SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN DE RESTAURANTES. Entidad Colaboradora: ICAI Universidad Pontificia Comillas.

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1 SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN DE RESTAURANTES Autor: Díaz de Orbe, Gorka. Director: Labanda Maján, Carlos. Entidad Colaboradora: ICAI Universidad Pontificia Comillas. RESUMEN DEL PROYECTO El objeto de este proyecto es el desarrollo e implantación de un Sistema Integral para la Gestión de Restaurantes. Este sistema ha sido desarrollado para cubrir las necesidades básicas de la gestión de un restaurante, ofreciendo la tecnología existente al desarrollo del negocio. El Sistema Integral para la Gestión de Restaurantes está especialmente diseñado para aquellos restaurantes en los que el tiempo es una variable importante para su economía y para aquellos que simplemente deseen ofrecer un mejor servicio a sus clientes, proporcionándoles una forma diferente de información y atención de sus necesidades. En la actualidad, la gestión de las comandas de los clientes, la transmisión de las órdenes a la cocina, la proposición de sugerencias, la inserción de publicidad y la gestión de los diversos módulos del negocio, se lleva realizando de la misma manera desde hace muchos años. El análisis de esta situación, ha permitido llegar a la conclusión de que existe un amplio margen de mejora en todos los procesos diarios que se realizan en la atención y servicio a los clientes de un restaurante. Este sistema propone una revolución en la gestión de los diferentes elementos principales del negocio, haciendo uso de la tecnología en servicio de sus usuarios. Se ha dividido el sistema en dos módulos fundamentales, uno es el módulo de mesa, que está disponible en cada una de las mesas del salón de un restaurante, y otro es el módulo de cocina, que se instala en la cocina para posibilitar la comunicación directa de los clientes con la cocina.

2 Ambos módulos ofrecen una funcionalidad distinta, y juntos controlan de forma integral diversos factores sobre el desarrollo y gestión del negocio. El Sistema Integral para la Gestión de Restaurantes está desarrollado en una arquitectura cliente-servidor de cliente ligero, haciendo uso de un entorno gratuito (J2EE, MySQL y Apache) y permite controlar los siguientes aspectos de la gestión de un restaurante: Carta virtual: muestra a los clientes del restaurante, en sus mesas, a través del módulo existente, la variedad de platos, bebidas y ofertas que el restaurante dispone para sus clientes. Además, permitirá el acceso a información más detallada que sobre un menú en papel en caso en que el cliente esté interesando, proporcionando más información acerca de los ingredientes, su forma de elaboración, presentación de imágenes sobre el aspecto real del plato, y posibilidad de visualización de videos acerca de su preparación. A través de la carta virtual, el chef de cocina o el gerente del restaurante, tendrá la posibilidad de ofrecer sugerencias o mostrar publicidad, como se especificará más adelante. Comandas: controla el transporte y trato de la información sobre las órdenes de los clientes, directamente desde sus mesas, hasta la cocina, donde en su respectivo módulo, se podrán visualizar todas las comandas que realicen los clientes, las comandas ya atendidas, y aquellas que aún están pendientes. Este innovador proceso, permite una comunicación directa de los clientes con la cocina, evitando tiempo de espera en la atención del camarero o en el transporte de la información del camarero, a la cocina. Publicidad y sugerencias: el gerente del restaurante, o el chef de cocina, podrán ofrecer a sus clientes sugerencias desde el módulo de cocina, al módulo de mesa, estimulando la demanda de sus consumidores. Además, también existe la posibilidad de reservar un espacio en la carta para la inserción de publicidad, creando de esta manera, un importante espacio para vender a terceros, o promocionar otros restaurantes asociados a los clientes. Economía: todos los movimientos relativos a la atención de comandas del restaurante, quedarán registrados con detalle en bases de datos, donde más tarde, a través de procesos que traten esta información, se obtendrán informes de especial importancia para el desarrollo del negocio, como es un resumen de la

3 facturación, y un control de la demanda de platos ordenados de forma ascendente. Para el desarrollo del proyecto se siguió el ciclo de vida lineal o en cascada, con sus respectivas fases: Identificación de necesidades, Análisis de Requisitos, Estudio de la arquitectura, Diseño externo, Diseño interno, Programación, Pruebas e Implantación. La última parte del proyecto incluye una valoración económica del mismo y la planificación llevada a cabo para su desarrollo. Como conclusión, este proyecto supone una importante modernización del sector más importante en España, como es la hostelería y la restauración, que son las bases de acogida del turismo, motor de la economía nacional, aportando una mayor funcionalidad a los restaurantes, perfeccionando su gestión, reduciendo tiempos innecesarios y mejorando por lo tanto, el servicio ofrecido a sus clientes. INTEGRAL SYSTEM FOR RESTAURANT MANAGEMENT The object of this project is the development and implementation of an Integral System for Restaurant Management. This system has been developed to meet the basic needs of managing a restaurant, offering the needed technology for business development. The Integral System for Restaurant Management is specially designed for those restaurants where time is an important variable for their business model and for those who simply want to offer their best service to their customers by providing increased attention to their needs. Currently, the management of client orders, the transmission of the orders to the kitchen, the proposal of suggestions, and advertising and management of various business modules has been carried out the same way for many years. Analysis of this situation has concluded that there is ample room for improvement in all the processes that take place daily in a restaurant.

4 This system proposes a revolution in the management of the various major business elements, including making use of new technology in the service of their customers. The system has been divided into two basic modules: a module that is available on each of the tables in the dining section of the restaurant, and another in the kitchen that allows customers to communicate directly to the kitchen. Each module provides different functionality, but by working together, the modules seamlessly control the various factors in the development and management of the business. This integral system for restaurant management is developed in a thin client clientserver architecture using free environments (J2EE, MySQL and Apache) and can control the following aspects of managing a restaurant: Virtual menu: shows restaurant customers through the existing table module a variety of information. For example, it can show the variety of dishes, and drinks that the restaurant offers. It allows access to more information than a paper menu could if the customer wishes to view it. For example, this digital menu system could provide more information to customers about ingredients, food preparation, and food origins. The possibility of displaying pictures and videos also exists. Orders: controls the transmission of customer orders directly from their tables to the kitchen, where all the customer orders and communications can be seen and accessed, including outstanding orders. This innovative process allows direct customer communication with the kitchen, avoiding the lag time of calling a waiter and waiting until he or she delivers one s message to the kitchen. Specials and Suggestions: restaurant managers or chefs would offer their customers suggestions from the kitchen module directly to the table module, appealing to the customers tastes. Moreover there is the possibility of other advertisements in the digital menu, thus promoting and encouraging business with other companies or restaurants. Business: all transactions and orders valuable to a restaurant would be recorded in detail in databases, where, through specific information processes, one would get valuable reports that are critical for business development. An example would be a summary list of dishes of the highest demand in descending order.

5 The development of this project life follows the waterfall model, with these respective phases: identification of needs, analysis of requirements, study of architecture, external design, internal design, programming, testing, and implementation. The last part of the project includes an economic assessment of the planning and carried out for development. In conclusion, this project represents a significant modernization of the most important sector in Spain, such as hotels and restaurants, which are the basis of tourism, the national economic engine. The system provides enhanced functionality to restaurants, improving their management by reducing unnecessary time and resources and thus improving the services offered to its customers.

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