MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PAGO DE REFRIGERIOS

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1 PAGO DE REFRIGERIOS Aprobado con Resolución Administrativa Nº 019/2013 La Paz, 29 de enero de 2013

2 Páginas: 1 de 16 INDICE 1. OBJETO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES Y ABREVIATURAS RESPONSABLES POLITICAS DE OPERACIÓN INSUMOS PARA EL DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO REGISTROS ANEXOS CUADRO DE CAMBIOS Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado por: Miguel Choque Técnico I en Organización Juan Manuel Aguilera Responsable de Servicios Generales María Palacios Arce Jefe Administrativo Revisado por: Ivonne Segales Jefe Financiero Lilian Peñarrieta Gerente Administrativo Financiero Aprobado por: Gustavo Portocarrero Directora de Planificación y Proyectos Gerente General

3 Páginas: 2 de OBJETO.- Otorgar refrigerios en especie al personal de Planta y Consultor, que por la naturaleza de sus funciones así lo requiera, y refrigerios en efectivo al personal de planta dependiente de la Empresa Estatal de Televisión de. 2. ALCANCE.- Este manual es de aplicación obligatoria para todas las áreas de. Abarca desde los procedimientos de solicitud de refrigerios hasta el pago respectivo del refrigerio ya sea en especie o en efectivo. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- Se emplea los siguientes documentos de referencia: a) Resolución de Directorio Nº 004 de 4 de Septiembre de 2009 que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Presupuestos de ; b) Resolución de Directorio Nº 004 de 4 de Septiembre de 2009 que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada de ; c) Resolución Administrativa Nº 053 de 24 de septiembre de 2009, que aprueba el pago de refrigerio a todos los funcionarios permanentes de la Empresa Estatal de ; d) Acta de Reunión Nº 004/2010 de 13 de julio de 2010 para Refrigerios del personal de ; e) Según el Acta de Reunión Nº 004/2010, el pago de Refrigerios en Efectivo es otorgado a todo el personal administrativo de planta de, tales como la Gerencia Administrativa Financiera, Gerencia de Marketing y Ventas, Jefatura de Auditoría Interna, Dirección de Planificación y Proyectos y Dirección Jurídica Nacional. f) Según el Acta de Reunión Nº 004/2010, el pago de Refrigerios en Especie es otorgado al personal operativo de, tales como las Gerencias de Producción, Técnica e Informaciones, exceptuando los Gerentes, Jefes y Asistentes Administrativos. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Altas de Personal.- Ingreso de una persona a bajo la modalidad de personal de planta o consultor, para el desarrollo de determinadas funciones. 4.2 Bajas de Personal.- Fin de la relación laboral que une a una persona con ya sea por decisión de una de las partes o por mutuo acuerdo.

4 Páginas: 3 de Bajas médicas.- Documento en el que un médico certifica que el personal (planta o de consultoría) debe abandonar durante un tiempo determinado su puesto de trabajo a causa de una enfermedad o un daño físico. 4.4 Contrato.- Documento legal de naturaleza administrativa que regula la relación contractual entre la entidad contratante y el contratado, estableciendo derechos y obligaciones para ambas partes. 4.5 Comisión de viaje.- Personal designado para realizar viajes laborales al interior o fuera del país. 4.6 Firma Electrónica.- Es una forma de autorización y validación de los registros contables, presupuestarios y de tesorería equivalentes a las firmas manuscritas a través de medios informáticos, introduciendo mecanismos de seguridad a cargo de las autoridades y servidores públicos responsables de su manejo, asimismo tienen validez legal y fuerza probatoria suficiente para efectos legales que correspondan, en cumplimiento al Art. 26º de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada. 4.7 Memorándum.- Documento empleado como forma de comunicación que señala en forma breve asuntos de carácter administrativo dirigidos al personal de. 4.8 Memorándums de designación.- Memorándum usado en la incorporación de personal de planta (altas de personal) en. 4.9 Memorándums de destitución.- Memorándum usado para el retiro de personal de planta de (bajas de personal) Personal de planta.- Funcionario público que trabaja y se encuentra en la planilla de, que cuenta con el beneficio de refrigerios Personal de Consultoría.- Personal que se rige por un contrato de Consultoría en línea o Por Producto, sin contar con el beneficio de pago de refrigerios, sin embargo si acceden al pago en especie para los turnos en las áreas debidamente autorizadas Personal de turno.- Personal que trabaja en turnos definidos, cumpliendo un horario pre establecido, no debiendo ser inferior a las 8 (ocho) horas Permisos por día.- Autorización para faltar al trabajo por problemas familiares, gestiones personales, etc. debidamente autorizado por su inmediato superior Renuncia.- Acción de dejar voluntariamente o desistir de las funciones asignadas por la empresa, este hecho da fin a la relación laboral con, previa aceptación del inmediato superior Refrigerio en Especie.- Beneficio entregado en físico (almuerzo y/o cena) equivalente al monto aprobado con Resolución Administrativa, mismo que es otorgado al personal de.

