Mantenimiento Preventivo y Correctivo

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1 Página 1 de 7 1. Objetivo y Alcance Implementar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a equipos de cómputo, producción, redes eléctricas y telefónicas, instalaciones (carpintería, cerrajería, plomería, albañilería, pintura, muebles y enseres), infraestructura y zonas verdes (limpieza y jardinería). El procedimiento involucra actividades que van desde la Programación del Mantenimiento preventivo y correctivo, hasta el archivo de los registros generados por este procedimiento en la Sección de Logístico. 2. Responsable El Responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del procedimiento para el Mantenimiento General en la Universidad de Pamplona es el Universitario de la Sección de Logístico 3. Definiciones 3.1. Dependencia Sección de la Universidad de Pamplona determinada según la estructura organizacional Elemento Material o herramienta que se requiere para realizar un Proyecto de Mantenimiento Equipo Se denomina equipo a todo bien o máquina necesaria para desarrollar cualquier operación dentro de un proceso productivo y a la cual se le desea seguir un historial de mantenimiento y utilización. Un equipo debe de ser montado en una ubicación técnica y puede poseer una lista de materiales asociada. Todo equipo requiere de mantenimiento Personal de Mantenimiento Son los funcionarios de la Sección de Logístico del área de Mantenimiento ya sean del grupo tecnológico o de infraestructura física Mantenimiento Actividades que desarrolla la Sección de Logístico, relacionadas con el cuidado y la conservación de maquinaria, equipo, instalaciones Elaboró Aprobó Validó Firma Nancy Mireya Galvis Parada Firma Juan Carlos Peláez Suescún Firma María Victoria Baustista Bochagá Fecha 13 de Noviembre de 2015 Fecha 13 de Noviembre de 2015 Fecha 15 de Febrero de 2016

2 Página 2 de 7 físicas, recurso físico, hardware, software, redes (eléctricas y telefónicas) con el fin de que estén en buenas condiciones; lo cual permitirá un mejor desenvolvimiento del usuario dando garantía en la seguridad laboral Mantenimiento Preventivo Planificar y programar las actividades de mantenimiento de los equipos e instalaciones antes que se presente una falla Mantenimiento Correctivo Este mantenimiento también es denominado "mantenimiento reactivo", tiene lugar luego que ocurre una falla o avería, es decir, solo actuará cuando se presenta un error en el sistema Mantenimiento de Infraestructura Física Es el mantenimiento que se realiza a todas las edificaciones que están construidas para el servicio de actividades académicas, laborales y de esparcimiento de la comunidad universitaria Mantenimiento Deportivo Es el mantenimiento que se realiza a todas los campos deportivos con los que cuenta la Universidad de Pamplona, para el servicio de actividades académicas y de esparcimiento Instalación Edificio, obra civil o zona verde que comprende el área física de nuestra Universidad Programación Se determinan los tiempos y fechas del mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos e infraestructura perteneciente a la Universidad de Pamplona, determinando los costos para su ejecución Prioridad Existe prioridad en el servicio cuando éste se presenta fuera de la programación del mantenimiento pero es un caso de urgencia y que es necesario efectuarlo de inmediato. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario.

3 Página 3 de 7 4. Contenido N DE ACTIVIDAD 1 ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Mantenimiento Tecnológico El personal de mantenimiento tecnológico y el profesional universitario de Gestión del Recurso Logístico se reúnen al finalizar cada semestre académico para realizar la programación del mantenimiento general de la institución y lo registra en el FGI-01 Programación de Mantenimiento Preventivo ; esta programación se realiza teniendo en cuenta las necesidades, especificaciones y condiciones de los equipos registradas en el FGI-64 Hoja de Vida Equipo de Cómputo de cada uno de los equipos. 1.1 Para la realización del mantenimiento preventivo se procede de la siguiente manera: Se inicia la planeación del mantenimiento determinando los elementos necesarios de la solicitud tales como (material, mano de obra y/o herramienta). Según cada caso se cuantifica el costo total teniendo en cuenta el presupuesto del año anterior y proyectando el del año siguiente. Se realiza la solicitud de Materiales al líder del proceso remitiendo el FDE.VA-15 Oportunidad - Bienes. FDE.VA-16 Oportunidad - Servicios y la solicitud de disponibilidad presupuestal. 2 Horas al finalizar el semestre Logístico y el personal de mantenimiento Tecnológico. FGI-01 Programación de Mantenimiento Preventivo FDE.VA-15 Oportunidad - Bienes. FDE.VA-16 Oportunidad - Servicios. FGI-64 Hoja de Vida Equipo de Cómputo Si en la solicitud se requiere contratación de mano de obra y es aprobada se procede según lo descrito en el PDE.VA-07 Solicitud para Prestación de Servicios Personales. Para realizar el mantenimiento preventivo el personal procede de acuerdo a la previa programación registrada en el FGI-01 Programación de Mantenimiento Preventivo

