Manual para el envío masivo de SMS

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1 Manual para el envío masivo de SMS Preparado para los Comités comunitarios de gestión de gestión de riesgo agrícola de: Bahoruco, Bartolomé, El Limón, Mena y Polo Preparado por la Fundación Taigüey en el marco de las actividades de desarrollo de capacidades de Información y Comunicación de proyecto Fortalecimiento de las capacidades locales para la reducción de riesgos de desastres y adaptación al cambio climático de la agricultura en zonas vulnerables de la República Dominicana, Haití y Jamaica, OSRO/RLA/102/BEL que implementa la FAO Borrador 2 27/04/2013 Manual para el envío masivo de SMS 1

2 Contenido 1. Introducción Políticas de envío de SMS Costos Formatos de los SMS Recolección de números celulares El uso del programa frontlinesms descripción general Inicio: Mensaje Teléfono Cómo conectar un celular o modem al FrontlineSMS Agregar nuevos contactos al FrontlineSMS: Enviar mensajes PARA MAS AYUDA ENTRAR AL FORO Manual para el envío masivo de SMS 2

3 1. Introducción La penetración de la telefonía celular crece aceleradamente en Rep. Dominicana, con una teledensidad de 91.9% 1 en el país, lo que lo constituye en un canal clave para aumentar y facilitar la comunicación bidireccional y participación de la ciudadanía en cualquier proceso inclusivo. Dentro de los servicios disponibles en la telefonía celular se encuentra la mensajería móvil de tipo SMS 2, cuyo uso está en expansión en el país, motivado además por grandes campañas y ofertas promocionales de las empresas operadoras del servicio de telefonía móvil. Según wikipdia el servicio de mensajes cortos o SMS permite el envío de mensajes cortos entre teléfonos móviles, teléfonos fijos y otros dispositivos de mano ( ) Un mensaje SMS es una cadena alfanumérica de hasta 160 caracteres. En principio, se emplean para enviar y recibir mensajes de texto normal, pero actualmente existen otras formas que permiten incluir otros tipos de contenido, dar formato a los mensajes o encadenar varios mensajes de texto para permitir mayor longitud. El uso de SMS o mini mensajes, como popularmente son llamados, representa la opción más factible para ser usada en el programa de gestión de riesgos implementado por la FAO para la comunicación interna entre los munícipes, tanto por el costo del servicio, en comparación con el servicio de voz móvil, como por la facilidad de llegar a un gran numero de personas sin demandar de mucho personal e infraestructura y equipos para operar el servicio. Otra ventaja de su uso es que, aunque el destinatario no se encuentre disponible al momento del envío del SMS, el mensaje quedara almacenado en su aparato celular hasta que su receptor tome acción sobre el mismo. Su uso de hará valiéndose de las facilidades que ofrece el programa gratuito FronlineSMS, con el que se puede tanto recibir como enviar SMS a cientos de teléfonos celulares a la vez, desde una pc, conectada a un teléfono celular. 2. Políticas de envío de SMS Desde el sistema se podrán enviar mensajes masivos, a toda la base de contactos que se tengan almacenados, o bien a grupos determinados, previamente categorizados o a un o unos contactos seleccionados. Cada comité tiene en su manal propio el porque se envían, que contenidos, quien envía y como se aprueban los mensajes antes de ser enviados, asi como quien custodia los equipos, A través del sistema podrán enviarse SMS sobre todo lo concerniente a las actividades del comité de gestión de riesgo agrícola Se prevé la utilización del SMS para: - Convocatoria a actividades de los comités, grupos campesinos, cooperativa de pescadores, asambleas comunitarias, asambleas de cabildo abierto, actos de rendición de cuentas, talleres o seminarios, etc. 1 Fuente: Indicadores de Telefonía e Internet de la República Dominicana, Unidad Estudios Estadísticos y Análisis Estadísticos, Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL) a sept Por sus siglas en ingles Short Message Service (servicios de mensajes cortos) Manual para el envío masivo de SMS 3

