GeneXus BPM Suite X. Última actualización: 01 de Setiembre de 2008

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3 Tabla de contenidos Introducción... 3 Qué es BPM?... 3 Ciclo de vida BPM... 4 Qué es un BPMS?... 4 GeneXus BPM Suite... 6 Modelado Business Process Diagram... 7 Automatización GeneXus... 7 Ejecución GXflow Client... 8 Administración y monitoreo GXflow Client... 8 Análisis, Optimización GXplorer... 8 Página 2

4 Introducción En un mundo donde la tecnología cambia demasiado rápido y la realidad de las empresas es más compleja es necesario contar con soluciones que permitan a las empresas construir aplicaciones más flexibles y más preparadas para enfrentar a los cambios. Es un objetivo de este documento presentar un conjunto de herramientas que le permitirá a la empresa que lo requiera afrontar el desarrollo de aplicaciones cuyo finalidad sea dar soporte a las actividades y procesos que ocurren dentro de la misma. Qué es BPM? Como su nombre lo sugiere Business Process Management (BPM) se enfoca en la administración de los procesos del negocio. Podemos decir que es una estrategia empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, donde es necesario continuamente modelar, automatizar, administrar y optimizar los mismos. Parte de la definición dada por Gartner Group enuncia:.bpm es una disciplina estructurada que emplea métodos, políticas, métricas, gestión de prácticas y herramientas de software para manejar y optimizar continuamente las actividades y procesos de la organización. De lo anterior se puede deducir más explícitamente que se trata de una forma de hacer las cosas, basada en metodologías y prácticas y para lo cual es necesario contar con un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para llevar a cabo esto. Página 3

5 Ciclo de vida BPM Entonces rápidamente se puede ver el ciclo de vida BPM como lo muestra el siguiente esquema: Donde, a través del modelado de las actividades y procesos logramos un mejor entendimiento del negocio y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. La automatización de los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos. La administración de los procesos nos permite asegurarnos de que los mismos estén ejecutándose eficientemente y obtener información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos que se puede identificar posibles ineficiencias en los mismos y de esta forma optimizarlos. Qué es un BPMS? Para soportar esta estrategia es necesario contar con un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de BPM. Este conjunto de herramientas son llamadas Business Process Management System y con ellas se construyen aplicaciones BPM. Página 4

6 Volviendo al ciclo de vida de BPM tenemos qué continuamente estamos modelando, automatizando, administrando y optimizando las actividades y procesos del negocio. Se puede entonces relacionar a cada una de estas etapas el conjunto esencial de herramientas que permitan cumplir de la mejor manera los objetivos buscados. El siguiente diagrama ilustra dicha relación. Entonces, los elementos esenciales para un BPMS son: Herramientas gráficas con las cuales podamos modelar nuestros procesos. Herramientas mediante las cuales podamos expresar nuestras reglas de negocio en el proceso de automatizar lo modelado. Qué además nos permitan integrarnos fácilmente a otras tecnologías y plataformas. Y con un motor de workflow mediante el cual podamos gestionar el flujo de estos procesos. Herramientas mediante las cuales se pueda tener una visión y control sobre lo que está ocurriendo en las distintas actividades y procesos del negocio y que nos permitan ajustar dinámicamente el comportamiento para adaptarnos mejor a la realidad. Herramientas de análisis que nos permitan aprender de lo ocurrido e identificar aquellas actividades y procesos que deben ser optimizados. Página 5

7 GeneXus BPM Suite Enmarcados en el contexto expuesto anteriormente se presenta a continuación el conjunto de herramientas que integran el GeneXus BPM Suite: Por un lado el Business Process Diagram, herramienta para el modelado de procesos. GeneXus como la plataforma que nos permite automatizar el desarrollo de nuestras aplicaciones BPM. GXflow Client para la gestión y monitoreo de los procesos. GXplorer, herramienta de Business Intelligence que nos permite explotar la información estadísticas generada por nuestras aplicaciones y datos históricos de la ejecución de los procesos. Página 6

