PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA

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1 Página: 1 de 26 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en la intranet Sistema Integrado de Gestión 1. Objetivo del procedimiento Definir las condiciones y especificaciones para la selección del proveedor y la futura contratación, denominado pliego de condiciones, así como adelantar los pasos necesarios para la recepción de ofertas y verificación de los criterios de evaluación de las propuestas presentadas por cada uno de los proponentes con el fin de hacer la escogencia de la mejor propuesta, en el marco del ofrecimiento más favorable a la entidad. 2. Glosario a. SELECCIÓN ABREVIADA: De conformidad con el artículo de la Ley 1150 de La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

2 Página: 2 de 26 b. PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento que contiene las reglas, requisitos y condiciones que disciplinan el procedimiento De selección del proveedor y delimita el contenido y alcance del futuro contrato. El pliego es de obligatorio cumplimiento para la administración y el proveedor, no sólo en la etapa de selección del proveedor, sino también en la ejecución y en la fase final del contrato. El pliego forma parte esencial del contrato; es fuente de derechos y obligaciones de las partes y elemento fundamental para su Interpretación e integración, pues contiene la voluntad de la administración a la que se someten los proponentes durante la convocatoria y la vigencia del contrato. c. VERIFICACION DE DOCUMENTOS HABILITANTES: Proceso de revisión de los documentos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con la experiencia, financiera y técnica requerida por la entidad. Estos aspectos y documentos permiten establecer la habilitación de los proponentes de acuerdo con los requisitos legales y los establecidos en el pliego de condiciones. No otorga puntaje es HABILITANTE/NO HABILITANTE. d. EVALUACIÒN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE PROPUESTAS: Proceso de revisión de los requisitos habilitantes en cuanto a las condiciones de experiencia y organización de los proponentes que permite determinar el cumplimiento de las propuestas de acuerdo con los requisitos mínimos establecidos en los pliegos de condiciones y la selección del ofrecimiento más favorable mediante la aplicación de: la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o la ponderación de elementos de calidad y precio que represente la mejor relación de costo beneficio para la entidad. e. ADJUDICACIÓN DE LA SELECCIÓN ABREVIADA: Acto administrativo mediante el cual el ordenador del gasto determina de manera motivada, con base en el informe de evaluación y en el pliego de condiciones, cual es la propuesta más favorable a los intereses de la entidad, y por ende la seleccionada para ejecutar el contrato objeto de la Selección Abreviada. La adjudicación una vez producida genera derechos patrimoniales y por tal razón es irrevocable. f. ADJUDICACIÓN EN AUDIENCIA PÚBLICA: Aunque de manera general y de acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 15 del Decreto 2474 de 2008, la obligatoriedad de la audiencia de adjudicación solo se predica para las licitaciones públicas, se hace necesario para el proceso de Selección Abreviada, igualmente establecer este requisito. El propósito de esta audiencia es presentar las respuestas a las observaciones formuladas por los proponentes durante el traslado del

3 Página: 3 de 26 informe de evaluación y escuchar los pronunciamientos que sobre las mismas efectúen los proponentes en la audiencia. En ningún caso la audiencia servirá para revivir el término de traslado del informe y en tal virtud no se podrán presentar observaciones diferentes a las ya formuladas. g. ADJUDICACIÓN PARCIAL: Cuando se divide o se distribuye la adjudicación entre varios proponentes elegibles. Se puede efectuar de manera parcial siempre que así lo permita el pliego de condiciones. El factor determinante para la adjudicación parcial es la naturaleza del objeto, que éste sea susceptible de división y que cuando ello ocurra el pliego haya previsto esa posibilidad. h. DECLARATORIA DE DESIERTA: Se produce cuando no se puede seleccionar una propuesta favorable a los intereses de la entidad Ocurre por motivos o causas que impidan la selección objetiva, como cuando no se presenta ninguna propuesta, o ninguna oferta se ajuste al pliego de condiciones. Cuando se prevea la adjudicación parcial, podrá declararse desierta la selección abreviada en alguno de sus grupos o elementos para los cuales se permita la separación del todo que integra el objeto de la selección abreviada. 3. Condiciones generales El procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía hace parte de la selección de contratistas y debe adelantarse para todos los casos, salvo las excepciones previstas en la Ley (numerales 2, 3 y 4, Art. 2, L. 1150/07), o por la aplicación de los regímenes exceptivos de la Ley 80 de En el pliego de condiciones se debe incluir como mínimo la siguiente información: (Artículo 6 Decreto 2474 de 2008): a. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso. b. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos,, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato. c. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso. d. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo. e. La información a que se refiere el numeral 1 del presente artículo, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva. f. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