4 - Movilización para actividades, brigadas de trabajo colectivo etc. - Recordatorios (como de fumigación o otras medidas) - Sensibilización e información en caso de emergencias. Antes de enviar un mensaje, este deberá ser aprobado por el comité gestor identificado por la el comité de gestión de riesgo, directiva de las asociación o cooperativa Para estos fines cada comité de gestión de riesgo (asi como la la cooperativa de pescadores de Bahoruco) deberá destinar un número de teléfono celular o tarjeta SIM (chip) para uso (mejor si exclusivo) del sistema, este número será el que le aparecerá como numero remitente de los mensajes (numero de envío). 3. Costos El envío de los mensajes tendrá un costo individual, por cada contacto al que se le envíe, establecido por el proveedor del servicio del celular que se utilice Costos de SMS enviados desde CLARO y ORANGE, varian según los paquetes y la cantidad y a quien se manda Ver detalles en PREPAGO de calro a claro Descripción Precio Precio SMS Adicional * 10 SMS $ 6.00 $ 1.00 * 20 SMS $ $ 1.00 ** 50 SMS $ $ 1.00 ** 100 SMS $ $ 1.00 ** 250 SMS $ $ 1.00 ** 500 SMS $ $ 1.00 ** 1000 SMS $ $ 1.00 De claro a orange o tricom Descripción Precio Precio SMS Adicional 50 SMS $ $ SMS $ $ SMS $ $ SMS $ $1.00 Podemos decir que es de 1.5 pesos por mensaje a claro y 3.50 a otra compañías Manual para el envío masivo de SMS 4

5 ósea si vamos a mandar 20 SMS a tricom desde claro hay que preveer 70 pesos mas impuestos - Orange a Orange RD$ 1* - SMS de Orange a Nacional RD$ 1.50* También puedes comprar marcando *555 o en tus oficinas Orange paquetes de mini-mensajes de Orange a Orange para utilizarlos mensualmente. costo RD$20.00 RD$70.00 RD$ mini-mensajes incluidos 30 mensajes 120 mensajes 240 mensajes 4. Formatos de los SMS Se deberá procurar evitar el envío de SMS que exceder los 160 caracteres (incluido los espacios), ya que es el máximo que permite un SMS. Los mensajes que sobrepasen este número salen y son recibidos por el destinatario en forma de cadena pero son facturados como dos o más mensajes según la cantidad de caracteres que posea. En su cuerpo los SMS deberán de contener: Un saludo personalizado para el remitente, salvo cuando se trate de un segundo mensaje de recordatorio y la limitante de caracteres lo permita. El primer mensaje sobre un tema determinado siempre deberá contener la personalización de saludo. Ej. Hola Juan Pérez. Finalizar con la firma del comité gestion de riesgo agricola de XXX ("GDRA de xx") Las convocatorias a actividades deberán de incluir la fecha, hora y lugar de la actividad de manera clara, en la medida de lo posible deberá de colocarse el nombre del día de la semana en forma escrita. Ej. jueves 19 de enero. Se deberá procurar la utilización de un lenguaje llano y/o coloquial en los mensajes, siempre cuidando el respeto a la diversidad, la integridad y el uso de un lenguaje no sexista Se recomienda la utilización de verbos activos, como por ejemplo "hoy les toca fumigar el platabo con tal cosa" "hoy miércoles 18 te esperamos a las 3 pm en el local de la asosiación' "te esperamos en la brigada mañana juves 6 8 am en el puente x" Se deberá evitar el envío de más de un SMS por día, para impedir la saturación de mensajes los productores y pescadores, salvo situaciones de emergencia que así lo ameriten. Idealmente se enviará un máximo de dos mensajes a la semana, exceptuando los ciclos de celebración de asambleas de la cooperativa o situaciones de alerta general, donde el flujo podrá ser mayor. Manual para el envío masivo de SMS 5

6 5. Recolección de números celulares El responsable del sistema SMS de cada comité deberá de mantener al día el listado de numero de quienes se quiere contactar. Junto al número de celular se deberá levantar el nombre y apellido del contacto, sexo, etc. Se puede dividir en grupo si hay uso de mensajes dirigidos a grupos específicos. A mayor cantidad de números celulares colectados, mayor será el alcance de la difusión de información por este medio y mayores sus impactos. La cooperativa de pescadores de Bahoruco debe fijarse como meta la recolección de todos los números celulares de los pescadores de esta comunidad. PARA MAS AYUDA ENTRAR AL FORO 6. El uso del programa frontlinesms 6.1. descripción general El FrontilineSMS es un software gratuito para el envío y recepción de mini mensajes celulares (tipo SMS), masivos o bien a un o unos contactos determinados, desde un computador conectado a un teléfono celular o dispositivo modem 3G, sin necesidad de estar conectado a la red de internet 3. Este programa, desarrollado por una organización sin fines de lucro, además permite: Crear y organizar una base de contactos por categorías y sub categorías; Organizar y almacenar un histórico de mensajes enviados y recibidos; Exportar tanto el historial de mensajes y las bases de datos de contactos a excel; Responder de manera automática a mensajes que contengan una palabra previamente determinada (Palabras claves); Enviar mensajes de correo electrónico. Su uso es fácil e intuitivo, por lo que podrá ser operado por cualquier persona con conocimiento básico de manejo del computador. Para la puesta en funcionamiento del programa se necesitará: Un computador con sistema operativo Windows 98 o posterior, Macintosh OSX, o cualquiera basado en Linux; Manual para el envío masivo de SMS 6

