Elektra Noreste !"#$!%$&!! Solicitud de Propuesta (SDP) Relacionada a: Solución para Gestión de Cobros

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1 Elektra Noreste!"#$!%$&!! Solicitud de Propuesta (SDP) Relacionada a: Solución para Gestión de Cobros Se esperan respuestas antes del 11 de diciembre del 2009 Publicado en en noviembre del 2009 Elektra Noreste 1

2 1.0 Introducción 1.1 Elektra Noreste, S.A. Elektra Noreste, S.A. (EN) es una empresa de distribución de energía eléctrica en la Republica de Panamá, establecida en 1998 como producto de la Ley 6 de 1997 relacionada a la prestación de los servicios públicos de electricidad. Actualmente sirve a más de 300,000 clientes en el área de concesión que sirve con un capital humano de más de 500 colaboradores. Mas información está disponible en el sitio Web 1.2 Unidades Gestoras de la SDP La Gerencia de Tecnología (GT) es la unidad a cargo de liderar la puesta en marcha y soporte de soluciones de tecnología informática en EN y es la unidad dentro de EN que está publicando la presente SDP. El departamento de Creditos y Cobros está a cargo de darle seguimiento a la gestión de cobros de los clientes y es el principal participe en la SDP publicada. 1.3 Objetivos de la SDP Qué y para qué es una SDP de la GT de EN? La intención de la presente SDP es recibir propuestas o prepropuestas del servicio en mención. EN busca establecer una lista de proveedores potenciales capaces de ofrecer y entregar tales soluciones mediante un proceso de pre-calificación, con la intención de establecer una relación contractual con uno o varios de los proponentes. Esta SDP no significa ni implica un compromiso por parte de EN de establecer ninguna relación contractual con ninguno de los proponentes Cuál es el alcance del producto que EN busca? La necesidad actualmente está enfocada en contar con una herramienta que permita la gestión de cobros realizadas a un cliente contando con la información suministrada por nuestro sistema comercial (Synergia), de tal forma la organización cuente con una herramienta para que el deudor reciba un trato personalizado y que a su vez, el Departamento de Cobros pueda contar con información más precisa para tomar decisiones oportunas en la cobranza, tendientes a mejorar el flujo de caja de la empresa. Entre las funcionalidades esperadas por EN y que serán consideradas como parte nuestra evaluación del aplicativo se encuentran descritos en el anexo 1 de este documento. Elektra Noreste 2

3 1.3.3 Qué información busca EN de las respuestas a la SDP? La propuesta a recibir debe representar como propósito la instalación e implementación del producto, bajo las siguientes consideraciones básicas: 1. Instalación del aplicativo 2. Ejecución de configuraciones requeridas para el aplicativo 3. Creación de recursos 4. Definición y validación de vistas, consultas o reportes disponibles 5. Definición de seguridad 6. Entrenamiento 7. Documentación del proyecto La información que busca EN debe poder identificar a un proveedor como potencial socio en la puesta en marcha de la solución. El formato y cantidad de contenido se deja al criterio de quien responde, sin embargo las experiencias anteriores, el alcance en implementaciones similares, información que demueste el cumplimiento con las funcionalidades esperadas por EN y el perfil de la empresa que respalda tales soluciones son pre-requisitos indispensables para ser considerados. Adicionalmente, sugerimos incluir tabla de precios donde se desglose los ítems de los servicios ofrecidos de la forma siguiente: LISTA DE PRECIOS Descripción Costo de programa base Costo por licencias (indicar si las licencias son concurrentes o nombradas) Costos de implementación, entrenamiento y puesta en producción Impuestos Aplicables TOTAL Unidad Precio global Precio unitario Precio global Costo Total (B/.) Para asegurar el entendimiento a la información contenida en una respuesta a esta SDP, EN puede contactarles para ofrecerles la oportunidad de elaborar o tener una sesión interactiva, ya sea vía comunicación telefónica, comunicación electrónica, presentación remota, presencial o una reunión. 2.0 Instrucciones para Responder a la SDP 2.1 Quiénes pueden responder? Las respuestas de cualquier empresa con experiencia comprobable en ofrecer los servicios de instalación y soporte del aplicativo en el idioma español en la República de Panamá. Elektra Noreste 3

