USO DE ADOBE ACROBAT 9 STANDARD

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1 USO DE ADOBE ACROBAT 9 STANDARD

2 Copyright 2009 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Uso de Adobe Acrobat 9 Standard para Windows If this guide is distributed with software that includes an end user agreement, this guide, as well as the software described in it, is furnished under license and may be used or copied only in accordance with the terms of such license. Except as permitted by any such license, no part of this guide may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, recording, or otherwise, without the prior written permission of Adobe Systems Incorporated. Please note that the content in this guide is protected under copyright law even if it is not distributed with software that includes an end user license agreement. The content of this guide is furnished for informational use only, is subject to change without notice, and should not be construed as a commitment by Adobe Systems Incorporated. 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Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990 Merriam-Webster Inc. Copyright 1990 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 2003, 2004 Franklin Electronic Publishers, Inc. Copyright 2003, 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1991 Dr. Lluis de Yzaguirre I Maura. Copyright 1991 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990 Munksgaard International Publishers Ltd. Copyright 1990 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990, 1995 Van Dale Lexicografie bv Copyright 1990, 1996 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990, 2004 IDE a.s. Copyright 1990, 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1992 Hachette / Franklin Electronic Publishers, Inc. Copyright 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1991 Text & Satz Datentechnik Copyright 1991 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 2004 Bertelsmann Lexikon Verlag Copyright 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 2004 MorphoLogic Inc. Copyright 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990 William Collins Sons & Co. Ltd. Copyright 1990 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1993, 1994, 1995 Russicon Company Ltd. Copyright 1995 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. This product contains either BSAFE and/or TIPEM software by RSA Security, Inc. Portions include technology used under license from Autonomy, and are copyrighted. This product includes software developed by the Apache Software Foundation (http://www.apache.org/). Portions Dainippon Ink and Chemicals, Incorporated 1967, Flash CS3 video compression and decompression is powered by On2 TrueMotion video technology On2 Technologies, Inc. All Rights Reserved. This product includes software developed by the OpenSymphony Group (http://www.opensymphony.com/). Speech compression and decompression technology licensed from Nellymoser, Inc. (www.nellymoser.com). Sorenson Spark video compression and decompression technology licensed from Sorenson Media, Inc. MPEG Layer-3 audio coding technology licensed from Fraunhofer IIS and Thomson. Portions copyright Focoltone Colour System. Adobe Systems Incorporated, 345 Park Avenue, San Jose, California 95110, USA. Notice to U.S. Government End Users. The Software and Documentation are Commercial Items, as that term is defined at 48 C.F.R , consisting of Commercial Computer Software and Commercial Computer Software Documentation, as such terms are used in 48 C.F.R or 48 C.F.R , as applicable. Consistent with 48 C.F.R or 48 C.F.R through , as applicable, the Commercial Computer Software and Commercial Computer Software Documentation are being licensed to U.S. Government end users (a) only as Commercial Items and (b) with only those rights as are granted to all other end users pursuant to the terms and conditions herein. Unpublished-rights reserved under the copyright laws of the United States. Adobe agrees to comply with all applicable equal opportunity laws including, if appropriate, the provisions of Executive Order 11246, as amended, Section 402 of the Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act of 1974 (38 USC 4212), and Section 503 of the Rehabilitation Act of 1973, as amended, and the regulations at 41 CFR Parts 60-1 through 60-60, , and The affirmative action clause and regulations contained in the preceding sentence shall be incorporated by reference.

3 iii Contenido Capítulo 1: Introducción Activación y registro Ayuda y asistencia Servicios, descargas y extras Novedades Tutoriales Procedimientos iniciales Capítulo 2: Espacio de trabajo Conceptos básicos del área de trabajo Personalización del área de trabajo Visualización de páginas PDF Ajuste de vistas de PDF Cuadrículas, guías y mediciones Organizer Mantenimiento del software Idiomas distintos del inglés Acrobat en Mac OS Capítulo 3: Crear documentos PDF Información general sobre la creación de PDF Creación de documentos PDF simples con Acrobat Uso de la impresora PDF de Adobe Crear documentos PDF con PDFMaker (Windows) Convertir páginas Web a PDF Creación de documentos PDF con Acrobat Distiller Configuración de conversión de Adobe PDF Fuentes Capítulo 4: Combinar contenido en archivos PDF Combinar archivos en una cartera PDF Otras opciones para combinar archivos Agregar elementos de página de unificación Reorganizar páginas en un PDF Capítulo 5: Guardar y exportar documentos PDF Guardar PDF Exportar documentos PDF a otros formatos de archivo Reutilización del contenido del PDF Capítulo 6: Colaboración Compartición de archivos y colaboración en tiempo real Preparar una revisión de PDF Iniciar una revisión Participación en una revisión de PDF

