Índice 10/06/2013. Sandra González ONCE Mario Dabán Ibermática. Las soluciones SAP EPM. La experiencia de la ONCE. La nueva generación de servicios

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María Ángeles Torres Fidalgo
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1 Sandra González ONCE Mario Dabán Ibermática Junio 2013/ 1 Índice Las soluciones SAP EPM La experiencia de la ONCE La nueva generación de servicios Junio 2013/ 2 1

2 Las soluciones SAP EPM La nueva generación de soluciones analíticas Las soluciones de Gestión del Desempeño Corporativo (EPM) ofrecen una visión única y coherente de la información. Las soluciones EPM ayudan a las organizaciones a mejorar la planificación estratégica, optimizar presupuestos y previsiones, mejorar la precisión y consistencia de los informes financieros y de gestión, desarrollar modelos de rentabilidad intuitivos y fomentar una cultura corporativa que valora el análisis basado en los hechos. Se puede hacer todo esto sin alterar la infraestructura de sistemas existente o requerir actualizaciones a gran escala de la infraestructura de TI SSM BPC BPC Estrategia y Planificación Cierre y Edición Análisis y Optimización BPC PCM BO Junio 2013/ 3 Índice Las soluciones SAP EPM La experiencia de la ONCE La nueva generación de servicios Junio 2013/ 4 2

gestión, desarrollar modelos de rentabilidad intuitivos y fomentar una cultura corporativa que valora el análisis basado en los hechos.

3 Introducción La ONCE en el año 2011 decidió, después de un exhaustivo proceso de selección, que la herramienta para la Elaboración de los Anteproyectos era SAP Business Objects Planning and Consolidation (en adelante BPC). La versión instalada en la ONCE ha sido la versión para Netweaver 7.5. Accesibilidad Particularidad Flexibilidad d Flujo Control Seguridad Junio 2013/ 5 Introducción 35 centros 450 usuarios 70 usuarios/dg +400 actividades partidas Junio 2013/ 6 3

La versión instalada en la ONCE ha sido la versión para Netweaver 7.5.

4 Proyecto Presupuestación EVONCE Esquema General Sistema corporativo de Juego Ingresos SAP BO BPC Elaboración y Aprobación del Presupuesto Memorias en Word Gestor documental corporativo Entra en BI/BPC el Gasto de personal. SAP HCM / PBC Planificación de los Gastos de personal SAP ECC 6.0 Ejecución del presupuesto Integración de: Datos maestros. Reglas de cambios de estructura. Entra en BI/BPC: Ejecutado ejercicio anterior. Ejecutado semestre 1 de ejercicio en curso. Amortización prevista. Sale de BI/BPC: Presupuesto aprobado. Junio 2013/ 7 Proyecto Presupuestación EVONCE 1 Elaboración de la normativa presupuestaria Departamento de Gestión Junio 5 Departamento de Gestión Noviembre Aprobación del del presupuesto anteproyecto en los centros BPCElaboración 2 Departamento de Gestión Centros 35 centros y 450 usuarios Julio a Septiembre 4 Departamento de Gestión Octubre y Noviembre Revisión y modificación del anteproyecto en el Consejo General Revisión y modificación del anteproyecto en la Dirección General 3 Departamento de Gestión Dirección General 70 usuarios Octubre Junio 2013/ 8 4

Entra en BI/BPC: Ejecutado ejercicio anterior. Ejecutado semestre 1 de ejercicio en curso. Amortización prevista. Sale de BI/BPC: Presupuesto aprobado.

5 1. Elaboración de la normativa presupuestaria. El departamento de Gestión prepara y ejecuta los procesos necesarios para permitir la elaboración del anteproyecto del nuevo ejercicio. Abre el acceso a la versión 1 para que los Centros puedan elaborar el anteproyecto Mantenimiento de estructuras presupuestarias y Reglas de cambios de estructura Mantenimiento de fórmulas y cálculos automáticos Ejecución de cargas de datos desde los sistemas BPC, PBC y ECC 6.0 Ejecución de fórmulas y cálculos automáticos Apertura del anteproyecto a los Centros en la versión 1 Carga en el anteproyecto de los gastos e ingresos provenientes del sistema de Juego Mantenimiento y asignación de autorizaciones de usuario Mantenimiento de estructuras y datos maestros del presupuesto de personal Junio 2013/ 9 2. Elaboración del anteproyecto en los Centros. El graduado social de cada centro actualiza el presupuesto de personal y el departamento de Gestión presupuestaria efectúa su carga en la versión 1 del anteproyecto. Los gestores de cada uno de los Centros, mediante la funcionalidad de la Memoria de la actividad y su correspondiente flujo de aprobación, elaboran en la versión 1, el anteproyecto de gasto, ingreso e inversión del nuevo ejercicio y la previsión de la ejecución del presupuesto del 2º semestre del ejercicio en curso. Gestión de la Memoria de actividad en un Centro KO 2.1 Mantenimiento detallado de los gastos de personal Elaboración y Revisión y validación del verificación del Gestor de la OK Técnico de control OK actividad Revisión y Aprobación del Jefe de Centro OK KO Junio 2013/ 10 5

4 Mantenimiento de estructuras presupuestarias y Reglas de cambios de estructura Mantenimiento de fórmulas y cálculos automáticos Ejecución de cargas de datos desde los sistemas BPC, PBC y ECC 6.

