FACTURACION Y RECIBOS PROVEEDORES EXTRACTO BANCARIO

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1 INFORMATIZACION DE EMPRESAS, S.L. C/ San Graciano 1 y Madrid Teléfonos: Fax: GESFINCAS I CURSO DE FORMACION SEMINARIO BÁSICO INICIAL DE ADMINISTRACIÓN INFORMATIZADA DE FINCAS EN REGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL FACTURACION Y RECIBOS PROVEEDORES EXTRACTO BANCARIO GESFINCAS 2012 (Bajo Windows 2000/Xp o superior) Enero/2013

2 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Capítulo I Sobre la aplicación GESFINCAS es una aplicación informática que permite la gestión de Despachos dedicados a la Administración de Fincas tanto en régimen de propiedad horizontal (Comunidades de propietarios) como en el de vertical (Alquileres). Esta compuesta por cinco bloques de programas: HORIZONTAL (Gestión de Comunidades) VERTICAL (Arrendamientos) CONTABILIDAD (General y adaptada a Fincas) NÓMINAS (Empleados de Fincas Urbanas) ADMINISTRACIÓN (Gestión de Despacho) Además de estos bloques de programas, la aplicación incluye Agenda y Editor, e incorpora diversas utilidades para copias de seguridad. El núcleo básico de la aplicación es el módulo de Contabilidad, ya que éste recibe la información generada desde los de Horizontal, Vertical, Nóminas y la Administración del Despacho. CONTABILIDAD es un módulo independiente que permite la gestión contable adaptada a la Administración de Fincas, así como cualquier otra gestión sujeta al Plan General de Contabilidad, gestión de I.V.A., elaboración de informes contables, diversos modelos oficiales para Hacienda, etc. HORIZONTAL y VERTICAL son los módulos encargados de la gestión administrativa de fincas, y desde ellos se posibilita la gestión contable en tanto que enlazan directamente con CONTABILIDAD trasladando información contable por los procesos automáticos (facturación, recibos, liquidaciones, etc.), y permitiendo desde ellos la contabilización de gastos, ingresos, etc. sin necesidad de salir de la gestión. Como norma general, los módulos de gestión de fincas y Administración son los "emisores" de información hacia el de Contabilidad, si bien, en algunos procesos, como pudiera ser el de gestión de recibos, desde la propia Contabilidad se "emite" información a la gestión. 1

3 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A NOMINAS es un módulo independiente que permite, además de llevar el fichero de personal de las Comunidades, la confección de nóminas y Seguros Sociales, así como la gestión del IRPF. Desde el mismo, mediante procesos automáticos, se puede realizar la contabilización de las nóminas de los empleados, dentro de una Contabilidad incluida en el módulo de CONTABILIDAD. ADMINISTRACIÓN, tiene como objeto fundamental la Gestión del Despacho y de la propia aplicación. Así, desde él se gestionan los clientes del Despacho, tanto de Horizontal y Vertical como otros Clientes, la contabilidad particular del Administrador, facturación, etc., y por otra parte en este módulo se encuentran los programas de utilidades y "administración" de la Aplicación. Conexión con Internet Gesfincas proporciona al usuario la posibilidad de publicar información en Internet a través "El Portal de tu Comunidad", para lo que cuenta con las herramientas que facilitan esta tarea, además de otras para el proceso de la información depositada por los administrados en el "Despacho 24 horas" del Portal, a fin de su incorporación automática a la gestión COMO TRABAJAR EN GESFINCAS El programa de permite trabajar en la gestión de fincas en régimen de Propiedad Horizontal o en el de Vertical, así como gestionar la administración del Despacho, incluidos otros clientes del Administrador. Cuando precise gestionar una administración (Comunidad de Horizontal o Propietario de Vertical), es preciso, en primer lugar que la registre dándola de Alta desde el módulo de gestión de cada uno de los regímenes. En los supuestos de clientes del Administrador (diferentes a las Comunidades o Propietarios que se registran como Clientes automáticamente al alta de cada una de ellas en su módulo de gestión), deberá igualmente darles de Alta por el mismo procedimiento que a las Comunidades, desde el módulo de Administración.. A partir de ese momento podrá iniciar la gestión de su administración MECANOGRAFIADO DE LOS DATOS Como regla general los datos a mecanografiar, en cada campo, se completarán al concluir la longitud máxima que admitan, o pulsado INTRO al final. 2

4 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A AYUDAS Además del Manual, el programa dispone de diversas ayudas. En función de la necesidad estimada, éstas se encuentran tanto en las pantallas de menús como en las de trabajo. Las ayudas pueden ser generales o de campo. Ayudas generales: Aparecen al pulsar la tecla [F1], cuando no existe ayuda de campo asignada a esta tecla de función. Ayudas de campo: Estarán disponibles en aquellos campos que lo requieran. Se ofrecen en dos variantes: Por visualización automática de la ayuda cuando mantenga fijo el cursor durante unos instantes sobre un campo, si cuenta con ella. Pulsando la tecla [F1] estando situado sobre el campo, (cuando exista esta modalidad) aparecerá una ventana de ayuda, de la que podrá salir pulsando cualquier tecla Tutorial Con el fin de facilitar al usuario que tiene su primer contacto con la aplicación, el aprendizaje y manejo de la misma, Gesfincas incluye en los módulos de HORIZONTAL, VERTICAL y ADMINISTRACIÓN, un Tutorial que le permite realizar una gestión básica guiada, desde el alta de una Administración hasta su liquidación y cierre del ejercicio. Vd. podrá utilizar el Tutorial como instrumento de consulta y aprendizaje, puesto que le muestra un caso de ejemplo asociado a cada tarea de las que en él se incluyen, o como tutor de trabajo, ya que desde el mismo puede ir ejecutando las tareas y subtareas necesarias. El tutorial se encuentra activo, por defecto, cuando entra al módulo de gestión, y podrá activarlo o desactivarlo desde el menú Utilidades, opción t - Tutorial. 3

5 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A ACCESO A LA APLICACIÓN Desde el Escritorio de Windows: Tras instalar la aplicación, dentro del escritorio de Windows se crea un icono de acceso directo a Gesfincas. Haga doble clic sobre el mismo y accederá igualmente a la aplicación. 1. Haga clic sobre GESFINCAS y se iniciará el acceso a la aplicación. 2. Una vez que se muestre la pantalla de presentación, y mientras no cambie la clave de acceso, indique Número de Usuario 001, posteriormente escriba como Palabra Clave IESA. La palabra clave, mientras se escribe, aparece oculta y representada por ****. Pulse [INTRO] tras teclearla. 3. Seleccione el módulo de trabajo (horizontal, vertical, etc.) haciendo clic sobre el MENU que lo representa. Si desea trabajar en prueba con la aplicación, hágalo sin personalizar y, una vez concluidas estas, y para el trabajo definitivo, deberá volver a instalar de nuevo el programa. 4

6 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Capítulo II Preparación de la aplicación GESFINCAS requiere una serie de actuaciones previas al trabajo con la aplicación, que tienen por objeto dejar ésta convenientemente preparada para realizar las tareas que pretendemos. Así, como tarea inicial y por una sola vez, realizaremos los siguientes procesos: Instalación Configuración INSTALACIÓN Instalar significa "trasladar" la información contenida en el CD-ROM original que se suministran al adquirir la aplicación, al disco duro de su ordenador, y así, en lo sucesivo, "leer" de éste el programa cada vez que se ejecute. Para instalar se han de seguir las pautas indicadas en el manual, y las que irán apareciendo en pantalla a medida que se realiza la instalación CONFIGURACION El menú de configuración, tiene distintas opciones, que vamos a ir comentando: Personalización de la aplicación es un procedimiento que le permitirá utilizar libremente el programa, sin las limitaciones (en cuanto al número de Comunidades, Propietarios, Facturaciones, acceso a opciones, etc.) que hasta efectuar ésta existen. 5

7 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Por otra parte, tras personalizar, la información impresa (donde esté previsto), aparecerá con el nombre o anagrama del Titular, sustituyendo la referencia a IESA. En este proceso podrá modificar, si lo desea, la palabra clave de acceso a la aplicación, (que por defecto es IESA), para garantizar la confidencialidad de sus datos y así evitar el acceso a la información a personas no autorizadas. El proceso de personalización lo haremos siguiendo las pautas indicadas en el manual. Es muy importante tener en cuenta que IESA o su Distribuidor, facilitan una serie de datos que han de ser escritos tal cual se le indiquen. USUARIOS DE LA APLICACIÓN. Para que un usuario pueda acceder a GESFINCAS, se han previsto una serie de medidas de seguridad que permiten controlar las personas autorizadas para ello, a la vez que el permiso de trabajo en las opciones que integran el programa. Determinar los derechos de los usuarios es una labor del usuario principal, quien tiene la facultad de limitar o ampliar los mismos. Por tanto, sólo el usuario número 1, tras acceder a la aplicación con su palabra de paso, podrá crear o modificar usuarios y derechos de éstos. El procedimiento de dar alta de usuarios y determinar derechos se documenta en las Ayudas de la opción del Módulo de Configuración. Como ejercicio, vamos a dar de alta al usuario número 2, al que limitaremos el acceso a una serie de opciones. El usuario se llamará PERE, y su palabra de paso será Pere_1965 Las opciones cuyo acceso tendrá limitado, no pudiendo entrar a ellas, serán: En el Módulo de HORIZONTAL, la opción 3 - Facturación 6

8 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Para realizar este Ejercicio, entrando a la aplicación como usuario número 1, con la palabra clave que en nuestro ejemplo será IESA actuaremos conforme a lo siguiente: 1. Entramos al menú de USUARIOS. 2. Seleccionamos Altas para dar de Alta al usuario. 3. Cumplimentamos la pantalla indicando los datos de número de usuario, nombre y palabra de paso (2, PERE, Pere_1965). 6. Confirmamos que Si es correcto pulsando el botón GUARDAR. 7. Tras pulsar SALIR, accedemos al menú Permisos de usuarios. 8. Seleccionamos el usuario 2, desplegando la lista. 9. En la pantalla, seleccionamos el módulo Horizontal 10. Seleccionamos el menú 3 - Facturación 11. En la columna Sin permiso, aceptamos incluyendo la marca de verificación. 12. Concluimos saliendo de la opción. Parametrizar es otra de las tareas iniciales a efectuar, si bien no es un proceso imprescindible puesto que la aplicación tiene previstos una serie de parámetros por defecto que permiten trabajar con ella. Por otra parte, la Parametrización puede ejecutarse o repetirse en ocasiones posteriores. Sólo es conveniente realizarla al inicio del trabajo en GESFINCAS cuando precisamos establecer unos parámetros diferentes a los predefinidos. 7

9 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A NÚMERO FINAL DE COMUNIDADES EN HORIZONTAL. De los parámetros a establecer, el más necesario, en cuanto que su modificación posterior pudiera suponer algún problema, es el del número final de Comunidades en Horizontal. Toda vez que con el ánimo de organizar convenientemente los archivos y agilizar los procesos informáticos, se ha previsto disponer de una reserva de espacio en nuestros ficheros informáticos, que permitan ordenar consecutivamente las Comunidades en Horizontal, por su Código o número de identificación, precediendo a las de Vertical, se requiere determinar esta reserva de espacio, para lo cual la aplicación (por defecto) prevé que las 500 primeras Comunidades lo sean en Horizontal, y el resto (desde la 501 y hasta la 998), quedaría disponible para Vertical. 8

10 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Esta "reserva" inicial puede no acomodarse a las necesidades del usuario. Si fuera el caso de un Administrador que trabaja fundamentalmente con Administraciones en Régimen de Propiedad Horizontal, lo más probable es que precise un mayor número de espacio "reservado" para estas Fincas, y otro más reducido para las que tenga o pudiera tener en Vertical. Por ello, necesitaríamos variar estos parámetros "por defecto", y fijar hasta qué número máximo de Comunidades en Horizontal deseamos reservar, a partir del cual iríamos numerando las de Vertical. Caso contrario sería el del Administrador que su volumen de Fincas en Horizontal es muy reducido, y pudiera no interesarle la reserva de espacio para las 200 fincas previstas inicialmente, por lo que prefiere reducir este número. Para cualquiera de estas situaciones, se precisaría, (antes de empezar a codificar las Comunidades en Vertical -ya que, si hubiéramos empezado a numerar por la 201, no podríamos ampliar la reserva de Horizontal-), determinar el número máximo previsto de Comunidades en Horizontal. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: 1. Accedemos al menú de CONFIGURACION. 2. Posteriormente, a la opción Parámetros Generales. 3. Por último, indicamos el número final de comunidades en Horizontal. Recordemos que el número final de comunidades en Horizontal podrá ser superior o inferior al que visualicemos en pantalla (dado por defecto o anteriormente determinado por el usuario), si bien teniendo en cuenta, en el supuesto de ampliarlo y haber trabajado previamente con GESFINCAS, que no hubiéramos dado de alta Comunidades en Vertical con códigos que estuvieran comprendidos dentro del nuevo límite fijado para Horizontal. NOTA: Compruebe los parámetros para validar los importes máximos introducidos durante el registro de cuotas, entregas a cuenta y apuntes contables. Estos parámetros están destinados a controlar posibles errores en el trabajo con Euros, por introducir valores en pesetas de forma improcedente. Ejercicio Como ejemplo de trabajo variaremos este número, estableciendo el mismo en el 500, por lo que, para nuestros ejercicios posteriores, la primera Comunidad en Vertical la crearemos con el código 501. CUENTAS DE PROPIETARIOS (H) E INQUILINOS (V). 9

11 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Otro parámetro importante, en cuanto que, en función de como esté establecido, así se crearán los títulos de las cuentas de propietarios de horizontal e inquilinos de vertical, es precisamente el que, dentro de la pantalla de parámetros generales, se denomina componer el título cuenta contable como:. Nosotros, y a modo de ejemplo, marcaremos la combinación piso + nombre, de tal forma que, cuando demos de alta propietarios de horizontal o inquilinos de vertical, sus cuentas personales (Auxiliares de la 117, 430, etc.), irán tituladas de dicha manera. Ejercicio En la opción parámetros generales, del módulo de configuración, seleccionaremos el parámetro 2 (piso + nombre) para titular las cuentas de propietarios. IMPRESORAS. Antes de seguir con el trabajo en GESFINCAS, es interesante determinar la impresora que utilizaremos habitualmente. Para ello, accedemos al menú Inicio / Configuración / Impresoras de Windows o al menú Inicio / Impresoras (Dependerá del Sistema Operativo instalado), y definimos o seleccionamos la impresora por defecto, así como las propiedades de ésta. La aplicación, como sistema general, cada vez que desee efectuar un listado, y tras hacer clic sobre el botón IMPRIMIR, le mostrará cuatro posibilidades de obtenerlo: Pantalla Impresora Fichero (Muestra el informe por pantalla. Permite, posteriormente, enviarlo a la impresora). (Permite seleccionar la impresora predeterminada o cualquier otra y establecer el número de copias a imprimir). Permite guardar el listado o informe en un fichero. Ciertos formularios de trabajo incluyen "Salida a M.S.-D.O.S.". Este modo de salida está previsto para trabajos con impresoras matriciales. Consulte la ayuda en pantalla. 10

12 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Capítulo III Gestión de Comunidades - I Caso práctico: Comunidad y propiedades A título de ejemplo de como trabajar con Gesfincas, a lo largo de este capítulo y los siguientes, se incluyen una serie de ejemplos prácticos y recomendaciones que pueden servir al usuario de orientación, en cuanto a la forma de enfocar su gestión con esta aplicación. En estos ejemplos, planteados con la cronología de la gestión, e identificadas las tareas por el número de secuencia de ejecución 1, indicamos las opciones de trabajo que utilizamos, referenciándolas por el número de orden en que aparece el menú en la barra y el número de opción y/o subopción dentro de la lista del menú (por ejemplo: para indicar menú primero, opción primera, subopción cuarta). Para que adquiera práctica en el sistema de gestión de fincas, le recomendamos la apertura (antes de trabajar en firme con la aplicación), una Comunidad de prácticas con los datos básicos que más adelante le indicaremos como ejemplo de los propietarios de éstas, así como con los demás casos que vayamos comentando. Cuando haya concluido las prácticas, para trabajar en firme con Gesfincas, borre los datos que ha generado en las pruebas, eliminando (desde el Explorador de Windows), la carpeta GESFINCAS, con todos sus subdirectorios y ficheros, y vuelva a instalar la aplicación para partir de cero. En este capítulo hacemos una breve exposición de la forma en que ha de iniciar la gestión con Gesfincas de sus Comunidades de Propietarios, que deberá completar con la Ayuda del Manual, pulsando F1 cuando se encuentre en la aplicación. Gestión de Comunidades Para conocer mejor la forma en que ha de trabajar desde Gesfincas, simularemos la gestión de una Comunidad de Propietarios desde el alta hasta su liquidación. Para ello, tomaremos como ejemplo el siguiente supuesto: Datos de la Comunidad: La Comunidad se encuentra situada en el número 80 de la calle Velazquez, en el de Madrid. Su N. I.F. es el G (NIF inventado) Tiene una cuenta corriente abierta en Caja Madrid, Entidad 2038, Oficina 1093, con el número El ejercicio se inicia el día 1 de enero, y concluye el día 31 de diciembre del mismo año. 1 1 Gesfincas permite trabajar con ejercicios económicos de duración superior o inferior al año natural, finalización en el mismo año de inicio (si es menor o igual a éste), o en otro año posterior. 11

13 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A La Comunidad corresponde a un edificio de cuatro alturas más sótano. Tiene un portal y dos escaleras de comunicación. En él se ubican seis viviendas, repartidas entre las dos escaleras. En la planta baja existe un local comercial (sin acceso por el portal) y, en el sótano, se encuentra el garaje con seis plazas. Datos de las propiedades: Las plazas de garaje, aunque actualmente pertenecen a vecinos de la finca, pueden ser en cualquier momento transmitidas a otras personas. Las viviendas y locales soportan sus gastos en función de unos criterios de reparto que ya tenían establecidos (unos gastos por coeficientes y otros a partes iguales). El local, al no tener acceso por la escalera, está excluido de los gastos de mantenimiento de ésta. Por otro lado, las plazas de garaje reparten sus gastos a partes iguales y contribuyen a los gastos generales de la finca. Cada uno de los elementos en que se divide el edificio cuenta con los coeficientes de copropiedad que se indican. Los propietarios han domiciliado el pago de sus recibos en Portería, en Administración o en las entidades financieras que también se reflejan. Datos básicos de propiedades y propietarios: Código propied. Descripción Propietario Coeficiente Modo de pago de los recibos Observaciones 1 1º A EDILBERTO CALABRIA 13,50 Indomiciliado Más Garaje 1 2 2º A Mª DEL PILAR MORAL 13,50 C/C: 0085/0020/ / Más Garaje 2 3 3º A ESPERANZA MARTINEZ 13,50 C/C: 0049/0001/ / Más Garaje 3 4 1º B ANTONIO ROBLES 12,50 C/C: 0049/0001/ / º B SONIA POZO 12,50 C/C: 0049/0001/ / º B DAVID ELIAS 12,50 Indomiciliado 7 Local comercial ROPAS, S. A. 19,00 Administración Más Garajes 4, 5 y 6 8 Garaje 1 EDILBERTO CALABRIA 0,50 Indomiciliado Asociada al 1 9 Garaje 2 Mª DEL PILAR MORAL 0,50 C/C: 0085/0020/ / Asociada al 2 10 Garaje 3 ESPERANZA MARTINEZ 0,50 C/C: 0049/0001/ / Asociada al 3 11 Garaje 4 ROPAS, S. A. 0,50 Administración Asociada al 7 12 Garaje 5 ROPAS, S.A. 0,50 Administración Asociada al 7 13 Garaje 6 ROPAS, S. A. 0,50 Administración Asociada al 7 Datos asumidos automáticamente de la propiedad principal con la que se ha asociado Cuotas mensuales: Los Propietarios de la Comunidad abonan las cuotas mensuales obtenidas por el anterior Administrador tras el reparto del presupuesto aprobado en la última Junta Ordinaria, por tiempo indefinido (sin caducidad al menos hasta que no se modifique el presupuesto), y con periodicidad mensual, por lo que mantendremos las mismas cuantías. 12

14 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Estas cuotas estaban asignadas a un sólo concepto de recibo: "01 - Cuota mensual", y fijadas en los importes que figuran en el siguiente cuadro. COGIGO PROPIEDAD CUOTA 1 1º A º A º A º B º B º B LOCAL PLAZA GARAJE PLAZA GARAJE PLAZA GARAJE PLAZA GARAJE PLAZA GARAJE PLAZA GARAJE 6 14 Conocida la información básica, podemos iniciar el proceso de gestión de la Comunidad. Antes de entrar en el mismo, conviene destacar que el ejemplo que haremos de gestión está fundamentado en una Comunidad "tradicional", que gestiona sus fondos, recibos, pagos, etc. directamente, ya que, en el supuesto de comunidades gestionadas mediante el sistema de "caja única", existiría alguna variación en cuanto al registro de datos generales, por lo que, en su momento, advertiremos de las diferencias en estos supuestos. El sistema de gestión, dando también por supuesto que es la primera Comunidad que gestionamos con Gesfincas, incluirá algunos procesos que, normalmente, se harán al principio y por una sola vez, como puede ser el la personalización del programa, el mantenimiento de tablas de recibos, etc., y los parámetros generales que también comentaremos. 13

15 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A 0 Proceso inicial para gestionar La primera vez que trabaje con Gesfincas (y en ocasiones posteriores si lo precisa), y al margen de lo indicado en capítulos precedentes en cuanto a instalación, personalización, usuarios, etc., conviene: En primer lugar, revise la Tabla de títulos de los conceptos de recibos, podrá ir añadiendo títulos en la medida que lo necesite, pero tenga en cuenta, que en el recibo, no se guarda el literal del concepto, pues esto representaría con el tiempo una información excesiva y redundante, lo que se guarda es el código del título, por lo que una vez creado un título no deberá ni borrarlo ni modificarlo, pues si saca un duplicado de un recibo al cabo del tiempo, no se correspondería con los títulos originales. Una vez que haya verificado o modificado los títulos, salve los cambios y salga de la opción. Por último revise, al menos para su conocimiento lo que la aplicación denomina Otras tablas (Idiomas, formas de pago, etc.), que tienen su aplicación, según cada caso. Con esta mínima preparación, que como decíamos, no precisará repetir en lo sucesivo salvo que quiera cambiar alguno de los datos mencionados, ya puede iniciar la gestión de sus Comunidades. Para ello, le recomendamos lo haga, al menos inicialmente, en el orden que planteamos el supuesto. 1 Alta de la Comunidad de Propietarios Al igual que haríamos con un sistema manual, la primera tarea a realizar para administrar una Comunidad de Propietarios (R. P. Horizontal) sería la anotación de los datos generales, así como de aquellos otros que nos puedan ser necesarios a lo largo de nuestra gestión. Para ellos, accederemos al módulo de HORIZONTAL. El alta de la Comunidad se realiza desde la opción 1.1 Datos generales, en el menú Comunidades, a la que también podemos acceder desde el icono situado en la barra de tareas. 14

16 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Cuando accedamos a esta opción se nos mostrará la pantalla correspondiente a la carpeta Datos generales. Podrá comprobar que existen otros botones (Conceptos de recibo, Otros Datos, Ficha ampliada, Bloc de Notas, Fotos, Parámetros y Propietarios), que contienen información de la comunidad, a la que se accede haciendo clic sobre los mismos. Para iniciar la gestión, y en un primer momento, nos bastará con cumplimentar los datos de la carpeta Datos generales. Posteriormente, iremos accediendo a las otras carpetas para registrar más información o variar los parámetros que indican a Gesfincas el modo en que han de realizarse ciertos procesos automáticos de la Comunidad. Para dar de alta la Comunidad, desde la carpeta Datos generales, haremos clic sobre el botón Agregar que se encuentra situado en la parte inferior de la misma. Antes de trabajar sobre la ficha de la Comunidad, con los datos de ejemplo que hemos indicado, y que aparecen en la figura que reproducimos (carpeta de Datos Generales), observe en ella que, el campo "Caja única." figura como No y "Cuenta contable de pagos" aparece sin cumplimentar en este supuesto. Ello es como consecuencia de que, en nuestro caso, los cobros y pagos se realizan por mediación de la propia Comunidad y a través de su primera cuenta bancaria. Si tuviéramos el caso en que la gestión de cobros y pagos los realiza directamente el Administrador a través de su propia cuenta bancaria común para toda su gestión (Caja única), contestando Sí, la aplicación asume que Vd. utiliza su cuenta para efectuar los pagos y cobros de cuotas y otros conceptos de la comunidad, en cuyo caso, en el apartado Cuenta contable de pagos deberá indicar el código de ésta (572001, por ejemplo) dentro del Plan de Cuentas de la contabilidad del Administrador. Estos movimientos estarán reflejados dentro de su contabilidad (999) 2, en la cuenta 3 551nnnn que tenga como cliente la comunidad (nnnn = código cliente). 2 Tanto la Contabilidad del Administrador como su Gestión de Despacho, se identifican por el código

17 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A En nuestro supuesto, todos los apuntes referentes a cobros y pagos estarían anotados (en la contabilidad de la Comunidad), en la cuenta Cuenta con el administrador. El saldo de la cuenta anterior será igual al de la 551nnnn (en la contabilidad del Administrador) donde también se anotarían automáticamente estos apuntes, pero de signo contrario. Para nuestro ejemplo, queremos contabilizar todos los movimientos por facturaciones de cuotas, gastos, etc. en una contabilidad particular 4 para la Comunidad, por lo que, cuando rellenemos los datos de la pantalla, aceptaremos, para nuestra contabilidad, el número de Código que nos propondrá la aplicación, y que será el mismo con que demos de alta a la Comunidad. Observe que existe el campo Sufijo dentro del apartado Banco. Este campo está reservado para registrar el sufijo de la cuenta activa que proporcionan algunas Entidades Bancarias. Si no existe, deberá quedar en blanco. Para hacer el registro de la Comunidad, introducimos la información que hemos indicado en el supuesto. Asignamos a la Comunidad un código (que no haya sido anteriormente asignado a otra) comprendido entre el número 1 y el más alto que tenemos reservado para la gestión de fincas en Horizontal 5. En nuestro ejemplo le asignaremos el 1. Una vez que hemos cumplimentado la carpeta Datos generales, deberíamos comprobar que en la carpeta "Conceptos" están recogidos los conceptos de recibo que precisamos para hacer las facturaciones periódicas de la Comunidad. (Vea en este mismo apartado la explicación sobre esta carpeta). Ahora podríamos dar por concluido el proceso de alta (al menos inicialmente), ya que, salvo que quisiéramos registrar alguna otra información en la Ficha ampliada o en la carpeta Otros datos, con los que hasta ahora hemos recogido sería suficiente para la gestión de la finca. En este supuesto, pulsaríamos el botón Guardar. Seguidamente pasaríamos a anotar los datos de las propiedades y/o los propietarios. Esto lo haríamos desde la opción 1.3 Registro de Propiedades (División de la Comunidad), si queremos registrar sólo los datos de las propiedades, o mediante la opción 2.1 Datos generales (de los Propietarios), en donde recogeríamos simultáneamente la información de la propiedad y del propietario. Al alta se apertura la contabilidad y su plan de cuentas, por lo que, ANTES DE ACEPTAR los datos, si lo desea, podrá verificar o modificar los parámetros contables y los conceptos de recibo. El Plan de Cuentas se completará en otra fase. También podría utilizar las carpetas Otros datos y la Ficha ampliada para completar la información. Nosotros, antes de pasar a dar de alta a los propietarios, y para que conozca el resto de las carpetas de la opción, haremos un recorrido por las mismas. 3 Cuenta de compensación con el Administrado. Consulte el apartado 1 - Cuentas en la Ayuda de Contabilidad. 4 Generalmente se utiliza una contabilidad propia por cada Comunidad y se identifica con el mismo código de referencia que se le ha dado a ésta en la gestión, si bien, por cualquier razón que lo justifique, podrá darle otro número que podrá o no corresponder a una contabilidad compartida con otra Comunidad o gestión. Si la contabilidad es compartida, deberá organizar adecuadamente el Plan Contable de ésta. 5 Gesfincas organiza las administraciones asignado un código de referencia a cada una de ellas. Por defecto, desde el 1 al 500 se han reservado para la gestión de Horizontal. Del 501 al 998 quedan libres para la de Vertical, y la 999 se utiliza obligatoriamente para la gestión del Administrador. La reserva de Horizontal y Vertical puede ser modificada por el usuario accediendo a la opción Configuración de parámetros generales, dentro del módulo de CONFIGURACIÓN. 16

