Manual de Usuarios SOFTWARE RAZUNA - DAM. Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de la Información Archivística CKAN

Transcripción

1 Manual de Usuarios SOFTWARE RAZUNA - DAM Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de la Información Archivística Compilador: Sandra Milena Díaz Bermúdez CKAN 2016 SOFTWARE

2 INTRODUCCIÓN Este manual presenta las características funcionales estándar que nos ofrece Razuna, un software de código libre para la gestión de activos digitales (digital assets management, DAM) dando a conocer sus funciones en el proceso de activos digitales y explicando el manejo del software, lo anterior basado en el desarrollo de una prueba piloto realizada en el laboratorio LIDA y la documentación recopilada en la web de Razuna - Razuna DAM (digital assets management) es un software de código abierto para la gestión de activos digitales que permite centralizar todos sus activos digitales, automatizar y optimizar su flujo de trabajo, publicar sus activos directamente a la web y colaborar con su equipo en todos sus activos. 1 A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL Este manual va dirigido a los usuarios finales involucrados en la operación del sistema, con conocimientos básicos en gestión documental. OBJETIVO El principal objetivo del presente manual es guiar a las entidades o usuarios interesados en las herramientas de gestión documental, a probar las funcionalidades y características que tiene el sistema y así mismo tener una idea clara del alcance del software Razuna

3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO 1. CARACTERÍSTICAS DE RAZUNA 2. ACCESO AL SISTEMA 3. ENTORNO DEL USUARIO 4. GESTIÓN DE ACTIVOS TABLA DE FIGURAS Figura 1. Acceso al sistema Figura 2. Entorno del Usuario Figura 3. Menú de Búsqueda Figura 4. Identificación de usuario Figura 5. Árbol de carpetas Figura 6. Área de trabajo Figura 7. Agregar carpetas Figura 8. Añadir archivos Figura 9. Herramientas de los Archivos Figura 10. Gestión de archivos Figura 11. Convertir formatos Figura 12. Agregar metadatos 3

4 1. CARACTERÍSTICAS DE RAZUNA Almacenamiento y Despliegue en cualquier lugar: Razuna DAM permite almacenar los activos digitales en su servidor propio o da la opción de utilizar un proveedor de almacenamiento en la nube. Gestionar los activos de cualquier formato: Administra y publica los activos digitales de forma independiente de cualquier formato. Razuna es compatible con cualquier formato de vídeo, imagen, audio o documento. Además, cuenta con un motor de conversión inteligente que permite convertir cualquier activo en el formato adecuado, dentro del sistema. Compartir y Colaborar: Comparte cualquier carpeta o colección con su grupo en un espacio público o dentro Razuna. Con la función de comentarios y discusión puede dar retroalimentación apropiada para cada activo. Seguro y confiable: El Razuna DAM almacenará sus activos digitales de forma segura. El sistema está construido pensando en la seguridad. Puede almacenar de forma segura en la red, utilizar el cifrado SSL, permisos de usuario para la configuración y / o implementar su sistema de gestión de activos digitales en la nube. Potente motor de búsqueda: Con Razuna no sólo puede almacenar sus activos digitales, sino también buscar y encontrar de lo nuevo. Razuna no sólo busca por el título o la descripción de sus documentos, también hace una búsqueda por el índice de todo el documento y sus metadatos. Catalogación Fácil: Razuna integra en su flujo de trabajo de edición y captura, pantallas y escribe metadatos (XMP / ITPC / EXIF, etc.). De esta manera se pueden añadir palabras claves y descripción que viajan con sus activos. También captura todos los metadatos de diferentes documentos, videos y archivos de audio. Gestión de versiones: Opcionalmente se puede crear un nuevo activo de su activo original y cargarlo como una nueva versión, puede especificar el número de versiones. Muestra una lista de todas las versiones generadas y le permite volver a una versión seleccionada. 4

