PROCESO GESTIÓN CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

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1 Página 1 de Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio del Trabajo, a través de modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía. 2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad por parte del área que requiere la contratación y termina con el oficio de legalización dirigido al supervisor del contrato, con el fin de que inicie el seguimiento y control en la ejecución del mismo. 3. Definiciones: Certificación de Inexistencia o Insuficiencia de Personal: Documento que se expide cuando no existe personal de planta en el Ministerio, que pueda desarrollar la actividadd para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente. Acta de Cierre: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo para la presentación de propuestas, en el cual se relacionan las ofertas presentadas y los datos más relevantes de las mismas. Acto Administrativo de Apertura: Es la resolución mediante la cual se ordena la apertura del proceso por parte del jefe de la Entidad o su delegado. Acto Administrativo de Adjudicación: Resolución en la cual se plasma el acto de adjudicación del proceso de selección al proponente favorecido con la más alta evaluación y calificación. Adenda: Documento mediante el cual se modifica el pliego definitivo, como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones o a las que haya lugar de oficio por parte de la entidad. Audiencia Pública: Audiencia abierta al público en la que se discuten temas tales como, el sorteo en donde se selecciona máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: Son bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales i o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.

2 Página 2 de 11 Certificado de disponibilidad presupuestal: C.D.P.: Documento expedido por el responsable del Grupo de Finanzas y Presupuesto, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato. Contratista: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó el proceso de selección y con quien se celebra el contrato. Contrato: Documento suscrito entre el MINISTERIO y el proponente favorecido con la adjudicación del proceso de selección, ell cual plasma el acuerdo de voluntades de las partes, fijando los derechos y obligaciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc. Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC DT: Dirección Territorial. Estudios y Documentos Previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego y del pliego definitivo, que debe contener todos los elementos técnicos, económicos, jurídicos, financieros, riesgos de la contratación, garantías y demás elementos necesarios para determinar la futura contratación, como el análisis del sector. Garantías: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratación para amparar los riesgos previsibles del contrato o de la seriedad de la oferta. GGC: Grupo de Gestión Contractual. Informe de evaluación: Documento en el cual el Comité Asesor Evaluador presenta la evaluación y calificación de las ofertas presentadas. Manifestación de Interés: Expresión clara del interés en participar en el proceso de contratación. Menor Cuantía: La menor cuantía será hasta salarios mínimos legales mensuales y procede para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a salarios mínimos legales mensuales. RP: Registro Presupuestal. Documento expedido por el responsable del Grupo de Finanzas y Presupuesto, una vez se ha suscrito el contrato por las partes, que compromete el valor por el cual resulte adjudicado el contrato.

3 Página 3 de 11 Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto. Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas, correspondiente a: 4. Generalidades del Proceso de Contratación: Tenga en cuenta que si se van a adquirir bienes y/o servicios de característicass técnicas uniformes y de común utilización, se tendrá comoo único criterio de evaluación el precio y podrá hacer uso de las siguientes modalidades de contratación: Subasta Inversa: La subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en la Ley y/o en los respectivos pliegos de condiciones. Bolsas de Productos: La Sociedad Comisionista de Bolsa con el apoyo de la Bolsa Mercantil de Colombia - Exchange, quien es la encargada de realizar el procedimiento, realiza la gestión comercial motivando a la Entidad Estatal a participar en el Mercado de Compras Públicas. La Entidad Estatal ratifica su interés mediante la entrega a la Bolsa Mercantil de Colombia - Exchange de una carta de intención de la negociación, junto con la ficha técnica del producto y la ficha técnica de negociación. A través de estos documentos se detallan las condiciones de la operación y se establecen las características de los productos que serán adquiridos. Posteriormente, mediante un proceso plural y competitivo, la Bolsa realiza la rueda de selección de la Sociedades Comisionistas Miembros de Bolsa (SCB), que actuará por cuenta de la Entidad Estatal en la celebración de la operación de compra, teniendo como criterios de selección las ofertas de comisión presentadas por las SCB. En el momento de la negociación, y con conocimiento de los requerimientos establecidos por la Entidad Estatal, las SCB que actúan por cuenta de los Proveedores, hacen sus ofertas por precio o cantidad hastaa que se selecciona el mejor postor. Una vez celebrada la operación, las SCB constituyenn las garantías de volatilidad de precios y, posteriormente, se realizan las

