SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO

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1 SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de conformidad con los principios de transparencia para la contratación, convoca públicamente a todos los interesados en proporcionar información para consolidar el estudio de mercado del proceso con el siguiente objeto: Realizar la arquitectura, diseño, desarrollo, pruebas, implementación, estabilización y mantenimiento derivados de las funcionalidades de la Intranet corporativa del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, enmarcada en la arquitectura Microsoft SharePoint Server 2013 a través del modelo de bolsa de horas. Se solicita registrar su pre cotización de forma física o vía correo electrónico así: Correo: Dirección radicación correspondencia: ASUNTO: ESTUDIO DE MERCADO INTRANET - OFICINA DE COMUNICACIONES SENA Dirección General Calle 57 No Bogotá Oficina de Comunicaciones Si adjunta un archivo digital, este debe venir en formato PDF, Word o Excel, no se aceptan archivos comprimidos. Cordial saludo, Oficina de Comunicaciones SENA - DIRECCION GENERAL FECHA LÍMITE DE RECEPCION DE PRECOTIZACIONES: 20 de Septiembre de 2013

2 INFORMACIÓN GENERAL La Oficina de Comunicaciones, basándose en la importancia que hoy en día representa mantener la comunicación interna entre las distintas áreas de la entidad, requiere implementar un sistema que permita controlar y publicar la información que se genere desde las distintas áreas. El propósito de este proyecto es realizar la construcción de la aplicación requerida a través del cumplimiento de fases de construcción de software tales como Análisis, Diseño, Desarrollo, pruebas, implementación, socialización y soporte derivados de las funcionalidades de la intranet corporativa del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, utilizando tecnología Microsoft SharePoint Server 2013 de conformidad con lo establecido por la Oficina de Sistemas de la entidad. 1. OBJETO Realizar la arquitectura, diseño, desarrollo, pruebas, implementación, estabilización y mantenimiento derivados de las funcionalidades de la Intranet corporativa del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, enmarcada en la arquitectura Microsoft SharePoint Server 2013 a través del modelo de bolsa de horas. 2. REQUERIMIENTOS 2.1 Funcionales La solución a desarrollar deberá contar con las siguientes funcionalidades: Ingreso de usuario: El usuario ingresa a la intranet a través de un ID de usuario y una Contraseña el cual está asociado al directorio activo institucional en el caso de funcionarios de planta y contratistas administrativos y al directorio activo de Mi Sena en caso de ser instructor o aprendiz, al momento de ingresar debe mostrar un mensaje de bienvenida, al trabajar con el directorio activo, al ingresar permitirá visualizar la información básica del usuario (Nombre completo, cargo, área, Ubicación (Regional / Centro de Formación), número de contacto (IP / Móvil), Correo Electrónico).

3 Perfil de Usuario: Permitirá visualizar la información relacionada con datos básicos (se obtiene de Directorio Activo), y perfil profesional (se obtiene de APE, Kactus, Sofia Plus). Permitirá ingresar información relacionada con hobbies. Permitirá crear grupos de interés así como ingresar a grupos creados o publicados por otro usuario. Permitirá cargar fotografía de perfil Permitirá realizar publicaciones en Muro. Permitirá publicar información en los grupos de interés a los cuales pertenezca. Permitirá enviar solicitudes de publicación de clasificados. Permitirá facilitar la gestión de documentos dentro de la entidad, los usuarios podrán navegar entre los últimos documentos y los mejores calificados permitiendo acceder a información calificada así como a Bibliotecas digitales, Administración de activos digitales, Gestión de registros y gobernanza, Integración con Microsoft Office, Conjuntos de búsquedas y documentos, Gestión de Metadata y tablas de retención. Roles de usuario: Los roles de usuario con los que contara la intranet son: Personal de planta, Contratista, Instructor y Aprendiz para los cuales se publica información distinta, por lo cual es necesario que al momento de ingresar identifique que usuario es y lo envíe al sitio especifico según rol. De igual forma debe contar con los roles de administración de los sitios y roles necesarios para su bien funcionamiento y mantenimiento. Búsquedas: Esta funcionalidad debe facilitar la búsqueda de información del contenido almacenado en la Intranet, para ello facilitara al usuario realizar búsquedas ya sea en forma básica o avanzada. La búsqueda básica se realizará por palabra clave, la cual se ejecutara en documentos, noticias, videos, imágenes, entre otros. En la búsqueda avanzada trabajara a través de filtros por categoría y por tipo, la cual permitir buscar en documentos, noticias, videos, imágenes, entre otros. Menú de navegación:

4 Esta funcionalidad debe permitir administrar y visualizar los diferentes ítems de una lista en un menú superior con hasta 5 niveles de navegación. Debe contar con la funcionalidad para abrir una nueva ventana, cambiar el orden de navegación y Access key atributo que solicita GEL 3.1 Slider de noticias: Esta funcionalidad permitirá publicar las noticias o campañas principales de la entidad. Las cuales, se visualizan por medio de un slider. Cada ítem cuenta con título, descripción o texto resumen y la opción "Ver más, la cual direccionará al usuario a una página de contenido donde mostrara el detalle de la noticia o campaña. Eventos: La funcionalidad debe permitir administrar y visualizar la descripción de los eventos de la Intranet. Estos eventos se visualizaran por fecha de vencimiento en orden ascendente. Todo evento contara con la opción "Ver más" la cual direccionara al usuario a una página que permitirá visualizar en forma detallada la descripción del evento. Esta funcionalidad debe contar con la opción "Ver todos" la cual direccionara al usuario a la vista calendario propio de SharePoint en donde se visualizaran los eventos programados. Todo evento contara con título, categoría, lugar y fecha. Noticias: Esta funcionalidad contara con diferentes secciones las cuales permitirán publicar información en forma organizada. En la sección principal se visualizara la publicación de las noticias del día, dando prioridad a la última noticia publicada. Las noticias principales contaran con imagen, título, fecha de publicación y enlace al detalle de la noticia. Las noticias destacadas se podrán visualizar como un listado de titulares con enlace al detalle de la publicación por fecha de publicación en orden ascendente. Esta funcionalidad debe contar con la opción "Ver todas" la cual direccionara al usuario a una lista con todas las publicaciones organizadas por fecha de publicación en orden ascendente.

5 Videoconferencias: Esta funcionalidad permitirá visualizar las videoconferencias programadas en la agenda semanal y tener acceso en vivo, a través de un enlace con el Sistema Interactivo de Videoconferencia Educativa- SIVE. Esta funcionalidad contará con la opción "Ver todas" la cual direccionara al usuario a la vista calendario propia de SharePoint en donde se visualizara la programación semanal, esta debe contar con información como título, objetivo y fecha. Cumpleaños: Esta funcionalidad permitirá al usuario visualizar hasta tres (3) personas que cumplen años en el día en cual está ingresando a la intranet. Esta información se mostrara en la pantalla principal de navegación del usuario, contara con la opción de ver todos la cual direccionara al usuario a la lista total de cumpleañeros del día. La funcionalidad debe permitir al usuario visualizar información detallada del cumpleañero seleccionado tal como: Foto, Nombre completo, Cargo, Dependencia - Regional, extensión y Correo electrónico, de igual forma deberá permitir al usuario el envío de tarjeta la cual seleccionara de E-Card y el envío de mensajes a través de correo electrónico. Los datos de las personas que cumplen en días no laborales se visualizaran el día hábil anterior a la fecha de cumpleaños. Directorio de empleados: Esta funcionalidad permitirá realizar búsquedas de los usuarios registrados en la Intranet, se realizaran por Nombre, apellido, extensión o cargo según necesidad del usuario. El resultado de la búsqueda debe permitir visualizar en una ventana modal o Lightbox la información básica del usuario (Foto, Nombre Completo, Cargo, Extensión, Ubicación, Correo Electrónico). Aplicativo: La Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas a través del Contact Center pondrá a disposición de los usuarios, el aplicativo directorio telefónico el cual deberá formar parte de la Intranet.

