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1 INSTRUCCIÓN 1/2015 DE LA SECRETARIA COORDINADORA PROVINCIAL DE A CORUÑA, MARÍA JOSÉ GIL TABOADA, POR LA QUE SE FIJAN NORMAS PARA LA PRÁCTICA DE LAS NOTIFICACIONES AL MINISTERIO FISCAL Y PARA LAS CONSULTAS DE LOS EXPEDIENTES POR LOS FISCALES ANTECEDENTES El Ministerio Fiscal es una parte cuya intervención resulta imprescindible en los procedimientos penales y en algunos procedimientos civiles y de la jurisdicción social. De todos es conocido que algunos procedimientos sufren importantes retrasos como consecuencia de las notificaciones al Ministerio Fiscal. Por otra parte, el trasiego de documentación entre los órganos judiciales y la Fiscalía ocasiona importantes problemas tanto a los unos como a la otra. Es práctica común que los órganos judiciales remitan a la Fiscalía no solo las notificaciones dirigidas al Ministerio Fiscal sino también los expedientes judiciales completos, para la emisión de informes y calificaciones. Los órganos judiciales vienen dando traslado de las actuaciones completas al Fiscal, motu propio o a petición de los Fiscales, sin unos criterios mínimamente definidos. Esta práctica provoca que las Fiscalías estén saturadas de papel, en muchos casos innecesario, que lo único que hace es entorpecer y retrasar el trabajo con el consiguiente riesgo de extravío de la documentación. Además dificulta o impide a las demás partes interesadas en el proceso el acceso a los expedientes y que estos no estén a disposición del órgano judicial para el caso de que sea necesario practicar alguna diligencia urgente. Los preocupantes problemas observados, especialmente en relación con los Juzgados de lo Penal, dio lugar al inicio de conversaciones con la Fiscalía Provincial de A Coruña con el fin de fijar unas normas básicas de funcionamiento para tratar el asunto de las notificaciones y las consultas de los expedientes Judiciales por parte de los Fiscales. En relación con el traslado de los expedientes judiciales a la Fiscalía es ineludible recordar la obligación de conservación y custodia de la documentación judicial atribuida a los Secretarios Judiciales por las distintas disposiciones legales. El artículo de la LOPJ, dice que los Secretarios Judiciales serán responsables del Archivo Judicial de Gestión, en el que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, salvo el tiempo que estuvieren en poder del Juez o del Magistrado ponente u otros Magistrados integrantes del Tribunal. 1

2 El artículo 4 del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales dice que los Secretarios Judiciales desempeñarán las funciones que les son encomendadas por la Ley Orgánica del Poder Judicial, así como aquellas otras que les atribuyan las leyes procesales y las que se determinan en este Reglamento y en las normas complementarias que se dicten en su desarrollo. El artículo 6.a) del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales dice que los Secretarios Judiciales serán responsables de la función de documentación que les es propia, así como de la formación de los autos y expedientes, dejando constancia de las resoluciones que dicten los Jueces y Magistrados, o ellos mismos cuando así lo autorice la ley. El artículo 11. b) del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales dice que los Secretarios Judiciales serán responsables del archivo judicial de gestión de conformidad con la normativa reguladora de la ordenación de archivos de autos y expedientes El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio de modernización de los archivos judiciales, atribuye al Secretario Judicial la ordenación, custodia y conservación de los documentos de conformidad con lo dispuesto en los artículos 287 y de la LOPJ. La custodia de la documentación judicial implica necesariamente el adecuado registro de todos los documentos, la identificación del funcionario encargado de su tramitación, su ubicación física y el control de las entradas y salidas del órgano judicial. En este deber de custodia de la documentación judicial, que corresponde directamente a los Secretarios Judiciales, están implicados el resto de los funcionarios del órgano judicial, que habrán de colaborar con arreglo a las órdenes e instrucciones que les sean impartidas por los Secretarios. FINALIDAD La presente Instrucción tiene como finalidad establecer unas normas básicas para la organización de las notificaciones a los Fiscales y el traslado de los expedientes a la Fiscalía, por las que deberán regirse los Juzgados de lo Penal de la provincia de A Coruña y que, en la medida que sean aplicables, deberán ser observadas por el resto de los órganos judiciales de la provincia, sin perjuicio de que pueda ampliarse en relación con actuaciones concretas propias de cada tipo de órgano o jurisdicción. NSTRUCCIONES Sin perjuicio de las instrucciones que, en su caso, imparta el Fiscal Provincial en el ámbito de sus competencias, por esta Secretaria Coordinadora se imparten a los Secretarios Judiciales de los Juzgados de lo Penal de la provincia de A Coruña, las siguientes instrucciones, que también regirán para el resto de los órganos judiciales en la medida que sean aplicables. Para la organización de las notificaciones dirigidas al Fiscal: 2