4 Página 4 de 7 Nota: Para el mantenimiento de equipos especializados de laboratorio el interesado solicita el mismo directamente ante la Coordinación de Laboratorios. Año a año la Universidad hace adquisición de equipos tecnológicos, es necesario tener conocimiento de cuales de estos pueden recibir mantenimiento por parte del personal y cuales requieren de trabajos especializados, para esto la oficina de gestión del recurso físico solicita anualmente un informe detallado de los equipos adquiridos a la oficina de adquisiciones y almacén. Mantenimiento de Infraestructura. El personal de Mantenimiento de Infraestructura Física y el Logístico se reúne al finalizar cada semestre académico para realizar la programación del mantenimiento general de la institución y lo registra en el FGI-01 Programación de Mantenimiento Preventivo ; esta programación se realiza teniendo en cuenta las necesidades, especificaciones y condiciones registradas en el FGI-71 Hoja de Vida Infraestructura Física de cada uno de los edificios o espacios físicos. FGI-01 Programación de Mantenimiento Preventivo 1.2 Para la realización del mantenimiento preventivo se procede de la siguiente manera: Se inicia la planeación del mantenimiento determinando los elementos necesarios de la solicitud tales como (material, mano de obra y/o herramienta). Según cada caso se cuantifica el costo total teniendo en cuenta el presupuesto del año anterior y proyectando el del año siguiente. Se realiza la solicitud de Materiales al líder del proceso remitiendo el FDE.VA-15 Oportunidad - Bienes. FDE.VA-16 Oportunidad - Servicios y la solicitud de disponibilidad presupuestal 2 Horas al finalizar el semestre Logístico y el personal de mantenimiento de Infraestructura Física. FDE.VA-15 Oportunidad- Bienes. FDE.VA-16 Oportunidad - Servicios. FGI-71 Hoja de Vida Infraestructura Física Si en la solicitud se requiere contratación de mano de obra y es aprobada se procede según lo descrito en el PDE.VA-07

5 Página 5 de 7 Contratación de Orden de Prestación de Servicios Para realizar el mantenimiento preventivo el personal procede de acuerdo a la previa programación registrada en el FGI-01 Programación de Mantenimiento Preventivo Mantenimiento Vehicular El Universitario programa las fechas de ejecución del mantenimiento de acuerdo al estado actual y necesidades del parque vehicular ya sea: cambio de aceite, alineación, balanceo, etc., y según lo registrado en el FGI-69 Hoja de Vida Vehículo de cada uno de los vehículos. 1.3 Dado que la Institución no cuenta con servicios especializados en el área de mantenimiento vehicular y no posee la infraestructura necesaria para la realización de los mismos, se hace indispensable contratar una empresa que garantice estos con el fin de asegurar la operatividad del parque automotor. Para la realización del mantenimiento preventivo se procede de la siguiente manera: Se determina el precio de cada uno de los ítems a contratar mediante cotizaciones enviadas previamente. Al inicio del semestre Logístico y Auxiliar Administrativo. FDE.VA-16 Oportunidad - Servicios. FGI-69 Hoja de Vida Vehículo Se requiere el servicio mediante el FDE.VA-16 Oportunidad - Requerimientos de Servicios y la solicitud de disponibilidad presupuestal Para realizar el mantenimiento preventivo la empresa contratada procede de acuerdo a la programación de los trabajos registrada en el FGI-69 Hoja de Vida Vehículo y lo ejecuta en las fechas estipuladas. SOLICITUD DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO La persona interesada en recibir el servicio realiza la solicitud diligenciando el FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento y la envía al correo institucional: o en medio físico en la oficina de Gestión del Recurso Logístico. Interesado FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento

6 Página 6 de El auxiliar administrativo registra la solicitud en el FGI-14 Registro de Solicitudes. Nota: Para el mantenimiento de equipos especializados de laboratorio el interesado solicita el mismo directamente ante la Coordinación de Laboratorios. Auxiliar administrativo. FGI-14 Registro de Solicitudes ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Si la solicitud es de mantenimiento de equipos tecnológicos se procede según lo descrito en el IGI-04 Mantenimiento de Equipos Tecnológicos, en el caso de ser un mantenimiento de infraestructura física se procede según lo descrito en el IGI-05 Mantenimiento de Infraestructura Física. Si el mantenimiento es de tipo vehicular se procede según el IGI-08 Mantenimiento Vehicular SEGUIMIENTO DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Mantenimiento Tecnológico. Logístico, Auxiliar Administrativo y personal de transporte. N/A 4.1 Después de ejecutada la asignación por parte del personal de mantenimiento tecnológico y firmada a satisfacción por el solicitante, el funcionario aclara al mismo que dentro de un término de 5 días hábiles en caso de existir inconformidades con el trabajo podrá diligenciar el FGI-65 Seguimiento del Servicio de Mantenimiento, manifestando la(s) inconformidad(es) con el trabajo realizado. De no ser diligenciado en el plazo estipulado se dará por hecho que fue satisfactoria la prestación del servicio. Mantenimiento de Infraestructura Física. Auxiliar Administrativo. FGI-65 Seguimiento del Servicio de Mantenimiento 4.2 Después de ejecutada la asignación por parte del personal de mantenimiento de infraestructura física y firmada a satisfacción por el solicitante, el funcionario aclara al mismo que dentro de un término de 5 días hábiles en caso que el servicio no haya sido efectivo podrá diligenciar el FGI-65 Seguimiento del Servicio de Mantenimiento, manifestando la(s) inconformidad(es) con el trabajo realizado. De no ser diligenciado en el plazo estipulado se dará por hecho que fue satisfactoria la prestación del servicio. Logístico y Auxiliar Administrativo. FGI-65 Seguimiento del Servicio de Mantenimiento Según la necesidad el

7 Página 7 de 7 Logístico verifica la ejecución del servicio por medio de visita al sitio donde se desarrolló el mantenimiento y hace registro fotográfico del mismo. 5 ARCHIVO DE LOS REGISTROS El Auxiliar Administrativo archiva según las TRD todos los documentos generados 5.1 por el cumplimiento del presente procedimiento Auxiliar Administrativo. Documentos generados por el cumplimiento del procedimiento 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - Modelo Estándar de Control Interno MECI: PDE.VA-07 Contratación de Orden de Prestación de Servicios - IGI-04 Mantenimiento de Equipos Tecnológicos - IGI-05 Mantenimiento de Infraestructura Física - IGI-08 Mantenimiento Vehicular 6. Historia de Modificaciones Versión Anexos No Aplica Naturaleza del Cambio Se incluyo una nueva actividad seguimiento del servicio Se cambio varios conceptos y términos en el procedimiento Por directrices de la Administración del Sistema de Gestión de la Calidad Por cambios en el procedimiento y en los roles Por directrices de la Administración del Sistema de Gestión de la Calidad Actualización del Procedimiento según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N 014 del 13 de Noviembre de 2015 Fecha de Aprobación Noviembre 9 de 2005 Fecha de Validación Noviembre 11 de 2005 Octubre 27 de 2006 Noviembre 16 de 2006 Octubre 17 de 2007 Octubre 25 de 2007 Abril 30 de 2008 Mayo 2 de 2008 Octubre 21 de 2013 Octubre 24 de 2013 Noviembre 13 de 2015 Febrero 15 de 2016

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