Trabajo en equipo. Introducción. La administración y el proceso de toma de decisiones. Introducción. Trabajo en equipo: contenido

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1 Trabajo en equipo: contenido QM.41 Trabajo en equipo Aprender a trabajar en equipo Aprender a el proceso de toma de decisiones 2001 Quality Textile Lab Publishing Caraterística cultura de toda persona de calidad Saber trabajar en equipo Aspectos relacionados con: el proceso de toma de decisiones y las razones de la evolución de un estilo autoritario a un estilo por consenso de grupo Conceptos Involucramiento, participación y colaboración Creación de la infraestructura para el trabajo en grupo Dinámica y facilitación operativa de los grupos de trabajo Características de los equipos con desempeño exitoso Condiciones de comportamiento en una cultura de trabajo en grupo QM 4.2 PROCESO DE TOMA DE DECISIONES (TE) Cambio de enfoque hacia los administradores: El administrador tradicional: no impulsan la comunicación en los niveles de la estructura organizacional, no permiten el involucramiento del personal en las decisiones y no creen que el se el medio más eficaz para el mejoramiento de la calidad de los proceso o servicios de la empresa. Administrador debe realizar 12 cambios de paradigmas. Introducción Trabajo en equipo, pilar fundamental de la empresa Los mexicanos prefieren la cooperación a la competencia y creen que así se logran mejores resultados E. Alducin, Los valores de los mexicanos,1993 Crosby, equipos por funciones Juran, equipos multidisciplinarios enfocados a proyectos Deming e Ishikawa, participación voluntaria en los círculos de calidad Unifican esfuerzos individuales para identificar oportunidades de mejoramiento, que presentan como problemas, a cuya solución se avocan QM 4.3 QM 4.4 QM 4.5 Introducción Se requiere dos características culturales: Una actitud de participación, involucramiento y colaboración Cambio en los estilos de toma de decisiones con base en el consenso El TE pilar cultural del cambio organizacional hacia la competitividad Empresa: Comprender las bondades de este concepto Conocer la infraestructura que se necesita Conocer la dinámica de operación Facilitar su funcionamiento Práctica con éxito como un valor cultural propio QM 4.6 La administración y el proceso de toma de decisiones Doce cambios de paradigmas Miller 1991 Convertir: organización en una entidad cultura de TE Dirección por control / liderazgo por compromiso Decisiones por mandato / decisiones por consenso Trabajo individual / TE Especialización / orientación: proceso-cliente Adm. para trabajadores / sistema involucre ciclo completo Control-amenazas/reforzamiento positivo Estructura vertical y rígida / plana y flexible Valores, visión, misión no enununciados / compartidos Conección / prevención y mejoramiento continuos 1

2 QM 4.7 Estilos administrativos para la toma de decisiones Se orientan a 4 aspectos: Disposición para compartir información Rigidez cumplimiento estricto de normas Preeminencia de f. emocionales o f. racionales Grado de estructuración PTDD TE requiere Alta disponibilidad para Cierta flexibilidad en cuanto Para permitir que aflore la creatividad personal Proceso de TDD estructurados más racional que emocional QM 4.8 Estilos administrativos para la toma de decisiones Cuatro estilos administrativos para TDD líder toma la decisión sin consultar : situaciones de crisis (no es la más optima) líder solicita opinión pero él finalmente toma la decisión. :poner práctica estratégias, puede ser impopular Por votación, decisión unívoca. : Considerar cierta decisión importante, participación activa líder autoriza a otros para la t.d. : operaciones rutinarias que se salen de control. Toma de decisiones en grupo se compone de 3 elementos problema - decisión Los criterios a considerar Las alternativas posibles Mezcla óptima Uso de la autoridad y libertad que se concede Dirección por consenso mejores resultados disciplina saber escuchar manifestarse con honestidad agotar el proceso de análisis buscar el logro de metas del grupo QM 4.10 ORGANIZACIÓN BASADA TE Organización por funciones / organización por proceso Proceso: interacción personasequipos, procedimento apropiado, actividades necesarias, transformar insumos - productos o servicios con valor agregado Ayudar a la organización a cumplir con su misión QM 4.11 Definición de equipo Un grupo - 2 o más personas - interactuan- cierto tiempo - influencia total Grupo pequeño - personas - habilidades complementarias- comprometidas - causa y meta común - aportan Un equipo - coordinación intereses individuales en la búsqueda de un propósito común QM 4.12 Definición de equipo Resumen de los conceptos de participación, involucramiento y comportamiento cooperativo, p 103 Definición de Equipo (Johnson y Johnson): Un grupo consta de dos o más personas que interactúan y se influyen mutuamente, cada una con roles específicos y bajo normas comunes, y que se ven a sí mismos como una unidad que persigue metas comunes para satisfacer sus aspiraciones y necesidades indivuales. 2

