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1 Soluciones Sectoriales EUROWIN

2 Definición Tu Hora se presenta como una aplicación web orientada a facilitar la realización de reservas en línea de servicios u horas, ofreciendo valor añadido a la operativa de aquellas empresas que gestionan servicios con cita previa, puesto que son los propios clientes, ya sean habituales o nuevos, los que pueden elegir libremente el horario deseado, consultando ellos mismos la disponibilidad en función de los servicios, de los días y de las instalaciones. Además se incluye una gestión de reservas que permite a los clientes consultar sus citas y realizar cambios o modificaciones según sus necesidades. La comunicación con clientes se realiza totalmente a través de correo electrónico, siendo la propia aplicación la generadora de mensajes de confirmación y validación de reserva para el cliente y de confirmación y validación para la empresa. La administración de la aplicación permite gestionar toda la información publicada en la web, así como los servicios ofrecidos, precios de venta y horarios. De igual forma se incluye un control horario por empleado que refleja las tareas de estos según las solicitudes realizadas por los clientes o por ellos mismos. Funcionalidades Diseño y configuración personalizable - Personalización de la interfaz e imagen de la web permitiendo escoger entre sus diferentes plantillas, según sea la actividad de la empresa. Así mismo se permite personalizar la cabecera con la imagen y los logos propios facilitando la adaptación a la imagen corporativa de la empresa. - Estructura compuesta por diferentes secciones activables o desactivables desde la administración: noticias, galería de imágenes, etc., Dichas secciones facilitan al administrador la publicación de novedades, ofertas, promociones, imágenes, etc., en la web pública. - Posibilidad de determinar una página de acceso a la web tipo presentación o redireccionada directamente a la pantalla de petición de reserva. - Posibilidad de configurar la web de forma pública, permitiendo acceder a cualquier usuario, o de forma privada, facilitando únicamente el acceso a aquellos usuarios registrados y autorizados a consultar el contenido y a realizar reservas. Configuración de servicios, empleados e instalaciones - Aplicación ampliamente parametrizable con el objetivo de permitir al administrador la configuración de los servicios disponibles según sus necesidades. - Configuración de precios por servicio. - Creación de los empleados que realizarán los servicios, definiendo para cada uno de ellos su calendario laboral así como los servicios que podrá gestionar. - En el supuesto de trabajar con instalaciones es posible crearlas y activarlas para los diferentes servicios, así como asignar un horario de disponibilidad de uso. 1

3 Gestión de reservas - Completa gestión de reservas realizadas desde Internet por clientes registrados o anónimos, según se haya definido en la configuración de la aplicación. - Avisos automatizados de nuevas reservas efectuadas en la web mediante el envío de mensajes de correo electrónico al administrador de la aplicación y al empleado que realizará el servicio, así como notificación de la reserva efectuada enviada igualmente por correo electrónico al propio cliente. - Posibilidad de trabajar con pre-reservas, obligando al cliente a confirmar la pre-reserva antes de pasarla a reserva efectiva. Capacidad de configurar un tiempo máximo de confirmación de pre-reserva antes de ser anulada. - Seguimiento de las reservas por parte de los clientes, con operativa diferenciada para clientes registrados y anónimos: - En el supuesto de trabajar con clientes registrados se habilita una extranet en la cual cada cliente puede acceder mediante nombre de usuario y contraseña con el objetivo de consultar sus reservas realizadas así como modificarlas si les resultara conveniente. - En el supuesto de clientes anónimos tan solo podrán acceder a una reserva cada vez a través de su número de identificación, permitiendo anularla o modificarla si fuera necesario. - Gestión masiva de las reservas mediante listados de reservas realizadas con posibilidad de efectuar modificaciones sobre las ya existentes así como crear nuevas reservas en el supuesto que la comunicación con el cliente se hubiera realizado telefónicamente. Calendarios de tareas por empleados e instalaciones - Existencia de un calendario general de actividades planificadas con posibilidad de filtrar por cada uno de los empleados en concreto así como: - Visualización global de las tareas de todos los empleados en un día o semana. - Consulta de la carga de trabajo de cada empleado: tareas pendientes de realizar y horas disponibles sin reservas. - Consultar los servicios a realizar en las diferentes instalaciones. - Desde los diferentes calendarios es posible no sólo consultar la información si no también generar nuevas reservas una vez consultada la disponibilidad. - Control de accesos a la administración de la aplicación otorgando a cada usuario un acceso total en formato administrador o restringiendo accesos y limitando su actividad a la consulta de su propio calendario así como la creación de nuevas tareas relacionados con su código de empleado. Estadísticas de datos - Existencia de un apartado estadístico desde el cual gestionar la información referente a los empleados, los servicios y los clientes según rango de fechas. - El resultado de las estadísticas puede obtenerse según datos económicos o volumen de trabajo. Gestión de ausencias de empleados - Gestión de un calendario laboral por trabajador con indicación a las ausencias o no disponibilidades de los mismos. - Gestión masiva de días festivos locales o nacionales así como de ausencias individuales propias para cada empleado, tales como bajas médicas o vacaciones. - En base a las ausencias especificadas, la aplicación recalcula los calendarios de cada empleado, obteniéndose nuevas disponibilidades. 2

