CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS RELACIONAIS: MICROSOFT ACCESS 2010

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1 PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA 2013 CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS RELACIONAIS: MICROSOFT ACCESS 2010 Ourense, do 7 de novembro ao 4 de decembro de 2013 Aulas de Postal Escuela de Negocios Rúa Reza, 3. Ourense

2 Programa Provincial de Formación Continua CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS RELACIONAIS: MICROSOFT ACCESS 2010 PRESENTACIÓN A Deputación Provincial de Ourense, no marco do Acordo de Formación para o Emprego das Administracións Públicas, deseñou para o ano 2013 un novo Programa provincial de formación continua, de carácter agrupado, destinado á realización de accións formativas dirixidas ao persoal da Administración local. No citado plan de formación profesional aprobado pola Comisión de Formación para o Emprego da Administración Local (CFDAL) na súa sesión do 13 de marzo de 2013 e subvencionado polo Ministerio de Facenda e Administracións Públicas, segundo a Resolución do 10 de xuño de 2013 do Instituto Nacional de Administracións Públicas, contemplouse un ano máis a Área de Informática e Novas Tecnoloxías. Dentro das actividades de formación continua programadas nesta área convocouse o CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS RELACIONAIS: ACCESS 2010, publicado no BOP n.º 245, do 24 de outubro de 2013, e realizado no marco do Convenio de Colaboración asinado pola Deputación de Ourense coa Escola Galega de Administración Pública (EGAP) o 30 de xaneiro de 2013 para o desenvolvemento de actividades de formación dirixidas aos traballadores das entidades locais da provincia. DESTINATARIOS DO CURSO Persoal ao servizo da Administración local que teña que empregar o ordenador para incrementar a eficacia e a profesionalidade do seu traballo. Persoal das entidades locais que teña que empregar o ordenador para organizar e manexar grandes cantidades de información. Persoal das corporacións locais que realice labores administrativas con mecanización informática e que deba manexar bases de datos no seu posto de traballo. OBXECTIVOS DO CURSO Empregar as funcións das aplicacións informáticas de bases de datos relacionais que permitan presentar e extraer a información. Describir as prestacións, procedementos e asistentes dos programas que manexan bases de datos relacionais, refirindo as características e utilidades relacionadas coa ordenación e presentación de táboas, e a importación e exportación de datos. Identificar e explicar as distintas opcións existentes nunha base de datos relacional para a creación, deseño, visualización e modificación das táboas. Describir os conceptos de campo e de rexistro, así como a súa funcionalidade nas táboas das bases de datos relacionais. Diferenciar os distintos tipos de datos que poden ser albergados nunha táboa dunha base de datos relacionais, así como as súas distintas opcións tanto xerais como de busca. Diferenciar as características que presenta o tipo de relación dunha táboa, nunha relación un a un, un a varios ou varios a varios. Deseñar consultas empregando os diferentes métodos existentes da aplicación. Coñecer os distintos tipos de consultas, a súa creación e o seu uso. Executar consultas, tendo en conta as consecuencias que poden conlevar, tales como a perda de datos, etc. Identificar a utilidade dos formularios, no ámbito empresarial, a través das funcións de introdución e modificación de datos e imaxes. Crear formularios empregando os diferentes métodos existentes da aplicación. Diferenciar os distintos tipos de formatos nos formularios en función do seu uso. Empregar as ferramentas e elementos de deseño de formularios creando estilos personalizados. Describila importancia do manexo adecuado da opción de informes, como unha funcionalidade da base de datos relacionais para a presentación de datos, pola ampla gama de posibilidades de adaptación ás necesidades do usuario ou da entidade. Crear informes empregando os diferentes métodos existentes da aplicación. Deseñar os informes, segundo a ordenación e o agrupamento de datos: así como a súa distribución. Empregar as ferramentas e elementos de deseño de informes creando estilos personalizados. Distinguir e diferenciar a utilidade dos outros obxectos dunha base de datos relacional. DESENVOLVEMENTO DO CURSO Duración do curso: 50 horas lectivas. Datas de realización: do 7 de novembro ao 4 de decembro de Horario das clases: de 17:00 a 20:35 horas; de luns a xoves. Lugar: aulas de Postal Escuela de Negocios. Rúa Reza, 3. Ourense. PROGRAMA 1. INTRODUCIÓN E CONCEPTOS XERAIS DA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS Que é unha base de datos Entrada e saída da aplicación de base de datos A ventá da aplicación de base de datos Elementos básicos da base de datos Distintas formas de creación dunha base de datos Apertura dunha base de datos Gardado dunha base de datos Peche dunha base de datos Copia de seguridade da base de datos Ferramentas de recuperación e mantemento da base de datos. 2. CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TÁBOAS Concepto de rexistros e campos Distintas formas de creación de táboas Introdución de datos na táboa Movementos polos campos e rexistros dunha táboa Eliminación de rexistros dunha táboa Modificación de rexistros dunha táboa Copiado e movemento de datos Busca e reemprazado de datos Creación de filtros Ordenación alfabética de campos Formatos dunha táboa Creación de índices en campos. 3. REALIZACIÓN DE CAMBIOS NA ESTRUTURA DE TÁBOAS E CREACIÓN DE RELACIÓNS Modificación do deseño dunha táboa Cambio do nome dunha táboa Eliminación dunha táboa Copiado dunha táboa Exportación dunha táboa a outra base de datos Importación de táboas doutra base de datos Creación de relacións entre táboas. 4. CREACIÓN, MODIFICACIÓN E ELIMINACIÓN DE CONSULTAS OU VISTAS Creación dunha consulta Tipos de consulta Gardado dunha consulta Execución dunha consulta Impresión de resultados da consulta Apertura dunha consulta Modificación dos criterios de consulta Eliminación dunha consulta. 5. CREACIÓN DE FORMULARIOS PARA INTRODUCIR E MOSTRAR REXISTROS DAS TÁBOAS OU RESULTADOS DE CONSULTAS Creación de formularios sinxelos de táboas e consultas Personalización de formularios empregando diferentes elementos de deseño Creación de subformularios Almacenado de formularios Modificación de formularios Eliminación de formularios Impresión de formularios Inserción de imaxes e gráficos en formularios. 6. CREACIÓN DE INFORMES OU REPORTS PARA A IMPRESIÓN DE REXISTROS DAS TÁBOAS OU RESULTADOS DE CONSULTAS Creación de informes sinxelos de táboas ou consultas Personalización de informes empregando diferentes elementos de deseño Creación de subinformes Almacenado de informes Modificación de informes Eliminación de informes Impresión de informes Inserción de imaxes e gráficos en informes Aplicación de cambios no aspecto dos informes empregando o procesador de texto.

