Unidad de. Aprendizaje2

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3 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS Aprendizaje2 Unidad de REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS objetivo 1. Aprender las formas de registrar y documentar los flujos de información derivados de la preparación de pedidos para el control, trazabilidad y abastecimiento de productos, empleando herramientas informáticas 12 horas duración 1

4 OPERACIONES DE ALMACÉN DE PRODUCTOS QUÍMICOS Y RELACIONADOS índice zintroducción... 3 zmapa CONCEPTUAL INFORMÁTICA DE USUARIO ELEMENTAL Hardware Software PAQUETE INFORMÁTICO Introducción de datos Obtención de datos Consultas sencillas CLASIFICACIÓN DEL PEDIDO Información necesaria para la preparación de pedidos o picking Formatos de la información para preparar los pedidos...19 zcaso PRÁCTICO zautoevaluación

5 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS introducción Para realizar un correcto y eficaz registro de documentación y pedidos, una de las herramientas más útiles es la informática. Un sistema de gestión que abarque las diferentes áreas de nuestra empresa nos ofrecerá una visión amplia de todos los movimientos que se realizan en la misma, y la relación que hay entre el trabajo de las diferentes áreas. Y, concretamente, en el área de almacén, nos puede ayudar a transformar la recogida de materias, organización de las mismas, elaboración de pedidos, etc. en procesos más rápidos y eficaces. Para ello, en la siguiente unidad didáctica se comentan los conceptos básicos de la informática, con objeto de distinguir los programas y dispositivos básicos que pueden darse en un almacén. En el segundo punto se abordan los más avanzados Sistemas de Gestión de la Información que facilitan la optimización de la gestión de los procesos de la empresa. Y finalmente, se muestra cómo se pueden clasificar y preparar los pedidos empleando herramientas informáticas. mapa conceptual 3

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7 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS INFORMÁTICA DE USUARIO ELEMENTAL 1 La informática busca la máxima eficiencia y economía en el tratamiento de la información mediante la utilización de unas máquinas automáticas concretas, los ordenadores. Los ordenadores son especialmente útiles cuando es necesario tratar con: Grandes volúmenes de datos Datos comunes Repetitividad Distribución de la información Cálculos complejos Gran velocidad de cálculo La utilización de ordenadores incrementa la eficiencia en la gestión de cualquier almacén sin importar su tamaño. Se entiende por ordenador la máquina o el conjunto de máquinas intercomunicadas, capaces de procesar automáticamente la información que se introduce siguiendo las instrucciones almacenadas en programas. El conjunto de estas máquinas se denomina hardware y los programas que se ejecutan constituyen en él, software. La informática se encarga del tratamiento de la información mediante ordenadores que trabajan con datos e instrucciones (programas). Éstos dictan las tareas que se deben hacer con los datos, obteniendo finalmente otros cuya finalidad es la representación de información. A continuación se muestra la descripción de los principales elementos de un ordenador, según el Dr. Pere Marquès Graells (UAB

8 OPERACIONES DE ALMACÉN DE PRODUCTOS QUÍMICOS Y RELACIONADOS 1.1. Hardware. Los elementos físicos de los ordenadores se designan con el nombre genérico de hardware y podemos distinguir entre la unidad central, que procesa la información, la memoria, que almacena datos, y los periféricos, a través de los cuales entra y sale la información del ordenador. Entre los diferentes tipos de ordenadores podemos diferenciar: PC s (Personal Computer): Cajas comercializadas también para uso doméstico. Los periféricos necesarios suelen ser externos, es decir, no están dentro de la caja, y por tanto, deben conectarse a la unidad. Portátiles: Ordenadores de pequeño tamaño cuya característica principal la incorporación de una batería recargable que le dota de autonomía de trabajo. Generalmente, tienen integrados la mayoría de periféricos que se emplean. Portátil Terminales móviles: semiordenadores de tamaño muy reducido, siendo su principal función la de introducción de datos. A continuación se comentan las partes más comunes y principales del hardware : A. UNIDAD CENTRAL DE PROCESAMIENTO (CPU): Interpreta las instrucciones y procesa los datos contenidos en los programas del ordenador. Su potencia depende de su velocidad para procesar datos y los elementos periféricos que puede dirigir, así como de su fiabilidad. B. MEMORIA PRINCIPAL (MEMORIA DE ACCESO ALEATORIA RAM): Esta memoria es empleada por el ordenador para el almacenamiento transitorio y de trabajo (no masivo). En ella se almacena temporalmente la información, datos y programas que la unidad central de procesamiento lee, procesa y ejecuta. La memoria RAM generalmente es volátil, es decir, pierde su contenido al interrumpir el suministro eléctrico. C. PERIFÉRICOS: Aparatos o dispositivos auxiliares e independientes conectados a la unidad central de procesamiento. A través de ellos se introducen y se obtienen datos del ordenador. Aunque son estrictamente considerados accesorios o no esenciales, muchos de ellos son fundamentales para el funcionamiento adecuado del ordenador, como el teclado o el monitor. A continuación comentamos brevemente los principales periféricos: 6

