BUSINESS INTELLIGENCE, EL SOPORTE DE DECISIONES EN LA EMPRESA CASA MARZAM S.A. DE C.V. T E S I N A

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1 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDICIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y A DMINISTRATIVAS BUSINESS INTELLIGENCE, EL SOPORTE DE DECISIONES EN LA EMPRESA CASA MARZAM S.A. DE C.V. T E S I N A Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E : LICENCIADO EN CIENCIAS DE L A INFOR MÁTICA P R E S E N T A N : A L E J A N D R O A N G E L E S M E D I N A C A R L O S D A V I D C A M P O S S O S A R E B E C A I V E T T E G U E R R E R O O L V E R A Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E : LI C ENC IA D O EN A DMINIS TR AC IÓN IN DU ST R I AL P R E S E N T A : L UZ MA R ÍA DE L C A RM E N F L O RE S E S Q UIV E L Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E : Q U Í M I C O F A R M A É U T I C O I N D U S T R I A L P R E S E N T A : J U A N A M É Z Q U I T A R A M Í R E Z MÉXICO, D.F 2009.

2 ÍNDICE

3 ÍNDICE RESUMEN i INTRODUCCIÓN ii CAPÍTULO 1: MARCO METODOLÓGICO Y LA EMPRESA CASA MARZAM Antecedentes de la Investigación La Empresa Casa Marzam CAPÍTULO 2: BUSINESS INTELLIGENCE Historia Definición Importancia en las Organizaciones Ventajas Desventajas Componentes Herramientas CAPÍTULO 3: PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Recopilación de Información Identificación de los Sistemas Operacionales Análisis FODA Modelado de Datos Mapeo de Procesos CAPÍTULO 4: PROPUESTA DE UNA SOLUCIÓN BUSINESS INTELLIGENCE Interpretación de Resultados Identificación de Oportunidades Diseño de una Solución BI Análisis Costo Beneficio CONCLUSIÓN BIBLIOGRAFÍA GLOSARIO ANEXOS

4 RESUMEN

5 RESUMEN La empresa Casa Marzam S.A. de C.V, nos brindo la oportunidad de conocer sus procesos, técnicas y metodologías con las que realizan sus operaciones del día a día. Por lo que nos vimos en la tarea de analizarla y con ello se busca que nuestro trabajo de tesina pudiera contribuir de forma positiva en el mejoramiento de la empresa. La tesina está compuesta de la siguiente forma: Capítulo I. Se abordan dos temas importantes, por una parte conocer la Empresa Casa Marzam, cómo se fundó, Objetivos, Misión, Visión, consolidación dentro del mercado, su evolución y expansión dentro de la República Mexicana, su estructura organizacional, así como las estrategias que utiliza para poder mantener integradas las diferentes sucursales con las que cuenta. Por otra parte una vez que tenemos un conocimiento más a fondo sobre la empresa nos enfocamos en la identificación de un problema que es algo que le interesa saber a cualquier empresa. Capítulo II. En este capítulo se analiza desde su historia, la importancia, ventajas y desventajas de la metodología de Business Intelligence (BI). También los componentes que implica la implementación de Business Intelligence (BI). Algo importante para el área de sistemas es saber con que Tecnologías Informáticas (IT) se cuenta para poder implementar la metodología, por lo cual se presentan algunas de las herramientas que se pueden utilizar. Capítulo III. Una vez que ya tenemos reunidos los dos factores que se necesitan para cualquier investigación que son el estudio de la empresa y los aspectos teóricos, en este capítulo procedemos a relacionarlos de forma práctica. Se realiza la recolección de la información por medio de mapeos, matrices, diagramas, cuestionarios y entrevistas al personal de Casa Marzam S.A. de C.V. que nos pueda llevar a la causa del problema. Capítulo IV. Cuando concluimos con la recolección de la información que se realizo en el capitulo anterior, se inicia con la interpretación de la información recolectada. También identificamos áreas de oportunidad para enfocarnos en problemas más específicos y no abarcar todo el universo y que se convierta en un problema mayor de solucionar. Una vez que ya se tienen un estudio mayor de la interpretación, se presenta el diseño de nuestra propuesta de solución Business Intelligence (BI), pero toda solución implica un estudio Costo Beneficio que se le presentara a los directivos de la empresa Casa Marza S.A. de C.V. Una vez concluida la tesina el lector tendrá la noción de los alcances, ventajas y oportunidades que ofrece una solución de Business Intelligence (BI), pero sobre todo saber si se puede implementar dentro de su organización. i

