SIMAD CLOUD. La Gestión Documental ahora en la nube, más eficiente SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

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2 La administración documental profesional es una completa herramienta documental dirigida preferiblemente a pequeñas y medianas organizaciones para ganar control sobre sus documentos, con énfasis en la recuperación de contenido rápido y la automatización de procesos de negocio. Esta herramienta colombiana almacena y busca de manera rápida, gran cantidad de información y documentos que deben ser visitados, para apoyar a las compañías y organizaciones que necesitan intercambiar y compartir información electrónica en línea. facilita los procesos de clasificación y codificación por serie documental, tipos de documento, niveles, dependencias y localización, proporciona consultas y préstamos ágiles, controlados vpor niveles de acceso para ofrecer una confidencialidad y seguridad de la información de la empresa. Características, es un sistema de gestión documental que le ayuda a gestionar, almacenar y hacer seguimiento de la correpondencia y documentos de su empresa. Además le ayuda a recuperar, localizar y compartir información de una manera eficaz, mejorando procesos internos de trabajo de manera económica y segura. Parametrizable Sin necesidad de programación, permite personalizar, administrar y planificar cuidadosamente el sistema con todas las políticas de su empresa, determinando las tipologías de documentos, las políticas de préstamo que afectarán a los tipos de documentos y a los distintos grupos de usuarios. Compatibilidad es una aplicación compatible con los sistemas operativos Windows XP, Windows 7 y Windows 8 por ello aseguramos la correcta instalación con estándares abiertos de la industria con los recursos de su empresa. Escalable Su diseño divido en módulos, tiene la habilidad para reaccionar y adaptarse sin perder calidad, conservando la configuración original sin necesidad de obtener un producto diferente. Con usted podrá ampliar su alcance, las veces que sean necesarias de forma rápida y sencilla; simplemente se adicionan los módulos requeridos.

3 Beneficios de ofrece múltiples beneficios para su empresa una digitalización de sus archivos y documentos de manera eficiente y sobre todo fácil: Reduce costos y recursos Con usted podrá mejorar drásticamente su productividad empresarial, reduciendo el tiempo de consulta de un documento en papel y/o documentos electrónicos, ya que categorizamos mediante atributos que identifican los documentos y evitan su pérdida, a la vez que facilitan su búsqueda. Recuperación de documentos supone una mejora crítica en su empresa, ya que usted puede recuperar sus documentos de una forma fácil, rápida y segura. Además permite que varios de sus colaboradores puedan acceder al mismo tiempo a un mismo documento y reduce los riesgos de la pérdida del documento físico original. Mejor atención a los clientes Con usted atraerá y tendrá clientes satisfechos. Al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible, puede realizar consultas online y agilizar sus procesos de trabajo. De este modo, ofrecerá mejor atención a sus clientes y servidores. Además cuenta con otros beneficios Organización del archivo de documentos electrónicos e impresos. Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la empresa. Reducción de la circulación de documentos y registros en papel. Automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos. Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos. Eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios. Control sobre los préstamos y las devoluciones de los prototipos del archivo.

4 Funcionalidades de El software de Gestión Documental es un aliado de altísimo rendimiento en la organización, distribución y conservación de los documentos e información archivada. Aumento de la productividad Por ser una herramienta de fácil uso, los administradores como los usuarios encontrarán la mejor herramienta para el desarrollo de su trabajo. De esta manera ahorrarás recursos y ganarás más clientes. Distribución de la información El sistema distribuye la información de manera automática a los clientes que usted seleccione, para que el usuario no tenga que buscar los archivos, sino que el sistema se encarga de hacerle llevar toda la información que necesita. Acceso Simultáneo Este excelente sistema le permite al usuario buscar rápidamente la información necesaria, que ya tiene almacenada en su propia biblioteca personal en línea desde donde se puede acceder o descargar en cualquier momento, buscando sus archivos con palabras claves. Integración total es una herramienta completa que permite la correcta organización de la información y el buen uso de la gestión de listas, clasifica correctamente todos los directorios que se encuentran y sus carpetas y archivos en relación con el autor, el tamaño, las modificaciones realizadas, las fechas de creación y modificación, y cualquier detalle realizado al documento. Módulos independientes Esta herramienta está estructurada en módulos independientes para brindarle soluciones totalmente escalables con capacidad de dar respuesta a necesidades Corporativas. Administración de mensajería Este sistema permite la gestión y almacenamiento de los mensajes y contenidos que se vayan generando dentro de las empresas. Control de préstamos El programa nos permite llevar el control de los documentos u archivos prestados, mostrando un listado de dónde están los documentos y cuando tienen que ser devueltos. De esta manera su empresa no sufrirá por pérdida de archivos o que sus socios o empleados se queden con ellos. Descarte documental automatizado Es un sistema de administración de contenidos, basado en estándares abiertos y de escala empresarial, que permite el almacenamiento de datos, imágenes y sonidos, con recuperación automática de documentos completos y datos correspondientes.

5 Módulos ENTERPRISE se adapta a las necesidades de su empresa gracias a su estructura modular que permite la expansión de la solución. Módulo de Administración El módulo de Administrar permite establecer los distintos parametros que ayudan al buen funcionamiento del sistema y a la efectiva ejecución de todos y cada uno de los procesos que se implementen dentro de este poderoso software de gestión documental,. Configure rápidamente flujos de trabajo, usuarios, cargos, perfiles, permisos, series y subseries. Realice con facilidad tablas de retención por dependencias, series, subseries y tipos documentales. Módulo Documentación Técnica El módulo de Documentación técnica le permite a los usuarios de toda la organización consultar rápida y eficientemente cualquier documento de carácter técnico. Encuentre, clasifique o archive rápidamente planos, libros y cualquier tipo de documento técnico generado al interior de la empresa. Administre eficientemente los préstamos de la documentación técnica, vea en tiempo real las solicitudes de este tipo de documentos que hacen los usuarios del sistema y permita descargarlos y que ellos tengan un registro de los préstamos a nombre de su usuario.

6 Módulo Formatos y Procedimientos El módulo de Formatos y Procedimientos facilita la organización y administración de los distintos formatos, plantillas, procesos y procedimientos establecidos por las diferentes áreas y sedes de la organización. En el sistema usted podrá crear nuevos tipos de formato para ser utilizados dentro de la empresa y mantener una mejor organización de la información. Cree, consulte y edite procedimientos que deban llevarse a cabo en la organización y vigile paso a paso su cumplimiento. Módulo de Servicios El módulo de Servicios permite la comunicación entre los diferentes usuarios del sistema y el Centro de Administración Documental (CAD). Con diferentes herramientas permiten una gestión interna y ágil de la documentación dentro de la empresa. Tenga el control con planillas de trabajo, estadísticas de servicio, seguimiento y evolución de los servicios asociados a cada uno de los usuarios, genere recordatorios y reasigne tareas pendientes. Con su especial apartado de PQR para los usuarios, usted podrá atender de maera eficaz todos los requerimientos de los usuarios.

7 Módulo de Archivo El módulo de Archivos facilita la organización y administración de toda la información generada y custodiada dentro de la organización. Administre de manera fácil y rápida el archivo de gestión de toda la empresa, el archivo central y el histórico, además gestione los préstamos realizados a los usuarios, permita descargas y que los usuarios a su vez puedan tambier gestionar sus préstamos. Módulo Comunicaciones El módulo de Comunicaciones le permite controlar todas las comunicaciones de la empresa, tanto internas como externas. Gestione todas las comunicaciones entrantes, salientes y recibidas generadas dentro y fuera de la organización e intégrelas dentro del workflow.

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