9 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS zde almacenamiento masivo. Son memorias permanentes (no volátiles) que actúan como un almacén auxiliar de la memoria del ordenador. En ellas se puede guardar la información que no se va a utilizar inmediatamente y recuperarla cuando sea preciso. El disco duro ( hard disk ) puede considerarse como el más importante, es un dispositivo de memoria de almacenamiento masivo en el que se aloja el sistema operativo, todas las aplicaciones, utilitarios, etc. que emplea el usuario, además de tener capacidad para albergar datos en grandes volúmenes de forma casi ilimitada. Disco duro portátil y memoria USB zel teclado. Es el principal periférico de entrada de información al ordenador. Suele tener 102 teclas. Las teclas alfanuméricas están dispuestas como en las máquinas de escribir. A primera vista en un teclado se aprecia una división de teclas. Si nos fijamos en su distribución vemos que están agrupadas en cuatro grupos: --Teclas de función: Situadas en la primera fila de los teclados. Combinadas con otras teclas, nos proporcionan acceso directo a algunas funciones del programa en ejecución. --Teclas de edición: Sirven para mover el cursor por la pantalla. --Teclas alfanuméricas: Son las más usadas. Su distribución suele ser la de los teclados QWERTY, por herencia de la distribución de las máquinas de escribir. --Bloque numérico: Situado a la derecha del teclado. Comprende los dígitos del sistema decimal y los símbolos de algunas operaciones aritméticas. Añade también la tecla especial Bloq Num, que sirve para cambiar el valor de algunas teclas para pasar de valor numérico a desplazamiento de cursor en la pantalla. Las teclas especiales y sus funciones son las siguientes: --Intro o return: Vacía el buffer del teclado y introduce en la memoria de trabajo los caracteres que hemos escrito. --Supr, backspace: Borran caracteres. --Bloq Mayús o Caps lock: Activa o desactiva las mayúsculas. --Shift: Si se pulsa conjuntamente con una tecla de doble significado escribe el carácter superior de la tecla; si se pulsa con una tecla alfabética, actúa como CAPS LOCK. --Alt, Ctrl o Control, Alt Gr: Se pulsa conjuntamente con otras teclas para obtener diversos resultados. Por ejemplo: Control + C: se copia lo seleccionado previamente. Alt Gr + 2: se escribe el símbolo funciones se pueden configurar y en las ventanas desplegables del menú se indica la combinación de las funciones. 7

10 OPERACIONES DE ALMACÉN DE PRODUCTOS QUÍMICOS Y RELACIONADOS Teclado QWERTY zel ratón. Es un pequeño dispositivo que, al arrastrarlo sobre una superficie en una dirección determinada, desplaza el cursor sobre la pantalla en la misma dirección. Dispone de un botón que podemos usar para dar diversas órdenes al ordenador. Ratón zla pantalla o monitor. Funciona conectada a un adaptador gráfico (tarjeta gráfica) situada en la caja del ordenador. El sistema adaptador-pantalla puede ser con tubo de rayos catódicos o de cristal líquido. La calidad de la pantalla se define, entre otras características, por los sistemas de protección contra los reflejos, la electricidad estática y las radiaciones electromagnéticas. No obstante, a pesar de disponer de una buena pantalla, no es conveniente trabajar mucho tiempo con la vista concentrada en la pantalla. Pantalla o monitor 8