4 Página 4 de 11 entregas de producto y el pago del mismo de acuerdo con las condiciones pactadas. 1 Acuerdo Marco de Precios: El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo. Colombia Compra Eficiente le compete el diseño, organización y celebración de los Acuerdos Marco de Precios. 2 Selección Abreviada de menor Cuantía: 1. Publicación del aviso de convocatoria pública y proyecto de pliego de condiciones por un término mínimo de cinco (5) días hábiles, acompañado de los estudios y documentos previos respectivos, con el fin de que los interesados presenten observaciones, si hay lugar a ello. 2. Transcurrido el término anterior se publica en el SECOP el acto administrativo de apertura, pliego definitivo, resolución por medio de la cual se conforma el comité asesor y evaluador y respuestas a las observaciones (en caso de haberse recibido). 3. Desde la publicación del proyecto de pliegos, toda la documentación publicada es susceptible de observaciones por parte de los interesados, las cuales, en el evento de modificar algún aspecto del pliego definitivo, se convierte en adenda. Una vez realizada la apertura del proceso y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, los interesados en participa deben presentar la manifestación de interés en participar en el respectivo proceso; con el fin de conformar la lista de posibles oferentes. La manifestación de interés en participar es requisito habilitante paraa la presentación de la respectiva oferta. Si se reciben más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. Se deberá establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará. 1 ption=com_content&view=article&id=105&itemid=65 2 Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios. G-EAMP-01

5 Página 5 de 11 En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará desierto el proceso. 4. El plazo para la presentación de las ofertas comienza una vez conformadaa la lista y hasta la fecha de cierre plasmada en los pliegos. 5. Una vez vencido el término para presentar ofertas se procede con la evaluación de las mismas, en la que se verifican los requisitos habilitantes técnicos, jurídicos y financieros y se publica el informe de evaluación. 6. Del informe contentivo de las evaluaciones realizadas, se da traslado por tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente a la publicación en el SECOP, para que sobre los mismos, los interesados se pronuncien acerca de los aspectos que consideren pertinentes. 7. Una vez analizadas las observaciones si se recibieron, el comité asesor y evaluador dará respuesta a las mismas, la cuales serán publicadas en el SECOP. 8. Una vez adjudicado el proceso, se elabora la Resolución de Adjudicación, la cual es publicada en SECOP. 9. Surtido lo anterior se elabora la minuta del contrato y se procede con los trámites de perfeccionamiento, ejecución, legalización y remisión de la documentación al supervisor a efectos de dar inicio al compromiso contractual. Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios. 5. Descripción de Actividades. No. 1. ACTIVIDAD RESPONSABLE Identifica la necesidadd del bien o servicio a adquirir de acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual de Adquisiciones. Se requiere hacer un estudio del sector juicioso Dependencia solicitante y diligente, para determinar el valor estimado del bien o el servicio a contratar; de conformidad con los manuales establecidos por Colombia Compra Eficiente REGISTRO

6 Página 6 de Determina si el bien o servicio a adquirir se Dependencia solicitante encuentra incluido en el PAA. Elabora estudios previos para la realización de Estudios previos para la solicitud. contratación Personal asignado convocatoria pública Los estudios previos se elaboran diligenciando dependencia solicitante de procesos que el Formato Estudios Previos para Selección superan el 10% de la Abreviada de Menor Cuantía. menor cuantía 4. Solicita la expedición del CDP (De acuerdo al Responsable estudio de mercado realizado previamente) dependencia solicitante Solicitud de expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el formato aprobado para tal fin Director / Jefe o Realiza la solicitud de contratación al Grupo de Coordinador (a) del Área Solicitud Gestión Contractual. Contratación. solicitante. Recibe la solicitud de contratación con todos los Secretaria Grupo Gestión documentos requeridos, e incluye lista de Lista de Chequeo Contractual. chequeo de documentos. de Asigna al abogado responsable para que revise los documentos y determine el cumplimiento de Coordinador de Grupo los requisitos jurídicos y que los documentos Gestión Contractual estén completos para iniciar el proceso. Revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren los documentos requeridos: Se verifica contra la Documento y/o correo lista de chequeo. Profesional asignado del electrónico de En caso de que la carpeta no incluya todos los GGC. documentos requeridos y se requieran ajustes a observaciones dirigido al área solicitante. los estudios y documentos previos se devuelve al área solicitante, ir a actividad 3.