4 2.2 Cómo Responder Un solo documento en formato electrónico (ya sea formato MS Word, MS PowerPoint o Adobe PDF) debe ser enviado a y una copia en papel a: Elektra Noreste, S.A. Oficinas de Cerro Viento Ciudad de Panamá, Rep. De Panamá Attn: JAVINED SANCHIZ, DEPARTAMENTO DE CONTRATOS REF: SDP Administración de Proyectos Las respuestas a la presente SDP deben ser recibidas antes de las 5:00PM hora de la República de Panamá del 11 de diciembre del Otras comunicaciones relacionadas deben ser enviadas a el(los) contacto(s) listados en la sección Contacto en Empresa que Responde a SDP Las empresas que respondan a esta SDP deberán designar a una sola persona como contacto dentro de tal empresa para la recepción de toda la información subsiguiente relacionada a esta SDP y/o persona a contactar, en caso de que EN desee hacerlo. 2.4 Formato de Respuestas a SDP Aunque se aceptarán los formatos que cada empresa considere la mejor para los efectos de la SDP, lo siguiente será lo mínimo que EN espera para considerarla como respuesta a ésta: Una carta de cubierta, la cual debe resumir brevemente su respuesta y que lista los diversos documentos contenidos en la respuesta El contenido de la respuesta en sí Un glosario de cualquier término técnico utilizado que no sea intuitivo o que pueda ser ambiguo a lectores familiarizados con la industria de distribución eléctrica. 2.5 Distribución de Respuestas a SDP Copias de toda la documentación serán distribuidas a diversas gerencias y colaboradores de EN. 2.6 Material Protegido bajo Derechos de Propiedad Intelectual. Sus respuestas no deben incluir información de propiedad intelectual ni confidencial, pues en EN será tratada como información pùblica y se asumirá como tal. EN no se hará responsable por cualquier afectación producto de la divulgación de cualquier información incluida en las respuestas a esta SDP. 2.7 Reembolsos EN no reembolsará a empresas por ningún costo relacionado a responder a esta SDP. Elektra Noreste 4

5 2.8 Preguntas? Cualquier pregunta técnica sobre esta SDP debe ser enviada a: Elektra Noreste, S.A.. Costa del Este, Business Park Torre Oeste Piso 3 Ciudad de Panamá, Rep. De Panamá Attn: ADONAY MEDINA, ADMINISTRADOR DE SOLUCIONES INFORMATICAS REF: SDP Desarrollo Movil para cuadrillas. O via correo electrónico a Todas las preguntas deben ser formuladas por escrito y se considerán información pública. EN se reserva el derecho de publicar sus preguntas y la respuesta a èstos en su sitio web o via otros mecanismos que considere conveniente para el beneficio de todos los que EN considere respondieron a la SDP. Se estarna recibiendo preguntas relacionadas a este SDP hasta el 30 de noviembre a las 5:00 p.m. Elektra Noreste 5

