Le queremos ayudar a conseguir muy rápidamente los primeros éxitos con este fantástico software.

Transcripción

1 Enhorabuena! Ha tomado una buena elección. EASY-Broadcast es una manera avanzada de mandar un mensaje, directamente desde su ordenador de Windows, como fax, mensaje corto, correo electrónico o carta, a una pluralidad de destinatarios. Esto pueden ser 5 destinatarios, pero también 5 millones de destinatarios. Con otras palabras: este software envía tan rápido como 1000 fax, 5000 teléfonos móviles o 1000 programas de correo electrónico. Le queremos ayudar a conseguir muy rápidamente los primeros éxitos con este fantástico software. En un primer momento, inicie el programa EASY-Broadcast, haciendo doble click con el ratón en el símbolo o, eligiéndolo de la selección de programas de Windows con Inicio -> Programas -> Easy Broadcast. Personalización Un punto muy importante de este software es su forma especial de personalización. Para poder mandar 1000 fax en un minuto, ahora también aquí es posible una personalización, por ejemplo, con la dirección o un encabezamiento personal en un fax o una carta (iletter). Para los faxes, mensajes cortos, correos electrónicos y cartas, aparte de los datos de la dirección, puede incorporar hasta 10 campos variables de su base de datos en su mensaje. Qué se puede hacer con EASY-Broadcast? Envío de fax Envío de mensajes cortos Envío de correos electrónicos Envío de iletter Enviar un documento con x páginas a muchos destinatarios, los datos de los destinatarios se pueden incorporar en el fax Enviar uno o varios mensajes a muchos destinatarios, los datos de los destinatarios se pueden incorporar en el mensaje corto Enviar un correo HTML o texto con archivos anexos a muchos destinatarios, los datos de los destinatarios pueden incorporarse en el correo electrónico Enviar un documento con x páginas a muchos destinatarios, los datos de los destinatarios se pueden incorporar en la carta

2 Base de datos de destinatarios En la base de datos de destinatarios se importan y guardan los destinos del envío, es decir, número de fax, número de teléfono móvil, número de teléfono o dirección de correo electrónico. Aparte, puede guardar datos de dirección, al igual que hasta 10 datos individuales (utilizables para mensajes cortos y correos electrónicos). Para poder distinguir mejor los destinatarios para futuros envíos, en el EASY-Broadcast se implementan los llamados grupos de envío. Ello significa, que cada destinatario tiene que estar asignado a un grupo. En los envíos posteriores solamente tendrá que indicar a que grupo(s) de envío se quiere dirigir. Antes de establecer e importar los destinatarios, por favor, piense en qué tipos de envío quiere realizar. Siempre se quiere dirigir a todos los destinatarios, o, a veces, solamente a algunos de ellos? Cómo se distinguen esos destinatarios? En el caso de que importe los datos de los destinatarios para cada envío de forma individualizada (actual), ignora esa gestión de grupos. Así construye un grupo nuevo para cada importación de datos. Importación de destinatarios Los formatos de importación implementados actualmente son: CSV SQL Microsoft Excel Formato Dbase Formato CSV (signos de separación) Formato de texto con distancias fijas Cualquier base de datos SQL alcanzable (en cartera) En primer lugar, en su sistema, prepare los datos de los destinatarios en uno de los formatos mencionados. Para iniciar la importación, haga click en esta opción del menú y después elija

3 Se abre el diálogo de importación que le guiará por este procedimiento de 4 pasos. En primer lugar indique el archivo de importación preparado. Filtro El procedimiento completo de importación, al final, puede guardarse bajo un, así llamado, nombre de filtro. Con ello puede ahorrar mucho trabajo en procedimientos de importación futuros, indicando, simplemente, ese filtro. En nuestro ejemplo hemos elegido una tabla de Excel. El software la convierte, de forma interna, en un archivo CSV y ofrece a la tabla como texto con signos de separación. Por favor, indique en qué línea comienzan los datos reales (utilizables). Después de este paso, pulse Continuar. Fuente de informción externa Con el softare Easy Broadcast puede conectar directamente con su base de datos de la empresa. Para esto debe que instalar los controladores ODBC adecuados en su sistema y un acceso a la base de datos a través de ODBC (administración de derechos digitales de base de datos). Para la instalación necesita un administrador profesional. Si ese es el caso, por favor haga clic en la fuente de información externa y elige su base de datos (por ejemplo base de datos de los destinatarios). Sin embargo, puede integrar directamente en la administración ODBC su base de datos y de esta manera siempre tiene los datos actualizados para sus envíos.

4 En el segundo paso se conectan las columnas con los campos de la tabla de Excel. Por ejemplo el campo Fax con la columna Núm. Fax, el campo Teléfono con la columna Teléfono etc. Así seguimos conectando los otros campos existentes con el Directorio EASY. Condiciones En el tercer paso puede importar condiciones de la importación. Estas se indicarán con =,<,>,<> y un valor. Ejemplo: Solamente quiere importar clientes de Granada. Con ello la importación queda limitada a las líneas cuyo número de fax comienza por , es decir, solamente números de fax de la zona Granada.