3 CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS RELACIONAIS: MICROSOFT ACCESS 2010 EQUIPO DOCENTE Roberto Domínguez Vázquez. Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións. Xefe de Estudos de Postal Escuela de Negocios. Formador do Plan AFD e do FEDAP. DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA Outorgaráselle o correspondente diploma de aproveitamento aos alumnos que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos, que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satisfactoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará a súa asistencia á acción formativa. É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a todas as sesións do curso. Toda inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesado sen exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasistencia superior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, impedirá a expedición do certificado de asistencia ou do diploma de aproveitamento correspondente. INFORMACIÓN E INSCRICIÓNS Deputación Provincial de Ourense SECCIÓN DE FORMACIÓN, CALIDADE E AVALIACIÓN DO DESEMPEÑO Rúa do Progreso, 30-2º Ourense Teléfono: Fax:

4 COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA APLICACIONES INFORMÁTICAS DE BASES DE DATOS RELACIONALES Ourense Vigo Santiago A Coruña Lugo Pontevedra Ferrol Valladolid Madrid

5 Dirección de la Editorial: Francisco Nóvoa Rodríguez Javier Nóvoa de Manuel Anagrama LUCHA CONTRA LA PIRATERÍA Propiedad de Unión Internacional de Escritores Será perseguida de acuerdo con la legislación vigente la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, existente o de próxima invención, incluido el tratamiento informático, transformación, plagio, distribución, fotocopia o comunicación de cualquier forma, ya sea por método electrónico, mecánico o por registro, sin el permiso previo y por escrito de los editores y titulares del. No está permitida cualquier otra forma de cesión de uso del ejemplar. Servipost Editores Servipost Editores Servipost EDITORES Rúa Progreso, 85 Local 55 Ourense- tel: ISBN: Dep. Legal: OU Septiembre 2012 IMPRESO EN GALICIA (ESPAÑA) - PRINTED IN GALICIAN (SPAIN) IMPRIME: Tórculo Artes Gráficas, S.A.