7 Un teléfono celular o modem 3G compatible con el sistema 4, con el controlador instalado en la computadora. Se ha comprobado la compatibilidad del programa con el modem 3G ZTE MF626, (el llamado "banda ancha") disponible en el mercado nacional y con el cual están equipados todos los comités Una tarjeta SIM o Chip, activada con algún proveedor de telefonía celular; Un cable USB (en caso de ser usado con un teléfono celular, no con el llamado "banda ancha"); Estar ubicado en un lugar con cobertura de telefonía celular del proveedor de servicio celular elegido. El programa puede ser descargado de manera gratuita a través de la página y ser instalado en el computador destinado por el ayuntamiento para el envío de los SMS. Es importante destacar que no se hace necesario establecer un computador para uso exclusivo del programa, pues el mismo opera sin ocupar mucho espacio en la memoria, lo que permite trabajar en otros programas mientras se envían y recibe SMSs. Con el programa, el envío de mini mensajes tendrán el costo de envío establecido por la compañía proveedora del servicio de telefonía celular, según el plan que se utilice, podrá ser usada tanto con planes Pre Pago (con tarjeta o recarga celular), como Pos pago (con factura) Inicio: En esta pestaña encontraremos: [1] Imagen, en este espacio podemos colocar una imagen o logo distintivo de nuestra iniciativa, es opcional, para agregar un nuevo distintivo ir al menú Configuración -- Home Tab Logo Settings -- Use custom -- Explorar. Elegimos la ubicación en nuestro disco de la imagen que deseamos poner como distintivo del sitio y pulsamos Grabar [2] Idiomas, el programa esta disponible en diversos idiomas. Se cambia el idioma haciendo click en las diferentes banderas, o a través del menú de Configuración. [3] Enviar SMS, desde aquí se podrán enviar mensajes rápidos a un solo contacto a la vez. [4] Últimos eventos, en este recuadro aparecerán las últimas actividades realizadas en el programa (mensajes enviados, recibidos, error en envío de mensajes, teléfonos y/o módems conectados al programa) 4 La obtención de un equipo celular de los señalados en la lista de equipos que funcionan con el programa provista por los desarrolladores de FrontlineSMS resulta muy difícil en el contexto dominicano, pues son modelos muy antiguos. Manual para el envío masivo de SMS 7

8 Contactos: En esta pestaña podemos ver los contactos almacenados en el programa. Los contactos pueden ser organizados por grupos y subgrupos, que podrán verse en la recuadro de la izquierda de la pantalla [5] En la parte de debajo de este recuadro encontraremos las opciones: [6] Nuevo Grupo: para crear nuevos grupos o sub grupos. Para crear un grupo deberá seleccionar All contacts y cliquear la opción Nuevo grupo aparecerá una ventana emergente solicitando el nombre del nuevo grupo, colocarlo y oprimir OK y su nuevo grupo se habrá creado. Para crear un Manual para el envío masivo de SMS 8

