MACROPROCESO GESTIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS PROCESO PRESTACIÓN DEL SERVICIO SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE REFRIGERIOS

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1 MACROPROCESO GESTIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS PROCESO PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROCEDIMIENTO REVISADO POR Jefe APROBADO POR Directora de Servicios Universitarios

2 1. OBJETIVO. Realizar la programación efectiva de los refrigerios mediante la ejecución de las actividades que conlleven a una respuesta oportuna y satisfactoria ante las solicitudes recibidas. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud del refrigerio hasta la programación del refrigerio por parte de la unidad. 3. DEFINICIONES Refrigerio: Es una comida moderada, generalmente compuesta por una bebida y un sólido entre 80 y 120 gramos, que se toma como onces, medias nueves, coffe break; entre otros. No es un almuerzo, ni comida completa. Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD): Documento que se registra en el Sistema Finanzas Plus a través del cual se legalizan los compromisos adquiridos con terceros o con unidades de la misma Universidad y con los cuales se determina la disponibilidad de presupuesto y por ende la cancelación del bien o servicio obtenido. Servicios Externos: Son aquellos servicios solicitados por personas naturales o jurídicas para el desarrollo de actividades personales o empresariales. Servicios Internos: Se entiende por servicios internos, los servicios que suministran, prestan o reciben las unidades o actividades de la Pontificia Universidad Javeriana Bogotá. Ejemplo: Los servicios prestados por los Servicios de a las unidades de la Universidad. Página 2 de 15

3 4. CONDICIONES GENERALES Únicamente se gestionarán las solicitudes de refrigerios que se reciban por correo electrónico al correo institucional junto con el respectivo formato de solicitud del refrigerio. Todo refrigerio debe ser solicitado mínimo con dos días hábiles de anticipación a la realización del mismo. Para refrigerios de más de 80 asistentes la solicitud debe realizarse con una semana de anticipación; lo que les permitirá disponer de todos los productos de la carta de menú de. En caso de ser solicitado por fuera de los plazos establecidos la prestación del servicio estará sujeta a la oferta de los productos disponibles. En los casos que el usuario envíe el Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) y no haya enviado el formato de solicitud del refrigerio, el lo contactará para solicitarle el envío del formato a través de correo electrónico. Todas las generalidades y detalles del refrigerio deben ser especificados en el formato de Solicitud de Refrigerio (SC-P33-F04). Los productos que el usuario podrá solicitar en el servicio de refrigerios corresponderán a los descritos en la carta de refrigerios, la cual estará publicada en la página web de la unidad. Para los servicios de refrigerios solicitados por el Centro de Educación Continua el Coordinador de Servicios Especiales y el elaborarán el menú de refrigerios mensual, con dos opciones de menú diarios (sal y dulce) y realizarán el envío mensualmente al Centro de Educación Continua. Los refrigerios solicitados por el Centro de Educación Continua están sujetos a la oferta anual presentada por la unidad de ; en lo referente a productos, precios y servicio. El servicio de refrigerio podrá ser entregado al usuario solicitante o servido a la mesa según se requiera; en este último caso el usuario asumirá el costo del servicio de meseros. Es responsabilidad del enviar al usuario la cotización a más tardar un día hábil después de la recepción de la solicitud del refrigerio. Página 3 de 15

