Microsoft Dynamics CRM

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1 Microsoft Dynamics CRM CRM Sencillamente Potente Permite a su Institución contar con un sistema de gestión y herramientas tecnológicas de información para tomar decisiones, tener una visión global e interdepartamental integrada a través de procesos ágiles orientados a las operaciones diarias asociadas a eventos y catálogos, identificando y dando seguimiento a prospectos, generando oportunidades y consiguiendo la inscripción de los nuevos alumnos. Permite identificar y darle seguimiento a los prospectos (generación de demanda), automatizar los procesos de promoción y captación, así como proveer información por carrera o estudios solicitados, para la mejor toma de decisiones. Plataforma Online y On Permise Usuarios Móviles Software específico para el sector educativo. Enfocado, diseñado y preconfigurado para cubrir las necesidades del sector Académico.

2 Prospectos Los prospectos son los posibles candidatos interesados en ingresar a la Institución. Las siguientes imágenes muestran las definiciones de los campos en la entidad del Prospecto, la sección y pestaña a la que p ertenecen, así como la forma de visualizar los campos dentro de la aplicación. Incluyendo la información general como: campaña, origen, escuela de procedencia, etc. Contactos A través del SICAPE CRM una vez que se ha calificado al Prospecto, este se convierte en un Contacto con estatus de Aspirante. Al contacto Aspirante se le asocia un registro de Oportunidad de inscripción con lo cual podrá pasar a ser un contacto tipo Alumno. Oportunidad de Inscripción En el SICAPE CRM la oportunidad de inscripción se alimenta con la información acerca de estudios deseados, año que se pretende ingresar, seguimiento a las distintas fases de proceso, estatus general del proceso. Esta oportunidad puede ser cerrada como lograda cuando termina en una inscripción o bien en pérdida identificando el motivo por el cual no se logró e incluso si es que el aspirante se decidió por alguna otra institución. Colegios En el SICAPE CRM se lleva a cabo también la Administración de la relación con los colegios para determinar la procedencia de los prospectos y aspirantes con los que se tengan convenios a través de becas, pase automático, revalidación de materias, etc. ya que son parte importante del seguimiento del alumno ya inscrito y la forma en la que estará asociado a su Institución. También se mantiene liga con el catálogo de contactos para asociar al personal de su Institución con el alumno con quienes se puedan validar temas de interés (Directores, profesores, asesores, etc.) Catálogos En Reportes el SICAPE CRM se lleva el control de la información a través de catálogos para su consulta, reporteo y generación de gráficas para la toma de decisiones Año Catálogo para identificar y ligar los registros de año o ciclo de interés de cada alumno que desea ingresar a su Institución. Campus Información de los distintos campus que pueda tener su Institución para identificar que el proceso de inscripción de un aspirante está interesado en alguno de ellos en forma específica. Direcciones Se refiere a catálogos asociados que contengan los datos completos de la ubicación del aspirante: Calle, Colonia, Estado, Municipio, etc. Estudios Es el catálogo de los estudios o carreras que ofrece su institución y con los cuales se puede obtener el reporte de los más solicitados. Eventos Es el catálogo de eventos de promoción que se llevan a cabo para la captación de prospectos. Esta información es clave para la realización y medición de campañas. Nacionalidad Catálogo de nacionalidades para identificar la procedencia del Prospecto o Aspirante. Esto es de gran ayuda para el manejo de convenios y becas que pueda ofrecer su Institución. Origen del Prospecto Catálogo de orígenes de procedencia. Este registro se refiere al nombre de la escuela o institución de la cual proviene y de donde se pueda llamar en caso de requerir corroborar cartas de buena conducta y/o Constancia de

3 Reportes La construcción de los reportes se realiza por medio de las herramientas de SQL Server Reporting Services. Algunos de los Reportes que se obtienen de la información registrada son: AIumnos inscritos por tipo de examen. Alumnos Inscritos por tipo de Ingreso. Aspirantes Non-show (los que ya no se inscribieron). Aspirantes por tipo de ingreso. Aspirantes registrados que asistieron al examen de admisión y los que no asistieron. Por Departamento: Se detalla la información acerca de los distintos departamentos con sus carreras o licenciaturas de acuerdo al número total de aspirantes inscritos. Por Carrera: Contiene información del número de estudiantes que fueron aceptados por carrera de acuerdo a la entidad federativa y al colegio de procedencia. Por Entidad Federativa: Se presenta la información conforme a la cantidad de prospectos que se han inscrito o no en la Universidad, así como de acuerdo al estado y la escuela de procedencia. Por Colegios: Datos generales como domicilio, teléfono, entidad federativa, y tipo de convenio además de datos de directivos y orientadores. De Prospectos: Por Institución, Entidad Federativa, Periodo de Ingreso, Área de Interés, Tipo de Seguimiento, etapa de admisión. De Aspirantes: Por Tipo de Ingreso, Periodo de Ingreso, Colegio, Entidad Federativa, Licenciatura y Tipo de seguimiento. De Aceptados: Alumnos de nuevo ingreso clasificados de acuerdo a su Situación Financiera, Tipo de Ingreso, Periodo de Ingreso, Colegio, Entidad Federativa, por Licenciatura. Funcionalidad La captación de alumnos es un proceso para incentivar a nuevos alumnos a inscribirse a la Institución y a egresados a continuar sus estudios. La usuarios de SICAPE registran los EVENTOS (desayunos informativos, visitas a escuelas, ferias, exposiociones, etc) para dar a conocer, informar y fortalecer la imagen de su institución y los servicios que esta ofrece, así como incentivar la decisión final de inscribirse en período y año elegidos. A través de una buena Promoción siempre se tendrá la posibilidad de crecer y captar nuevo alumnado (prospectos). En el SICAPE se registran los PROSPECTOS, los cuales pasan por diferentes etapas: * Contactos: Prospecto validado. * Aspirantes: Se le otorga derecho a examen de admisión y se crea oportunidad. * Aceptados: Se le otorga ficha de inscripción. * Inscritos: Alumno de nuevo ingreso. Para lograr una institución exitosa es necesario crear ESTRATEGIAS EFECTIVAS. A través del SICAPE, no sólo se tiene acceso inmediato a los datos clave sino que también permita compartir la información y colaborar en tiempo real. Con esto se podrán tomar decisiones que logren un incremento en el número de aspirantes y el control de alumnos y egresados, eliminando tareas repetitivas y trabajando con datos seguros y confiables en toda su Institución.

