La Administración Electrónica, La Gestión Documental y la nueva Ley 39/2015: nuevos retos

Transcripción

1 ESPAÑA COLOMBIA CHILE ECUADOR NICARAGUA PERÚ REPÚBLICA DOMINICANA URUGUAY VENEZUELA La Administración Electrónica, La Gestión Documental y la nueva Ley 39/2015: nuevos retos Jesús Heredero OCU 15/06/2016 1

2 Agenda 2

3 Alcance de la estrategia de adecuación de UNIVERSITAS XXI Conceptos manejados sobre gestión documental La solución de OCU para la gestión de documentos electrónicos 3

4 Alcance de la estrategia de adecuación de UXXI 4

5 Cuatro ámbitos de actuación Autenticación Firma digital Interoperabilidad Documento electrónico 5

6 Autenticación Completar la autenticación mediante para Universitas XXI Universidad Digital 6

7 Firma digital Uso temporal de Autofirma en el para salvar el problema de Java en navegadores, hasta que se consolide como firma reconocida en la nube. 7

8 Gestión de documento electrónico Incorporación a UNIVERSITAS XXI de un componente que permita: Integración con gestores documentales (CMIS). Gestionar expedientes y documentos electrónicos producidos o capturados en UNIVERSITAS XXI en formato ENI Reutilización de documentos 8

9 Interoperabilidad Servicios de integración NISUE, para intercambio de datos de matrícula y expedientes. 9

10 Centrándonos en la gestión de documentos electrónicos Autenticación Firma digital Interoperabilidad Documento electrónico 10

11 Algunos conceptos. 11

12 Conceptos Expediente Ciclo de vida del archivo Cuadro de clasificación Ideas clave 12

13 Conceptos Expediente Ciclo de vida del archivo Cuadro de clasificación Ideas clave 13

14 Expediente electrónico Conjunto de documentos electrónicos que dan soporte a un procedimiento administrativo junto con un índice (y su firma) que los referencia y sirve como elemento integrador, así como los metadatos asociados: Expediente electrónico = Documentos electrónicos + Índice + Firma + Metadatos 14

15 Clases de expediente Expedientes sometidos a procedimientos reglados: Conjuntos de documentos que se agrupan porque responden a una misma función. Por ejemplo, todos los documentos que participan en un proceso. Dosier o expediente no reglado: Conjuntos de documentos que se agrupan porque responden a un mismo tema. Por ejemplo, todos los documentos que se revisarán en una sesión de un órgano colegiado, o todos los que son relativos a un mismo estudiante. Volúmenes: Subdivisiones que se pueden hacer dentro de un expediente para separar los documentos en función de su origen, su contenido, y otros criterios que puedan surgir. 15

16 Conceptos Expediente Ciclo de vida del archivo Cuadro de clasificación Ideas clave 16

17 Ciclo de vida conceptual del archivo TRÁMITE ARCHIVO LOCAL, DE OFICINA O GESTIÓN VALOR ADMVO. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO VALOR HCO. ARCHIVO HISTÓRICO Gestionado por cada servicio administrativo, de forma local Gestionados por el servicio de ARCHIVO 17

18 Conceptos Expediente Tipos de archivo Cuadro de clasificación Ideas clave 18

19 Cuadro de clasificación Estructura jerárquica y lógica de los expedientes que refleja las funciones que generan la creación o la recepción de documentos. 19

20 Características de un cuadro de clasificación FUNCIONAL Refleja funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico. Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos. 20

21 Estructura del cuadro de clasificación 21

22 Conceptos Expediente Tipos de archivo Cuadro de clasificación Ideas clave 22

23 Ideas clave para asentar 1 El archivo de oficina es gestionado de forma local por servicios o áreas. 23

24 Ideas clave para asentar 2 La ley 39 y 40 / 2015 no hacen referencia al archivo de gestión u oficina, sólo al archivo de expedientes cerrados 24