18 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Conceptos de recibos Para elaborar los recibos de cuotas periódicas o extraordinarias, con el correspondiente detalle de los conceptos incluidos en los mismos, Gesfincas utiliza títulos de conceptos extraídos de una tabla (fichero de datos) que puede contener hasta un máximo de 99 (ampliable a 9999). Esta tabla, ubicada en la opción 1.5 Tabla de conceptos de recibo (que por defecto se entrega cargada con un reducido número de conceptos), ha de ser mantenida por el usuario, quien podrá añadir nuevos títulos o modificar los existentes. Los títulos de conceptos que se encuentren incluidos en esta tabla, pueden ser compartidos por cualquier Comunidad. Desde la pantalla consulte el Manual de Gesfincas (F1) para ampliar la información Los títulos de los conceptos se registran dentro de la tabla asociados a una referencia numérica (del 1 al 99, o al 9999 si se ha ampliado), que será la que invoquemos cada vez que deseemos utilizar uno de ellos para la confección de recibos. En la carpeta Conceptos de cada Comunidad, se ha de realizar el registro de los códigos que correspondan a los títulos de los conceptos que deseemos utilizar para la confección de los recibos de cuotas, independientemente de que sean periódicos o extraordinarios, e indicar la caducidad (último mes y año en que han de ser considerados) de aquellos conceptos que la tuvieran por ser temporales. Si una administración de Horizontal ha de emitir sus recibos de cuotas con I.V.A. repercutido, deberá modificar los parámetros y marcar el indicador a la derecha de cada concepto, en la columna I.V.A. La carpeta registra hasta 12 códigos de conceptos, ya que este número es el máximo que por razones físicas se pueden incluir en el recibo. 17

19 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A El concepto se selecciona indicando el código con que se ha reflejado éste en la Tabla de conceptos, dentro la columna CONCEPTO (segunda columna de la izquierda, situada a la derecha de la columna en donde aparece el número del orden en el que deseamos que sea ubicado dentro del recibo). Si hace doble clic sobre una línea, dentro la columna CONCEPTO, se desplegará la tabla de éstos, donde podrá seleccionar directamente el que desee utilizar. (Consulte la ayuda en pantalla). La aplicación toma por defecto los 12 primeros códigos de la tabla (Opc. 1.5), que para nuestro ejemplo son válidos para trabajar, por lo que no tenemos necesidad de cambiar nada. Sí ha de tener en cuenta que, antes de hacer los recibos de cuotas deberá registrar las referencias de los títulos de los conceptos (por una sola vez y en tanto que no se varíen éstos). Si desea variar alguno de los conceptos que aparecen por defecto en la carpeta, y en la tabla de la opción 1.5 tiene registrados aquellos que precisa, bastará con que en la columna concepto, en la casilla que se corresponda con el número de orden en que desee que aparezca cada uno, haga referencia al código con que está registrado en la tabla. Si en la tabla no existe el título que precisa utilizar, inclúyalo en ella. Para incluir o modificar títulos de conceptos, haga clic sobre el botón de acceso a la tabla. En nuestro ejemplo de trabajo, y dado que entre los conceptos incluidos por defecto 6, encontramos aquellos que utilizaremos en la elaboración de nuestros recibos de cuotas, no hacemos ningún tipo de modificación. Bloc de Notas En esta carpeta, y dentro del Bloc de Notas, podemos anotar los comentarios que nos interesan para conocer ciertos datos o aspectos de la Comunidad: el histórico de las juntas celebradas, las personas que han desempeñado cargos dentro de la Junta, estado de la piscina, etc.. Otros datos Dentro de esta carpeta vemos un apartado destinado a establecer penalizaciones por demora en el pago de recibos. Si bien las penalizaciones no son de aplicación en todas las Comunidades, sí se ha previsto esta posibilidad. Resaltamos de esta pantalla, el campo Día de cobro de la remesa, importante para confección del CSB-19, siempre que se cumplimente, será el día en que el banco aplique el cargo a los propietarios, lo comentaremos más adelante al hacer el proceso de facturación y los recibos. Si alguna de sus Comunidades tiene establecido un sistema de penalización por la demora en el pago de recibos de cuotas, Gesfincas permite calcular ésta aplicando un porcentaje sobre el total del recibo o la fórmula de interés simple directo (I = C x R x T) sobre el importe del mismo y el tiempo de demora. 6 Aunque dentro de la lista de conceptos aparezcan más de los que realmente vamos a utilizar, no es preciso suprimirlos, ya que la aplicación sólo considerará aquellos a los que posteriormente se les asocien importes. Pulse F1 para ver la automatización de fechas. 18

20 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Para más información, consulte el Manual de Gesfincas (F1). Ficha ampliada En segundo lugar, iremos a la ficha ampliada donde podemos reflejar otros datos de nuestro interés que no se recogen en la ficha principal. Haciendo clic sobre la solapa que contiene el rótulo Ficha ampliada, abrimos la carpeta que contiene ésta. La ficha ampliada contiene una lista de campos a los que se puede asociar una información. De los 60 campos posibles, la aplicación ha rotulado algunos de ellos, dejando al usuario la libertad de modificar éstos o añadir otros. Como quiera que es la primera vez que accedemos a esta carpeta, como ejemplo podemos introducir algunas variaciones en el modelo a fin de ajustarlo a nuestras necesidades. Este modelo es un formato común para todas nuestras Comunidades de Horizontal, por lo que, cualquier variación que hagamos ahora o posteriormente, se reflejará en todas ellas. Hacemos clic sobre el botón Mantenimiento parte izquierda. y accedemos a la ventana para el mantenimiento de los textos de los campos. En ella añadimos los rótulos de los campos números 17 y 18 (Mantenimiento puertas del garaje y de la antena parabólica). Cuando hemos registrado los datos, cerramos la ventana pulsando el botón Salir. En lo sucesivo, desde cualquier Comunidad, podremos disponer de estos nuevos datos. 2 Alta de propiedades y propietarios Tras el alta de la Comunidad, el paso siguiente a realizar es el del registro de cada una de las propiedades que la integran, así como los datos generales de los propietarios. Para hacer este registro de información, el usuario dispone de dos sistemas de trabajo, entre los que podrá elegir en función del tipo de información inicial que desee registrar: Registrar exclusivamente los datos de identificación de las propiedades (Opc. 1.3) dejando para otro momento la anotación del resto de los datos. Hacer el registro completo de los datos de la propiedad y del propietario (Opc. 2.1). El primer procedimiento (disponible desde la opción 1.3 Registro de Propiedades o División de la Comunidad) se suele utilizar, por ejemplo, como sistema rápido para disponer de los datos mínimos necesarios para la elaboración de presupuestos a la constitución de la Comunidad, cuando se desconoce gran parte de los datos de los propietarios, etc.. Si utiliza este método, más tarde, en otra sesión, desde la opción 2.1 Datos generales y a medida que disponga de más información sobre los propietarios, podrá registrar esta en sus fichas individuales. 19

21 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A El segundo procedimiento (Opc. 2.1 Datos generales) pretende recoger la totalidad de los datos de la propiedad y del propietario en un sólo proceso. Cuando se utiliza la opción1.3 para el registro de los datos de las propiedades en que se divide la Comunidad (primer procedimiento), antes de iniciar la emisión de recibos ha de registrar los datos de los propietarios. Para ello debe acceder a la opción 2.1 Datos generales en modo Modificar. Nosotros hemos de recomendarle, como método de trabajo, que utilice: El primer procedimiento (opción 1.3 Registro de propiedades): Cuando tenga que elaborar un estudio económico (presupuesto de gastos e ingresos) previo a la constitución de una Comunidad. Cuando inicie la gestión de una Comunidad, si desconoce los datos personales de los propietarios y domiciliaciones de recibos. Siempre que tenga que hacer un registro mínimo de datos de las propiedades. Si utiliza este procedimiento, recuerde que más adelante deberá completar la ficha del propietario (Opc. 2.1) con los datos que ahora no incorpora. El segundo procedimiento (opción 2.1 Datos generales, de los Propietarios): Para completar los datos del propietario, si ha utilizado antes el primer procedimiento. En este caso, deberá entrar a la ficha de cada uno en modo Modificar. Para el registro de los propietarios y sus propiedades, al inicio de la gestión de una Comunidad o en cualquier momento, si conoce la totalidad de los datos, y desea registrar todos directamente por esta opción. Alta de las propiedades (División de la Comunidad) Datos para el ejemplo: Utilizaremos los de las 13 propiedades y propietarios del supuesto que hemos planteado al principio de este Capítulo. Para ver la forma de trabajo con los dos procedimientos de registro de datos que hemos indicado, iniciaremos el supuesto haciendo el registro de las propiedades desde la opción 1.3, y luego lo completaremos con el acceso a la opción 2.1 para completar la información. Recuerde que podríamos utilizar directamente el segundo procedimiento (opción 2.1), que es más amplio pero también más laborioso. Como sistema rápido de registro de los datos de las propiedades que componen una Comunidad, existe la opción 1.3 Registro de propiedades o División de la Comunidad. Este sistema permite hacer una descripción básica de las propiedades de la finca, por lo que recomendamos utilizar la información contenida en la escritura de Obra Nueva y División Horizontal de ésta, describiendo todos los elementos que la componen, en el orden que en este documento aparecen descritas. Este procedimiento puede ser utilizado como previo al registro de datos de los propietarios, en una primera fase de registro de información, como pudiera ser para la elaboración de un presupuesto previo a la adjudicación de la administración, recogida mínima de información en momentos de urgencia, etc. En cualquier caso, si hace el registro de las propiedades desde este proceso, posteriormente deberá completar los datos accediendo a la opción 2.1 Datos generales. 20

22 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Cuando la propiedad de dos o más elementos es ostentada por una misma persona, podrá asociar estas al primer registro que haga del propietario, con el fin de obtener (si lo desea), un solo cargo por las cuotas de todos los elementos asociados cuando este se hace por soporte magnético, información sobre las cuotas que acumula un propietario para votación en Juntas, etc. Registro de propiedades desde la opción 1.3 Registro de Propiedades En primer lugar, desde el módulo de HORIZONTAL, seleccione la opción 1.3 Registro de Propiedades (División de la Comunidad). A continuación, indique el código de la Comunidad a la que pertenecen las propiedades. En nuestro supuesto, la Comunidad la registramos con el número 1, y este será el código que indiquemos. Pulse el botón de Alta de datos básicos, para agregar los registros de propiedades Conocidos los datos básicos de las propiedades, deberá iniciar el proceso de grabación propiedad por propiedad, de forma ordenada (normalmente en el mismo orden que se describe en la escritura de División Horizontal), y teniendo en cuenta lo siguiente: Anotaremos los datos en la línea de registro que muestra la pantalla de trabajo en su parte inferior. Esta línea le mostrará el primer número de referencia de la propiedad (o del propietario) que se encuentra disponible (el 0001 si no ha registrado ninguna propiedad hasta ahora, o el inmediato consecutivo al último anotado). 21

23 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A A continuación, deberá indicar el código de finca 7, bloque, portal, etc. en donde se ubica la propiedad. (En nuestro ejemplo, los pisos de la escalera izquierda los dejamos bajo el código 1; los de la escalera derecha bajo el 2; el local como 3 y las plazas de garaje como 4. Con esto, podremos posteriormente, si nos hiciera falta, repartir gastos en función de la ubicación de las propiedades. La columna "Finca" tiene por defecto el código 1. Cuando indicamos un nuevo código de finca, portal, escalera, etc., aparece una ventana de registro: En ella anotamos la descripción de la ubicación y domicilio de este nuevo grupo de propiedades, y quedará disponible para cuando registremos otra propiedad que queramos ubicar en el mismo grupo. Seguidamente la identificación de la propiedad (Piso 1-A; Local B, etc.). A continuación el coeficiente general de escritura. El coeficiente de escritura que corresponde a las propiedades, lo incluirá automáticamente la aplicación dentro del Grupo 1º de los de reparto 8, a medida que Vd. las ha registrado en esta pantalla. Luego, para el supuesto que un propietario tenga más de una propiedad dentro de la misma Comunidad, podrá asociarlas entre sí, con el objeto de poder obtener un recibo de cargo unificado, listados a efectos de juntas, etc. La primera propiedad que registre de una persona no ha de asociarla. Sólo asociarán las demás propiedades de ésta a la primera propiedad que registró, cuando llegue el momento de registrar la segunda y sucesivas, indicando en cada una de ellas el código con que se registró en la Comunidad la primera propiedad del propietario. En nuestro ejemplo hemos previsto que las plazas de garaje pertenecen a los propietarios de las propiedades 1, 2, 3 y 7 (vea el cuadro de datos), por lo que, cuando anotemos las plazas de garaje, en la columna "Asociado" indicamos el código con que se registró la primera propiedad de su propietario. (En las propiedades no asociadas a otro anterior, dejamos el valor a "0"). Al asociar propiedades se asumen para éstas los datos de identificación y domiciliación del registro principal que les agrupa. Si conoce el nombre del propietario indique éste. Registre, si lo conoce, el modo de pago de cuotas (domiciliación 9 ). 7 Por finca, entendemos una división del inmueble, o agrupación de propiedades por razón del domicilio (la escalera, un portal, etc.) o cualquier otra que precisemos para hacer grupos de estas, a las que posteriormente podremos fijar cuotas particulares, presupuestos, etc.. La primera agrupación, por domicilio asumirá el mismo de la Comunidad, y contendrá a todas las propiedades que se ubiquen en éste. Si tiene otros domicilios dentro de la misma Comunidad (portales, bloques, etc.), registre por una sola vez la nueva división de la Comunidad, indicando un código de referencia distinto a 1. Se le mostrará una pantalla para dar de alta la denominación y domicilio de la nueva agrupación. En lo sucesivo, siempre que indique un código de finca o bloque ya registrado, se asumirá el domicilio de éste para correspondencia, presupuestos, etc. Este sistema de división por finca, portal, bloque, etc., no ha de utilizarse como un sistema de gestión de Mancomunidades, ya que esta modalidad de gestión, en principio, requiere la apertura de varias gestiones de Comunidades (una por cada inmueble que la integra más otra para la gestión de los elementos comunes a éstas). 8 Gesfincas le permite disponer de hasta 18 Grupos de Reparto. Los Grupos de Reparto se registran desde la opción

24 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Concluya el registro de la propiedad pulsando sobre el botón "Aceptar" (Con "intro" o clic de ratón). Para trabajar en el registro de datos recuerde que puede utilizar las opciones del menú "Edición" o las combinaciones de teclas equivalentes, para copiar, cortar, pegar, etc. También, en esta opción, puede utilizar la tecla "Intro" para confirmar o aceptar los datos de cada campo, así como para guardarlos, ya que, tras el campo "cuenta" del apartado de domiciliación, se resalta el botón "Aceptar", y con "intro" se aceptan los datos. Durante el proceso de "alta" observará que los datos que acepta se incluyen en el cuerpo del formulario. Si observa errores no intente modificarlos ahora, ya que los datos están inhabilitados. Espere a concluir las altas y luego, tras salir del modo, modifique directamente en la pantalla los datos registrados en columnas con fondo blanco. Los datos contenidos en las columnas con fondo de color, no pueden ser modificados desde esta pantalla. Para modificarlos deberá seleccionar la línea de registro con clic y pulsar en el botón "Modificar", con lo que accederá a la ficha de datos de la opción 2.1, desde la que, pulsando a su vez en ella sobre el botón "Modificar", tendrá habilitados los datos para hacer las variaciones que precise. Podrá ampliar los datos de este formulario accediendo directamente a las fichas desde la opción 2.1 o entrando a las fichas en modo "modificar", tal y como se ha explicado en el párrafo anterior. Si desea ampliar la información, consulte el Manual de Gesfincas, pulsando F1 desde las pantallas de trabajo. Datos de los propietarios Registro de propietarios desde la opción Datos Generales Si ha utilizado el procedimiento anterior (registro de las propiedades desde la opción 1.3) y desea completar la información del propietario, o simplemente porque ha decidido hacer el registro de las propiedades directamente desde la opción 2.1 Datos generales, acceda a ella según se ha explicado en el apartado anterior o a través del menú Propietarios o mediante el icono de la barra de tareas. Si accede a completar datos de propiedades ya registradas, seleccione la que corresponda y luego pulse el botón Modificar. 9 Domiciliación del pago: Los datos de la cuenta bancaria son imprescindibles para la domiciliación de recibos. Si se omite la cuenta bancaria, la aplicación presupone que el recibo está indomiciliado y que su pago lo realizará el propietario en portería. Podrá fijar el pago de recibos en el Despacho del Administrador o por mediación de cobrador, indicando en el apartado destinado al código de Entidad bancaria, la clave 8000 para pago en el Despacho, y desde la 8001 a la 8999 para cobradores. Cuando existen propiedades asociadas de un mismo propietario, la domiciliación es común para todas ellas y se corresponderá con la registrada en la ficha "matriz" de éste. 23

25 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Si por el contrario, aún no ha registrado las propiedades podrá darlas de alta junto con los datos de sus propietarios. Para ello, tras seleccionar la opción, deberá pulsar el botón Agregar. Al acceder a la opción 2.1 se muestran los Datos generales y a través de distintos botones, se accede a la información de Pagadores, Cuotas, Coeficientes, Notas y Mensajes y Cotitulares. Existe un botón denominado Enlaces, que a su vez permite acceder a todo tipo de información relacionada con la propiedad. Datos generales Para obtener un rendimiento satisfactorio de la aplicación, basta con cumplimentar la carpeta Datos generales, si bien, dependiendo de su problemática, podrá utilizar el resto de las carpetas para registrar la información que necesite. En el apartado Domiciliación Recibos se registra la domiciliación de pago de los recibos por cuotas. En él, en los casos de propietarios que abonan el recibo mediante domiciliación bancaria, deberá indicar el código de la cuenta bancaria. Si el propietario hará el pago de los recibos en el Despacho de Administración, en el apartado destinado a contener el "código de la Entidad Financiera", se indicará la clave 8000 dejando el resto de los apartados en blanco o a ceros. Si el cobro lo realizará algún cobrador (empleado de la Administración), en dicho apartado se indicará una clave comprendida entre el número 8001 y el 8999, y se registrará al cobrador como tal dentro de la tabla de bancos, opción Tabla de bancos. En aquellos casos en que no exista domiciliación de pago, o este se realice en la Portería de la Comunidad, el citado apartado quedará en blanco o con valor cero. 24

26 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A En aquellos supuestos de propietarios que abonan las cuotas mediante el ingreso directo de cantidades en la cuenta de la Comunidad, lo recomendable es que indique como modo de pago la clave 8000 u otra comprendida entre el 8001 y el 8999, de tal forma que tendrá siempre identificado al grupo de este tipo de pagadores, a quienes no considerará el pago de sus recibos hasta que no recibe la confirmación del abono de los mismos. Pagadores Si el pago del recibo de cuotas (en su totalidad o en parte) lo han de realizar otras personas diferentes al titular de la propiedad, pulse el botón Pagadores para hacer el registro de datos. El destinado al pagador número 1 o Pagador Total sólo se utilizará en el supuesto de que el pago de la totalidad del recibo lo realice una persona diferente al titular, como sustituto de éste. Si tiene este caso deberá Activar el indicador y luego ha de registrar los datos personales del pagador y los de domiciliación. Si algún concepto del recibo (o varios) ha de ser pagado por otra u otras personas diferentes al titular o al Pagador 1, dispone de otros dos apartados (Pagador 2 y Pagador 3), a los que, tras registrar sus datos personales y domiciliación, así como el concepto o conceptos de recibo (máximo 3 por pagador), le serán emitidos recibos a su nombre por el importe de éstos. En este supuesto, los importes girados a estos pagadores, minoran el recibo del titular o pagador principal. Podrá seleccionar tanto el pagador 1, como el 2 y/o el 3, simultánea o independientemente. Cuotas Cuando concluya el trabajo, deberá salvar la información pulsando el botón Guardar La carpeta Cuotas tiene como función principal la de informar sobre las cuotas que tiene asignadas el propietario, ya que el registro de las cuotas es preferible hacerlo desde la opción 2.2 Mantenimiento de cuotas o por el reparto de un presupuesto (opción Cálculo del reparto). En cualquier caso, el usuario, a través de esta carpeta, puede hacer el mantenimiento individual de cuotas. Coeficientes Su finalidad es principalmente informativa y para mantenimientos a nivel de propietario. Desde ella, (al margen de que la opción 5.4 Grupos de reparto y coeficientes, del menú Saldos y Grupos es más apropiada para esta tarea), si lo precisa, puede hacer el registro y mantenimiento de los diferentes coeficientes con que participa el propietario en los Grupos de reparto de la Comunidad, o el del saldo inicial o ampliaciones del propietario, si bien la opción 5.3 Saldos iniciales del menú anterior es más adecuada para este trabajo. Notas La carpeta incluye un bloc de notas u observaciones, en el que podrá escribir libremente. 25

27 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A El contenido del bloc puede ser listado conjuntamente con la ficha del propietario, desde la opción 2.4 -Listados. Dentro del bloc podrá seleccionar texto, copiar y pegar. Lo copiado del bloc o de otro documento, podrá pegarlo en el mismo bloc, y a la inversa. Mensajes También existen de dos líneas para mensajes que pueden ser enviados al propietario o pagador principal de recibo, al segundo o al tercer pagador, en cada recibo que se emita hasta la fecha de caducidad que fije. Cotitulares En todos aquellos casos en que una propiedad pertenece a más de un individuo, en esta carpeta deberá registrar los datos de aquellos que, junto con el principal que aparecerá en la pantalla de Datos generales, son cotitulares de la misma. Es interesante, por ejemplo conocer los datos del cónyuge, pues tanto para el tratamiento de las Juntas de Propietarios, como para la identificación en ocasiones de los ingresos, no puede ser de gran utilidad. 26

28 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Propietarios Pulsando el botón Propietarios permite hacer la búsqueda de propiedades en todas las comunidades, o en una comunidad determinada, marcando y desmarcando el pincho de TODAS, permite clasificar la información por propiedades asociadas. OTRAS OPCIONES: La ficha de la propiedad contiene una serie de utilidades a las que se accede a través de los botones situados en su barra de herramientas: Accede al registro de correspondencia y lista el mismo. Ofrece un listado de los recibos emitidos a la propiedad y la situación de los mismos. Accede a la cuenta de Mayor de la propiedad, mostrando la situación contable de la misma. Permite ver el saldo consolidado de la propiedad seleccionada, incluyendo el saldo inicial del ejercicio o el resultante de la liquidación una vez actualizado, así como la situación económica vigente. Esta opción ofrece una consulta de las incidencias cuando se tiene el programa de Gesinedi. La Ficha ampliada es similar a la de la Comunidad, por lo que, con objeto de no repetir lo comentado en el apartado dedicado a la Comunidad, nos remitimos al mismo. Esta opción se utiliza cuando existe una venta de la propiedad y queremos conservar los datos del titular actual por motivos fiscales. 27

29 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A PROPIETARIOS Y PROPIEDADES. En Gesfincas, y desde la ficha de la comunidad, pulsando el botón propietarios, nos muestra los propietarios de la misma, así como las propiedades de cada uno de ellos, desde esta opción una vez registrados los datos de la comunidad y sus propiedades, se puede hacer el mantenimiento de los datos de los mismos igual que se ha explicado en las páginas anteriores. Como se puede apreciar, esta opción, muestra continuamente una visión completa de la comunidad, así como una estructura tipo árbol, que nos permite ver la información agrupada propietario a propietario. La localización dentro de una comunidad, se podrá realizar por el código del propietario, por la denominación de su propiedad principal o por el nombre del mismo. Cuando seleccionamos una propiedad de un propietario, cambia la información, siendo esta referenciada a la propiedad seleccionada, pudiendo hacer desde esta pantalla el mantenimiento de datos, así como la consulta de los mismos. 28

30 Informatización de Empresas, S. L. - I E S A Pulsando los distintos botones podemos ver la información acerca de pagadores, cuotas, consulta de saldos, incidencias de la propiedad, coeficientes, etc. 29

31 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Cuotas Capítulo IV Registro de Cuotas y confección de recibos Los importes de las cuotas periódicas (ordinarias y extraordinarias) de los copropietarios de las Comunidades de Horizontal, así como las condiciones de facturación (periodicidad y caducidad), han de ser registradas en cada uno de sus módulos de gestión. Previamente al registro de las cuotas de cada administrado, tal y como se ha comentado en el Capítulo III, en la carpeta de Cuotas incluida en la ficha de la Comunidad, se han de registrar los diferentes conceptos de recibo que se pretenden facturar. Una vez registrados los conceptos, el usuario procederá al registro de los importes de las cuotas periódicas (ordinarias y extraordinarias) para poder hacer posteriormente la facturación e imputación de cuotas desde las opciones 3.1 o 3.2. Al iniciar la gestión en Gesfincas de una Comunidad suelen darse alguna de las siguientes situaciones: a) Que la Comunidad estuviera dentro de un ejercicio económico, con cuotas ya calculadas y fijadas a su inicio, y por lo tanto han de seguir facturándose periódicamente. b) Que sea una Comunidad a constituir o que inicie un nuevo ejercicio, y se establezca un presupuesto anual que dará origen, tras el reparto en base a coeficientes o en el modo previsto por escritura, estatuto, etc., a las cuotas periódicas a facturar. c) Que se trate de una Comunidad gestionada "por gastos" *, y las cuotas periódicas se obtienen tras liquidar los gastos del período anterior. Por lo tanto, el importe de las cuotas puede ser el resultado del reparto de un presupuesto ordinario o extraordinario, elaborado mediante las herramientas de Gesfincas, o por cuantías conocidas, obtenidas, generalmente antes de iniciar la gestión con esta aplicación, tras un reparto presupuestario, liquidación de gastos de un período, o por otro acuerdo, que ha determinado unos importes que deberán ser respetados y mantenidos hasta que se revisen, se realice un nuevo reparto, o se produzca la caducidad de la cuota, si así está previsto. Dada la importancia que tiene el tratamiento presupuestario así como la obtención de cuotas para Comunidades gestionadas "por gastos", en este apartado haremos exclusivamente el comentario de la forma de registrar (y mantener) los importes de las cuotas, partiendo de datos conocidos y por lo tanto sin tener que elaborar un presupuesto previo o liquidación de gastos. También comentaremos el modo de establecer cuotas por reparto de cuantías, y dejaremos la explicación del modo de obtener las cuotas a partir del reparto de un presupuesto, para el capítulo de Presupuestos, y las cuotas en los casos de "gestión por gastos", para el de Liquidaciones. * Sistema de gestión "por gastos" utilizado principalmente en Valencia 30