4 Contenido iv Rastrear y administrar revisiones de PDF Comentario Administración de comentarios Importación y exportación de comentarios Flujos de trabajo de aprobación Capítulo 7: Formularios Introducción a los formularios Creación y distribución de formularios Comportamiento de los campos de formulario Definición de los botones de acción Publicación de formularios Web interactivos Recopilación y administración de datos de formulario Rellenar y enviar formularios PDF Capítulo 8: Seguridad Abrir documentos protegidos Selección de método de seguridad Protección de documentos mediante contraseñas Protección de documentos con certificados Protección de documentos con el servidor de normativas LiveCycle de Adobe ES Configuración de normativas de seguridad Creación u obtención de ID digitales Eliminación de contenido confidencial Capítulo 9: Firmas digitales Firmas digitales Firma de archivos PDF Validación de firmas Capítulo 10: Accesibilidad, etiquetas y reflujo Funciones de accesibilidad Comprobación de la accesibilidad de documentos PDF Lectura de documentos PDF con reflujo y funciones de accesibilidad Creación de documentos PDF accesibles Hacer accesibles documentos PDF existentes Capítulo 11: Edición de documentos PDF Miniaturas de página y marcadores Vínculos y archivos adjuntos Acciones y secuencias de comandos Páginas Web convertidas Artículos Edición de texto y objetos Configuración de una presentación Propiedades de documento y metadatos Capas Uso de documentos PDF geoespaciales

5 Contenido v Capítulo 12: Búsqueda e indexación Búsqueda en documentos PDF Creación de índices de PDF Capítulo 13: Modelos de multimedia y 3D Multimedia en documentos PDF Interacción con modelos 3D Capítulo 14: Gestión de color Explicación de la gestión de color Mantenimiento de la coherencia de los colores Gestión de color de imágenes importadas Gestión de color de los documentos para la visualización en línea Pruebas de los colores Gestión de color de los documentos al imprimir Trabajo con perfiles de color Ajustes de color Capítulo 15: Impresión Tareas de impresión básicas Otras formas de imprimir PDF Impresión de tamaños personalizados Configuración avanzada de impresora Capítulo 16: Atajos de teclado Atajos de teclado Índice

6 1 Capítulo 1: Introducción Antes de comenzar a trabajar con el software, dedique algunos momentos a leer información general y de los numerosos recursos disponibles para usted. Puede acceder a vídeos formativos, plantillas de plugins, comunidades de usuarios, seminarios, tutoriales, alimentaciones de RSS, etc. Activación y registro Activación de licencia (Windows) Durante el proceso de instalación, es posible que el software de Adobe intente ponerse en contacto con Adobe para completar el proceso de activación de licencia. No se transmite ningún dato personal. Para obtener más información sobre este tema, visite el sitio Web de Adobe en La activación de licencia de un solo usuario admite dos equipos. Por ejemplo, será posible instalar el producto en un equipo de sobremesa para la oficina y en uno portátil para el hogar. Si desea instalar el software en un tercer equipo, primero debe desactivarlo en uno de los otros dos equipos. Elija Ayuda > Desactivar. Registrarse Registre su producto para recibir soporte adicional para la instalación, notificaciones de actualizaciones y otros servicios. Para registrarse, siga las instrucciones en pantalla del cuadro de diálogo Registro que aparece tras instalar y activar el software. Si decide aplazar el registro, puede registrarse en cualquier momento seleccionando Ayuda > Registro. Programa de mejora de productos de Adobe (Windows) Después de que haya utilizado el software Adobe un determinado número de veces, aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará si desea participar en el Programa de mejora de productos de Adobe. Si elige participar, los datos sobre el uso que hizo del software de Adobe se enviarán a Adobe. No se enviará ni grabará información personal alguna. El Programa de mejora de productos de Adobe sólo recopila información sobre las funciones y herramientas que utiliza en el software y la frecuencia de uso. En cualquier momento podrá participar o no en el programa: Para participar, elija Ayuda > Opciones de programa de mejora y haga clic en Sí. Para dejar de participar, elija Ayuda > Opciones de programa de mejora y haga clic en No gracias.