3 Beneficios de la TDD en grupo Exito y fracaso compartidos Miembros => mostrar habilidades => compromiso Empresa por procesos => TE => logro comunicación Intercambio de información - mejora autocontrol, actuar y corregir el rumbo Sentimiento - poder de grupo Individuos Interdependencia cinco enfoques 1. Grupos de una misma área funcional 2. Grupos de diferentes áreas funcionales 3. Grupos temporales 4. Grupos: trabajo interdependiente 5. Grupos: habilidades complementarias, determinada meta QM 4.13 Resumen de Beneficios de TDD en equipo y Situaciones y tareas propicias para el TE, p. 105 QM 4.14 QM 4.15 Operación: Tres tipos de equipos: Miller y Howard, 1991 Un comité directivo de calidad que 1. funcionales, personas con administre todo el proceso de mejoramiento trabajos iguales, misma habilidad por medio de equipos 2. interfuncionales, personas Grupos de promoción del concepto de con diferentes habilidades y funciones, pero fijados en el mismo proceso y a Equipo de facilitadores de la operación de los mismos clientes. los equipos 3. multifuncionales,personas Grupos de asesores que den apoyo técnico asignadas a un proceso, con a los equipos de mejoramiento de procesos habilidades diferentes, pueden realizar especiales de tareas específicas funciones diversas. QM 4.16 QM 4.17 Tipos de Para la administración del programa de Para el trabajo en equipo: Mejoramiento continuo Innovación Comité directivo de calidad Promoción Facilitamiento Asesoría Especiales Permanentes Temporales Funcionales Interfuncionales Multifuncionales Proyecto interno Proyecto con cliente y/o proveedores QM 4.18 Formales/ informales: Oficiales/voluntarios, ajenos a la estructura Autoridad y poder: participativos - sugerir acciones de mejoramiento. facultados - tomar decisiones sobre algún proceso particular. autodirigidos - decisiones operativas en los procesos diseñados por la administración. Círculos de calidad: su función es identificar, analizar y resolver problemas con el con el fin de mejorar el aspecto productivo y el de calidad. de alto desempeño: aprender a escuchar, respetar las opiniones buscando una armonia del grupo llegando a un, grado óptimo de efectividad y empieza a aportar soluciones. 3

4 Líderes, visión, unificación, facultamiento, exploración y mejoramiento Espíritu productivo y la forma de vencer obstáculos Aprendizaje toma tiempo Habilidad para seleccionar y resolver problemas Colaboración y comunicación Infraestructura para un programa de TE Creación infraestructura un programa de TE etapas de desarrollo y formación de equipos de trabajo desarrollo de la infraestructura para el puesta en marcha del TE para el mejoramiento de la calidad Capacitación, participación e involucramiento Superación de obstáculos Pérdida del entusiasmo, conflictos interpersonales, extravío del objetivo, sentimiento de poco apoyo. QM 4.19 Resumen de Organizaciones basadas en una cultura de TE, p. 111 QM 4.20 Resumen Capacitación.. Y Superación..., p.117 Modelo de Tjosvold para crear una organización con cultura TE Preguntas relacionadas con TE 1. Qué es? Participacion, Involucramiento y Colaboración Lideres Visión Mejoramiento Unificación Exploración Facultamiento 2. Cuáles son los beneficios de trabajar en un equipo? 3. Cuando es recomendable trabajar en equipo? 4. qué plantea el modelos de Tjosvold para las organizaciones que trabajan en equipo? 5. Cuáles son las consideraciones para la capacitación TE? 6. Cuál es el enfoque de la capacitación para el TE? 7. Cuáles son los obstáculos mas comunes para el TE? 8. Cuáles son las recomendaciones para vencer los obstáculos mas comunes para el TE? QM 4.21 QM 4.22 Infraestructura para un programa de TE Dinámica de operación y coordinación de los equipos de trabajo Definición y revisión de objetivos Roles, responsabilidad y caracteríticas de comportamiento de los miembros del equipo. Planeación de las reuniones. Elementos de reuniones y normas operativas Mecánica operativa - Reconocimientos a los esfuerzos de los miembros Desarrollo requiere: asignación de responsabilidades asignación de recursos Comité directivo de asesores Coordinador o líder Proyecto QM 4.23 QM

5 QM 4.25 Puesta en marcha: mejoramiento de la calidad Recomendaciones 1. Reconocer la meta 2. Asiganción por habilidad 3. Monitorear 4. Código de conducta 5. Aprender TE 6. Información 7. Conocerse personalmente 8. Retroalimentación, recompensas y reconocimiento QM 4.26 Implantación: procesos 1. Estructura de comunicación 2. Tipo de toma de decisiones 3. Estándares de evaluación 4. Asignación de recursos 5. Financiamiento 6. Orientación y supervisión QM 4.27 Infraestructura de un programa de Capacitadores Líder o coordinador Diseño de productos nuevos Asesores Miembros del equipo Costos de calidad Comité Directivo de calidad Promotores Tecnología de proceso Coordinador del CDC Facilitamiento de la labor de equipo Facilitadores Grupo Grupo Grupo especiales Preguntas: 1. Cuál es la estructura general de una agenda para el TE? 2. Cuáles son los tres principios básicos de la operación de un equipo? 3. Qué son los sistemas de reforzamiento hacia los miembros de un equipo? 4. Cuáles son las características de un buen coordinador o líder del TE? 5. Cuáles son las habilidades para facilitar el TE? 6. Escriba las guías para el funcionamiento exitoso de un equipo de trabajo 7. Cuál es el valor cultural del TE? 8. Como trabajar en equipo requiere de habilidades personales, cuáles son las dimensiones de esas habilidades personales? 9. Enuncie un ejemplo de código de conducta 10. Escriba un resumen de manejo de conflictos del TE, medición de resultados del TE y el TE como soporte del cambio, QM