5 2. ACCESO AL SISTEMA El acceso al sistema se realiza a través de su navegador predeterminado con la URL donde se aloja la instalación de Razuna. En la pantalla de acceso deberá introducir el nombre de usuario (login) y la contraseña que ha sido proporcionada por el administrador del sistema, en el caso de ingresar por el demos de LIDA, los datos de acceso son: Usuario: usuario1 Contraseña: lida Figura 1: Acceso al sistema. 3. ENTORNO DEL USUARIO El entorno del usuario se compone por con cuatro áreas de trabajo definidas: Figura 2: Entorno del usuario. 5

6 Menú de búsqueda: Además de ser una búsqueda rápida, también tenemos la opción de hacer una búsqueda avanzada por nombre, tipo de documento, palabra clave, metadato, fechas, etc. Figura 3: Menú de Búsqueda. Identificación de usuario: Podemos ver y editar los datos del usuario y salir de la aplicación. Figura 4: Identificación de usuario 6

7 Árbol de carpetas: Es el menú donde visualizamos todas las carpetas que tenemos asignadas al usuario dando clic a la carpeta que deseamos administrar se despliega un área de trabajo de esa carpeta. También podemos filtrar por:»» Folders: son las carpetas que tenemos asociados a nuestro usuarios desde el servidor.»» Smart Folders: Son las carpetas que podemos o tenemos vinculados a los servidores en la nube. Ejemplo la sincronización de una carpeta de dropbox.»» Collections: Ver las colecciones que tenemos asociadas Labels: Muestra las etiquetas que tenemos asociadas. Figura 5: Árbol de carpetas. Área de Trabajo: Donde podemos realizar toda la gestión de los activos. Figura 6: Área de trabajo. 7

8 4. GESTION DE ACTIVOS En el menú de árbol de carpetas encontraremos las carpetas asociadas por el administrador del micro sitio y una carpeta personal que tiene cada usuario Para empezar a gestionar activos comenzamos por crear una carpeta si es necesario, dando clic en create a sub-folder o si queremos añadir archivos damos clic en Add your Files a esa carpeta seleccionada. Figura 7: Agregar carpetas. Podemos personalizar y configurar la carpeta creada dando clic en la opción Folder Sharing & Setting donde podemos paramétrizar opciones de configuración de la carpeta, opciones de compartido y cambiar el logo de la carpeta. 8

9 Añadir archivos Seleccionamos la carpeta donde deseamos subir archivos, damos clic en add your files. Figura 8: Añadir archivos. Anadir un activo: Para agregar un archivo podemos hacerlo dando clic en el botón Add files o arrastrando el archivo desde nuestro PC al sistema Add from server: Podemos anadir archivos completos desde una carpeta alojada en el servidor, solo ingresamos la ruta del servidor donde se encuentra el servidor Add from mail: Con este formulario, usted puede recuperar el archivo adjunto de la dirección de correo electrónico indicada. Por razones de seguridad sólo se recuperarán aquellos mensajes que tienen el mismo valor en el tema que se introduce a continuación. Link to content: Si no desea importar el archivo en Razuna y simplemente desea enlazar con él, aqui puedemos agregue la ruta absoluta al archivo o escribir la dirección URL del activo (puede estar en Facebook, YouTube o casi cualquier dirección URL que es a disposición del público). 9

10 Figura 9: Herramientas de los Archivos. Una vez añadidos los archivos, podemos administrar cada uno de ellos, en la parte inferior encontrarnos una barra de herramientas en cada uno de los archivos, adicional Razuna clasifica los archivos por imágenes, Audios, Videos y Documentos. La barra de herramientas de cada archivo permite, descargar enviar por mail, agregar a favoritos y eliminar. Dando clic sobre el archivo podremos realizar la gestión correcta del archivo y adicional permite ver o reproducir en miniatura el archivo, importar y exportar los metadatos, agregar a otra carpeta. 10

11 Figura 10: Gestión de archivos. Convertir formatos Dando clic sobre el archivo y en la opción- Rendition. Seleccionamos el formato al que deseamos convertir, el proceso toma unos minutos. Figura 11: Convertir formatos. 11

12 Agregar Metadatos Figura 12: Agregar metadatos. Por ultimo Razuna cuenta con un historial del archivo, donde muestra todo el ciclo que tuvo el archivo. 12