7 Introducción 2 Asistente de personalización de Adobe El Asistente de personalización de Adobe 9 ayuda a los profesionales de informática a tomar mayor control de la implantación de Adobe Acrobat 9 Standard y Adobe Reader en toda la empresa. Gracias a ello, podrá personalizar las funciones de instalación y aplicación antes de la implantación. El asistente de personalización es una utilidad de descarga gratuita. A través de una interfaz gráfica del Windows Installer de Acrobat, el asistente de personalización permite a los administradores informáticos realizar lo siguiente: Optimizar el comportamiento del instalador incluyendo opciones de instalación silenciosa, serialización previa, reinicio, varios idiomas y configuración personalizada. Personalizar preferencias de aplicaciones claves: desactivar actualizaciones automáticas, agregar y configurar opciones predeterminadas de trabajo y personalizar opciones de colaboración y seguridad. Proporcionar ayuda para evitar que los usuarios modifiquen ciertas preferencias. Léame Es posible que el disco de instalación contenga un archivo Léame para el software. Abra el archivo para leer información importante sobre temas como los siguientes: Requisitos del sistema Instalación (incluyendo la desinstalación del software) Activación y registro Servicio de atención al cliente Avisos legales Ayuda y asistencia Ayuda de comunidad La Ayuda de comunidad constituye un entorno integrado en adobe.com que le ofrece acceso a contenido generado por la comunidad y moderado por Adobe y expertos en el sector. Los comentarios de los usuarios le sirven de orientación para encontrar la respuesta que busca. La Ayuda de comunidad utiliza varios recursos, entre los que se incluyen: vídeos, tutoriales, sugerencias y técnicas, blogs, artículos y ejemplos para diseñadores y desarrolladores. Completa Ayuda del producto en línea, actualizada periódicamente por el equipo de documentación de Adobe. Todo los demás contenidos de Adobe.com, incluidos artículos de la base de conocimientos, descargas y actualizaciones, Developer Connection, etc. Utilice el campo de búsqueda de ayuda de la interfaz de Ayuda del producto para acceder directamente a la Ayuda de comunidad o visite para acceder a la página Ayuda y asistencia del producto, un portal que incluye todo el contenido de la Ayuda de comunidad para su producto. Los sitios en los que busca el motor de búsqueda predeterminado de la Ayuda de comunidad son seleccionados manualmente y revisados por Adobe y los expertos de la comunidad de Adobe para garantizar su calidad. Los expertos de Adobe también trabajan para garantizar que los primeros resultados de búsqueda incluyan una combinación de diferentes tipos de contenido, incluidos los resultados de la Ayuda del producto en línea.