6 10/06/ Elaboración del anteproyecto en los Centros. Memoria de la actividad (I). Creación y Validación Creación. Cada uno de los gestores de cada centro crea las memorias de las actividades que tiene autorizadas. Dependiendo del gestor, su administrativo de apoyo puede haber introducido de forma previa la memoria de la actividad en word. Además el Graduado Social introduce los gastos de personal en el módulo HCM PBC. Validación. Cada uno de los gestores del cada centro valida las memorias de las actividades que tiene autorizadas. Una vez validada, la memoria de la actividad pasa al estado validada y pendiente de verificar. Junio 2013/ Elaboración del anteproyecto en los Centros. Memoria de la actividad (II). Verificación y Aprobación Verificación. El técnico de control de cada centro puede, para las actividades que tiene autorizadas: Verificar o rechazar la memoria de actividad. Una vez verificada, la memoria pasa al estado verificada y pendiente de aprobar por el jefe de centro. Aprobación. El jefe de centro puede, para las actividades que tiene autorizadas, aprobar o rechazar la memoria de la actividad. La aprobación del jefe de centro supone que la memoria es correcta y pasará a la siguiente fase de la elaboración del anteproyecto. Junio 2013/ 12 6

Dependiendo del gestor, su administrativo de apoyo puede haber introducido de forma previa la memoria de la actividad en word.

7 3. Modificación del anteproyecto en Dirección General El Departamento de Gestión cierra el acceso a la versión 1, la copia sobre la versión B y abre el acceso a la versión B. Los usuarios de la Dirección General, de forma centralizada y mediante un flujo de aprobación, revisan y/o modifican el anteproyecto en la versión B. El graduado d social de Direcciónió General actualiza el presupuesto depersonal y el departamentoded Gestión presupuestaria efectúa su carga en el anteproyecto Cierre de la versión 1, Copia sobre la versión B y Apertura de la versión B Mantenimiento detallado de los gastos de personal 3.3 Revisión y/o rechazo por el Directivo ejecutivo responsable Gestión de la Memoria de actividad en DG KO Revisión, Revisión y modificación y Aprobación o validación por el rechazo por el KO Gestor centralizado OK Directivo ejecutivo de la actividad responsable OK OK Junio 2013/ 13 Alta Memoria Dirección General Ejemplos Junio 2013/ 14 7

El graduado d social de Direcciónió General actualiza el presupuesto depersonal y el departamentoded Gestión presupuestaria efectúa su carga en el anteproyecto. 3.1 3.

8 4. Revisión y modificación del anteproyecto en el Departamento de Gestión El Departamento de Gestión cierra el acceso a la versión B, la copia sobre la versión C y abre el acceso a la versión C. Realiza, mediante un flujo de aprobación, las modificaciones indicadas por el Consejo General. Actualiza el presupuesto de personal y efectúa su carga en el anteproyecto. 4.1 Cierre de la versión B, Copia sobre la versión C y Apertura de la versión C 4.2 Mantenimiento detallado de los gastos de personal y Carga en el anteproyecto 4.3 Revisión y/o rechazo por el Jefe departamento de Gestión Gestión de la Memoria de actividad en GP KO Revisión, Revisión y modificación y Aprobación por el validación por el Jefe departamento KO Gestor de Gestión OK de Gestión OK OK Junio 2013/ 15 Alta Memoria Gestión Ejemplos Junio 2013/ 16 8

1 Cierre de la versión B, Copia sobre la versión C y Apertura de la versión C 4.2 Mantenimiento detallado de los gastos de personal y Carga en el anteproyecto 4.

9 5. Aprobación del presupuesto El Departamento de Gestión cierra el acceso a la versión C y la copia sobre la versión P. Cierre de la versión C y copia La versión P será la que se cargará en el sistema SAP ECC de la versión C a la 6.0 para proceder a la ejecuciónción del presupuesto. p esto versión P 5.1 Informes y consultas El sistema de información de BPC y de HCM BPC proporciona informes y consultas de: Datos maestros y estructuras. Datos de presupuesto p y previsión mediante diferentes perspectivas: p orgánica, funcional, económica, comparativas. Datos de plazas y posiciones. Datos del presupuesto de personal. Autorizaciones, roles y usuarios. Accesos al sistema. Auditorías de accesos a la base de datos. Junio 2013/ 17 Informes y Consultas Ejemplos Junio 2013/ 18 9

1 Informes y consultas El sistema de información de BPC y de HCM BPC proporciona informes y consultas de: Datos maestros y estructuras.

10 SAP Quality Awards 2012 Project evonce and SAP: Evolving ONCE s Information Systems Junio 2013/ 19 Índice Las soluciones SAP EPM La experiencia de la ONCE La nueva generación de servicios Junio 2013/ 20 10

Índice Las soluciones SAP EPM La experiencia de la

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