6

7 u otras aplicaciones de Microsoft, incluida Word. Además, la integración completa con Outlook permite seleccionar una tarea y, después, crear al instante citas y contactos con un sólo clic del botón. To-do lists make it easy to get organised. La pérdida de capital intelectual también puede ser el resultado de datos eliminados o dañados, así como de hardware dañado o robado. Para proteger los datos en todo momento, OneNote proporciona copias de seguridad automáticas por si se cambian o eliminan datos accidentalmente, mientras que Toshiba EasyGuard permite a los usuarios seleccionar la opción RAID 1 para duplicar datos, que crea una copia de seguridad del disco duro para disponer de seguridad adicional. Por tanto, si robaran o se perdieran los datos, las notas pueden restaurarse desde el disco duplicado. Además de RAID, los datos guardados en un portátil están protegidos por otras funciones de Toshiba EasyGuard como la protección del disco duro y el diseño de protección contra golpes. ESCENARIO TRES: TRABAJAR EN EL MUNDO VIRTUAL Puesto que las organizaciones se dispersan cada vez más geográficamente, las reuniones virtuales están en auge y el trabajo con personas que se encuentran en diferentes puntos geográficos es algo cada vez más habitual. Mantener un registro de dichas reuniones virtuales es fundamental para la productividad, ya que las diferencias horarias y las diferentes ubicaciones físicas a menudo dificultan la programación de una reunión de seguimiento rápida o una llamada telefónica para aclarar un problema. Esto, a su vez, puede retrasar la toma de decisiones o, en algunos casos, incluso puede causar la pérdida de una oportunidad de venta. A menudo, es absolutamente necesario después de una reunión o discusión con un cliente compartir inmediatamente con los interesados las notas registradas. Especialmente en el caso de personas que se desplazan, la conectividad óptima es de vital importancia en esos casos. Si las personas que trabajan con información no disponen de acceso en tiempo real a la información más actual, la productividad y la toma de decisiones eficaz podrían verse afectadas. Access to real-time data is essential in today s fast-paced working world. Trabajo móvil 7

8 Imagine un ejecutivo de cuentas que acaba de terminar una presentación para un cliente de Australia en sus instalaciones. El cliente está satisfecho con la presentación, pero necesita más información sobre el posicionamiento actual de la propia compañía. El ejecutivo de ventas establece una reunión virtual con todos los interesados, la mayoría de los cuales se encuentran en la sede del Reino Unido, y les proporciona información detallada de la reunión con el cliente y de lo que necesita. La respuesta debe estar preparada a la mañana siguiente. Los interesados toman notas a mano de lo que necesita el cliente y prometen tener una respuesta preparada. Sin embargo, cuando a la mañana siguiente el ejecutivo de ventas abre el documento enviado por correo electrónico, descubre que algunas respuestas son incompletas y que faltan otras. No puede ponerse en contacto con la mayoría de los interesados debido a la diferencia horaria y tiene que enviar el documento incompleto al cliente. SOLUCIÓN DE TOSHIBA Y ONENOTE En la economía global actual, la incapacidad de compartir y acceder a información en tiempo real puede tener unos resultados desastrosos y causar la pérdida de muchas oportunidades. Los portátiles Toshiba con OneNote facilitan la conexión en red y el acceso a información o notas compartidas para su revisión y reutilización. Los usuarios de OneNote pueden guardar notas en formato HTML como una página Web y guardarlos en un archivo compartido, un servidor Web o un sitio SharePoint. Posteriormente, otros usuarios pueden ver fácilmente las notas compartidas utilizando un navegador Web o abriendo y editándolas en Word. La posibilidad de compartir información tan diversa garantiza que todos los interesados puedan acceder a la información más actual en todo momento y en tiempo real. La función de sesión compartida de OneNote permite crear o unirse a una sesión de red punto a punto en la que varios usuarios pueden interactuar con páginas compartidas con OneNote. El ejecutivo de ventas que convoca la reunión virtual puede utilizar su portátil Toshiba con el software ConfigFree para conectarse fácilmente a la sesión compartida de OneNote y proporcionar a todos los interesados la información requerida. Si utiliza Microsoft Windows SharePoint Services, también puede ubicar la carpeta que contiene las notas detalladas que tomó durante la presentación del cliente en un sitio de SharePoint Services para que todos los miembros del equipo que dispongan de permiso de acceso puedan verlas, garantizando que su solicitud se atienda por completo. OneNote documents can be shared for more effective virtual teamwork. Trabajo móvil 8

9 Para garantizar la protección de los datos mientras se desplaza, OneNote ofrece diferentes niveles de protección que permiten proteger todas las notas con contraseña o sólo secciones seleccionadas. Además, las funciones EasyGuard de Toshiba como Trusted Platform Module (TPM), Executable Disable Bit (XD-Bit) y el lector de huellas digitales protegen los datos del ordenador en todo momento en caso de robo o uso no autorizado. RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS CARACTERÍSTICA Guardar, reutilizar y compartir notas en OneNote VENTAJA Reduce en un 50% el tiempo necesario para organizar notas y buscar información Grabar notas de reuniones en OneNote Reduce en un 50% el tiempo de reuniones Compartir notas por correo electrónico o Internet convirtiendo las notas a formato HTML Compatibilidad con Microsoft SharePoint Services ConfigFree de Toshiba Reduce en un 50% el tiempo de revisión de documentos, mejora en un 15% el tiempo de entrega de documentos y mejora en un 30% la eficacia operativa Una carpeta o documento de OneNote puede ubicarse en un sitio de SharePoint Services para que todos los usuarios autorizados puedan acceder y compartir en tiempo real información actualizada Conexión óptima en todo momento Funciones de Toshiba EasyGuard: RAID, TPM, VACF, XD-Bit y antivirus Los datos se protegen contra ataques de virus, daños de hardware, acceso no autorizado y pédida o robo CONCLUSIÓN En la era digital, no podemos continuar confiando en el papel como medio eficaz para tomar notas. OneNote proporciona a los usuarios una alternativa inteligente para guardar notas que permite recopilar, organizar, reutilizar y compartir todas las notas fácilmente y en una única ubicación. Las funciones adicionales de los portátiles Toshiba permiten la conexión óptima y protección de datos en todo momento, garantizando que los usuarios dispongan de acceso en tiempo real a información importante, cuando y donde sea necesario. En resumen, los portátiles Toshiba equipados con Microsoft OneNote 2003 pueden aumentar la productividad profesional y personal. Trabajo móvil Toshiba Europe GmbH. Aunque Toshiba ha realizado un gran esfuerzo para garantizar la exactitud de la información que aquí aparece en el momento de la publicación, las especificaciones del producto, confi guraciones, precios y disponibilidad del sistema/componentes/opciones estarán sujetos a cambios sin previo aviso. Si desea obtener la información más reciente sobre el producto o tener actualizadas las distintas opciones del software o hardware, visite el sitio web Toshiba en

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