CIRCULAR SOBRE DIETAS Y GASTOS DE VIAJES

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1 CIRCULAR SOBRE DIETAS Y GASTOS DE VIAJES Al objeto de normalizar el procedimiento, así como racionalizar y optimizar el gasto y lograr la máxima agilización de la tramitación de las solicitudes de permisos e indemnizaciones por razón del servicio encomendado y por asistencia a cursos de formación y perfeccionamiento, jornadas y similares que se celebren fuera del Ayuntamiento de Sevilla, se establecen los siguientes criterios: PRIMERO: ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Circular será de aplicación al personal que se relaciona a continuación: - Alcalde, Concejales y miembros de la Junta de Gobierno Local. - Directores Generales. - Personal funcionario y laboral del Ayuntamiento de Sevilla. - Personal eventual para puestos de confianza. - Resto de personal que en virtud de acuerdo expreso quede sometido a la presente circular. SEGUNDO: AUTORIZACIÓN La aprobación de permisos, indemnizaciones, asistencias y dietas del personal relacionado en el punto anterior, corresponde al titular de la Dirección General de Hacienda y Recursos Humanos, en virtud de la competencia atribuida por delegación de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Sevilla mediante acuerdo de fecha 8 de noviembre de TERCERO: SOLICITUDES Deberán ser presentadas en el Registro de Recursos Humanos con una antelación mínima de QUINCE DIAS al inicio de la comisión de servicio o de la acción formativa, debidamente cumplimentadas en impreso establecido al efecto (Portal del Empleado/Área común/ Documentos de interés/ Recursos Humanos/Impresos/Solicitud Dieta RR HH o Solicitud Dieta acciones formativas externas), en el cual deberá constar la conformidad del Jefe del Servicio y Director General o Delegado del Área correspondiente, indicando claramente el nombre y apellidos del firmante. En el caso de los Concejales, constará la conformidad del Portavoz del Grupo. El incumplimiento del plazo de presentación y demás requisitos así como la falta de la documentación requerida, podrán ser motivo de desestimación. No obstante, excepcionalmente podrán aceptarse solicitudes que incumplan el plazo de presentación, cuando dicho incumplimiento sea motivado y justificado mediante informe del Jefe del Servicio o Director General correspondiente. Cuando conlleven gastos de algún tipo, deberán presentarse en todo caso con anterioridad al inicio de la comisión de servicio o de la acción formativa, a fin de ID. FIRMA infante.sevilla.org PÁGINA 1/5

2 garantizar la existencia de consignación presupuestaria. En caso contrario se considerarán denegadas. El solicitante tendrá derecho a que se le anticipe el 80 por 100 del total de los gastos que correspondan. Para ello deberá presentar su solicitud con una antelación mínima de 15 días y marcar en el impreso la casilla establecida al efecto, no siendo de aplicación la excepción de incumplimiento de plazo. Una vez finalizada la comisión, los gastos se compensarán según los importes íntegros de las facturas que se presenten, que en ningún caso, devengarán importes superiores a los expresados en las presentes normas. La falta de justificación de los gastos resarcidos por el Ayuntamiento autorizará a éste para detraer de la nómina las cantidades anticipadas. En todo caso, la concesión de las indemnizaciones estará supeditada a la existencia de consignación presupuestaria suficiente para atender el gasto propuesto. CUARTO: CUANTÍA DE LAS INDEMNIZACIONES Los gastos en concepto de dietas (por alojamiento y manutención) se abonarán según lo dispuesto en el R.D. 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón de servicio (revisadas por Resolución de 2 de diciembre de 2005, de la Secretaria de Estado de Hacienda y Presupuestos). La cuantía se fijará de acuerdo con los grupos que se especifican en el Anexo I y las cantidades establecidas en los Anexos II y III del citado RD. Dichas cantidades comprenden los gastos de manutención y los importes máximos que por gastos de alojamiento se pueden percibir día a día. Grupos Por alojamiento Cuantías en euros Por manutención Dieta entera Grupo 1 (Altos Cargos) 102,56 53,34 155,90 Grupo 2 (A1, A2 y B) 65,97 37,40 103,37 Grupo 3 (C1, C2, Agrup. profesionales) 48,92 28,21 77,13 Por lo que se refiere a los gastos de desplazamiento, toda comisión de servicio dará derecho a viajar por cuenta del Ayuntamiento de Sevilla desde el lugar de origen hasta el de destino y viceversa, en el medio de transporte que expresamente se autorice, procurando que el desplazamiento se realice en líneas regulares. Cuando excepcionalmente, así se autorice, se podrán utilizar vehículos particulares. En el caso de que dos o más empleados de un mismo Servicio, deban desplazarse por razón del servicio encomendado o por la asistencia a una misma actividad formativa, se tenderá a economizar al máximo en los gastos, utilizando conjuntamente un único vehículo, por lo que solo uno será el perceptor de la indemnización. ID. FIRMA infante.sevilla.org PÁGINA 2/5