8 Introducción 3 Para obtener más información sobre el uso de la Ayuda de comunidad, visite Para ver un vídeo de información general sobre la Ayuda de comunidad, visite Ayuda del producto Adobe ofrece una completa guía del usuario para Acrobat como Ayuda del producto en línea y PDF. Los temas de la Ayuda del producto en línea se incluirán en sus resultados de búsqueda siempre que busque en la Ayuda de comunidad. Si sólo desea consultar o buscar en la Ayuda del producto en línea, puede acceder a dicha ayuda haciendo clic en el vínculo de Ayuda del producto situado en la esquina superior derecha de la página Ayuda y asistencia. Asegúrese de seleccionar la opción Sólo este sistema de ayuda en la página Ayuda antes de realizar la búsqueda. El menú Ayuda del producto abre la Ayuda local, un subconjunto del contenido disponible en la Ayuda del producto en línea. Debido a que la Ayuda local no es tan completa ni está tan actualizada como la Ayuda del producto en línea, Adobe recomienda utilizar la versión en PDF de la Ayuda del producto si desea permanecer fuera de línea. Puede descargarse el PDF con la Ayuda del producto completa de dos lugares: La página Ayuda y asistencia del producto (esquina superior derecha de la página) Ayuda Web (parte superior de la interfaz de Ayuda) Para obtener más información sobre el acceso a la ayuda del producto, visite Recursos de asistencia Para obtener información sobre las opciones de servicio técnico gratuitas y de pago, visite el sitio Web de soporte de Adobe en Servicios, descargas y extras Mejore su producto integrando en él diversos servicios, algunos plugins y más extensiones. También puede descargar muestras y otros recursos de utilidad para facilitar su trabajo. Servicios en línea de Adobe Creative Adobe Creative Suite 4 incluye nuevas funciones en línea que prestan al escritorio todas las posibilidades de Internet. Use estas funciones para conectar con la comunidad, trabajar en colaboración y, al cabo, sacar mayor provecho de las herramientas de Adobe. Los eficaces y creativos servicios en línea permiten realizar tareas tan dispares como crear correspondencias de colores o establecer conferencias de datos, entre muchas otras. Los servicios se integran a la perfección con las aplicaciones de escritorio para facilitar la mejora inmediata de los flujos de trabajo existentes. Algunos servicios ofrecen una funcionalidad total o parcial también cuando se encuentre sin conexión. Visite Adobe.com/es para obtener más información sobre los servicios disponibles. Algunas aplicaciones de Creative Suite 4 incluyen de serie los siguientes: Panel Kuler Cree, comparta y explore con rapidez temas de colores en línea. Adobe ConnectNow Colabore con equipos de trabajo distantes por Internet compartiendo contenido de voz, de datos y multimedia.

9 Introducción 4 Resource Central Acceda de forma instantánea a tutoriales, archivos de ejemplo y extensiones para las aplicaciones de vídeo digital de Adobe. Adobe Exchange Visite Adobe Exchange en para descargar muestras así como miles de plugins y extensiones de programadores tanto de Adobe como de terceros. Los plug-ins y las extensiones le ayudarán a automatizar tareas, personalizar flujos de trabajo, crear efectos profesionales especializados y mucho más. Descargas de Adobe Visite para obtener actualizaciones gratuitas, versiones de prueba y otros programas de software útiles. Adobe Labs Adobe Labs (www.adobe.com/go/labs_es) le ofrece la oportunidad de experimentar y evaluar nuevos productos y tecnologías emergentes de Adobe. En Adobe Labs, tendrá acceso a recursos como: Versiones preliminares de software y tecnología Ejemplos de código y prácticas recomendadas que agilizan su aprendizaje Versiones preliminares de productos y documentación técnica Foros, contenido wiki y otros recursos de colaboración que le ayudarán a interactuar con usuarios afines. Adobe Labs fomenta un proceso de desarrollo de software en colaboración. En este entorno, los clientes empiezan a ser productivos rápidamente con los nuevos productos y tecnologías. Adobe Labs también es un foro para ofrecer comentarios iniciales. Los equipos de desarrollo de Adobe utilizan estos comentarios para crear software que cumpla las necesidades y las expectativas de la comunidad. Adobe TV Visite Adobe TV (http://tv.adobe.com) para ver vídeos instructivos a la par que inspiradores. Extras El disco de instalación contiene diversos extras para aprovechar al máximo el software de Adobe. Algunos de ellos se instalan en el equipo durante el proceso de instalación mientras que otros están a su disposición en el disco. Si desea ver los extras instalados durante el proceso de instalación, vaya a la carpeta de la aplicación del equipo. Windows : [unidad de inicio]\archivos de programa\adobe\[aplicación de Adobe] Mac OS : [unidad de arranque]/aplicaciones/[aplicación de Adobe] Para ver los extras que hay en el disco, vaya a la carpeta Extras de la carpeta de su idioma del disco. Ejemplo: /Español/Extras/

