Digitalización y Gestión Documental. Mejorando la Productividad Organizacional con la Administración Inteligente de Documentos

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1 Digitalización y Gestión Documental Mejorando la Productividad Organizacional con la Administración Inteligente de Documentos

2 Estructura de la presentación Parte 1: Bienvenida Digitalización Introducción y conceptos Qué es un Documento? Qué es digitalización Términos utilizados. Línea de Digitalización Beneficios Normatividad y Digitalización con Valor Legal Términos legales. Normatividad actual sobre procesos de Digitalización. Norma Técnica de Indecopi. Participación del Fedatario en los procesos. Firmas Digitales/Intercambio Electrónico de Documentos. Ventajas de la Digitalización con Valor Legal. Break

3 Estructura de la presentación Parte 2: Gestión Documental Ciclo de vida del contenido en la organización La colaboración en los procesos de gestión documental La retención y el uso efectivo de la tecnología Demostración Captura Validación/Control de Calidad Indexación Fedateo Reprocesos. Flujo de Trabajo Búsqueda en Gestor Documental. Cierre

4 Digitalización Introducción y Conceptos Daniel Infante Lizano Consultor Senior TI

5 Lo que la Prensa opina

6 Introducción y Conceptos La cantidad de información está creciendo cada año Incluye data estructurada, semiestructurada y no estructurada Mas del 80% de la información empresarial es no estructurada El contenido no estructurado crece alrededor del 200% por año. Estructurado Contratos, imágenes, rayos X, manuales, mensajes instantáneos, s y anexos, formas, cheques Filas y Columnas No estructurado 80% Source: Fulcrum Research Formularios, PDFs, Rich Media, papel, audio y video, documentos, páginas web, XML, facturas, registros

7 Los problemas con el Papel Lento, Caro e Ineficiente Tiempo de Respuesta y Servicio Espacio Fisico Limitado Altos volumens y Variedades de Doc. Riesgo de Pérdida de Información

8 Situación típica

9 Continuidad de Operaciones

10 Los problemas y sus costos Un documento, en promedio, es copiado (ya sea física o electrónicamente) de 9 a 11 durante su vida útil. Esto genera un costo Original El almacenamiento físico de los documentos genera un costo (La logística representa un 25% del costo total) Localizar un documento mal archivado representa también un costo (de 3% a 5% de los documentos de una organización, son extraviados o mal archivados) Un trabajador emplea entre el 20% y 30% de sus horas de trabajo localizando información Fuente: Gartner Group

11 Un Dato Estadístico El número de documentos generados en electrónico y papel llegará a 20 trillones (Un 2 seguido de 18 ceros) en los próximos 5 años en Latinoamérica.¹ El uso del papel está subiendo en 8% cada año; en una empresa que vende en promedio $1 billón, se genera más de 88 millones de páginas ¹ Fuente: Gartner anuales. Group

12 Sabías que

13 Digitalización Recepción de Lotes Digitalización Grabación y Almacenamiento DVD

14 Qué es un Documento? Contrato Factura Carta Examen Publicidad Noticia Cheque Nota de Crédito Video Fotografía Audio Tabla de Base de Datos Expediente Y más

15 Qué significa Digitalización? Formalmente, Digitalización es el proceso mediante el cual convertimos datos en formato de papel, en formato digital. Puede ser este último desde una imagen bitmap (BMP), hasta un archivo de tipo PDF. La Digitalización, sin valor legal, se usa para crear, en su mayoría, documentos de trabajo y /o respaldo (backup).

16 Términos y tipos de Captura Imagen OCR: Optical Character Recognition. ICR: Intelligent Character Recognition. OMR: Optical Mark Recognition

17 Por dónde empezar? Soluciones Diferentes, para problemas Diferentes Soluciones de: TARDE BORRACHO LIPSTICK Digitalización (escaneo con captura de información) Gestión Documental Content Management BPM Generación de Documentos CCM (Customer Comunication Managment) Consultoría y Servicios

18 Dos Tipos de Necesidades de Digitalización Digitalización del Histórico Digitalización del Día a Día

19

20 Qué significa Digitalización con Valor Legal? La Digitalización con Valor Legal consiste en la operación mediante la cual, los documentos (sean estos físicos o electrónicos) pasarán a contar con un sustento legal (fedateo) y sean perfectamente utilizables en las operaciones internas o externas de la empresa. Los documentos así electrónicos legalizados se convierten en sustentos legales, tributarios o de auditoría de la empresa, ahorrando a esta los costos de almacenamiento físico de papel.