4 Página: 4 de 26 Para las operaciones que refieran publicación a página Web, ésta será la que designe la Ley en su momento para realizar la publicidad sobre medios electrónicos. Para cualquier tipo de publicación en web se requiere del visto bueno del Subdirector (a) de Contratación. Son referencia jurídica del procedimiento la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decretos reglamentarios del Estatuto de Contratación Estatal, y demás normas que la modifiquen, Normas civiles y comerciales y otras normas aplicables a la materia específica, Manual de Contratación, Decreto Distrital 607 de 2007, Decreto 2025 de 2009, Decreto 3576 de Relación con otros y procesos Proveedor seleccionado Solicitud de Contratación Solicitud de Contratación y Documentos SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA Perfeccionamiento y Legalización Minuta del Contrato

5 Página: 5 de Diagrama de flujo del procedimiento

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18 Página: 18 de Aclaración de las actividades De acuerdo con el parágrafo 2 del Artículo 2 del Decreto 3576 de 2009 que modifico el Decreto 2025 de 2009, En caso de declararse desierto el Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. (Inicia en la Actividad N 12) 7. Posibles productos o servicios no conformes ACTIVIDAD 2. Revisar y dar visto al proyecto de pliego de condiciones y aviso de convocatoria. PRODUCTO O SERVICIO Proyecto de pliego de condiciones y aviso de convocatoria pública CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO El proyecto de pliegos de condiciones y el aviso de convocatoria pública deben guardar coherencia con los Estudios Previos El proyecto de pliego de condiciones y el aviso de convocatoria pública deben tener al menos los componentes que señala la ley La información que contengan el proyecto de pliego de condiciones y el aviso de convocatoria pública debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. Revisión del proyecto de Pliegos de Condiciones y aviso de convocatoria pública comparados con el estudio previo. Revisión del proyecto de Pliegos de Condiciones y aviso de convocatoria pública comparados con los Requisitos Legales. Revisión del proyecto de Pliegos de Condiciones y Aviso de Convocatoria Pública Formato F-IM- PRO para autoevaluar y

19 Página: 19 de Verificar y firmar las respuestas a las observaciones Respuesta a Observaciones jurídicas, financieras técnicas y/o económicas Las respuestas a las observaciones deben guardar coherencia con los Estudios Previos, proyecto de pliego de condiciones y normatividad vigente Considerar la totalidad de las observaciones hechas al proyecto de pliego de condiciones Confiabilidad Observaciones correctamente clasificadas Revisión de las respuestas a las observaciones comparadas con el proyecto de pliego de condiciones y normatividad vigente. Revisión de las observaciones clasificadas con respecto al registro de llegada de observaciones por página Web, y correspondencia. Revisión de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones con respecto a la clasificación hecha de estas observaciones. La Resolución de Acto de Apertura debe ser coherente con los Pliegos de Condiciones Revisar la Resolución de Acto de apertura con respecto a los Pliegos de condiciones 16. Verificar y dar visto bueno al acto de apertura Acto de Apertura La Resolución de Acto de Apertura debe contener por lo menos los requisitos de la normatividad vigente La información consignada en la Resolución de acto de Apertura debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. Revisar la Resolución de Acto de apertura con respecto a la normatividad vigente Revisar la Resolución de Acto de apertura

20 Página: 20 de Revisar y dar visto bueno al pliego de condiciones definitivo Pliego de condiciones definitivo El pliego de condiciones debe guardar coherencia con el estudio previo. El pliego de condiciones debe tener al menos los componentes que señala la ley La información que contenga pliego de condiciones debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. Revisión del Pliego de Condiciones comparados con el estudio previo. Revisión del Pliego de Condiciones comparados con los Requisitos Legales. Revisión del Pliego de Condiciones 28. Verificar y firmar las respuestas a las observaciones. Respuesta a Observacione s jurídicas, financieras técnicas y/o económicas Las respuestas a las observaciones deben guardar coherencia con los Estudios Previos, pliego de condiciones y normatividad vigente Considerar la totalidad de las observaciones hechas al pliego de condiciones Observaciones correctamente clasificadas Revisión de las respuestas a las observaciones comparadas con el pliego de condiciones y normatividad vigente. Revisión de las observaciones clasificadas con respecto al registro de llegada de observaciones por página Web, y correspondencia. Revisión de las observaciones al pliego de condiciones con respecto a la clasificación hecha de estas observaciones.

