Unidad 3: Personalizar Excel

Transcripción

1 Unidad 3: Personalizar Excel 3.0 Introducción Puesto que está realizando este curso, posiblemente usted pase o crea que va a pasar un tiempo significativo trabajando con Excel. Por lo tanto, debería saber que hay varias formas de hacer su vida mucho más fácil. Esta unidad trata de ayudarle a realizar cambios permanentes, excepcionales y personales en su experiencia con Excel para que ahorre tiempo en el futuro. Excel 2007 Puede tardar un tiempo en acostumbrarse a algunos de estos cambios, pero dejan muy buenos dividendos a largo plazo. Office 2007 ofrece estas opciones mediante el poco usado (porque parece parte del decorado) botón redondo Office: que está ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla. Elija Opciones de Excel en la parte inferior de la ventana resultante. (en Office 2003 encontrará la mayoría de estas opciones en: Herramientas > Opciones). Excel 2010 Personalizar Excel 2010 es sobre todo en la Cinta de opciones que se explica en la Unidad 1: El cuadro de control de Excel. La mayoría de las otras opciones también se pueden modificar, pero usted accede a ellas de otro modo, mediante Archivo > Opciones: 2010 Excel with Business 1 Unidad 3: Personalizar Excel

2 Lo que resulta en la siguiente pantalla de Opciones, casi idéntica a la de Excel 2007: Tenga en cuenta que al contrario que en gran parte del resto del curso, las sugerencias que le ofrecemos aquí son ajustes excepcionales (para cada ordenador en el que trabaje) que no tendrá que realizar o pensar en ellos más que esta vez. Las secciones siguientes (de la 3.1 a la 3.6) están estructuradas según las categorías de las seis opciones de la barra de navegación a mano derecha de la pantalla de arriba Excel with Business 2 Unidad 3: Personalizar Excel

3 3.1 Más frecuentes Habilitar las vistas previas activas Habilitar las vistas previas activas es una nueva característica de Office 2007 que permite a los usuarios ver qué aspecto tendrá la hoja de cálculo con los cambios de formato realizados, simplemente pasando el puntero sobre cada botón diferente de efecto de formato. Cubriremos esto en la Unidad 27: Formato de celda. Algunos usuarios encuentran molesto o desconcertante ver que el aspecto de su documento cambia tan repentinamente, sin hacer clic realmente en ningún sitio. Así que, para desconectarlo: Botón Office > Opciones de Excel > Más frecuentes > Desmarque la casilla Habilitar vistas previas activas Fuente Entre las versiones 2003 y 2007, Microsoft decidió que el tamaño 10 de la fuente Arial debería ser reemplazada por el tamaño 11 de la fuente Calibri. Si a usted no le gusta esta elección, puede cambiar el tipo y el tamaño de fuente: Botón Office > Opciones de Excel > Más frecuentes > Usar esta fuente y Botón Office > Opciones de Excel > Más frecuentes > Tamaño de fuente respectivamente. Vista predeterminada Puede cambiar la vista predeterminada de Excel a Diseño de página o a Vista previa de salto de página (ver Unidad 9: Vistas). Si la apariencia impresa de su hoja de cálculo es de una gran importancia, podría tener en consideración cambiar la apariencia predeterminada: Le recomendamos que solamente aparezca una hoja de cálculo cuando abra un nuevo archivo para: ahorrar tiempo a los usuarios y no tengan que comprobar si hay algo en las hojas 2 y 3 animar a los usuarios a poner nombre a las hojas de cálculo en lugar de usar el predeterminado. Botón de Office > Opciones de Excel > Más frecuentes > Vista predeterminada para hojas nuevas > Vista previa de salto de página Excel with Business 3 Unidad 3: Personalizar Excel

4 Número de hojas de cálculo Por defecto, los nuevos archivos de Excel contienen tres hojas de cálculo. Para cambiarlo: Botón Office > Opciones de Excel > Más frecuentes > Incluir este número de hojas Nombre de usuario Puede cambiar el Nombre de usuario de quien utilice su ordenador. Esto es necesario principalmente si se envía la hoja de cálculo a unas pocas personas y es importante conocer quién fue el creador. También se utiliza cuando hay comentarios (ver Unidad 31: Revisar) en el archivo y necesita asegurarse de que los comentarios de cada persona están etiquetados correctamente. Botón Office > Opciones de Excel > Más frecuentes > Nombre de usuario 3.2 Fórmulas Excel le permite encontrar posibles errores en sus hojas de cálculo. Aunque esta funcionalidad no le hará infalible, es una valiosa ayuda para evitar algunos errores comunes. El conjunto completo de opciones está disponible en Botón Office > Opciones de Excel > Fórmulas > Reglas de verificación de Excel 2010 Excel with Business 4 Unidad 3: Personalizar Excel

5 Le recomendamos dejar todas estas opciones activadas y que compruebe todos los avisos que aparecen. Si realmente quiere vivir al borde del peligro, pude desactivar todos los avisos: Botón Office > Opciones de Excel > Fórmulas > Comprobación de errores > Habilitar comprobación de errores en segundo plano 3.3 Revisión El ajuste principal que recomendamos alterar para las revisiones es Autocorrección, aunque vale la pena ver las otras opciones. Al igual que en Word, usted especifica una cadena de caracteres (p. ej. "EwB") que quiere que Excel cambie automáticamente por otra cosa (p. ej. "Excel with Business"). Las dos razones principales para hacer esto serían eliminar un error de ortografía al que usted es propenso o poder utilizar abreviaturas y que Excel haga todo el trabajo (como en nuestro ejemplo de EwB a Excel with Business). Para hacerlo: Botón Office > Opciones de Excel > Revisión > Opciones de autocorrección 3.4 Guardar Posiblemente este sea el ajuste más importante a tener en cuenta. Los fallos de Excel, apagones y problemas de hardware son sucesos demasiado comunes como para ignorarlos. Por lo tanto, recomendamos que Excel guarde su trabajo cada pocos minutos en: Botón Office > Opciones de Excel > Guardar > Guardar información de Autorrecuperación cada [x] minutos (marcar el cuadro a la izquierda de esta opción). También se aconseja establecer que la ubicación del archivo para autorrecuperar sea su Escritorio. Cuando usted se arriesga a perder montones de trabajo, lo último que quiere es ponerse a buscarlo. Dicho esto, cuando usted haya encontrado el archivo perdido, muévalo donde estaba y borre el archivo de su Escritorio. 3.5 Avanzadas Vale la pena que ojee estas opciones, pero recomendamos particularmente: Después de presionar Entrar (primera opción). La opción predeterminada es mover la celda destacada una hacia abajo tras pulsar Entrar. Las personas que trabajan en 2010 Excel with Business 5 Unidad 3: Personalizar Excel

6 contabilidad o con bases de datos pueden preferir cambiar esta opción a moverse una celda hacia la derecha. Permitir editar directamente en las celdas (cuarta opción). Al desmarcar esta opción, los usuarios pueden hacer doble clic en cualquier celda que esté conectada a otra celda (en el archivo o fuera de él) y ser llevados a esa celda. Esto es muy útil para auditar una hoja de cálculo (ver Unidad 23: Auditoría de fórmulas). Sección Mostrar. Estas opciones son muy específicas. No hay ningún inconveniente para incrementar el número de documentos recientes mostrados a alrededor de Personalizar Las opciones de personalización están ahí para alterar lo que se incluye en la Barra de herramientas de acceso rápido. Cubriremos esto en la Unidad 1: El Cuadro de control de Excel Excel with Business 6 Unidad 3: Personalizar Excel