3 1.1. Forma en que los órganos judiciales realizarán las notificaciones en general: Las notificaciones a los Fiscales se harán mediante la entrega de la resolución a notificar y de un modelo de diligencia, por duplicado, en el que constará el órgano judicial, el tipo, número y año de procedimiento y la clase, fecha y trámite de la resolución que se notifica. En el mismo momento de la entrega de las notificaciones en la Fiscalía, el funcionario encargado de su recepción estampará el sello de entrada en ambos ejemplares de la diligencia de notificación, devolviendo uno de ellos al Juzgado en el mismo acto como comprobante de la entrega Forma en que se harán las notificaciones de los señalamientos y de las suspensiones 1 Las notificaciones de las resoluciones en las que se acuerde el señalamiento para un día y hora determinados se realizarán en la forma indicada anteriormente para las notificaciones en general. Las notificaciones de las suspensiones de los señalamientos se harán de modo inmediato mediante fax dirigido a la Fiscalía. Para la consulta de los expedientes judiciales por los Fiscales Los Juzgados de lo Penal habrán de ceñirse a las siguientes normas en lo que se refiere al acceso de los Fiscales a los expedientes judiciales: A) Se remitirá el expediente completo a la Fiscalía únicamente en los siguientes supuestos: 1. Para la contestación a los recursos de apelación contra las sentencias y para la contestación a los recursos de todo tipo planteados por las otras partes contra cualquier resolución adoptada durante la ejecutoria. 2. Para la emisión de informes sobre la suspensión condicional de la pena y sobre la sustitución de la pena por otra. 3. Para la emisión de informes sobre expulsión de condenados extranjeros no comunitarios. 4. Para las liquidaciones de penas privativas de libertad. 5. Para las notificaciones de las declaraciones de insolvencia de los condenados. 6. Para la emisión de informes relativos a incidencias que ocurran durante la ejecución de las penas o de las medidas recaídas como condición 1 Los Fiscales podrán acceder a la agenda de señalamientos a través de la intranet de la Xunta de Galicia, en la que constan los señalamientos, suspensiones y reanudaciones de las vistas. 3