6 CONCEJO DE REDACCIÓN Y COORDINACIÓN Francisco NÓVOA RODRÍGUEZ Javier NÓVOA DE MANUEL Marta María NOVOA DE MANUEL Ángeles FERNÁNDEZ NIETO Esther MÉNDEZ CID Manuel Ángel FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ María José BORRAJO PAZOS René LÓPEZ FERNÁNDEZ Ricardo RODRÍGUEZ VELOSO

7 PRESENTACIÓN El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación. Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada. En concreto, la normativa vigente establece: En el caso de la Administración, este sistema permitirá simplificar el acceso y promoción a la función pública, eliminado pruebas para comprobar los conocimientos en esta materia, tanto de funcionarios como de OPOSITORES. Además, contribuirá a fomentar el uso eficiente y eficaz de las tecnologías de información y de las comunicaciones en la ciudadanía y en el personal de las administraciones públicas La Certificación podrá valorarse como mérito o establecerse como requisito de participación en los procesos de provisión de puestos de trabajo y en la selección de personal y como base objetiva para la promoción profesional, en los términos que establece la normativa reguladora de la función pública. El desarrollo normativo abre la posibilidad de establecer pruebas de acceso libres a la ciudadanía para obtener el certificado Preparación completa de las aplicaciones de Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Access, PowerPoint, Internet/Intranet y correo-e). El alumno-opositor dispondrá de una preparación completa de las cinco Unidades formativas, para obtener los conocimientos teórico-prácticos necesarios para superar con éxito las pruebas exigidas para la obtención del Certificado de Competencias digitales de Ofimática, o de los exámenes del ejercicio práctico de informática, en la respectiva oposición de acceso a la Administración.

8 La certificación de Competencias Digitales en Ofimática podrá eximir a los opositores de la realización del examen práctico de informática, exigido tradicionalmente por las Administraciones, para los exámenes de acceso a determinadas oposiciones. Igualmente se puede acceder a formación complementaria a través de Internet, en modalidad on-line desde nuestro Portal de Formación Virtual: Nos gustaría finalizar esta presentación haciendo referencia a nuestros deseos iniciales: "haber cumplido con el objetivo propuesto". Mientras tanto expresamos al alumno nuestros mejores deseos de éxito. ServiPost EDITORES

9 PRÓLOGO "Pregunta quien puede, responde quien sabe", afirmaba el profesor Álvaro D Ors. Al publicar este temario cumplimos el deber básico de un profesor, RESPONDER. Servipost- Editores - que publica este nuevo temario, lo hace con la seguridad de que la experiencia acumulada por nuestro equipo de profesores, en los más de 40 años que llevamos dedicados a la preparación de opositores para ingreso en el Sector Público, responde, no sólo a las dudas o consultas de nuestros alumnos, sino, lo que es más importante, a las ilusiones y experiencias, de los más de veintiún mil funcionarios formados en nuestras aulas. El presente manual desarrolla la Unidad formativa UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales. Actualmente, en el mundo empresarial, el software empresarial de mayor relevancia es Microsoft Office y dentro de este encontramos Access como un potente procesador de bases de datos. Los/as alumnos/as profundizarán en el conocimiento de las técnicas de Access y podrán elaborar bases de datos profesionales muy completas utilizando todas las funciones desde las más básicas hasta las más complejas de esta aplicación. Para finalizar, queremos poner a tu disposición este manual, elaborado, con el apoyo y el MÉTODO del centro líder, para que, sumado a tu esfuerzo y dedicación, permita que tus ilusiones y esperanzas también se hagan realidad. Con nuestros mejores deseos de éxito Francisco Nóvoa Rodríguez, Director