32 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A 3 Cuotas, sin presupuesto previo. Cuando partimos de unas cuotas ya establecidas - situación a) -, y no precisamos elaborar y repartir el presupuesto de gastos para calcular las aportaciones de los propietarios, los importes de estas cuotas, a fin de que se facturen en los distintos conceptos de recibo, podemos incorporarlos a la aplicación desde la opción 2.2 Mantenimiento de cuotas, que nos da múltiples posibilidades para, de una manera cómoda, poder registrar y mantener esta información. También, desde dicha opción, haremos en lo sucesivo el mantenimiento de las cuotas existentes, reparto de cuantías para cuotas extraordinarias, liquidación de saldos, etc., ya que las subopciones que incorpora permiten incluir, modificar, eliminar, etc. los importes de los recibos de forma individual o colectiva. Continuando con nuestro caso práctico, y tomando la información del supuesto, en cuanto a las cuotas de las trece propiedades, procederemos al registro de los importes que vienen pagando como "cuota mensual". Para ello debemos: 1º Acceder a la opción 2.2. Mantenimiento de cuotas. 2º Seleccionar la Comunidad y Concepto. 3º Seleccionar la carpeta Cuotas. 4º Seleccionar el concepto 1 - Cuota mensual. 5º Reflejar el importe de la cuota a cada propietario. 6º Asumir la periodicidad 1 (mensual) que por defecto toma la aplicación. Una vez registrados los importes de la cuota mensual por el concepto primero, de cada una de las propiedades, el aspecto de la pantalla debería de ser semejante al de la siguiente figura. Si tuviéramos otras cuotas, registraríamos sus importes y condiciones de igual modo. 31

33 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Si las cuotas son por consumos (agua fría, agua caliente, propano, etc.) cuyos importes han sido proporcionados por "Casa Lectora", u obtenidos por Vd. al actuar como "lector de contadores", vea el Capítulo XII. Las Comunidades suelen tener más de un concepto de recibo. Los conceptos de recibo pueden tener todos la misma periodicidad de cobro, o periodicidades diferentes por concepto. Si la periodicidad de cobro no es mensual (que es la que considera la aplicación por defecto), o tiene conceptos de recibo con otras periodicidades, puede cambiarlas desde la opción "Masivas", tras seleccionar el número de orden del concepto dentro del apartado "Solo el concepto", e indicando la periodicidad de pago (1 para mensual, 2 para bimestral, 3 para trimestral, etc.) en el apartado correspondiente. Si tuviera el caso de un propietario que con una periodicidad de pago diferente al resto, en uno o varios conceptos, puede cambiar la periodicidad directamente desde esta opción, dentro de la carpeta "Cuotas", modificando el valor de la columna "Per.", o desde su ficha en la opción 2.1, carpeta "Cuotas". Si un concepto de recibo ha de ser facturado durante un periodo de tiempo limitado, puede establecer la caducidad del concepto, desde la carpeta "Conceptos" de la Comunidad, o a través de la carpeta "Masivas" en esta opción. Para hacer el registro y mantenimiento de cuotas, cuenta, además, con utilidades incluidas en las opciones "Masivas", "Reparto de una cuantía", "Operaciones" y "Saldos". Consulte las Ayudas de cada una de estas carpetas, pulsando desde ellas la tecla F1. Mantenimiento de cuotas Independiente de que pueda realizar el mantenimiento de las cuotas de una propiedad, accediendo a la carpeta Cuotas de la opción Datos generales, tanto para el registro inicial de cuotas como para el mantenimiento de éstas y de sus condiciones durante el día a día de la gestión (periodicidad, caducidad, etc.), en la opción 2.2 Mantenimiento de cuotas se han incluido una serie de herramientas y utilidades que facilitan al usuario el trabajo, especialmente cuando éste afecta a más de una propiedad. Le recomendamos que, tras acceder a la opción 2.2, consulte el Manual de Gesfincas pulsando la tecla F1 en cada una de sus carpetas. En él encontrará más información sobre las herramientas de mantenimiento. Con la opción Mantenimiento de cuotas: Los importes de recibo pueden ser variados de diferentes maneras usando una u otra de sus carpetas. Podrá visualizar, dentro de la carpeta Cuotas, un grupo de propiedades, si además de seleccionar la Comunidad y el concepto a mantener, selecciona bloque y/o tipo de propiedad, 32

34 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A en cuyo caso sólo aparecerán las propiedades sitas en el bloque seleccionado y/o del tipo indicado. En la carpeta Cuotas, con doble clic sobre la línea de un administrado, podrá consultar cuotas o conceptos de éste, y si lo precisa, marcar o desmarcar para no emitirle recibos. En la carpeta Detalle cuota podrá ver la información relativa al propietario que tenga seleccionado (tras hacer clic sobre la línea de registro) en la carpeta Cuotas. PULSANDO EL BOTON MASIVAS: Podrá cambiar la periodicidad de todos o alguno de los conceptos de recibo o la fecha de caducidad. Podrá si lo desea poner importes de cuotas, iguales para un grupo de administrados. Podrá, si lo precisa hacer el mantenimiento, para un grupo de administrados, de los tipos aplicables por IVA o IRPF. El botón Repartos le permite obtener cuotas repartiendo una cantidad global entre un grupo de administrados, proporcionalmente a los coeficientes asignados a cada uno dentro de un grupo de reparto. El botón Operaciones se podrán copiar, sumar o restar importes de un concepto de recibo a otro concepto. El botón Saldos, dispone de herramientas para reclamar o devolver los saldos de los propietarios de Horizontal. Tras incluir o variar datos, sólo precisa salir de la opción, y la información se guardará automáticamente. Facturación de Cuotas. Imputación de recibos Tal y como se ha comentado anteriormente, una vez registrados los importes de las cuotas que conformarán el recibo, periódicamente o siempre que precise generar recibos, deberá efectuar la facturación de dichas cuotas. Este proceso, además de calcular el importe del recibo de cada propiedad, imputa éste a la misma, desde el punto de vista de la gestión, ya que, contablemente, la facturación precisa ser posteriormente contabilizada. En el menú 3 - Recibos se incluyen opciones para la facturación general o individual, así como las complementarias para la anulación de facturaciones, consulta y mantenimiento de recibos, obtención de informes, listados, etc., así como para la elaboración de soportes magnéticos y recibos impresos. Las opciones de dicho menú, aparecen en el orden con que se deberían ejecutar las diferentes tareas en ellas contempladas. Antes de iniciar el proceso de facturación deberá incluir o mantener (al menos) los "mensajes individuales", ya que éstos, a diferencia de los "generales", no pueden variarse desde los procesos de generar el soporte o imprimir recibos 33

35 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Antes de iniciar el proceso de facturación, aparte de introducir los mensajes individuales, se deberá revisar la forma de agrupar recibos de propiedades asociadas a un propietario. El proceso de facturación y recibos se inicia mediante la facturación general (o individual) y concluye, tras elaborar los recibos o soportes magnéticos y obtener listados e informes, con la contabilización automática de ésta. Cuando un propietario tiene dentro de una Comunidad más de una propiedad, y estas están asociadas entre sí (vea el apartado "Alta de propiedades y propietarios") la facturación se realizará por cada una de sus propiedades, independientemente de que, a la hora de generar físicamente el recibo o el soporte magnético, se puedan unificar los importes en un solo cargo. 4 Facturar cuotas Cuando precise facturar a un grupo de propiedades (de una o varias Comunidades), deberá acceder, en el módulo de HORIZONTAL, a la opción 3.1 Facturación General. La facturación se realiza a una fecha, fecha que, posteriormente, será el dato que nos servirá como referencia cuando necesitamos contabilizarla, elaborar soportes magnéticos, recibos, gestionar el cobro o la devolución de recibos, obtener listados, etc... 34

36 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A El proceso de facturación (que como sistema debería de hacerse masivamente para la totalidad de las Comunidades que administre, indicando desde la primera a la última), verifica que los conceptos de recibo tengan las condiciones necesarias para ser incluidos en el mismo, ya que, en caso contrario serán excluidos, por lo que el usuario no ha de hacer ninguna preselección de Comunidades, propiedades o conceptos a excluir. Así, en el proceso se incluirán: Las Comunidades que, comprendidas dentro del grupo de administraciones que indique, se encuentren en situación de "alta". Las propiedades que, con un código comprendido dentro del grupo que indique, se encuentren en situación de "alta". Los conceptos de recibo que reúnan los siguiente requisitos: a) Que tengan importes diferentes a cero (positivos o negativos) b) Que no hayan sido facturados en el mismo mes al que pertenece la facturación que ahora se realiza. c) Que no estén caducados. d) Que la periodicidad de facturación coincida con el mes en que se hace. Siguiendo nuestro ejemplo de gestión, empezaremos facturando las cuotas del mes de Enero con fecha del día 1º, tarea que realizaremos, por ejemplo, el día 25 del mes anterior para más comodidad. Seleccionamos la o las comunidades que queremos facturar 11. También seleccionamos el número de partidas a facturar, que en esta ocasión serán todas, por lo que marcamos facturar todos los conceptos 12 y el apartado recibos ordinarios 13. Si precisamos facturar algún concepto de entre los que podrían ser facturados, ahora indicaríamos el que corresponda marcando el recuadro que hace referencia a las doce posibles ubicaciones (número de orden) en la tabla de conceptos de la Comunidad. Si tuviéramos conceptos de recibo que en la ficha de la Comunidad (carpeta "conceptos") hubiéramos marcado como "extra", al haber seleccionado el indicador "recibos ordinarios" estos quedarían excluidos del recibo ordinario, y deberíamos repetir el proceso, con otra fecha diferente y marcando el indicador "recibos extraordinarios" para obtener un segundo recibo. Si en las Comunidades que administra y ahora factura, existen propietarios que han abonado cantidades "a cuenta", y desea compensar (el recibo del titular o 11 Este proceso se suele hacer de forma masiva. En la práctica seleccione desde la 1 hasta la última que administre. 12 "Todos los conceptos" que reúnan los requisitos para ser facturados. La aplicación comprobará qué conceptos cumplen los requisitos, por lo que el usuario no ha de señalar conceptos "sueltos" salvo que desee "no incluir todos". 13 Si desea hacer dos recibos de cuotas, en la carpeta Cuotas puede diferenciar los conceptos que desea facturar en un recibo extraordinario, complementario al ordinario. Si desea hacer dos recibos de cuotas deberá facturar primero los conceptos de uno de ellos, para los que sólo marcará el indicador recibos ordinarios o el de recibos extraordinarios. En el proceso de facturar los conceptos ordinarios, se excluirán automáticamente los conceptos que en cada Administración aparezcan marcados como Extras, y en el de facturar los conceptos extraordinarios, serán incluidos sólo los que tengan dicha marca. En este supuesto, y para poder obtener dos recibos, se facturaran estos grupos en dos fechas diferentes. 35

37 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A pagador principal) con el saldo de estas, señale el indicador previsto a este fin. Si activa este indicador la aplicación compensará sólo los recibos de quienes tengan saldo a su favor, saldando todo o parte del recibo (compensación parcial) según que se pueda o no cubrir el importe del mismo. El Cuadro de Facturaciones, opción 3.4, nos presenta un cuadro de los días en que se han realizado facturaciones. Seleccionando el día podemos ver las Administraciones e importes facturados, así como si se han emitido los recibos y contabilizado éstos. Consulte el Manual de Gesfincas, pulsando F1. Listados e informes Tras realizar las facturaciones, si observa en el resumen alguna anomalía, le recomendamos obtenga listados e informes escritos mediante las opciones 3.6 Listados de una facturación. Es importante comprobar al menos por los listados tipo resumen, los resultados de una facturación, pues una vez finalizado el proceso de facturación, cualquier incidencia se puede subsanar fácilmente. Si el error detectado, afecta a una serie de comunidades o a una solamente, se procede a ANULAR la facturación, a corregir el error y a FACTURAR de nuevo. Si el error afecta solamente a uno o varios propietarios de una comunidad, se puede anular la facturación de estos únicamente y facturar estos de nuevo de forma INDIVIDUAL. Anular una facturación Es posible anular, en cualquier momento, una facturación realizada. Para ello acceda a la opción Anular una facturación, seleccione la fecha de la facturación, y rellene el resto que los datos que se solicitan de comunidad y propietario. 36

38 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Antes de anular una facturación valore la posibilidad de modificar directamente el recibo o recibos que considere incorrectos, accediendo a la opción Consultar y modificar recibos facturados. Ha de tener cuidado en ver si ya está contabilizada la facturación, puesto que el proceso de borrado no anula el asiento o asientos que se hayan realizado a la contabilización desde la opción 3.9. Si está contabilizada, además de ejecutar este proceso, deberá borrar el asiento o asientos registrado/s en el Diario, accediendo a la Contabilidad pulsar el botón Diario de la barra de herramientas, localizar el apunte y pulsar el botón Borrar. Facturación individual Si precisa realizar la facturación individual de un propietario, antes del proceso general, deberá acceder, en el módulo de Horizontal, a la opción 3.2 Facturación a un propietario. En esta opción dispondrá de la ventaja de poder establecer conceptos, importes y condiciones de facturación (periodicidad, caducidad, etc.) a nivel de administrado, así como la de poder imprimir el recibo correspondiente, contabilizarlo y, en su caso, compensar con el saldo de las "entregas a cuenta". Si posteriormente efectúa el proceso de facturación general, para el mismo periodo en que ha realizado alguna individual, los administrados facturados quedan automáticamente excluidos del mismo, hasta la nueva periodicidad. 37

39 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Confeccionar recibos y Soportes magnéticos. Una vez realizada la facturación de cuotas, tiene, dentro del menú 3, Facturación y recibos, una serie de opciones que le permiten elaborar recibos impresos, u obtener soportes magnéticos (disquetes o ficheros) con los cargos por recibos domiciliados en Entidades Financieras para ser presentados ante las mismas. Utilizar uno de los dos sistemas sería suficiente para la gestión, pero no hay inconveniente en generar un disquete de la facturación y además, si lo precisamos, imprimir todos o parte de los recibos. 5 Recibos en soporte magnético El proceso de generación de soportes magnéticos le permite confeccionar los soportes de "cargo", de los propietarios con pago domiciliado en entidad bancaria, según la norma A. E. B. 19. Para generar el disquete con la información de una facturación para su cargo a los propietarios es necesario, ante todo, tener correctamente reflejados en las fichas de propietarios sus datos bancarios, (El Dígito de control, si no se conoce se debe de dejar en blanco). Para ello es conveniente que, antes de confeccionar el disquete (al menos la primera vez), envíe una comunicación a los propietarios de las Comunidades informándoles de los datos de domiciliación que tiene registrados en Gesfincas, y así poder depurar posibles errores. Para comunicar a los propietarios los datos de domiciliación que posee, acceda a la opción Mailing. En ella, tras indicar el lugar y fecha de expedición de la comunicación y seleccionar la Comunidad o grupo de Comunidades, al igual que los administrados de éstas a quienes se remitirá el escrito, seleccione la plantilla (como ejemplo incluimos la registrada bajo el nombre 2.6 Comprobación de la domiciliación). El usuario puede elaborar sus propias cartas personalizadas utilizando el Editor de Textos de la aplicación. Recuerde: Para mantener al día esta base de datos, la aplicación nos proporciona una herramienta muy interesante: la opción 2.7. Mailings, con la cual podemos emitir un escrito circular a los administrados, informándoles de los datos de domiciliación que tenemos en su sistema, a fin de que se los ratifiquen o actualicen. Para verificar la corrección de cuenta, dispone del listado 7 - Validación códigos C.C.C. de la opción Listados. Generación del soporte magnético (disquete) Dependiendo del número de Entidades a las que deba presentar soportes de cargo (en disquete), precisará de un mayor o menor número de éstos, ya que Gesfincas generará uno por cada Entidad bancaria. Utilice disquetes ya formateados que deberá introducir, a medida que se lo solicite la aplicación, en la unidad de disco de su ordenador. 38

40 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Si Vd. utiliza un sistema de transmisión de ficheros de cargo a las Entidades Financieras, vía Internet, podrá obtenerlos de igual manera que los disquetes, con la única diferencia de que el fichero ha de grabarlo en el disco duro de su ordenador. Los disquetes con los cargos por recibos o los ficheros para transmisión vía Internet, se obtienen desde la opción 3.a. - Recibos en soporte magnético. Desde esta opción, podrá obtener varios tipos de disquetes (o ficheros de datos para su transmisión por Internet) : 1º Con los cargos pertenecientes a una misma fecha de facturación, exclusivamente, de una o varias Comunidades. 2º Con los cargos pertenecientes a una misma fecha de facturación, más recibos sueltos pendientes o devueltos, de cualquier fecha y administración del mismo módulo, seleccionados manualmente. 3º De los recibos (de una misma facturación) que han sido domiciliados con posterioridad a la fecha en que se ha generado ésta, para hacer un segundo soporte con el fin de presentar dichos recibos. Por otro lado, cuando genera un soporte con recibos de una misma facturación (primer y segundo tipo de soporte), podrá considerar la inclusión, en el disquete o fichero, de los recibos que estuvieran domiciliados a la fecha de facturar (ignorando las variaciones que se hayan producido desde ésta al día en que elabora el soporte) o todos aquellos que se encuentren domiciliados en el momento de generarlo el soporte o fichero, con lo que se tomaría la domiciliación vigente de los pagadores afectados, incluyendo por lo tanto a quienes han domiciliado el pago de recibo en entidad financiera con posterioridad al día en que se ha realizado la facturación, excluyendo, igualmente, los recibos de quienes, a la fecha de facturar estaban domiciliados en en- 39

41 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A tidad financiera, y han cambiado el pago a Caja de portería (indomiciliado) o a Administración. Los recibos devueltos, cuando se incluyen en un soporte para nueva presentación, se toman con la domiciliación vigente. Si desea incluir recibos devueltos en un soporte, previamente deberá seleccionarlos. Para ello, a través de la opción 3.a. - Recibos en soporte magnético, acceda a la carpeta de selección pulsando el botón 2ª presentación. Para generar los soportes acceda a dicha opción. Realice la selección del tipo de soporte a confeccionar; grupo de Comunidades y Propiedades; ruta en donde se depositarán los datos (A:\nombre de fichero, para obtener disquetes; C:\, F:\ etc., subdirectorio y nombre de fichero para transmitir por Internet), y siga las instrucciones en pantalla. Podrá, si lo desea, incluir mensajes, recuperar soportes, etc. Pulse F1 para obtener más ayuda. Hoy en día es normal, el que en una comunidad, una persona determinada, tenga más de una propiedad dentro de la misma, como puede ser una plaza de garaje o un trastero, propiedades con su coeficiente y con una cuota de recibo diferente a la propiedad principal. Cuando emitimos el recibo, es un ahorro de costes, el que se agrupen en esta persona todos los recibos de sus propiedades, y normalmente al tener la propiedad principal más de un concepto de recibo, reflejar estos y relacionar el resto de las propiedades, por ello, antes de generar el soporte magnético, deberemos parametrizar si queremos asociar los recibos de una persona y como lo queremos. Como práctica, y siguiendo con el supuesto de gestión de ejemplo, confeccione el disquete de los recibos facturados el día 1 de Enero, de la Comunidad del curso, incluyendo un mensaje a todos los propietarios 14. Para ello, haremos y observaremos lo siguiente: 1. Es conveniente convertir a mayúsculas los textos, para evitar errores y devoluciones. Mantenga activado el indicador que existe a este fin. 2. Ha de señalar, desde la opción 1.7 Tabla de oficinas, aquellas que son las receptoras de los soportes, tras localizarlas en dicha tabla. 3. Ha de indicar las fechas de Presentación, Cargo y Facturación en que se generaron los recibos a incluir Seleccionamos las Comunidades a incluir en ese disco, en nuestro caso la En la ventana que se mostrará tras la generación de cada soporte, se indicará si se desea resumen C.S.B. por impresora (por totales o con detalle). Este resumen se puede utilizar como justificante de presentación del soporte en la Entidad Bancaria. 6. Indicamos la Unidad donde está el disquete y nombre del fichero que contiene los datos para la presentación (Por defecto se presenta A:\RECIBOS.DAT). 14 Existen dos tipos de mensajes que se pueden enviar a los Propietarios dentro del propio recibo: Mensajes colectivos (Botón MENSAJES dentro de la pantalla de la opc. 3.a) o particulares de un propietario (Mensaje en la carpeta Block y Mensajes de su ficha (Opc. 2.1). 15 En un soporte magnético con la facturación ordinaria, se pueden incluir recibos de facturaciones realizadas en diferentes fechas siempre y cuando figuren como devueltos o no presentados y se seleccionen manualmente. Los recibos de diversas Comunidades se incluyen en un mismo soporte cuando tienen la cuenta de abono de la remesa en la misma Entidad Financiera (independientemente de las sucursales). 40

42 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Si envía a la Entidad Financiera el fichero vía Internet o mediante otro sistema de transmisión telemática, guárdelo en la unidad C: o en la que corresponda a su sistema de red. Si después de generado el soporte desea ver el contenido o, si desea imprimir de nuevo el listado con el contenido del mismo, podrá hacerlo desde la opción 3.c. Si precisa generar de nuevo el fichero por llegarle dañado a la Entidad Financiera, podrá hacerlo desde la misma opción 3.a mediante la utilidad "Soportes emitidos". Si lo precisa, podrá incluir "mensajes generales" antes de generar el soporte. Los mensajes "individuales" ha de incluirlos previamente en la ficha del propietario o desde la opción 3.0, antes de facturar. Recuerde: Si existen variaciones de domiciliaciones, puede optar entre utilizar las domiciliaciones existentes en el momento de la facturación (norma general), incluir en el soporte exclusivamente los recibos que estando indomiciliados a en el momento de la facturación y han sido domiciliados posteriormente, o incluir todos los recibos domiciliados según los datos de domiciliación, vigente en el momento de generar el soporte. Los recibos presentados en soporte se marcan para no ser impresos, salvo que en la pantalla de impresión (Opc. 3.) indique, aún estando incluidos en un soporte magnético, que los desea imprimir. 41

43 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A 6 Confección de Recibos y facturas en papel Los recibos o facturas de una facturación pueden ser impresos en papel mediante la opción 3.7 Impresión de recibos. Dentro de esta misma opción se encuentran las herramientas para el diseño o modificación de los formatos de recibos (y facturas), que permiten al usuario adaptar los modelos existentes o crear los suyos propios. Como segunda parte del proceso de confección de recibos de nuestro supuesto, y una vez que hemos hecho el disquete con los domiciliados en Entidades Financieras, ahora elaboraremos los recibos impresos correspondientes a la facturación del Enero, no domiciliados en Banco. Obtener los recibos impresos: 1. En primer lugar, indicamos la fecha de referencia de la facturación. 2. Seleccionaremos uno de los modelos diseñados, (Recuerde que, con las herramientas de diseño de la opción 3.7, puede ajustar o diseñar sus propios modelos). Antes de imprimir todos los recibos, haremos uno sólo de prueba. 3. Luego indicamos el grupo de Comunidades y propietarios que incluiremos en el proceso de confección de recibos (que deberán tener común la fecha de facturación), y que en nuestro caso será de la Comunidad del curso con el código con que la hayamos registrado. Desde esta opción podrá imprimir los recibos de una o varias Comunidades, si bien, dado que esta tarea se realiza, generalmente, después de haber concluido el proceso de facturación de todas las Comunidades, debería incluir en el proceso a todas ellas, indicando desde los códigos de la primera a la última que tengamos registradas, ya que la aplicación se encargará de excluir a aquellas Comunidades o Propiedades que no hayan sido incluidas en el proceso de facturación, con lo cual, el usuario no precisa ir excluyendo Comunidades por esta causa. 42

44 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A 4. Si hubiera recibos de segundos y terceros pagadores 16, señalamos con que deseamos obtener éstos. También marcamos el orden en que deseamos sean impresos los recibos. 5. Finalmente, desplegando la lista situada a la derecha de las opciones de "ordenación", seleccionamos el indicador Indomiciliados y caja Administración para imprimir los recibos que, en nuestro ejemplo, no hemos incluido en el soporte magnético (los indomiciliados por que se abonarán en Portería, y los de Caja Administración que se abonarán por los propietarios en el Despacho, si bien, como sistema de trabajo, recomendamos que los recibos con pago domiciliado en el Despacho del Administrador, no se impriman en este proceso y se dejen para ser impresos a medida que se materializa y registra el pago, directamente desde la opción de gestión del cobro de recibo que se desee utilizar.). En la pantalla de trabajo encontrará una serie de opciones que le permiten realizar, simultáneamente al proceso de impresión de recibos, una serie de tareas que afectan al tratamiento de éstos: Agrupar los recibos asociados (en el caso de propiedades asociadas, los recibos impresos se deberían elaborar por propiedad). Imprimir los recibos que han sido compensados totalmente durante el proceso de facturación (por defecto no se imprimen los recibos con un liquido igual a cero). Imprimir el recibo indicando las cantidades pagadas (o compensadas), si existen. Y otras serie de opciones que podrá consultar pulsando F1. Recuerde: Si Vd. posee un modelo de recibo que no se ajusta a los prediseñados que incluye la aplicación, podrá confeccionarlo haciendo el diseño de impresión del mismo. Pulse el botón DISEÑO, situado en la pantalla de la opción 3.7. Consulte la Ayuda en pantalla de como diseñar su modelo. 16 Son segundos y terceros pagadores aquellos que asumen el pago de uno o varios de los conceptos del recibo (Opc Carpeta Pagadores). Cuando existen segundos (y terceros pagadores), al pagador principal (Titular, o pagador 1 que sustituye al titular en el pago de cuotas) se le emite el recibo por el resto de conceptos. 43

45 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Capítulo V Contabilizar las facturaciones de recibos 7 Contabilizar facturaciones La facturación se contabiliza automáticamente desde la opción 3.9 Contabilización de la facturación Parámetros contables Salvo que tenga otros criterios contables diferentes a los prefijados para Gesfincas, no es necesario que varíe los parámetros incluidos por defecto, por lo que puede pasar por alto este apartado. En cualquier caso, deberá saber que, en la apertura automática de la contabilidad tienen gran incidencia los parámetros establecidos por defecto y que se contienen en la ficha Parámetros accesible desde la ficha de la Comunidad o desde la opción de 3.9 Contabilización de la facturación botón Parámetros. Los parámetros contables son una serie de datos determinados por el usuario (asumiendo o modificando los que se incluyen en el programa por defecto) que utiliza la aplicación para crear cuentas y realizar los procesos contables automáticos. 44

46 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Los parámetros contables se aceptan con el Alta de la Comunidad. Estos parámetros pueden ser modificados antes de aceptar el alta o posteriormente si así lo precisa. Los parámetros del Administrado, se asumen directamente a la instalación de la aplicación, si bien podrá variarlos accediendo a la opción Administración: 1 Datos generales. Así, por ejemplo, en función de como haya fijado estos parámetros se crearán e incorporarán al plan contable particular de cada contabilidad las cuentas de ingresos y propietarios, y en el caso del Administrador, las de sus clientes. Igualmente, podrá establecer la forma en que se contabilizarán las facturaciones, recibos, etc., y las cuentas a utilizar para reflejar retenciones de. IRPF al Administrador, I.V.A., etc. Tal y como hemos venido repitiendo, los parámetros contables que ofrece la aplicación por defecto, salvo que por criterios contables u otras razones de gestión desee modificarlos, le recomendamos que, al alta de la Comunidad, los acepte directamente. En cualquier caso, si luego desea modificar alguno de estos parámetros, puede hacerlo (con las consiguientes precauciones) accediendo como se ha indicado, bien entendido que las modificaciones actuarán a partir de entonces con los nuevos valores, no retrotrayendo éstas a trabajos anteriores, aunque, si después de cambiar parámetros precisara modificar asientos que se hubieran generado automáticamente en base a unos parámetros diferentes a los actuales, podría variar incorrectamente la información contable. La pantalla de parámetros que hemos reproducido en la imagen anterior, muestra los parámetros de una Comunidad de Horizontal, y hemos de distinguir básicamente cuatro tipos de parámetros: 45