4 adicional durante los períodos de suspensión de aquellas (incumplimientos de trabajos en beneficio de la comunidad, quebrantamiento de prohibiciones de acercamiento o comunicación, inobservancia de tratamientos de desintoxicación de drogas o de deshabituación al alcohol, de programas de reeducación y de cualquier medida de seguridad en general). 7. Para la emisión de informes, previos a la resolución por el órgano judicial, sobre eventuales revocaciones de las suspensiones de condena, remisiones definitivas de penas suspendidas y archivos provisionales y definitivos de la ejecutoria. B) No será necesario remitir el expediente completo a la Fiscalía y será suficiente remitir determinados documentos, en los siguientes supuestos: 1. Para las notificaciones de los autos de firmeza de las sentencias.- Bastará con la remisión de una copia del auto de firmeza. 2. Para la emisión de informes sobre indultos.- Bastará con la remisión de la pieza separada. 3. Para las liquidaciones de penas privativas de derechos.- Bastará con la remisión de liquidación de la pena, el requerimiento y la comunicación del día de inicio del cumplimiento Para la emisión de informes, previos a la resolución judicial, sobre la cuantificación de las indemnizaciones que se hayan dejado para la ejecución de sentencia (artículo 794.1º LECrim.): Para el caso de la indemnización a cuantificar sea a favor del SERGAS, como consecuencia de los gastos derivados de la asistencia a un lesionado, bastará que se remita la diligencia de ordenación correspondiente, acompañada de una copia de la factura presentada por el SERGAS. Para el caso de que la indemnización a cuantificar se refiera a un objeto sustraído o dañado, cuya valoración se realice a través de los servicios prestados por la empresa concesionaria (en la actualidad TAXO), bastará que se remita la diligencia de ordenación correspondiente acompañada de una copia de la tasación realizada. Cuando se remitan los expedientes completos a la Fiscalía, se acompañarán de un listado por duplicado, conforme al ANEXO I, en el que constará la identificación del órgano judicial, la fecha de entrega de los expedientes, la clase, el número de procedimiento y el trámite. Por el funcionario que corresponda de la Fiscalía se estampará el sello de entrada en cada uno de los ejemplares presentados por duplicado y devolverá uno de ellos al órgano judicial en el mismo acto como comprobante de la entrega, quedando desde 2 En el caso de liquidaciones de penas privativas de derechos encadenadas el órgano judicial remitirá además a la Fiscalía las copias de las liquidaciones anteriores. 4

5 ese mismo momento los expedientes entregados en poder y bajo la responsabilidad de la Fiscalía. El órgano judicial procurará que el número de expedientes que se traslade a la Fiscalía sea similar cada vez, evitando acumulaciones excesivas. Cuando se de traslado de parte del expediente a la Fiscalía se dejará constancia en los autos de la fecha de remisión, de los documentos que se remiten y del trámite correspondiente. Consulta de los expedientes, seguidos en los órganos judiciales de lo penal, por los Fiscales Fuera de los casos expuestos, cuando algún Fiscal necesite consultar algún expediente deberá solicitarlo al órgano judicial, al menos con 24 horas de antelación, mediante la remisión por fax de un formulario cumplimentado (ANEXO II) dirigido al Secretario Judicial, que dispondrá lo necesario para que el Fiscal solicitante tenga a su disposición el expediente para consulta en la Secretaría del órgano Judicial. Solo excepcionalmente y a criterio del Secretario Judicial, se permitirá que un funcionario de la Fiscalía o directamente el Fiscal puedan retirar un expediente para su traslado a la Fiscalía, que deberá ser devuelto a la mayor brevedad y, en todo caso, en un plazo máximo de veinticuatro horas 3. En cualquier caso, no se podrán retirar expedientes de las Oficinas Judiciales en los tres días inmediatamente anteriores a la celebración de las vistas señaladas. Los Secretarios Judiciales impartirán a los funcionarios que de ellos dependan las órdenes e instrucciones que sean necesarias para el cumplimiento de la presente Instrucción. Esta instrucción se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo de la Ley Orgánica del Poder Judicial y del artículo 18.a) del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales. Notifíquese la presente Instrucción a todos los Secretarios Judiciales de la provincia de A Coruña. Esta Instrucción es revisable en los supuestos, con los requisitos y la forma previstos en el artículo 83.2 del vigente Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales. Comuníquese la presente Instrucción a la Ilma. Sra. Secretaria de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Galicia y al Fiscal Provincial de A Coruña, para su conocimiento. A Coruña, dieciséis de febrero de dos mil quince 3 La entrega del expediente al funcionario de la Fiscalía o directamente al Fiscal deberá quedar debidamente acreditada en el órgano judicial. 5

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