9 sub grupo, deberá seleccionar el grupo del que se derivará el nuevo sub grupo y seguir el mismo procedimiento de crear un nuevo grupo. [7] Borrar: bastará con seleccionar el grupo que desea borrar y oprimir borrar grupo, de aparecerá una ventana de confirmación. [8] Enviar mensaje: a través de esta opción se podrán enviar mensajes a todos los contactos o miembros de un grupo determinado, solo tendrá que seleccionar el grupo al que desea enviar el mensaje, luego oprimir Enviar SMS y seguir el procedimiento habitual de envío de mensaje. En el recuadro de la derecha de esta pestaña [9] podrá ver el directorio de los contactos del grupo que haya seleccionado en el recuadro de la izquierda [5]. Debajo tendrá las opciones para agregar un nuevo contacto, borrar, editar y enviar SMS a un o unos contactos determinados, previamente seleccionado en la lista de contactos Mensaje Aquí encontraremos el historial de mensajes tanto enviados, como recibidos por el programa. Podremos organizarlo por contacto, grupos o palabras claves, además se puede pueden ordenar por Enviados, Recibidos y por fecha Teléfono Cómo conectar un celular o modem al FrontlineSMS En esta pantalla se gestionan los teléfonos y modem conectados al programa En el área de Dispositivos operando [10] aparecerán los dispositivos celulares o modem reconocidos por el sistema, en Status podrá ver si se encuentra conectado o desconectado. Manual para el envío masivo de SMS 9

10 Para conectar un dispositivo bastará con conectar el celular o modem a uno de los puertos usb de su computador y cliquear la opción Auto detección de teléfonos [11]. Antes debe asegurarse que el controlador del modem o celular este instalado en ese computador. Se recomienda conectar el teléfono antes de abrir el FrontlineSMS. Algunos teléfonos celulares solo pueden recibir o enviar mensajes, y no ambas funciones, para asegurarse que el dispositivo conectado sea compatible para ambas funciones vea si tiene un cotejo o una cruz en los símbolos de envío y recepción del área de Dispositivos operando [12] Agregar nuevos contactos al FrontlineSMS: La manera más eficiente de agregar muchos contactos a la vez es importándolos desde una archivo en formato delimitado por comas (CSV), para que se entienda mejor, puede ser una hoja que calculo (Excel u openoffice) que se guarde en este formato, como explicaremos mas adelante. En la Base de datos de contactos, al junto con números de celulares podemos guardar otras informaciones, como nombre, un segundo número de celular, correo electrónico, y una nota de contacto. Para importar los contactos a FrontlineSMS debemos: Crear una hoja de cálculo (Excel u openoffice) que contenga 7 columnas con los siguientes encabezados: Nombre, Número de Teléfono, Otro número, Correo electrónico, Status, Notas del contacto, Grupo Al completar la hoja con los datos de sus contactos deberá tomar en cuenta: En la columna de nombre se coloca el nombre y apellido del contacto, se recomienda usar solo el primer nombre y el primer apellido ahorrar caracteres (ver xxx). En caso de que no se disponga de un segundo numero de celular o correo electrónico estos campos se dejarán vacios Los números celulares se deberán colocar sin espacios, guiones (-) o barras (/). En general se debe eliminar el uso de tildes (á, é, í, ó, ú) o acentuaciones de otro tipo como diéresis ( ), etc., sustituir la consonante Ñ por N La columna de grupo, se refiere al grupo al que pertenece el contacto, también se podrá señalar el subgrupo, para ello deberá de escribirse, de manera jerárquica en una sola celda, primero el nombre del grupo, y luego, separado por una barra (/), el nombre del sub grupo, sin dejar espacios en blanco, por ejemplo, para un contacto del paraje de Confluencia, femenino, se escribirá en la celda: Confluencia/femenino. En caso de que el grupo que usted este señalando no exista se creará automáticamente un nuevo grupo y sus sub grupos al importar el archivo a FrontlineSMS. Importante, si usted desea colocar el contacto en un grupo ya existente deberá tomar cuidado a la hora de escribir el nombre del grupo, si al escribirlo lo hace de manera distinta a como estaba escrito o ha dejado un espacio en blanco al inicio o final de la frase en la celda, el programa lo verá como un grupo nuevo. Manual para el envío masivo de SMS 10