6 INTRODUCCIÓN

7 INTRODUCCIÓN Las organizaciones modernas disponen cada vez de más datos sobre sus negocios, de estos datos se puede obtener información relevante para mejorar el desempeño e innovar en sus procesos de tal manera que pueda transformarse en una organización competitiva y exitosa, los rápidos avances en la globalización de la economía y la crisis mundial que nos aqueja en estos momentos, los mercados y los competidores buscan más y mejores herramientas de Tecnologías Informáticas (IT) que les permitan estar un paso adelante y anticiparse a los acontecimientos para la adecuada y oportuna toma de decisiones. Con ello se busca una posición dentro del mercado, por lo cual se necesita identificar oportunidades y así obtener ventajas sobre ellas de manera rápida y efectiva. Más y más organizaciones se han dado cuenta que favorecer el enriquecimiento en la información los encamina a lograr las metas deseadas y cumplir los objetivos. Business Intelligence (BI) es la palabra de moda más usada para caracterizar aquellos productos y enfoques con el propósito de hacer de estos resultados deseados una realidad, por lo que hay que sacarles el mayor provecho que estas Tecnologías Informáticas (IT) nos ofrecen. La situación actual de Casa Marzam S.A. de C.V. nos permito hacer un análisis a fondo de la empresa desde sus orígenes, su evolución, el presente y conocer hacia donde se dirige. El equipo que se conformo para la realización del proyecto al ser interdisciplinario nos permitió conocer desde varios enfoques la estructura organizacional y así poder identificar los problemas que presentaban la empresa y sus áreas de oportunidad. Encontramos que el área donde se presentan el mayor problema actualmente es en el área de Crédito y Cobranza, por lo sé trabajo para poder dar una propuesta de solución que le permitiera a esta área recuperar uno de sus mayores problemas y el más importante para toda la empresa, la cartera vencida de clientes. Se realizo todo el proceso para conocer el área de Crédito y Cobranza con el único fin de identificar el problema de raíz y poder atacarlo, siempre buscando proponer la mejor solución apegados a los aspectos tecnológicos que nos ofrece el mercado en estos tiempos. En Business Intelligence (BI), encontramos aspectos importantes que se proponen para la realización de este proyecto. ii