47 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A 1 - Para la creación de cuentas de propietarios e ingresos Cuenta de Mayor asignada a los propietarios 430 Cuenta de Mayor asignada para registro de Entregas a cuenta 430 (ó 437) Cuenta de Mayor asignada para ingresos por facturaciones 705 En función de las cuentas de Mayor que aparecen, se crearán automáticamente cuentas auxiliares que se irán incorporando al Plan de Cuentas. Las cuentas auxiliares de los dos primeros grupos se compondrán con los tres dígitos del código de la cuenta de Mayor más cuatro de cada Propiedad. La del tercer grupo estará formada por el Código de la cuenta de Mayor más los cuatro dígitos del código de cada concepto de recibo. Las cuentas del primero de los grupos registrará los movimientos por cuotas (facturaciones, cobros y devoluciones de recibos). Las del segundo, que puede estar asignado a la cuenta 430 o 437, registrando los movimientos por las entregas a cuenta realizadas por los propietarios. En las del tercero, se registran los ingresos previstos por cada concepto de recibo facturado. En este apartado también se incluye el parámetro que indica si alguno o varios de los conceptos que se facturen, llevan o no I.V.A. repercutido Para contabilizar asientos por facturaciones y gestión de recibos Aquí encontramos dos bloques de cuentas que se incorporarán al Plan de Cuentas automáticamente, y por otro lado permiten establecer sistemas diferentes de contabilizar las facturaciones de recibos, y el modo de fijar los procesos de cobro/devolución de recibos: Recibos Gestión de cobro - Indomiciliados Domiciliados en Cuenta Administración " en Bancos Abono recibos facturación - Indomiciliados Domiciliados en Cuenta Administración " en Bancos Estos dos bloques diferencian tres tipos de cuentas y asientos automáticos, en función de cómo estén domiciliados los recibos: Indomiciliados, Domiciliados en Cuenta Administración y domiciliados en Entidades Bancarias. A la derecha de la cuenta auxiliar, en el bloque a que corresponde, se expresa SI actúa o NO este parámetro mediante la marca, en los asientos por facturaciones. Cuando una modalidad de domiciliación aparece marcada en un bloque como que SÍ actúa, en el otro deberá aparecer necesariamente como NO. Cuando se realiza un asiento automático por la facturación de recibos, a todas las propiedades se les realiza el cargo en su cuenta 430, por el importe del recibo. 17 En general, las Comunidades en Horizontal no llevan I.V.A., salvo el caso de Grandes Superficies y otros tipos de Comunidades que, por sus características, facturan a los propietarios cuotas con I.V.A. 46

48 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Aquellas propiedades que tienen un modo de pago o domiciliación, cuya cuenta auxiliar de su grupo en "parámetros" aparece marcada como que "actúa", cuando se efectúa un asiento automático por la facturación de recibos se consideran pagados, por lo que, además del cargo que se ha indicado, simultáneamente se abona por el importe del mismo en su cuenta 430, y en la cuenta "activa" que acompaña al modo de pago en parámetros (Caja de Portería, Administración o Bancos), se efectúa el cargo por el importe cobrado por estos recibos. El primer bloque ejecuta, a la contabilización de facturaciones, en aquellas modalidades marcadas como que SI actúa, la orden de abonar automáticamente (a la fecha de facturación) el recibo en la cuenta de la propiedad (dándolo por pagado), y cargarlo, de forma transitoria, en la cuenta de gestión de cobro. El segundo bloque, abona (a la fecha de facturación) el recibo en la cuenta del propietario, cargando directamente a la cuenta tesorera según domiciliación (570xxxx Caja, 553xxxx Administración o 572xxxx Banco) como si el importe de los recibos ya se hubiera ingresado en las mismas, aún pudiéndose dar el caso (como en remesas bancarias), de que este importe se ingrese realmente en otra fecha diferente. NOTA.- Por defecto, la aplicación utiliza las cuentas del segundo bloque, simplificando de esta forma la gestión de recibos. La utilización del primer bloque está especialmente prevista para usuarios expertos contables. 3 - Para contabilizar asientos por facturaciones de honorarios del Administrador Cuenta del Administrador como proveedor de servicios Cuenta de gastos (en contabilidad de la Comunidad) por honorarios 623 Cuenta de retenciones (IRPF Retenciones a profesionales) Cuenta de I.V.A. soportado (no frecuente en P. Horizontal Cuenta de pago (de la Comunidad) de los honorarios Estos parámetros crean y utilizan, dentro de la contabilidad de cada Comunidad, las cuentas que en ellos aparecen y a los efectos que sus títulos indican: 1. La cuenta contable en la que se registran los honorarios del Administrador como proveedor de la Comunidad. 2. La cuenta contable en la se cargarán, como gastos, los diferentes conceptos que facture el Administrador. 3. Cuenta de retenciones al Administrador por I.R.P.F. (Si le afecta). 4. Cuenta del I.V.A. soportado por los honorarios del Administrador (Esta cuenta no es de uso en las Comunidades de Horizontal). 5. Cuenta de pago del líquido de la facturación de honorarios (Cuenta bancaria, Caja, etc.). 4 - Cuentas de I.V.A. repercutido Cuenta del I.V.A. normal (21%) Cuenta del I.V.A. Reducido (10 %) Cuenta del I.V.A. Exento (0 %) Estas cuentas de I.V.A., generalmente, no son de uso en Horizontal, salvo que la Comunidad realice alguna actividad que le obligue a repercutir I.V.A. y así se haya señalado en el apartado Formato para los apuntes contables que genera una facturación en la parte superior de la carpeta de parámetros. Las cuentas reflejadas por defecto podrán ser variadas por el usuario, si bien se han propuesto aquellas que consideramos más adecuadas para la finalidad buscada. 47

49 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Los parámetros del Despacho de Administración, incorporan cuentas y condiciones semejantes a las anteriormente descritas, por lo que no redundaremos las explicaciones. Para fijar los parámetros contables: En el ejemplo que proponemos realizar como práctica, confirmaremos las cuentas propuestas (salvo las variaciones que luego se indican) como válidas que vienen por defecto en la herramienta. Actualización de la tabla de conceptos En el proceso de creación automática de la Contabilidad de cada Comunidad, se utiliza la información contenida en la lista de conceptos de recibos que incorpora su carpeta Conceptos, en la opción 1.1, para crear las cuentas de ingresos por recibos (cuentas 705). La lista de conceptos de recibos conviene revisarla antes del alta de la Comunidad, ya que, en el proceso de creación del Plan de Cuentas de cada una de ellas, los títulos de los conceptos de recibo serán tomados de la carpeta Conceptos, para dar nombre a las cuentas de ingresos, y el código de éstos se añadirá, como se ha dicho, a la cuenta de Mayor (generalmente la 705). Los títulos de las cuentas de los propietarios (cuentas 430) se construyen 18 de la manera que hayamos establecido en la opción Administración: b - Otros parámetros, en el módulo de ADMINISTRACIÓN. Independientemente de las cuentas de ingreso que se incorporan inicialmente al Plan de Cuentas de la Comunidad, siempre que se añaden en la carpeta Cuotas nuevos conceptos, se dan de alta automáticamente cuentas 705 para registrar los ingresos que por ellos se facturen. Proceso de contabilizar facturaciones La contabilización es recomendable dejarla como último proceso de la facturación de recibos, ya que, durante los procesos anteriores (entre los que deberíamos incluir la obtención de listados e informes de facturaciones), podríamos haber observado errores u omisiones que conviene subsanar antes de contabilizar la facturación. En este proceso se contabilizará la facturación (o facturaciones realizadas en una misma fecha), y por lo tanto podrá comprender una o varias Comunidades. El proceso de contabilización comprende la imputación contable de las cuotas facturadas a cada propiedad, debitando o cargando a cada una el importe del recibo calculado y, si así está establecido en los parámetros de la Comunidad (Opc. 1.1, carpeta "Parámetros"), abonando a las que corresponda el importe del recibo que se considerará cobrado (generalmente propiedades con pago domiciliado en entidad bancaria). 18 Cuentas personales tituladas por: Nombre + Piso; Piso + Nombre; Nombre; Piso. 48

50 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A El proceso registrará simultáneamente, en la contabilidad de cada Comunidad, los ingresos previstos por la suma de cada uno de los conceptos de recibo facturados, en las cuentas de ingreso correspondientes a cada uno de ellos (normalmente, cuentas 705), y si se produce el cobro simultáneo de recibos (por estar así parametrizado), se harán los cargos correspondientes a las cuentas de cobro (banco, caja de la Comunidad y/o Administrador). Para contabilizar la facturación, se nos pedirá, además de las administraciones a incluir, la fecha con que se facturaron, que como se ha indicado, es la referencia que utilizaremos siempre que hagamos el tratamiento y proceso de una facturación y de los recibos que incluye. Recuerde: Si durante el proceso de facturación, o a posteriori, detecta algún error, es posible anular la facturación 19 mediante la opción Anular una facturación. Si se anula una facturación que ya había sido contabilizada, es necesario eliminar del Diario los asientos que se hubieran generado. Para ello acceda al módulo de Contabilidad, menú Diario. Asientos. Utilidades, Botón: Asientos múltiples) y, tras localizar el/los asiento/s a eliminar, procederemos a borrarlos. En el momento que decida el usuario, y una vez firme la facturación a contabilizar, deberá ejecutar este proceso desde la opción 3.9 que, automáticamente, realizará los apuntes contables por facturaciones de una, o varias Comunidades a la vez, y aplicando los criterios fijados en los parámetros de la opción 2.1 de cada una de ellas. 19 Si la causa que puede motivar la anulación es la existencia de algún recibo erróneo, puede, si le resulta más cómodo, modificar directamente el recibo mediante la opción Consulta y modificar recibos facturados, y así subsanar el error sin necesidad de anular y volver a facturar. Si utiliza este sistema, después de haber realizado la contabilización de la facturación, es preciso que modifique los asientos contables afectados accediendo al menú Contabilidad, submenú Diario (Opc. Diario-Asientos / Botón: Asientos múltiples). 49

51 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Proceso de contabilización El proceso considera dos fechas: La de facturación, con la que se reflejan los cargos a las propiedades y el abono a las cuentas de ingresos de la Comunidad (cuentas por concepto de recibo). La del abono de la remesa bancaria, (fecha real en que se recibe el ingreso) y que figurará en la Cuenta correspondiente (Banco, Caja y/o Administración), cuando actúe este proceso si se ha previsto así en la Opc Datos generales - Parámetros. Para familiarizar al usuario con los procesos de facturación, siguiendo con nuestro ejemplo de gestión, procederemos a la contabilización de la facturación que realizamos el día 1 de Febrero, accediendo, como se ha dicho, a la opción Contabilización de la facturación. Una vez en ella indicamos la fecha a la que pertenece la facturación que deseamos contabilizar y en los apartado "desde Comunidad" "hasta Comunidad", indicamos la primera y última de nuestras Comunidades facturadas. Seguidamente aceptamos pulsando en el botón de confirmación, y se realizará el proceso de contabilización que, al concluir, nos informará de los asientos que se registrarán en el Diario de las contabilidades de cada una de las Comunidades facturadas. En la ventana que muestra la lista de Comunidades, podrá excluir (cuando contabiliza un grupo), alguna o algunas de las pertenecientes al grupo. No precisa excluir Comunidades que no han sido facturadas, ya que la aplicación ignorará éstas durante el proceso. Comentario: Los recibos indomiciliados y/o domiciliados en Caja Administración, quedarán, si mantenemos los parámetros establecidos por defecto) como pendientes de pago. Si por parámetros contables (Opc. 1.1) se han modificado a abonables (Actúa seleccionado), se darán por cobrados. 50

52 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Capítulo VI Gestión de recibos Una vez efectuada la facturación de cuotas e imputación de los recibos (Vea el Capítulo IV), y ya comprobado que esta es correcta (obtenga listados desde las opciones 3.6 y 3.8), deberá contabilizar la misma mediante los procesos automáticos que prevé la aplicación. A partir de este momento se podrá realizar la gestión de cobro, devolución, etc. de los recibos. La contabilización de las facturaciones no es necesario realizarla inmediatamente a su elaboración, pero si es preciso hacerlo antes de iniciar la gestión de cobros de recibos, devoluciones etc. Le sugerimos no contabilizar la facturación hasta que haya confeccionado los recibos, soportes magnéticos, listados, etc., ya que, si durante cualquiera de los procesos que hemos indicado, observa algún error, podrá modificarlo previamente a la contabilización, con lo que evitaría tener que modificar manualmente algún asiento, puesto que, el proceso de anulación de facturaciones no incluye el de anulación de los asientos contables de la misma. Cuando se efectúa el proceso de contabilización de la facturación de cuotas, si en los parámetros contables se ha establecido que algún grupo de domiciliaciones se considere abonado simultáneamente a la contabilización de la facturación, se efectuaran tanto los asientos de cargo a la totalidad de los propietarios (con abono a las cuentas de ingreso), como los abonos a los propietarios del grupo parametrizado como de pago simultáneo (con cargo a la cuenta tesorera que se indique: Caja, Banco, etc.). 8 Cobro de recibos Una vez generados y puestos al cobro los recibos, será necesario proceder al registro de su cobro cuando éste se materialice. En función de como se hayan establecido los parámetros contables, tras contabilizar la facturación de cuotas podremos tener parte (o todos) los recibos cobrados (generalmente 51

53 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A los domiciliados en entidades financieras si vamos a enviar un soporte o remesa para el abono de la misma en la cuenta de la Comunidad), y otros en situación de pendientes de cobro. Estos recibos "pendientes", a medida que se produzca el abono de los mismos, han de anotarse en la aplicación utilizando las herramientas previstas a este fin, que permiten el registro del cobro de recibos de forma fácil, a la vez que los contabiliza automáticamente abonándolos a cada propiedad. Para registrar el cobro de recibos, dispone de las opciones: De las opciones indicadas, la 4.2 es la de uso más frecuente, en cuanto está destinada a registrar el cobro individual de recibos, pero usted podrá utilizar todas estas opciones teniendo en cuenta que cada una está recomendada para una determinada forma de registrar los cobros, y son compatibles entre sí. Para que conozca el objeto de cada opción, seguidamente hacemos un comentario sobre las mismas. Cobro de remesas de recibos en disquete La opción 4.0 Cobro de remesas de recibos en disquete está prevista para realizar el cobro tanto de recibos de una facturación ordinaria o extraordinaria, como de aquellos que, estando pendientes o devueltos, hayan sido incluidos dentro de un soporte magnético para el cargo a través de entidades financieras. El contenido de dicho soporte (recibos de una facturación 20, recibos de una facturación más otros recibos pendientes de otras fechas, o exclusivamente recibos pendientes de diferentes fechas, etc.) constituye la remesa que habrá sido presentada a la Entidad. Recuerde: Si desea utilizar este método con los recibos de las facturaciones, en los parámetros contables deberá tener señalada la opción de cobro de recibos (domiciliados en entidades financieras), como que NO ACTÚA. Si desea utilizar el sistema de cobro automático de los recibos domiciliados ejecutando la opción 3.9 (Parámetros SI ACTÚA), y este otro método para segundas presentaciones de recibos devueltos o pendientes, en el soporte magnético sólo ha de incluir, tal y como hemos indicado, los recibos que hayan sido devueltos, o se encuentren pendientes de pago, y correspondan a facturaciones atrasadas. Al ejecutar la opción se hará el registro del cobro de los recibos así como la contabilización de los mismos, abonando a cada administrado el importe correspondiente y 20 Si desea utilizar el sistema de cobro y contabilización por las remesas, en parámetros de la Comunidad deberá desmarcar todos los indicadores Actúa, para dejar pendientes de cobro todos los recibos en el momento de contabilizar desde la opción

54 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A adeudando a la Entidad Financiera el importe de la remesa, que se corresponderá con el total de los recibos incluidos en el soporte magnético. Cuando accede a esta opción verá la pantalla con la lista de las remesas pendientes de contabilizar, para que seleccione la que corresponda y proceda a la contabilización de la misma. Si selecciona una remesa que contiene recibos cuyo cobro ya se ha contabilizado por otra opción o en un momento anterior, la aplicación sólo contabilizará el cobro de los recibos que figuren como "pendientes". Para ampliar la información de cómo actuar en esta opción, consulte la ayuda en pantalla pulsando F1. Cobro de recibos por grupos de domiciliación Gesfincas le facilita el realizar el registro del cobro de grupos de recibos de una misma fecha de facturación, mediante procesos masivos que la ahorran tiempo y trabajo. Así, desde la opción 4.1 Cobro masivo de recibos de una facturación podrá registrar el cobro masivo de recibos pertenecientes a un mismo grupo de domiciliación de pago, facturados en la misma fecha. Los recibos a cobrar por este sistema serán, generalmente, la totalidad o la mayoría de los del grupo seleccionado: Indomiciliados (Caja de Portería), Administración y Cobradores de la Administración y domiciliados en Entidades Financieras. La utilización más frecuente de esta opción será para registrar el cobro de recibos con un mismo modo de pago (por ejemplo los de Portería), tras la liquidación de cuentas de un período. Si se han cobrado la totalidad de los recibos con igual modo de pago, ejecutaríamos sin más esta opción. Si no se han cobrado todos pero sí la mayoría, ejecutaremos la misma opción excluyendo del grupo aquellos recibos que sigan pendientes de pago. 53

55 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Si consideramos (como en nuestro ejemplo de gestión), que los recibos domiciliados en Entidades Financieras, a la contabilización de la facturación se consideran pagados y abonados en la cuenta bancaria de la Comunidad, quedarían en situación de pendientes el resto de los recibos, como serían los indomiciliados (o pago en Portería) y los domiciliados en Administración o Cobradores. A medida que se produzca el cobro de estos recibos, o cuando rinda cuentas el Portero (en cuyo momento le habrán abonado los propietarios la mayoría de los recibos en su poder), deberemos registrar y contabilizar el cobro de los mismos. Si, por ejemplo, deseamos registrar el cobro de los recibos abonados al Portero, haríamos uso de esta opción, en donde indicaríamos la fecha de la facturación a la que pertenecen los recibos así como su grupo de domiciliación (indomiciliados) y, si no estuvieran cobrados todos los recibos de esa fecha, excluiríamos éstos en la misma opción, con lo que se registraría automáticamente el cobro de todos los recibos indomiciliados de la misma fecha (y Comunidad), excepto los excluidos que seguirían quedando como "pendientes". Para continuar con nuestro ejemplo de gestión, dé por cobrados los recibos indomiciliados (cobro por portería) de la Comunidad del curso, facturados el día 1 del mes, con fecha 10 del mes siguiente a su emisión. Cobro de recibos de forma individual La opción 4.2 Gestión del cobro de recibos es la utilizada preferentemente para hacer el cobro de recibos "sueltos", ya que le permite registrar el cobro total o parcial de los mismos, y contabilizarlos seguidamente de forma automática. Esta opción le permite trabajar haciendo la búsqueda y selección de los recibos pendientes de cada propiedad o propietario, o accediendo directamente al recibo por su referencia y fecha). 54

56 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Para continuar con nuestro ejercicio de gestión, seguiremos con el cobro de recibos de la facturación del 1 de Enero, dando por cobrado con fecha 20 del siguiente mes los recibos del propietario número 7, de la Comunidad del curso. El sistema de gestión de recibos de forma individual, le permite cobrar el importe total del recibo o una cantidad inferior o superior 21. Entregas a cuenta y pagos por transferencias a cuentas financieras En aquellos casos en que un propietario abona cantidades a cuenta de facturaciones futuras o realiza transferencias o ingresos en cuenta bancaria o Caja por el importe de varios recibos (pendientes o por facturar), se registrarán mediante la opción 4.3 Entregas a cuenta y transferencias. Si se han producido entregas a cuenta de facturaciones futuras, el programa irá compensando los recibos contra el saldo de las mismas, si en la opción 3.1 se indica expresamente. En el caso de que se realice el ingreso en cuenta bancaria (o en la Caja) de un importe que corresponda a un conjunto de recibos pendientes (incluyendo la posibilidad de que exista un excedente para facturaciones futuras), con el objeto de que se realice un solo apunte en la cuenta tesorera, por el importe total abonado, deberá registrar el cobro desde esta opción. En este caso, al registro de la entrega, ingreso o transferencia, podrá compensar (total o parcialmente) recibos contra la misma. Si una vez compensados los recibos pendientes contra dicha entrega, quedara un saldo a favor del pagador, éste será considerado como entrega a cuenta de recibos futuros, que se compensarán en la forma anteriormente indicada cuando llegue su momento. 21 Si el importe a cobrar es inferior al del recibo, se admitirá éste considerándole automáticamente como pago parcial, quedando pendiente el resto, en caso de ser superior el importe, se le abonará al propietario como entrega a cuenta. 55

57 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A 9 Devolución de recibos Es corriente que algunos de los recibos girados por Banco o Caja de Ahorros, presentados en una remesa bancaria (por soporte o en papel), y que tras su facturación hemos considerado como cobrados y por lo tanto abonados a la propiedad, sean devueltos pasados algunos días. En este caso, los recibos devueltos hemos de registrarlos y contabilizarlos como "impagados", accediendo a la opción Devolución de recibos. El sistema de devolución actúa de igual modo que el de cobro, si bien realiza el proceso inverso y permite imputar al librado el importe de los gastos de devolución. Hoy en día es muy frecuente que las Entidades Financieras, a través de Internet, ofrezcan la descarga de un fichero de devoluciones, que el programa Gesfincas trata desde la opción 4.9 de forma automática. Para ver como actúa el proceso, haga, siguiendo nuestro supuesto de gestión, el registro de devolución de un recibo, dado por impagado a fecha 20 de febrero, el recibo girado el día 01 del mismo mes al propietario número 4 de la Comunidad 001. Consulte la ayuda en pantalla (F1) para ampliar la información. Selección de recibos para segundas presentaciones: Los recibos devueltos tanto por soporte magnético como en papel, pueden ser seleccionados de forma manual y volver a ser presentados, desde la opción 3.b del módulo recibos. 56

58 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A 10 Otras situaciones de los recibos Gesfincas permite el tratamiento de recibos en determinadas situaciones, a lo largo del proceso de gestión, como es el caso de los recibos en situación de reclamación judicial. En los siguientes apartados le comentamos las mismas y las opciones de trabajo previstas a tales efectos. Recibos en reclamación o ejecución judicial Con objeto de conocer los recibos devueltos y en ejecución judicial, y que como tales aparezcan identificado en los listados y consultas que sobre el particular se realicen, deberá señalarlos (con clave 5) desde la opción Modificar recibos facturados. La misma opción, accediendo por segunda vez al recibo, permite anular la "marca" que lo identifica como que se encuentra en ejecución judicial, y así recuperar la posibilidad de cobro del recibo. Recibos pendientes de pago. Utilidades Gesfincas cuenta con herramientas para facilitar al usuario el control y seguimiento de las deudas de los administrados, así como para la reclamación de ésta. Independientemente de que a través de la consulta del Mayor de cada administrado o los Balances de Situación de la contabilidad, el usuario dispone de un perfecto control de la 57

59 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A situación de las deudas, desde cada módulo de gestión podrá obtener la información necesaria para un perfecto control y correcta gestión de la misma. También, en los módulos de gestión, encontrará herramientas para la confección y emisión de cartas de reclamación a nombre de cada uno de los deudores que seleccione. Informes sobre impagados La opción 4.a Gestión de impagados (Procesos y listados) de cada uno de los módulos de gestión, proporciona diferentes informes sobre los recibos adeudados por los administrados que desde el mismo se gestionan, entre los que se encuentran utilidades para comprobar las diferencias que pudieran existir entre la información existente en el módulo de gestión y la contabilidad. También en esta opción encontrará listados e informes sobre el cobro de recibos entre períodos. Los informes que le proporciona esta opción podrán estar configurados por el usuario, en cuanto puede establecer condiciones de inclusión o exclusión de determinada información. Consulte la Ayuda de Gesfincas pulsando la tecla F1. 11 Reclamación de impagados Para facilitar al usuario la reclamación de recibos impagados, Gesfincas cuenta con la opción 4.9 Carta de reclamación de impagados en donde dispondrá de la posibilidad de utilizar modelos de cartas predefinidas es por el usuario, o plantillas personalizadas con la información necesaria a través del Editor de Textos de Iesa. 58

60 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Utilizando las plantillas del Editor de Textos de Iesa, tras hacer la fusión de datos se generarán cartas personalizadas a nombre de los deudores, que incluirán el texto fijo de la plantilla y la información sobre la deuda, según la selección que haya realizado, así como otra información que el usuario desee insertar, siempre y cuando se encuentre disponible en la base de datos que se genera a estos efectos. En la pantalla que se muestra tras la selección de datos para fusión con el Editor, puede indicar el texto o referencia que desea utilizar para ver la Auditoria que hará el registro de las cartas elaboradas (si tiene activado el indicador correspondiente en la opción configuración), que podrá consultar desde la opción Auditoria de dicho módulo. De forma semejante a como se elaboran las cartas fusionando con el Editor, si utiliza los modelos de cartas de reclamación sin fusionar con el Editor, (definibles desde la segunda carpeta de la opción), en la parte central de las mismas (que irán personalizadas a nombre de cada deudor), entre el texto superior y el inferior se insertarán los datos de los recibos pendientes. (Pulse F1 para ampliar la ayuda). 59

61 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A CAPITULO VII Proveedores y Extracto bancario EXTRACTO BANCARIO En algunos casos, se acostumbra a llevar la gestión contable de la Comunidad, reflejando los apuntes de la cuenta Bancaria, al realizar por esta todos los cobros y pagos que se dan en la misma. Este tipo de gestión, es muy común entre los profesionales que no utilizan el criterio del devengo, es decir el de anotar un gasto cuando se realiza y no cuando se materializa o se cobra por el proveedor de servicios, que sería el de Caja. Tal y como se ha venido comentando, tanto trabaje bajo el criterio contable del devengo, como por el de Caja, el registro desde la opción Extracto bancario, permite esta gestión. Pulsamos el ICONO de Grabación del extracto y aparecen las unidades contables que gestionamos en GESFINCAS. Seleccionamos la comunidad o unidad, con en la que deseamos efectuar las anotaciones contables y a continuación, registramos los movimientos facilitados por el banco. Como se puede apreciar, en la parte inferior de la pantalla, se recogen las anotaciones, actuando según cada tipo de operación, CARGOS y ABONOS. 60