5 Últimas indicaciones, 4 paso En el último paso tiene que decidir si quiere establecer un nuevo grupo de envío para la importación o si quiere incorporar los datos a un grupo existente. Guardar filtros En el caso de que tenga que importar ese archivo de forma reiterada, es aconsejable guardar todos los datos en un archivo filtro. Podrá iniciar la próxima importación, simplemente introduciendo el nombre del filtro. Ahora inicie la importación de los datos, pulsando el botón Importar.

6 Lista de bloqueo Puede ocurrir que algunos destinatarios se quejen de la recepción de mensajes. En la opción Lista de exclusión puede incorporar a esos destinatarios en una lista de bloqueo y también podrá guardar la causa de ese bloqueo: Otras funciones de la gestión de destinatarios Naturalmente también se pueden modificar o eliminar los datos de los destinatarios individuales dentro del EASY-Broadcast. En la gestión de grupos se pueden modificar o eliminar grupos (en su totalidad).

7 Iniciar el Broadcast de fax Puede iniciar una circular de fax directamente desde el software con el que elaboró el documento (es decir, por ejemplo Word o PhotoShop ). Elija Archivo - Imprimir e imprima el documento a enviar con la impresora La impresora convierte al documento a enviar en un formato de fax (Vista previa -> OK) e inicia el otorgamiento de la orden: En este lugar puede añadir páginas adicionales, si existen como gráfico (sólo: JPG, GIF, TIF o BMP).

8 En el paso siguiente deberá introducir especificaciones importantes para el envío: Tarifa de envío - Exprés proporciona un envío rápido en el tiempo durante el día. - Envío de Noche proporciona el envío después de las 18 horas y antes de las 8 horas de la mañana. - Fin de semana proporciona el envío a partir del sábado a las 0:01 horas hasta el domingo a las 23:59 horas. Aviso: El tiempo de inicio real se determinará en el cuarto paso. Repetición Si elige la repetición, el sistema se comportará de la siguiente forma: En el caso de un envío exprés durante el día, si no se consigue la recepción por parte del destinatario (después de 4 intentos), al cabo de 2 horas se iniciará otro intento de envío. En el caso de un envío nocturno, si no se consigue la recepción por parte del destinatario, se iniciará un nuevo intento de envío en el siguiente día hábil a las 8 horas de la mañana. La repetición de una orden de envío de fin de semana se realizará el lunes siguiente al mencionado fin de semana. Personalización Este campo ya no tiene significado alguno. Ya no es posible una personalización de la cabecera. Membrete de fax / texto de encabezamiento / número de encabezamiento El membrete de fax puede mostrarse o suprimirse para el envío circular. Si elige Mostrar, puede establecer un texto y un número de fax para respuestas.

9 Elegir grupo de envío En el paso siguiente elige un grupo de destinatarios ( Repartidor ). Esta tiene que prepararla tal y como se describió antes del incio del envío circular de fax. Puede elegir uno o varios grupos. Haciendo, de nuevo, click en un grupo elegido, esa elección se cancela: Plazo de envío En el 4 paso deberá indicar el plazo de envío. Bajo instrucción especial tiene la opción Ninguna El envío de fax se inicia unos 45 minutos después de la transmisión o en el momento indicado, el Envío INMEDIATO inicia el envío de forma enseguida sin la pausa de comprobación de 45 minutos. Aparcar, requiere autorización posibilita el establecimiento de una orden de envío sin que se fije el momento de envío. Para el envío efectivo la orden tiene que autorizarse en la vista general.

10 Comprobación El programa pide una descripción (nombre) a nuestro pedido: Antes de que la orden es transmitida a PC-FAX.com, todos los datos relevantes se vuelven a mostrar en una vista general: Por favor, compruebe detenidamente todos los datos. En nuestro ejemplo de arriba se eligió el Envío inmediato, ello significa que nuestro sistema inicia el envío de forma enseguida. Cabe la posibilidad de una cancelación durante el envío, pero hay que tener en cuenta que, normalmente, el envío se realiza en unos pocos minutos. En cualquier caso, con el envío se producen costes. Después de que se haya hecho click en Permitir tarea, el software transmite los datos a PC-FAX.com.