10 TEMA 1 TEMA 2 TEMA 3 TEMA 4 TEMA 5 TEMA 6 ÍNDICE CONCEPTOS GENERALES CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA DE TABLAS Y CREACIÓN DE RELACIONES CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CONSULTAS O VISTAS CREACIÓN DE FORMULARIOS CREACIÓN DE INFORMES O REPORTS PARA IMPRESIÓN

11 TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES 1. INTRODUCCIÓN 2. QUÉ ES UNA BASE DE DATOS 3. ENTRADA Y SALIDA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS 4. LA VENTANA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS 5. ELEMENTOS BÁSICOS DE LA BASE DE DATOS 6. DISTINTAS FORMAS DE CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS 7. APERTURA DE UNA BASE DE DATOS 8. GUARDADO DE UNA BASE DE DATOS 9. CIERRE DE UNA BASE DE DATOS 10. COPIA DE SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS 11. HERRAMIENTAS DE RECUPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS 12. RESUMEN CCCD01ACCESS.12T1

12 TEMA 1: ACCESS TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES 1. INTRODUCCIÓN Hoy en día la gran cantidad de información que se maneja en la sociedad necesita ser gestionada de una manera rápida y eficaz. El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que, posteriormente, se convertirán en información relevante para una organización. Microsoft Access, componente de la suite de Microsoft Office es un programa de gestión de base de datos creado y modificado por Microsoft Corporation, que está orientado a su uso en entornos personales o en pequeñas organizaciones. Este programa permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser gestionadas sencillamente por una interfaz gráfica clara. Es capaz de llevar a cabo la manipulación de los datos en forma de tablas, la creación de relaciones entre estas, la creación de consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información. 2. QUÉ ES UNA BASE DE DATOS Realmente una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto que se encuentran almacenados de forma sistemática para un uso posterior. Así puede entenderse que es una biblioteca en una base de datos compuesta, en su mayoría, por documentos y textos impresos en papel que se encuentran indexados para su consulta. Sin embargo el auge de la tecnología, la informática y la electrónica ha permitido que la mayoría de bases de datos estén en formato digital, lo que simplifica y agiliza la gestión. CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 13

13 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA En este sentido Microsoft Access 2007 es un Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD), esto es, un software que permite almacenar y posteriormente acceder a los datos de las bases de datos de forma rápida y estructurada. Aunque existen distintos tipos de software gestores, todos ellos persiguen unos objetivos comunes: Abstracción de la información, ya que ahorran detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Independencia, ya que el esquema de una base de datos puede ser modificado sin tener que realizar cambios en las aplicaciones de se sirven de ella. Consistencia, referente sobre todo a la eliminación o tratamiento correcto de datos redundados. Seguridad, a fin de garantizar la información almacenada. Manejo de transacciones. En este sentido los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos. Tiempo de respuesta, con el fin de minimizarlo. 3. ENTRADA Y SALIDA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS Access 2007 forma parte de la suite Microsoft Office 2007, como anteriormente se ha comentado. Al instalarse el paquete ofimático, éste crea una entrada a Microsoft Access 2007 en el menú Todos los programas del botón Inicio (abajo a la izquierda de la pantalla) de la Barra de tareas. Paquete ofimático Conjunto de herramientas y aplicaciones de software que realizan o ayudan en tareas relacionadas con la oficina. Para entrar en el programa, siga la ruta: Inicio ->Todos los programas -> Microsoft Office ->Microsoft Office Access 2007 Se recomienda que para mayor comodidad, cree un acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio. 14 Servipost - Editores CCCD01ACCESS.12T1

14 TEMA 1: ACCESS Para ello siga la ruta: Inicio->Todos los programas Acceda al grupo de programas denominado Microsoft Office, y dentro de este grupo sitúese sobre el icono de Microsoft Office Access Sobre él haga clic derecho con el ratón. En el menú contextual que le aparece elija la opción Crear acceso directo. CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 15