8 CAPÍTULO 1 MARCO METODOLÓGICO Y LA EMPRESA CASA MARZAM

9 CAPÍTULO 1: MARCO METODOLÓGICO Y LA EMPRESA CASA MARZAM En este capítulo se contemplan dos temas esenciales que determinan la importancia de llevar a cabo este proyecto. En la primera parte definimos el porqué nos enfocamos en Business Intelligence como propuesta para solucionar los problemas detectados en el área a estudiar en la empresa Casa Marzam; estableciendo también los objetivos, general y específicos, de nuestro proyecto. En la segunda parte de este capitulo se da una introducción de lo que es la Empresa Casa Marzam, cómo se fundó, cómo se consolido dentro del mercado, su evolución y expansión dentro de la República Mexicana, su estructura organizacional, así como las estrategias que utiliza para poder mantener integradas las diferentes sucursales con las que cuenta. Con esto se pretende proporcionar al lector una visión más amplia para que identifique las bases de llevar a cabo la elaboración de dicho proyecto. 1.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Las necesidades de información requeridas dentro de la empresa varían de acuerdo al nivel de la estructura organizacional. Las decisiones de los altos ejecutivos o directores generales son menos estructuradas en el sentido que no existen situaciones repetitivas y por lo cual no pueden aplicarse procedimientos de solución únicos; por el contrario, deben establecerse criterios de evaluación y puntos de vistas para cada situación donde muchos de los datos son erróneos y provienen de fuentes externas en entornos con riesgos e incertidumbre. Las decisiones que los gerentes efectúen se desplegarán en todos los niveles de la empresa traducidas en objetivos y acciones más específicas y concretas en cada nivel. La información requerida en todas estas decisiones representan el punto de partida para llevar a cabo acciones que finalmente afectarán el desempeño de la empresa. Actualmente el uso de los sistemas de soporte a las decisiones gerenciales se ha extendido por su capacidad para analizar grandes volúmenes de datos y presentar en resumen esta información. La información que típicamente puede recopilar y mostrar una aplicación de soporte a la decisión incluye todos los datos almacenados en la empresa que van desde fuentes externas hasta bases de datos. La información resultado es presentada en esquemas gráficos de tal manera que sean de fácil comprensión aún para los usuarios que no están muy familiarizados con sistemas computacionales. 1

10 Surgen sistemas de información que soportan la toma de decisiones conocida como Business Intelligence que puede ser definida como una combinación de tecnologías de colección de datos y manejo de información, que implementa soluciones orientadas al usuario final para apoyar la toma de decisiones, aprovechando la información estratégica disponible en cualquier parte de la organización. Business Intelligence, es una alternativa tecnológica y de administración de negocios, que permite manejar la información para la toma de decisiones acertadas en todos los niveles de la empresa, desde la extracción, depuración y transformación de datos, hasta la explotación y distribución de la información mediante herramientas de fácil uso para los usuarios. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Casa Marzam es una empresa que se dedica a la distribución de medicamentos en todo el país, por lo que para efecto de estudio su universo de información es muy amplio y se han encontrado algunos factores importantes a destacar tales como: La información es inconsistente y redundante: Existe duplicidad de información debido a que no se tiene un proceso de validación de datos. Mala delimitación de información: No se tiene una estructura de dimensiones, jerarquías y métricas de información que permitan a los directivos medir el rendimiento y comportamiento de la empresa. El personal que toma las decisiones no tiene bien definido el contexto bajo el cual requiere la información: Solicitan información a detalle, en lugar de analizar agregados de información y divididos por área y/o departamento. Limitado acceso a la base de datos: La empresa no cuenta con la infraestructura necesaria para soportar el acceso paralelo de un gran número de usuarios. En el área de Crédito y Cobranza se han detectado problemas en la recuperación de la Cartera Vencida ya que no se cuenta con la información correcta en el momento preciso. La información que requiere Crédito y Cobranza para negociar y recuperar los vencimientos de los clientes debe ser en tiempo real, así mismo que se pueda identificar los principales deudores con los diferentes parámetros en tiempo, ya que entre mas tiempo se lleve recuperar la cartera vencida mayor será la falta de liquidez en la empresa, dando, como resultado perdidas. 2

11 OBJETIVO GENERAL Diseñar un proceso que identifique los factores claves de la información en la correcta toma de decisiones de los directivos de la empresa. Se requiere analizar, por que no se toman las decisiones correctas en la empresa Casa Marzam, llevándonos a proponer un proceso, que permita a los directivos, tomadores de decisiones ser asertivos y con ello obtener grandes beneficios. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar la relación que existe entre la información y toma de decisiones: En la actualidad la información con la que cuenta cada empresa es indispensable para analizar el futuro incierto y obtener parámetros muy cercanos a la realidad. Identificar los puntos clave de información: Es importante que cada gerente o directivo tenga en claro lo que requiere de la información de acuerdo a las necesidades de cada área y departamento. Identificar los procesos y/o métodos para definición, manipulación y explotación de información. Estructurar la información en base a dimensiones, jerarquías y métricas: Se tienen que considerar los diferentes parámetros que utiliza cada gerente o directivo para la toma de decisiones dentro de su área. Una vez implementado un proceso de Business Intelligence, se espera una mejora continua, ya que al integrar dicho proceso a la empresa, se obtendrá rapidez y facilidad al analizar la información que maneja la empresa. JUSTIFICACIÓN Al realizar este proyecto se identificarán las principales causas de la errónea toma de decisiones, debido a la información mal estructurada que maneja la mayoría de las empresas. Por medio de este proceso, que se pretende implantar se obtendrán grandes beneficios tales como: Aumentar la eficiencia de la información: Automatizando los procesos de extracción, transformación y carga de datos, definiendo indicadores, métricas y contextos que 3