62 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Todos aquellos CARGOS por gastos, que provengan de recibos domiciliados, los anotaremos seleccionando la P de Pagos varios, lo mismo ocurre con los ingresos que seleccionaríamos la I, excepto aquellos ingresos realizados para Cobrar recibos. En esta primera parte de utilización de esta herramienta contable, vamos a anotar los cargos directamente al GASTO, después de explicar sus funcionalidades a través de unos ejemplos, vamos a repetir los mismos, pero utilizando el criterio del DEVENGO, anotando los gastos en su mayoría a cuentas de ACRREDORES o PROVEEDORES de los cuales habremos registrado o estará pendiente de registrar su factura de servicios. Tenemos el extracto bancario de la comunidad, que corresponde al mes de Enero del corriente. Veamos como anotaríamos los movimientos de dicho extracto utilizando para ello la Opción de Grabación desde el Extracto. DIA CONCEPTO IMPORTE SALDO SALDO ANTERIOR ,50 4 Abono su remesa recibos Comisiones remesa recibos -1,50 10 Ingreso del propietario del 1º A Conservación caldera- TRIANGULO Mantenimiento portero automático y antena colectiva -REDESTEL -108,90 16 Cambio los Felpudos del portal PEDRO SANCHEZ Desinsectación y desratización edificio- PEDRO SANCHEZ -121,00 20 Reparación antena colectiva - REDESTEL -163,35 20 Pago I.R.P. F. del portero 4 º TRIMESTRE -115,05 27 Seguridad Social del portero MES DICIEMBRE -280,15 30 RECIBO Administración -484,00 30 Pago nómina del portero ENERO -900,00 31 Pago bombín y juego de llaves puerta CERRAJERIA RAPIDA -96,80 Vamos a registrar los movimientos facilitados por el banco, tal como el mismo los tiene reflejados, de tal forma que cuando lo que nos encontramos es una transferencia para pagar recibos, seleccionamos C - cobro de recibos, ya que el abono es para pagar recibos pendientes, se introduce el importe y cuando aceptemos nos presentará la pantalla con todos los recibos pendientes de este propietario, dejando como Entrega a cuenta la cantidad sobrante del ingreso o como realizando una anotación de cobro parcial, si el importe ingresado no cubre la totalidad del recibo pendiente. Cuando pulsamos aceptar, el sistema nos lleva a la pantalla general, que utiliza la aplicación para poder efectuar el cobro del o de los recibos correspondientes a esta propiedad, aplicando por defecto el importe al cobro de la deuda más antigua. Esta misma situación, se daría, si queremos anotar directamente una devolución de recibos, lógicamente el sistema permite utilizar herramientas más potentes, como pueden ser las devoluciones en soporte magnético, etc., ahora bien si la devolución corresponde a un solo recibo y está identificado, es más rápido seleccionar la opción D Devolución de recibos y aplicar la misma al propietario. En la pantalla de la página siguiente, observamos como se aplicaría la transferencia recibida al propietario en cuestión. 61

63 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Una vez aceptado, volvería a la pantalla ANTERIOR, de GRABACION DEL EXTRACTO, donde podríamos ver anotado el apunte realizado y seguiríamos pasando el resto del extracto bancario. Continuamos anotando el resto de los pagos del ejemplo según se aprecia en la pantalla que reflejamos, dando siempre el saldo del banco por cada operación registrada, situación que permitirá de una forma simple ver si nos hemos equivocado o no al teclear cualquier apunte. Si la operación de cargo que hemos recibido en el extracto, corresponde a varios conceptos de gastos, como por ejemplo un cargo del recibo de agua que puede ir un 30 % para jardines, otro tanto para el garaje de la comunidad y el resto para el portal de la comunidad, se- 62

64 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A leccionaríamos la opción de M - Cargo Múltiple, se abriría una ventana, para introducir las distintas cuentas que correspondan a cada gasto. Es importante resaltar, que desde la línea de captura, se pueden localizar cualquier cuenta, igualmente desde el botón CUENTAS, se puede acceder al plan contable y añadir cualquier nueva cuenta o concepto de gastos que precisemos. Antes de abandonar la opción de grabación del extracto bancario, si detectamos un error, podremos borrar dicha anotación o modificarla, tal como se refleja en la pantalla adjunta, donde deberemos cambiar la cuenta por la , al estar utilizando un criterio de CAJA y no de devengo. Una vez que pulsamos la tecla de Salir, el sistema procesa todos los apuntes y los incorpora a la Contabilidad. NOTA: Cualquier anotación que hayamos efectuado, puede ser modificada tal como se explica el Capítulo, accediendo al módulo de Contabilidad opción diario, seleccionando el asiento contable y pulsando el botón modificar. 63

65 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A PROVEEDORES Vamos a analizar como se puede trabajar a través del módulo de proveedores, registrando estos, así como los contratos de servicios con los mismos. Como se registran las facturas de gastos cuando estas se reciben y finalmente como se puede efectuar una gestión de pagos a través del libro de vencimientos. El menú PROVEEDORES, es común a todo el programa de Gesfincas, y está especialmente orientado al registro de las facturas recibidas de los proveedores y su control de pago. El módulo está accesible desde el Diario de Operaciones, cuando accedemos a ver las facturas recibidas de un proveedor, este nos muestra toda la información referente al mismo, o selectiva de la unidad que queramos consultar. Desde la consulta de una factura o sus vencimientos, podemos efectuar el pago y su correspondiente anotación contable. Consultando las facturas recibidas de un proveedor aplicadas a todas las unidades de gestión, vemos la deuda globalizada con el mismo. Proveedores Datos Generales. La base de datos de proveedores es de especial importancia en la Administración de Fincas, no sólo porque estos son imprescindibles en esta actividad, sino también porqué un buen control de la información relativa a los mismos, sus datos fiscales, su profesión o actividad, etc. es compartida por toda la aplicación de Gesfincas y Gesinedi, así como por la Agenda. 64

66 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Cuando de de alta un proveedor, bien desde la Contabilidad, o desde Gesinedi, o desde cualquier opción, la única forma de relacionar dicho proveedor es a través del NIF. Sí tenemos que hacer declaraciones fiscales, este dato debe ser correcto y sin errores. El NIF, no es un campo obligatorio, pero en la realidad es imprescindible. Lo campos de comunicación: Persona de contacto, Correo electrónico, Web, Teléfonos, igualmente son importantes a la hora de establecer un contacto con el proveedor. Desde la pantalla de proveedores, además del alta y mantenimiento, puede generar listados, cartas personalizadas o etiquetas. Sí pulsamos en la pantalla de proveedores el botón facturas, tenemos acceso directo a todas las facturas recibidas del mismo, que se hayan registrado por el sistema. 65

67 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Sí pulsamos el botón de creación de cuentas, se presenta la pantalla situada a la izquierda, la cual nos permite crear las cuentas contables en varias unidades y HOMOLOGAR los códigos de la mismas, de tal forma que se correspondan con el número de proveedor. Este sistema nos ayudará para cuando realicemos anotaciones contables, ya que estarán agrupados y siempre serán los mismos códigos para todas las unidades. Cuando damos el alta de un proveedor o acreedor y guardamos la información, siempre se presentará también esta pantalla. Sistema de trabajo por contratos El sistema de trabajo por Contratos que permite el Diario de Operaciones, es ideal para tener controlados los compromisos de pago de las Administraciones, sus facturas y pagos aplazados, a la vez que se simplifica al máximo el trabajo. El sistema consiste en hacer, desde el Diario de Operaciones: En primer lugar, el registro de cada contrato (obras, mantenimientos, suministros, etc.). Posteriormente se registrarían las facturas que se reciban por los servicios, suministros, etc. a que se refieran éstos. Luego, se procedería a registrar el pago (al contado o aplazado) de las mismas. Este sistema se puede simplificar en el siguiente esquema: El resto de facturas (no referidas a servicios o suministros derivados de un contrato), pueden ser igualmente registradas y gestionadas de igual forma que las anteriormente mencionadas, sin necesi- 66

68 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A dad de hacer ningún registro previo de contratos, aprovechando de esta manera todas las posibilidades que ofrece el Diario de operaciones en cuanto a la imputación automática de cargos y abonos, aplazamientos o vencimientos diferidos, etc. Veamos el ejemplo de dar de alta un contrato, al que DENOMINAREMOS CALDERA VELAZQUEZ, y que utilizaremos a modo de ejemplo, para dar de alta la factura de TRIANGULO 2000 SL. Como podemos ver en la pantalla anterior, reflejamos la cuenta del proveedor del servicio, así como el gasto o gastos afectados, también indicamos el modo de pago, en este caso RECIBO DOMICILIADO. En este caso, estamos registrando un contrato, correspondiente a una factura simple de una comunidad, pero a través de este sistema, se pueden definir contratos para todo tipo de facturas, por complejas que puedan ser estas. Podemos decir, que el contrato, es como una SUPER MASCARA, que se puede utilizar en diferentes puntos, como son al registrar un gasto, al registrar una factura, al trabajar con movimientos de banca estandarizados (Norma 43), y un largo etc. de funciones. La siguiente pantalla, nos muestra como una vez que hemos registrado un contrato al realizar el registro del gasto, de forma automática nos aplica los conceptos que intervienen, ahorrando un trabajo para el futuro. Proveedores Registro de Facturas. Si por su sistema de trabajo registra todas las facturas que recibe de sus proveedores, es evidente, que tendrá un control permanente de las deudas con los mismos y evita la duplicidad de pagos, ya que el sistema controla a través de la referencia del proveedor que una factura se registre dos veces. Si Vd. ha registrado previamente los contratos con sus proveedores, y ha fijado las cuentas que intervienen en el mismo, cuando cumplimente este dato en la pantalla, se rellenarán de forma automática las cuentas de aplicación. Fíjese que puede dar por pagada la factura en el acto, Pago Contado, dejarla pendiente de pago o fijar unos vencimientos, si el caso lo requiere. Cuando selecciona pago contado, es obligatorio introducir la cuenta de pago, pues el sistema contabiliza el cobro de la factura, por ejemplo si Vd. ha entregado un talón bancario. 67

69 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Si Vd. la deja como Pendiente de pago, el sistema fija un vencimiento ficticio sin fecha, para cuando Vd. proceda a pagarla. La opción de vencimientos, tiene un tratamiento específico. Sí el pago de la factura está domiciliado, elija esta opción y anote en su momento el cobro bien a través del extracto bancario o de la contabilidad, la factura, está a todos los efectos dada por cobrada. Sí el registro de la factura, es para una UNIDAD, consumidor final (caso comunidades de propietarios) el IVA, se imputará como mayor gasto, y aunque desglosemos la base y el IVA, no se realizará registro del IVA, contabilizando el GASTOS al DEBE y como contrapartida el HABER del proveedor. Proveedores Facturas de un proveedor. Como puede apreciar en la pantalla, esta le muestra todos los proveedores de todas la unidades, o de una unidad específica que Vd. seleccione. Si se posiciona en un proveedor, en la parte inferior le muestra las facturas del mismo, estando en ROJO las pendientes de pago e indicando la deuda total. 68

70 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Una vez seleccionada una factura, pulsando este botón puede acceder a ver el contenido de la misma, así como poder modificarla, si fuera necesario, siendo accesible la imagen caso de haber asociado al registro esta. Desde esta pantalla puede consultar y modificar la factura seleccionada o efectuar el pago de la misma, pulsando el botón Vencimiento. Libro de vencimientos. Todas las facturas que no se pagan al contado y tienen distintos vencimientos o aquellas que pagándose al contado, tienen una fecha indeterminada de pago, son controladas a través del libro de vencimientos. Desde la pantalla del libro de vencimientos, podremos imprimir pagarés, confeccionar talones o hacer el disco de transferencias a los proveedores según el modo de pago que se haya seleccionado. Cuando queremos anotar desde la pantalla del altas en el diario el pago de un vencimiento, pulsamos en vencimientos. Una vez realizada la operación vemos en la pantalla del diario dos anotaciones. El gasto se contabilizará en el mes que se haya registrado, mientras que los pagos se harán en los meses sucesivos. CAJA UNICA. Destacaríamos la posibilidad, al ver todas las facturas pendientes de un proveedor en varias unidades, de hacer un pago por todas y de imputar el mismo a cada una de las distintas unidades, sobre todo para aquellas comunidades, administradas en 69

71 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A ALTA DE UN PROVEEDOR. Es importante tener en cuenta que el alta de un proveedor, y registro de los datos del mismo, puede hacerse desde distintos puntos de Gesfincas, por ejemplo desde el módulo de de contabilidad, alta de cuentas contables. Para que el módulo de proveedores se entere de la existencia de los mismos, deberá indicarle el tipo de persona y como puede ver en este ejemplo, el tipo es una P de Proveedor Al registrar una factura, si antes hemos dado de alta el contrato con el proveedor, excepto el importe si no es fijo, nos rellenará la mayoría de los datos, caso contrario sería cumplimentar los mismos, indicando si es pago contado o hay un número determinado de vencimientos. Cuando se trata de un sistema de administración donde hay que detallar el IVA, se tendrá este dato en cuenta, casos de Juntas de Compensación, Centros Comerciales, etc. pues el IVA podrán deducirlo los distintos propietarios. 70

72 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A CARTAS INFORMATIVAS DEDUCCIONES IVA La información que se refleja en una factura, es utilizada para múltiples aplicaciones, así cuando se trata de registrar facturas de GASTOS en comunidades y desglosamos la base imponible y el IVA SOPORTADO, esto nos permitirá, caso de aquellos vecinos, que lo necesiten o exijan, poder facilitarles la relación de facturas recibidas en al COMUNIDAD, para que proporcionalmente a su cuota de participación en los gastos de la comunidad, puedan deducirse este, tal como recoge la LEY. 71

73 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A A MODO DE EJEMPLO Y PARA HACER PRACTICAS, REPRODUCIMOS UNA SERIE DE FACTURAS ENVIADAS POR LOS PROVEEDORES PEDRO SANCHEZ BERMEJO Av. De LOS POBLADOS, Madrid NIF: W COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C/ San Graciano Nº Madrid Nif: G FACTURA Número: 2009/015 FECHA: 15 de Febrero de 2012 Cantidad Descripción Importe Euros % IVA 1 Cambio de Felpudos del portal. 115,00 21,00 Registrar la factura directamente o a través de un contrato, considerando que la: Cuenta del Proveedor es: Y la Cuenta del Gasto es: Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros) 115,00 21,00 24,15 1-1,15 138,00 72

74 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Forma de pago: RECIBO DOMICILIADO EN LA CUENTA DE LA COMUNIDAD CERRAJERIA RAPIDA, S. L. Av. De LOS POBLADOS, Madrid NIF: B COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C/ San Graciano Nº Madrid Nif: G FACTURA Número: 2009/020 FECHA: 22 de Febrero de 2012 Cantidad Descripción Importe Euros % IVA 1 Cambio del bombín puerta portal y duplicación de llaves. Realizado el 18/2/2012 por Andrés. 80,00 21,00 Registrar la factura directamente o a través de un contrato, considerando que la: Cuenta del Proveedor es: Y la Cuenta del Gasto es: Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros) 80,00 21,00 16,80 96,80 Forma de pago: RECIBO DOMICILIADO EN LA CUENTA DE LA COMUNIDAD 73

75 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A PEST-RAPID, S. L. Av. De LA ONU, Madrid NIF: B COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C/ San Graciano Nº Madrid Nif: G FACTURA Número: 2009/10 FECHA: 09 de Enero de 2012 Cantidad Descripción Importe Euros % IVA 1 Factura de mantenimiento por desinfección y desratización de los bajos y sótanos comunidad. Correspondiente al primer trimestre de Registrar la factura directamente o a través de un contrato, considerando que la: 100,00 21,00 Cuenta del Proveedor es: Y la Cuenta del Gasto es: Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros) 100,00 21,00 21,00 121,00 Forma de pago: RECIBO DOMICILIADO EN LA CUENTA DE LA COMUNIDAD 74

76 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A REDESTEL, S. L. Av. De San Luis, Madrid NIF: B COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C/ San Graciano Nº Madrid Nif: G FACTURA Número: 2009/028 FECHA: 28 de Febrero de 2012 Cantidad Descripción Importe Euros % IVA 1 Mantenimiento del portero automático y de la antena colectiva del mes de FEBRERO Correspondiente al mes de FEBRERO de Registrar la factura directamente o a través de un contrato, considerando que la: 90,00 21,00 Cuenta del Proveedor es: Y la Cuenta del Gasto es: Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros) 90,00 21,00 18,90 108,90 Forma de pago: RECIBO DOMICILIADO EN LA CUENTA DE LA COMUNIDAD 75

77 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A TRIANGULO 2000, S. L. Av. De LA OCA, Madrid NIF: B COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C/ San Graciano Nº Madrid Nif: G FACTURA Número: 2009/025 FECHA: 21 de Febrero de 2012 Cantidad Descripción Importe Euros % IVA 1 Mantenimiento de la caldera de calefacción y agua caliente sanitaria del mes de FEBRERO Correspondiente al mes de FEBRERO de ,00 21,00 Registrar la factura directamente o a través de un contrato, considerando que la: Cuenta del Proveedor es: Y la Cuenta del Gasto es: Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros) 120,00 21,00 25,20 145,20 Forma de pago: RECIBO DOMICILIADO EN LA CUENTA DE LA COMUNIDAD 76

78 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A REDESTEL, S. L. Av. De San Luis, Madrid NIF: B COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C/ San Graciano Nº Madrid Nif: G FACTURA Número: 2009/38 FECHA: 19 de Marzo de 2012 Cantidad Descripción Importe Euros % IVA 1 Adaptación a TDT y reparación de la antena colectiva. 135,00 21,00 Registrar la factura directamente o a través de un contrato, considerando que la: Cuenta del Proveedor es: Y la Cuenta del Gasto es: Base imponible % IVA Importe IVA % IRPF Importe IRPF Total factura ( Euros) 135,00 21,00 28,35 163,35 Forma de pago: RECIBO DOMICILIADO EN LA CUENTA DE LA COMUNIDAD 77

79 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A VOLVEMOS AL EXTRACTO BANCARIO Vamos a reflejar a través del extracto bancario como se realizarían las mismas operaciones iniciadas al principio, pero anotando los pagos domiciliados por GASTOS, en vez de directamente a la cuenta del GASTO, a la cuenta del PROVEEDOR o ACREEDOR, es decir aplicando el criterio contable del devengo en vez del de Caja. Veamos a continuación el ejemplo: DIA CONCEPTO IMPORTE SALDO SALDO ANTERIOR ,50 4 Abono su remesa recibos Comisiones remesa recibos -1,50 10 Ingreso del propietario del 1º A Conservación caldera- TRIANGULO Mantenimiento portero automático y antena colectiva -REDESTEL -108,90 16 Cambio los Felpudos del portal PEDRO SANCHEZ Desinsectación y desratización edificio- PEDRO SANCHEZ -121,00 20 Reparación antena colectiva - REDESTEL -163,35 20 Pago I.R.P. F. del portero 4 º TRIMESTRE -115,05 27 Seguridad Social del portero MES DICIEMBRE -280,15 30 RECIBO Administración -484,00 30 Pago nómina del portero ENERO -900,00 31 Pago bombín y juego de llaves puerta CERRAJERIA RAPIDA -96,80 Y la pantalla de trabajo, DONDE ANOTAMOS EL CARGO AL PROVEEDOR. Como se puede apreciar en la pantalla, las anotaciones se realizan en las cuentas de los proveedores o acreedores directamente, siendo la anotación del gasto realizada cuando se registra la factura, bien directamente, o través de un contrato. Para terminar el curso, vamos a resaltar, que este sistema de gestión, nos permite una serie de ventajas, sobre el sistema de grabación de GASTOS, que vamos a enumerar. 1.- Registrando las facturas a través de contratos o duplicando la factura del mes anterior o registrándola directamente, nos facilita un seguimiento de los pagos pendientes por todas las unidades gestionadas con los proveedores. 2.- Al ser el registro de la factura, totalmente independiente en el tiempo del pago, siempre existe un control, para saber en todo momento si una factura está pagada y pendiente de REGISTRAR o al contrario, si hemos recibido una factura y por las circunstancias que sean no la hemos pagado. 78

80 Informatización de Empresas, S.L. - I E S A Estos aspectos y muchos otros, como saber en todo momento los consumos que estamos haciendo a un proveedor determinado, se pueden ver a través de la consulta del mayor de un proveedor, pues cuando registramos la factura, se inicia en esta ficha un APUNTE al HABER de la misma, mientras que cuando efectuamos el pago se realiza un apunte al DEBE. Las cuentas del grupo 40 y 41 al igual que las 430, deben tener saldo cero, pero a diferencia de las cuentas de propietarios, estás cuentas funcionan al contrario, así cuando realizamos un balance de sumas y saldos, las cuentas con signo NEGATIVO, indican que hemos recibido la factura y no la hemos pagado, mientras que las que tienen signo POSITIVO, indican que hemos pagado la factura y no la TENEMOS REGISTRADA. 79

81 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Capítulo VIII Saldos al inicio de la Comunidad Saldos al inicio de la Comunidad: A modo de ejercicio, y para reflejar los saldos al inicio de una Comunidad de Propietarios, vamos a utilizar el siguiente supuesto: Se recibe la Comunidad el día 1 de Enero e iniciamos su gestión con la contabilización de los saldos anteriores, en euros (1 = 166,386 Ptas.), según la información que nos ha sido aportada: Concepto Importe Total DERECHOS: Saldo en c/c Banco1 al 31 de Diciembre 989,53 989,53 Saldo en c/c Banco 2 al 31 de Diciembre (FONDO RESERVA) 1500, ,00 Recibo pendiente del Propietario núm. 6 (DAVID ELIAS) 260,00 Recibo pendiente del Propietario núm. 7 - Local Comercial (Noviembre) 200,00 Recibo pendiente del Propietario núm. 7 - Local Comercial (Diciembre) 200,00 660,00 OBLIGACIONES: Fondo de Reserva de la comunidad (Según LPH) 1500, ,00 Factura pendiente de pago al Proveedor TRIANGULO 2000 M. CALDERA 145,00 Factura pendiente de pago al Proveedor REDESTEL M. ANTENA Retención IRPF Pendiente de Pago (4º trimestre) 318,78 318,78 Seguridad Social pendiente de Pago (Cuota retenida al portero en Diciembre) 28,25 Seg. Social Pendiente de Pago (Cuota Empresarial Diciembre) 236,80 265,05 Tras acceder a la opción del menú Saldos y Grupos: Saldos al inicio, cumplimentamos el formulario con los datos anteriores. Empezaremos indicando los derechos (saldos a favor de la Comunidad), y luego anotaremos las obligaciones de esta (deudas pendientes de liquidar). DERECHOS Este apartado registra los saldos a favor de la Comunidad, como pueden ser los de Caja, Bancos, Recibos pendientes de cobro, etc.: 1. La partida Saldo en metálico de la Caja de la Comunidad registrará en la cuenta el saldo que pudiera existir, por ejemplo, en poder del Portero o persona que, dentro de la misma Comunidad, maneja fondos en metálico para atención de pequeños pagos, cobro de recibos No domiciliados, etc. 2. Saldo con el Administrador registra en la cuenta (C/C con el Administrador), el saldo (a favor o en contra) que pudiera tener pendiente de liquidar el Administrador con la Comunidad. Si el saldo es a favor del Administrador, se registra en negativo, anteponiendo el signo menos al importe. 80

82 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A 3. Para el registro de los saldos de las diferentes cuentas bancarias, se han habilitado los apartados Saldo en el Banco o Caja de Ahorros número uno y.número dos, que registrarán éstos en las cuentas y cuya titularidad ostentará la Entidad o Entidades en donde se encuentran las cuentas de la Comunidad. Si tiene más de dos Entidades Bancarias precisará hacer el asiento desde la Contabilidad, o desde ésta agrupando las cuentas en una sola, que luego debería regularizar con otro asiento contable desde la Contabilidad, o modificando desde la misma el asiento de apertura que se generará al terminar la tarea. 4. Los Recibos pendientes de cobro y las entregas a cuenta se tratan de forma global, en una única cuenta ( ) en donde se abonará la suma de todos los recibos pendientes de pago por parte de los propietarios (no facturados desde Gesfincas) más la de los saldos positivos o negativos de entregas a cuenta que pudieran tener éstos. Si el resultado de esta suma es negativo (seguramente por tener mayor importe de las entregas a cuenta que de recibos pendientes), deberá anteponer el signo menos a la cantidad. Para realizar las anotaciones de desglose de los recibos pendientes (no facturados con Gesfincas) deberá utilizar del menú SALDOS Y GRUPOS, la opción 2 Registro de recibos pendientes no facturados, desde donde, tras anotar los recibos pendientes de los propietarios deudores, puede salir contabilizando la deuda con abono a la cuenta , como se ha explicado. Las entregas a cuenta que pudieran tener los propietarios (que en principio habrán minorado el importe total de la deuda por recibos), debería desglosarla desde el menú COBROS, en la opción 3- Entregas a cuenta y transferencias, en donde deberá indicar, como cuenta de cobro la Si tiene otros deudores de la Comunidad Deudores varios, registre éstos por el importe total, que quedaría reflejado en la cuenta Posteriormente, haga los asientos contables de desglose que precise, desde la Contabilidad, trasladando los saldos de dicha cuenta a las cuentas personales de los deudores. 81

83 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A OBLIGACIONES El apartado permite registrar el saldo del Fondo de Reserva Obligatoria que prevé la LPH, así como los saldos en contra de la Comunidad por obligaciones contraídas por ésta y que se encuentran pendientes de pago, como pueden ser las cuotas por los Seguros Sociales, retenciones a los trabajadores y Administrador por IRPF, etc.: 1. Registre en el apartado Saldo Fondo de Reserva Obligatoria el importe de ésta, que quedará anotado en la cuenta de la contabilidad de la Comunidad. 2. Anote el importe total de los Pagos pendientes a los Proveedores, que se abonarán en la cuenta , y posteriormente, regularice estos saldos. Haga el abono en la cuenta personal de cada uno de ellos del importe que individualmente tengan pendiente de cobrar (saldo a favor del proveedor), con cargo a la cuenta , para que ésta quede con saldo cero. 3. Anote el importe de la retenciones por IRPF realizadas durante el trimestre (reciente o actual) que totalizan los Pagos pendientes de realizar por IRPF a la Hacienda Pública, que se abonará en la cuenta (a la que, cuando haga el ingreso de las retenciones, efectuará el adeudo correspondiente). 4. Anote igualmente la suma del importe de las cuotas retenidas a los trabajadores durante el mes anterior y de la cuota patronal del mismo mes (líquido del TC-1), si éste se encuentra pendiente de abonar a la Seguridad Social. Utilice para ello el apartado Pagos pendientes cuotas Seguridad Social, cuenta Si tiene Acreedores varios de la Comunidad, registre el importe total de las obligaciones con éstos, que quedarán registradas al Haber de la cuenta , y posteriormente regularice este saldo, haga el abono en la cuenta personal de cada uno de ellos del importe que individualmente tengan pendiente de cobrar, con cargo a la cuenta , para que ésta quede con saldo cero. Posteriormente, tras guardar la información del formulario, debería repartir dicho saldo entre las propiedades, para lo que deberá acceder a la opción Saldos y Grupos: 3 - Saldos iniciales de los propietarios. Registro y Contabilización de los saldos iniciales Una vez contabilizados los saldos iniciales introducidos en la pantalla anterior tendríamos que realizar el Registro y Contabilización de los saldos iniciales de las propiedades, ya que, como se ha comentado en el enunciado del supuesto y se veía en el ejemplo anterior, la Comunidad tiene un saldo inicial de 816,30 euros, que corresponde a las siete primeras propiedades a distribuir este, según el coeficiente de escritura: Propiedades números 1 al 3 - Escalera Izda. Saldo positivo 110,20 Propiedades números 4 al 6 Escalera Dcha. Saldo positivo 102,04 Propiedad número 7 local comercial Saldo positivo 155,10 Propiedades números 8 al 13 - Garajes Saldo positivo 4,08 Para poder hacer correctamente la liquidación de la Comunidad al final del ejercicio, y conocer los saldos individuales de cada propiedad, es necesario registrar los saldos de cada una al inicio del ejercicio. 82

