SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA POR SUBASTA INVERSA PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA, TECNOLOGICA Y FINANCIERA SUBPROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

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1 SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA POR SUBASTA INVERSA PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA, TECNOLOGICA Y FINANCIERA SUBPROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Versión:4.0 Fecha: Código:CT-P OBJETIVO: Seleccionar la oferta más favorable para la Entidad contratante, llámese MINISTERIO yo FONVIVIENDA, para la adquisición de bienes, obras o servicios, cuando la cuantía de la contratación no supera la menor cuantía establecida para la Entidad contratante y en el evento en que se haya declarado desierto previamente un proceso de licitación pública. 2. ALCANCE: Inicia con la recepción de solicitud de iniciar un proceso de selección y termina con la entrega del expediente al archivo de gestión. 3. PARTICIPAN: Dependencia solicitante Proponentes Posibles proponentes Ordenador del Gasto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Comité Asesor del Proceso de Contratación Comité Evaluador 4. DEFINICIONES: Acta de cierre: Es el documento en que constan las propuestas presentadas, con las cuales se adelantará el proceso de selección y en el cual se expresan algunos de los datos más relevantes de las mismas. Acto administrativo de adjudicación: Resolución mediante la cual el Ministerio yo Fonvivienda confirma el proponente al que se le adjudicará el contrato. Acto administrativo de apertura: Es la resolución mediante la cual se ordena la apertura del proceso por parte del ordenador del gasto. Adenda: Modificación realizada a los pliegos de condiciones definitivos como consecuencia de las observaciones presentadas por los interesados en un proceso de selección. Bienes de características técnicas y uniformes: Corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento expedido por el responsable de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

2 Contratista: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó y con quien se celebró un contrato, previa escogencia objetiva a través del proceso de selección. Contrato: Acuerdo celebrado entre el MINISTERIO yo FONVIVIENDA y el proponente favorecido con la adjudicación de la Selección abreviada de menor cuantía, estableciendo los derechos y obligaciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc. Garantías: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley para amparar los contratos. Informe de evaluación: Documento en el cual el Comité Evaluador presenta la evaluación concluida y consolidada de las propuestas presentadas. Sobre este documento, los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen necesarias Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas ( Asignado: Funcionario de planta o contratista del grupo de, a quien se le delegan las tareas de elaboración y seguimiento. Registro Presupuestal de compromiso: Documento que expide la Subdirección de finanzas y presupuesto mediante el cual consta que se cuenta con el recurso para pagar el valor del contrato producto del proceso de selección Requerimiento: Dentro del proceso de contratación, un requerimiento se entiende como el documento mediante el cual la entidad le exige al proponente aclaración sobre: la propuesta presentada yo los documentos que certifican su capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera; para poder realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de propuestas. La exigencia de información adicional a través de requerimiento NO admite de manera alguna la posibilidad de que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva. Selección Abreviada de Menor Cuantía por subasta inversa: Modalidad de selección objetiva de bienes, obras y servicios cuyo presupuesto oficial se encuentre enmarcado en la menor cuantía establecida para el MINISTERIO yo FONVIVIENDA para la vigencia fiscal en la que se da apertura el proceso de selección. 5. GLOSARIO: FONVIVIENDA: Fondo Nacional de Vivienda MIPYMES: Medianas y pequeñas empresas 6. NORMATIVA: Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Ley 1474 de 2011 Decretos reglamentarios Manual de Contratación del Ministerio. 7. RIESGOS: Pérdida de expedientes contractuales y de documentos que forman parte de los mismos Que no se cumpla con el objeto y obligaciones de un contrato Ver mapa de riesgos Página 2 de 10

3 8. MEDIDAS DE : Adecuado archivo de expedientes según las directrices establecidas por el Archivo General de la Nación y por el Coordinador del Correcta supervisión de contratos 9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Toda carpeta de contrato deberá contener los documentos requeridos para iniciar un proceso de contratación, relacionados en el formato CT-F-13-Lista de chequeo solicitudes contractuales. La adquisición de Bienes y servicios de características técnicas uniformes, se llevarán a cabo mediante el procedimiento de subasta inversa, conforme lo establecido en el pliego de condiciones. En razón al principio de transparencia, se deberán publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP los documentos que establece el artículo del Decreto 1082 de El contenido del expediente contractual incluye todos los soportes físicos de los documentos generados, desde la elaboración del estudio previo hasta la liquidación del contrato. La oferta económica se presenta en sobre cerrado separado de la propuesta técnica. La propuesta económica solo se conoce al momento de llevar a cabo la audiencia de subasta inversa. Se puede llevar a cabo la subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados y que cumplan con la ficha técnica, conforme lo establecido en el estudio previo y en el pliego de condiciones. Si se presenta un único oferente, cumple con la ficha técnica y está habilitado, el Ministerio puede adjudicarle el contrato si el valor ofertado es igual o inferior al presupuesto oficial estimado y no habrá lugar a la subasta inversa. Las funciones y conformación del Comité de Contratación se encuentran establecidas en el Manual de Contratación del Ministerio y en la resolución que se expida para cada proceso de selección. Si durante el término previsto y con las condiciones exigidas se reciben por lo menos 3 solicitudes de Mipymes nacionales para limitar la convocatoria, la entidad así lo debe expresar en la resolución de la apertura del proceso. Dichas manifestaciones pueden hacerse llegar al Ministerio en medio físico o por correo electrónico (contratosmvct@minvivienda.gov.co). El plazo para realizar la evaluación de las ofertas será de tres (3) días, salvo lo establecido en el cronograma de cada proceso en particular. 10. CONTENIDO: 1 2 Recibe de parte de la dependencia interesada la solicitud de adelantar un proceso de selección y la pasa al Coordinador. Secretaria Recibe y asigna los Coordinador memorando de solicitud Asignación en el El Coordinador del, en el mismo Página 3 de 10