15 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA De esta manera le aparecerá una nueva entrada de la aplicación Access 2007 bajo la original. Para que este acceso directo aparezca en el escritorio, selecciónelo con el botón izquierdo del ratón, y sin soltarlo arrástrelo hasta el escritorio. Mediante un doble clic en el acceso directo situado en el escritorio o bien siguiendo la ruta del programa antes establecida, usted podrá acceder a la apertura del programa. Al ejecutar la aplicación por primera vez aparecerá una pantalla semejante a la siguiente: Arriba a la izquierda encontrará un botón con un tamaño mayor al resto de objetos en pantalla. Es el botón Office. A través de él se puede acceder a operaciones básicas como cerrar, salir, imprimir, etc. 16 Servipost - Editores CCCD01ACCESS.12T1

16 TEMA 1: ACCESS Para cerrar el programa siga la secuencia: Office -> Salir de Access 4. LA VENTANA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE DATOS Al arrancar la aplicación, pulse en el botón Base de Datos en Blanco, y sitúese en la pestaña Inicio. El programa solicitará un nombre para la base de datos. Escriba el nombre que desee y haga clic en el botón Crear. CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 17

17 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Puede que la visualización de la pantalla no sea exactamente la que va a encontrar en este manual, sin embargo, una visualización aproximada también le será útil, puesto que el objetivo de este apartado es la descripción de las partes principales de la ventana. Pulse en la pestaña Inicio. La visualización será aproximadamente esta ELEMENTOS DE APLICACIÓN DE LA VENTANA DE BASE DE DATOS Haciendo un breve repaso a los diferentes elementos que aparecen al abrir el programa, se encuentran los siguientes: Barra de título Situada en la parte superior, en ella puede encontrar el nombre del programa así como el del archivo en uso. A la derecha están situados los botones que le permiten minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. 18 Servipost - Editores CCCD01ACCESS.12T1

18 TEMA 1: ACCESS Barra de acceso rápido Situada en la parte superior izquierda de la ventana, contiene botones de acceso rápido como Guardar, Imprimir o Deshacer. Puede personalizar la barra a fin de añadir más elementos. Para llevar a cabo esta tarea, haga clic en la flecha desplegable de la derecha y elija los comandos que desea que aparezcan. Barra de opciones Contiene todas las opciones del programa que se encuentran agrupadas en pestañas: Inicio. Crear. Datos externos. Herramientas de base de datos. Complementos. Hoja de datos. Las distintas opciones del programa no siempre están habilitadas o visibles. El programa está diseñado para habilitar/mostrar las opciones del programa que le serán útiles en cada momento. A continuación se muestra cómo hacerlo: Haga clic sobre la flecha que aparece en la parte derecha de la barra de herramientas de acceso rápido. CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 19

19 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Pulse en la opción por Abrir. Aparecerá de forma automática el botón Abrir en la barra de herramientas de acceso rápido. Panel de exploración Se encuentra situado a la izquierda de la ventana de trabajo. El panel de exploración permite la agrupación y filtrado de los objetos de la base de datos. Así puede mostrar solo un tipo de objetos, varios, categorizarlos, etc. Botón MS Office Abre el menú de acceso a los comandos básicos de la aplicación (Crear un nuevo documento, Abrir, Guardar, Salir e Imprimir un documento, etc.) y también a otras funciones como compartir un archivo o incluso personalizar la aplicación. 20 Servipost - Editores CCCD01ACCESS.12T1

20 TEMA 1: ACCESS Barra de estado Está situada en la parte inferior de la pantalla y contiene las indicaciones sobre el estado de la aplicación. Además proporciona distinta información según la pantalla con la que esté trabajando. Así contiene la activación/desactivación del bloqueo numérico, la información sobre la vista en la que esté trabajando, botones para el cambio de vista, etc. Si presiona el botón derecho del ratón sobre cualquier punto de la zona vacía de la Barra de estado, aparecerá un menú contextual que permitirá personalizarla. 5. ELEMENTOS BÁSICOS DE LA BASE DE DATOS Los cuatro elementos fundamentales que componen una base de datos son: Tablas, Vistas o Consultas, Formularios e Informes o reports. El siguiente apartado comprenderá de forma sucinta qué función desarrolla cada uno como componente de una base de datos TABLAS La tabla es uno de los elementos básicos a la hora de trabajar con este programa. Es el único cuyo fin es el de almacenar información. El resto de objetos, formularios, informes, páginas, macros y módulos se utilizan para administrar, manipular, analizar, consultar, mostrar o publicar la información que ha almacenado en la tabla. CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 21