4 El número de meseros requeridos para una optima prestación del servicio es determinado por el Coordinador de Servicios Especiales y no podrá ser modificado por el usuario. El pago de los refrigerios solicitados por parte de las unidades de la Pontificia Universidad Javeriana se realizará a través de Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD). El pago de los refrigerios solicitados por entidades externas a la Pontifica Universidad Javeriana se realiza a través de consignación bancaria, carta de compromiso u orden de servicio. Las unidades entregarán físicamente el Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) en las oficinas de o podrá ser enviado vía fax al teléfono ext o escaneado al correo institucional El valor a pagar por parte del usuario corresponderá al valor exacto de la cotización aprobada; ya que no habrá lugar a devolución de dinero. Es responsabilidad del verificar que el usuario solicitante entregue el comprobante de pago, previo a la prestación del servicio. Cuando el pago del refrigerio se realice a través de consignación bancaria, el usuario deberá consignar el dinero en la cuenta corriente del Banco Santander N a nombre de la Pontificia Universidad Javeriana. Cuando el pago del refrigerio se realice a través de consignación bancaria el verificará que el usuario presente en las Oficinas de los el original de la consignación con los datos completos de la empresa o del particular (NIT, cedula, dirección y teléfono). Cuando el pago del refrigerio se realice a través de carta de compromiso u orden de servicio el usuario presentará original y dos copias en las Oficinas de los y el verificará que la información este completa (Razón social, NIT, dirección, teléfono, nombre del contacto, fecha de corte y valor autorizado a cobrar). Solamente se ejecutarán los refrigerios si el usuario hizo entrega del Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD), comprobante de pago (consignación bancaria) o carta de compromiso correspondiente antes de las 2:00 p.m del día anterior a la prestación del servicio. Página 4 de 15

5 Los gastos de transporte para servicios prestados fuera de las instalaciones de la Universidad serán asumidos por el usuario. La unidad atenderá el servicio de refrigerios en el horario aprobado en la cotización, de extenderse el horario el Líder de Meseros de lo autorizará de acuerdo a la disponibilidad del personal. Está prohibido el ingreso de alimentos y bebidas al servicio por parte de los solicitantes y asistentes. La cancelación o suspensión de los refrigerios por parte de los usuarios deberá hacerse a través de correo electrónico al correo institucional con un día hábil de anticipación a la prestación del servicio. Para refrigerios de más de 80 personas debe hacerse con dos días hábiles de anticipación, antes de las 2:00 p.m. Los refrigerios que sean solicitados por el Centro de Educación Continua para ser entregados en el 5 y 6 piso del Edificio Fernando Barón o en el primer piso del Centro de Educación Continua no se les cobrará el servicio de meseros. Las modificaciones a la cotización aprobada por parte del usuario serán informadas a través de correo electrónico al correo institucional mínimo con un día hábil de anticipación a la realización del refrigerio. Si posterior al pago del refrigerio por parte del usuario se presenta un incremento en el número de asistentes deberá ser notificado a través de correo electrónico al correo institucional mínimo con un día hábil de anticipación a la prestación del servicio, así mismo el usuario presentará el comprobante de pago, carta de compromiso o Registro de Disponibilidad (RD) correspondiente antes de la prestación del servicio. Si al momento de entregar el refrigerio el número de asistentes es inferior al indicado en la cotización aprobada no se modificará el valor del refrigerio y el usuario podrá disponer del producto. Página 5 de 15

6 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. No. 1 DESCRIPCIÓN Recibe del usuario debidamente diligenciado el formato Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04) al correo electrónico institucional Verifica que la información suministrada por el usuario en el formato Solicitud de (SC-P33-F04) este completa: UNIDAD RESPONSABLES CARGO 2 Si la información está completa: Remítase a la actividad 3. Si la información no está completa: Solicita al usuario la información requerida. 3 Asigna el consecutivo e imprime el formato Solicitud de (SC- P33-F04). 4 Elabora la cotización a través del formato Cotización de refrigerios (SC- P33-F05). 5 Envía al usuario a través de correo electrónico el formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) como imagen en el cuerpo del correo y le solicita respuesta de aprobación. Página 6 de 15

7 No. DESCRIPCIÓN Recibe y verifica el correo de respuesta de aprobación del formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) por parte del usuario: Si el usuario no solicita ajustes y aprueba la cotización. UNIDAD RESPONSABLES CARGO 6 Remítase a Actividad 7. Si el usuario solicita ajustes a la cotización: Acuerda con el usuario las modificaciones requeridas y realiza las mismas. 7 Imprime el formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) aprobado por el usuario. 8 Realiza la programación del refrigerio. 5.2 DE EDUCACIÓN CONTINUA. No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 1 Elabora la programación mensual de refrigerios para el Centro de Educación Continua; con dos opciones diarias (sal y dulce). / Coordinador de Servicios Especiales 2 Envía programación mensual de refrigerios al Centro de Educación Continua y a la Dirección de Servicios Universitarios. Coordinador de Servicios Especiales Página 7 de 15