6 Clasificados: Esta funcionalidad permitirá la visualización de clasificados en la Intranet. La información a publicar será enviada por los usuarios a través de una opción que formará parte de su perfil, esta información deberá ser aprobada por el administrador de la intranet antes de ser publicada, en caso de ser rechazada por el administrador, el sistema enviará un mensaje al usuario indicándole la no publicación de su anuncio. Esta funcionalidad contará con 5 categorías de publicación: Vehículos, Inmuebles, Tecnología, Servicios y Otros. Cada clasificado debe contar como mínimo con la siguiente información: título, descripción, valor, persona que ofrece el clasificado, datos de contacto y fotos del producto. Encuesta: Esta funcionalidad permitirá la creación de preguntas y respuestas de selección múltiple o simple. Realizará conteo de respuestas en línea con el fin de obtener gráficas (Barras o Circular) de los resultados, estos se visualizaran en porcentaje junto con el número de encuestados. Frase de la semana: Esta funcionalidad permitirá publicar diariamente una frase con su autor, la cual será visualizada en la pantalla principal de la intranet. Para su creación se solicitarán datos como: frase, autor y fecha de publicación. Foros de discusión: Esta funcionalidad permitirá la creación de foros semanales para grupos de interés o generales para todos los usuarios de la intranet. Adicionalmente, los usuarios podrán conversar, debatir, preguntar e intercambiar impresiones, sobre un tema concreto. Esta funcionalidad debe contar con la opción "Ver todos" la cual direccionará al usuario a la vista calendario propia de SharePoint en donde se visualizarán los foros programados; ésta debe contar con información como Tema y fecha.

7 Galería de imágenes: Esta funcionalidad permitirá publicar imágenes por categorías. Las imágenes se visualizarán de acuerdo a la fecha de publicación en orden ascendente y a través de un lightbox. Adicionalmente, le permitirá al usuario ingresar comentarios sobre la misma. Zona multimedia: Esta funcionalidad contará con un histórico de los videos, fotos, audios y campañas. Se navega por año y mes de publicación de cada ítem. Cada categoría tiene una vista amigable de acuerdo a la información cargada como: listados, galería animada y player de audios y videos. Plantilla dependencias: Esta plantilla debe ser única para cada dependencia o área, y permitirá que ésta tenga información relacionada a su día a día como: metas, noticias, servicios, objetivos, entre otros. Esta información deberá ser de fácil administración y publicación por los usuarios, y permitirá diferenciar las dependencias o áreas de las demás secciones de la Intranet. Grupos de trabajo: Dentro de esta plantilla es necesario que se pueda crear un espacio por dependencia para los grupos de trabajo y que desde allí puedan interactuar. Blogs: Este componente contará con el total de las funcionalidades del Editor de entradas WYSIWYG tales como (Arrastrar y soltar objetos desde el cuadro de herramientas en la página: Texto, líneas, imágenes, videos, embebidos, tablas, Menús, barras de herramientas, aceleradores de teclado, ventanas acoplables, pestañas, campos, entre otros). Adicionalmente: Permitirá administrar el control de accesos Contará con el histórico de entradas a los diferentes blogs Contará con Comentarios opcionales en entradas y páginas del blog, con respuestas de segundo nivel. Contará con la implementación del Estándar RSS Sindicación de Contenidos

8 Wikis: Este componente contará con el total de las funcionalidades del Editor de entradas WYSIWYG tales como (Arrastrar y soltar objetos desde el cuadro de herramientas en la página: Texto, líneas, imágenes, videos, embebidos, tablas, Menús, barras de herramientas, aceleradores de teclado, ventanas acoplables, pestañas, campos, entre otros). Adicionalmente: Contará con manejo de categorías Contará con calificación del WiKi Permitirá la gestión de permisos de audiencias del WIKI Contará con manejo de aprobaciones de cambios Contará con Informes de contenido inapropiado Contará con Integración a Wikis asociadas a proyectos de la Entidad Chats Permitirá la creación de varias salas de chat Permitirá administrar los horarios de atención en el chat Permitirá Gestión de audiencias Llevará un registro de conversaciones Organigrama empresarial: Esta funcionalidad contará con la visualización de la ubicación de un usuario según estructura organizacional, la información a mostrar será: Foto y Cargo la cual se extraerá del perfil de usuario de SharePoint. Regionales: Espacio dentro de la Intranet destinado para que cada Regional pueda generar y publicar contenido. Mysite:

