Procedimiento de Adquisición de Insumos Clínicos y Médicos en el Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue

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1 JUNIO 21 Procedimiento de Adquisición de Insumos Clínicos y Médicos en el Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue Resolución N : 0990 del 24/06/21 Página 1 de 10

2 JUNIO 21 Indice INTRODUCCION... 3 PROPOSITO... 3 OBJETIVOS... 3 ALCANCE... 4 RESPONSABILIDAD... 4 PROCEDIMIENTOS.5 FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 8 BIBLIOGRAFIA...11 Página 2 de 10

3 JUNIO 21 Introducción El Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela es un establecimiento de mediana complejidad y a su vez el centro de derivación de la provincia de Arauco para las especialidades básicas. Por tanto debe contar con un arsenal de insumos relacionados con el tipo de atención que ofrece durante las 24 horas del día. El arsenal de insumos del Hospital Dr. Rafael Avaria V. ha sido construido considerando dos elementos relevantes: primero los requerimientos de calidad asociados a la atención brindada a pacientes del establecimiento y segundo la eficiencia en la utilización de los recursos públicos. El arsenal de insumos disponibles fue elaborado con el aporte de todos los profesionales del establecimiento y es acorde a las patologías que se tratan en este establecimiento. Propósito Proveer al Hospital Dr. Rafael Avaria V. de un arsenal de Insumos acorde a los requerimientos generados por el proceso de atención de pacientes del establecimiento. Objetivos Definir el procedimiento general de compras de Insumos clínicos y médicos que conforman el arsenal de insumos del Hospital Dr. Rafael Avaria V. Definir Procedimiento de modificación del Arsenal de Insumos (incorporación, eliminación o modificación de características de los productos) del establecimiento. Página 3 de 10

4 JUNIO 21 Alcance Es aplicable a todos los servicios clínicos y no clínicos del Hospital Dr. Rafael Avaria V. como también es aplicable a las unidades administrativas que tienen relación con los procesos de compra y/o adquisición del establecimiento. Responsabilidad Comité de Farmacia: El comité de Farmacia es responsable de asesorar técnicamente a la unidad de Abastecimiento en materias de compra de insumos médicos, almacenamiento y distribución de insumos en el proceso de atención de pacientes del establecimiento. Unidad de Logística: Es responsable de ejercer la supervisión del proceso de compra en el establecimiento, la supervisión del proceso de almacenamiento y distribución de los insumos para asegurar el suministro de éstos a las distintas unidades clínicas y/o unidades requirentes. Jefe de Farmacia y/o Químico Farmacéutico: Es responsable de la adjudicación al mejor proveedor como referente Técnico de los distintos insumos a adquirir. Página 4 de 10

5 JUNIO 21 Procedimiento Adquisición de Insumos La Jefa de Farmacia según los consumos mensuales de las distintas unidades clínicas realiza la demanda mensual y/o solicitud de compra a través de correo electrónico a encargada de Abastecimiento, Jefa Logística y Distribución y Ejecutivo de compra. Esta solicitud se revisa y se envía a visación del Subdirector Administrativo, Subdirector Médico (cuando corresponde), Jefe de Administración y Finanzas, etc. Requerimiento de compra no habitual solicitado por una unidad clínica, es enviado por correo electrónico y/o por memorándum de compra. Este requerimiento debe ser visado por la encargada del ítem, Jefe directo de la unidad solicitante, Subdirectora de Enfermería y/o Subdirector Médico, Subdirector administrativo, Jefa Logística y Unidad de Abastecimiento. La Unidad de Abastecimiento resolverá, ejecutará y delegará estas adquisiciones, las cuales deben cumplir con las siguientes reglas: Requerimiento previo por escrito de la Unidad solicitante, en función de la fundamentación de su adquisición y de la disponibilidad presupuestaria. La unidad Requirente deberá redactar los contenidos básicos de términos de referencia, o bases de licitación, según sea el caso, en las que se establezcan los aspectos administrativos más fundamentales, tales como: definición técnica del bien, plazo de entrega, garantía de fabricación y todas las características necesarias para individualizar el bien. Las bases de los procesos de licitación deberán ser visadas por el Departamento Jurídico. Se deberán publicar los llamados a licitación o cotizaciones a través del Sistema de Información salvo los casos de indisponibilidad señalados en el Reglamento de la Ley N Artículo 62 del Reglamento de la Ley Éste se encuentra definido en el punto 3.3 Proceso de abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas. Página 5 de 10

