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1 134 Colaborando a distancia: Espacios de trabajo Saraí Gallardo V., Martín Santos D., Isai Rojas G. y Sergio R. Villavicencio F. En este artículo se revisan los conceptos de un espacio de trabajo, los modelos de colaboración más frecuentes en los grupos de trabajo, los servicios del portal corporativo para construir espacios de trabajo, las herramientas para tener colaboración asíncrona y sincronizada y sus tendencias tecnológicas. Se describen sus ventajas y desventajas, sus aplicaciones dentro de una organización y los beneficios de adoptar esta tecnología. Introducción Hoy en día, las empresas requieren mecanismos ágiles que garanticen que sus empleados estén en contacto con sus actividades. En la mayoría de los casos, sus actividades están relacionadas con objetivos concretos que requieren de la participación de varios de ellos. Estos equipos de trabajo requieren compartir información temporal o periódicamente, revisar referencias, coordinar actividades, dar seguimiento a acciones, compartir y mejorar ideas, documentos, intercambiar opiniones sobre temas, etc. Adicionalmente, la actividad dinámica de las empresas ha obligado a que se tengan que realizar un mayor número de reuniones para revisar el seguimiento de proyectos, planear objetivos, mejorar procesos, comparar resultados, etc. En el caso de empresas que se encuentran dispersas geográficamente, los costos van cada vez en aumento debido a traslados de personal. Los requerimientos de movilidad de los empleados y la poca disponibilidad de tiempo, hacen complicada la posibilidad de realizar reuniones frecuentes y sincronizarlas de manera presencial. Por otro lado, los productos del trabajo colectivo quedan aislados en documentos u objetos, los cuales normalmente son almacenados de manera dispersa por los empleados que participaron y que realizaron dichas tareas. Esta dispersión provoca que cuando alguien del equipo requiere información, tenga que gastar tiempo en comunicarse con los miembros para ver quién se quedó con qué. Los productos del trabajo colectivo pocas veces se comparten y administran de forma adecuada, pasando a formar parte de un repositorio donde alguien más pueda utilizarlos como referencia (Gunnar, 1994). Un portal corporativo permite construir, borrar y administrar privilegios de espacios de trabajo que pueden funcionar en modo restringido (sólo los miembros del equipo) o en modo abierto. Qué es un espacio de trabajo? Un espacio de trabajo es una herramienta informática en web que proporciona servicios para que un grupo de personas puedan realizar actividades de colaboración en forma asincrónica o síncrona. El portal corporativo cuenta con servicios que permiten la creación, administración, cierre o borrado de espacios de trabajo, además de servicios que permiten trasladar los resultados del trabajo colectivo a repositorios generales que administran y permiten compartir la información

2 135 Boletín IIE, octubre-diciembre del 2007 dentro de la organización. La ventaja principal de un espacio de trabajo es la posibilidad de colaborar en grupos e intercambiar información, sin la necesidad de trasladarse a reuniones remotas o tener que coordinar actividades para realizar aportaciones en un momento dado (Patel, et al., 1997). El espacio de trabajo permite llevar a cabo reuniones virtuales, con la capacidad de realizarlas con la participación simultánea de todos (forma síncrona) o mediante la colaboración dispersa de los miembros (forma asíncrona). Modelos de colaboración Los grupos de trabajo tienen distintas formas de organización para llevar a cabo sus actividades. Existen diversos modelos de colaboración, de los cuales los utilizados más frecuentemente son (Crow, 2002): Figura 1. Colaboración formal. Colaboración formal. En la colaboración formal se realiza la coordinación de tareas de todos los miembros. Normalmente existe la figura de coordinador dentro del espacio de trabajo y él tiene la capacidad para asignar tareas y dar seguimiento a las mismas. Los miembros reportan sus actividades y sus contribuciones son evaluadas y revisadas por los coordinadores y publicadas una vez validadas (Fig. 1). Ejemplos de estos grupos de trabajo son la administración de proyectos y la coordinación de eventos, entre otros. Colaboración centrada en actividades. En la colaboración centrada en actividades, la coordinación no está centralizada y se pueden formar subequipos de trabajo, que pueden requerir espacios de trabajo independientes o no. En estos casos la coordinación de tareas se delega y se comparte la responsabilidad de las mismas, la coordinación es distribuida (Fig. 2). Ejemplos de estos espacios son los comités, la planeación estratégica, la cartera de proyectos, etc. Colaboración ad-hoc. En la colaboración ad-hoc no existen reglas de coordinación, cada miembro puede asignar tareas a otros y se da seguimiento de forma individual. La contribución de los miembros se publica directamente y la información se valida por consenso de opiniones. Normalmente, estos equipos realizan tareas informales o donde se requiere, incluso se da la participación de miembros externos a la organización (Fig. 3). Ejemplos de estos espacios son los foros de discusión, bibliotecas Wiki, blogs, etc. Características de un espacio de trabajo Figura 2. Colaboración centrada en actividades. Figura 3. Colaboración ad-hoc. Los elementos principales que constituyen un espacio de trabajo y que permiten a los grupos de trabajo colaborar son los siguientes: Mecanismos de seguridad para validar el ingreso sólo a miembros. Capacidad de adaptación para personalizarlo en función de los objetivos para el que fue creado. Servicios de colaboración síncrona y asíncrona, tales como correo, mensajería instantánea, sensor de presencia, agenda, etc. Servicios para la administración de documentos. Servicios para la administración de contenido. Servicios para administrar privilegios de los miembros. Servicios para enlazar información externa o interna a la organización. Agenda grupal para coordinar actividades del equipo de trabajo. Foros de discusión. Avisos grupales e individuales. Administrador de encuestas. Mecanismos de notificación para alertar al miembro sobre información actualizada o nueva. Servicios de publicación RSS para difundir resultados, noticias o eventos del grupo de trabajo.

3 136 El espacio de trabajo es un subsitio o subportal del portal que se encuentra enlazado a él y puede ser administrado de forma centralizada o distribuida. Al término de su vida útil, el administrador cuenta con herramientas que le permiten recuperar los documentos e información desarrollada con privilegios de acceso y trasladarlos a repositorios de la organización, para que puedan ser utilizados posteriormente (Firestone, 2002). Ventajas y desventajas de un espacio de trabajo Un espacio de trabajo aporta numerosas ventajas a una organización, tales como: Mejora la productividad de los equipos de trabajo. Permite organizar la información y disponer de ella aun cuando los miembros se encuentren en lugares distintos. Permite compartir información en modo asíncrono, es decir, dependiendo de la disponibilidad de tiempo del usuario. Optimiza los recursos humanos, ya que el usuario es notificado cuando hay cambios o nueva información. Reduce la necesidad de realizar reuniones presenciales. Mejora la comunicación entre miembros. Reduce la pérdida de información, ya que la centraliza. Reduce la desincronización de información, ya que las últimas versiones siempre están en el espacio de trabajo. Reduce tiempos en la búsqueda de información. Coordina las actividades de los miembros y avisa cuando hay actividades vencidas. Las desventajas que tienen los espacios de trabajo son: Requieren de un cambio de cultura en los empleados. Requiere que los miembros tengan conocimientos básicos de informática. Requiere recursos adicionales de software y hardware. Los servicios síncronos aumentan los requerimientos de ancho de banda de la empresa. Beneficios que se obtienen La utilización de los espacios de trabajo en las organizaciones trae consigo numerosos beneficios, principalmente: Reducción de gastos en traslados y hospedaje para reuniones presenciales. Reducción de tiempos en desarrollo de tareas. Reducción de pérdidas de información. Mejor aprovechamiento de los resultados de