3 Se indemnizarán según lo dispuesto en el R.D. 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón de servicio (revisadas por Resolución de 2 de diciembre de 2005, de la Secretaria de Estado de Hacienda y Presupuestos) y por la Orden EHA/3770/2005, de 1 de diciembre, por la que se revisa el importe de la indemnización por uso de vehículo particular. La indemnización queda fijada en 0,19 euros por kilómetro recorrido si se trata de automóvil y de 0,078 euros si se tratase de motocicleta. QUINTO: FORMACIÓN EXTERNA Los empleados municipales tendrán derecho a un período de 40 horas al año como máximo para la realización de actividades formativas externas, concediéndose dicho permiso no por la duración de la actividad, sino por las horas que el empleado se ausente del puesto de trabajo. Con el fin de establecer el procedimiento de acceso así como unas normas que permitan gestionar con fluidez dicho permiso, se hace necesario establecer los siguientes criterios: * Asistencia a actividades formativas no organizadas por el Ayuntamiento de Sevilla que no conllevan obligación económica: - La solicitud se realizará en el impreso establecido al efecto SOLICITUD ACCIONES FORMATIVAS (Portal del Empleado/Área común/ Formación/Solicitud Acciones Formativas) marcando la casilla de Formación Externa y cumplimentando los epígrafes correspondientes. Deberá constar la firma del interesado y del Jefe del Servicio correspondiente, con la excepción de la Policía Local, que además deberá ser firmada por el mando de la Unidad. - El Jefe del Servicio, acreditará que la asistencia del trabajador a la actividad formativa, es imprescindible para la mejora de los servicios municipales y no causa detrimento al normal funcionamiento del servicio, siendo responsable del mantenimiento del servicio público encomendado. - La solicitud irá acompañada de una copia del programa de la actividad formativa a la que se quiere asistir. - El permiso de asistencia será autorizado por el Jefe del Servicio correspondiente, que dará cuenta de lo actuado al Servicio de Desarrollo con antelación al inicio de la acción formativa. En caso de denegación, el Jefe del Servicio entregará al solicitante copia del informe que motiva la misma, remitiendo al Servicio de Desarrollo original del mismo al día siguiente de su presentación, con el fin de adoptar la resolución correspondiente. * Asistencia a actividades formativas no organizadas por el Ayuntamiento de Sevilla que conllevan obligación económica (Dietas, gastos de desplazamiento, gastos de inscripción ): - La solicitud deberá ser presentada en el Registro de Recursos Humanos con una antelación mínima de QUINCE DIAS al inicio de la acción formativa, ID. FIRMA infante.sevilla.org PÁGINA 3/5