8 Modelado Business Process Diagram Ofrece la capacidad de modelar gráficamente los procesos de negocio. Esto permite tener una forma más natural de comunicación con los usuarios con los cuales se analizan los procesos y por ende entenderlos mejor. Totalmente integrado al IDE de GeneXus se puede modelar un flujo de trabajo simplemente con Drag & Drop de los objetos sobre el diagrama. El soporte de subprocesos a la hora de modelar nos ofrece la capacidad de encapsular pequeños procesos que ocurren por si mismos y que también son usados en otros procesos mayores. Esto nos da un grado de abstracción y reutilización importante a la hora de desarrollar dichos procesos. Automatización GeneXus Para la automatización de las aplicaciones se cuenta con GeneXus el cual nos asegura estar al día en los cambios de tecnología, ofreciendo la libertad de poder seleccionar la plataforma en la cual se quiere generar la aplicación. Para el desarrollo de un sistema basado en Workflow GeneXus cuenta con un conjunto de funciones que permiten acceder y modificar datos del Workflow, así como también disparar funciones del motor de Workflow. Esto se conoce como Workflow API (WAPI) El objetivo fundamental en esto es lograr separar el control del flujo de trabajo de la programación propia de la aplicación. De esta forma extender o modificar la aplicación se convierte en una tarea mucho más simple. Si se piensa en la forma tradicional de emular flujos habitualmente lo que se hace es embeber una maquina de estado en la programación de la aplicación y esto hace que el mantenimiento se complique a medida que el sistema crece en complejidad. Página 7

9 Ejecución GXflow Client Para la ejecución se cuenta con una interfaz basada en el concepto de Inbox donde el usuario puede acceder a todo el trabajo pendiente o que se le haya asignado a medida que se ejecutan las diferentes instancias de un proceso. Entonces la bandeja de entrada le permite al usuario acceder a su lista de trabajo y la bandeja de salida a todas aquellas tareas que ya ejecutó en algún momento, de la misma manera puede consultar todos los procesos que él inició. En cualquiera de estos casos puede siempre acceder a ver el detalle de cómo llegó una tarea a su bandeja de entrada a través de la consulta del historia del proceso. Esta misma historia le sirve en la bandeja de salida para consultar en qué paso se encuentra el proceso luego de que pasó por su Inbox dando una visibilidad mayor a todos los actores involucrados dentro de los diferentes procesos. Administración y monitoreo GXflow Client A medida que se van ejecutando los distintos procesos se genera mucha información histórica e información que indica el estado de las diferentes actividades y procesos que se están ejecutando en un preciso momento. A través del administrador de procesos se puede administrar la carga de trabajo, por ejemplo se puede consultar cual es la carga de trabajo que tienen los usuarios y asignar tareas dinámicamente para balancear dicha carga. Además se puede abortar, suspender o retomar instancias de procesos permitiéndole al administrador tener un control real sobre lo que está sucediendo en cada actividad y de esta forma permitirle actuar en consecuencia a la información que le ofrece la realidad. De la misma manera puede deshabilitar una versión de un proceso para habilitar otra en caso que haya identificada que una nueva versión del flujo de un proceso haya agregado más problemas que la anterior. Análisis, Optimización GXplorer Toda la información generada en cada ejecución es resumida en una Data Warehouse que permite consolidar esta información estadística del negocio y de esta forma poder analizarla para identificar los cuellos de botella en los distintos procesos del negocio. El objetivo es poder analizar la duración y cantidad de tareas por proceso, versión de proceso, por tarea, rol, usuario, etc. De forma de combinar cada una de estas dimensiones Página 8

10 y llegar al detalle deseado. Un ejemplo podría ser contestar esta consulta: se quiere saber cuantas tareas ejecutaron determinados usuarios y cuanto tiempo les llevó realizar el trabajo. Página 9

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