5 Páginas: 4 de Refrigerio en Efectivo.- Beneficio monetario equivalente al monto aprobado con Resolución Administrativa, que es otorgado al personal de planta de Reuniones de Trabajo.- Es un acto o proceso grupal por el cual se convoca a dos o más personas de las áreas organizacionales de con empresas o instituciones por cuestiones laborales y con el propósito de lograr un objetivo común que beneficie a la empresa a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información, búsqueda de acuerdo(s) o soluciones sobre determinado(s) tema(s) Responsable de Área.- Comprende a: Gerentes, Directores, Jefe de Programación y Promoción y Máximas Autoridades Regionales Trabajos Extraordinarios.- se considera trabajo extraordinario a aquellas horas de trabajo fijadas fuera de la jornada laboral, que son previamente autorizadas por los superiores jerárquicos para realizar trabajos urgentes o de importancia estratégica de, conforme lo establece el Reglamento Interno de Personal vigente Vacaciones.- Se refiere a un periodo determinado en el que el personal de planta de toma un receso de sus actividades, exceptuando feriados o días representativos del Estado Plurinacional de BOLIVIA. 5. RESPONSABLES El Responsable de Recursos Humanos es responsable de: a) Prever dentro del POA y Presupuesto de la Gerencia Administrativa Financiera la prestación de servicios de comedor y pago en efectivo para el personal de en oficina central, en caso de asignarse este beneficio en las Oficinas Regionales, en coordinación con el funcionario responsable de la Regional incluirá en el POA estos servicios b) Elaborar la Solicitud de Pago de Refrigerios en Efectivo de todo el personal beneficiario de. c) Revisar y dar visto bueno al Cuadro Resumen y Detalle de Pago de Refrigerios de todas las oficinas regionales de. d) Verificar el rol de turnos, aprobado previamente por el Responsable de Área y remitido por la Gerencia Administrativa Financiera. 5.2 El Técnico en Planillas es responsable de: a) Elaborar el reporte del movimiento del personal de la Regional La Paz y consolidar los informes de las oficinas regionales de. b) Revisar y verificar la documentación enviada por las oficinas regionales del interior del país, ya que en las oficinas Regionales cada Asistente Administrativo o personal designado está encargado de realizar el reporte de movimiento con el visto bueno del inmediato superior. c) Cuantificar el número de refrigerios en efectivo a pagar del mes respectivo. d) Elaborar el Cuadro Resumen y el Detalle de Pago de Refrigerios en Efectivo de todas las oficinas regionales de. e) Registrar y controlar la designación de turnos del área que así lo requiera.

6 Páginas: 5 de 16 f) Mantener un archivo actualizado con toda la documentación de respaldo para el pago de refrigerios en efectivo. 5.3 El Beneficiario del Refrigerio en Efectivo es responsable de: a) Presentar oportunamente los documentos de respaldo que justifiquen su ausencia del lugar de trabajo, baja médica, permiso, vacación y/o designación de comisión de viaje. b) Presentar oportunamente sus facturas para el descargo de impuestos respectivo, hasta cada 18 de cada mes. 5.4 El Beneficiario del Refrigerio en Especie es responsable de: a) Firmar las Listas de Asignación de Refrigerios en el momento de la recepción del refrigerio, mostrando su documento o credencial de identificación respectiva. b) Consumir en el día y hora de acuerdo a nómina remitida por el Jefe Inmediato, En caso de no consumir el beneficio otorgado, éste no puede ser trasladado a otro día, ni otorgado a terceras personas. 5.5 El Responsable de Servicios Generales es responsable de: a) Realizar las gestiones necesarias para la contratación del servicio de comedor para la oficina central, en caso de otorgarse este beneficio a las regionales se coordinara con el responsable de la misma. b) Elaborar la lista de asignación de refrigerios, sobre la información remitida por las diferentes Áreas Organizacionales de y remitir oportunamente a la concesionaria de alimentos la lista de asignación de refrigerios. c) Revisar, controlar y analizar el detalle de consumo de refrigerios, verificando entre otros datos el número y costos de refrigerios consumidos en el mes en coordinación con el Responsable de Recursos Humanos, para la verificación de altas, bajas, bajas médicas y comisiones de viaje. d) Elaborar la Solicitud de cancelación de la prestación del servicio de comedor, en función a las actas de conformidad remitidas por las Áreas Organizacionales de. e) Realizar inspecciones in situ de forma periódicas a las instalaciones que ocupa la concesionaria, velando que posea las condiciones necesarias y de higiene para brindar el servicio y cumpla con el contrato y Especificaciones Técnicas. f) Mantener un archivo del cuadro final de los pagos de refrigerios realizados. 5.6 El Jefe Administrativo es responsable de: a) Revisar y dar visto bueno a la solicitud de pago de refrigerios en efectivo y la solicitud de cancelación de la prestación del servicio de comedor, verificando la documentación de respaldo. 5.7 La Concesionaria de Alimentos es responsable de: a) Planificar los insumos necesarios para cumplir con el servicio de comedor de BOLIVIA TV.