4 debidamente cumplimentadas en impreso establecido al efecto (Portal del Empleado/Área común/ Documentos de interés/ Recursos Humanos/Impresos/ Solicitud Dieta acciones formativas externas), en el cual deberá constar la conformidad del Jefe del Servicio y Director General o Delegado del Área correspondiente, indicando claramente el nombre y apellidos del firmante. En el caso de los Concejales, constará la conformidad del Portavoz del Grupo. En el caso de la Policía Local, además deberá ser marginada por el Mando de la unidad correspondiente. - La solicitud deberá ir acompañada de: a) Informe del Jefe del Servicio correspondiente acreditando y motivando los siguientes extremos: 1. Que la actividad formativa está directamente relacionada con las funciones del puesto de trabajo del solicitante. 2. Necesidad y conveniencia de su realización para la mejora de los servicios municipales. 3. Que la asistencia del trabajador a la actividad formativa es imprescindible para la mejora de los servicios municipales y no causa detrimento al normal funcionamiento del Servicio, siendo responsable del mantenimiento del servicio público encomendado. b) Documentación relativa a la actividad formativa cuya realización se solicita: programa, calendario, destinatarios, entidad organizadora, lugar de celebración, coste de inscripción y otros. - El incumplimiento del plazo de presentación y demás requisitos así como la falta de la documentación requerida, podrán ser motivo de desestimación. Excepcionalmente podrán aceptarse solicitudes que incumplan el plazo de presentación, cuando éste sea motivado y justificado mediante informe del Jefe del Servicio o Director General correspondiente, siempre que se presenten con anterioridad al inicio de la acción formativa. En caso contrario, se consideraran denegadas. Las solicitudes de formacion externa, además de lo ya expuesto, serán denegadas en las siguientes circunstancias: a) Existencia de una oferta de formacion análoga en el Plan de Formacion municipal. b) Con carácter general, cuando la acción formativa tenga por objeto la formacion de expertos, postgrado, master y similares, programaciones modulares prolongadas en el tiempo, altos costes de matrícula o gran cantidad de horas lectivas. c) No exista disponibilidad presupuestaria. SEXTO: PLAZO Y DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA En el plazo máximo de QUINCE DIAS, a contar desde la finalización de la comisión de servicio o la actividad formativa, deberá presentarse en el Registro de Recursos Humanos la documentación justificativa de los gastos y/o asistencia. El incumplimiento de esta obligación dará lugar al archivo del expediente. Gastos de manutención, no será necesaria la presentación de justificantes, excepto cuando la hora de regreso sea posterior a las veintidós horas, y por ello ID. FIRMA infante.sevilla.org PÁGINA 4/5

5 obligue a realizar la cena fuera de la residencia habitual, acreditándose a través de factura o recibo del correspondiente establecimiento. Gastos de alojamiento se percibirán por lo realmente gastado y justificado documentalmente, sin que la cuantía total pueda exceder de las cantidades señaladas en la normativa reguladora. - Contratación directa al hotel: Los gastos de alojamiento se justificaran con la factura reglamentaria original expedida por el establecimiento hotelero, acreditativa de su importe y de la efectividad de la estancia. - Contratación indirecta: Cuando el establecimiento hotelero se contrate por otro medio (agencia de viajes, Internet, etc.), la justificación se efectuara con la factura del pago realizado y un documento del hotel acreditativo de la efectividad de la estancia. Gastos de viaje se realizará mediante los documentos originales del billete o pasaje una vez hecho uso del mismo, no admitiéndose facturas de agencias de viajes. - En caso de pérdida o extravío, se admitirá certificación de la empresa prestadora del servicio de viaje que acredite el precio del billete o pasaje y la fecha de realización efectiva del viaje. - Cuando se autorice el uso de vehículo particular, será preciso hacer constar la matricula del vehiculo y el itinerario realizado, con indicación de los días y horas de salida y llegada. Formación externa, una vez finalizada la actividad formativa, deberá aportarse certificado acreditativo de asistencia a la misma, así como un informe o memoria de la actividad desarrollada por el empleado asistente al curso, debiendo responsabilizarse de esto último el Jefe del Servicio respectivo. Sevilla, 10 de noviembre de 2014 LA DIRECTORA GENERAL DE HACIENDA Y RECURSOS HUMANOS Fdo.: Teresa Ojeda Pereira ID. FIRMA infante.sevilla.org PÁGINA 5/5

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