6 JUNIO 21 Las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por la Unidad de Abastecimiento. Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de la información recibida a través del Sistema, deben ser completos y fundamentados y atenderán a todos los criterios de evaluación definidos. La resolución de adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación desierto, deberá ser suscrita por Jefatura de Logística. Una vez cerrada las licitaciones se genera el cuadro comparativo el cual se envía al referente técnico correspondiente (Comité de Farmacia si fuera necesario) para que realice un análisis de los oferentes de acuerdo a los criterios de evaluación y posterior adjudicación. La cual debe visar cada ítem del cuadro comparativo con su firma y timbre como referente técnico. Una vez realizada la adjudicación se debe entregar un acta de adjudicación. Paralelo a esto Jefa de Farmacia genera la solicitud de compra a través del sistema SIABI, en el cual se genera una solicitud de compra vía sistema, esta solicitud es aprobada por Jefa de Logística y Distribución en el mismo sistema para luego ser enviada al ejecutivo de compra correspondiente al ítem para su adjudicación. Generada la Orden de Compra del portal se realiza la orden de compra en el sistema SIABI (Sistema de Abastecimiento Bodega e Inventario), ambas ordenes de compra se entregan a Bodega de Insumos para su posterior recepción. Página 6 de 10

7 JUNIO 21 Página 7 de 10

8 JUNIO 21 Flujo del Procedimiento Adquisición de Insumos Unidades Clinicas generan sus demandas y/o requerimiento Jefa de Farmacia y/o QF referente de Insumos Médicos genera solicitud según demandas Abastecimiento registra el requerimiento de compra y lo envia a visación NO V B SI orden de compra, resolucion, copia requerimiento Abastecimiento ingresa requerimiento y genera proceso de compra Página 8 de 10

9 JUNIO 21 Procedimiento de Incorporación de Insumos Si el responsable de alguna Unidad Clínica requiere la compra de algún insumo, que no sea de compra habitual o que no se encuentre incorporado al arsenal de insumos del establecimiento, éste debe ser solicitado a Jefa de Farmacia, la cual esta autorizada por el Comité de Farmacia a evaluar el nuevo requerimiento y realizar la compra si la situación lo amerita. Este producto queda incorporado al arsenal de insumos actual, se le asignará código para el sistema de Bodega para ser solicitado a través del proceso formal de compra del establecimiento. Procedimiento de Modificación de Especificaciones Técnicas de Insumos Si el responsable de alguna Unidad Clínica requiere la modificación de la o las características técnicas de algún insumo que esté incorporado al arsenal de compra del establecimiento, se debe solicitar a la Jefa de Farmacia, la cual está autorizada por el Comité de Farmacia a evaluar los cambios requeridos y/o incorporar nuevas características según lo solicitado. Esta evaluación se regirá en consideración a parámetros de eficiencia del uso de los recursos, calidad del proceso de atención de pacientes, presupuesto disponible y en algunos casos se solicita la participación del referente técnico del área respectiva para la aprobación de estas modificaciones. Procedimiento de Eliminación de Insumos Si el responsable de alguna Unidad Clínica requiere la eliminación de algún insumo que esté incorporado al arsenal de Insumos del establecimiento, se debe solicitar a la Jefa de Farmacia, la cual está autorizada por el Comité de Farmacia a evaluar según los antecedentes aportados por el solicitante y/o referente técnico del área respectiva. Página 9 de 10

10 JUNIO 21 Definiciones Arsenal de Insumos: conjunto de insumos que han sido aprobados por el establecimiento para ser utilizados por la institución. Comité de Farmacia: Organismo técnico asesor que surge por la necesidad de normalizar la administración y uso racional de los recursos terapéuticos de que dispone un hospital para satisfacer adecuadamente las necesidades de los usuarios y brindar una atención de salud eficaz y satisfactoria. Bibliografía Norma General Técnica N 24: del Ministerio de Salud. Resolución Sanitaria N 2091: Organización y Funcionamiento del comité de Farmacia y Terapéutica del Ministerio de Salud del 31 de Diciembre de Arsenal de Insumos: del Hospital Dr. Rafael Avaria V. Página 10 de 10

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