7 Página 7 de Si el presupuesto oficial supera los 1000 SMLMV es necesario presentar el tema en el Responsable Comité Asesor de Contratación para recibir la dependencia solicitante, aprobación de iniciar el proceso de selección. Coordinador (a) del Acta de Comité Si el Comité tiene observaciones, devuélvase a G.G.C y Profesional la actividad 3. asignado del GGC. Si el Comité no tiene observaciones, continúe con la actividad 10. Si está completa la carpeta con todos los Proyecto de Pliego de documentos y los estudios previos no requieren Condiciones y ajustes, se procede a la elaboración del proyecto Profesional asignado del Resolución por medio pliego de condiciones, el cronograma del G.G.C. de la cual se conforma proceso y la Resolución por medio de la cual se el Comité Evaluador. conforma el Comité Evaluador. Revisado lo anterior se procede a la aprobación Coordinador Grupo Publicación del por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Gestión Contractual. Proyecto de Pliego de Contractual. Si se deben realizar ajustes se Profesional asignado del Condiciones en el devuelve al abogado responsable. G.G.C. SECOP. Se reciben observaciones al proyecto de pliego de condiciones por parte de los interesados en participar. Traslado de las observaciones y/o preguntas al Correo electrónico y Profesional asignado comité evaluador para su análisis. Documento de GGC / Coordinador GGC. Respuesta a las observaciones presentadas y respuestas. Dependencia solicitante. decisión de la pertinencia de incluirlas o no el pliego de condiciones definitivo, si aplica. Publicación en el SECOP del documento de respuestas a las observaciones presentadas. Modificación al proyecto de pliego de condiciones pasa a ser pliego de condiciones Profesional asignado definitivo, si hay lugar a ello, en razón a las GGC y Responsable observaciones recibidas por parte de los dependencia solicitante. interesados en participa en el proceso. Elaborar pliego de condiciones definitivo y acto Profesional asignado administrativo de apertura. G.G.C. Pliego de condiciones definitivo. Pliego de Condiciones y Resolución de Apertura.

8 Página 8 de Revisión del pliego de condiciones definitivo y Coordinador (a) Grupo Resolución de acto administrativo de apertura, se procede a la Gestión Contractual. Apertura. aprobación por parte del (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestión Contractual, y Subdirector Profesional asignado del Administrativo y Financiero, mediante vistos G.G.C. buenos y firma del Ordenador del Gasto de la Subdirector Resolución de Apertura. Si se deben realizar Administrativo, ajustes se devuelve al profesional asignado del G.G.C. Ordenador del Gasto. Conformación de la Lista de posibles oferentes, Profesional asignado la cual se elabora con las manifestaciones de del G.G.C. interés recibidas y de conformidad con los requisitos solicitados. Si se recibe más de diez (10) manifestaciones de interés se podrá continuar con el proceso o hacer un sorteo en audiencia pública para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. Se deberá establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la Profesional asignado del Acta de Audiencia cual se hará. G.G.C./ Coordinador Publicación en el del G.G.C SECOP. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo. Recibir y analizar las observaciones y/o Grupo Gestión Correo electrónico y preguntas por los interesados en el término Contractual/ Documento de establecido en el pliego de condiciones. Responsable respuestas. dependencia solicitante. Trasladar las observaciones y/o preguntas al Comité Evaluador. Adenda. comité evaluador para su análisis, respuesta y decisión de la pertinencia de modificar el pliego de condiciones definitivo. Elaborar formulario de respuestas con el comité evaluador. Proyectar adenda(s), si aplican.