4 Registro de usuarios - Posibilidad de configurar un sistema de reservas anónimo o registrado: - El sistema anónimo no obliga a los usuarios a estar registrados en la web, es decir, cualquier usuario puede acceder y solicitar y crear la reserva, confirmándola por según el proceso estándar. - Si la aplicación únicamente trabaja con usuarios registrados estos pueden ser dados de alta desde la administración, asignando el nombre de usuario y contraseña al cliente, o a través de la propia página web rellenando el formulario de registro de cliente. Desde la administración el responsable podrá determinar los campos que deberán rellenar los clientes para darse de alta y los campos obligatorios que no se podrán dejar en blanco. Confirmación de reserva - Posibilidad de configurar una opción de confirmación de reserva con parametrización del tiempo máximo de confirmación. - Una vez activada la confirmación de reservas, la aplicación realiza el envío de un mensaje de correo electrónico al usuario que ha realizado la reserva para que la confirme a través de un enlace indicado: - En el supuesto que el usuario confirme la reserva en dicho plazo la reserva pasa a ser en firme. - En el supuesto que el usuario no confirme la reserva en dicho plazo, ésta caduca y se anula, dejando libre el tramo horario con el servicio indicado para que otro cliente pueda solicitarlo. Entrega a cuenta como confirmación de servicio - Posibilidad de vincular un sistema de pasarela bancaria a través de la cual los solicitantes de los servicios puedan realizar una paga y señal de la reserva. La aplicación permite definir el importe fijo de la paga y señal, a utilizar, por parte del cliente, como garantía de que la reserva es en firme: - Sistema compatible con la pasarela de pre-pago SERMEPA (Servicios para Medios de Pago S.A.), plataforma que permite de forma centralizada dar un servicio para canalizar y autorizar manualmente las transacciones realizadas, con tarjeta bancaria, en las que intervenga alguna de las entidades de VISA España. - Sistema igualmente compatible con otras pasarelas como PayPal, Ceca y 4B. Envío de SMS recordatorio - Sistema de envíos de SMS 1 implementado en la aplicación: - Envíos directos a un cliente concreto. - Envíos masivos a un grupo de clientes definido previamente. - Programables como recordatorio a los clientes de sus citas programadas: Estos envíos se realizan de forma automática configurando el tiempo de anticipación, por ejemplo 1 día antes o 2 días antes. Además incluye la posibilidad de adjuntar en el SMS la hora, fecha e ID de la reserva horaria. 1 Los créditos de SMS para poder enviar se deberán adquirir adicionalmente a la aplicación 3

5 Enlace con Eurowin - Posibilidad de vincular la aplicación web con una solución de gestión Eurowin: - Vinculación de códigos de clientes y artículos de la aplicación de gestión Eurowin con los clientes y los servicios de la aplicación web. - Descarga de reservas realizadas online como Pedidos de Venta, recogiendo el código de cliente solicitante o el código de cliente contado, según el caso, así como los códigos de artículos vinculados a los servicios solicitados desde la web con aplicación del PVP indicado en la ficha de cada servicio. 4

6 Esquema de trabajo Activación del Aplicativo en el Data Center de Sage Eurowin Tiempo de duración Creación y configuración los Servicios PVP Para cada empleado será necesario definir su horario laboral. También será necesario configurar las ausencias comunes como días festivos locales o nacionales Creación y configuración de los de los empleados Código del artículo de Eurowin Vinculación con los servicios que puede realizar Creación y configuración de las instalaciones Vinculación con los servicios que se puede realizar en ella Cliente: desde Internet Alta en el sistema si es requerido Solicitud de reserva Confirmación de la reserva Pre-pago de la reserva, si es requerido Eurowin Búsqueda de nuevas reservas Descarga de las reserva Creación de los Pedidos de Venta Empleados / Administrador Consulta de la agenda de tareas Creación de nuevas tareas o modificación de las existentes Inserción de ausencias Consulta de estadísticas de servicios 5

7 Empresas a las que se destina Tu Hora se destina a todas aquellas empresas, organizaciones, autónomos, etc., que quieren ofrecer un servicio con valor añadido a sus clientes, proporcionándoles la posibilidad de realizar reservas en línea de servicios que requieran cita previa de día y hora. Servicios Peluquería Centros de estética Gimnasios Centros de Clases privadas Contratación de horas en actividades especializadas, por ejemplo esquí. Gestorías Asesorías Gabinetes Jurídicos Talleres mecánicos Etc. Profesionales independientes Dentistas Psicólogos Médicos Pediatras Abogados Etc. Otros Servicios de Atención al cliente Departamentos de Atención al público Clínicas médicas Pabellones públicos y locales sociales alquilables Etc. 6

8 Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta salvo error u omisión. A pesar de ello, el funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo. Polígono Industrial, nave El Palau d'anglesola (Lleida) Tlf Fax

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