11 Aviso: Durante el tiempo de prueba solamente se podrán trabajar como máximo 5 destinatarios por circular de fax, de lo contrario el sistema negará la orden de envío. Dado el caso, por favor hable con el soporte de PC-FAX.com. En el caso de que la orden de envío falle, debido a una conexión errónea de internet o un cortafuegos, también puede mandar la orden mediante correo electrónico o XML. Iniciar un envío circular de mensajes cortos Para iniciar un envío circular de mensajes cortos, en la vista general del EASY Broadcast, haga clic en la opción de menú de mensaje corto: Remitente del mensaje corto Puede enviar los mensajes cortos con o sin remitente. Por favor, tenga en cuenta lo siguiente: - con remitente, el mensaje se manda por la ruta platino. El mensaje es más caro, pero por regla general llega a su destinatario en el plazo de pocos segundos. - sin remitente, el mensaje se manda por una ruta lenta. En horas punta (por ejemplo los viernes por la tarde / festivos) el envío puede tardar varias horas. Naturalmente los gastos de envío son inferiores. Mensaje Flash El mensaje Flash, en la mayoría de los teléfonos móviles, se muestra inmediatamente en la pantalla, sin que el destinatario tenga que abrirlo manualmente. No obstante, nunca debe mandar más de 160 caracteres como mensaje Flash, ya que de lo contrario, solamente aparecerán en pantalla los últimos caracteres.

12 Personalización Puede personalizar el mensaje corto. En la base de datos de destinatarios dispone de 10 campos para ello (la denominación del campo se puede regular a través de los ajustes). Dentro del texto del mensaje corto, señalará los campos variables con $1$, $2$ $10$. Ejemplo: El texto del mensaje corto se puede guardar mediante en una memoria de plantillas y mediante puede abrirse desde esa memoria de plantillas. En el siguiente paso se elige el grupo de destinatarios. Por favor, tenga en cuenta que el número de destinatarios solamente contiene a aquellos que hayan sido guardados con un número de teléfono móvil. Después de indicar el plazo de envío, se sigue al igual que en el envío de fax con un resumen y la orden de envío:

13 Envío circular de correos electrónicos Un envío circular de correos electrónicos se realiza al igual que el envío circular de mensajes cortos, directamente de la vista general del software de EASY Broadcast. Antes de iniciar este punto, debería preparar el documento de correo electrónico: Correo de texto Tiene la posibilidad de enviar un correo electrónico que solamente contenga texto. Este, desde el punto de vista óptico no tiene mucho que ofrecer, pero generalmente no es bloqueado por filtros de correo basura. Correo HTML Un correo HTML, desde el punto de vista óptico, naturalmente, es mucho más atractivo, pero debe tener en cuenta que no todos los destinatarios tienen activada la vista HTML y que un correo HTML tiene una peor valoración de correo basura. Elaborar un correo HTML Por cierto, es muy sencillo elaborar un correo HTML atractivo con la ayuda de Microsoft Word. Diseñe con Word su documento y guardelo con Guardar como como tipo de archivo HTML. Después arrastre este archivo HTML, a través del Explorer al elemento de mensajes o, haga click en cargar texto para abrir el archivo HTML. Anexo / Attachments A través de Anexo puede nombrar los archivos que deben ser enviados con el correo como attachment. Haga click en para añadir un archivo como attachment. Para eliminar un archivo de attachment, márquelo y haga click en. Aviso importante: Por favor, en su propio interés y en la medida de lo posible, solamente utilice el formato de archivo.pdf de Adobe para los archivos anexos. Nunca utilice como attachment,.doc,.docx o.xls o.exe, ya que es bastante probable que filtros de correo basura califiquen a este tipo de correos como sospechoso de virus y los bloqueen por ello. Aquí puede ver el primer paso de una acción de correo HTML: Los pasos 3 y 4 se realizan igual que en las otras formas de envío (plazo de envío, comprobación).

14 Enviar un fax personalizado En envío de fax personalizados es una tarea muy sencilla. Básicamente, lo más importante es importar los datos, que quiere incorporar al mensaje, a la base de datos de destinatarios. Aquí tenemos un ejemplo para el envío de fax personalizados. Por favor, preste especial atención a la gestión de los destinatarios: En el lado derecho, ve en la parte superior los datos de la dirección. Estos se establecen por nosotros de forma fija y pueden completarse con sus datos. En la zona inferior derecha puede añadir hasta 10 campos variables, a los que puede asignar sus propias denominaciones. Ellas las puede introducir y cambiar en la configuración. Estas denominaciones se hacen importantes para los campos de personalización en el documento de fax.

15 Elaborar el fax personalizado Para el fax personalizado, coloque en los lugares en los que quiere introducir los datos de su base de datos de destinatarios, la denominación del campo. Esta debe empezar por $ y terminar por $. Ejemplo: Aviso importante Al colocar los datos, preste atención a que quede el espacio suficiente para la incorporación de estos datos. En el caso contrario, puede ocurrir que los datos introducidos sobrescriban su texto. Ahora puede redactar el fax e introducir los datos individuales, también más de una vez, en el documento. Para el completamiento se utilizará el tipo y tamaño de letra que haya sido empleado en la línea correspondiente. Por ello solamente se pueden utilizar los tipos de letra estándar para las personalizaciones. En el caso de que nuestro sistema no pueda clasificar el tipo de letra, se empleará el tipo de letra subsidiario Times Roman. Después de que haya acabado el fax, imprima el documento con la impresora El diálogo sucesivo no se diferencia del diálogo empleado en la tramitación normal de una orden de envío.