10 Introducción 5 Novedades Creación, edición y búsqueda de documentos PDF Unificación de una amplia variedad de contenidos en un Paquete PDF Combine documentos, dibujos, mensajes de correo electrónico y hojas de cálculo en un único Paquete PDF comprimido. Utilice plantillas diseñadas de manera profesional que pueden portar su logotipo e incluir descripciones para guiar a los destinatarios a través de los contenidos. Conversión de documentos impresos a PDF La nueva tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, Optical Character Recognition) y la compatibilidad con una gama más amplia de escáneres mejoran las funciones de búsqueda y el aspecto de los documentos escaneados. Consulte Digitalizar un documento en papel y obtener un PDF en la página 64. Conversión de páginas Web en PDF La captura web mejorada le permite convertir páginas Web completa o parcialmente e incluir o excluir elementos multimedia complejos e interactivos. Las versiones en PDF de páginas Web son sencillas de imprimir, archivar, marcar y compartir. Consulte Convertir páginas Web a PDF en la página 87 Convertir documentos de las nuevas versiones de Lotus Notes y AutoCAD Acrobat admite ahora Lotus Notes 8.5. Acrobat Pro y Acrobat Pro Extended admiten ahora Autodesk AutoCAD Búsquedas en varios PDF Esta función mejorada permite buscar varios archivos PDF en la misma carpeta para facilitar una rápida búsqueda de la información. Colaboración Uso de Acrobat.com para acceder a revisiones compartidas Los participantes descargan el archivo desde Acrobat.com y agregan comentarios o datos mediante Acrobat o Adobe Reader. Al terminar, publican comentarios o envían respuestas a Acrobat.com. Si utiliza Acrobat.com para realizar revisiones compartidas, podrá también permitir que los revisores abran y compartan el PDF en sesiones de conversación en directo. Consulte Iniciar una revisión en la página 148. Colaboración en reuniones en línea Utilice Adobe ConnectNow, que es una herramienta personal de conferencias por Web, para celebrar reuniones en tiempo real desde su escritorio. Los asistentes se incorporan a la reunión iniciando una sesión en un espacio de reunión basado en Web desde sus propios equipos. En una reunión ConnectNow en línea, puede compartir su escritorio, usar conversaciones en directo, compartir aplicaciones de pizarra en línea y usar otras funciones de colaboración. Consulte Colaboración en reuniones en línea en la página 144. Uso de Acrobat.com para cargar y compartir documentos grandes Desde Acrobat o Reader, puede crear su propia cuenta de usuario en Acrobat.com. Utilice Acrobat.com para cargar y compartir la mayoría de los tipos de documentos así como compartir documentos PDF o su escritorio en reuniones en línea. Consulte Compartición de documentos con otros usuarios en la página 142. Formularios Creación y edición sencillas de formularios electrónicos (Windows) Utilice el nuevo asistente Formularios para convertir documentos de Microsoft Word Excel o documentos impresos escaneados a formularios PDF. Los campos de formulario se reconocen y convierten a campos rellenables de manera automática. Agregue, editar y nombre campos de formulario rápidamente Utilice el Rastreador para comprobar cuándo se han completado los formularios y quién los completó. Consulte Crear un formulario en la página 187. Recopilación y administración de datos de formulario Recopile datos de usuario con facilidad y expórtelos a una hoja de cálculo para elaborar análisis e informes. Consulte Recopilación y administración de datos de formulario en la página 216.