21 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Una tabla está formada a su vez por: Campos. Elemento que compone un registro. Registros. Campos relacionados entre sí. Campo. La ficha de un alumno: nombre, apellidos, ciudad, etc. Registro. Datos personales de un alumno, datos personales de otro, etc. Una base de datos de Access puede estar formada por cientos de tablas, quedando el límite de registros que pueden contener limitado casi exclusivamente por el espacio disponible en su equipo VISTAS O CONSULTAS Suponga que usa una base de datos compleja para gestionar una compañía de distribución de bebidas. Por cuestiones laborales tiene que comprobar qué clientes de la provincia de Barcelona han pagado más de 3000 euros en los últimos diez meses. La realización de esta búsqueda puede ser difícil si la cantidad de datos es muy grande o la relación entre las tablas es compleja. Access 2007, posee la herramienta consultas mediante la cual usted puede localizar la información que desee, que coincida con unos criterios de búsqueda especificados. Además puede guardar la consulta y volver a ejecutarla en cualquier momento desde la sección Consultas del Panel de Exploración. 22 Servipost - Editores CCCD01ACCESS.12T1

22 TEMA 1: ACCESS 5.3. FORMULARIOS Un formulario es un objeto de Access 2007 diseñado para introducir, visualizar y modificar los datos de las tablas. Seguro que alguna vez ha visto el programa de gestión de una empresa como un videoclub. Al introducir sus datos para darse de alta, o la hora de anotar la película que usted retira, el comerciante no introduce sus datos en una tabla, sino que cuenta con una especie de pantalla con "huecos" en los que introduce los datos en cuestión. Esto es un formulario, que simplemente ayudará a la inserción, búsqueda o eliminación de los datos en las tablas que componen las bases de datos. Ejemplo de aplicación a través de formularios 5.4. INFORMES O REPORTS Si desea presentar los datos de una base de datos, de forma total o parcial, echará mano de un Informe o Report. Un informe es un objeto de Access 2007 que está diseñado para dar formato, imprimir y resumir los datos contenidos en una o varias tablas. Los informes le permiten pues mostrar los registros contenidos en las tablas que componen la base de datos de forma atractiva a fin de mostrar la información en pantalla o imprimirla. CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 23

23 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA 6. DISTINTAS FORMAS DE CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS La creación de una estructura de una base de datos no es muy compleja para un usuario medio. Sin embargo Access 2007 cuenta con la posibilidad de usar una serie de plantillas de bases de datos comunes que puede que se adapten a sus necesidades. Si lo que desea es iniciar la creación de una base de datos desde cero, ya se vieron anteriormente los pasos a seguir. Éstos pasaban por arrancar la aplicación y pulsar el botón Base de datos en blanco. Sin embargo como anteriormente se ha comentado, puede observar la parte central de la ventana Access le ofrece la posibilidad de hacer uso de las Plantillas destacadas en línea, que no son más que un grupo destacado de plantillas de Access de uso frecuente de las que puede hacer uso editándolas incluso para su uso personalizado. Estas plantillas online se encuentran agrupadas en categorías: Activos, Contactos, Problemas, Eventos, Proyectos de marketing, Proyectos, Canalización de ventas, Tareas, Facultad y Alumnos. 24 Servipost - Editores CCCD01ACCESS.12T1

