Firma Digital en Documentos. Aplika-Legal Sign

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1 Firma Digital en Documentos Aplika-Legal Sign

2 Índice Introducción...1 Configuración del Módulo Beneficios Principales... 6

3 1. Introducción. Cada vez más empresas requieren el envío de documentos por soporte electrónico. Con la integración de la Firma Digital, los usuarios de Aplika-Indexing pueden enviar por intranet o Internet documentos PDF confidenciales, como ofertas de negocios o formularios, de una forma rápida y segura. La Firma Digital permite que cualquier empresa o persona pueda intercambiar documentos firmados en en formato electrónico con el mismo valor legal que sus homólogos en papel. Técnicamente es un conjunto de datos asociados a un mensaje que aseguran la identidad del firmante y la integridad del mensaje otorgando así la validez legal. 2. Configuración del Módulo. Para poder firmar digitalmente documentos, primeramente debe indicarse durante la cración de su plantilla que el documento podra ser firmado (ver Pantalla 1). Pantalla 1: Ventana de ingreso al sistema. Pantalla 1: Ventana de definición de plantillas, allí debe indicarse que el documento que se está creando podrá ser firmado digitalmente. 1

4 Previo al inicio de la indexación, se deberá configurar el mecanismo por el cual se firmaran digitalmente los documentos. Para ello se ingresará a la opción Gestión de Firmas Digitales del menu Configuración. La aplicación permite firmar digitalmente a traves de tres mecanismos: selección de certificado digital desde disco, selección de certificado digital desde el repositorio de firmas del sistema operativo, o mediante la utilización de un dispositivo de firmado externo tal como un epass. En el ejemplo se muestra la configuración de una firma digital, tomando la misma desde un directorio en disco, mostrando la firma en los PDFs generados, con un determinado motivo, ubicación, contacto e imagen (ver Pantalla 2). Pantalla 2: Configuración del uso de una Firma Digital desde disco. 2

5 El siguiente paso consiste en la indexación de los documentos. La unica diferencia respecto a una indexación tradicional, consiste en que además debe indicarse si el documento del lote que se esta indexado desea ser firmado digitalmente, ya que a pesar de haberse definido el documento como firmable, es posible que algunos documentos del lote se deseen firmar, y otros no. (ver Pantalla 3). Pantalla 3: Ventana de Indexación, donde cada documento tildado con firmar será firmado digitalmente. 3

6 Finalmente, al realizar la exportación se pedirá la selección de la firma a utilizar y la contraseña de la misma (ver Pantalla4). Pantalla 4: Ventana de exportación, donde debe indicarse la firma y contraseña a utilizar. 4

7 De esta forma es posible observar como los documentos PDFs generados se encuentran firmados digitalmente (ver Pantalla 5). Pantalla 5: Documento PDF firmado digitalmente. 5

8 3. Beneficios Principales. La Firma Digital permite: - Migrar procesos basados en papel que requerían firmas en formato electrónico. - Reemplazar documentos en papel que requieren una firma de aprobación. - Asegurar que el contenido no se ha modificado. - Asegurar la identidad de la persona que lo firmo. - Permitir que los datos estén protegidos en las bases de datos. - Permitir que los datos se puedan transmitir sin ser interceptados. Principalmente, además de la velocidad y la seguridad para hacer los trámites, la Firma Digital implica una disminución en la cantidad de trámites así como un menor uso de papel, ya sea por el número de impresiones como por el lugar físico donde archivarlo. Ya que es una herramienta que valida la identidad de quien realiza trámites u opera con documentos, su uso va desde un alumno que envía un trabajo al profesor hasta un contrato de exportación de productos. Por ejemplo, un abogado que hoy debe llevar en persona un escrito a Tribunales, podría hacer el mismo trámite desde la oficina y desde su computadora, o el médico que recibe un estudio por imagen en su consultorio podrá estar seguro de que es el de su paciente y que fue emitido por el laboratorio que firma digitalmente la información. Desde el sector publico, a los gobiernos les interesa digitalizar la gestión de los estados, permitiendo reemplazar los documentos y expedientes en papel por similares electrónicos, otorgándoles a estos valor legal y haciéndolos oponibles a terceros. Desde el ámbito privado la utilidad de una Infraestructura de Firma Digital es inmensa, siendo algunos ejemplos: 1) Posibilitar la firma de formularios en sitios web y de esta forma poder realizar trámites ante el Estado por Internet. 2) Permitir el acceso seguro a Intranets, posibilitando el teletrabajo (por ejemplo firma de s). 3) Permitir realizar transacciones administrativas, financieras y comerciales seguras por Internet. 4) Voto electrónico. 5) Historias Clínicas. En el ámbito judicial, las posibilidades son varias: 1) Permitir realizar vía todas las notificaciones que deban hacerse a los domicilios constituidos en el proceso y, más aún, presentar los escritos de las partes. 2) Por la misma vía, el juzgado podría enviar los oficios y/o testimonios a otros juzgados o a reparticiones estatales como los Registros de Estado Civil, de Propiedad Inmueble, Automotor, etc., y recibir las contestaciones. 3) Lo mismo con los oficios judiciales, pidiendo informes a oficinas públicas o privadas que se contestarían por esta vía. Cualquier abogado puede apreciar el ahorro de tiempo, costos, esfuerzos y papeleo que eso implica. 6

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