84 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Haga el registro y contabilización de los saldos desde la carpeta "Saldos" de la opción Saldos y Grupos: 3 Saldos iniciales de los propietarios. Luego deberá contabilizar los saldos desde la pantalla inicial (Comunidades) de la opción, haciendo clic sobre el botón "Contabilizar", salvo que ya los hubiera imputado en un asiento contable (el de apertura u otro), a la cuenta 113 de cada propiedad. Esta operación, una vez contabilizada, habrá compensado el saldo de la cuenta 129 con el abono (o cargo) a cada propiedad, en su cuenta 113xxxx Reservas voluntarias. 83

85 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Capítulo IX Grupos de Reparto. Coeficientes Tal y como hemos venido haciendo el supuesto de gestión de una Comunidad de Propietarios, hasta ahora no ha sido preciso utilizar, ni conocer siquiera, los grupos de reparto para gastos e ingresos, ni los coeficientes con que participa cada propiedad en ellos. Habrá podido observar que, sin determinar los grupos ni los coeficientes, ha podido facturar cuotas, gestionar recibos, registrar gastos, etc., pero llegado el momento en que tenga que elaborar información periódica (mensual, trimestral, etc.), o cuando precise confeccionar presupuestos (y sus correspondientes repartos) o liquidaciones finales, es imprescindible tener definidos los grupos de reparto, así como los coeficientes. Además de ello, y para poder distribuir correctamente los gastos, los ingresos, o las partidas presupuestadas, ha de asociar las cuentas contables que contienen los importes a repartir, a cada uno de dichos grupos e, incluso, si se han de realizar repartos a nivel de portal, escalera, etc., también a éstas. Estas tareas se hacen por una sola vez a través de las opciones del menú Saldos y Grupos, y no es preciso que las repita salvo que la Comunidad varíe el modo de reparto, en cuyo caso se procederá a las modificaciones pertinentes. Sí es necesario que sepa que, si durante la gestión de la Comunidad crea nuevas cuentas de gastos (o ingresos extraordinarios), deberá asignarlas siempre al grupo de reparto al que pertenezcan (y a la escalera, portal, etc. si fueran particulares de ellas), puesto que, si no lo hace los informes económicos no contemplarían los movimientos en ellas registrados. Si intentara hacer un informe económico teniendo sin asignar cuentas de gastos con movimientos, la aplicación lo detectará y le advertirá de ello para que haga la asociación de las mismas al grupo correspondiente. 6 Grupos de Reparto Gesfincas permite utilizar hasta 18 grupos de reparto (de gastos y/o de ingresos extraordinarios 10 ). Estos grupos de reparto, que serán generales para la Comunidad, podrán tener asociadas cuentas contables/presupuestarias individuales por bloque, portal, etc., lo que incrementa las posibilidades de reparto. El registro de los grupos de reparto, podrá efectuarlo desde la opción Saldos y Grupos: 4 Grupos de reparto y coeficientes. Organice los grupos de propiedades en función de la participación de éstas en los gastos o ingresos extraordinarios previstos. Cada grupo de reparto estará integrado sólo por las propiedades que hayan de participar en los mismos gastos (o ingresos extraordinarios). Así, cuando no todas las propiedades participan en todos los gastos o ingresos extraordinarios, deberá crear diversos grupos de propieda- 10 Los ingresos por cuotas no se asignan a ningún grupo de reparto. 84

86 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A des, tantos como sean necesarios para que cada propiedad participe en las obligaciones y derechos que le corresponden. También precisará crear múltiples grupos de reparto cuando existan, además de las razones anteriormente expuestas, diferentes criterios de repartir. Por ejemplo, si en una Comunidad unos gastos se reparten por coeficientes de escritura y otros por número de elementos de los radiadores de calefacción, precisará, suponiendo que todos los propietarios participen en todos los gastos, dos grupos de reparto: uno en el que todos participarán en el gasto dividiendo éste por la suma de los coeficientes y multiplicando el resultado por el coeficiente de cada propiedad, y otro en el que los gastos se dividirán por la suma de todos los elementos de los radiadores y se multiplicará por los elementos instalados en cada propiedad. Para mejor ilustrar el modo en que ha de registrar los grupos de reparto y los coeficientes, continuando con nuestra Comunidad de ejemplo y tomando los datos que indicamos en el enunciado del mismo, seguidamente se comenta el modo en que ha de trabaja: Nuestra aplicación ha creado, al alta de los propietarios de cada Comunidad, un primer grupo de reparto 11 al que hemos identificado con la clave 01, si bien aún no ha sido "registrado" como para su uso directo, en cuanto que aún no se ha efectuado la acción propia de su registro. A este grupo se han llevado automáticamente los coeficientes 12 que hemos ido registrando igualmente en la ficha del propietario, y que, salvo criterio diferente, se corresponderá con el coeficiente de copropiedad que refleje la escritura de División Horizontal de la finca o de compraventa de cada propiedad. El Grupo de Reparto 01, no estará disponible hasta que el usuario, expresamente, lo registre y titule al igual que el resto de los grupos, y consiguientemente, los coeficientes a él asignados tampoco se encontrarán disponibles hasta ese momento. El resto de los grupos de reparto, hasta un máximo de 18, los ha de crear el usuario según sus necesidades. Cada grupo de reparto necesita disponer del dato en función del cual, cada copropietario, participa en él. Este dato es el contenido del registro coeficiente. Finalmente, las cuentas contables (Auxiliares del Mayor) que registren un gasto o ingreso 13 que deba ser repartido entre un grupo de propietarios (incluidos consiguientemente en un grupo de reparto), se asociarán al grupo antes de confeccionar un presupuesto (si se hace desglosado por cuentas), o realizar una liquidación de gastos y/o ingresos. 11 Por grupo de reparto entendemos el conjunto de copropietarios que participan en un determinado gasto o ingreso, en función del coeficiente o cuota de copropiedad, por igual, por elementos, etc. 12 La aplicación utiliza el concepto coeficiente para identificar el porcentaje, cuota o parte con que participa una propiedad, dentro de un grupo de reparto, en un gasto o ingreso extraordinario. Si el reparto en un grupo se realiza por coeficiente de copropiedad, será este dato el que ha de registrar; si fuera a partes iguales, como coeficiente se indicará 1 a cada propiedad participante en el grupo. Podrá utilizar cualquier criterio de reparto dentro de un grupo siempre que, como base del grupo, figure la suma de los coeficientes. Los gastos o ingresos (o el presupuesto) pertenecientes a un grupo de reparto, se dividen por la base, y el resultado será multiplicado por el dato coeficiente de cada propietario, obteniéndose finalmente el importe de la participación de cada uno de éstos. 13 Los ingresos por facturaciones de cuotas no se han de repartir por grupo, ya que, a la liquidación del ejercicio, la aplicación calculará los saldos de cada propietario deduciendo los gastos de las facturaciones realizadas. Por consiguiente, no asigne las cuentas auxiliares de la 705 de Mayor (o la que utilice para registrar los movimientos por facturaciones), a un grupo de reparto, salvo que desee aminorar el gasto del grupo. 85

87 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Por lo tanto, y en resumen, con Gesfincas, antes de confeccionar un presupuesto o hacer una liquidación, se deberá: 1. Definir los grupos de reparto (01 al 18, teniendo en cuenta que del 01 ya existen los coeficientes según el registro de la ficha de la propiedad), desde la opción Saldos y Grupos: 4 Grupos de repartos y coeficientes. 2. Registrar los coeficientes (o participación) de cada propietario perteneciente al grupo, desde la opción Saldos y Grupos: 4 Grupos de repartos y coeficientes. 3. Cuando quiera hacer un presupuesto de gastos sobre la base de las cuentas contables, y en cualquier caso, antes de confeccionar una liquidación de gastos y/o ingresos, deberá asignar las cuentas contables con movimientos al Grupo de Reparto a que pertenezca el gasto o ingreso que las mismas contabilicen, desde la opción Saldos y Grupos: 5 Asignar cuentas a grupos. Supuesto sobre los Grupos de reparto Siguiendo con el ejemplo de gestión que hemos utilizado para ilustrar otros apartados, queremos partir de un nuevo supuesto. Aunque inicialmente habíamos partido de unas cuotas cuyos importes se habían fijado antes de hacernos cargo de la administración, ahora procederemos a definir los grupos de reparto y el modo en que cada uno reparte, asignándoles luego el porcentaje o coeficiente con que participa cada propiedad. Para realizar este supuesto, partiremos de los datos que se reflejan en el siguiente cuadro: La Comunidad ha previsto cinco tipos o grupos de reparto de gastos y uno de ingresos: I II Gastos generales que han de soportar todos los propietarios incluidas las plazas de garaje por estar en el sótano del edificio, en función de su coeficiente de escritura, como pueden ser los de conservación de la fachada, tejado, cimentación y otros elementos comunes no susceptibles de separar en función del uso o disfrute. Gastos de escalera y portal a soportar directamente por los propietarios de las viviendas, y en función de su coeficiente de escritura, (de los que se excluye al local comercial por no tener acceso desde el portal), como pudieran ser los de limpieza y conservación, alumbrado, ascensor, etc.. III Gastos a partes iguales a soportar por todos los propietarios de la finca, como pueden ser los de Administración y otros honorarios profesionales. En este supuesto no se cobra por las plazas de garaje. IV Gastos de calefacción a soportar directamente por los propietarios de las viviendas, y en función de su coeficiente de escritura, (se excluye al local comercial). V Gastos generales del garaje, en él participan exclusivamente los propietarios de las mismas a partes iguales. VI Ingresos Piscina y Pistas. Este es un grupo de reparto sólo de ingresos extraordinarios, en el que participan los 7 copropietarios del edificio, a partes iguales. 2. Las bases de reparto serán: Para los Grupos I, II y IV, la suma de los coeficientes. Para los Grupo III, V y VI, uno por el número de propietarios 86

88 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Registro de los Grupos de Reparto El registro de los grupos se realiza a través de la carpeta Grupos de la opción Grupos y Saldos: 4 Grupos de reparto y coeficientes, y consiste tan sólo en indicar, dentro de una línea del formulario de la opción y en cuantas otras precise partiendo de la número 1 y hasta la 18, el título de cada grupo (largó, y abreviado para cuando se tengan que elaborar informes encolumnado los títulos), así como el tipo de reparto (criterio para determinar la base) de cada grupo. La base de reparto es el "divisor" de los importes que cada grupo tenga registrados en las cuentas que luego le asocien, para cuando llegue el momento de repartir un presupuesto o los gastos y/o ingresos extraordinarios. El modo de reparto de la base se indica directamente por el usuario seleccionando este de entre los que contiene la lista que se despliega en la columna TIPO REPARTO 14. En nuestro ejemplo, en todos los grupos, utilizamos el modo de reparto 1- Suma de coeficientes, pues, como veremos posteriormente, la suma de los coeficientes de cada grupo nos dará el porcentaje o unidad que nos servirá para calcular la participación de cada propiedad en ellos. En la línea que registra al grupo, cuando éste sea de "ingresos", se indicará, en la columna "ING/GAS" (última de la derecha), una " I " para tratarle, a la hora de hacer los repartos, de forma diferenciada a los grupos de gastos, que serán, por defecto, el resto. Una vez registrados los grupos con los datos indicados, el aspecto de la pantalla será semejante al de la imagen anterior. 14 Observe que, si bien los grupos 3, 5 y 6, de nuestro ejemplo, reparten a partes iguales, en la columna TIPO REPARTO se indica Suma de coeficientes. Efectivamente, la base de cada uno de estos grupos será 7, 6 y 7, respectivamente, es decir, la suma de 1 por siete partícipes, 1 por tres, etc. Cuando en esta columna se indica Todos por igual, el presupuesto del Grupo se reparte entre la totalidad de los propietarios, sin exclusión, a partes iguales, independientemente del coeficiente que se haya indicado para cada uno en este Grupo, por lo que no es la opción a elegir en nuestro supuesto. 87

89 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A 7 Coeficientes o cuotas de participación Tras el registro de los grupos es necesario que indique los coeficientes o cuotas con que cada propiedad participa en ellos. El Grupo 1º de los de reparto, que agrupa normalmente todas las propiedades de la Comunidad para establecer su participación en los gastos generales de ésta, suele tener establecida dicha participación en función de los coeficientes o cuotas de copropiedad que consta en la escritura de compraventa de cada propiedad o en la de División Horizontal. El coeficiente de escritura, que registra Gesfincas, tal y como hemos dicho, a medida que se dan de alta las propiedades, se asigna automáticamente a dicho Grupo 1º y está "operativo" desde el mismo momento en que se registra el título de éste. El resto de los grupos de reparto que cree el usuario, inicialmente, están a cero los valores de reparto, por lo que deberá reflejar en cada uno de ellos los coeficientes, cuotas o partes con que participarán las propiedades que a cada uno pertenecen, en los gastos a que se refieran. Registro de los coeficientes Para registrar los coeficientes del resto de los grupos, tal y cómo hemos planteado en el supuesto, podemos hacerlo aprovechando las herramientas de la aplicación, por lo que deberá acceder a carpeta Coeficientes de la opción Grupos y Saldos: 4 Grupos de reparto y coeficientes. En esta opción encontramos una serie de posibilidades que nos facilitan la tarea. 88

90 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Para registrar los coeficientes de nuestro ejemplo de gestión, vamos a realizar lo siguiente: Pondremos el coeficiente de escritura a los grupos II y IV, ya que ambos reparten en función de los coeficientes, bien entendido que en ellos no participan los locales. 1. Accedemos a la carpeta Masivas, después de haber seleccionado la Comunidad en la carpeta Lista por código. 2. Marcamos el indicador de Copiar importe o coeficiente de un grupo a otro. 3. Indicamos el GRUPO DE ORIGEN de donde se copiarán los coeficientes, en nuestro caso el Luego el GRUPO DE DESTINO al cual vamos a copiar los coeficientes, por lo que respondemos tecleando A continuación, indicamos el primer propietario que participa en el grupo 02, por lo que tecleamos 0001, y como último propietario, teclearemos el 0006, quedando fuera del grupo el local. 6. Repetimos los puntos 2, 3 y 4, y ahora, en GRUPO DE DESTINO indicamos 04, luego, como primer y último propietarios el número 1 y 6, respectivamente. El siguiente paso será poner los coeficientes a los grupos III y V, que repartían: el primero a partes iguales entre todas las propiedades, y el segundo de éstos también a partes iguales, pero sólo entre las propiedades 8 al 13, independientemente de que los propietarios 1, 2 y 3 lo sean de las plazas de garaje 8, 9 y 10, respectivamente. 1. En este caso trabajaremos con la opción Poner importe o coeficiente a un grupo, ya que pretendemos poner a los propietarios un coeficiente que permita repartir a partes iguales. 2. Marcamos la alternativa Poner importe o coeficiente a un grupo 3. Indicamos, en primer lugar, el GRUPO Seleccionamos como primer propietario al 1 y como último al Como coeficiente indicamos Repetimos el proceso para el GRUPO Seleccionamos como primer propietario el 8 y como último el También ponemos como coeficiente el 1. El aspecto que debería presentar la pantalla, después de haber introducido los coeficientes en la forma descrita, sería el de la figura anterior. En esta tarea, desde la carpeta Masivas, puede encontrar utilidad a la definición de tipos de propiedades. Puede asignar el mismo coeficiente a todas las propiedades del mismo tipo, en un proceso masivo, aunque no sean consecutivas. ASIGNACION DE CUENTAS A GRUPOS. Plan de cuentas Vamos a revisar el Plan de Cuentas de nuestra Comunidad número 001 con la que deseamos trabajar. Pulsamos el botón Cuentas y observamos la pantalla de mantenimiento del plan de cuentas. Desde esta pantalla, podemos modificar el título, añadir nuevas cuentas a las 89

91 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A existentes o simplemente darlas de baja. PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo) CÓDIGO TITULO CÓDIGO TITULO 1 FINANCIACIÓN BÁSICA 11 RESERVAS 113 Fondo de Reserva 113XXXX (Cuentas individuales de propietarios) 24 APORTACIONES FINANCIERAS 240 Participación Fondo Reserva Mancomunidad 244 Créditos concedidos a la Mancomunidad. 12 REMANENTE 120 Remanente 121 Resultados Negativos Ejercicio Anterior 129 Resultados del Ejercicio 13 SUBVENCIONES Y DONACIONES 130 Subvenciones Ofic. de Capital 131 Donaciones y legados de Capital 14 PROVISIÓN PARA RIESGOS Y GASTOS 142 Provisión para responsabilidades. 143 Provisión para reparaciones extraordinarias Ingresos para el Fondo de Reserva Gastos contra el Fondo de Reserva 17 DEUDAS LARGO PLAZO POR PRESTAMOS 170 Deudas c/entidad. crédito l/p 173 Proveedores Inmovilizado l/p 174 Efectos a pagar a largo plazo 175 Otras deudas a largo plazo 18 FIANZAS Y DEPÓSITOS A L/PLAZO 180 Fianzas recibidas a l/plazo 185 Depósitos recibidos a l/plazo 2 INMOVILIZADO 21 INMOVILIZADO MATERIAL 210 Terrenos y bienes naturales 211 Construcciones Vivienda portero 212 Instalaciones Técnicas 213 Maquinaria 214 Utillaje 215 Otras instalaciones 216 Mobiliario 219 Otro inmovilizado material 25 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS 251 Valores de renta fija 258 Imposiciones a largo plazo 26 FIANZAS Y DEPÓSITOS CONSTITUIDOS L. P. 260 Fianzas constit. a largo plazo 265 Depósitos constituidos a largo plazo 28 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DEL INMOVILIZADO 281 Amortiz. acumulada inmovilizado material Construcciones Instalaciones Técnicas Maquinaria Utillaje Otras instalaciones Mobiliario Otro inmovilizado material 29 PROVISIONES DE INMOVILIZADO 292 Provisión por depreciación del inmovilizado material 3 EXISTENCIAS 32 APROVISIONAMIENTOS 321 Combustibles Gasóleo Propano Carbón 322 Repuestos 325 Materiales diversos 328 Material de oficina 39 PROVISIONES POR DEPRECIACIÓN EXISTENCIAS 392 Provisión por depreciación de otros aprovisionamientos 4 ACREEDORES Y DEUDORES Op. DE TRÁFICO 40 PROVEEDORES 400 Proveedores 400XXXX (Cuentas individuales de proveedores) 401 Proveedores, efectos comerciales a pagar 407 Anticipos a proveedores 41 ACREEDORES VARIOS 410 Acreedores por prestaciones de servicios 411 Acreedores, efectos comerciales a pagar 419 Acreedores varios 43 PROPIETARIOS - Clientes 430 Propietarios, obligaciones por recibos 430XXXX (Cuentas individuales de propietarios) 431 Recibos en gestión de cobro Recibos en gestión de cobro de CAJA Recibos en gestión de cobro de Admón Recibos en gestión de cobro de Bancos 437 Entregas a cuenta 437XXXX (Cuentas individuales de propietarios) 47 ADMINISTRACIONES PUBLICAS 470 Hacienda Pública, deudor Hacienda Publica, deudor por I.V.A Hacienda Publica, deudor por subven H. P. deudor por devoluciones impuestos 471 Organismos de la Seguridad Social, deudores 472 Hacienda. Publica, I.V.A. soportado 473 H. Pública., retenciones y pagos a cuenta. 475 H. P. acreedor por conceptos fiscales 4750 Hacienda Pública, acreedor por I.V.A H. P. acreedor por retenciones practicadas H. Pública, retenciones a cta. I.R.P.F H. Pública, retenciones a empleados H. Pública, retenciones al Administrador 476 Organismos de la Seg. Social, acreedores Cuota empresarial Seg. Social 477 Hacienda. Pública., I.V.A repercutido 5 CUENTAS FINANCIERAS 54 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES 540 Invers. financ. temporales en capital 541 Valores de renta fija c/plazo 548 Imposiciones a corto plazo 90

92 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo) CÓDIGO TITULO CÓDIGO TITULO 44 DEUDORES VARIOS 440 Deudores varios 46 PERSONAL 460 Anticipos de remuneraciones 465 Remuneraciones pendientes de pago 57 TESORERÍA 570 Caja Caja Portería Caja Presidente 572 Bancos e instituciones crédito Banco X - C/C Caja Ahorros X - L/Ah. 572XXXX Otras entidades. 6 COMPRAS Y GASTOS 60 COMPRAS 600 Compras de mercaderías 62 SERVICIOS EXTERIORES 622 Reparaciones y Conservación Conservación Finca Reparación fontaneros Reparación albañiles Reparación electricistas Reparaciones varias Limpieza Finca y Alumbrado Limpieza escalera y portal Varios limpieza Luz portal y escalera Luz exteriores Material eléctrico Lámparas Conservación Calefacción Sala de calderas Luz calderas Gastos diversos calderas Gasóleo calefacción Sistemas anti-incendios Limpieza calderas Festivos calefacción Instalaciones eléctricas Ascensores y Luz Fuerza Conservación ascensores Gastos luz fuerza Garaje Alumbrado garaje Agua garaje Conservación garaje Jardín Artículos jardinería Conservación jardines Varios jardinería 55 OTRAS CUENTAS NO BANCARIAS 551 Cuenta corriente con el Administrador 551XXXX(Cuentas individual con el Administrador para compensaciones) 555 Partidas ptes. de aplicación 624 Servicios Profesionales Servicio vigilancia y segur Notario Servicios jurídicos Inspección técnica ascensores 625 Primas de Seguros Seguro de incendios Seguro responsabilidad civil Seguro multirriesgo 623 Administración Honorarios Administrador I.V.A. sobre honorarios Administrador Material y Gastos Oficina 623XXXX (otros conceptos de honorarios 626 Servicios bancarios Comisiones bancarias 629 Otros servicios 63 TRIBUTOS 631 Otros tributos Tasa basuras Tasa paso carruajes 64 GASTOS DE PERSONAL 640 Sueldos y salarios Portero Conserje Jardinero 641 Indemnizaciones 642 Seg. Social a cargo Empresa Portero Conserje Jardinero 649 Otros gastos sociales 65 OTROS GASTOS DE GESTIÓN 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables 659 Otras pérdidas en gestión corrientes 66 GASTOS FINANCIEROS 663 Intereses a favor del banco 669 Otros gastos financieros 67 PERDIDAS Y GASTOS EXCEP. 671 Pérdidas proced. de inmovilizado inmaterial. 678 Gastos extraordinarios 679 Gastos y pérdidas ejerc. anterior 68 DOTACIONES PARA AMORTIZACIONES 68 Amortización del inmovilizado 69 DOTACIONES A LAS PROVISIONES 692 Provisión para responsabilidad 693 Provisión para reparaciones extraordinarias (Ejemplo de variante cuando existen Portales, Escaleras, etc. a diferenciar). De forma semejante se deberían distribuir las cuentas en el resto de grupos Conservación Finca Reparación fontaneros Reparación fontanero de la Finca Reparación fontaneros Portal "A" Reparación fontaneros Portal "B" 7 VENTAS E INGRESOS 70 INGRESOS POR FACTURACIONES (Cuotas periódicas) 705 Ingresos por facturaciones Cuota mensual Calefacción 705XXXX (otros conceptos de ingresos por recibos) 75 INGRESOS POR UTILIZACIÓN DE INSTALACIONES 91

93 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo) CÓDIGO TITULO CÓDIGO TITULO Reparación fontaneros Portal "C" 752 Ingresos por arrendamientos 759 Ingresos/servicios diversos Piscina Pistas de tenis Reparación albañiles Reparación albañiles de la Finca Reparación albañiles Portal "A" Reparación albañiles Portal "B" Reparación albañiles Portal "C Reparación electricistas Reparación electricistas de la Finca Reparación electricistas Portal "A" Reparación electricistas Portal "B" Reparación electricistas Portal "C" Reparaciones varias Reparaciones varias de la Finca Reparaciones varias Portal "A" Reparaciones varias Portal "B" Reparaciones varias Portal "C" 76 INGRESOS FINANCIEROS 761 Ingresos de valores renta fija 763 Intereses créditos y depósitos Intereses Banco Intereses Caja de Ahorros 766 Beneficios en valores negociables. 769 Otros ingresos financieros 77 BENEFICIOS E INGRESOS EXCEPCIONALES 771 Benef. procedentes del inmovilizado material 778 Ingresos extraordinarios 779 Ingresos y beneficios de ejercicios anteriores 78 REMANENTE DEL EJERCICIO ANTERIOR 780 Remanente del ejercicio anterior SOBRE LAS CUENTAS CONTABLES Entendemos por "cuenta contable" aquella que permite contabilizar directamente sobre ella. Estas cuentas son "cuentas auxiliares del Mayor", y suponen un desglose de las cuentas de nivel superior que las agrupa. Si, por ejemplo, dentro del plan contable tenemos las cuentas que aparecen en el cuadro siguiente, las de nivel inferior (mayor número de dígitos), serán las "cuentas contables" en donde anotaremos, mediante asientos contables (compuestos por varios apuntes), los movimientos por gastos, ingresos, traspasos, etc. 6 Capítulo Esta cuenta recoge los movimientos de todas los grupos que empiecen por 6 62 Grupo Recoge la información contenida en todas las cuentas de Mayor cuya codificación empiece por 62 En la 6, al debe, aparecerán En la 62, al debe, aparecerán Mayor Cuenta principal que recoge los movimientos de sus cuentas Auxiliares, cuyos códigos empiecen (por ejemplo) por 621,..., 629 Las cuentas de Mayor pueden estar codificadas también con 4 dígitos. Subgrupo Cuenta intermedia que recogería los datos registrados en las "cuentas contables" (Auxiliares del Mayor), cuyos códigos empezaran (por ejemplo) por 62201,..., 62209, como parte de la información que se agruparía en la cuenta de Mayor 622. Cuenta Contable (Auxiliar del Mayor) Sería la cuenta de menor nivel (mayor número de dígitos) de las Auxiliares del Mayor, por donde se realizará la anotación de los asientos. Con GESFINCAS se podría llegar a un nivel de 12 dígitos para este tipo de cuentas. En la 622, al debe, aparecerán En la 62201, al debe, aparecerán En la 62205, al debe, aparecerán Anotación en la cuenta contable: Si anotamos al debe de la cuenta ; 500 al debe de la cuenta ; al debe de la y al haber de la , en los niveles superiores tendremos: (Ver notas superiores) 92

94 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Asignación de cuentas contables Para poder hacer el reparto de los gastos y/o ingresos de un ejercicio en función de los grupos de reparto, o un presupuestos conforme a éstos, es necesario que tenga asociadas cada una de las cuentas (contables / presupuestarias del Plan de Cuentas de la administración) al grupo de reparto al que pertenece el concepto de la misma. También es necesaria esta asociación de cuentas a grupos de reparto para la obtención de informes periódicos cuando éstos se basan, precisamente, en la distribución de los movimientos económicos entre los partícipes en los grupos de reparto. La asociación de cuentas a grupos se efectúa desde el menú Saldos y Grupos, en la opción 5 Asignar cuentas a grupos. El proceso de asociación es tan simple como indicar, para cada una de las cuentas, el grupo de reparto que ha de soportar los gastos / ingresos, o importe presupuestado que, en su momento, contengan. La asociación de cuentas puede realizarse al menor nivel de éstas (cuenta auxiliar del Mayor) o a otro nivel superior. Cuando el nivel es el menor, consideramos que éste es el 0 (cero), y es el de mayor detalle que podemos utilizar. Si por el contrario, queremos asociar a niveles superiores (para cuentas que agrupan a otras de nivel inferior), el nivel será el equivalente al número de dígitos de las cuentas de grupo (3 para cuentas de Mayor, 4, 5 o más para otros grupos de cuentas). 93