21 Página: 21 de A. Revisar, dar visto bueno 37. Revisar, dar visto bueno y firmar acta de cierre. 41. Realizar, verificar, dar visto bueno [ ] Adenda Acta de Cierre Evaluación Preliminar del Proceso La adenda debe guardar coherencia con el pliego de condiciones y las respuestas a las observaciones hechas a éste. La adenda debe especificar detalladamente qué parte del pliego de condiciones ha modificado y la justificación de ello La información que contenga la adenda debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. El acta de cierre debe guardar coherencia con el pliego de condiciones. El acta de cierre debe especificar detalladamente los proponentes participantes en el proceso La información que contenga el acta de cierre debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. La evaluación del proceso para cada componente debe guardar coherencia con el pliego de condiciones y los criterios de verificación y calificación allí señalados. Revisión de la adenda, comparando con el pliego de condiciones y las respuestas a las observaciones hechas a éste. Revisión de la adenda, y comparando su completitud y claridad con respecto al Pliego de condiciones que se está modificando. Revisión de la adenda Revisión del acta de cierre comparada con el pliego de condiciones Revisión del acta de cierre comparada con el listado de asistentes a la diligencia. Revisión del Acta de Cierre Revisión de la Evaluación del proceso para cada componente el

22 Página: 22 de Verificar y firmar la respuesta a las observaciones a la evaluación preliminar. 50. Realizar, verificar, dar visto bueno y firmar la evaluación del proceso para cada componente. Respuesta Observacione s a la Evaluación Preliminar Evaluación Definitiva del Proceso para cada componente La evaluación del proceso para cada componente debe desarrollar cada uno de los criterios de verificación y calificación señalados en el pliego de condiciones La información que contenga la evaluación del proceso para cada componente debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. Las respuestas a las observaciones a la evaluación preliminar debe guardar coherencia con la normatividad vigente, el pliego de condiciones y los criterios de verificación y calificación allí señalados. Las respuestas a las observaciones a la evaluación preliminar debe desarrollar cada uno de los aspectos señalados por los proponentes La información que contengan las respuestas a las observaciones a la evaluación preliminar debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. La evaluación del proceso para cada componente debe guardar coherencia con el pliego de condiciones y los criterios de verificación y calificación allí señalados. La evaluación del proceso para cada componente debe desarrollar cada uno de los criterios de verificación y calificación señalados en el pliego de condiciones Revisión y Ajuste de la Evaluación del proceso para cada componente. Revisión y Ajuste de la Evaluación del proceso para cada componente Revisión de las respuestas a las observaciones a la evaluación preliminar Revisión de las respuestas a las observaciones a la evaluación preliminar Revisión de las respuestas a las observaciones a la evaluación preliminar Revisión de la Evaluación del proceso para cada componente Revisión y Ajuste de la Evaluación del proceso para cada componente.

23 Página: 23 de Revisar, dar visto bueno y firmar acta de audiencia que decide sobre el proceso. Acta Audiencia que decide sobre el proceso La información que contenga la evaluación del proceso para cada componente debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. El acta de audiencia que decide sobre el proceso debe ser coherente con la normatividad vigente El acta de audiencia que decide sobre el proceso debe contener lo expresado por los participantes en ella El acta de audiencia que decide sobre el proceso debe ser fiel a lo que se mencione por los proponentes en ella Revisión y Ajuste de la Evaluación del proceso para cada componente Revisión del acta de audiencia que decide sobre el proceso. Revisión del acta de audiencia que decide sobre el proceso. Revisión del acta de audiencia que decide sobre el proceso. 57. Verificar y dar visto bueno a la Resolución de adjudicación. 65. Verificar y dar visto bueno a la minuta. Resolución de Adjudicació n del Proceso Minuta Resolución de Adjudicación debe ser coherente con la Evaluación Definitiva y la Audiencia de Adjudicación. La Resolución de Adjudicación del Proceso debe contener todos los aspectos consagrados en la Evaluación Definitiva y la Audiencia de Adjudicación. La información consignada en la Resolución de Adjudicación debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. La minuta del contrato debe ser coherente con la resolución de adjudicación y pliego de condiciones Revisar la Resolución de Adjudicación con respecto a la Evaluación definitiva y la Audiencia de Adjudicación. Revisión de la Resolución de Adjudicación del Proceso. Revisar la Resolución de Adjudicación Revisión de la minuta del contrato.

