PROCEDIMIENTO MINIMA CUANTIA

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1 PROCESO PÁGINA 1 DE 8 COORDINADOR (A) GRUPO GESTION 1. OBJETIVO Adquirir bienes y/o servicios que requiere la Unidad para el cumplimiento de las metas y objetivos cuyo valor no exceda del 10% de la menor cuantía de la Unidad, independientemente de su objeto. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la descripción suscita de la necesidad del bien o servicio que pretende satisfacer la Unidad y finaliza con la creación del archivo del expediente contractual físico y electrónico, ordenado de manera cronológica. 3. DEFINICIONES Contratación Mínima Cuantía: Modalidad de selección que procede para adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de La Ley 1474 no es especial de contratación sino anticorrupción. Aceptación de Oferta: Acuerdo celebrado entre la Unidad y el contratista favorecido en el proceso de selección, estableciendo los derechos y obligaciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc. 4. ACTIVIDADES INICIO PLANEACION ELABORAR INVITACIÓN COMUNICAR CONFORMACION COMITE Aplicar el procedimiento de Planeación Elaboración de la invitación pública a participar conforme a las reglas establecidas en el artículo del Decreto 1082 de 2015, y publicación en la página por un término mínimo de un (1) día hábil Comunicar que personas conformaran el comité evaluador, para la elaboración del memorando Área Funcional Financiera Profesionales designados del Área Funcional grupo Estructurador N/A Invitación publica Comunicación interna 4 ELABORAR MEMORANDO Elaborar memorando designación de comité evaluador. Memorando designación de Comité evaluador A

2 PROCESO PÁGINA 2 DE 8 COORDINADOR (A) GRUPO GESTION A CONSULTAR CORREO RECIBIR OBSERVACIONES REMITIR OBSERVACIONES Consultar periódicamente el correo de contratos, con el propósito de establecer la presentación de observaciones a la invitación pública. Recibir las observaciones a la invitación pública Remisión al comité evaluador de las observaciones presentadas a la invitación pública, Grupo de Contratos, Asesor., Correo Electrónico con Observaciones Observaciones a la invitación pública Observaciones a la invitación pública 8 ANALIZAR OBSERVACIONES Analizar las observaciones a la invitación pública, responder mediante memorando y remitir al Asesor. Comité evaluador. Memorando de remisión de respuestas 9 PUBLICAR PAGINA Publicación en la página las respuestas a las observaciones presentadas a la invitación pública Grupo de Contratos, Publicación página web PROYECTAR ADENDA PROYECTAR ADENDA PRORROGAR PLAZO Proyectar adenda, cuando hubiere lugar; publicar en la página Web ; de lo contrario continuar con la actividad Nº 12 Prorrogar el plazo de cierre del proceso de selección, cuando la entidad lo estime conveniente o cuando lo soliciten los proponentes.. Gasto. Gasto Adenda Solicitudes de proponentes y Adenda 12 PUBLICAR PRORROGA Publicar la prórroga del cierre y los demás términos del proceso. Publicación Pagina web adenda 13 RESOLVER SOLICITUDES Resolver las demás solicitudes de aclaración dentro del plazo del proceso de selección. Respuesta a observaciones B

3 PROCESO PÁGINA 3 DE 8 COORDINADOR (A) GRUPO GESTION B 14 Realizar en acto público el cierre del proceso de selección. REALIZAR ACTO PÚBLICO Acta de Cierre VERIFICAR PROPUESTAS ELABORAR Y FIRMAR ACTA Verificar el número de propuestas, se abre el sobre original y en presencia de todos los representantes de los oferentes que asisten al cierre; se determina el número de folios. Elaborar y firmar el acta de cierre del proceso de selección. Firmar lista de asistencia y demás asistentes al acto de cierre y demás asistentes al acto de cierre Acta de Cierre, propuestas foliadas Acta de Cierre Firmada Lista de asistencia ENVIAR PROPUESTA A COMITE DETERMINAR REQUISITOS DETERMINAR REQUISITOS Enviar al comité evaluador la propuesta económica con el precio más bajo para verificación de requisitos habilitantes Determinar el cumplimiento de los requisitos habilitantes con base en los criterios definidos en la invitación pública y solicitar al proponente subsanar o aclarar en caso que se requiera. En caso de que el proponente no cumpla con los requisitos habilitantes, se procede a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar con el precio más bajo y así sucesivamente acta de cierre Informe de Evaluación Informe de Evaluación 21 PUBLICAR INFORME EN LA PÁGINA Poner a disposición de los proponentes en la página web el informe de evaluación por un término de un (1) día hábil para que presenten sus observaciones. Publicación Pagina web 22 RECIBIR EVALUACIONES C Recibir las observaciones presentadas por los proponentes de los informes de evaluación y las distribuye al comité evaluador, Comité Evaluador Observaciones a informe de evaluación