11 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS zla impresora. Permite presentar la información que proporciona el ordenador en formato papel. Generalmente se conecta a la unidad central del ordenador a través de un puerto paralelo y sus cualidades más apreciadas son: --Velocidad: Se mide en caracteres por segundo (cps) o en páginas por minuto (ppm). --Tipo de letra: Calidad, juegos de caracteres, colores... --Amplitud y gestión del papel: Tracción (papel continuo) o fricción. --Posibilidad de programación. --Buffer de impresión: Si puede almacenar mucha información, nos permite usar el ordenador para hacer otros trabajos mientras va imprimiendo. Las impresoras más usadas actualmente son las impresoras láser. Éstas ofrecen gran rapidez y calidad y permiten la combinación de gráficos, imágenes digitalizadas y textos en la misma página. zel escáner de ordenador. Dispositivo que explora una imagen impresa mediante el uso de la luz, y la convierte en formato digital. Sobre esta imagen digital se pueden corregir defectos, recortar un área de la imagen o también digitalizar texto mediante la función de Lector de Caracteres Óptico (Optic Characters Read, OCR). Por ejemplo, si se escanea un albarán empleando la función OCR, una vez obtenida la imagen digital, el ordenador reconoce los caracteres de los documentos originales y por tanto, evita teclear el texto. Existen impresora y escáneres integrados en el mismo aparato: son las impresoras multifunción. zescáner de código de barras. Traduce el código de barras en el número del código de barras. No se obtiene una imagen, sino una secuencia de números. El dispositivo valida la correcta lectura con un bip. Impresora Escáner de código de barras Fuente: Free-Logistics.com 9

12 OPERACIONES DE ALMACÉN DE PRODUCTOS QUÍMICOS Y RELACIONADOS 1.2. Software. Se denomina Software a los elementos lógicos e intangibles de los ordenadores, es decir, los programas que hacen funcionar a los ordenadores. Tienen una naturaleza lógica, son simples listados que indican al ordenador cómo ha de realizar determinados trabajos. Los tipos de programa que cualquier usuario se encuentra cuando usa un ordenador pueden ser dos, los sistemas operativos y las aplicaciones de uso general: Los Sistemas Operativos (SO). Son un conjunto de programas informáticos que se encargan de la comunicación entre la Unidad Central y sus periféricos (teclado, pantalla, unidades de disco...) y nos permiten controlar el ordenador. Es el primer programa que se carga cuando iniciamos un ordenador, ya que este es necesario para poder usar o ejecutar otro tipos de programa. Los Sistemas Operativos más divulgados actualmente en España son Windows y Linux. zso Windows. El más empleado en el mundo, ofrece un entorno gráfico para la interacción con el usuario. En él se encuentran principalmente estos elementos: --Menús: A través de los cuales se seleccionan las acciones a realizar. --Ventanas ( windows ): Espacios donde se muestra la información y se realizan los trabajos. --Iconos: Con los que se representan las acciones que se pueden realizar y los programas disponibles zso Linux. Se está introduciendo cada vez más en entornos empresariales. Dispone de varios entornos gráficos y dispone de elementos y aplicaciones similares a Windows. Aplicaciones de uso general. Aplicaciones que permiten realizar la mayoría de las actividades para las que se concibe un ordenador, muchas se encuentran integradas con el sistema operativo y dentro de un mismo tipo se pueden encontrar diferentes versiones o productos de varios fabricantes. Las más comunes o usadas son: zprocesadores de textos. Son seguramente los programas más empleados por el público general, ya que hicieron el que los ordenadores pudiesen sustituir a las máquinas de escribir. En sí, son programas que facilitan la edición de textos, cartas, documentos... Los más empleados son Microsoft Word y Open Office. Con la ayuda de una impresora convierten el ordenador en una potente y sofisticada máquina de escribir que, entre otras funciones permite: --Justificar automáticamente márgenes. --Borrar, corregir y añadir frases a cualquier lugar de un documento. --Almacenar los documentos en el disco y sacar copias. --Hacer una corrección ortográfica y gramatical. --Crear formularios y plantillas para su posterior uso. --Formatear el documento, tanto la letra, como colores e incluso añadir imágenes. zgestores de bases de datos. Se usan para la creación, modificación y archivo de documentos y fichas sobre diversos temas, y permiten que el usuario realice rápidamente la búsqueda, clasificación y listado de las informaciones que previamente ha introducido. Podemos distinguir dos tipos de bases de datos: a. Bases de datos documentales, especializadas en la gestión de grandes volúmenes de información documental: resúmenes de libros, artículos de periódicos... Por ejemplo el programa Lotus Notes. b. Bases de datos relacionales, las más utilizadas por los usuarios, están especializadas en la gestión de información muy estructurada en campos, que se almacena en tablas que pueden estar relacionadas unas con otras dinámicamente. Algunos programas populares son File Maker, Microsoft Access y OpenOffice Base. 10