21 Haciéndolo desde diversas fuentes Escáneres Valor legal con -> firma digital Faxes MFs Directorio de Red CAPTURAR PROCESO CLASIFICAR EXTRAER VALIDAR ENTREGAR eforms

22 Flujo Estándar Línea de Digitalización INICIO Recepción de Lotes Apertura y Clasificación Preparación de Documentos Digitalización Conversión Fotografía y Video a Digital Fedateo Indexación Gestión Documental QA Imágenes Empaquetado y Devolución Si es con Valor Legal Si es con Valor Legal Bóveda Certificada FIN Preparación de Output y Almacenamiento Grabación y Almacenamiento DVD

23 Podemos capturar todo tipo de Documentos

24 Por qué puede ser problemático este original? Logo con Bajo Contraste Texto de Matriz de Puntos Resaltador Manuscrito y Carbónico Mancha de Taza de Café Fondo Sombreado

25 Mejorando la imagen El Logo de bajo contraste es visible. Se mejoró el text de matriz depuntos. El texto resaltado es legible. Se mejoró el texto manuscrito, que estaba difuso. La mancha no interfiere con el código de barras. Tamaño del Archivo = 39 KB Al eliminar el fondo se achica el tamaño del archivo.

26 Tecnologías de clasificación Auto Análisis Con Anclas Análisis por Texto Análisis escrito a mano Base de imágenes Logo Palabras clave Reconocimiento automático

27 Digitalización Beneficios

28 Podemos TRANSFORMAR LA INFORMACIÓN EN UNA VENTAJA GERENCIAR, ADMINISTRAR Y TRABAJAR SIN PAPEL ADMINISTRACIÓN INTELIGENTE DE LA INFORMACIÓN

29 Áreas de oportunidad Finanzas Es una solución para: Gerencia: Obtener más tiempo productivo de sus equipos Mejorar ciclos y calidad de proceso Lograr el cumplimiento de plazos legales y objetivos Reducir costos directos (papel, fotocopias, toner) Costos Indirectos (Courier, servicio técnico)

30 Áreas de oportunidad Es una solución para: Recursos Humanos: Medir indicadores de productividad y rendimiento Garantizar que los procesos estén alineados y no se queden sin atender Reducción de horas extra Empleados Encontrar rápida y fácilmente documentos Manejarlos solo con el mouse, transferirlos con un botón

31 Por qué conviene digitalizar? Reduce Costos de Mantenimiento, Aumenta la Rentabilidad Se siguen los lineamientos normativos Auditoría y Seguridad en la Integridad (No alteraciones) Disponible, Distribuida, Correcta, Integrada

32 Por qué buscar una solución? Retorno de Inversión Obtener el mayor valor de su contenido creándolo una sola vez y compartiéndolo a través de la Organización a través de múltiples canales, interna y externamente Eficiencia Disminuir los costos e incrementar la eficiencia operativa al automatizar procesos de negocio y Asegurar la distribución de contenido a usuarios correctos en el tiempo correcto. Cumplimiento y Control Asegurar el cumplimiento de leyes, regulaciones y estándares impuestos por políticas y procesos Internos o externos Colaboración Mejorar la eficiencia y la toma de decisiones permitiendo a los equipos de trabajo compartir Ideas e información a través de la organización

33 Beneficios 1. Reduce hasta el 80% del tiempo que se necesita para encontrar información vital. 2. Proporciona acceso fácil y seguro a los documentos desde cualquier lugar, 24 / Reduce los costos operativos y ayuda a cumplir los objetivos de sostenibilidad mediante la reducción de uso de papel, almacenamiento de documento y eliminación de residuos, la energía y el transporte. 4. Drásticas mejoras en la eficiencia y la productividad con un rápido retorno de la inversión. 5. Garantiza que todos los documentos requeridos estén accesibles en unos pocos clics. 6. Facilidad para añadir contenidos y compartirlos. 7. Facilita a los usuarios la gestión de contenidos web sin afectar a TI. 8. Procesos sofisticados de automatización de flujos de trabajo.

34 Preguntas??

35 Gracias!

36 NORMATIVIDAD Y DIGITALIZACION CON VALOR LEGAL Dr. Carlos Pedroza Barrios Fedatario Juramentado con especialización en Informática

37 Términos usados Imagen Escaneada Imagen Digitalizada Archivo Archivo copiado Digitalización Archivo/Base de Datos Es exactamente igual al original Debe estar completo Durar en el tiempo No modificable Ubicuidad (donde) Microforma Microduplicado Micrograbación Microarchivo Absoluta Fidelidad Absoluta integridad Durabilidad Inalterable Fijeza

38 Importancia del Proceso de Micrograbación Reducción de Costos. Concurrencia en el acceso de la información. Incremento de la productividad del personal. Reducción en los tiempos de respuesta. Mejor atención a los clientes Mejor imagen institucional. Darle validez legal al Archivo virtual que se formará.