24 Página: 24 de 26 La Minuta del contrato debe contemplar además de los requisitos que la entidad disponga, los datos del contratista seleccionado Revisión de la minuta del contrato 67. Verificar, dar visto bueno a la Resolución de declaratoria de desierta. 75. Verificar, dar visto bueno y firmar el oficio de citación para la notificación de la Resolución de Resolución de Declaratori a de Desierta del Proceso Oficio de Citación para la notificación de la Resolución de Declaratoria de Desierta del Proceso La información consignada en la minuta del contrato debe ser confiable con respecto a su contenido y forma Resolución de Desierta debe ser coherente con la Evaluación Definitiva y la Audiencia que decidió sobre el proceso. La Resolución de Desierta del Proceso debe contener todos los aspectos consagrados en la Evaluación Definitiva y la Audiencia que decidió sobre el proceso La información consignada en la Resolución de Desierta debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. Coherencia Oficio de citación debe ser coherente con la normatividad vigente, la resolución de desierta y los proponentes a quienes se debe citar Completitud El Oficio de citación debe contemplar todos los aspectos contemplados en la normatividad vigente Revisión de la minuta del contrato Revisar y modificar la Resolución de Desierta con respecto a la Evaluación definitiva y la que decidió sobre el proceso. Revisar y modificar la Resolución de Desierta con respecto a la Evaluación definitiva y la que decidió sobre el proceso Revisar y modificar la Resolución de Desierta con respecto a la Evaluación definitiva y la que decidió sobre el proceso Revisar y modificar el oficio de citación Revisar y modificar el oficio de citación

25 Página: 25 de Verificar y dar visto bueno a la Resolución que resuelve el recurso de reposición. 85.Verificar, dar visto bueno y firmar el oficio de citación para la notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición Resolución que resuelve recurso de reposición Oficio de Citación para la notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición Confiabilidad El Oficio de citación debe ser confiable con respecto a su contenido y forma Resolución que resuelve el recurso de reposición debe ser coherente con la normatividad vigente, la carta de invitación, la evaluación del proceso, la resolución de adjudicación. La Resolución que resuelve el recurso de reposición debe contemplar cada uno de los argumentos expuestos por el recurrente. La información consignada en la Resolución que resuelve el recurso debe ser confiable con respecto a su contenido y forma. Coherencia Oficio de citación debe ser coherente con la normatividad vigente, la resolución que resuelve el recurso y los proponentes a quienes se debe citar Completitud El Oficio de citación debe contemplar todos los aspectos contemplados en la normatividad vigente Confiabilidad El Oficio de citación debe ser confiable con respecto a su contenido y forma Revisar y modificar el oficio de citación Revisar y modificar la Resolución que resuelve el recurso de reposición. Revisar y modificar la Resolución que resuelve el recurso de reposición. Revisar y modificar la Resolución que resuelve el recurso de reposición. Revisar y modificar el oficio de citación

26 Página: 26 de Verificar, dar visto bueno y firmar notificación por edicto de la Resolución de declaratoria de desierta/ Resolución que resuelve el recurso de reposición. 91. Verificar, dar visto bueno y firmar desfijación [ ] Edicto Desfijación notificación por edicto La notificación por edicto debe contemplar todos los aspectos contemplados en la normatividad vigente Completitud La notificación por edicto debe contemplar todos los aspectos contemplados en la normatividad vigente Confiabilidad La notificación por edicto ser confiable con respecto a su contenido y forma Coherencia La Desfijación de la notificación por edicto debe ser coherente con la normatividad vigente Revisar y modificar La notificación por edicto Revisar y modificar La notificación por edicto ELABORO REVISO APROBO NOMBRE Oscar Matallana Raúl García Tatiana Piñeros Laverde CARGO Gestor Proceso de Adquisiciones Subdirección de Contratación Asesor Dirección de Gestión Corporativa Directora de Gestión Corporativa (Lideresa del Proceso de Adquisiciones)

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