9 Será el espacio dentro de la Intranet destinado para que cada usuario pueda compartir y almacenar documentos, contenido, links y contactos. Adicionalmente: Debe tener integración con Lync Debe permitir Sincronización con Outlook para Bandeja de entrada, Tareas, calendario entre otros. Manejar Blogs y microblogging Manejar Timeline con actividades del usuario Permitir la ampliación del perfil con datos generales, conocimientos, habilidades y gustos. Centro de búsquedas empresariales: Por medio de este componente los usuarios podrán personalizar su búsqueda fácilmente. El uso de filtros como: habilidades, usuarios, fecha de publicación y tipos de archivo, entre otros, facilitarán acceder a la información que cada usuario necesita. Adicionalmente, debe permitir: Búsqueda por tipo de contenido y categorías. Filtros dinámicos Búsquedas sociales, es decir por usuario o habilidades Historial de búsqueda Sugerencias de búsquedas Estadísticas de búsquedas Centro de componentes empresariales: Con este componente se pretende gestionar todos los procesos internos mediante flujos, aprobaciones y reasignaciones de tareas centralizadas en una bandeja de entrada. De esta manera se podrá recibir notificaciones y alertas en una misma herramienta; junto con la posibilidad de generar reportes y visualizar indicadores. Adicionalmente, debe permitir la realización de las siguientes solicitudes:

10 Solicitud de vacaciones Aprobación de gastos / viáticos Desprendible de pago Certificados laborales Solicitud de recursos Reserva de recursos (salas, material audiovisual) Incorporación de un nuevo empleado Buzón de sugerencias Gestión de incidencias Gestión de la calidad (documentación, incidencias y acciones correctivas) Actualización Hojas de vida 2.2 Específicos Para lograr la correcta implementación de la solución es de vital importancia que el proponente cuente con los siguientes requerimientos específicos: Certificación Nivel de madurez CMMI: El oferente deberá contar con certificación CMMI nivel 3 o superior acreditado mediante la valoración CMMI. En caso de empresas extranjeras que aportan el CMMI a sucursales en Colombia, si el proponente es la sucursal, la evaluación debería otorgarse de acuerdo al nivel CMMI de la sucursal en Colombia. Recurso Humano: El proponente deberá garantizar que cuenta con el personal capacitado de acuerdo a los siguientes roles: Rol Estudios Certificaciones Años Arquitecto (1) Ingeniero de Sistemas SharePoint Administrator 3 Años y dos en 2010 proyectos Share Point SharePoint Developer 2010 SharePoint 2010, Configuration SharePoint 2010, Application Development Con los Exámenes : 668 PRO: Microsoft

11 Rol Estudios Certificaciones Años SharePoint 2010, Administrator 667- TS: Microsoft Office SharePoint 2010, Configuring 576 PRO: Designing and Developing Microsoft SharePoint 2010 Applications 573 TS. Microsoft SharePoint 2010, application Development. Líder (1) Técnico Desarrolladores (2) Infraestructura (1) Diseñador Gráfico (1) Pruebas (1) Ingeniero de Sistemas PRO: Designing and o Afines Developing Microsoft SharePoint 2010 Applications o 573 TS. Microsoft SharePoint 2010, application Development Ingeniero de Sistemas o Afines 573 TS. Microsoft SharePoint 2010, application Development Ingeniero de Sistemas Configuring and Administering Microsoft SharePoint 2010 Diseñador Gráfico con Especialización en Gerencia de diseño Ingeniero de Sistemas o Afines 3 Años experiencia y dos en Proyectos Share Point 3 Años y 2 en proyectos Share Point 3 Años y 2 en proyectos Share Point 3 Años en Portales Web y 2 en Share Point 1 Año El Contratista colocará para la ejecución del contrato el recurso humano que él considere necesario; sin embargo el SENA requiere como mínimo que el grupo sea conformado bajo los perfiles y requisitos anteriormente relacionados. Para el caso de los Ingenieros, estos deberán contar con la respectiva matrícula profesional de

12 conformidad con la Ley 842 de La experiencia se contará a partir de la expedición de la matrícula profesional. Realizar transferencias de conocimientos técnicos y funcionales de los servicios implementados durante la ejecución del contrato. Instalar actualizaciones y parches verificando el correcto funcionamiento de los parámetros y componentes de la Intranet. Asistencia en la determinación de problemas de la Intranet, así como en la aplicación de los correctivos necesarios para conservar o restablecer el buen funcionamiento del mismo. Prestar los servicios de forma profesional de conformidad con los estándares de la industria en los términos señalados en su propuesta la cual forma parte integral del contrato. Prestar el soporte a los usuarios en la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Evaluar los riesgos derivados de la instalación de actualizaciones y/o parches, cuando se requieran para solucionar problemas en el software o de seguridad. Presentar un informe mensual que incluya todas las actividades realizadas durante el desarrollo de las fases de Análisis, Diseño, Desarrollo, pruebas, implementación, socialización y soporte realizados durante la ejecución del contrato. La solución a implementar deberá cumplir con la normatividad vigente establecida por Gobierno en Línea (GEL), además de cumplir con los estándares de accesibilidad de WCAG 2.0. Realizar la entrega de la documentación exigida por la Oficina de Sistemas en la culminación de cada fase la cual se relaciona a continuación: Entregables Fase de Análisis y Diseño: Documento de Alcance (Incluye plan de construcción e implementación). Documento de requerimientos funcionales.