11 En la columna de Notas del contacto podrá colocar cualquier información adicional de este contacto, en nuestro caso se recomienda colocar el nombre del paraje al que pertenece y el genero. Esto debido a que al exportar los mensajes desde el frontlinesms a Excel (necesario para procesar los resultados de votaciones o consultas), los datos no incluyen el grupo al que pertenece el contacto, por lo que colocar esta Notas del contacto facilita identificar la procedencia de la respuesta según el paraje o el genero. De igual modo se recomienda cuidar de igualar los nombres y el formato, cuando de trate de notas de contactos pertenecientes a un mismo grupo, para facilitar tareas futuras de procesamiento de datos. Estatus se refiere a si el contacto estará activo para enviarle SMS o no, en el caso de que este campo se deje vacio el programa lo reconocerá como contactos inactivos, y para enviarles un SMS se les deberá de cambiar el estatus a activos, uno por uno. Se recomienda (siempre y cuando sean contactos a los que desee enviar SMS), que se le agregue el estatus en la hoja antes de ser importado al frontlinesms, colocando en la celda la palabra true 5 Una vez listos los datos en su hoja de calculo, guarde la hoja de calculo como un archivo CSV (delimitado por comas). Desde el programa FrontlineSMS, seleccione en el menú: Archivo -- Importar -- Contactos Le abrirá una ventana emergente en que deberá seleccionar los las informaciones que contendrán los contactos, en nuestro caso seleccione todas las casilla. Aquí además deberá ubicar el archivo CVS que previamente ha creado pulsando Explorar, una vez ubicado el archivo, en la ventana podrá ver una vista previa de sus contactos a importar, pulse Importar para concluir la operación. Una vez pulsado el botón de importar en programa podrá demorar varios minutos antes de concluir, según la cantidad de contactos que tenga el archivo Enviar mensajes Los mensajes podrán ser enviados desde distintos lugares o pantallas del programa, la elección desde donde enviarlo dependerá de la cantidad de contactos a los que se desee enviar: Inicio: recomendado para envío rápido a un solo contacto determinado. Contactos-- Recuadro izquierdo: desde aquí podrá seleccionar todos los contactos de un grupo determinado a la vez, o a todos los contactos almacenados (All contacts), bastara con seleccionar el grupo que se quiere y cliquear Enviar SMS en la parte inferior del mismo. 5 True en ingles, su traducción al español es Verdadero Manual para el envío masivo de SMS 11

12 Contactos-- Recuadro derecho: en este encontrará listado el directorio de contactos, según el grupo que haya seleccionado en el recuadro izquierdo. Podrá seleccionar uno o varios contactos a los que desee enviar el mensaje y luego oprimir la opción Enviar SMS de la parte inferior de este recuadro. Ahora bien, sin importar la pantalla desde donde desee enviar los SMS, el proceso de escribir el mensaje y enviar será el mismo. Salvo en la pantalla de inicio, al cliquear la opción de enviar SMS saldrá una ventana emergente En la parte superior [1] encontrara los contactos destinatarios del mensaje que previamente ha seleccionado. Abajo [2] esta el campo para el cuerpo del mensaje. 6 Le recordamos que un SMS puede tener como máximo 160 caracteres, incluyendo los espacios en blanco. En la parte superior del recuadro del cuerpo del mensaje, a la izquierda [3], el programa le muestra el número de caracteres restantes para completar los 160. Importante tomar el cuenta que al sobrepasar los 160 el contador reiniciará el conteo y en la parte superior derecha vera aparecer un sobrecito mas [4]. Esto debido a que los mensajes que sobrepasen este número salen y son recibidos por el destinatario, pero son facturados como dos o más mensajes según la cantidad de caracteres que posea. En algunos equipos celulares, los menos modernos, los mensajes que sobrepasan los 160 caracteres son recibidos en dos o más mensajes. El FrontlineSMS facilita la personalización de los SMS, si quiere incluir automáticamente el nombre del destinatario del mensaje solo deberá de cliquear el icono de destinatario [5], ubicado debajo del recuadro, vera como en el cuerpo del mensaje aparecerá la etiqueta ${recipient_name}; lo mismo para incluir el numero de teléfono dentro del cuerpo del mensaje, oprimir el icono con la imagen del teléfono. Manual para el envío masivo de SMS 12

13 Luego de completar el cuerpo del mensaje solo restara cliquear la opción Enviar [6]. Recomendamos, a la hora de escribir un SMS: - Se deben evitar los acentos, pues son contabilizados como más de un carácter (a excepción de la e, todas las vocales con tilde son contadas como 91 caracteres). - El cuerpo de los mensajes no debe ser copiado y pegado desde Word al frontlinesms, pues en muchas ocasiones cuentan más caracteres de los que realmente tiene. - El tiempo de envío de los SMS con el frontlinesms es de un promedio aprox. de 1 minuto por mensaje 6. PARA MAS AYUDA ENTRAR AL FORO 6 Observación de la experiencia piloto de envío de SMS utilizando un modem 3G ZTE MF626 (el llamado banda ancha de Claro) con el proveedor de servicios Claro. Manual para el envío masivo de SMS 13

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