11 Introducción 6 Rastreo de formularios Utilice el Rastreador para comprobar cuándo se han completado los formularios y quién los completó. Consulte Acerca del Rastreador de formularios en la página 219. Firmas digitales Mejoras de validación de firmas a largo plazo Incruste la cadena de certificado, el estado de revocación y la marca de hora después de crear la firma. Permita el uso de marcas de hora válidas aunque ya caducadas. Consulte Establecer validación de firmas a largo plazo en la página 263. Crear firmas de tinta Agregue una firma manuscrita simple en una página. Consulte Firmar un PDF en la página 258. Tutoriales Procedimientos iniciales Los tutoriales paso a paso de esta sección le ayudarán a empezar a utilizar Acrobat 9. Aprenderá a crear documentos PDF con PDFMaker, a compartir documentos con sus compañeros para tareas de revisión y análisis, a crear formularios interactivos y electrónicos, a reunir documentos de diversos formatos en una única cartera PDF, y a firmar documentos digitalmente de un modo seguro. Para ver más tutoriales y vídeos sobre todo lo que puede hacer con Acrobat, consulte los siguientes recursos en línea: Exploración de las funciones clave de Acrobat 9: Qué es Acrobat?: Introducción a Acrobat 9: Uso de múltiples aplicaciones en un flujo de trabajo empresarial: Crear PDF Crear documentos PDF mediante PDFMaker (Windows) Convierta sus documentos de empresa a PDF de Adobe con un sólo clic. Acrobat PDFMaker simplifica el proceso de convertir documentos a PDF en varias aplicaciones empresariales, incluidas aplicaciones de Microsoft Office y Lotus Notes. Al instalar Acrobat, se agregan automáticamente controles de PDFMaker a las aplicaciones compatibles. 1 Cree su documento. Cree y finalice el documento en la aplicación de creación que admite PDFMaker. Guarde el documento.

12 Introducción 7 Documento de una aplicación que convierte a PDF de Adobe 2 Seleccione la configuración de conversión de PDF. En la aplicación de creación, elija Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión. Si utiliza Lotus Notes, elija Acciones > Cambiar configuración de conversión de Adobe PDF. Si utiliza una aplicación de Microsoft Office 2007, haga clic en Preferencias en la cinta de Acrobat. En el área Configuración de PDFMaker del cuadro de diálogo Acrobat PDFMaker, elija la configuración preestablecida de PDF adecuada del menú Configuración de conversión. La configuración preestablecida de PDF determina la compresión de archivo, la resolución de imagen, si las fuentes están incrustadas y otra la configuración de conversión de PDF. Si está preparando un documento para impresión profesional, utilice la configuración preestablecida Impresión de alta calidad o Calidad de prensa. Si está preparando un documento para la visualización en línea, elija Tamaño de archivo pequeño. La configuración predeterminada Estándar es adecuada para muchos usos empresariales e impresión de escritorio. Configuración para crear documentos PDF Una vez que ha seleccionado la configuración de conversión, ésta se utiliza cada vez que cree un documento PDF desde la aplicación hasta que se modifique la configuración.

13 Introducción 8 3 Seleccione la configuración de la aplicación. En el área de Configuración de la aplicación del cuadro de diálogo, seleccione si se incluyen marcadores, vínculos de hipertexto, funciones de accesibilidad y otras opciones. Haga clic en la ficha de aplicación (por ejemplo, la ficha Word) para ver las opciones específicas de la aplicación. En Word, por ejemplo, puede convertir notas al pie y vínculos. En Visio (admitido en Acrobat 9 Pro Extended y Acrobat 9 Pro), puede acoplar las capas. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Acrobat PDFMaker. Configuración específica de la aplicación para crear documentos PDF 4 Cree el PDF. Haga clic en el botón Convertir a Adobe PDF en la barra de herramientas de Acrobat PDFMaker o, en Microsoft Office 2007, haga clic en el botón Crear PDF en la cinta de Acrobat. Puede enviar por correo electrónico el documento PDF automáticamente o enviarlo para su revisión, utilizando otros comandos en el menú PDF de Adobe. Cuando se le pida, seleccione un nombre y una ubicación para el PDF. Dependiendo de la aplicación que utilice y la configuración, es posible que aparezcan mensajes que le permitan seleccionar otras opciones cuando cree el documento PDF. También puede convertir páginas Web a PDF directamente con Internet Explorer. Para ello, visite un sitio Web en el navegador Internet Explorer y después, haga clic en el botón Convertir de la barra de herramientas. Colaborar Inicio de una revisión compartida En una revisión compartida, todos los participantes pueden ver y responder a comentarios. Es un modo excelente de permitir a los revisores resolver opciones de conflicto, identificar áreas de investigación y desarrollar soluciones creativas durante el proceso de revisión. Puede alojar una revisión compartida en una carpeta de red, carpeta WebDAV, espacio de trabajo SharePoint o en Acrobat.com, un nuevo servicio seguro basado en la Web. Todo lo que necesita es Acrobat, un PDF y un ID de Adobe ID para comenzar. 1 Prepare el documento PDF. Guarde el PDF que desea que revisen los participantes. Si desea llamar la atención en determinadas preguntas o temas de debate, agregue comentarios al PDF. 2 Envíe el PDF para una revisión compartida.