12 permitan dar un valor agregado a la información, y con ello reducir los tiempos del usuario final al obtener y analizar la información. Tomar las mejores decisiones futuras: Obteniendo la información más relevante e importante, se identificaran las mejores opciones para el adecuado funcionamiento de la empresa y así obtener mejores oportunidades de crecimiento dentro del mercado. Medidas correctivas: Al obtener la información más asertiva y real se podrán realizar cambios dentro de la empresa que la lleven a un mejor funcionamiento, y a su vez tomar las decisiones más idóneas para su crecimiento. Aumentar la productividad: Al tener indicadores e información en tiempo real facilitara las actividades, a su vez los directivos con los informes tomaran las mejores decisiones. Detectar a tiempo anomalías: Al automatizar los procesos se podrán detectar más fácilmente donde se encuentran los errores y así realizar los cambios pertinentes. Mejorar el desempeño y los resultados planeados. 1.2 LA EMPRESA CASA MARZAM Casa Marzam es una de las empresas más destacadas en la distribución de medicamento, ya que cuenta con una estratégica y renovada estructura organizacional, garantizando los recursos, tecnología y la infraestructura necesaria para satisfacer las necesidades de una sociedad cada vez más demandante y de un mercado global más competitivo. A continuación se presenta el principal proceso de la empresa Casa Marzam (figura 1.1): 4

13 Figura 1.1 Proceso Principal de Casa Marzam Actualmente cuenta con 13 sucursales y 1 corporativo: Ciudad Juárez Culiacán Culiacán Guadalajara Guadalajara Hermosillo La Paz Mérida Monterrey Metropolitano Norte Metropolitano Sur Metropolitano Norte Guadalajara Tijuana Villahermosa Además cuenta con más de 2,700 empleados, 350 proveedores, 13,000 productos, 12,000 clientes y cubre más del 87% del territorio nacional. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA MARZAM La fundadora de esta gran empresa es la Sra. María Torres Zamudio, iniciando la compañía en 1934, en esa época los distribuidores de productos farmacéuticos en la ciudad de México, eran los 5

14 propios laboratorios que resultaban insuficientes para brindar el servicio que las farmacias requerían, los pedidos llegaban con retraso y esto ocasionaba que los productos demandados por el público no estuvieran disponibles con la oportunidad debida. A pesar de la necesidad los laboratorios farmacéuticos se mostraban reacios de que una mujer llevara a cabo esta tarea, ya que no se confiaba en su capacidad y era mal visto que las mujeres trabajaran. Sin embargo el laboratorio Establecimientos Mexicanos Colliere tuvo fe en la visión y sentido comercial de esta señora, con estas cualidades, un empleado, un teléfono y en su propio hogar, dio inicio a una de las empresas más importantes en la industria nacional de la distribución de productos para la salud, belleza e higiene. Esto implicó que otros laboratorios se agregara a la lista de proveedores rápidamente, tales como Parke Davis, Casa Bayer, Establecimiento Lauzier y Laboratorios Sanvel. En los primeros 40 años de la empresa, debido al crecimiento tan impresionante, se vio obligada a cambiar constantemente de domicilio, en los años 60 s se convirtió en una solida empresa, en los años 70 s la expansión de la compañía fue primordial, ya que las instalaciones con las que contaba en Municipio Libre eran innecesarias dentro del Distrito Federal y mucho menos para la distribución fuera de la ciudad como son en los diferentes estados con los que cuenta la República Mexicana. Así mismo en 1984 nació dentro de la empresa el Departamento de Sistemas para automatizar la facturación, y así mismo automatizó el sistema de surtido por el más avanzado en la industria, posteriormente con la crisis económica de 1994 se replanteó la estrategia de negocios enfocándose a mercados globales. MISIÓN Distribuir con altos estándares de calidad, excelencia y responsabilidad productos para la salud en forma atractiva, confiable y rentable. VISIÓN Ser la empresa modelo en la distribución de productos para la salud generando valor, confiabilidad y rentabilidad con responsabilidad social. 6