7 Páginas: 6 de 16 b) Hacer que cada funcionario (de planta o de consultoría) firme las Listas de Asignación de Refrigerios en el momento de la recepción del refrigerio respectivo, previa verificación de credencial. c) Acumular semanalmente las listas de asignación de refrigerios debidamente firmadas por los funcionarios que reciben este beneficio. d) Solicitar pago por el servicio de comedor a Gerencia Administrativa Financiera vía Ventanilla Única, adjuntando el detalle y el cuadro resumen del total consumido en el mes, por concepto de refrigerios, reuniones de trabajo y/o Trabajos extraordinarios. e) Velar que las planillas de asignación de refrigerios no tenga deficiencias ni alteraciones en los respaldos, caso contrario quedarán nulos. f) Invalidar e informar sobre los refrigerios no consumidos para efectos de cancelación. g) Enviar los refrigerios en especie a los lugares donde sean requeridas, previa comunicación de la Jefatura Administrativa. 5.8 El Gerente Administrativo Financiero es responsable de: a) Autorizar la Solicitud de Pago de Refrigerios y la Solicitud de Cancelación de la prestación de servicios de comedor respectivamente. b) Verificar el proceso de pago en el SIGMA y autorizar el pago mediante la firma electrónica. 5.9 El Jefe Financiero es responsable de: a) Verificar los datos del pago en el SIGMA del C-31 y colocar en el sistema el estado APROBADO. b) Elaborar la programación de la ejecución presupuestaria física y financiera mensual, estableciendo los compromisos, gastos y pagos máximos a contraer, devengar y efectuar. c) Designar al Responsable de Pago de Refrigerios en efectivo, según necesidades y disponibilidad de tiempo El Responsable de Contabilidad es responsable de: a) Verificar que toda la documentación y sus respaldos correspondientes se encuentren completos y en orden. b) Realizar el registro de datos en el sistema SIGMA hasta el estado VERIFICADO. c) Viabilizar las firmas del Jefe Financiero y del Gerente Administrativo Financiero en los Comprobantes Contables d) Verificar la documentación del Pago de Refrigerios en Efectivo. e) Archivar y salvaguardar toda la documentación del proceso con los respaldos respectivos El Responsable de Tesorería y Crédito Público es responsable de: a) Elaborar el Reporte de Pago o Programa de Priorización para el Pago de Refrigerios en Especie. b) Emitir los cheques y viabilizar las firmas del Gerente Administrativo Financiero y/o del Jefe Financiero, para el pago de refrigerios en efectivo.

8 Páginas: 7 de El Responsable de Pago de Refrigerio en efectivo es responsable de: a) Hacer efectivo el cheque entregado por el Responsable de Tesorería de manera oportuna, para la cancelación del refrigerio. b) Entregar el monto total correspondiente a cada funcionario en efectivo, verificando que contenga sus datos personales y la firma respectiva en la nómina de refrigerios. c) Presentar el descargo previo a la emisión del nuevo cheque El Responsable de Área Organizacional es responsable de: a) Planificar el rol de turnos según las actividades o eventos programados para su unidad. b) Revisar la lista de asignación de refrigerios y aprobar mediante el acta de conformidad el consumo de refrigerios del turno respectivo. c) Elaborar y firmar las actas de conformidad para la firma de los Gerentes, Directores, Jefes de área o Responsables de las regionales respectiva El Asistente Administrativo del Área Organizacional es responsable de: a) Elaborar las actas de conformidad para la firma de los Gerentes, Directores, Jefes de área o Responsables de las regionales a la que corresponda. b) Remitir a la Unidad de Recursos Humanos los memorándums de asignación de viajes y/o las nóminas de turnos extraordinarios. c) Elaborar las listas del personal beneficiario del refrigerio en especie y remitir oportunamente a la Gerencia Administrativa Financiera, en los plazos establecidos en el presente manual. 6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.- I. No se entregará ningún tipo de refrigerio al personal que no esté incluido en las nóminas actualizadas de (Personal de Planta, Personal Eventual y Consultores de Línea). II. III. IV. Toda Solicitud de pago de refrigerios o Cancelación de Prestación de Servicios de comedor cuya documentación de respaldo se encuentre con deficiencias y alteraciones en los respaldos, quedarán nulos a efectos de pago. Todo personal de que se encuentre en las planillas de asignación de refrigerios en especie no podrá recibir el refrigerio en efectivo. Toda asignación de refrigerio en especie deberá encontrarse debidamente autorizada por los Gerentes, Directores, Jefes de área o Responsables de las regionales, caso contrario no se otorgará este beneficio. V. El funcionario no podrá beneficiarse con 2 refrigerios en un mismo día, salvo turnos extraordinarios debidamente autorizados. VI. Las listas de los funcionarios beneficiarios de refrigerios deberán ser elaboradas, tomando en cuenta los siguientes aspectos:

9 Páginas: 8 de 16 Deberán ser autorizadas por los Gerentes, Directores, Jefes de área o Responsables de las regionales; Ordenadas en forma alfabética, de acuerdo al formulario Rol de Turnos FORM- PRF-RTR-07; Los funcionarios deben cumplir turnos de 8 (ocho) horas continuas, para recibir el beneficio; Las modificaciones deberán ser reportadas oportunamente mediante nota y formulario Rol de Turnos FORM-PRF-RTR-07, caso contrario no serán tomados en cuenta para la asignación de refrigerios en especie. VII. Límites de gasto para reuniones de trabajo y trabajos extraordinarios. Reuniones de Trabajo, se asignará un monto máximo mensual de: Gerencia General Gerencias de Área Direcciones 500 Bs. / Mes 250 Bs. / Mes 150 Bs. / Mes Las reuniones de trabajo deberán contar con la nómina debidamente firmada por los funcionarios y/o visitas que asistan a la reunión, las mismas deberán ser elaboradas por los Asistentes Administrativos. En el caso de la Gerencia General si la reunión es realizada con visitas la nómina no requiere las firmas respectivas, siendo suficiente la firma del Gerente General al pie de la misma. Trabajos Extraordinarios Para el personal que no es beneficiado con el refrigerio en especie y realice Trabajos extraordinarios, se asignará un monto máximo diario por trabajos extraordinarios en un rango mayor a 4 Horas fuera del horario establecido, previa justificación y autorización del jefe inmediato y aprobación de la Gerencia Administrativa Financiera, se asignará un refrigerio equivalente a Bs por día, el pago podrá ser realizado mediante Caja Chica. En caso de las Regionales la solicitud y la aprobación podrán realizarse mediante correo electrónico, documentos que se constituyen como respaldo de gasto y descargo posterior. VIII. De los Plazos: a. Todas las regionales de, deben remitir al área de Recursos Humanos, el Informe del movimiento de personal dentro de los primeros 5 días hábiles del siguiente mes.

10 Páginas: 9 de 16 b. La Solicitud de Pago y la documentación de respaldo debe ser entregada dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de Informes de las Regionales como periodo máximo. c. Las nominas de las reuniones de trabajo deberán ser remitidas en el día de realizada la misma. d. Las solicitudes de refrigerios para trabajos extraordinarios, deberán ser remitidos con la debida anticipación, las nominas debidamente firmado por el personal beneficiado deberán ser remitidos en un plazo de 24 horas. e. La Concesionaria de Alimentos tiene un plazo de 5 días hábiles desde el inicio del siguiente mes, para entregar el informe y el detalle del consumo de refrigerios. f. El Responsable de Servicios Generales en coordinación con el Responsable de Recursos Humanos tienen un plazo máximo de 5 días hábiles después de la entrega del informe de la Concesionaria de Alimentos, para remitir su informe mensual al Jefe Administrativo. g. Los Gerentes, Directores, Jefes de Área y Responsables regionales deberán remitir las listas de los beneficiarios con el refrigerio en especie a la Gerencia Administrativa Financiera vía ventanilla Única para que sea remitida a la Unidad de Servicios Generales y recursos Humanos, de acuerdo a plazos establecidos. IX. De las Exigencias: a. El pago de refrigerios se realiza por día efectivo trabajado (8 horas continuas), es decir, que el beneficio no se paga en días de vacaciones, permisos, viajes y bajas médicas. b. Los funcionarios que se ausenten del lugar de trabajo por diferentes causas, deben justificar su ausencia presentando los siguiente documentos según sea el caso: Permisos por días: Autorización para salida en horario de trabajo Solicitud de Licencia especial por días Bajas médicas: Para el personal de planta presentar el Formulario de Baja Médica de la Caja Petrolera de salud. Para el personal en consultoría presentar el Certificado Médico Comisión de viajes: Memorándum de viaje autorizada y firmada por el inmediato superior Vacaciones: Formulario de Solicitud de Vacaciones c. El archivo y salvaguarda de comprobantes y registros contables sean magnéticos o físicos, así como los documentos de respaldo, deben ser protegidos y archivados en forma adecuada, de tal manera que ofrezca seguridad y fácil localización.

11 Páginas: 10 de 16 d. Los comprobantes y registros contables deben estar suficientemente respaldadas por contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas y otros en originales o copias legalizadas. 7. INSUMOS PARA EL PARA REFRIGERIOS EN ESPECIE: - Solitud de pago de la Concesionaria (Servicio Comedor). - Fotocopia de contrato. - Cuadro resumen de consumo de refrigerio por Área Organizacional. - Listas de asignación de refrigerios. - Acta de conformidad por el Responsable de Servicios Generales - Actas de Conformidad de las Áreas respectivas - Factura correspondiente. PARA REFRIGERIOS EN EFECTIVO: - Solicitud de Pago de Refrigerios en Efectivo por el Responsable de Recursos Humanos - Cuadro Resumen - Detalle del pago de refrigerios - Reporte de permisos, viajes, bajas y vacación (Oficina central) - Reportes de Asistencia del Personal de todas las regionales, verificando también el periodo al que corresponde la solicitud y el monto total a pagar. - Reporte presentación del Formulario DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.-