95 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Asignación de cuentas a grupos de forma masiva. Con este sistema, siempre y cuando los conceptos de gastos, respondan a criterios lógicos de agrupación de una manera sencilla y rápida podemos asignar las cuentas contables a los diferentes grupos de reparto, tal como se muestra en la pantalla siguiente: Desglose y asignación por Finca, Escalera, Portal, etc. Con nivel de desglose 0 Cuando el nivel de desglose es igual a 0, la asociación de las cuentas de reparto puede hacerse de forma particular, además de al propio grupo de reparto, a una determinada finca, bloque, portal, etc. Si desea hacerlo el reparto a nivel de cualquier cuenta contable, deje fijado éste en 0, en cuyo caso se mostrarán todas las cuentas del Plan Contable con mayor número de dígitos de las de su grupo contable (para establecer el nivel, acceda a la opción Presupuestos: 1 Fijar el nivel de las cuentas del presupuesto). Cuando en la columna Bloque no se asigna una cuenta a un bloque, finca, escalera, portal, etc. (en cuyo caso se queda el valor 0), se entiende que los gastos / ingresos o presupuesto en ella reflejados, son imputables al conjunto de la Administración, en función de las propiedades que participen en el Grupo, independientemente de la finca, bloque, etc. al que pertenezcan. 94

96 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Cuando el nivel de desglose de las cuentas presupuestarias sea diferente a 0 Si desea fijar el presupuesto (y posteriormente la liquidación) en función de cuentas no Auxiliares, deberá seleccionar, accediendo a la opción Presupuestos: 1 Fijar el nivel de las cuentas del presupuesto, el nivel que han de tener la cuentas con las que trabajar. Cuando desde la carpeta Asignación de cuentas asigna cuentas de grupo a un Grupo de Reparto, las subcuentas que agrupan cada una de ellas quedan automáticamente asignadas al Grupo de Reparto al que pertenece la cuenta de nivel superior. Para asignar las cuentas: Deberá localizar la cuenta que desea asignar a un grupo, e indicar el código del grupo al que queda asociada, y posteriormente, si el nivel de desglose es 0 y desea hacer este tipo de asignación, ha de indicar también el código del bloque, finca, portal, etc. para el que se utilizará la misma, si se pretende liquidar de forma individualizada. Si el edificio no dispone de gastos / ingresos que deban ser liquidados individualizadamente por bloques, escaleras, etc., en la columna "BLOQUE" no indique nada, o simplemente 0. Concluida la asignación de las cuentas podrá hacer el presupuesto (y / o liquidación de gastos / ingresos en función de grupos de reparto) y su reparto entre los participantes en cada grupo. 95

97 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Capítulo X Presupuestos y repartos Si bien, cuando se conocen las cuotas periódicas a abonar por las propiedades, para comenzar a gestionar comunidades con Gesfincas no es del todo imprescindible la elaboración de un presupuesto, sí resulta necesario disponer de éste cuando se precise determinar la participación (cuotas) de cada copropietario en los gastos de mantenimiento de la finca: a la constitución de la Comunidad, en los ejercicios sucesivos (si existe modificación presupuestaria), o por gastos extraordinarios. Aunque el presupuesto de una comunidad en régimen de propiedad horizontal, suela ser generalmente de gastos, Gesfincas permite incluir partidas de ingresos extraordinarios que, en el caso de contemplarse para el cálculo de cuotas, vendrían a aminorar éstas en la parte que corresponda. Gesfincas elabora los presupuestos y el reparto de los mismos para calcular las cuotas, en función de los coeficientes que cada propiedad tenga asignada a los grupos de reparto que hayan sido previstos y presupuestados (de forma global o por partidas). El cálculo y reparto de un presupuesto puede elaborarse infinitas veces hasta darle por definitivo, en cuyo momento se actualizaría el mismo y las cuotas resultantes, que quedarían en condiciones de ser facturadas. Para elaborar un presupuesto y hacer su reparto con la finalidad de obtener cuotas, es imprescindible tener creados los grupos de reaparto y los coeficientes con que, en cada uno de ellos, participan las propiedades. 8 Presupuesto de gastos Gesfincas le permite elaborar presupuestos (ordinarios y extraordinarios) detallados por cuentas presupuestarias o a nivel de Grupo de Reparto (presupuesto básico y global, sin mayor detalle). El presupuesto por cuentas (o agrupación de cuentas seleccionando el nivel de la cuenta presupuestaria), es el que le permite un mayor nivel de detalle y es el que, en realidad, trata Gesfincas para la elaboración de estudios, cálculos de nuevos presupuestos sobre la base del anterior, incrementos presupuestarios, etc., por lo que siempre debería crear éste, aún habiendo elaborado también el presupuesto "a nivel de Grupo de Reparto". Para la elaboración del presupuesto Gesfincas proporciona diversas opciones que se agrupan en el menú Presupuestos, dispuestas en el orden cronológico con que se han de ejecutar. Lógicamente, éstas opciones serán ejecutadas siempre que se requiera y, por supuesto, especialmente, aquellas relativas a informes, estudios, elaboración del presupuesto so- 96

98 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A bre datos anteriores, etc., se ejecutarán siempre y cuando se disponga de información previa para poder realizarlos. Del presupuesto de gastos (e ingresos) se puede obtener el importe de las cuotas que han de abonar cada propiedad, en base a los Grupos de Reparto que se establezcan, los coeficientes a considerar para cada uno de ellos y, por supuesto, el número de cuotas en que se deba repartir el importe total de la participación de cada propiedad en el ejercicio. Presupuesto por cuentas El presupuesto a nivel de Cuenta (por Cuentas o por Agrupación de Cuentas) es el típico presupuesto de gastos e ingresos del ejercicio de las Comunidades de Propietarios, ya que en él se ofrece el detalle del presupuesto por conceptos de gastos y los de ingresos (cuentas de gasto y de ingreso). El presupuesto por cuentas se confecciona atribuyendo a cuentas auxiliares del Mayor o a cuentas de nivel superior al auxiliar (mediante la agrupación automática de cuentas auxiliares), que se utilizan como "cuentas presupuestarias", el importe que corresponda a cada una. Por defecto la aplicación considerará como cuentas presupuestarias todas las auxiliares del Mayor (generalmente de nivel 7 o superior), si bien puede establecer otro nivel superior (cuentas de 4 o 5 dígitos, por ejemplo), entrando a la opción Presupuestos: 1 Fijar el nivel de las cuentas presupuestarias, para así reducir el número de partidas. Cuando se presupuesta a otro nivel diferente al de "cuenta auxiliar", no se limita la posibilidad del registro posterior de gastos en las cuentas auxiliares, pero si condiciona a que todas las cuentas de un grupo presupuestado, pertenezcan a un Grupo de Reparto común. Ejemplo de Cuentas presupuestarias (auxiliares del Mayor): Ejemplo de Cuentas presupuestarias de nivel 5: 97

99 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Elaborar el presupuesto por cuentas Para elaborar el presupuesto por cuentas (por Cuentas o por Agrupación de Cuentas), de una forma sencilla, deberá: Acceder a la opción Presupuestos: 2 - Elaboración y mantenimiento del presupuesto Seleccionar la Comunidad. Fijar el nivel de cuentas o asumir el preestablecido. Hacer clic sobre la carpeta Elaboración. Registrar el importe que desea presupuestar para el ejercicio, en cada cuenta que referencia a un gasto (o ingreso extraordinario). Sólo deberá asignar una partida a aquellas cuentas que desee presupuestar, dejando el resto a cero, aunque posteriormente registre en ellas movimientos por gastos o ingresos extraordinarios. A modo de ejercicio, y siguiendo con la gestión de la Comunidad que hemos venido usando de ejemplo, introduciremos el presupuesto para el próximo ejercicio que detallamos en el cuadro siguiente: PARTIDA IMPORTE EN EUROS GRUPO I - GASTOS GENERALES COMUNES Reparación fontaneros Reparación albañiles Reparación electricistas Artículos jardinería Conservación jardines Seguro de incendios Seguro multirriesgo Sueldo Conserje S/ Social Conserje TOTAL GRUPO GRUPO II - ESCALERAS Y PORTAL Artículos de limpieza Varios limpieza Luz portal y escalera Luz exteriores Material eléctrico 150 TOTAL GRUPO GRUPO III - A PARTES IGUALES HONORARIOS MATERIAL DE OFICINA FOTOCOPIAS CORREO I.V.A. 635 TOTAL GRUPO GRUPO IV - CALEFACCIÓN VIVIENDAS Luz calderas Gastos diversos calderas Gasóleo calefacción TOTAL GRUPO GRUPO V - GARAJE Alumbrado garaje Conservación garaje 800 TOTAL GRUPO TOTAL PRESUPUESTADO

100 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Para confeccionar el presupuesto, una vez que tengamos creados los grupos de reparto con sus coeficientes, y asignadas las cuentas a cada uno de ellos, desde la Presupuestos: 2 Elaboración y mantenimiento del presupuesto, y seleccionado la carpeta Elaboración, registramos las partidas que se indican en el enunciado dentro de la columna Propuesto. Imprimir el presupuesto Cuando concluya el registro de las partidas presupuestarias podrá imprimir el presupuesto, para hacer comprobaciones o para su presentación en la Junta de Propietarios. Así, desde la misma carpeta, haga clic sobre el botón Listado del presupuesto por Grupos, y cumplimente el contenido de la pantalla que se le mostrará (Si tiene duda, pulse F1). También podrá obtener el presupuesto impreso accediendo al mismo formulario a través de la opción Presupuestos: 5 Impresión del presupuesto clasificado por grupos. En el formulario de impresión del presupuesto podrá seleccionar el contenido que desea incluir en el mismo. Actualizar el presupuesto El presupuesto será provisional (propuesto) hasta que sea aprobado en Junta, en cuyo momento se actualizará como "presupuesto actual" mediante el proceso previsto en la opción Presupuesto: e - Inicializar / Actualizar el presupuesto. A partir de este momento, el presupuesto "actual" permite hacer el seguimiento del mismo y los estudios comparativos, y puede servir de base para la elaboración de los presupuestos de ejercicios posteriores. 99

101 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Presupuesto por Grupos de Reparto De los dos tipos de presupuesto que puede elaborar con Gesfincas, el presupuesto a nivel de Grupo de Reparto es el más rápido y elemental, y se suele utilizar como estimativo. Desde la opción Presupuestos: a Cálculo del reparto del presupuesto (Botón: Presupuestar por Grupos) se accede a la pantalla de trabajo desde donde pondrá presupuestar una cuantía por cada uno de los Grupos de reparto sin más detalle. El presupuesto generado puede ser repartido en cuotas periódicas, al igual que con el presupuesto por cuentas, si bien no podrá ser utilizado para estudios comparativos. 9 Cuotas por reparto Cuando ha elaborado un presupuesto con alguna de las dos opciones comentadas, estará en condiciones de obtener las cuotas con que cada propiedad ha de participar periódicamente para atender los gastos estimados. La obtención de las cuotas se hace repartiendo entre las propiedades el presupuesto "propuesto" (o el "actual"), en función de sus coeficientes de participación en todos los grupos en que intervengan. Para ello ha de acceder a la opción Presupuestos: a Cálculo del reparto del presupuesto, desde cuyo formulario establecerá la forma en que se han de repartir los resultados y los conceptos de recibo a dotar con las cuotas resultantes. Al hacer el reparto es necesario que tenga en cuenta lo siguiente: Tanto si ha elaborado un presupuesto, como si parte desde unas cuotas ya existentes, ha de incluir (y si fuera preciso crear), a través de la Carpeta Conceptos de la opción Comunidades: 1 - Datos generales, los títulos de los conceptos de recibo (cuotas) que inicialmente utilizará en las facturaciones, lo cual no es impedimento para su modificación posterior. Dispone de hasta 12 conceptos de recibo para facturar simultáneamente. Generalmente, el 01 está reservado para la cuota periódica. Para más información, consulte la Ayuda en pantalla. Puede dejar la totalidad del importe obtenido tras el reparto en el concepto 01 - Cuota, o desglosarlo en varios conceptos. Si desea que la cuota resultante de alguno de los Grupos de Gasto, sea facturada bajo un determinado concepto de recibo distinto al 01, ha de indicarlo respondiendo NO a la pregunta El importe calculado se deja en el concepto 01? y posteriormente, en la ventana que se mostrará a este fin, señalando, en los grupos excluidos de facturar la cuota por el concepto 01, el número de concepto al que se acumularan los cálculos de cada uno. Cálculo y reparto del presupuesto Recordemos que, durante nuestro supuesto, habíamos creado una serie de Grupos de Gasto o de Reparto, a los que, por otra parte hemos asignado diversos presupuestos. Como quiera que los propietarios participaran en unos u otros, en función del coeficiente que hayamos asignado, también, al hacer el reparto de estos presupuestos, repercutimos en cada propietario la parte proporcional que por su participación en cada grupo le corresponda. 100

102 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Para hacer el reparto accedemos a la opción Presupuestos: a Cálculo del reparto del presupuesto e indicamos el código de la Comunidad. En el formulario, dentro del apartado por cuentas presupuestarias, seleccionaremos General (cuando no existen cuentas presupuestarias asignadas en exclusiva a un bloque, escalera, portal, etc.) o Por fincas o bloques en el caso contrario. En nuestro caso, y para realizar el ejercicio de nuestro supuesto, seleccionamos General, ya que, conforme al ejemplo de presupuesto que hemos planteado, lo hemos hecho asignando las partidas a las "cuentas" de forma individual y no hemos diferenciado gastos por escalera, portal, etc. Si hubiéramos asignado las cuentas presupuestarias, además de al Grupo de Reparto correspondientes, a fincas, portales, escaleras, etc., seleccionaríamos, con nuestro ejemplo, el indicador "Por fincas o bloques". El apartado "Por Grupos (estimativo)" se utilizará cuando para confeccionar y repartir un presupuesto "por Grupos" con estimación o tanteo, ya que este tipo de presupuesto (que nos puede servir perfectamente para el cálculo de cuotas al igual que el otro), no permite el seguimiento posterior. El reparto que hemos realizado del presupuesto origina la cuota anual, que en nuestro caso queremos fraccionar en 12 mensualidades. El proceso de reparto (que podremos repetir cuantas veces necesitemos), nos pedirá por pantalla si deseamos que el importe de cada concepto de recibo, se ajuste a cero por aproximación al mayor importe. Nosotros diremos que no, ya que deseamos que los recibos salgan ajustados al céntimo. Por otra parte, la Comunidad ha acordado que el importe mensual obtenido tras el reparto, se distribuya entre los siguientes conceptos de recibo: 1 - Cuota mensual; 2 - Calefacción; 9 - Gastos de garaje. Esta distribución se realizará aplicando el reparto parcial de cada Grupo de Gastos a los conceptos correspondientes. IMPORTANTE: Por defecto, todo reparto de un Grupo que no se asigne a un concepto de recibo diferente al primero, se asigna a éste. Para diferenciar el reparto del presupuesto en más de un concepto de recibo, ha de asignar el reparto a cada uno de los Grupos que excluya del concepto 01, al número concepto en donde desea que se refleje la cuota obtenida por el mismo. Así, en nuestro ejemplo: Las cuantías repartidas de los presupuestos de los Grupos I, II y III, las dejamos en el concepto primero (Cuota mensual), por lo que no las asignamos o asociamos a ningún concepto de recibo, ya que, por defecto, lo están al primero. La parte repercutida del Grupo IV (Calefacción), irá diferenciada en el concepto segundo, bajo el mismo epígrafe. Los gastos de garaje, que han sido presupuestados en el Grupo V, se detallarán igualmente en concepto aparte, reflejándose por lo tanto en el concepto nueve. 101

103 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A La asignación resultado del reparto de algún Grupo a un concepto de recibo diferente al uno, se hace en la pantalla de la opción, marcando en NO el indicador incluido en el apartado: "El importe calculado se deja en concepto uno?". Cuando acepte el cálculo del reparto, se mostrará la ventana con la lista de los Grupos para que indique, en la columna "Concepto" el que tenga que recoger su reparto. Podrá asociar el reparto de más de un Grupo a un mismo concepto de recibo. El reparto de los conceptos no asignados a un grupo se asignan automáticamente al concepto primero. El reparto obtenido es por propiedad, mientras que el recibo a pagar por propietario, cuando tenga fincas asociadas, será por la totalidad de las cuotas de cada una de sus propiedades. El reparto podrá imprimirlo o visualizarlo desde la misma pantalla del formulario. El reparto, si ha marcado en el formulario Visualizar el reparto después del cálculo se observa en la carpeta Detalle del reparto que se mostrará tras concluir el proceso de cálculo: 102

104 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Visualizar e Imprimir el reparto Visualice e imprima el reparto del presupuesto desde la misma pantalla de cálculo, pulsando sobre el botón correspondiente, o desde las opciones Presupuestos: b Visualización del Reparto y Presupuestos: c - Impresión del reparto calculado. Seleccione el presupuesto a imprimir, así como el modelo que precise y marque el tipo de información que desea obtener (Vea el ejemplo, según lo seleccionado). 103

105 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Para imprimir el reparto, y así obtener el documento de las cuotas obtenidas por propiedad, cuenta con modelos fijos o predefinidos de la aplicación así como con la posibilidad de utilizar los modelos que Vd. diseñe utilizando las herramientas de la opción Presupuestos: c. El siguiente ejemplo de listado, es igual que el anterior, pero seleccionando que agrupe las propiedades de una persona. Nueva cuota (Elevar a definitivo el reparto). Concluido el proceso informático de cálculo y reparto del presupuesto (que como ya hemos comentado se podrá repetir cuantas veces precise hasta considerarlo definitivo), la aplicación espera recibir la confirmación de la validez del reparto calculado para comenzar a facturar los nuevos importes. Para elevar a definitivo el presupuesto, sustituyendo las cuotas anteriores (o completándolas) las nuevas cuotas calculadas, y poder facturarlas a partir de ese momento, es necesario acceder a la opción Presupuesto: d Actualización de reparto. Desde esta opción no sólo puede actualizar las cuotas con los nuevos importes, sino que también puede, incluso, calcular los atrasos por diferencias entre las nuevas cuotas y las anteriores, si fuera necesario haberse estado facturando provisionalmente las antiguas hasta la aprobación de las nuevas, durante uno o varios meses comprendidos en el nuevo ejercicio. 104

106 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Si se confirma el reparto elevándolo a definitivo, se actualizan inmediata y automáticamente las cuotas obtenidas para los conceptos previstos, (incluso los atrasos si los hubiere) siendo estos importes, lo que se facturarán a partir del mismo momento en que se confirme la actualización. El proceso de actualización sustituye el valor que hasta entonces tuvieran los conceptos de recibo, por el nuevo valor obtenido, pudiendo, si lo desea, mantener los importes de otros conceptos anteriores, especialmente en el supuesto de presupuestos extraordinarios que se generaría del mismo modo que se ha explicado para el presupuesto ordinario. Presupuestos extraordinarios Siguiendo el mismo sistema que se ha descrito, podrá hacer el cálculo de otras cuotas por presupuestos extraordinarios, teniendo cuidado, llegado el momento de actualizar el reparto, en hacerlo sólo para los nuevos conceptos si desea mantener también los anteriores. Además del sistema de reparto que se describe en este Capítulo, la opción Propietarios: 2 - Cuotas del recibo / 1 Mantenimiento de cuotas desde la carpeta Reparto, le permite cuantificar nuevos conceptos de recibos repartiendo una cantidad según los coeficientes de un Grupo de Reparto, o de varios mediante la acumulación de múltiples partidas sobre el mismo concepto. 105

107 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Capítulo XI Liquidaciones. Saldos resultantes de la liquidación Llegado el final del ejercicio económico de la Comunidad (cuando ésta se gestiona "por presupuesto del ejercicio"), y una vez que la información contable y de gestión está preparada 15, es necesario hacer la liquidación del mismo para así poder determinar la participación de cada propiedad en los gastos comunes habidos, y las posibles diferencias que, tras la aportación de las cuotas periódicas, se han podido producir. Tras el cierre del ejercicio se obtiene la información de los saldos resultantes del mismo, en cuyo momento podrá proceder a tratarlos en la forma que tenga prevista (devolviendo los positivos, reclamando los negativos, trasladándoles al siguiente ejercicio, etc.), para lo que la aplicación le proporciona las herramientas necesarias. ADVERTENCIA: Comunidades gestionadas "por gastos": Las Comunidades gestionadas por este sistema realizarán sus liquidaciones periódicamente y obtendrán las nuevas cuotas en función de los gastos del período anterior, por lo que el procedimiento a aplicar será el que se indica en el ANEXO a este Capítulo. Paralelamente al cierre del ejercicio económico se ha de producir el cierre del ejercicio contable, si bien, a partir del primer ejercicio gestionado con Gesfincas, la aplicación se encargará de realizar automáticamente los procesos necesarios para que, tras los cierres correspondientes, se traslade la información de éstos al nuevo ejercicio Proceso de liquidación El proceso de liquidación de una Comunidad gestionada "por presupuesto", debería empezar por la confección de listados informativos que, entre otras funciones, tendrán la de permitirnos verificar la correcta asignación de los gastos a los Grupos de Reparto. Le recomendamos, dentro del proceso de liquidación, y como soporte informativo, listar los saldos por Grupos mediante la opción Informes: 3 Gastos clasificados por Grupos. Con ello podrá ver los saldos, y detalles si lo desea, de las diferentes cuentas que han asignadas a cada Grupo de reparto, y así verificar la correcta imputación de éstos. Recuerde que el programa permite desde la opción Liquidaciones: 2 - Impresión modelos de la liquidación imprimir los datos de la liquidación en diferentes modelos, y así disponer de daos para ser utilizados como avance a los propietarios, previo a la celebración de la Junta General Ordinaria. 15 Para liquidar una Comunidad, es imprescindible tener asignadas las cuentas a los diferentes grupos de gastos. Si no lo hemos hecho, utilizaremos las subopciones que existen dentro de la opción Saldos y Grupos: 5 Asignar cuentas a Grupos. También, como es lógico, los Grupos tendrán asignados los coeficientes de reparto a cada propietario. 16 El nuevo ejercicio puede abrirlo, incluso, antes de cerrar el anterior. De esta forma podrá gestionar en el nuevo ejercicio desde el primer día, y cerrar el anterior cuando haya completado el registro de los movimientos económicos. 106

108 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Luego, deberá: Hacer el cálculo de la liquidación Comprobar el resultado Imprimir la liquidación Cerrar el ejercicio contable Contabilizar y tratar los saldos resultantes Cálculo de la liquidación Seguidamente, y continuando el supuesto de gestión que hemos venido utilizando, se ha de proceder a calcular la liquidación desde la opción Liquidaciones: 1 - Cálculo de la Liquidación. Es un proceso por el que la aplicación acumula los gastos e ingresos generados en el ejercicio. Cuando ejecute este proceso observe que: Existe la pregunta Las cuentas están asignadas a bloques?. Si la respuesta es afirmativa, y efectivamente existe esa asignación, la liquidación se realiza por bloque o divisiones de la Comunidad, teniendo en cuenta los gastos particulares de cada uno de ellos. En el cálculo puede excluir algún concepto de los que han sido facturados, si no se consideran cuotas a incluir en la liquidación porno representar aportaciones para los gastos comunes (consumos, gastos individuales, etc.). El proceso de cálculo puede repetirse cuantas veces lo considere necesario, por lo que, si tras obtener éste necesita hacer algún tipo de corrección, hecha ésta vuelva a ejecutarlo. 107

109 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Comprobación de resultados e impresión de la liquidación Tras el proceso anterior habremos obtenido la liquidación del ejercicio. Seguidamente verificamos los datos e imprimimos la liquidación: Comprobaremos el resultado de la liquidación desde la misma opción accediendo a la Visualización del cálculo tras hacer clic sobre el botón "Consultar liquidaciones". Desde la misma pantalla de cálculo podrá imprimir la liquidación en modelos fijos o diseñables. También desde la opción Liquidaciones: 2 - Impresión modelos de liquidación, una vez conforme con los datos calculados, podremos imprimirla directamente, utilizando los modelos que más se ajusten a nuestras necesidades. Para nuestro supuesto son suficientes los "modelos fijos" que incorporar la aplicación. Bastará con hacer clic sobre la carpeta que en el menú hace referencia a éstos y, en el formulario que se mostrará, seleccionar el más adecuado. Si los modelos prediseñados no se ajustan a sus necesidades, dispone de herramientas que le permiten hacer el diseño de modelos que incluyan la información que desee. Contabilización y tratamiento de los saldos Tras la liquidación (de las Comunidades gestionadas "por presupuesto"), deberá realizar la contabilización y tratamiento de los saldos resultantes de la liquidación, mediante los procesos de la opción Liquidaciones: 3 - Contabilización de saldos de la liquidación. 108

110 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Para ello la aplicación sintetiza en un único formulario todo el trabajo. Además del proceso de contabilización de los saldos resultantes, se actualizarán éstos en la gestión y, mediante procesos concatenados, se podrá llegar a completar la gestión de los saldos en función del tratamiento que se quiera dar a éstos: por saldos "contables" o saldos "reales. Cuando seleccione el criterio de "saldos contables" 17, la aplicación, partiendo del saldo inicial del ejercicio, incrementará al mismo los importes de las cuotas facturadas a cada propiedad (estén o no abonadas) para ver los recursos teóricos aportados, a los que se restarán la parte de los gastos que les correspondan, obteniendo el saldo contable. Este saldo contable estará luego modificado por los posibles recibos pendientes de pago o entregas a cuenta, de cuya suma resultará el saldo final. Cuando se trabaja con "saldos contables", independientemente del importe de éste, los recibos no abonados quedan en situación de pendientes hasta su abono por la propiedad o compensación contra el mismo saldo. Si el criterio a utilizar es el del "saldo real", en el que los recibos periódicos se han considerado como meros instrumentos para poder obtener recursos a lo largo del ejercicio, la aplicación, partiendo del saldo de cada propiedad al inicio del ejercicio, incrementará a éste las aportaciones reales que ha efectuado cada propiedad y así obtener el importe de los recursos generados, de los que se restarán la parte de los gastos a soportar por cada una, obteniéndose así el saldo final o "real". En este supuesto, los recibos pendientes han de ser posteriormente anulados, ya que, cualquier posible reclamación de cantidad se realizará por el importe de saldo final, que es, en definitiva, la parte no aportada por la propiedad para atender los gastos que le corresponden. En función del criterio de gestión de saldo que desee aplicar, así como su tratamiento posterior (arrastrar saldos, reclamar o devolver, contabilizar, etc.), deberá hacer, en el formulario de la opción, la selección de los procesos a ejecutar. Hecha la selección, la aplicación irá mostrando, cuando lo precise, otros formularios en los que habrá de indicar los datos necesarios para la continuación del proceso. 17 En la práctica es el sistema más común de gestión, si bien el de saldos reales es utilizado por muchas Comunidades, las cuales entienden que los recibos pendientes, cerrado el ejercicio, no se consideran para determinar la deuda, sino que ésta se cuantifica al margen de los mismos, ya que sólo considera como ingresos de la propiedad, los realmente aportados, no lo facturado. 109