15 OBJETIVOS GENERALES DE LA EMPRESA CASA MARZAM Ofrecer servicios de distribución con altos estándares organizacionales y de negocio, atractivos para toda la cadena de suministro de productos para la salud. Distinguirse por altos patrones de efectividad en almacenamiento, comercialización, distribución, administración y asesoría a socios comerciales. Compromiso con el desarrollo de los empleado, ya que son el detonador para el máximo aprovechamiento de recursos financieros, tecnológicos y materiales. Congruencia con la generación continúa de valor y compromiso con la sociedad. Garantizar que todas las decisiones y actividades tengan un beneficio económico y estén orientadas al negocio. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La empresa Casa Marzam opera con una estructura balanceada, ya que cuenta con un Presidente del Consejo de Administración, el primer rango es el Director General, posteriormente se encuentran los directores como son de Sistemas, Finanzas, Recursos Humanos, Regional (ventas) y de Compras, un nivel jerárquico menor pero igual de importante que los demás niveles se encuentra el Subdirector de Planeación Estratégica y Proyectos, y posteriormente en un nivel jerárquicos mas abajo se encuentran los gerentes de las diferentes áreas que le reportar a los directores respectivos. Por lo que podemos considerar que es un organigrama lineal ya que se rige por responsabilidades y autoridad, además de seguir el canal de comunicación de superior a inferior; es decir tiene una estructura muy plana y definida. En la figura 1.2 se presenta la estructura organizacional de la empresa Casa Marzam. 7

16 Figura 1.2 Organigrama Casa Marzam FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS Presidente del Consejo de Administración Se dedica a vigilar el buen funcionamiento de la empresa, así mismo de proteger los intereses de los accionistas de la empresa y de los propios empleados, tomando decisiones y acciones para lograrlo. Director General Plantea estrategias y objetivos, así como los medios a seguir para conseguirlos, a su vez esto requiere de la planeación con los altos directivos. 8

17 El Director General toma decisiones muy importantes para que la empresa siga la mejor alternativa para lograr sus objetivos; autoriza o realiza correcciones oportunas para el cumplimiento de los mismos. Director de Sistemas Planifica estrategias y verifica el cumplimiento de las mismas en cuanto a los sistemas que se manejan dentro de la empresa, como es Baan que es un software donde se ingresa la información de los clientes, siendo estos datos generales de la misma, así mismo lo que deben y el crédito con el que cuentan; son pocas las persona que tienen acceso a realizar algún cambio. Director de Finanzas Controla los ingresos y egresos que tiene la empresa, así mismo verifica y autoriza los proyectos de la empresa, es decir que tan redituables pueden ser y los beneficios que obtiene la misma con la aplicación de éstos; tiene como finalidad proteger los intereses de la empresa a nivel económico. Director de Recursos Humanos Mantiene la estabilidad de la empresa mediante su personal, es decir verifica que los empleados estén de acuerdo con su retribución de igual forma con su área de trabajo, ya que dentro de la empresa se sabe que el factor humano es muy importante para que ésta consiga sus objetivos. Director Regional El Director Regional se encarga de supervisar el buen funcionamiento en las diferentes sucursales de la empresa en cuanto a ventas, así mismo da el visto bueno a las negociaciones que se realizan y los beneficios que se pueden ofrecer a los diferentes clientes. Director De Compras Es el encargado de obtener y verificar la mercancía a vender en la empresa, siempre buscando el mejor precio y con las mejores condiciones, además realiza negociaciones pertinentes con los laboratorios. Subdirector de Planeación Estratégica y Proyectos Realiza, verifica y da seguimiento a las estrategias y proyectos a nivel táctico, con la finalidad de verificar que éstos cumplan con los objetivos pre establecidos o bien para realizar correcciones adecuadas para lograrlos. 9