12 Páginas: 11 de 16 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF REFRIGERIO EN EFECTIVO Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Responsable de Recursos Humanos Recepciona de las oficinas regionales de, dentro de los primeros 3 días hábiles del siguiente mes, un resumen mensual del movimiento de personal (FORM- ADM-RMP-01) adjuntando los siguientes documentos de respaldo, según corresponda: Permisos por día Renuncias Permisos Bajas médicas y/o Vacaciones Memorándums de comisión de viaje Asimismo, el (la) Técnico en Planillas elabora el Reporte de Movimiento de Personal (FORM-ADM-MDP-02) de la oficina regional La Paz, además de verificar y consolidar la información de todas las oficinas regionales de. 2 Técnico en Planillas Recepcionada la documentación, elabora el Cuadro Resumen (FORM-PRF-CRS-03) y el Detalle de Pago de Refrigerios en Efectivo (FORM-PRF-DPR-04) del mes respectivo, donde entre otros datos señala el nombre, cargo, fecha de ingreso, fecha de desvinculación, permisos u otros y el número de cuenta bancaria para el respectivo depósito en efectivo. FORM-ADM-RMP-01 + FORM- ADM-MDP-02 FORM-PRF-CRS-03 + FORM- PRF-DPR-04 Plazo Referencial 3 Días 3 Días 3 Responsable de Recursos Humanos 4 Gerente Administrativo Financiero Cuando el Servidor Público no cuente con un N de cuenta, el refrigerio se lo paga en efectivo, para el efecto deberá firmar el Detalle de Pago de Refrigerios una vez recibido el pago. Elabora la Solicitud de Pago de Refrigerios y lo remite al Gerente Administrativo Financiero previo visto bueno del Jefe Administrativo, dentro de los primeros 10 días hábiles del siguiente mes como periodo máximo, adjuntando la siguiente documentación de respaldo: a. Cuadro Resumen (FORM-PRF-CRS-03) b. Detalle de Pago de Refrigerios en Especie (FORM- PRF-DPR-04 ) c. Reporte de Movimiento de Personal (FORM- ADM-MDP-02) - Altas de personal de (FORM- PRF-ADP-05) - Bajas de personal de (FORM- PRF-BDP-06) - Permisos por día - Memorándums de designación en Comisión de Viaje - Bajas Medicas - Vacaciones Recibe documentación, revisa y autoriza la solicitud de pago y lo remite al Jefe Financiero para fines consiguientes. Solicitud de pago + Reporte de Movimiento de Personal + Cuadro Resumen (FORM-PRF- CRS-03) + Detalle de Pago de Refrigerios en Especie (FORM-PRF-DPR-04 ) En el día --- En el día

13 Páginas: 12 de 16 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF REFRIGERIO EN EFECTIVO Responsable de Recursos Humanos Técnico en Planillas 1 T: 3 días 2 T: 3 días Recepciona de las oficinas regionales de, dentro de los primeros 3 días hábiles del siguiente mes, un resumen mensual del movimiento de personal FORM-ADM-RMP-01 + FORM-ADM-MDP-02 Recepcionada la documentación, elabora el Cuadro Resumen y el Detalle de Pago de Refrigerios en Efectivo del mes respectivo FORM-PRF-CRS-03 + FORM- PRF-DPR-04 3 T: En el día Elabora la Solicitud de Pago de Refrigerios y lo remite al Gerente Administrativo Financiero previo visto bueno del Jefe Administrativo Solicitud de pago, Reporte de Movimiento de Personal, Cuadro Resumen (FORM- PRF-CRS-03), Detalle de Pago de Refrigerios en Especie (FORM-PRF-DPR- 04) Gerente Administrativo Financiero 4 T: En el día Recibe documentación, revisa y autoriza la solicitud de pago y lo remite al Jefe Financiero para fines consiguientes.

14 Páginas: 13 de 16 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF REFRIGERIO EN ESPECIE Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Gerente Administrativo Financiero A través del área de Servicios Generales prevé dentro de su POA y presupuesto, la contratación de servicios de comedor para el personal de (Regional La Paz). Plazo Referencial --- indeterminado Asimismo, el Responsable de Servicios Generales solicitará oportunamente la contratación de servicios de comedor para el personal de. 2 Responsable de Área Para acceder al beneficio de pago de refrigerios en especie el Responsable de Área planifica y elabora el rol de turnos (FORM-PRF-RTR-07) según las actividades o eventos programados para su unidad, considerando entre otros datos; Nombre, lugar, cargo, fecha(s), turno (comprende la hora de inicio y fin previstos). Asimismo, remite al Jefe Financiero el rol semanal o cuando se presente un evento, actividad programada o especial, de la siguiente manera: FORM-PRF-RTR-07 + Rol Semanal 1 Día - Un día antes cuando se trate de un evento o actividad especial - Dos días antes cuando se presente un rol de turnos semanal 3 Jefe Administrativo Recibe documentación, deriva al Responsable de Recursos Humanos para el control de turnos de las unidades debidamente autorizadas por el Responsable de Área, debiendo el Técnico en Planillas registrar y verificar la designación de turnos con las altas y bajas, vacaciones, permisos u otros que se presenten, tanto del personal de planta como de consultoría de línea de. 4 Responsable de Recursos Humanos Recibe documentación, verifica, da visto bueno y remite al Responsable de Servicios Generales la autorización de turnos, para la asignación de refrigerios en especie. --- En el día --- En el Día Al mismo tiempo, cuando corresponda dependiendo del movimiento de personal de, cada inicio de mes, el Responsable de Recursos Humanos remite al Responsable de Servicios Generales el Registro de Personal operativo de planta y de consultoría de línea actualizado para el control respectivo de la asignación de refrigerios. 5 Responsable de Servicios Generales Recibida la autorización de turnos semanal o cuando se presente una actividad especial programada o no, el Responsable de Servicios Generales elabora las Listas de Asignación de Refrigerios (FORM-PRF-LAR-08), considerando entre otros datos; Lugar, Nombre, Cargo, Horarios de turno (incluyen hora de inicio y fin previstos) y la asignación del refrigerio respectivo (Almuerzo o Cena). FORM-PRF-LAR-08 En el día Asimismo, el Responsable de Servicios Generales remite las listas de asignación de refrigerios 1 día antes de la fecha programada a la concesionaria de alimentos.