13 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS zhojas de cálculo. Programas especializados en hacer cálculos matemáticos. Agilizan los trabajos que requieren muchas operaciones numéricas, como los estudios provisionales, el manejo de modelos, etc. Actualmente las más utilizadas son Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Lotus 123. zlos editores gráficos. Son programas que facilitan la elaboración, edición y mejora de gráficos y dibujos: --Gráficos geométricos. --Dibujos artísticos. --Gráficos estadísticos: diagramas de barras, histogramas, diagramas de sectores, pictogramas... --Fotografías e imágenes en general. El empleo intensivo actual de cámaras digitales ha generalizada la utlización de estos programas. Algunos de estos programas son Photoshop, The Gimp, CorelDraw. zprogramas de comunicaciones. Son programas especializados en transmitir ficheros, gestionar el correo electrónico o navegar por las redes telemáticas. Por ejemplo, nos permiten transmitir un fichero a una ubicación remota, para que luego otra persona u ordenador acceda a él. La tendencia es que estos programas se centralicen en uno solo, es decir, que disponga las funciones necesarias para enviar ficheros, emplear el correo electrónico y navegar por Internet. Los programas más empleados como navegadores son Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera y Chrome (éste último de Google). Como programas específicos de correo (no necesitan de navegador) tenemos el Microsoft Outlook, Thunderbird y Lotus Notes. Por último, comentar que existen otras aplicaciones específicas para entornos empresariales que se explican en los siguientes puntos de la unidad. 11

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15 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS PAQUETE INFORMÁTICO 2 ÁREA EMPRESA. Los paquetes informáticos constituyen el soporte del sistema de información de la empresa. Éste proporciona los datos e información básica y permite la toma decisiones. En la empresa, el conjunto formado por personas, métodos y equipos cuya finalidad es la de posibilitar la circulación de la información intra-empresa para facilitar la toma de decisiones, se denomina sistema de información. Para que la gestión empresarial sea eficiente, todas sus funciones deben considerarse de forma interrelacionada e integrada; los paquetes informáticos aglutinan las aplicaciones de todas las áreas de la empresa, comunicándolas, integrándolas e interrelacionándolas. Para ello, ha de realizarse una integración de los sistemas de información eficaz, administrando todo ese volumen de información generada en las diferentes áreas de la empresa para que actúen conjuntamente a fin de lograr los objetivos comunes establecidos. A lo largo del tiempo, se han ido creando paquetes informáticos para áreas de la empresa como el área Financiera, de Producción, Comercial, de Recursos Humanos, Logística o de Cadena de Suministro, etc. Los diferentes módulos son integrados alrededor de una misma base de datos, permitiendo la comunicación. Por ejemplo, el Departamento Comercial puede consultar y extraer información desde su aplicación de los datos obtenidos a través del Sistema de Gestión del Almacén, por ejemplo, cuánto tiempo ha transcurrido desde la formalización del pedido hasta la salida del almacén de la mercancía solicitada. Cuanto menor es este tiempo, mejor es el nivel de servicio. Por ello es importante la rigurosidad en la introducción de datos, ya que a través de los sistemas de gestión, se transmite la información a otros Departamentos. Estos paquetes informáticos son conocidos como ERP (del inglés, Enterprise Resource Planning ), Sistemas de Gestión o Sistema de Gestión de Recursos. 13