6 ANEXO 1 Funcionalidades a considerar como parte nuestra evaluación del aplicativo: Clasificación Criterio Descripción 1 Operativas 1.1 Información del Cliente para Gestión Contar con toda la información relacionada al cliente en tiempo real (ej. NIC, nombre, cédula, dirección, teléfonos, pagos por aplicar, cortes, arreglos de pago, etc.) Creación de listas y contactos del cliente. 1.2 Gestión de la Cobranza Unificación o relación de diversas cuentas de un mismo cliente (multi empresas). Creación de credit score parametrizable según el historial de facturación y pagos del cliente y las variables establecidas por Elektra. Creación y manejo de agenda para agentes de cobros (incluyendo notificaciones) Enrutamiento automático y equitativo de listados de clientes por agente de cobros para su gestión por campañas o bloques horarios Gestión de cobros móvil con tracking de los cobradores de calle. Envío de estados de cuenta individuales o masivos por correo electrónico. Envío masivo de correspondencia (mensajes sms o notas, faxes o mensajes por correo electrónico. Monitoreo de proceso de cobros vía web. 1.3 Gestión del Administrador de Cobros Evaluación a la efectividad del trabajo de los agentes de cobros (número de pagos, monto en promesas de pagos, arreglos, etc.) Administración del tiempo de los agentes de cobros (gestión de cobros vs. trabajo administrativo). Alarmas de actividades con escalamiento al nivel jerárquico superior (jefe, contralor, etc.). 1.4 Información Requerida para la Gestión Generación de Estados de Cuenta Arreglos de Pago. Duplicado de la factura. Información histórica de facturación, refacturas y pagos. Información histórica de cortes y reconexiones. Comprobante de Pago Modificaciones Generales Elektra Noreste 6

7 Clasificación Criterio Descripción 1.5 Generales Contar con un repositorio de carpetas personalizadas para almacenar archivos Reportes 2.1 Generales Elaboración de métricas a través de estadísticas, proyecciones y credit score. Informes Gerenciales: Generación de informes de diferente tipo (por clase de servicio, antigüedad, forma de pago, ejecutivo/agente de cobros, por campaña, etc.). 3 Seguridad 3.1 Usuarios Generales Acceso al sistema a través de perfiles de usuario. Definir el procedimiento de respaldo requerido para la aplicación. 4 Otros 4.1 Integraciones Integración con el Sistema Comercial Sinergia Marcador saliente predictivo (el sistema marca el teléfono del cliente y cuando la llamada está lista la transfiere al agente de cobros). Elektra cuenta con teléfonos IP Cisco Integración con mensajería MS-Outlook, MS- Office, Faxes, SMS. 4.2 Generales Entorno web para permitir el acceso a la aplicación a través de Internet para los usuarios fuera de las oficinas principales de Elektra Noreste (agentes de cobranza externos) Ayuda completa en línea Tablones de mensajes para compartir información con los usuarios del aplicativo Inclusión de ejemplos a modo de guía que permitan comprender la potencialidad del software Manejo de pistas de auditoria para los cambios registrados. 4.3 Atributos Internos Compatibilidad del aplicativo con diversos sistemas operativos de uso en el mercado. Facilidad, periodicidad y automatización del proceso de actualización del software ante fallas de seguridad y errores del mismo. Mejora y/o actualización de versiones que no afecten la base de datos existente Facilidad y amigabilidad del programa al momento de habilitar el software a los usuarios. Capacidad de recuperar archivos en caso de una falla de la instalación. 4.4 Proveedor Empresa autorizada por el fabricante del programa para su respectiva venta, distribución y soporte Disponibilidad de una línea de soporte técnico y de usuario en el aplicativo en idioma español preferiblemente con oficinas en Panamá Disponibilidad de presentación y demostración del Elektra Noreste 7

8 programa. Clasificación Criterio Descripción Capacitación funcional completa basada en la configuración realizada (técnico y de usuario final). Presencia en sitio para implementación, entrenamiento, inicio en el uso de la herramienta y por lo menos (1) visita de seguimiento al uso y optimización de la misma. Tiempo de implementación sugerido es de semanas como máximo (confirmar esta duración en su presentación de propuesta) Contar con implementaciones realizadas dentro de la región de Centro América. Experiencia y apoyo durante la implementación para la revisión y ajustes de procesos requeridos por la empresa para el éxito del proyecto. Con preferencia manejo de licenciamiento global o por usuario concurrente. Elektra Noreste 8

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