15 Páginas: 14 de 16 Etapa Responsable Actividad Instrumento 6 Concesionaria de Alimentos Brinda el servicio, acumulando semanalmente las listas de asignación de refrigerios firmadas y con el número de C.I. (Carnet de Identidad) de los servidores públicos que reciben este beneficio. Listas de asignación de refrigerios Plazo Referencial En el día 7 Responsable de Servicios Generales Sin embargo, el primer día de la siguiente semana de prestado el servicio la concesionaria remite las listas de refrigerios (original) al Responsable de Servicios Generales, debiendo de conservarse una copia de las listas para el descargo mensual respectivo. Elabora y remite el acta de conformidad para la firma Responsable del área respectiva adjuntando la Lista de Asignación de Refrigerios firmados por los beneficiarios. Acta de Conformidad + Lista de Asignación de Refrigerios En el día 8 Responsable de Área Recibe documentación, revisa la lista de asignación de refrigerios de su área verificando entre otros datos; el personal designado según el turno, nombres y evento. Si no se tiene ninguna observación firma el acta de conformidad aprobando el consumo de refrigerios del personal a cargo Día Entrega el acta de conformidad adjuntando la lista de asignación de refrigerios al Responsable de Servicios Generales para su control y archivo. Asimismo, en el caso de encontrarse observaciones comunica al Jefe Administrativo las observaciones halladas, por lo que el Jefe Administrativo procede a tomar las acciones respectivas según sea el caso. 9 Concesionaria de Alimentos Remite mensualmente para fines de cancelación un cuadro resumen y detalle mensual del total consumido por concepto de refrigerios, mismo que lo remite vía Ventanilla Única al Responsable de Servicios Generales, dentro de los primeros 5 días hábiles del siguiente mes. Factura + Detalle mensual+ Copias de las Listas de Asignación de Refrigerios Hasta 5 de cada mes Al mencionado detalle se adjunta la factura y la fotocopia de las listas de asignación de refrigerios con las firmas respectivas (fotocopia). 10 Responsable de Servicios Generales Recibe documentación, revisa el detalle remitido por la concesionaria y clasifica los costos incurridos en refrigerios durante el turno o actividad programada o especial del personal de planta y consultoría de línea de las áreas debidamente autorizadas. FORM-PRF-ACF-09 + Legajo 2 Días Una vez verificado el detalle de la concesionaria, si no se tiene ninguna observación o disconformidad el Responsable de Servicios Generales elabora el Acta de Conformidad del servicio prestado (FORM-PRF-ACF- 09). 11 Responsable de Servicios Generales Asimismo, elabora y remite la solicitud de cancelación de la prestación del servicio de comedor del mes respectivo al Jefe Administrativo adjuntando la siguiente documentación de respaldo. - Detalle y resumen presentado por la Concesionaria - Acta de Conformidad Solicitud de Cancelación + Detalle Mensual + Acta de Conformidad + Detalle del Número de Refrigerios Consumidos + Actas de Conformidad + Factura Correspondiente + Otros de Acuerdo a Contrato 1 Día

16 Páginas: 15 de 16 Etapa Responsable Actividad Instrumento - Detalle del número de refrigerios consumidos en el mes, adjuntando las listas de asignación de refrigerios - Actas de conformidad de los Responsables de Área - Factura correspondiente. - Otros de acuerdo a Contrato y Especificaciones Técnicas. 12 Jefe Administrativo Recibe documentación, revisa y da visto bueno a la Solicitud de cancelación verificando que se encuentre en orden toda la documentación de respaldo, por lo tanto remite dicha documentación al Gerente Administrativo Financiero para su autorización. Documentación de Respaldo Plazo Referencial En el Día 13 Gerente Administrativo Financiero Recibe y revisa documentación, autoriza la solicitud de cancelación y lo remite al Jefe Financiero para fines consiguientes. --- En el Día