18 Gerente de Regulación Sanitaria Le da seguimiento a la limpieza e integridad sanitaria tanto de los empleados, oficinas, almacenes y bodegas con los que cuenta la empresa, realiza supervisiones periódicas y fumigaciones para evitar enfermedades o plagas de algún tipo de insecto o animal. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA El departamento de Crédito y Cobranza esta estructurado en forma lineal, ya que se encuentran diferentes puestos con diferente nivel jerárquico, pero todos tienen que reportarle al Jefe de Crédito y Cobranza, autorizando la mayoría de los movimientos que realiza el encargado de Crédito, el gestor en cuanto a la cobranza cuando existes adeudos por más de 60 días, y el supervisor de Cobranza que se dedica a recuperar el crédito de los clientes; sin embargo los analistas de Crédito son los encargados de ligar la cobranza, entre los recibos del representante de Ventas con las fichas de depósito, y se cuenta con el auxiliar administrativo que se encarga de verificar folios y registrarlos. Cabe mencionar que el jefe de Crédito y Cobranza le reporta al Gerente de Crédito y Cobranza de Sucursal. Se menciona al Jefe de Crédito y Cobranza Corporativo que es el encargo de ingresar los cambios de las diferentes cuentas de clientes que se tienen en el interior de la República Mexicana. A continuación se presenta el organigrama que se maneja dentro de la sucursal Metro Sur (ver figura 1.3). Figura 1.3 Organigrama del Área de Crédito y Cobranza 10

19 A continuación se describen brevemente las actividades de cada uno de los puestos mencionados en el organigrama anterior: a) Analista de Crédito y Cobranza: Es responsable de administrar y controlar toda la información enviada a representantes de ventas de manera oportuna para poder realizar la cobranza en tiempo y forma, así mismo puede liberar y suspender las cuentas en base a los reportes notificados vía telefónica por los representantes de ventas. Puede hacer depuraciones y aplicación de notas de crédito contra saldos, informándole al Jefe de Crédito y Cobranza. b) Auxiliar Administrativo: Es responsable de ingresar la cobranza al sistema para actualizar estados de cuenta de clientes, así mismo recibe cobranza por parte de los representantes, supervisores y gerente de ventas, coteja información enviada por representantes de ventas para capturar, captura información de cobranza, genera el reporte diario de cobranza, realiza el acumulado de cobranza por gerencia de ventas, archiva los recibos para aclaración, envía recibos a representantes de ventas; le informa de sus actividades al Jefe de Crédito y Cobranza. c) Encargado de Crédito: Genera y consolida información en la cartera con el fin de entregar indicadores que permitan evaluar el desempeño de las áreas de Crédito de las Sucursales para garantizar el apego a los lineamientos establecidos, además genera reportes de cierre como son Balanzas de Antigüedad de Saldos, Catálogos de Clientes, Cobranza, le reporta a Jefe de Crédito Corporativo. d) Gestor: Es responsable de gestionar la pronta recuperación de la cartera con atraso mayor a 60 días después de su vencimiento con el objetivo de sanar las cuentas de clientes, en base al análisis de la información puede realizar negociaciones con el cliente de cómo recuperar la cartera; le informa al Jefe de Crédito y al Contador de Sucursal. e) Jefe de Crédito y Cobranza: Lleva a cabo todo el proceso administrativo para la recuperación oportuna de la cartera general de la sucursal y el otorgamiento de los créditos, además toma la decisión en cuanto a altas, bajas y cambios de Crédito, en cuanto a los clientes, así mismo apertura y suspensión de cuentas y envío de cuentas a legal; le reporta al Contador de la Sucursal. f) Jefe de Crédito y Cobranza Corporativo: mediante la generación de indicadores evalúa el desempeño de las áreas de crédito de las sucursales para garantizar el apego a los 11