24 TEMA 1: ACCESS Observe que en el panel izquierdo de la pantalla también encuentra acceso a estas mismas plantillas o a las plantillas de uso local, como por ejemplo las creadas por usted. Una vez seleccionada la plantilla que desea, basta con poner un nombre adecuado a la nueva base de datos para poder comenzar a usarla. 7. APERTURA DE UNA BASE DE DATOS Abrir una base de datos es una tarea que tendrá que repetir en numerosas ocasiones, ya que es muy probable que tenga que realizar modificaciones y también que imprimir. Si ha creado una base de datos puede abrirla usando indistintamente cualquiera de los siguientes métodos: Desde el botón Office: Pulse el botón Office y a continuación elija la opción Abrir El programa mostrará una ventana en la que debe elegir la carpeta en la que se encuentra ubicado el fichero base de datos. Una vez localizado haga clic en Abrir. CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 25

25 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Desde la opción Documentos Recientes del botón Office: Pulse el botón Office y elija la opción Documentos Recientes. 26 Servipost - Editores CCCD01ACCESS.12T1

26 TEMA 1: ACCESS Esta opción recoge accesos directos a las últimas bases de datos abiertas en Access Si recientemente ha abierto la base de datos en cuestión, aparecerá un acceso directo dentro de este apartado. Haga clic en el nombre correspondiente y se abrirá la base de datos en cuestión. Desde la ventana de Introducción del programa: Habrá observado que al acceder al programa aparece una ventana de introducción con el siguiente aspecto. En la parte derecha esta ventana observará un apartado con el nombre Abrir base de datos reciente. Seleccione una de las recogidas en esta ventana o pulse el botón Más... para llevar a cabo una búsqueda del archivo de base de datos que desee abrir. Podrá comprobar cómo al pulsar el botón Más... aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe buscar en su árbol de carpetas la ubicación del archivo. Una vez localizado, haga clic en su nombre y pulse Abrir. CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 27

27 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Haciendo doble clic en el Archivo de base de datos: La última opción para abrir una base de datos consiste en localizar la ubicación del archivo de base de datos en su árbol de carpetas de su disco duro y hacer doble clic sobre él. El programa se ejecutará y abrirá la base de datos seleccionada directamente. La base de datos puede abrirse de las siguientes maneras: Desde el botón Office. Desde la opción Documentos recientes de Office Desde la ventana Introducción al programa. Haciendo doble clic en el Archivo de base de datos. 8. GUARDADO DE UNA BASE DE DATOS Una vez haya abierta una base de datos, debe guardarla a fin de poder disponer de ella en cualquier momento. Para ello acceda al botón Office y pulse la opción Guardar como. Aparecerán diferentes opciones a elegir. 28 Servipost - Editores CCCD01ACCESS.12T1

28 TEMA 1: ACCESS 8.1. OPCIONES PARA GUARDAR UNA BASE DE DATOS Tal y como se ha visto en la imagen interior, al pulsar la opción Guardar como existen dos alternativas para guardar la base de datos: Para almacenar objetos individuales que componen la base de datos En esta primera alternativa se encuentran las siguientes opciones: Guardar objeto como. Puede guardar un objeto particular de una base de datos, como por ejemplo una tabla como un elemento individual. PDF o XPS. Le permite guardar un objeto particular de una base de datos como un documento PDF (acrónimo del inglés Portable Document Format, formato de documento portátil), que es un formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems especialmente ideado para documentos susceptibles de ser impresos, ya que especifica toda la información necesaria para la presentación final del documento, determinando todos los detalles de cómo va a quedar, no requiriéndose procesos anteriores de ajuste ni de maquetación o XPS, formato de documentos similar al PDF creado por Microsoft. Para almacenar la base de datos completa La base de datos puede ser almacenada como: Base de datos de Access Base de datos de Access Base de datos de Access Seleccione la opción deseada en virtud de sus necesidades de compatibilidad. Recuerde que si guarda la base de datos como fichero Access 2007, no será posible abrirla con versiones anteriores. Al revés no ocurre esto. Access 2007 abre todos los documentos con formato anterior a la versión Sin embargo, puede que al guardar la base en formatos anteriores pierda alguna funcionalidad añadida que solo se la podrá dar el nuevo formato de archivo de Si no ha guardado todavía la base de datos, le recomendamos que elija la opción Base de datos de Access CCCD01ACCESS.12T1 Servipost - Editores 29

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