17 Páginas: 16 de 16 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF REFRIGERIO EN ESPECIE Gerente Administrativo Financiero Responsable de Área Jefe Administrativo Responsable de Recursos Humanos Responsable de Servicios Generales Concesionaria de Alimentos 1 T: Ind. 2 T: 1 Día 3 T: En el día 4 T: En el día 5 T: En el Día 6 T: En el día A través del área de Recursos Humanos prevé dentro de su POA y presupuesto, la contratación de servicios de comedor para el personal de Planifica y elabora el rol de turnos según las actividades o eventos programados para su unidad FORM-PRF-RTR-07 + Rol Semanal Recibe documentación, deriva al Responsable de Recursos Humanos para el control de turnos de las unidades debidamente autorizadas por el Responsable de Área Recibe documentación, verifica, da visto bueno y remite al Responsable de Servicios Generales la autorización de turnos Recibida la autorización de turnos semanal o cuando se presente una actividad especial programada o no, el Responsable de Servicios Generales elabora las Listas de Asignación de Refrigerios Brinda el servicio, acumulando semanalmente las listas de asignación de refrigerios firmadas Listas de asignación de refrigerios FORM-PRF-LAR-08 8 T: 1 Día 7 T: En el Día 13 T: En el Día Recibe y revisa documentación, autoriza la solicitud de cancelación y lo remite al Jefe Financiero para fines consiguientes Recibe documentación, revisa la lista de asignación de refrigerios de su área verificando entre otros datos; el personal designado según el turno, nombres y evento FORM-PRF-RTR-07 + Rol Semanal 12 T: En el Día Recibe documentación, revisa y da visto bueno a la Solicitud de cancelación Documentación de Respaldo Elabora y remite el acta de conformidad para la firma Responsable del área respectiva Acta de Conformidad + Lista de Asignación de Refrigerios 10 T: 2 Días Revisa el detalle remitido por la concesionaria 9 T: 5 Cada mes Remite mensualmente para fines de cancelación un cuadro resumen y detalle mensual del total consumido por concepto de refrigerios Factura + Detalle mensual+ Copias de las Listas de Asignación de Refrigerios FORM-PRF-ACF T: 1 Día Elabora y remite la solicitud de cancelación de la prestación del servicio de comedor del mes respectivo al Jefe Administrativo Solicitud de Cancelación + Detalle Mensual + Acta de Conformidad + Detalle del Número de Refrigerios Consumidos + Actas de Conformidad + Factura Correspondiente + Otros de Acuerdo a Contrato

18 Páginas: 17 de 16 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF (Procedimiento Contable) Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Jefe Financiero Recibe documentación con la autorización para iniciar la solicitud de pago de refrigerios, verifica que se encuentre con toda la documentación necesaria y remite al Responsable de Contabilidad para su análisis y registro. 2 Responsable de Contabilidad 3 Profesional en Contabilidad Deriva la(s) solicitudes de pago al Profesional en Contabilidad para la revisión y verificación de toda la documentación de respaldo. Recibe documentación, revisa que toda la documentación e información se encuentre con los respaldos respectivos, en orden y completos, además de cotejar la documentación de respaldo con lo efectivamente señalado en las solicitudes. Por lo que se revisa y verifica la siguiente documentación de respaldo: Para Refrigerios en Especie: - Solitud de pago de la Concesionaria (Servicio Comedor). - Fotocopia de contrato. - Cuadro resumen de consumo de refrigerio por Área Organizacional. - Listas de asignación de refrigerios. - Acta de conformidad por el Responsable de Servicios Generales - Actas de Conformidad de las Áreas respectivas - Factura correspondiente. Para Refrigerios en Efectivo: - Solicitud de Pago de Refrigerios en Efectivo por el Responsable de Recursos Humanos - Cuadro Resumen - Detalle del pago de refrigerios - Reporte de permisos, viajes, bajas y vacación (Oficina central) - Reportes de Asistencia del Personal de todas las regionales, verificando también el periodo al que corresponde la solicitud y el monto total a pagar. - Reporte presentación del Formulario 110. Solicitud de Cancelación + Detalle Mensual + Acta de Conformidad + Detalle del Número de Refrigerios Consumidos + Actas de Conformidad + Factura Correspondiente + Otros de Acuerdo a Contrato Plazo Referencial En el Día --- En el Día Legajo En el día En el caso de que se tengan observaciones se devuelve a la Área de Recursos Humanos o Servicios Generales, según corresponda. 4 Profesional en Contabilidad Verifica que se encuentre la documentación necesaria y elabora el Informe de verificación del documento que respalde el proceso de pago de refrigerio, señalando que toda la información y documentación se encuentra completa y correcta y remite al Responsable de Contabilidad. Informe En el día