9 Página 9 de Suscripción de la Adenda si aplica por parte del Coordinador Ordenador del Gasto, previa revisión del Contratos/ de Adenda. Subdirector Coordinador del Grupo Gestión Contractual, Administrativo y Subdirector Administrativo y Financiero/ Financiero/ Ordenador Ordenador del Gasto. del Gasto / Recibir ofertas. Elaborar acta de cierre del Grupo Gestión Acta de cierre. proceso. Contractual Memorando remisión Elaborar memorando remitiendo ofertas a propuestas. Comité Evaluador. Publicación en el SECOP. Realizar la verificación y evaluación de la (s) Comité Evaluador Correo electrónico. oferta (s) de requisitos habilitantes de carácter técnico, jurídico y financiero y la calificación de las propuestas y determinar si es procedente solicitar aclaraciones al o los oferente(s). Recibir documentos subsanables y dar traslado Grupo Gestión Informe y Publicación de los mismos a los miembros del Comité Contractual/ en el SECOP. Evaluador. Consolidar informe y publicar en el SECOP. (Traslado otorgado por ley a los Responsable proponentes). dependencia solicitante. Presentar en Comité Asesor de contratación el Coordinador Grupo Acta del Comité informe de evaluación y la recomendación Gestión Contractual/ Asesor de proferida por el Comité Evaluador. Si aplica. Abogado asignado Contratación. G.G.C. y Responsable dependencia solicitante/comité Evaluador/ Realizar la minuta del contrato. Revisión de la minuta del contrato por parte del Coordinador Coordinador del Grupo de Gestión Contractual/ Gestión Grupo Contractual/ Subdirector Administrativo y Financiero y Subdirector Ordenador del Gasto. Administrativo/ Ordenador del Gasto. Firma del contrato por parte del contratista. Profesional asignado del G.G.C. Proveedor, Contratista o Contrato Representante Legal del Proveedor o Contratista

10 Página 10 de Realiza la numeración y/o asignación de fecha al Secretaria Grupo de Contrato con número y contrato. Gestión Contractual fecha. Los contratos se enumeran de manera secuencial ascendentee independiente de su modalidad y por períodos anuales, lo incluye en Solicita el Registro Presupuestal. Secretaria Grupo de Registro Presupuestal. Gestión Contractual Solicita al contratista las garantías respectivas. Profesional asignado del G.G.C. El tipo y cubrimiento de las garantías depende de la naturaleza del proceso y su complejidad. Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s) Profesional asignado del Acta de aprobación de solicitadas. G.G.C. / Garantía. Coordinador G.G.C. Revisa la garantía recibida a fin de verificar que la información allí contenida se ajuste a lo solicitado en el contrato. Comunica al contratista la aprobación de la Profesional asignado del Comunicación garantía. G.G.C. / Coordinador G.G.C. Comunica al supervisor la designación para Profesional asignado del Memorando. ejercer supervisión o Interventoria al contrato. G.G.C. / Coordinador G.G.C. 33. FIN 6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control) Actividad 6. Se revisa que la solicitud de contratación contenga los documentos establecidos en la lista de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestión Contractual. Actividad 8. Se revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren los documentos requeridos según la lista de chequeo.

11 Página 11 de 11 Actividad 11. Se revisa documento del proyecto de pliego de condiciones del proceso de selección abreviada de menor cuantía con base en los estudios y documentos previos y en la normativa que regula la Contratación de la Administración Pública. Actividad 15. Se revisa el documento de pliego de condiciones definitivo del proceso de selección abreviada de menor cuantía, teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto de pliego de condiciones y si éstas dieron lugar a ser incluidas en el mismo, e igualmente se debe revisar la resolución de apertura del proceso, verificando la información contenida en los estudios y documentos previos y el pliego definitivo del proceso. Actividad 19. Se revisa el documento de adenda que dará lugar a la modificación del pliego de condiciones definitivo del proceso de selección abreviada de menor cuantía; para lo cual se tendrá en cuenta el formulario de respuestas elaborado por los miembros del Comité Evaluador del proceso, a las observaciones presentadas por los posibles proponentes durante el períodoo de observaciones a los pliegos definitivos del proceso. Actividad 30. Se revisa que la garantía única del contrato, se encuentre suscrita en los términos del mismo, en particular se revisa: Información de la aseguradora que expide la garantía Datos del contratista Datos del contratante Datos del contrato Fechas de cobertura Porcentajes de la cobertura. Firmas 7. Anexos: N/A

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