un equipo de trabajo. Aumento en la productividad de los empleados, debido que pueden colaborar incluso cuando no están en su lugar de trabajo. Adopción de mejores prácticas de administración del conocimiento. Adopción de mecanismos que permitan la transformación del conocimiento tácito a conocimiento explícito, mediante las herramientas de participación. Mejora en la coordinación de actividades, ya que la información de tareas se puede visualizar por el usuario en modo contextual o centralizado. Tendencias tecnológicas de los espacios de trabajo Los espacios de trabajo han sufrido una evolución similar a las de los portales corporativos, ya que están estrechamente ligados. Las tecnologías actuales tales como la colaboración contextual, los servicios sindicados, el uso de paneles con fragmentos web estándar (JSR 168 y WSRP) han permitido mayor flexibilidad en su utilización y personalización. En los próximos años, los espacios de trabajo también adoptarán tecnologías tales como aplicaciones de interfase rica (RIA), las cuales permitirán que los usuarios se desconecten de la red y puedan seguir trabajando fuera de línea; esta opción mejorará la posibilidad de participación en los grupos de trabajo, dándole la opción al usuario de participar cuando esté de viaje y no tenga posibilidades de conectarse a internet. La incorporación de anchos de banda mayores en las redes, permitirá integrar servicios de videoconferencia con varios participantes en un mediano plazo. Se incorporarán medios de colaboración para traducción simultánea, de tal forma que puedan participar personas aun cuando no estén hablando el mismo idioma. La incorporación de pizarras más complejas permitirá desarrollar herramientas de análisis de información en forma gráfica, con lo que los usuarios podrán interactuar de forma remota, como si lo estuvieran haciendo en forma presencial. La integración de adaptabilidad de medios le dará la posibilidad a un miembro, de participar en reuniones utilizando su teléfono celular mientras se traslada (Yang, et al., 2005). Todas estas tecnologías son alcanzables a corto plazo y mucha de ellas ya se encuentran presentes en algunos de los productos comerciales que proveen de espacios de trabajo (IBM Corporation [en línea]; Microsoft Corporation [en línea]). Espacios de trabajo en la CFE El Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE) ha desarrollado una herramienta de portal corporativo para la Comisión Federal de Electricidad (CFE), que genera espacios de trabajo para realizar distintas tareas y algunos de los que se han personalizado son: Grupos de trabajo Éste es un espacio de trabajo genérico que cuenta con servicios tales como agenda, tareas, biblioteca documental, foros, avisos y correo. Puede ser personalizado por los usuarios para sus necesidades específicas (Fig. 4).

4 137 Boletín IIE, octubre-diciembre del 2007 Figura 4. Grupo de trabajo genérico. Figura 5. Comité de especialistas. Comités de especialistas Éste es un espacio de trabajo personalizado que se utiliza para agrupar a los especialistas de la CFE por comités, en él, los miembros pueden colaborar e intercambiar ideas, compartir contactos, experiencia sobre temas técnicos, acrecentar el acervo de conocimiento de la empresa compartiendo documentos como guías, manuales, mejores prácticas, lecciones aprendidas, etc.; recibir problemas técnicos y asignar un seguimiento, agendar reuniones del comité, generar avisos a los miembros, suscribir servicios de canales de información de proveedores, clientes, socios de negocios, competidores, etc; proponer soluciones a problemas técnicos planteados y muchos más (Fig. 5). Figura 6. Administración de un proyecto. Administrador de proyectos Este espacio de trabajo cuenta con los servicios necesarios, para llevar el control y seguimiento de las actividades y eventos generados en un proyecto, en él, los participantes y el jefe de proyecto pueden generar sus planes de trabajo, integrar la documentación del proyecto, asignar actividades y tareas, dar seguimiento a las mismas, reportar problemas, identificar riesgos, compartir contactos, dar seguimiento a eventos relacionados con el proyecto, difundir resultados