19 Páginas: 18 de 16 Etapa Responsable Actividad Instrumento 5 Responsable de Contabilidad Verifica el periodo y monto a pagar, y realiza el registro de datos en el sistema de contabilidad SIGMA hasta el estado VERIFICADO, generando el Registro de Ejecución de Gastos C-31, el mismo que es firmado como forma de conformidad a su verificación, dicha documentación es remitida inmediatamente al Jefe Financiero. 6 Jefe Financiero Verifica los datos del pago en el SIGMA con la documentación recepcionada, aprueba el pago señalando en el sistema el estado APROBADO y firma el C-31 como forma de conformidad a su aprobación. Asimismo, toda la documentación es remitida al Gerente Administrativo Financiero para la autorización de pago. 7 Gerente Administrativo Financiero 8 Responsable de Tesorería Verifica el proceso en el sistema, coloca el pago en estado FIRMADO (Firma Electrónica), firma el C-31 y lo remite al Responsable de Tesorería para la ejecución del pago. Para el pago de refrigerios en especie, el Responsable de Tesorería elabora el Reporte de Pago (Programa de Priorización) y lo adjunta a la documentación recibida remitiéndolo al Jefe Financiero para su aprobación. 9 Jefe Financiero Aprueba el programa de priorización y lo remite al Responsable de Contabilidad para hacer efectivo el pago. 10 Responsable de Tesorería Para el pago de refrigerios en efectivo, el Responsable de Tesorería emite los cheques con los montos indicados viabilizando las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Jefe Financiero, en caso de ausencia de uno de los dos se considera a uno de ellos como las firmas autorizadas. Registro de Ejecución de Gastos C-31 Comprobante Contable C-31 Plazo Referencial En el día 1 Día --- En el día Reporte de Pago 1 Día --- En el Día Cheques + Detalle de Pago de Refrigerios En el día 11 El Responsable de Pago de Refrigerio 12 Responsable de Contabilidad 13 Responsable de Contabilidad Se emiten los cheques de la siguiente manera: Se emite cheque para impuestos, para el pago del IVA 13%. Se emite cheque a nombre del Responsable de Pago de Refrigerios (designado por el Jefe Financiero), cuando el funcionario no cuente con un número de cuenta bancaria, Ingresa al sistema de Contabilidad (SIGMA) y abona a las cuentas de cada funcionario que cuente con un número de cuenta bancaria autorizado. Una vez cobrado el cheque entrega el monto correspondiente a cada funcionario, para el efecto el funcionario firma el Detalle de Pago de Refrigerios como forma de conformidad a su recepción. Posteriormente el Responsable de Pago de Refrigerios devuelve dicha documentación al Responsable de Contabilidad. Elabora y firma los Comprobantes Contables correspondientes, viabilizando las firmas del Jefe Financiero y del Gerente Administrativo Financiero. Archiva y custodia los comprobantes contables con los respaldos respectivos. Detalle de pago de refrigerios --- Comprobantes Contables En el día Archivo En el Día

20 Páginas: 19 de 16 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-PREF (Procedimiento Contable) Jefe Financiero Responsable de Contabilidad Profesional en contabilidad Jefe Financiero Gerente Administrativo Financiero 1 T: En el día Recibe documentación con la autorización para iniciar la solicitud de pago de refrigerios Solicitud de Cancelación + Detalle Mensual + Acta de Conformidad + Detalle del Número de Refrigerios Consumidos + Actas de Conformidad + Factura Correspondiente + Otros de Acuerdo a Contrato 2 T: En el día Deriva la(s) solicitudes de pago al Profesional en Contabilidad para la revisión y verificación de toda la documentación de respaldo 5 T: En el día Verifica el periodo y monto a pagar, y realiza el registro de datos en el sistema de contabilidad SIGMA hasta el estado VERIFICADO Registro de Ejecución de Gastos C-31 3 T: En el día Recibe documentación, revisa que toda la documentación e información se encuentre con los respaldos respectivos, en orden y completos 4 T: En el día Verifica que se encuentre la documentación necesaria y elabora el Informe de verificación del documento que respalde el proceso de pago de refrigerio Informe 6 T: 1 Día Verifica los datos del pago en el SIGMA con la documentación recepcionada, aprueba el pago señalando en el sistema el estado APROBADO y firma el C-31 Comprobante Contable C-31 9 T: En el día Aprueba el programa de priorización y lo remite al Responsable de Contabilidad para hacer efectivo el pago 7 T: En el día Verifica el proceso en el sistema, coloca el pago en estado FIRMADO (Firma Electrónica), firma el C-31 y lo remite al Responsable de Tesorería para la ejecución del pago 12 T: En el día Elabora y firma los Comprobantes Contables correspondientes, viabilizando las firmas del Jefe Financiero y del Gerente Administrativo Financiero Comprobantes contables 13 T: En el día Archiva y custodia los comprobantes contables con los respaldos respectivos Archivo Responsable de Tesorería 8 T: 1 Día Para el pago de refrigerios en especie, el Responsable de Tesorería elabora el Reporte de Pago Reporte de Pago 10 T: En el día Para el pago de refrigerios en efectivo, el Responsable de Tesorería emite los cheques con los montos indicados viabilizando las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Jefe Financiero Cheques + Detalle de Pago de Refrigerios Responsable de Pago de Refrigerios 11 T: --- entrega el monto correspondiente a cada funcionario, para el efecto el funcionario firma el Detalle de Pago de Refrigerios Detalle de pago de refrigerios

21 Páginas: 20 de 16 REGISTROS.- Código FORM-PRF-RMP-01 FORM-PRF-MDP-02 FORM-PRF-CRS-03 FORM-PRF-DPR-04 FORM-PRF-ADP-05 FORM-PRF-BDP-06 FORM-PRF-RTR-07 FORM-PRF-LAR-08 FORM-PRF-ACF-09 LISTA MAESTRA Descripción Resumen de Movimiento de Personal Reporte de Movimiento de Personal Cuadro resumen Detalle de Pago de Refrigerios Altas de Personal Bajas de Personal Rol de Turnos Lista de Asignación de Refrigerios Acta de Conformidad del Servicio Prestado 9. ANEXOS.- Formatos y Formularios 10. CUADRO DE CAMBIOS.- VERSION FECHA DE REVISION DESCRIPCION DEL CAMBIO REVISADO POR APROBADO POR 00 Elaboración FIRMA FECHA DE APROBACION