4 Características 1. Generación y Control de Actividades. Rastreo, sincronización y reporteo de actividades: correos electrónicos, llamadas telefónicas, tareas, citas, etc. Todo queda calendarizado y con la posibilidad de conectarse de forma transparente al Outlook, de manera que el usuario esté conectado en todo momento al SICAPE para el seguimiento oportuno de las actividades. 2. Generación de Catálogos. Con SICAPE toda la información que se ingresa queda almacenada en repositorios adicionales que se alimentan de las actividades como: campañas, eventos, colegios, campus, ID de alumnos, direcciones, nacionalidad, origen, estudios, períodos, ciclos o años, exámenes, 3. Seguimiento óptimo de la información. Se establecen de forma automática flujos de trabajo que llevan de la mano al usuario del SICAPE para continuar con las actividades establecidas para un correcto seguimiento de prospectos, aspirantes y egresados. 4. Generación de Reportes Dentro de SICAPE se manejan reportes ya preestablecidos, los cuales pueden ser compartidos o estableciendo seguridad por usuario y consultarlos aun estando fuera de línea. 5. Generación de Reportes Personalizados. Los reportes no nativos de este vertical SICAPE se analizarán y acordarán determinando si son realmente necesarios para el usuario, evitando con esto modificar la esencia del vertical. 6. Exportación e Importación de Información. SICAPE tiene la capacidad de establecer una importación y exportación dinámica de datos hacia Excel que cualquier usuario puede hacer fácilmente de acuerdo al acceso que tenga permitido. 7. Navegación Inteligente. Con SICAPE se cuentan con una navegación Inteligente y nativa que lo hace fácil de implementar y disminuye los tiempos de capacitación a través de un aprendizaje intuitivo de los usuarios. 8. Obtención de Gráficas. Con SICAPE se tiene la facilidad de generar gráficas fácil y rápidamente de la información registrada en los catálogos para apoyar el seguimiento y toma de decisiones en tiempo real y con información precisa. Por ejemplo, conocer las razones por la cuáles el prospecto no pasó la siguiente etapa de admisión. 9. Seguridad por usuario. Cada usuario cuenta con una licencia que le proporciona su propio acceso y seguridad de acuerdo al área y/o responsabilidad que tenga de la información. Dependiendo de esto, se generan acceso diferentes, desde áreas de trabajo, ventanas y campos de registro de información. Beneficios Centralizar la información de sus prospectos para mantener al día la lista de aspirantes y convertirlos en oportunidades hasta llegar al momento de la inscripción. Gestionar todos los aspectos del ciclo de vida del proceso de Captación y Promoción del alumnado. A través de los CATÁLOGOS GENERALES se tienen almacenados todos los datos importantes para llevar un control eficiente y al día de los prospectos, logrando una segmentación a través de las diferentes vías de captación estableciendo un amplio conocimiento de los mismos y con ello una comunicación más eficiente. Asignar la cartera de prospectos y aspirantes a Promotores con información real y en línea. Identificar a través del HISTORIAL DE ACTIVIDADES el estatus de prospectos, alumnos y egresados y llevar un seguimiento óptimo del proceso de cada uno, con la finalidad de ATRAER A NUEVOS ASPIRANTES en los niveles que ofrece la institución. Siendo en esencia un VERTICAL ACADÉMICO, el SICAPE tiene la capacidad de INTEGRARSE con terceras aplicaciones y en caso de necesidades específicas, integrar nuevos reportes o capacidades que requiera su Institución. SICAPE ES LA SOLUCIÓN EDUCATIVA que MICROSOFT DYNAMICS CRM pone a su alcance para integrar las áreas encargadas del seguimiento a la PROMOCIÓN, CAPTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ADMISIÓN de los aspirantes a la Institución.

5 MEXICO Ave. Roble 525 Tercer Piso Col. Valle del Campestre San Pedro Garza Garcia Monterrey, N.L. C.P Tel: + 52 (81) Fax: +52 (81) Insurgentes Sur 586 Despacho 402 Col. del Valle Delegacion Benito Juarez Mexico, D.F. C.P Tel: + 52 (55) Fax: +52 (55) USA 3925 West Braker Lane Suite Austin, Tx Tel: (512) CHILE Vitacura, Santiago Tel: +56 (2) Tel: +56 (2) PERU Jiron Johann S. Bach 190 Int, 203 Los Alamos de Monterrico Santiago de Surco Lima, PeruC.P. 33

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