4 documentos para adelantar el proceso a uno de los profesionales del Grupo de. Revisa los documentos soporte y determina: memorando de solicitud memorando de solicitud, escribe el nombre del profesional que se encargará de adelantar el trámite correspondiente a Si está conforme inicia las gestiones para adelantar el proceso, va a la actividad No. 4 3.b Si no está conforme, devuelve la documentación con memorando para que la dependencia solicitante realice los ajustes correspondientes. Va a la actividad No. 1 Elabora el proyecto de pliego de condiciones y el aviso de convocatoria Recibe las manifestaciones de interés de limitar la convocatoria a Mipyme con los documentos soportes exigidos en el artículo y siguientes del Decreto 1082 de 2015 Recibe las observaciones al proyecto de pliego de asignado asignado Grupo de asignado CT-F-19 Estudio Previo Correo Electrónico Correo Electrónico El estudio previo debe estar elaborado en el formato CT-F-19 vigente para el momento de solicitud del contrato. Para determinar si los documentos se encuentran conformes con la modalidad de selección descrita en el presente documento, se verificarán las políticas de operación del presente procedimiento. Cuando los documentos (proyecto de pliegos y aviso de convocatoria) estén elaborados se realiza la publicación correspondiente en el SECOP, junto los estudios previos, cuyo tiempo se ajusta al cronograma de actividades del proceso. En el proyecto de pliego de condiciones se manifiesta si hay lugar o no a convocatoria a Mipymes Esta actividad es opcional, solamente si aplica conforme con lo establecido en el artículo del Decreto 1082 de De lo contrario se adelanta el proceso de selección con las propuestas que se presenten, salvo lo establecido en el pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de las observaciones planteadas por los posibles proponentes se hará de manera motivada. Página 4 de 10

5 condiciones, remite a la dependencia solicitante las que corresponden a temas técnicos, las que corresponden a temas financieros serán enviadas a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto y las que corresponden a temas jurídicos serán evaluados por el profesional asignado del, elabora el consolidado de preguntas y respuestas y lo publica en SECOP. El abogado encargado del proceso da lectura al consolidado de preguntas y respuestas a las observaciones realizadas al proyecto de pliego de condiciones. 7 Cita a Comité de Contratación Coordinador Correo electrónico Acta El profesional encargado publica en SECOP el consolidado de preguntas y respuestas y el acta del comité. 8 Elabora el pliego de condiciones definitivo y proyecta el acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección Resolución de apertura 9 Recibe, revisa y firma Ordenador del Resolución de El Comité de Contratación evalúa el estudio previo, aprueba el pliego de condiciones definitivo y recomienda al ordenador del gasto la apertura del proceso de selección. Si antes de la publicación del pliego de condiciones definitivo se presentan mínimo tres (3) manifestaciones de interés solicitando limitar la convocatoria a Mipymes, con el cumplimiento de los requisitos exigidos se limita la convocatoria a Mipymes Entrega el acto de apertura para visto bueno del Coordinador del Grupo La resolución es entregada directamente por el ordenador Página 5 de 10

6 la Resolución que ordena la apertura del proceso de selección, enviada por el Grupo de. 10 Numera la resolución Publica el Acto Administrativo de Apertura del proceso, junto con los Pliegos de Condiciones Definitivos y el estudio previo si tuvo alguna modificación. Recibe las observaciones al pliego de condiciones, remite a la dependencia solicitante las que corresponden a temas técnicos, las que corresponden a temas financieros serán enviadas a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto y las que corresponden a temas jurídicos serán evaluados por el profesional asignado del. Elabora el consolidado de preguntas y respuestas y lo publica en SECOP. Elabora acta de Cierre del proceso de Gasto apertura del gasto al. Secretaría General asignado Libro radicador SECOP Correo Electrónico SECOP CT-F-02 Acta de cierre Se publica en el SECOP en la fecha establecida en el cronograma del proceso. La aceptación o rechazo de las observaciones planteadas por los posibles proponentes se hará de manera motivada. En el pliego de condiciones se estipula un plazo para la expedición de adendas, como consecuencia de las observaciones presentadas por los posibles oferentes o de oficio por el Ministerio. En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma estableciendo los cambios que ello implique. El término hasta el cual se pueden presentar propuestas se Página 6 de 10