25 Ideas clave para asentar 3 Necesitamos gestionar el archivo de oficina o gestión para poder dar cobertura a la gestión electrónica de documentos y expedientes, de cara a su posible intermediación, así como para poder automatizar su transferencia a archivo. 25

26 Ideas clave para asentar 4 El concepto de Cuadro de Clasificación, muy utilizado en el ámbito archivístico (fase de archivo), se debe usar en fases tempranas (archivo de gestión) para poder acercar la gestión documental a la producción de documentos 26

27 Del archivo de gestión a la gestión del documento electrónico 27

28 Queremos pasar de esto. a esto Demasiado exagerado? 28

29 En realidad, pasaremos. de esto. a esto Less Productivity 29

30 Por qué una Gestión Documental integrada en UXXI? 30

31 Compartir documentos (aportar sólo una vez) Automatizar la transferencia e integración con archivo Gestión electrónica y ENI Aislamiento del gestor documental 31

32 Cómo? 32

33 STACK OCUADF REPOSITORIO DOCUMENTAL Y DE METADATOS UNIVERSITAS XXI Otros... Otros ERP s 33

34 UNIVERSITAS XXI API + Modelo de datos + Aplicación de gestión manual de expediente electrónico + Más de 20 operaciones sobre expedientes y documentos Repositorio de ID s de documentos y expedientes. Configuración de CdC y metadatos Vocabulario de 48 metadatos (+ descriptores): 26 basados en el eemgde 5 basados en definición CRUE / CAU 17 específicos de funcionalidad UXXI + PORTAL Aportar documentos Consulta Mis Documentos 34

35 Metadatos de identificación del interesado INTERESADO TipoInteresado IDInteresado RIUInteresado 35

36 RIUInteresado Necesidad de RIU (repositorio de identidad unificado) instalado e implantado. Nos permite disponer de una identificación común entre sistemas, incluso cuando pueda haber cambios en los documentos de identificación. La reutilización es más sencilla, incluso cuando los sistemas de identificación sean heterogéneos. 36

37 Funcionamiento del API en 6 pasos UNIVERSITAS XXI 1 API CREAR_EXP 2 ASOCIAR_DOC Otros... 37

38 Gestión manual de expedientes electrónicos Gestión de expediente TEST_EXP_ Generar ENI Metadatos Expediente Metadatos adicionales (descriptores) Fecha de apertura: Tipo de firma: Órgano: Interesado: Estado: Identificador: 05/06/2016 T 11:26:04 PAdES U ÁREA DE GESTIÓN ACADÉMICA A - Jesús Heredero (RIU:11345) Abierto AC Clasificación: J100 - GESTIÓN RECURSOS ACADÉMICOS J101 - ADMISIONES J105 - INSCRIPCIONES J115 EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES J116 CALIFICACIONES J117 Actas de calificaciones Clase exp.: Dossier Documentos del expediente Generar ENI Nombre Tipo Fecha incorporación Ver metadatos Ver doc Acta_convalid.pdf Application/pdf 05/06/2016 T 11:26:04 Carnet_fam_nun.pdf Application/pdf Texto Gestión de expedientes: Apertura / cierre / eliminación de expediente. Búsqueda de expedientes. Gestión de metadatos expediente. Exportación de un expediente electrónico. Gestión de documentos: Asociar / eliminar documento a expediente Búsqueda de documentos electrónicos Gestión metadatos de documento Adjuntar firma a documento Obtener documento electrónico Obtener binario de documento 38

39 Alcance integrado en Universitas XXI 39

40 Elementos integrados Actas académicas (Firma digital) Dosier expediente del estudiante Expedientes de contratación Documentos contables - facturas Dosieres de convocatorias de ayuda Dosieres de proyectos Dosier expediente del empleado 40

41 ? Antes del 2 de Octubre! 41

42 ESPAÑA COLOMBIA CHILE ECUADOR NICARAGUA PERÚ REPÚBLICA DOMINICANA URUGUAY VENEZUELA Oficina de Cooperación Universitaria c/ Arequipa, 1, bloque 1, planta Madrid. 42