111 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Para hacer la contabilización y tratamiento de saldos: Acceda a la opción Liquidaciones: 3 - Contabilización de saldos de la liquidación. Indique la Comunidad o Comunidades que desea tratar. Seleccione el modo de tratar los saldos en función del sistema de gestión sobre "Saldos contables" o "Saldos reales". Saldos contables Tiene tres alternativas para tratarlos: Arrastrar los saldos resultantes y las deudas al ejercicio siguiente. En este caso, salvo que desmarque el proceso, se procederá también a contabilizar el saldo resultante y a actualizar el saldo resultante en la gestión. Arrastrar las deudas al ejercicio siguiente y devolver o reclamar saldos. Con esta opción se harán los mismos procesos que con la anterior, más los necesarios para generar recibos de cobro o devolución de saldos, y facturarlos. Comenzar el ejercicio siguiente con saldo cero y las deudas en un solo recibo. La opción, además de la contabilización de saldos, genera los procesos necesarios para compensar o cobrar los recibos pendientes y las entregas a cuenta contra el saldo, y generar un solo recibo por el importe del saldo, para su reclamación al deudor. Saldos reales Tiene dos alternativas para tratarlos: Arrastrar los saldos resultantes y las deudas al ejercicio siguiente. En este caso, salvo que desmarque el proceso, se procederá también a contabilizar el saldo resultante y a actualizar el saldo resultante en la gestión. Arrastrar las deudas al ejercicio siguiente y devolver los saldos positivos. Con esta opción se harán los mismos procesos que con la anterior, más los necesarios para generar recibos de cobro de saldos, y facturarlos, cuando los saldos son positivos. En este caso los recibos pendientes que pudieran existir son modificados automáticamente en función del saldo resultante para que, los saldos deudores de las propiedades estén representados por un recibo por el importe de éstos, que podrá ser gestionado posteriormente para su cobro. Si durante la secuencia de tratamiento de los saldos, que se ejecute en función de las opciones seleccionadas, abandona algún proceso, podrá hacer directamente estos en otro momento, entrando a las opciones correspondientes por los menús (Consulte la ayuda en pantalla con F1). Sobre el Tratamiento de los Saldos resultantes de la liquidación. Es importante, a la hora de tratar los saldos de la liquidación (de las Comunidades gestionadas "por presupuesto"), tener en cuenta lo siguiente: 110

112 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Finalizado el Ejercicio se pueden plantear diversas alternativas de trabajo con la aplicación, dependiendo del tratamiento que la Junta de Propietarios o costumbre del lugar determine, en cuanto al tratamiento de los saldos resultantes. A modo de ejemplo, seguidamente comentamos el modo de actuación en función de algunas formas de reparto que pudieran plantearse: A - Cobro o compensación de los recibos pendientes con el saldo resultante. Bien antes de cerrar el ejercicio o, preferentemente, en el siguiente, se podrán compensar los recibos pendientes de un propietario con el saldo resultante de la liquidación. Si se realiza esta compensación en el mismo ejercicio, como es lógico, y sin que ello impida hacer una pre-liquidación, se ha de liquidar definitivamente tras este proceso, y el saldo final del propietario se encontrará minorado por el importe de los recibos compensados, que se considerarán pagados a todos los efectos. Si la compensación se hace en el ejercicio siguiente, no se ha de hacer ningún otro procedimiento hasta que se cierre éste normalmente. Para realizar esta compensación ha de seleccionar, dentro de la opción 6.6., el indicador "Cobrar recibos pendientes de pago contra el saldo", con lo que el importe de estos se cargará en las cuentas 113xxxx de los propietarios. Concluido este proceso, los saldos finales de la liquidación se podrán tratar en la forma que se tenga por costumbre. B - Acumulación del saldo del ejercicio cerrado, al nuevo ejercicio. En este supuesto, el saldo final de los propietarios, que tras cerrar el ejercicio contable y trasladar saldo al ejercicio siguiente, se encontrará en la cuenta 129, se ha de contabilizar, dentro del nuevo ejercicio, para su abono en la cuenta 113nnnn. El indicador "Actualización de Saldos resultantes de la liquidación", dentro de la opción 6.6., es el encargado de hacer este proceso. C Devolución Reclamación de los saldos resultantes del ejercicio anterior. Si se ha de proceder a devolver los saldos positivos y reclamar los negativos a los propietarios, hemos de generar una facturación de los saldos que se encontrarán facturables en el concepto 11 del recibo. En este caso, además de haber seleccionado el criterio correspondiente dentro de la opción 6.6. y dentro de éste "Arrastrar las deudas [al ejercicio siguiente] y devolver [o reclamar saldos] [positivos]", además del indicador "Actualizar el saldo resultante de una liquidación", es preciso tener activado el indicador "Cobro o devolución de saldos), con lo que se realizarán, entre otras, las siguientes operaciones: 1º Poner importe al concepto 11 del recibo, con lo que el saldo se imputa al mismo, generando una o varias cuotas para devolver o reclamar los saldos. 2º Facturar el concepto 11 utilizando, como siempre, la opción Recibos: 1 Cálculo e imputación de recibos, bien como un concepto más de la facturación ordinaria, en cuyo caso minorará o incrementará el recibo ordinario, según el saldo, o como una facturación extraordinaria, que podremos tratar en la forma habitual generando disquete y/o recibos de cargo, o recibos de devolución para emisión de talones. (Esta 111

113 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A facturación deberá contabilizarse como es habitual desde la opción Recibos: f - Contabilización de la facturación). La facturación de los saldos para devolver o reclamar su importe, se hace, generalmente, en el ejercicio siguiente. Si se produce esta durante el ejercicio a cerrar, se deberá efectuar de nuevo el cálculo del cierre, con lo que el saldo final "real" será cero y podrían quedar, si acaso y junto con los demás recibos pendientes, los de las cuotas impagadas por saldos negativos. D Devolución del saldo contra entregas a cuenta (Para posterior compensación con recibos girados). Este proceso traslada el saldo resultante a una entrega a cuenta, dejando el saldo de las cuentas 113 a cero, trasladándole a la 437 (entregas a cuenta de cada propietario) o a la 430 (dependiendo de los parámetros), para posteriormente compensar los recibos desde el proceso de cobro masivo (opc. Cobros y pagos: 1 - Cobros masivos). Si se efectúa los procesos C o D dentro el ejercicio a liquidar, los saldos finales resultarían a CERO, por lo que el nuevo ejercicio partiría de saldo CERO. 13 Liquidación periódica en los sistemas de gestión "por gastos" El sistema de gestión de Comunidades "por gastos", utilizado principalmente en la zona de Valencia, precisa de liquidaciones periódicas para obtener los gastos generados durante el periodo anterior (generalmente el trimestre) y, en función del mismo, obtener las cuotas del nuevo período, que se emitirán a fin de reponer un fondo de reserva. Vea el Anexo I al final del Capítulo Para este sistema de liquidación, la aplicación incluye una serie de opciones que le permiten: Hacer el cálculo de la liquidación por gastos: Liquidaciones: 0 - Planificación e impresión de liquidaciones, y / o Liquidaciones: 5 - Cálculo de la liquidación Confeccionar los modelos de liquidación: Liquidaciones- 6 - Impresión modelos liquidación Obtener las cuotas en base a la liquidación de gastos: Liquidaciones: 7 - Cuota de recibos por liquidación de gastos Las cuotas a generar podrán corresponder a liquidaciones por gastos en un período o a final de ejercicio. 112

114 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Junto con el proceso de obtención de las cuotas derivadas de la liquidación, que se efectúa desde la opción Liquidaciones: 7- Cuota de recibo por liquidación de gastos, podrá, a la vez, acceder a la facturación (primera a generar tras la liquidación, si ha sido fraccionado el saldo en más de una cuota ), a su contabilización y a la regularización de saldos. La pantalla de trabajo de la citada opción está prevista para realizar los siguientes procesos: 1. Imputar saldos resultantes a un concepto de recibo. Este proceso traslada el saldo de la liquidación, al concepto de recibo que indique, para su posterior facturación a los propietarios. 2. Facturar y contabilizar. A la fecha que indique, se realizará la facturación de las cuotas obtenidas con el proceso anterior, así como la contabilización de las mismas. 3. Regularizar saldos de provisión de fondos. El proceso traslada los saldos que se hayan registrados en el Grupo de Ampliación de fondos (que deberá estar identificado con la clave P ), acumulando el mismo a los acumulados de provisiones anteriores, contabilizado el mismo Nota.- Una vez que haya realizado la regularización de saldos, recuerde que, para la próxima liquidación, si no ha de variar el importe registrado como Provisión de Fondos, ni va a imputar de nuevo el mismo importe, deberá dejar a cero pesetas este concepto. Cuando haya terminado las liquidaciones, en la pantalla de trabajo, teniendo activados los tres procesos que hemos indicado, se ejecutarían uno tras otro. Con este sistema se han encadenado las opciones individuales que por otra parte contempla la aplicación, con el fin de simplificarle el trabajo. Tenga en cuenta que podrá, si lo precisa, realizar cualquiera de estos procesos por separado. Si por cualquier causa (por tener que variar las cuotas u otra razón), repite el proceso 1º, Imputar saldos resultantes a un concepto de recibo, tenga especial precaución en desmarcar los procesos 2º y 3º, ya que se repetirían éstos, y si no ha anulado la facturación desde la opción 3.3 ni elimina los asientos generados por la misma en la contabilidad, se producirá la duplicidad de la facturación, la acumulación de saldos y los asientos. En cualquier caso, siempre, para completar el ciclo de facturación, es necesario que haya realizado los tres procesos anteriores Finalmente, acceda al menú Recibos, dentro del módulo de Horizontal, para generar los soportes magnéticos, recibos, etc. 113

115 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A ANEXO al Capítulo XI Gestión de Comunidades "por gastos" Este sistema está especialmente diseñado para la gestión de Comunidades de Propietarios en la zona de Valencia, y para cualquier otra Comunidad que gestione por el sistema de por gastos, en lugar de hacerlo por presupuesto. Con este sistema se podrá, partiendo de un fondo inicial, imputar los gastos a los propietarios para reponer el mismo, y ampliarle, incluso, cuando sea preciso. Para ello deberá seguir el siguiente esquema de trabajo: Constituir el fondo inicial Para constituir el fondo inicial, podrá hacerlo de la siguiente forma: Hacer aportaciones iniciales que constituirán el saldo inicial de la Comunidad, por aportaciones directas (sin cargo previo), de los Comuneros, haciendo el ingreso de las mismas en la cuenta de la Comunidad. En este caso, haga lo siguiente: Registre los saldos (aportaciones iniciales) de cada propietario, en la opción Saldos y grupos: 3 - Saldos iniciales de propietarios. Contabilice los saldos iniciales tras su registro, desde la pantalla principal de la opción, con lo que se hará el abono de cada aportación a la cuenta 117 de cada propietario, con cargo a la cuenta tesorera (banco o caja) en donde se ingresó el importe. Crear los Grupos de Reparto Deberá crear los Grupos de Reparto que utilizará para la gestión, y asignar las cuentas contables que pertenecen a los mismos. Para ello acceda a las opciones que se indican, y ejecute las tareas que explicamos: Saldos y Grupos: 4 - Grupos de reparto y coeficientes Los grupos de reparto han de ser definidos tanto para hacer el presupuesto de gastos en base a los mismos, como para elaborar los informes y liquidaciones de gastos/ingresos. No es imprescindible definir los grupos al inicio del trabajo con la aplicación, pero si es conveniente y, en todo caso, necesario antes de realizar presupuestos o liquidaciones. Puede definir hasta 18 grupos de reparto. La aplicación utiliza los siguiente grupos: 1 al 6, al menos, para Gastos diversos de la Comunidad. A partir del grupo 7 (o del primero posterior que disponga libre tras registrar grupos de gastos), para el resto de gastos que indiquemos. Por ejemplo: 7 Honorarios Administración 8 Varios de Oficina 9 I.V.A. de Honorarios 10 Gastos individuales 11 Provisiones de Fondos Las bases de reparto serán las que se indiquen en función de las opciones disponibles. Para los grupos 7 al 11, se deberá indicar en la columna Tipo de Reparto, el 114

116 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A modo 4 No reparte, y en la columna INGR/GASTOS, se indicará, para los grupos 7, 8 y 9, la clave H; para el grupo 10 (gastos individuales), la clave N, para el grupo 11, se indicará P. Para que la información se trate correctamente, es muy importante la forma en que se registren las claves de cada Grupo de reparto. Vea las distintas Claves de Grupo en función de su contenido. Asignar las cuentas contables a Grupos de Reparto Registre los honorarios y gastos individuales Saldos y Grupos: 5 - Asignar cuentas a grupos La asignación de cuentas a grupos es imprescindible para realizar cualquier informe o liquidación, el Grupo para las Ampliaciones de Fondos (que será único), no requiere ninguna cuenta contable. Asigne las cuentas a cada uno de los grupos. No debe asignar Grupo a las cuentas de ingresos por facturaciones (705xx) salvo que desee minorar los gastos con alguna de ellas. Aquí ha de tener en cuenta si los honorarios se imputan en función del reparto sobre los coeficientes de un Grupo como otro gasto más (que sería el sistema tradicional en las Comunidades de Horizontal), o de forma individual (como suele utilizarse en Valencia y otras provincias). Reparto sobre los coeficientes de un Grupo: En este supuesto deberá seguir las pautas de registro y facturación de honorarios que se indican en la parte general del Curso. Reparto de forma individual: Deberá hacer el reparto de honorarios de forma individual, conforme a las indicaciones que se dan a continuación: Una vez creados los Grupos de Reparto, y definidos aquéllos que contendrán el detalle de los honorarios del Administrador, a nivel individual, deberá establecer el importe que abonará cada uno de los Propietarios. Independientemente del proceso que se indica a continuación, Vd. podrá mantener (o registrar) los importes individuales (persona a persona), desde la pantalla Otros datos en la ficha del Propietario de Horizontal (o inquilino de Vertical), accediendo a la misma. Para registrar honorarios individuales y gastos de administración, deberá acceder a: 115

117 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Saldos y Grupos: 4 - Grupos de reparto y coeficientes (Importe individuales Seleccione la Comunidad en la carpeta Unidades Acceda a la carpeta Grupos y seleccione en primer lugar el 7 - Honorarios Administración. Seguidamente, acceda a la carpeta Masivas, si los honorarios son por igual para todos, o por grupos de propiedades consecutivas (en cuyo supuesto registraremos importes diferentes por grupos). En dicha carpeta ha de marcar el indicador Poner importe o coeficiente a un Grupo, en el campo Importe o Coeficiente, ha de indicar la cantidad a registrar. En el apartado Grupo de destino indique el que ha de recibir el importe que ha registrado. A continuación, registre los gastos de Administración (material de oficina, correos, etc.), en la misma carpeta, si estos son igual para todos, o por grupos de propiedades consecutivas, en cuyo supuesto debería registrar los importes de cada grupo. Indique el grupo de destino que registrará los gastos de Administración. Luego el grupo de Propietarios (Desde Hasta), y el Bloque (Finca, portal, etc.) al que pertenece éste. (Si no ha organizado la Comunidad por Bloques, portales, etc., al menos tendrá el 1, que por defecto pertenece a la Comunidad) Si en su caso, los honorarios y gastos varios de administración (ambos o uno de los conceptos) no son por igual, puede registrar éstos en los citados grupos 7 y 8, utilizando, dentro de esta opción, las utilidades que encontrará en la carpeta Procesos (repartir una cuantía utilizando los coeficientes de un grupo de reparto) o registrando directamente los importes, propietario a propietario, desde la carpeta Coeficientes, tras haber seleccionado el Grupo a mantener en la carpeta Grupos. Si ha registrado importes individuales por este último sistema, el I.V.A. podrá calcular de la misma forma que se explica a continuación. Podrá combinar ambos modos de trabajo, para obtener los importes necesarios Clientes: 1 - Datos generales (Módulo de Administración) Se ha de realizar la definición de cuotas, en la carpeta Cuotas del Cliente (Comunidad o Propietario de Vertical), se indicará aquellas que estén sujetas a I.V.A. En esta pantalla, si las cuotas son globales para la Comunidad (o Propietario de Vertical), se introducen directamente los importes a facturar por el conjunto de las cuotas de las propiedades. Este registro se hace por una sola vez, en tanto no varíe los importes. Si las cuotas son individuales por cada propiedad, en la pantalla no se ha de indicar importe alguno. Para ambos casos, es imprescindible que indique el porcentaje del I.V.A. en el campo % I.V.A. así como que marque los conceptos a los que se les imputa I.V.A., haciendo clic sobre cada recuadro que hacer referencia al concepto en la columna I.V.A.. El I.V.A. se calcula automáticamente. 116

118 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Previamente a la facturación (y a la liquidación), deberá realizar una serie de cálculos previos Registrar las ampliaciones de provisión de fondos Clientes: d Cálculo de honorarios para Valencia (Horizontal) Este proceso, del módulo de Administración, que realiza el cálculo de las cuotas de los honorarios, es exclusivamente para cuando las cuotas se imputan de forma individual, ya que, en caso contrario, se utiliza el sistema tradicional de mantenimiento de cuotas. Si necesita ampliar la provisión de fondos, deberá imputar las cantidades correspondientes al Grupo que haya definido par Ampliación de Fondo, y que deberá tener identificado con la clave P, utilizando el mismo procedimiento que se ha explicado en el apartado anterior (Opción Saldos y Grupos: 4 Grupos de reparto y coeficientes (Importes individuales), si bien, en este caso, el Grupo de destino será el que corresponda, según hemos comentado. Registrar las operaciones por gastos, movimientos entre cuentas, etc. Recuerde que podrá hacer el mantenimiento de los importes individuales, o registrar éstos propiedad a propiedad, desde la carpeta Otros datos de la opción Propietarios: 1 Datos generales. Los gastos (e ingresos no procedentes de facturación de recibos), así como otros movimientos contables, precisa registrarlos en el Diario de la Comunidad. Podrá contabilizar:: Desde el Diario de Operaciones (Cobros y pagos: a ) podrá registrar la práctica totalidad de los movimientos por gastos, facturas, contratos, recibos, etc. de la gestión del Despacho. Este sistema es el más apropiado para hacer los registros contables por las operaciones que el Diario contempla, de forma sencilla y rápida, sin que se precisen conocimientos contables. Para hacer registros contables por movimientos entre cuentas, o asientos contables (cuando se prefiere este sistema), dispone de: Si Vd. acostumbra a registrar la información de los movimientos bancarios a la vista del extracto de las cuentas, le recomendamos utilice, accediendo al módulo de CONTABILIDAD, la opción Diario: b. Extracto bancario. Cobros y pagos: b - Registro de gastos. Asientos y tareas contables (Opción Diario: 1 Diario, botón Asientos Múltiples), en esta misma opción desde los módulos de CONTABILIDAD o ADMINISTRACION. Asientos simples. Es la ventana de anotación en el Diario de asientos con cargo y abono a cualquier cuenta del Plan. Esta opción sólo permite anotaciones en los que intervengan una cuenta de Debe y otra de Haber, obligatoria y exclusivamente. Asientos múltiples. Desde esta opción se accede a la ventana para la anotación en el Diario de asientos en los que pueden intervenir dos o más cuentas contables, siempre que se produzca la igualdad entre las anotaciones al Debe y al Haber. Desde esta opción podrá utilizar los asientos predefinidos, así como múltiples utilidades, algunas de las cuales también se encuentran disponibles en la de Asientos simples. En el Diario de Operaciones tras pulsar el icono en la barra de tareas. Hacer las liquidaciones periódicas Periódicamente deberá hacer la liquidación de los gastos, con el objetivo de obtener la cuota (o cuotas) a facturar, para reponer el fondo inicial (y hacer nuevas aportaciones si se precisa). 117

119 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Para elle, ejecute: Liquidaciones: 0 - Planificación e impresión de liquidaciones Para hacer el cálculo, resumen (consulta) e impresión de la liquidación de gastos. Para todos los supuestos en que se pueda programar las liquidaciones periódicas (o a final de ejercicio) de un conjunto de Administraciones, el Planificador de Liquidaciones realizará, de forma masiva y en un solo proceso, las tareas de las opciones: Liquidaciones: 5 - Cálculo de la liquidación. Visualización. Liquidaciones: 6 - Impresión modelos liquidación Independientemente de que utilice o no el Planificador de Liquidaciones, Vd. podrá seguir trabajando con las citadas opciones, en lugar o como complemento de los trabajos que realiza esta herramienta. Si utiliza más de seis Grupos de Gastos, confeccione el informe seleccionando el que desee de los de la opción Informes: 3 - Gastos clasificados por grupos. Calcular las cuotas de los recibos, en función del saldo Liquidaciones: 7 - Cuota de recibos por liquidación de gastos Para crear la cuota (o cuotas a facturar), con el fin de reponer el fondo inicial (y ampliar éste si se acuerda), facturar automáticamente ésta y regularizar los saldos de provisión de fondos, si los hubiera. Esta opción realiza, en un ciclo de trabajo, los siguientes: Imputar los saldos resultantes a un concepto de recibo, como cuota. Facturar las cuotas y contabilizarlas. Regularizar los saldos de provisión de fondos, si se ha incluido en el recibo calculado una ampliación de los fondos. En este caso, habremos registrado el importe de la ampliación en un único Grupo de reparto que deberemos identificar mediante la clave P. Nota.- Una vez que haya realizado la regularización de saldos, recuerde que, para la próxima liquidación, si no ha de variar el importe registrado como Provisión de Fondos, ni va a imputar de nuevo el mismo importe, deberá dejar a cero pesetas este concepto. 118

120 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Cómo indicar los tipos de reparto y Claves del Grupo, en los supuestos de Comunidades gestionadas por el sistema de liquidación por gastos. Grupo de reparto para gastos individuales de los propietarios. (Cargos por mando garaje, llaves, roturas, etc.). En este supuesto, los gastos individuales de los propietarios se registrarán, por ejemplo, en cuentas 620xxxx. Para ello, deberá existir la cuenta de Mayor Gastos individuales. Se indicará No reparte en Tipo de Reparto del Grupo, y la clave N en la columna ING/GAS. No se indicará coeficiente o cantidad alguna en la tabla de coeficientes del Grupo. Mediante la utilidad Generación cuentas de la opción Cobros y Pagos: b Registro de gastos. Asientos y Tareas contables, podrá crear una cuenta 620xxxx a cada propietario. Grupo de reparto para Provisión de fondos (ampliación del fondo inicial). Para hacer la ampliación del fondo, a la vez que se hace la reposición de los gastos liquidados. Se indicará No reparte en Tipo de Reparto del Grupo, y la clave P en la columna ING/GAS. Se expresará, en la carpeta Importes individuales de la opción Saldos y Grupos: 4 el importe del fondo a constituir por cada propietario, dentro de la columna que corresponda a los coeficientes de ese grupo. Podrá utilizar las utilidades que se encuentran en la carpeta Procesos de esta opción. Grupo de reparto para Honorarios de Administración. Para imputar a cada propiedad los honorarios del período, facturados y contabilizados como gastos en las cuentas 623XXXX de la Comunidad. Se indicará No reparte en Tipo de Reparto del Grupo, y la clave H en la columna ING/GAS. Se expresará el importe de los honorarios a imputar a cada propietario, dentro de la columna que corresponda a los coeficientes de ese grupo, en la carpeta Importes individuales de la opción Saldos y Grupos: 4. Podrá utilizar las utilidades que se encuentran en la carpeta Procesos de esta opción. En este caso, la suma de los honorarios que se registren en este grupo deberán ser coincidentes con el total facturado por honorarios en el período, y contabilizado en las cuentas 623XXXX. 119

121 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Capítulo XII Ejercicio contable: Cierre y Apertura 16 CIERRE Y APERTURA DE EJERCICIOS El cierre del ejercicio es fundamentalmente a efectos contables, ya que la gestión se relaciona directamente con la contabilidad, y se ajusta al ejercicio activo de la misma. El cierre contable de un ejercicio no precisa hacerlo para poder seguir trabajando en el nuevo, ya que Gesfincas le permite trabajar con más de un ejercicio abierto. Le recomendamos no cerrar el ejercicio hasta tener firme la liquidación, es decir, aprobada por la Junta de Propietarios. Vd. podrá trabajar en el nuevo ejercicio, tanto de gestión como contable, sin haber cerrado el anterior. Cuando haya concluido de registrar la información contable del ejercicio, proceda a su cierre. El asiento de regularización y cierre, puede borrarlo si lo necesita, puede hacer las oportunas correcciones y volver a cerrar el ejercicio, tantas veces como sea necesario hasta que sea correcto. 120

122 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A ABRIR (si no lo había hecho anteriormente) el nuevo Ejercicio. Pulse el botón Nuevo ejercicio. Accediendo a estas opciones en primer lugar se abre un nuevo ejercicio que, como ya se ha dicho, permite trabajar en él sin haber cerrado el anterior. Cuando hacemos la apertura de un nuevo ejercicio, dejamos este como activo, ya que a partir de ese momento toda la gestión contable derivada de la facturación, cobros y devoluciones, será realizada en el nuevo periodo. 121

123 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Generación del asiento de apertura en el nuevo ejercicio. Pulsando el botón Generación Asiento de Apertura se realiza éste, trasladando los saldos obtenidos tras el cierre del ejercicio anterior. Para generar el asiento de apertura en el nuevo ejercicio, debemos de haber seleccionado el mismo cuando hemos empezado a trabajar con la unidad contable y debe estar perfectamente generado el asiento de regularización y cierre del ejercicio anterior. Si por cualquier razón hemos tenido que efectuar apuntes contables en el ejercicio anterior, lo único que tenemos que hacer es borrar el asiento de apertura del presente ejercicio, volver a generar los de regularización y cierre del ejercicio anterior y de nuevo volviendo al presente ejercicio, volver a ejecutar la presente opción. Si los cambios son pequeños, a veces es más práctico modificar el saldo de la cuenta afectada, hay que tener en cuenta, que el asiento de apertura, es un asiento como otro cualquiera, sólo que lleva como numeración el número uno. 122

124 Curso Básico de Administración Informatizada de Fincas con Gesfincas ( Presupuestos y Liquidaciones) Informatización de Empresas, S.A. - I E S A Poner como "activo" el nuevo ejercicio(si no lo está). Seleccionamos la unidad y pulsamos el botón Cambiar Activo y después pulsamos el botón "Ejercicios" se presenta la pantalla con los distintos ejercicios contables. En esta ventana con la lista de los ejercicios contables de la Comunidad, en ella marque como activo la casilla correspondiente al ejercicio que desea activar. CAMBIOS momentáneos DE EJERCICIO. Sí su sistema de trabajo, no es el de grabación de asientos en línea, si no la de grabación en diferido a través del Diario de Operaciones, es el propio aplicativo quien controla el que los asientos introducidos, se procesen en un ejercicio u otro de forma automática. No sin antes efectuar el aviso oportuno por si se tratase de un error de fechas. Cuando se trabaja desde el módulo de Contabilidad, al entrar, seleccionamos la unidad con la que deseamos trabajar, por defecto siempre con el ejercicio activo, pero existe la posibilidad, pulsando el botón de ejercicios, de poder elegir cualquier otro para trabajar durante esta sesión. Esta selección es momentánea y se acaba en cuanto cambiamos de unidad contable, la aplicación en todos los procesos automáticos siempre trabaja con el ejercicio activo. El importante por eso, el observar en la barra inferior que nos muestra siempre la unidad con la que trabajamos, así como el ejercicio contable que hemos seleccionado. 123

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