39 Para que podamos producir Microformas Debemos cumplir dos requisitos: Orden Técnico Orden Formal

40 Requisitos de Orden Técnico Certificado de Idoneidad Técnica para Producción de Microformas Se expide en base a: 1. NTP emitida por el Indecopi 2. Reglamento para la producción de Microformas administrada por SGS del Perú 3. Cumplimiento de la especificaciones técnicas declaradas por la organización solicitante

41 Requisitos de Orden Formal Fedatario Juramentado con especialización en Informática 1. Depositario de la fe Pública 2. Mantiene su independencia de las empresas a las que ofrece sus servicios 3. Supervisa el Proceso de micrograbación 4. Emite actas de apertura, de cierre, de conformidad 5. Puede usar la firma digital

42 Requisitos de Orden Formal Fedatario Juramentado con especialización en Informática 1. Ser Abogado 2. Debe reunir condiciones exigibles para ser Notario 3. Debe obtener el Diploma de Idoneidad Técnica 4. Registrar su firma en el Colegio de Abogados de la jurisdicción 5. Prestar juramento ante el Presidente de la Corte Superior o ante quien delegue esta función

43

44 Qué debe garantizar el Proceso de Micrograbación? 1. Microformas reproduzcan los documentos originales con absoluta fidelidad e integridad. 2. Microformas posean cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a los documentos originales. 3. Microduplicados sean reproducciones de contenido exactamente igual a las microformas originales. 4. A partir de las microformas y de los microduplicados pueden recuperarse, en papel u otro material similar, copias fieles y exactas del documento original.

45 LEGISLACION D.Leg Nº de octubre de 1991 Regula el uso de tecnologías de avanzada para el archivo de documentos DS Nº JUS 27 de junio 1992 Reglamento del DL Nº 681 Ley Nº de mayo de 1996 Modificatoria del DL Nº 681 D. Leg N de junio de 1996 Amplían alcances del DL Nº 681 a las entidades públicas Resolución Nº /INDECOPI-CRT 16 de enero 1998 Aprueban el reglamento para la certificación de la idoneidad técnica del sistema de producción y almacenamiento de microformas DS N ITINCI 21 de febrero de 1998 Aprueban requisitos y procedimiento para otorgamiento de certificado de idoneidad técnica para la confección de microformas

46 LEGISLACION DS Nº JUS - 26 de marzo de 2000 Reglamentan la ampliación del alcance del DL Nº 827 y se establecen requisitos para la formación de los representantes de la fe pública Ley N de mayo de 2000 Ley de Firmas y Certificados Digitales RM N JUS 24 de junio de 2000 Reglamento para supervisión de eventos de capacitación de fedatarios juramentados con especialidad en informática DS N PCM 19 de julio 2008 Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales

47 LEGISLACION DS N TR - 22 de enero de 1998 Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago Ley Nº de junio de 2000 Ley que modifica el Código Civil permitiendo el uso de los medios electrónicos para la comunicación de la manifestación de voluntad y la utilización de la firma electrónica Ley N de febrero 2001 Ley sobre notificación por correo electrónico Ley N de enero de 2002 Ley marco de modernización de la gestión del estado Ley N de marzo de 2004 Ley que establece los alcances del DL N 681 Conservación de documentos con contenido tributario Ley N de julio de 2000 Ley que establece funciones de la CONASEV y la SBS para autorizar e inscribir a empresas e instituciones que recurren a servicios de microarchivos cuando estas no cuentan con un microarchivo propio

48 MUCHAS GRACIAS Carlos Pedroza Barrios Abogado Fedatario Juramentado con especialización en Informática

49 Solución de Gestión de Contenidos Luis Serrano Senior Consultant

50 Datos interesantes Durante su vida útil un documento tiene una media de 17 copias Fuente: AIIM.org En promedio, 90% del tiempo de vida util de un documento se gasta en trafico y colas. En otras palabras, necesidad de gerenciamiento Fuente: Delphi Consulting De cada 20 documentos, 1 se pierde Fuente: Bitwaise Las personas pierden entre 20% a 30% de su tiempo, localizando y recuperando información Fuente: CYCO Procesos administrativos se pierden por no encontrar el documento correcto en el plazo estipulado por ley Fuente: FEM

51

52

53 Dos tipos de información Contenidos Estructurados Contenidos No Estructurados ~20% de los contenidos Crecimiento anual de 4% Como consecuencia Contenido difícil de encontrar y usar Costos altos de impresión y envío Falta de seguridad y control de versión Duplicación de contenido Procesos redundantes y manuales Contenido desactualizado Manejo inadecuado de ciclo de vida ~80% de los contenidos Crecimiento anual de 200%

54 Paso 1: Consolidación Llevar el contenido físico a un ambiente administrado Repositorio de Gestión de Contenido

55 Paso 2: Federación Gestión a través de los distintos repositorios de contenido Aplicaciones Empresariales Archivos de Correo electrónico Captura Seguridad Versionamiento Busqueda Retención Disponibilidad Bases de Datos Aplicaciones Legacy Servidores de Archivos Contenido Físico

56 Paso 3: Seguridad Externa Administrar la información más allá del firewall Aplicaciones Empresariales Archivos de Correo electrónico Captura Seguridad Versionamiento Busqueda Retención Disponibilidad Bases de Datos Aplicaciones Legacy Servidores de Archivos Contenido Físico

57 Ciclo de vida de la gestión Capturar documental Almacenar Indexar Versionar Crear Limpiar Gestionar Publicar Retener Buscar Distribuir

58 Ciclo de vida de la información Aprobadores

59 Muchas Gracias

60 Digitalización y Gestión Documental Mejorando la Productividad Organizacional con la Administración Inteligente de Documentos

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