7 selección. de proceso debe señalar en los pliegos de condiciones, indicando el día, la hora y el lugar. Al terminar la reunión de cierre del proceso, se entregan las copias de las ofertas a los evaluadores técnico y financiero. Las ofertas presentadas deben ser evaluadas de manera objetiva aplicando las reglas contenidas en los pliegos de condiciones y no se rechazará una propuesta por ausencia de requisitos o falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones de conformidad con el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de Evalúa las propuestas Comité Evaluador Informe de Evaluación El Comité informará a los proponentes cuando deban subsanar la ausencia de algún requisito habilitante, a lo cual deberán proceder dentro del término fijado en el pliego o lo dispuesto en la comunicación remitida para subsanar. La ausencia de estos requisitos no servirá de título para rechazar la oferta, en virtud de su carácter subsanable. Se rechazará la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud no responda al requerimiento que haga la entidad para subsanar. 16 Recibe el informe de evaluación del Comité Informes técnico y financiero Del resultado de la evaluación de los criterios habilitantes y calificables el comité evaluador elaborará un informe de en el cual se indiquen cuáles son los oferentes habilitados Del resultado de la evaluación de los criterios habilitantes y calificables el Comité elaborará Página 7 de 10

8 Evaluador (en la parte técnica y financiera) un informe en el cual se indiquen cuáles son los oferentes habilitados Recibe observaciones al informe de evaluación Revisa y resuelve observaciones al informe de evaluación, remite respuestas al grupo de contratos Realiza la subasta inversa conforme a lo establecido en el pliego de condiciones Elabora Resolución de adjudicación asignado Comité evaluador parte técnica y financiera asignado Correo Electrónico Publicación del informe en el SECOP, para que dentro del término previsto en el cronograma del proceso, los oferentes presenten sus observaciones. -Los oferentes no podrán adicionar, completar o mejorar sus propuestas Recibir las observaciones a los informes de evaluación y, remitir al Comité Evaluador para que proyecte la respuesta. Debe revisarse si las observaciones proceden o no y si varia el orden de elegibilidad ya publicado. A esta subasta asisten los proponentes declarados hábiles para participar ª Si se adjudica pasa a la actividad 22 20b Si no se logra adjudicar pasa a la actividad 21 Proyecta resolución de Declaratoria de desierta de la selección abreviada de menor cuantía. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo explicando las razones de la decisión. En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan Página 8 de 10

9 sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. 22 Firma el acto de adjudicación 23 Numera la Resolución 24 Publica la Resolución de adjudicación 25 Elabora el contrato Numera y fecha la plantilla de contrato y la entrega en la Subdirección de finanzas y presupuesto para expedición de registro presupuestal de compromiso Recibe las garantías, las revisa y si están conforme a lo establecido en el contrato elabora el acta de aprobación de garantía 28 Aprueba la garantía Registra contratos en el Portal Único de Contratación -.( o Comunicación legalización supervisor de al Ordenador del Gasto Secretaría General Grupo de Secretaria Coordinador asignado Grupo de Coordinador Resolución Resolución Resolución contrato contrato Registro Presupuestal de compromiso CT-F-01 Acta de aprobación de póliza CT-F-01 Acta de aprobación de pólizas Registro de contratos en el SECOP CT-F-21 - Comunicación de legalización Se publica la Resolución de declaratoria desierta en el SECOP Publica en el SECOP la resolución de adjudicación Cita al adjudicatario para que se acerque a firmar la minuta de contrato. Posterior a la expedición del registro presupuestal de compromiso, se entrega copia del contrato al contratista para que solicite la expedición de las garantías pactadas y las entrega al contratos Entrega acta de aprobación al Coordinador del Registrar en el SECOP, dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato. Comunicar al supervisor del contrato, la legalización del mismo. Página 9 de 10

10 31 32 Registra los contratos en la base de datos del grupo Folia los documentos de la carpeta contractual y diligenciar la hoja de inventario documental Secretaria asignado Grupo de FIN CT-F-16 - Base de Datos Información CT-F-08 - Hoja de Inventario Documental y Convenios Registrar los contratos celebrados por la Entidad en la base de datos de información de contratos Entrega los documentos al archivo para el respectivo archivo de gestión. 11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS Ver Listado Maestro de Documentos Internos Ver tabla de retención documental Ver Normograma 12. DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DEL DOCUMENTO QUE MODIFICA VERSIÓN ACTUAL DEL DOCUMENTO MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN Actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las directrices de Presidencia de la República y el Manual de Identidad Visual de entidades del gobierno Actualización normativa de acuerdo al decreto 1082 de 2015 Actualiza definiciones, políticas de operación y complementa actividades 13. FLUJOGRAMA (OPCIONAL) No aplica Elaboró: Ivette Páez Ramírez Revisó: Javier Salinas Vargas Aprobó: José Vicente Casanova Roa Cargo: Coordinador Cargo: Subdirector de Especializado Servicios Administrativos Firma: Firma: Firma: Fecha: Fecha: Fecha: Página 10 de 10