8 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 3 Recibe la solicitud del refrigerio a través del formato diligenciado Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04) por parte del Centro Educación Continua al correo electrónico Verifica que la información suministrada por el Centro de Educación Continua en el formato Solicitud de refrigerios (SC- P33-F04) esté completa: 4 Si la información está completa: Remítase a la actividad 5. Si la información no está completa: Solicita al Centro de Educación Continua la información requerida. 5 Asigna el consecutivo e imprime el formato Solicitud de (SC- P33-F04). 6 Elabora la cotización a través del formato Cotización de refrigerios (SC- P33-F05). 7 Envía al Centro de Educación Continua a través de correo electrónico el formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) como imagen en el cuerpo del correo y le solicita respuesta de aprobación. Página 8 de 15

9 No. DESCRIPCIÓN Recibe y verifica el correo de respuesta de aprobación del formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) por parte del Centro de Educación Continua: UNIDAD RESPONSABLES CARGO 8 Si el Centro de Educación Continua no solicita ajustes y aprueba la cotización. Remítase a Actividad 9 Si el Centro de Educación Continua solicita ajustes a la cotización: Acuerda con el Centro de Educación Continua las modificaciones requeridas y realiza las mismas. 9 Imprime el formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) aprobado por el Centro de Educación Continua. 10 Realiza la programación del refrigerio. Página 9 de 15

10 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: Página 10 de 15

11 5.1 PROCEDIMIENTO INICIO Recibe del usuario debidamente diligenciado el formato Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04) al correo electrónico institucional Formato Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04) Verifica que la información suministrada por el usuario en el formato Solicitud de (SC-P33-F04) este completa: NO La información está completa? SI Solicita la información requerida. Asigna el consecutivo e imprime el formato Solicitud de (SC-P33-F04). Elabora la cotización a través del formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05). A Pagina 11 de 15

12 A Envía al usuario a través de correo electrónico el formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) como imagen en el cuerpo del correo y le solicita respuesta de aprobación. Formato Cotización de refrigerios (SC-P33- F05) Recibe y verifica el correo de respuesta de aprobación del formato Cotización de refrigerios (SC- P33-F05) por parte del usuario: Usuario aprueba la cotización? NO SI Acuerda con el usuario las modificaciones requeridas y realiza las mismas. Imprime el formato Cotización de refrigerios (SC- P33-F05) aprobado por el usuario. Realiza la programación del refrigerio. FIN Pagina 12 de 15

13 5.2 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN CONTINUA INICIO /Coordinador de Servicios Especiales Elabora la programación mensual de refrigerios para el Centro de Educación Continua; con dos opciones diarias (sal y dulce). Coordinador de Servicios Especiales Envía programación mensual de refrigerios al Centro de Educación Continua y a la Dirección de Servicios Universitarios. Recibe la solicitud del refrigerio a través del formato diligenciado Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04) por parte del Centro Educación Continua al correo electrónico Verifica que la información suministrada por el Centro de Educación Continua en el formato Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04) esté completa: NO La información está completa? SI Solicita al Centro de Educación Continua la información requerida. Asigna el consecutivo e imprime el formato Solicitud de (SC-P33-F04). Elabora la cotización a través del formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05). B Pagina 13 de 15

14 B Envía al Centro de Educación Continua a través de correo electrónico el formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) como imagen en el cuerpo del correo y le solicita respuesta de aprobación. Formato Cotización de refrigerios (SC-P33- F05) Recibe y verifica el correo de respuesta de aprobación del formato Cotización de refrigerios (SC- P33-F05) por parte del Centro de Educación Continua: Usuario aprueba la cotización? NO SI Acuerda con el Centro de Educación Continua las modificaciones requeridas y realiza las mismas. Imprime el formato Cotización de refrigerios (SC- P33-F05) aprobado por el usuario. Realiza la programación del refrigerio. FIN Pagina 14 de 15

15 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Formato solicitud de refrigerios. Formato Cotización de refrigerios CÓDIGO SC-P33-F04 SC-P33-F05 Página 15 de 15

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