13 Documento de requerimientos no funcionales. Documento de casos de uso. (Especificación y diagramas) Documento de Arquitectura. (incluye Identificación de los Stakeholders y sus responsabilidades, Definición de Interfaces de Usuario, Diagramas Clases, Modelo Entidad Relación, Diagramas de Estados, Diagramas - Secuencia, Diagramas de paquetes, Diagramas de Componentes, Diagrama Arquitectura Física, Diagrama Arquitectura Lógica, Diagramas de Actividades, Diagramas de colaboración, Diagrama de Flujo de Datos (Si aplica), Especificación de la arquitectura incluyendo lenguajes). Documento de Integraciones. Documento Plan de Pruebas del sistema. Documento Plan de Migración (Si aplica). Documento Plan de Capacitación. Documento Aceptación de producto. Entregables Fase de Desarrollo: Código fuente (Documentado). Código binario. Base de datos (Tercera Forma Normal). Manual técnico. Documento Aceptación de producto. Entregables Fase Pruebas: Documento de casos de prueba. Documento de casos de prueba de las migraciones (Si aplica). Documento Aceptación de producto. Entregables Fase Implementación y Socialización del producto final: Diccionario de Datos Manual de usuario, manual técnico y manual de despliegue. Bibliotecas, herramientas de terceros y sus correspondientes versiones. Código fuente (Documentado), código binario y base de datos (Tercera Forma Normal) actualizados.

14 Documentación de análisis y diseño actualizada. Documento Aceptación de producto. Documento Cierre Evidencias de capacitación (Asistencias, Guías, Talleres entre otros ) 3. SOPORTE Y GARANTIA Ofrecer una garantía de calidad por un periodo de Doce meses (12) de la solución implementada, esta garantía cubrirá errores de programación y/o lógica, cambios regulatorios de ley y actualización de nuevas versiones, esto formará parte del valor total pagado por la adquisición e implementación de la solución. Responder en tiempo no mayor a ocho (8) horas hábiles posteriores al recibo de las solicitudes realizadas por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Asignar a un ingeniero en las instalaciones del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA cuando se requiera acorde a las necesidades de soporte de la Intranet previa solicitud por parte del Supervisor. 4. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución del Contrato será de dos (2) meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. 5. LUGAR DE EJECUCIÓN La ejecución del contrato tendrá lugar en las instalaciones del SENA Dirección General (Calle 57 No Torre Norte Piso 5), Bogotá, D.C Colombia. 6. LA FORMA DE PAGO DEL SERVICIO PREVISTA POR EL SENA ES LA SIGUIENTE Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cancelará el valor del contrato que llegase a suscribirse con el oferente seleccionado, en Mensualidades vencidas las cuales se irá afectando en la medida que se ejecuten horas de servicio. Para todos los pagos se requiere previa presentación de la respectiva factura, acompañada del acta de recibo a satisfacción por parte del supervisor, de acuerdo con los términos de la OFERTA y del contrato, certificada por el Supervisor.

15 4. PROPUESTA ECONOMICA PRECOTIZACION La pre-cotización deberá incluir todos los productos y fases requeridas. El proponente podrá anexar sus observaciones en un documento aparte con el fin de enriquecer el estudio de mercado. El valor deberá ser suministrado en pesos colombianos e indicar si el valor del IVA está incluido en la cotización. A los interesados en participar, se recomienda que antes de elaborar y presentar sus ofertas tengan en cuenta los siguientes requisitos: La validez de la oferta debe ser de 30 días o Superior. En la cotización debe constar el NIT, Dirección, Teléfono, Fax, Persona contacto, Correo Electrónico La propuesta debe presentarse en digital formato PDF. Cordial saludo, Oficina de Comunicaciones / Oficina de Sistemas SENA DIRECCION GENERAL

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