del mismo, documentar lecciones aprendidas, mejores prácticas, etc. Este espacio permite controlar y generar un proceso de cierre del proyecto para documentar resultados y difundirlos dentro de la organización. Permite generar informes periódicos que son utilizados para gestionar la cartera de proyectos desde otros módulos del portal (Fig. 6). Figura 7. Planeación estratégica. Planeación estratégica Comúnmente, la planeación estratégica se lleva a cabo de manera presencial y se realiza mediante un taller donde un facilitador propone los temas a tratar y los miembros participan con ideas, hasta que se logra un consenso. En muchos de los casos, esto requiere de varias sesiones y tiene costos importantes para la empresa. El espacio de trabajo que se desarrolló para la CFE, permite llevar a cabo esta revisión de cada uno de los elementos a definir en la planeación estratégica, de tal forma que los miembros cuentan con

5 138 un espacio donde pueden dar sus opiniones, someterlas a consenso mediante un esquema de multivoto y determinar aquellas ideas para las que en cada elemento de la planeación hay un consenso (misión, visión, FODA s, objetivos, indicadores, etc). El espacio de trabajo cuenta con un asistente que permite la participación asíncrona de los miembros y asiste en el desarrollo de la planeación estratégica, su definición, revisión y publicación, permite la integración de documentos de referencia y permite integrar foros de discusión para desarrollar temas afines, permitiendo que este proceso se desarrolle periódicamente (Fig. 7). Conclusiones Los espacios de trabajo son una herramienta útil para los grupos de trabajo en una organización. Generan ahorros considerables de recursos, mejoran la productividad, permiten rescatar los recursos generados en los grupos, integrando prácticas de administración del conocimiento. En los próximos años aparecerán en el mercado, herramientas que permitirán colaborar a distancia aún más y sobre todo hacerlo de forma más simple. La CFE ha incorporado estas prácticas a sus sistemas de información y puede explotar aún más el potencial de los espacios de trabajo, los cuales podrían generar grandes ahorros y reducir costos de procesos y gestión sustancialmente. Referencias Gunnar, Hedlund. A Model of Knowledge Management and the N-Form Corporation. Strategic Management Journal Vol. 15, Patel, U., DCruz, M. J.,Holtham, C. Collaborative design for virtual team collaboration: a case study of jostling on the Web. Proccedings of the conference on Designing interactive systems: processes, practices, methods and techniques Crow, Kenneth. Collaboration. DRM Associates Firestone, Joseph, M. Enterprise Information Portals and Knowledge. Butterworth Heinemann Yang, Shu-Min, Yang, Ming-Hsien, Ben Wu Ji-Tsung. The impacts of establishing enterprise information portals on e-business performance. Journal of Industrial Management & Data Systems. Vol 105, IBM Corporation. Workplace Team Collaboration. Microsoft Corporation. Collaboration and social computing. capabilities/collaboration/overview.mspx Saraí Gallardo Vera Ingeniero en Computación por la Universidad de Autónoma de Guerrero. Desde el 2003 colabora en diversos proyectos de desarrollo de sistemas informáticos en plataforma web, en la Gerencia de Sistemas Informáticos. Actualmente desarrolla sistemas en la plataforma Lotus Domino, integrando herramientas para la CFE en Portales Corporativos, Espacios de Trabajo y Administración de Proyectos. Martín Santos Domínguez Ver currículum en la pág Isaí Rojas González Ver curículum en la pág Sergio Ramón Villavicencio Fernández Ingeniero en Comunicaciones y Electrónica, egresado del Instituto Politécnico Nacional, con estudios de Maestría en Ciencias de la Computación del Instituto de Investigación en Matemáticas Aplicadas y Sistemas, de la Universidad Nacional Autónoma de México. Ha laborado en empresas del sector público y privado, como la Comisión Federal de Electricidad, el Instituto de Investigaciones Eléctricas, Citibank y Compaq Computer de México. Ha participado en múltiples proyectos de diseño y desarrollo de Sistemas de Información.

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