14 Introducción 9 Seleccione Comentarios > Enviar para revisión compartida. Acrobat abre el asistente de envío para revisión compartida. Puede compartir cualquier documento que pueda modificarse con comentarios. Si la configuración de seguridad de un documento no permite comentarios, Acrobat se lo notifica. 3 Seleccione un método parsa recopilar comentarios. Elija cómo desea enviar el PDF y recopilar comentarios de los revisores. Elija Descargar y rastrear comentarios automáticamente con Acrobat.com si desea utilizar Acrobat.com para compartir la revisión. Elija Recopilar comentarios automáticamente en mi servidor interno para utilizar un servidor de red, un servidor WebDAV o un espacio de trabajo SharePoint. El asistente de envío para revisión compartida le orientará a lo largo de los diferentes modos de administrar comentarios. Si aloja el PDF en su propio servidor, seleccione el tipo de servidor e introduzca su ruta. Si lo aloja en Acrobat.com, introduzca su ID de Adobe. Si no dispone de ningún ID de Adobe, haga clic en Crear ID de Adobe para crear uno en Acrobat. 4 Invite a los revisores. Introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a a la revisión o seleccione las direcciones de la libreta de direcciones de correo electrónico. A continuación, personalice el mensaje para los revisores. Defina una fecha límite para la revisión. Una vez transcurrida, las herramientas de comentario ya no estarán disponibles en el servidor de revisión compartida. Si utiliza Acrobat 9 Pro Extended o Acrobat 9 Pro, los usuarios de Adobe Reader podrán participar en la revisión compartida.

15 Introducción 10 Preparación de la invitación de revisión 5 Envíe el PDF. Haga clic en Enviar para enviar el PDF al servidor y enviar invitaciones de correo electrónico a los participantes de la revisión. Acrobat guarda una copia del archivo de revisión compartido en la misma ubicación agregándole _revisión. Una vez que ha comenzado una revisión compartida, puede leer y responder a comentarios en el servidor de revisión compartida. También puede leer todos los comentarios una vez que haya finalizado la revisión. Utilice el Rastreador, en Acrobat, para ver quien ha insertado comentarios, enviar recordatorios a los revisores o cambiar la fecha límite. Activación de la colaboración en directo Puede revisar un PDF en directo, en línea, con uno o más colegas en Acrobat.com. La función de colaboración en directo le permite compartir páginas, de forma que todos los usuarios vean lo mismo a la vez. Utilice la ventana de conversación en directo para debatir el documento que está visualizando. Puede invitar a cualquier persona con Acrobat 9 o Reader 9 a participar en la colaboración en directo. Nota: Esta función no está disponible en todos los idiomas. 1 Prepare el documento. Cree y guarde el documento que desea debatir en la colaboración en directo. Si no es un PDF, conviértalo a PDF utilizando una impresora Adobe PDF, Acrobat PDFMaker (Windows), o el comando Crear PDF de Acrobat. Abra el documento PDF que desea debatir en Acrobat. 2 Inicie la colaboración. Elija Archivo > Colaborar > Enviar y colaborar en directo. Inicie sesión en Acrobat.com, si se le solicita. Si no dispone de un ID de Adobe, cree uno.

16 Introducción 11 Utilice el asistente de envío y colaboración en directo para iniciar una conversación en directo. 3 Invite a los participantes. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los colegas con los que desea colaborar, colocando un punto y coma o un retorno entre las direcciones. También puede agregar direcciones de correo electrónico de la libreta de direcciones de la aplicación de correo electrónico, como Microsoft Outlook. Preparación de la invitación de colaboración