16 OPERACIONES DE ALMACÉN DE PRODUCTOS QUÍMICOS Y RELACIONADOS Estos sistemas de información integrados son parametrizables, es decir, se pueden adaptar a las particularidades de cada empresa. Cuanto más parametrizaciones se realicen, mayor será el coste del paquete informático. Entre las principales ventajas de los Sistemas de Gestión se encuentran: Es un sistema único para manejar los procesos de la empresa. Todos los datos de la empresa confluyen en una base de datos única (permite disponer de información a todos los usuarios de la aplicación, se evitan duplicaciones de obtención de datos, etc.). Se logra una integración entre las diferentes funciones de cada aplicación. La mejor disponibilidad de información, permite contar con más herramientas en el proceso de toma de decisiones (por ejemplo, si se conoce cuánto tiempo se emplea de media para preparar un pedido, se sabrá si es un punto débil al que hay que dedicar más atención, o por el contrario es un punto fuerte con el que se competir). Y las desventajas de los Sistemas de Gestión son: El coste de adquisición e instalación elevado. La implantación o instalación es compleja. La complejidad y la mala utilización. Puede requerir una modificación de los procesos de la compañía. Por otra parte, cabe citar la existencia del sistema electrónico de datos, conocido como EDI ( Electronic Data Interchange ), que permite a las empresas enviar y recibir documentos estándares de forma instantánea y con la mínima intervención manual mediante un lenguaje común. Este software que permite la conexión entre distintos sistemas empresariales e intercambiarse documentos mediante un formato documental común. ÁREA LOGÍSTICA. De un sistema de información logístico es deseable que obtenga los datos básicos en el lugar y en el momento que se producen, que los transforme en un formato útil para la toma de decisiones, que los almacene hasta que se necesiten y que estén disponibles en cualquier parte de la cadena de suministro que se necesite. Las aplicaciones informáticas generalmente se utilizan en la gestión de las siguientes áreas logísticas: Planificación de compras y aprovisionamientos. Gestión de almacenes: Sistema de Gestión de Almacenes, SGA (en inglés, Warehouse Management System, WMS). Gestión de transporte. Sistema de Gestión de Transporte (en inglés, Transportation Management Systems TMS). Otras aplicaciones. 14

17 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS ÁREA ALMACÉN. El Sistema de Gestión de Almacenes facilita la gestión de stocks, de las ubicaciones de las referencias, de los movimientos de los operarios y de las carretillas o elementos de manutención de los artículos, y permite maximizar el aprovechamiento del espacio y minimizar los movimientos de los recursos. Los objetivos de un paquete informático de gestión del almacén son los siguientes: Reducir las existencias disponibles. Incrementar la rotación de sus inventarios. Incrementar la fiabilidad de los niveles de existencias. Incrementar la exactitud de preparación de sus pedidos de clientes y así mejorar el servicio al cliente. Reducir los tiempos de preparación de pedidos. Aumentar la productividad de los recursos humanos y de los elementos de manutención. Los sistemas de información para gestionar inventarios apoyan los siguientes procesos: El uso de previsiones de demanda. La integración con proveedores. Gestión de la logística inversa. Mejora en la selección de proveedores Introducción de datos. Además de la introducción de datos en los sistemas, se deben establecer criterios de ordenación del almacén (FIFO, LIFO, etc. que se estudian en la Unidad 4), stocks de seguridad de cada referencia, cantidad máxima permitidas para productos peligrosos, etc. El responsable del almacén puede definir las reglas que rigen las entradas, los movimientos, el almacenamiento y las salidas de los productos del almacén. Los datos de que se introducen son los siguientes: a. Datos básicos de los artículos: zreferencia producto. zdescripción producto. zrotación de la referencia. zcaracterísticas sobre incompatibilidad al almacenarse. zfamilia logística del producto (si hay productos que requieren mantenerse a determinadas temperaturas, o productos peligrosos, etc., hay que tenerlo en cuenta al almacenarlos y se pueden definir las familias que sean necesarias). zdatos asociados a su embalaje, como a continuación se detallan. 15