4 PROCESO PÁGINA 4 DE 8 COORDINADOR (A) GRUPO GESTION C con el fin de obtener respuesta a las mismas. 23 ANALIZAR OBSERVACIONES Analizar las observaciones a los informes de evaluación, proyectar respuestas a las mismas Comité Evaluador, Respuestas a observaciones. Informe de evaluación 24 EVALUAR PRORROGA Evaluar la prórroga para la aceptación de la oferta, cuando lo consideren pertinente o se haga solicitud al respecto para la firma del Gasto., Comité evaluador, Ordenador Del Gasto, Adenda VERIFICAR CUENTA ACEPTAR OFERTA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO Realizar el proceso de verificación de la cuenta bancaria del contratista. Mediante Acto administrativo aceptar la oferta. En la aceptación de la oferta se deberá informar el supervisor del contrato. Declarar desierto el proceso de selección mediante acto administrativo cuando no se presente propuesta, ninguna se ajuste a la invitación pública o en general cuando falte voluntad de participación. Gasto, Grupo Gestión Gasto, Grupo Gestión Lista de chequeo comunicación de aceptación de oferta Resolución de declaratoria de desierta 28 PUBLICAR EN LA PÁGINA WEB Publicar en la página Acto Administrativo de aceptación de la oferta o declaratoria de desierta del proceso de selección. Grupo de Contratos, Asesor Publicación página web 29 REMITIR COPIA DE ACEPTACIÓN Remitir al Financiera, copia de la aceptación de la oferta y de los documentos de legalización para adelantar el correspondiente registró presupuestal. Registro presupuestal 30 REMITIR COPIA CONTRATISTA D Remitir al contratista por correo electrónico copia de la aceptación y el registro presupuestal, para el trámite de la póliza, Correo enviado al contratista

5 PROCESO PÁGINA 5 DE 8 COORDINADOR (A) GRUPO GESTION 31 D APROBAR POLIZA Analizar y aprobar la póliza única de garantía Gasto, Grupo Gestión, Acta de aprobación de la póliza 32 ELABORAR MEMORANDO Elaborar memorando de designación de Supervisor Memorando de designación 33 REMITIR CORREO Remitir por correo electrónico al Supervisor copia del memorando de designación de supervisión junto con la aceptación de la oferta, registro presupuestal y aprobación de la garantía. Envió de correo electrónico con memorando de designación de supervisión, contrato y sus anexos 34 PUBLICAR EN LA PÁGINA WEB Publicar en la página Web adiciones, modificaciones que se profieran en el curso de la ejecución contractual y con posterioridad a éste dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Publicación página web 35 ORGANIZAR EXPEDIENTE Organizar el expediente contractual y remitirlo a Gestión Documental (Organizar, rotular y, foliar) Expediente ENVIAR DOCUMENTACION CIERRE DEL PROCESO Enviar toda la documentación soporte de la ejecución del contrato incluyendo los informes de supervisión al grupo de Gestión Administrativa y Documental para el archivo respectivo en el expediente contractual, de manera ordenada cronológicamente y debidamente foliado, de acuerdo a las especificaciones del Archivo General de la Nación Dejar constancia del cierre del proceso, de acuerdo a lo previsto en el artículo del Decreto 1082 de En los casos que aplique. FIN 38 FIN Supervisor Administrativa y Documental. Expediente Acta de Cierre