17 Introducción 12 Edite el asunto y el mensaje para personalizar la invitación de correo electrónico para su colaboración. Para enviar el documento a Acrobat.com, seleccione Guardar archivo en Acrobat.com y enviar vínculo a destinatarios. Seleccione un nivel de acceso para determinar quien puede acceder al documento desde Acrobat.com. Si no selecciona Guardar archivo en Acrobat.com, Acrobat envía el documento a los participantes como datos adjuntos. El panel de navegación Colaborar en directo se abre en el documento. 4 Espere a los otros participantes. Para compartir las páginas o conversar en línea, al menos debe unirse otra persona. Utilizando Acrobat 9 o Reader 9, los participantes se pueden incorporar haciendo clic en el PDF adjunto o en la dirección URL de la invitación. Una vez que los participantes inician sesión con su ID y contraseña de Adobe ID o se incorporan como invitados, pueden hacer doble clic en el PDF para abrirlo. Control de los participantes de la sesión 5 Comparta páginas. Una vez que se incorpore al menos una persona a la sesión de colaboración, puede sincronizar vistas de página para que todos los participantes vean la misma vista de página. Para compartir páginas, haga clic en el botón Iniciar el uso compartido de páginas. Cuando desee detener el uso compartido de páginas, haga clic en Detener el uso compartido de páginas. 6 Converse en línea. Para debatir el documento, introduzca mensajes de conversación en el cuadro ubicado en la parte inferior del panel de navegación Colaborar en directo. Haga clic en el cuadro de color para elegir un color para el texto de conversación. Para guardar el historial de conversación, elija Guardar conversación en el menú Opciones del panel de navegación.

18 Introducción 13 Envíe mensajes instantáneos a los participantes. Formularios Creación de un formulario interactivo Puede converir cualquier formulario en un formulario interactivo que los usuarios pueden rellenar y enviar electrónicamente. Comience por un formulario impreso que haya digitalizado o un formulario creado en cualquier aplicación. 1 Cree el PDF. Puede digitalizar un formulario impreso directamente en Acrobat (elija Archivo > Crear PDF > Desde el escáner). También puede convertir cualquier documento electrónico a PDF utilizando Acrobat PDFMaker, la impresora Adobe PDF o el comando Crear PDF de Acrobat. 2 Utilice el asistente de formularios para crear automáticamente campos de formulario. Elija Formularios > Iniciar asistente de formularios. Siga las instrucciones en pantalla del asistente y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Bienvenido al Modo de edición de formulario. Cuando ejecuta el asistente, Acrobat analiza el documento y crea automáticamente campos de formulario electrónico.

19 Introducción 14 El asistente Crear o editar formulario crea automáticamente campos de formulario. 3 Evalúe los campos de formulario que Acrobat ha creado. Acrobat muestra los campos de formulario que ha creado en el panel Campos. Desplácese por el documento para comprobar si Acrobat ha omitido algún campo o ha creado campos adicionales. Para eliminar un campo, selecciónelo en el panel Campos y pulse Suprimir. Acrobat omite los campos para los botones de opción Sí y No. 4 Agregue y edite campos de formulario según corresponda.

20 Introducción 15 Agregue campos de formulario donde sean necesarios. Puede agregar al PDF campos de texto, casillas de verificación, cuadros de lista, cuadros combinados, botones de opción, botones de acción, campos de firma digital e incluso códigos de barras. Seleccione el tipo de campo de formulario de la lista Agregar campo nuevo en la barra de herramientas Formularios y, haga clic donde desea que aparezca el campo. Asigne un nombre único y descriptivo a cada campo nuevo. El nombre no aparece en el formulario que ven los usuarios, pero identifica el campo si se utilizan los datos de bases de datos u hojas de cálculo. Haga clic en Mostrar todas las propiedades en el cuadro de diálogo de nombre de campo si desea realizar otros cambios. Puede cambiar el aspecto del campo, definir un campo de texto para aceptar varias líneas de texto, crear una etiqueta para usuarios o definir otras propiedades. Para editar un campo, asegúrese de que se encuentra en modo de formulario, y haga doble clic en el campo. (Para pasar al modo de formulario, elija Formularios > Agregar o editar campos.) Para obtener una vista previa del formulario, haga clic en Vista previa en la barra de herramientas Formularios. Edición de campos de formulario 5 Guarde el formulario. Asegúrese de guardar el formulario con los campos que ha agregado. Elija Archivo > Guardar como para guardar el formulario con un nombre distinto, de mmodo que su documento estático original permanezca intacto.

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