18 OPERACIONES DE ALMACÉN DE PRODUCTOS QUÍMICOS Y RELACIONADOS b. Datos del embalaje: ztipo de embalaje. zdimensiones del embalaje. zpeso máximo de carga soportada en el embalaje. zpeso máximo de carga soportada en apilado. c. Datos requeridos del almacén: zcódigo o referencia del emplazamiento o ubicación. zlocalización de la ubicación: área, pasillo, columna y altura. El conjunto de localización compone el mapa del almacén. zdimensión del emplazamiento. ztipo de embalajes/palets permitidos. zcantidad máxima permitido de embalajes/palets. zcarga máxima permitida. ztipo de referencia a almacenar según rotación. ztipo de familias de producto permitidas (puede haber restricciones, por ejemplo, productos peligrosos no). zumbral de reabastecimiento. d. Datos introducidos en la recepción de la mercancía: zproveedor. zreferencia recibida. zcantidad recibida. zlote (la introducción del lote de la mercancía recibida permite gestionar el seguimiento de una partida de una referencia, es decir, llevar a cabo la trazabilidad). zfecha de caducidad. zcorrecciones de cantidades, embalaje si corresponde. Esta información puede seguirse a través de la impresión de etiquetas para uso interno con códigos de barras. Se lee la etiqueta y posteriormente se lee la etiqueta de la ubicación, así se introduce la información en el sistema de gestión sobre la localización de esa recepción y el seguimiento de ese lote Obtención de datos. a. Datos obtenidos en la recepción de la mercancía: zpedido asociado a la mercancía recibida. zdónde debe llevarse, es decir, el emplazamiento libre y adecuado donde se debe almacenar la mercancía recibida según los criterios establecidos (tipo de familia, rotación del producto), o bien zona donde directamente debe llevarse como una zona de preparación o directamente de expedición (cross docking), a zona de análisis de laboratorio. b. Datos obtenidos a través de los datos históricos: zrotación de cada referencia. zproductividades. 16

19 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS c. Datos obtenidos durante la preparación de pedidos: zrecorridos a realizar (el SGA asigna los movimientos a la ubicación donde se encuentra la referencia pedida e indica la cantidad a coger). zfin de la preparación del pedido. zproductividades: esto permite establecer un sistema de primas entre los preparadores de pedidos. d. Otros datos: ztrazabilidad Consultas sencillas. Generalmente los sistemas de gestión permiten elaborar listados con diferente información. Se solicita a través del sistema de gestión la consulta de determinados datos, cuya extracción de la base de datos del sistema de gestión permite obtener un listado. Según la necesidad, se solicitan unos datos u otros. Por ejemplo, para organizar la operativa diaria se puede emitir un listado con las cargas y descargas del día, o de los pedidos del día actual y del siguiente, etc. Además las aplicaciones de sistemas de gestión de almacenes permiten consular datos como los siguientes: Referencias (tanto las almacenadas en ese momento como las depositadas en otro momento). Lote de fabricación. Fecha de entrada en el almacén. Diferentes fases por las que pasa el producto. Por ejemplo, al recibir un envase se puede registrar su entrada en un almacén previo a la aprobación del departamento de calidad. Una vez revisado el cumplimiento de los criterios de calidad, registrar el traspaso a un almacén cuyo contenido está disponible para emplear por producción o venderse. Existencias, o cantidad existente en el almacén de una referencia. Es una de las consultas más habituales. Este dato se ajusta cuando se realizan los inventarios, es decir, cuando se efectúa el conteo físico de la mercancía y se compara con la cantidad registrada en el sistema en ese momento. Pequeñas diferencias muestran una buena gestión y operativa de los stocks. Niveles de existencias en un periodo temporal. Una información muy útil es la consulta de los niveles de existencias en un periodo temporal. Suele emplearse para hacer estimaciones de niveles de existencias futuras y, por tanto, permiten conocer las necesidades futuras del almacén. Por ejemplo, permite observar la estacionalidad de la necesidad de almacenaje de una referencia. Si se dispone de los niveles a lo largo de un año, se puede observar cómo la necesidad de almacenaje en agosto disminuye porque los clientes cierran, o por el contrario, cómo en julio se incrementa de forma sobresaliente porque el proveedor cierra en agosto pero el cliente no interrumpe su actividad. Ubicación de un artículo, seleccionando según la referencia, el lote, partidas próximas a caducar, etc. Por ejemplo, si se necesita sustraer un lote del almacén porque el departamento de producción, a pesar de las pruebas previas del laboratorio, ha dado instrucciones de retirar un lote de una referencia que no funciona correctamente en el proceso de producción. El SGA permite localizar inmediatamente todo el producto existente de ese lote. Generalmente esta consulta sólo se puede realizar cuando el ERP dispone de un módulo de almacén específico. 17