6 PROCESO PÁGINA 6 DE 8 COORDINADOR (A) GRUPO GESTION 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Ley 80 de Ley 1150 de Ley 1474 de Decreto Ley 019 de Decreto1082 de Proceso de Gestión - Procedimiento de Tramite Presupuestal - Plan Anual de Adquisiciones - Manual de Contratación y Supervisión - Lineamientos y Manuales de Colombia Compra Eficiente ANEXOS Anexo 1 Control de s Versión Ítem del Versión 2 Ítem 1 Versión 2 Versión 2 Versión 2 Adición de actividad entre los Ítem 3 y 4 Adición de actividad entre los Ítem 16 y 17 Adición de actividad entre los Ítem 28 y 29 Cambio realizado Se elimina de la actividad recomendado por el comité y se adiciona: Cuyo contenido debe corresponder al artículo 84 del Decreto 1510 de 2013 Se adiciona la actividad: Comunicar que personas conformaran el comité evaluador, para la elaboración del memorando Se adiciona a la actividad firma lista de asistencia Se adiciona la siguiente actividad Analizar y aprobar la póliza única de garantía. Versión 2 Ítem 31 Se elimina la actividad ítem 31 Motivo del se encuentran exentos del acto administrativo, los contratos y convenios que se suscriban en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política, artículo 95 y 96 de la Ley 489 de 1998 y Convenios de Cooperación Internacional Fecha del

7 PROCESO PÁGINA 7 DE 8 COORDINADOR (A) GRUPO GESTION Versión Ítem del Versión 2 Ítem 31 Versión 2 Adición de actividad entre los Ítem 31 y 32 Versión 2 Ítem 1 Versión 2 Ítem 2 Versión 3 Ítem 31 Versión 3 Versión 3 Versión 3 Adición actividad luego del Ítems 30 Corrección de numeración actividades Numeral 5 Documentos de referencia Cambio realizado Se eliminan las actividades del ítem 33 al 49 Se adiciona la actividad: Enviar toda la documentación soporte de la ejecución del contrato incluyendo los informes de supervisión al grupo de Gestión Administrativa y Documental para el archivo respectivo en el expediente contractual, de manera ordenada cronológicamente y debidamente foliado, de acuerdo a las especificaciones del Archivo General de la Nación Y se adiciona la actividad: Dejar constancia del cierre del proceso, de acuerdo a lo previsto en el artículo 37 del Decreto 1510 de Se elimina la actividad 1 y se inicia procedimiento de la modalidad indicado que previamente se debe realizar el procedimiento de planeación contractual Se eliminan la actividad del ítem 2 Se adiciona actividad Remitir por correo electrónico al Supervisor copia del memorando de designación de supervisión junto con la aceptación de la oferta, registro presupuestal y aprobación de la garantía. Se adiciona una actividad más Organizar el expediente contractual y remitirlo a Gestión Documental (Organizar, rotular y foliar) Se corrige la numeración de las actividades del ítem 29 al ítem 49 Se unifica la documentación con relación a las demás modalidades de contratación: de la siguiente manera: Motivo del Requisito para iniciar el procesos de contratación El Decreto 1510 de 2013 y la resolución de No.118 del 28 de febrero de 2013 Reglamento de funcionamiento de comité de Contratación no establece someter a presentación del comité de contratación las evaluaciones Es responsabilidad de entregar a Gestión Documental los expedientes contractuales debidamente Organizados, rotulados y foliados Error de Numeración de actividades Unificación de documentación de referencia con respecto a las demás modalidades de contratación Fecha del

8 PROCESO PÁGINA 8 DE 8 COORDINADOR (A) GRUPO GESTION Versión Ítem del Cambio realizado Motivo del Fecha del - Ley 80 de Ley 1150 de Ley 1474 de Ley 489 de Decreto 777 de Decreto 1403 de Decreto Ley 019 de Decreto1510 del 17 de julio de Proceso de Gestión - Procedimiento de Tramite Presupuestal - Plan Anual de Adquisiciones - Manual de Contratación y Supervisión - Lineamientos y Manuales de Colombia Compra Eficiente Versión 4 Ítem 2 Versión 4 Ítem 37 Versión 4 Numeral 5 Documentos de referencia Se cambia el número del artículo que aplica para la actividad Se cambia el número del artículo que aplica para la actividad Se modifica el decreto 1510 de 2013 por el decreto 1082 de 2015 Actualización Norma. Decreto 1082 de 2015 Actualización Norma. Decreto 1082 de 2015 Actualización Norma. Decreto 1082 de /07/ /07/ /07/2015

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