20 lineamientos establecidos e identificar el riesgo de incobrabilidad en la cartera de clientes, además realiza la identificación y seguimiento a las altas y cambios de condiciones comerciales de clientes, de las notas de crédito y cargo manuales, de los principales clientes vencidos, revisión de todo convenio de pago, identificación y seguimiento a los principales saldos de autoservicios, coordinar cierres mensuales de cartera con todas las sucursales, consolidar información financiera de clientes, determinación de las carteras de riesgo, cálculo de reserva de cuentas incobrables, de autoservicios y pena convencional, conciliación de cartera vs. contabilidad, identificación y corrección de diferencias, seguimiento a la cartera legal, avances y compromisos, revisión de gastos, actualización de la normatividad de clientes; le informa al director de administración y contraloría. g) Supervisor de Cobranza: Regula y supervisa las actividades y funciones del área, así como la integridad de la cartera de crédito y cobranzas, bajo la política y lineamientos establecidos garantizando el cobro de la misma; el supervisor de crédito le reporta directamente al jefe de crédito y cobranzas, la supervisión que se le realiza es física y mediante reportes. Las decisiones más comunes que realiza son las reaperturas y suspensiones de clientes, aclaraciones de saldos y otras que se toman a través de la normatividad y política interna. 12

21 CAPÍTULO 2 BUSINESS INTELLIGENCE (BI)

22 CAPÍTULO 2: BUSINESS INTELLIGENCE El exceso de información no es poder, pero el conocimiento si lo es. Con demasiada frecuencia, la transformación y el análisis de toda la información y los datos que las propias compañías generan se convierte en un verdadero problema y, por lo tanto, la toma de decisiones se vuelve desesperadamente lenta. 1 Algo peor que no tener información disponible es tener mucha información y no saber qué hacer con ella. Business Intelligence (BI) es la solución a ese problema, pues por medio de dicha información puede generar escenarios, pronósticos y reportes que apoyen la toma de decisiones, lo que se traduce en una ventaja competitiva. Vivimos en una época en que la información es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa, los gerentes y tomadores de decisiones requieren de un acceso rápido y fácil a información útil y valiosa de la empresa. Una forma de solucionar este problema es por medio del uso de Business Intelligence. En ocasiones hemos escuchado hablar de Business Intelligence y no sabemos lo que significa. Mucho se dice acerca, pero pocos saben en realidad lo que es y puede hacer por su negocio. Existe mucha información en sus sistemas. Pero le ayuda ésta a tomar decisiones? Business Intelligence permite a las empresas sondear las numerosas fuentes de información disponibles en sus sistemas de información y convertirlas, rápidamente, en conocimientos reales para tomar decisiones y así emprender las acciones necesarias. Business Intelligence también ayuda a implementar las tecnologías de medición más importantes del sector. Le proporciona un marco de trabajo para comprender las medidas claves de rendimiento y optimizar sus operaciones. En la Figura 2.1 se muestra el proceso de Business Intelligence, el cual se define como la intersección que existe entre el negocio, su administración y su tecnología. Todo con la finalidad de obtener lo mejor de cada elemento y tomar las mejores decisiones. 1 Vitt Elisabeth, BUSINESS INTELLIGENCE Técnicas de Análisis, Mc Graw Hill 2003, pp 1 13

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