20 OPERACIONES DE ALMACÉN DE PRODUCTOS QUÍMICOS Y RELACIONADOS Cobertura. Período de tiempo de demanda que es satisfecha. La fórmula a aplicar es la siguiente: Cobertura = Nivel de existencias / Demanda media (en unidad temporal) Rotación del stock, es decir, el número de veces que un artículo entra y sale del almacén en un período determinado de tiempo. Trazabilidad ascendente. En el caso de las materias primas, se puede conocer el lote de fabricación del proveedor. Trazabilidad descendente. En el caso de producto acabado, para cada lote de fabricación se puede saber qué clientes recibieron ese producto. Además, los paquetes informáticos y la radio frecuencia permiten obtener los datos en tiempo real. La obtención de los datos posibilita y facilita: Obtención de información más fiable, y por tanto, mantenimiento de menores niveles de stock de seguridad. Toma de decisiones (con los datos se puede observar por ejemplo qué referencias merecen más atención, son las que más movimientos implican en el almacén). Reducción de tiempos de procesamiento. Disminución de tiempo de respuesta a los pedidos. Aumentar la variedad de los productos. Aumentar el conocimiento de los clientes tanto internos como externos. Disminución de número de errores en las operaciones. Optimización del espacio necesario para la gestión de ubicaciones y movimientos. En muchos entornos empresariales se emplean variables de control como los Indicadores de Actuación ( Key Performance Unit o KPI). Estos índices permiten hacer un seguimiento de los resultados de la gestión de las diferentes áreas de la empresa. 18

21 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y PEDIDOS CLASIFICACIÓN DEL PEDIDO 3 En el almacén se recepcionan los pedidos de materias primas y se preparan dos tipos de pedidos: los pedidos de materias primas o semielaborados demandados por el proceso de fabricación, y los pedidos de compra de producto acabado realizados por los clientes. Para realizar el aprovisionamiento de materias primas y semielaborados al proceso de fabricación prevalecen procedimientos muy sencillos como el kanban, señales visuales, etc. o bien listados de pedidos iguales o más sencillos que los listados de producto acabado. Por ello, para abordar la clasificación y preparación de pedidos empleando herramientas informáticas nos centraremos especialmente en las expediciones de productos a clientes Información necesaria para la preparación de pedidos o picking. Para preparar pedidos, el operario necesita la siguiente información: Referencia, descripción, cantidad y ubicación en el almacén (área, pasillo, columna y altura). Emplazamiento de las zonas de reagrupación de las referencias. Instrucciones específicas de preparación: embalaje, disposición de los productos en el paquete, etc Formatos de la información para preparar los pedidos. Esta información puede darse de varias formas: Simple papel A4 impreso. Sobre una pantalla de una terminal móvil. Mediante voz. En la preparación de pedidos por voz o picking vocal el preparador recibe las instrucciones a través de un auricular y confirma las operaciones por voz. Mediante luces. Se emplean dispositivos con luces y displays donde se indica la cantidad a coger, se trata de la preparación de pedidos pick to light. Estas cuatro últimas formas son las que emplean más intensivamente las herramientas informáticas y las que se describen a continuación: Preparación de pedidos o picking con terminales móviles. Los terminales móviles que llevan los preparadores de pedidos pueden conectarse al ordenador del almacén de tres formas diferentes: 1. Obligando al carretillero a volcar la información cada cierto tiempo en uno o varios dispositivos situados a lo largo del almacén y que se conectan al ordenador del almacén. Además de suponer recorridos adicionales, con este método la información no se obtiene en tiempo real. 19

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